Schnelleinstieg BANK ONLINE Bereich: Online-Services - Inhaltsverzeichnis 1. Ziel 2 2. Bestellvorgang 2 2.1. Schritt 1: Agenda-Kundenbereichs-Login 3 2.2. Schritt 2: BANK ONLINE bestellen 3 3. Persönliche Identifikation 4 3.1. Schritt 3: Freischaltung durch Agenda 4 3.2. Schritt 4: Zugangsdaten bestätigen 4 3.3. Schritt 5: Agenda Online-Zertifikat 4 4. Kontenfreischaltung 5 4.1. Schritt 6: Bankkonten aktivieren 5 4.2. Schritt 7: Bankkonten synchronisieren 7 4.3. Schritt 8: Freischaltung beantragen (für Bankkonten) 9 5. Arbeiten mit BANK ONLINE 10 5.1. Schritt 9: Zahlungen online bereitstellen 10 5.2. Schritt 10: Kontoauszüge abrufen 14 6. Online-Services-Manager 18 7. Verwandte Themen 20
Seite 2 1. Ziel Dieser Schnelleinstieg beschreibt wie Sie BANK ONLINE bestellen, einrichten und damit arbeiten können. Mit BANK ONLINE können Sie in einem Arbeitsgang die Kontoauszugsdaten Ihrer Mandanten abrufen und für den Kontoauszugs-Manager der FIBU bereitstellen. Mit BANK ONLINE können Sie außerdem Zahlungen, wie beispielsweise aus der Lohn- und Gehaltsabrechnung direkt über das Rechenzentrum ausführen. Für die weitere Bearbeitung der Kontoauszüge in Agenda FIBU beachten Sie bitte die Hinweise unter Nr. 1180 Zusatzmodul: Kontoauszugs-Manager. 2. Bestellvorgang BANK ONLINE wird im Agenda Kundenbereich bestellt. Der Bestellvorgang wird über folgenden Link gestartet: www.agenda-kunden.de. Wählen Sie im Bereich»IT-Lösungen bestellen«den Eintrag»BANK ONLINE«aus.
Seite 3 2.1. Schritt 1: Agenda-Kundenbereichs-Login Für die Bestellung von BANK ONLINE ist ein Agenda-Kundenbereichs-Login erforderlich. Agenda-Kundenbereichs-Login vorhanden Besitzen Sie bereits einen Agenda-Kundenbereichs-Login gehen Sie wie folgt vor: 1. Login-Daten erfassen. 2. Klicken Sie auf. Agenda-Kundenbereich-Login nicht vorhanden Besitzen Sie noch keinen Agenda Kundenbereichs-Login, gehen Sie wie folgt vor. Wir erstellen Ihnen einen Login während dem Bestellvorgang. 1. Klicken Sie auf 2.2.. Schritt 2: BANK ONLINE bestellen Geben Sie an, wie viele Konten Sie für BANK ONLINE lizenzieren möchten. Mit der Freischaltung eines Kontos für BANK ONLINE stehen Ihnen die Funktionen»Kontoauszüge online abrufen«sowie»zahlungen online bereitstellen«für dieses Konto uneingeschränkt zur Verfügung. Zusätzlich können Sie mit BANK ONLINE Zahlungen im EURO-Raum für Ihre Mandanten über das Agenda-Rechenzentrum bereitstellen. Vorgehensweise 1. Anzahl Konten auswählen. 2. Ggf. persönliche Daten vervollständigen (alle mit»*«markierten Felder sind zu erfassen). 3. AGB zustimmen. 4. Klicken Sie auf. Hinweis Besitzen Sie noch keinen Agenda-Kundenbereichs-Login, wird Ihre E-Mail Adresse zugleich der Benutzername für den Agenda-Kundenbereich. Das Passwort erhalten Sie per E-Mail.
Seite 4 3. Persönliche Identifikation BANK ONLINE setzt auf höchste Sicherheit und maximalen Datenschutz. Aus diesem Grund ist der Zugriff auf BANK ONLINE nur persönlich identifizierten Personen möglich. 3.1. Schritt 3: Freischaltung durch Agenda Sobald Ihre Bestellung eingegangen ist, prüft Agenda Ihre Angaben. Innerhalb eines Arbeitstages schaltet Agenda BANK ONLINE frei. Über die Freischaltung werden Sie per E-Mail informiert. 3.2. Schritt 4: Zugangsdaten bestätigen Erstbenutzer Die Zugangsdaten des ersten Benutzers bestätigen Sie durch einen Aktivierungscode, den Sie von Agenda per Post erhalten. Hinweis Weitere Benutzer werden durch einen bereits bestätigten Benutzer mit Agenda Online-Zertifikat im Online-Service-Manager hinzugefügt https://onlineservices.agenda-software.de 3.3. Schritt 5: Agenda Online-Zertifikat Nach Bestätigung der Zugangsdaten (Erstbenutzer per Aktivierungscode und weitere Benutzer durch Zuordnung im Online-Services-Manager) erhalten Sie Ihr persönliches Agenda Online-Zertifikat per E-Mail. Dieses benötigen Sie, sobald Sie mit BANK ONLINE arbeiten. Wichtige Hinweise Das Zertifikat ist persönlich für Sie ausgestellt. Das Zertifikat darf nicht an Dritte weitergegeben werden. Das Zertifikat ist nur mit Ihrem Agenda-Kundenbereichs-Login gültig. Speichern Sie das Zertifikat am besten auf einem USB-Stick ab. Stecken Sie den USB-Stick erst dann an Ihren Rechner, wenn Sie mit BANK ONLINE arbeiten möchten und das Zertifikat benötigen. Das Zertifikat gilt für die Verwendung aller Agenda-Online-Services. Das Zertifikat ist 5 Jahre gültig. Sie erhalten vor Ablauf automatisch ein Folge-Zertifikat.
Seite 5 4. Kontenfreischaltung Hinweise Dieser Vorgang muss für jede Bankverbindung durchgeführt werden. Nur wenn das Agenda-Rechenzentrum und das jeweilige Kreditinstitut informiert werden, wird die Freigabe für das jeweilige Konto erteilt. Einige Kreditinstitute erheben für die Freischaltung eines Kontos für BANK ONLINE zusätzliche Gebühren. Ob und in welcher Höhe zusätzliche Gebühren berechnet werden, ist eine individuelle Vereinbarung zwischen dem Kontoinhaber und dem jeweiligen Kreditinstitut. Agenda hat darauf keinen Einfluss. Sollte ein Kreditinstitut Gebühren berechnen, lohnt es sich auf jeden Fall über eine Senkung zu verhandeln - zumal bei den meisten Kreditinstituten keinerlei Zusatzkosten anfallen. Voraussetzungen für den Vorgang»Kontenfreischaltung«Zugriff auf Ihr Agenda Online-Zertifikat (aus Schritt 5). Bank ONLINE muss freigeschaltet sein. Freischaltungs-E-Mail von Agenda (aus Schritt 3). 4.1. Schritt 6: Bankkonten aktivieren Vorgehensweise 1.»ARBEITSPLATZ Mandant Neuanlage & Bearbeiten Adressdaten bearbeiten«2. Mandantenerfassung Register»Bank«öffnen 3. Bankverbindung durch Doppelklick öffnen, bzw. eine neue Bank erfassen (Symbol ).
Seite 6 4. Haken setzen:»dieses Konto für BANK ONLINE verwenden«. Voraussetzungen zur Nutzung von BANK ONLINE Abruf Kontoauszüge:»Bank für Kontoauszugs-Manager verwenden«muss aktiviert sein. Zahlungen online bereitstellen:»belegloser Zahlungsverkehr«muss aktiviert sein. Die Bankverbindung erhält den Status. 5. Vorgang für alle weiteren Bankverbindungen wiederholen. 6. Mandantenerfassung verlassen. 7. Eine Meldung fordert Sie zur Synchronisation auf.
Seite 7 Tipp Sie können mehrere Bankverbindungen auf einmal synchronisieren. Synchronisations-Meldung mit»nein«bestätigen. Schritte 1-6 für alle zu aktivierenden Bankverbindungen durchführen. In FIBU oder ZAHLUNG die Funktion aufrufen 4.2.»Transfer BANK ONLINE Konten synchronisieren«schritt 7: Bankkonten synchronisieren Nach der Aktivierung des Kontos folgt die Übermittlung der Stammdaten an das Agenda-Rechenzentrum. Während des Vorgangs werden Stammdaten der Bankverbindung an das Agenda-Rechenzentrum übermittelt. Die Stammdaten werden auf Ihrem Rechner verschlüsselt in ein sogenanntes»agenda ONLINE Paket«verpackt. Dieses verschlüsselte Paket wird zusätzlich über eine SSL-Verbindung zum Agenda Rechenzentrum übertragen. Folgende Stammdaten übermittelt Agenda an das Rechenzentrum: Ihre Kunden-Nr. Kanzlei-Nummer Kanzleiname Mandanten-Nummer Mandanten-Name Kontonummer Bankleitzahl Es werden alle Bankverbindungen übertragen, die als Status die Kennung»Synchronisierung ausstehend«besitzen. Vorgehensweise 1. Wurde eine Bankverbindung für BANK ONLINE aktiviert, erhalten Sie beim Verlassen der Mandanten-Adressdaten den folgenden Hinweis:
Seite 8 2. Abfrage mit <Ja> bestätigen. 3. Klick auf <Synchronisation starten>. 4. Speicherpfad des Agenda Online-Zertifikats und Login-Daten (E-Mail und aktuelles Passwort) erfassen. Die Login-Daten entsprechen dem Agenda-Kundenbereichs-Login. 5. Kick auf <Login>. Die Verbindung wird aufgebaut und die Synchronisation durchgeführt. Der Vorgang dauert i. d. R. nur wenige Augenblicke. Eine Meldung informiert Sie über den Status der Synchronisation a.»die Synchronisation mit dem Agenda-Rechenzentrum wurde erfolgreich abgeschlossen.«diese Meldung erscheint, wenn alle zu synchronisierenden Bankverbindungen erfolgreich bearbeitet wurden. Innerhalb weniger Minuten erhalten Sie die notwendigen Freischaltungsformulare für den Kontoinhaber per E-Mail. b.»die Synchronisation mit dem Agenda-Rechenzentrum wurde nur teilweise erfolgreich abgeschlossen«bzw.»die Synchronisation mit dem Agenda-Rechenzentrum wurde nicht erfolgreich abgeschlossen«sobald eine Bankverbindung nicht erfolgreich synchronisiert werden konnte, erhalten Sie diese Meldung. Für alle erfolgreichen synchronisierten Bankverbindungen erhalten Sie die notwendigen Formulare für den Kontoinhaber per E-Mail. Für alle nicht erfolgreich synchronisierten Bankverbindungen erhalten Sie ein Protokoll mit näheren Informationen.
Seite 9 Mögliche Protokolleinträge Noch nicht unterstützte Bank Diese BLZ wird von BANK ONLINE noch nicht unterstützt. Agenda nimmt automatisch mit dieser Bank Kontakt auf und versucht zeitnah eine Rahmenvereinbarung abzuschließen. Agenda wird Sie per E-Mail kontaktieren, sobald die Bank unterstützt wird. In der Regel dauert es ca. 4-6 Wochen bis eine neue Bank unterstützt wird. 4.3. Schritt 8: Freischaltung beantragen (für Bankkonten) Im Anschluss an die Synchronisierung erhalten Sie für alle erfolgreich synchronisierten Bankverbindungen entsprechende Formulare per E-Mail. Vorgehensweise 1. Formulare ausdrucken oder per E-Mail weiterleiten. Möchten Sie nur eine der BANK ONLINE Funktionen nutzen, drucken Sie nur das entsprechende PDF. 2. Vereinbarungen an den Kontoinhaber geben. 3. Einreichen der vom Kontoinhaber unterschriebenen Vereinbarungen beim Kreditinstitut. Wichtige Hinweise Die Formulare müssen nicht an Agenda geschickt werden! Das Kreditinstitut schaltet die Konten i.d.r. nach ca. 1-2 Wochen frei. Sofern uns das Kreditinstitut die Freigabe bestätigt, werden Sie durch eine E-Mail informiert. Den Status der Freigabe können Sie im Online-Services-Manager einsehen (https://onlineservices.agenda-software.de/). Ab dann können Sie mit dieser Bankverbindung mit BANK ONLINE arbeiten.
Seite 10 5. Arbeiten mit BANK ONLINE 5.1. Schritt 9: Zahlungen online bereitstellen Zahlungen erzeugen Zahlungen können in den Anwendungen FIBU, HONORAR und LOHN erstellt werden. Folgende Zahlungen können erstellt werden: Anwendung Art der Zahlung Informationen dazu LOHN Überweisungen (z. B. Lohn- und Gehaltsabrechnungen) FIBU Überweisungen und Lastschriften (z. B.»Hilfe Infos für Anwender«Nr. 1108 für offene Posten) Zahlungsverkehr Punkt 6»Zahlungsverkehr abwickeln«honorar Lastschriften (für Kanzleierlöse) Kapitelhilfe LOHN»Zahlungen bereitstellen«- Suchen - Kapitelhilfe -»Zahlungen bereitstellenhilfe Infos für Anwender«Nr. 3106 Schnelleinstieg HONORAR Punkt 3.8»Überblick bei der Bereitstellung der Lastschriften«Nach der Bereitstellung der Zahlungen in den Fachanwendungen stehen diese zur Ausführung in FIBU oder ZAHLUNG bereit. Zahlungen ausführen 1. FIBU Hauptmenü:»Bearbeitung Zahlungsbearbeitung Zahlungen ausführen«. ZAHLUNG Hauptmenü:»Bearbeitung Zahlungen ausführen«. 2. Nach Abfrage des Fälligkeitsdatums wird eine Liste aller Banken dargestellt, für die Zahlungen bereitstehen. Klicken Sie auf die Schaltfläche <Zahlungen ausführen>.
Seite 11 Zahlungen übermitteln 1. Wählen Sie hier die Zahlungsart aus. Im folgenden Beispiel sehen Sie die Vorgehensweise für die Übermittlung einer SEPA-Zahlung mit BANK ONLINE. Für die Übermittlung einer Zahlung mit Kontonummer und Bankleitzahl gehen Sie analog dazu vor. <Weiter> 2. Wählen Sie»SEPA-Zahlungen für BANK ONLINE bereitstellen«. <Weiter>
Seite 12 3. Hier sehen Sie die Anzahl der ausgewählten Überweisungen und Lastschriften. <Weiter> 4. Für die korrekte Ausführung einer Zahlung ist es notwendig, dass der Begleitzettel vom Kontoinhaber an die ausführende Bank übermittelt wird. Der Begleitzettel kann dem Kontoinhaber per E-Mail zugesandt werden (»Versand per E-Mail«), oder in gedruckter Form überreicht werden (»Begleitzettel drucken«). Wählen Sie die gewünschten Optionen. Hinweis Ist in den Mandanten-Adressdaten eine E-Mail-Adresse hinterlegt, wird diese im Feld»E-MailEmpfänger«vorbelegt. Die E-Mail-Adresse kann aber auch überschrieben werden. Wird hier keine E-Mail-Adresse erfasst, wird eine leere E-Mail geöffnet. Weiter mit <Online bereitstellen>.
Seite 13 5. Loggen Sie sich hier mit Ihren Zugangsdaten ein. Weiter mit <Login>. 6. Nach erfolgreicher Bereitstellung werden Ihre Zahlungen automatisch als ausgeführt gekennzeichnet. Begleitzettel erstellen E-Mail inkl. Begleitzettel wird automatisch geöffnet, bzw. Begleitzettel wird automatisch gedruckt. Der Begleitzettel ist vom Kontoinhaber zu unterschreiben und an das Kreditinstitut weiterzuleiten, damit ist die Zahlung freigegeben.
Seite 14 5.2. Schritt 10: Kontoauszüge abrufen Kontoauszüge abrufen Kontoauszüge können für einen Mandanten oder auch mandantenübergreifend abgerufen werden. Die Kontoumsätze bleiben für 10 Jahre im Rechenzentrum für Sie gespeichert. Vorgehensweise 1. Agenda FIBU Hauptmenü»Transfer BANK ONLINE Abruf Kontoauszüge«2. Klick auf <Aktuell gewählter Mandant> oder <Alle Mandanten> <Aktuell gewählter Mandant>: Lädt nur Kontoauszugsinformationen des aktuellen Mandanten. <Alle Mandanten>: Lädt Kontoauszugsinformationen aller Mandanten auf die der Benutzer Zugriff hat in einem Vorgang herunter. 3. Login Daten erfassen Klick auf <Login> 4. Die Verbindung wird aufgebaut und die Synchronisation durchgeführt. Der Vorgang dauert i.d.r. nur wenige Augenblicke. Direkt im Anschluss werden die Daten automatisch eingelesen.
Seite 15 Eine Meldung informiert Sie über das Ende des Vorgangs. 5. Klick auf <OK>. 6. Es öffnet sich das Einlese-Protokoll. Die Umsätze stehen nun im Kontoauszugs-Manager zur weiteren Bearbeitung zur Verfügung. Die weitere Bearbeitung ist identisch zu manuell eingelesenen Kontoauszugsinformationen. Nähere Informationen zum Kontoauszugs-Manager finden Sie unter Nr. 1180 Zusatzmodul: Kontoauszugs-Manager.
Seite 16 Konten deaktivieren Soll ein Konto nicht mehr mit BANK ONLINE genutzt werden, muss dieses deaktiviert werden. Dadurch wird eine Konto-Lizenz für BANK ONLINE freigegeben und kann für ein anderes Konto genutzt werden. Vorgehensweise 1.»ARBEITSPLATZ Mandant Neuanlage & Bearbeiten Adressdaten bearbeiten«2. Mandantenerfassung Register»Bank«öffnen. 3. Bankverbindung durch Doppelklick öffnen. 4. Option»Dieses Konto für BANK ONLINE verwenden«deaktivieren. Die Bankverbindung erhält den Status 5. Mandantenerfassung verlassen..
Seite 17 6. Eine Meldung fordert Sie zur Synchronisation auf. Im Anschluss an die Synchronisierung erhalten Sie die Kündigungs-Formulare per E-Mail. Drucken Sie die Kündigungs-Formulare aus oder senden diese per E-Mail an den Kontoinhaber. Übergeben Sie die Kündigungs-Formulare an den Kontoinhaber. Der Kontoinhaber muss die Kündigungs-Formulare unterschrieben bei seinem Kreditinstitut einreichen. Die Formulare müssen nicht an Agenda geschickt werden! Anzahl der lizenzierten Konten ändern Möchten Sie mehr bzw. weniger Konten für BANK ONLINE nutzen, können Sie jederzeit das gebuchte Paket ändern. Die Änderungen sind sofort aktiv. Die Rechnungsstellung beginnt stets mit dem folgenden Abrechnungs-Monat. Vertragsänderungen können Sie bequem im Agenda-Kundenbereich vornehmen. Gehen Sie wie folgt vor: Rufen Sie den Agenda-Kundenbereich auf: https://agenda-kunden.de. Loggen Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ein. Klicken Sie auf»it-lösungen BANK ONLINE«Klicken Sie auf»paket ändern«wählen Sie Ihr neues Paket aus. Klicken Sie auf»jetzt bestellen«. BENUTZER Beachten Sie bitte dass alle Funktionen in BANK ONLINE eng mit der Rechteverwaltung von Agenda gekoppelt sind. Sie haben stets nur auf die Mandanten bzw. Funktionen Zugriff, die in BENUTZER für Sie freigeschaltet sind. Ergänzend greift für BANK ONLINE noch die Rechteverwaltung des Online-Services-Manager. Infos hierzu entnehmen Sie dem Kapitel»Online-Services-Manager«in diesem Schnelleinstieg. Wie Sie Benutzerrechte korrekt vergeben bzw. prüfen können, entnehmen Sie dem Info Nr. 0600 Schnelleinstieg BENUTZER.
Seite 18 6. Online-Services-Manager Der Online-Services-Manager ist die zentrale Schnittstelle für die Online-Services von Agenda. In diesem können spezielle Konfigurationen vorgenommen oder Nutzungs-Statistiken eingesehen werden. Weiterhin steht eine erweiterte Benutzerverwaltung zur Verfügung. Hier können zusätzliche Benutzer für bestimmte Services wie z. B. BANK ONLINE hinzugefügt und administriert werden. Die Benutzerverwaltung ergänzt die bestehende Rechteverwaltung von BENUTZER. Alle wichtigen Informationen zum Online-Services-Manager finden Sie unter Nr. 86207 Online-ServicesManager. Hier lesen Sie wie Sie den Online-Services-Manager an Ihre Bedürfnisse anpassen können und welche Funktionen er Ihnen bietet. Im Folgenden werden nur die Funktionen für BANK ONLINE dargestellt. Den Online-Services-Manager starten Sie über folgenden Link: https://onlineservices.agenda-software.de/ Erster Online-Services-Administrator Sobald Sie BANK ONLINE bei Agenda bestellen, erhält der Benutzer der BANK ONLINE bestellt einen administrativen Zugang zum Online-Services-Manager. Der Benutzer kann weitere Administratoren anlegen. Aktivierte Bankverbindungen Aufgelistet werden alle aktivierten Konten Ihrer Kundennummer. Tipp In der Spalte»Freigabe Bank«sehen Sie, ob ein Konto bereits durch das Kreditinstitut freigegeben wurde. Beachten Sie, dass die Freigabemitteilung nicht von jeder Bank unterstützt wird. Teilweise erhält nur der Kontoinhaber einen entsprechenden Hinweis.
Seite 19 Verfügbare Kontoauszüge Aufgelistet werden alle verfügbaren Kontoauszüge. Sie sehen, welche Auszüge bereits abgerufen wurden und welche noch auf den Download warten. Hinweis Kontoauszüge können beliebig oft heruntergeladen werden. Sie werden standardmäßig im AgendaRechenzentrum bis zu 10 Jahre gespeichert. Bereitgestellte Zahlungen Aufgelistet werden alle Zahlungen, die über Ihre Kundennummer mit BANK ONLINE übertragen wurden. Tipp Die Spalte»Bearb.-Stand«gibt den aktuellen Bearbeitungsstatus Ihrer Zahlung an. Sie sehen, ob eine Zahlung erfolgreich an die Bank gesendet wurde oder ob Fehler bei der Übermittlung aufgetreten sind. Einige Banken teilen Agenda auch die Ausführung der Zahlung mit. Die Anzeige des Status kann nicht für jede Bank gewährleistet werden. Einstellungen in der Benutzerverwaltung Alle Informationen zur Benutzerverwaltung finden Sie im Online-Service-Manager: Nr. 86207 OnlineServices-Manager.
Seite 20 Einstellungen in BANK ONLINE In den Einstellungen von BANK ONLINE können Sie derzeit folgende Optionen konfigurieren: Aufbewahrungszeitraum für Zahlungsinformationen (Standard: 3.600 Tage) Aufbewahrungszeitraum für Kontoauszüge (Standard: 3.600 Tage) Info per E-Mail für Status-Änderungen beim Bearbeitungsstand von Zahlungen (Standard: nur Fehler mitteilen) Info per E-Mail, wenn ein Konto durch die Bank freigegeben wurde (Standard: Ja) 7. Verwandte Themen Folgende Infos für Anwender stehen Ihnen zur Verfügung: Nr. 0600 Schnelleinstieg BENUTZER Nr. 1108 Zahlungsverkehr Nr. 1180 Zusatzmodul: Kontoauszugs-Manager Nr. 1197 Electronic Banking Nr. 3106 Schnelleinstieg HONORAR Nr. 86207 Online-Services-Manager