T.exte O.nline M.elden (Stand September 2010)

T.exte O.nline M.elden (Stand September 2010) Technische Voraussetzungen für die Nutzung des Meldeportals... 2 Weitere Voraussetzungen... 2 Der Einstieg... 2 Die Startseite... 2 Einloggen in den persönlichen Bereich... 3 Nach dem Einloggen 1 (die Freischaltung ist noch nicht erfolgt)... 3 Nach dem Einloggen 2 (Freischaltung erfolgt)... 4 Nach dem Einloggen 3 (Freischaltung erfolgt / Teilnahmebedingungen bestätigt)... 4 Die verschiedenen Menüs... 5 Allgemeine Menüfunktionen... 5 Das Menü für alle Nutzer, vor dem Einloggen in den persönlichen Bereich... 5 Das Menü für Urheber (Autoren/Übersetzer/Herausgeber) ohne Wahrnehmungsvertrag... 7 Das Menü für Urheber (Autoren/Übersetzer/Herausgeber) mit Wahrnehmungsvertrag... 9 Das Menü für Verlage... 11 Die Menüpunkte Nachrichten und Zu bestätigende Verlagsmeldungen... 13 Nachrichten...13 Zu bestätigende Verlagsmeldungen... 13 Über das Meldeportal T.O.M. (http://tom.vgwort.de) können Urheber Meldungen zu den Bereichen der VG WORT erstellen und einreichen, in denen Meldungen für den Erhalt einer Tantieme erforderlich sind. Verlage können das System für den Bereich METIS (Texte im Internet) und zum Abschluss eines Wahrnehmungsvertrages nutzen. T.O.M. Stand September 2010 Seite 1 von 13 von: Annette Wagner

Technische Voraussetzungen für die Nutzung des Meldeportals 1. Browser mit aktiviertem Javascript. 2. Der verwendete Browser muss sog. Sessioncookies akzeptieren. 3. Nutzer müssen über eine gültige Emailadresse verfügen. Ist die erste Voraussetzung nicht erfüllt, erhalten Sie beim Einstieg ins Portal eine Fehlermeldung, sowie einen Hinweis, wie diese Funktionen bei den gängigsten Browsern aktiviert werden kann. Weitere Voraussetzungen Um auf elektronischem Weg Meldungen einreichen zu können ist eine einmalige, abgeschlossene Registrierung zur Teilnahme am Online Meldesystem erforderlich. Diese Registrierung muss auch dann separat erfolgen, wenn ein Nutzer bereits über eine Karteinummer bei der VG WORT verfügt bzw. ein Wahrnehmungsvertrag abgeschlossen hat. Letzter Termin zur Neuregistrierung für die Teilnahme am Online Meldesystem ist der 31. Dezember (Datum des Posteinganges der unterschriebenen Teilnahmeerklärung). Alle Registrierungen, die im alten System abgeschlossen wurden, behalten ihre Gültigkeit und müssen bzw. können nicht wiederholt werden. Der Einstieg Die Startseite Das Menü mit allen Funktionen, die frei zugänglich sind oder für das Einloggen, bzw. einmalige Registrieren erforderlich sind (genaue Erklärungen siehe Abschnitt über die einzelnen Menüs) Nachrichten und Informationen (z.b. zum jeweils nächsten Meldeschluss) finden Sie auf der Startseite Vorhandene Hilfstexte im Überblick. Auch die aktuelle Fassung dieses Dokuments finden Sie hier. T.O.M. Stand September 2010 Seite 2 von 13 von: Annette Wagner

Einloggen in den persönlichen Bereich zu 4 zu 5 Sobald Sie auf der Startseite des Meldeportals diesen Menüpunkt auswählen, wird die Auswahl blau hinterlegt und Sie sehen die Maske für die Eingabe Ihrer Zugangsdaten. Benutzername und Kennwort haben Sie entweder bereits im alten Meldesystem erhalten oder bei der Neuregistrierung über T.O.M. selbst festgelegt. Bei der Eingabe müssen Sie die Groß und Kleinschreibung genau beachten und dürfen keine Leerzeichen vor oder nach der Eingabe einfügen. Vergessene Benutzerdaten können entweder in der Anmeldemaske oder im Menü links wieder bzw. neu angefordert werden. Beginnen Sie dabei immer mit dem Benutzernamen. Nach der Eingabe der Benutzerdaten gelangen Sie über diesen Button in Ihren persönlichen Bereich. Um das System nützen zu können, wird eine einmalige Teilnahmeregistrierung benötigt. Liegt diese noch nicht vor, kommt man an dieser Stelle direkt zur Startseite der Registrierung. Nach dem Einloggen 1 (die Freischaltung ist noch nicht erfolgt) Um Ihren persönlichen Bereich nutzen zu können, müssen Sie die Teilnahmeerklärung (und gegebenenfalls den Wahrnehmungsvertrag) vollständig, unterschrieben per Post einsenden. Bis dies geschehen ist und die eingesandten Unterlagen bearbeitet wurden, sehen Sie nach dem Einloggen diese Information. Sie können die Unterlagen hier jederzeit wieder abrufen und ausdrucken, falls Sie z.b. den Ausdruck direkt im Anschluss an die Registrierung versehentlich nicht durchgeführt haben. So können Sie die Registrierung auch durchführen, wenn Sie zum Zeitpunkt der Registrierung nicht T.O.M. Stand September 2010 Seite 3 von 13 von: Annette Wagner

mit einem Drucker verbunden sind und den Ausdruck und Versand zu einem späteren Zeitpunkt nachholen. Zur Fristenwahrung ist jedoch der Versand der Teilnahmeerklärung ausschlaggebend, nicht der Zeitpunkt der online durchgeführten Registrierung! Nach der Bearbeitung der Registrierung erhalten Sie eine automatische Email, dass die Freischaltung Ihres persönlichen Bereichs erfolgt ist. Nach dem Einloggen 2 (Freischaltung erfolgt) Die Teilnahmebedingungen müssen von Ihnen bestätigt werden, bevor Sie das Meldesystem nach erfolgter Freischaltung nützen können. Es kann vorkommen, dass Sie später diese Aufforderung noch einmal erhalten. Immer wenn sich an den Teilnahmebedingungen etwas verändert, müssen diese erneut gelesen und bestätigt werden. So können Sie immer erkennen, wenn die Bedingungen angepasst, erweitert oder verändert wurden. Nach dem Einloggen 3 (Freischaltung erfolgt / Teilnahmebedingungen bestätigt) Hier finden Sie das Menü des persönlichen Bereichs. Es unterscheidet sich, je nach dem ob der persönliche Bereich einem Urheber mit oder ohne Wahrnehmungsvertrag oder einem Verlag gehört (genaue Erklärungen siehe folgender Abschnitt) Informationen zum eingeloggten Nutzer dieses persönlichen Bereichs. Über diesen Punkt können Sie sich abmelden und den persönlichen Bereich verlassen. T.O.M. Stand September 2010 Seite 4 von 13 von: Annette Wagner

Die verschiedenen Menüs Allgemeine Menüfunktionen Auswahl zum Schließen bzw. Öffnen eines Menüpunktes Vollständig minimiertes Menü Das Menü für alle Nutzer, vor dem Einloggen in den persönlichen Bereich Ausgewählte Menüpunkte werden farbig hinterlegt. Der Punkt Anmeldung beinhaltet alle Funktionen rund um das Einloggen in den persönlichen Bereich und die (einmalige) Registrierung für die Teilnahme am Meldesystem. Dazu gehören auch vergessene Benutzerdaten, die sich unter diesem Punkt erneut abrufen bzw. ändern lassen. Die frei zugänglichen Menüpunkte zum Bereich METIS (Texte im Internet). Wer bereits über eine abgeschlossene Registrierung verfügt, sollte die Zählmarkenbestellung über den entsprechenden Menüpunkt in seinem persönlichen Bereich (nach dem Einloggen) durchführen! Über die Zählmarkenrecherche können (mit dem jeweiligen privaten Identifikationscode) Informationen zu anonymen Zählmarken abgerufen und vor einer Textmeldung Webbereiche gespeichert werden. T.O.M. Stand September 2010 Seite 5 von 13 von: Annette Wagner

zu 4 zu 5 zu 6 zu 7 Meldungen zum Vortragsrecht zu öffentlichen Lesungen von urheberrechtlich geschützten, verlegten Werken. Abonnieren bzw. Abbestellen von Informationen durch die VG WORT (Newsletter, Pressemitteilungen etc.) Download/Ausdruck ausgewählter Papierformulare (z.b. für Urheber, die eine Neuregistrierung nicht mehr fristgerecht zum 31. Dezember abschließen konnten). Mitteilung von Adressenänderungen für Nutzer, die noch nicht für die Teilnahme am Meldesystem registriert sind, aber bereits über eine VG WORT Karteinummer verfügen. ACHTUNG: diese Funktion erfordert den postalischen Versand der geänderten Daten! Um Ihre Adressenänderung auf rein elektronischem Wege mitzuteilen, müssen Sie sich in Ihren persönlichen Bereich einloggen und den Gleichlautenden Menüpunkt dort auswählen. Die aktuellen Teilnahmebedingungen können hier jederzeit, auch vor einer Registrierung eingesehen werden. T.O.M. Stand September 2010 Seite 6 von 13 von: Annette Wagner

Das Menü für Urheber (Autoren/Übersetzer/Herausgeber) ohne Wahrnehmungsvertrag Über T.O.M. abgegebene Meldungen können an dieser Stelle recherchiert werden. Zur eigenen Datensicherung können die Angaben in einer beliebigen Auswahl in einem PDF Dokument zusammengefasst und gespeichert werden. Auf Papierformularen abgegebene Meldungen können hier jedoch nicht recherchiert werden. Funktionen zum Bereich METIS (Texte im Internet), für alle Texte, die auch oder ausschließlich im Internet erscheinen: die Bestellung von Zählmarken, die dem jeweiligen persönlichen Bereich zugeordnet sind. die Möglichkeit Informationen zu Zählmarken und Meldungen zu recherchieren, Webbereiche zu speichern bzw. neue Webbereiche (nach der Textmeldung) zu melden (personalisierte Zählmarken sind nur über diesen Menüpunkt zugänglich). die Übersicht über im persönlichen Bereich bestellten Zählmarken, zu denen entweder noch kein Zählerstart erfolgt ist oder zu denen Meldungen erfolgen müssen/können (ab Ende Mai / Anfang Juni werden dort die Zählmarken angezeigt, die den Mindestabruf im Vorjahr erreicht haben und zu denen noch keine Meldung erfolgt ist). Zählmarken, die nicht im persönlichen Bereich bestellt wurden (anonyme Zählmarken) können über diese Funktion dem persönlichen Bereich des jeweiligen Nutzers zugeordnet werden. Meldungen zu Zählmarken erstellen (der Mindestabruf muss für eine Zählmarke erreicht sein, bevor eine Meldung möglich ist). Meldungen zu Texten auf fremden Seiten, die sich (noch) nicht am Meldeverfahren beteiligen. T.O.M. Stand September 2010 Seite 7 von 13 von: Annette Wagner

Für weitere Informationen bzw. Support wenden Sie sich an metis.support@vgwort.de Alle Meldungen zum Bereich Wissenschaft (Bücher, Broschüren, Zeitschriften, Buchbeiträge, sowie Lieferungen) können über Meldung erstellen eingereicht werden. Bitte beachten Sie, dass hier nur Texte gemeldet werden können, die gedruckt oder auf CD bzw. DVD ROM erscheinen. Vorlage zu Zeitschriften und Lieferungswerken zu denen immer wieder Meldungen erfolgen, können hier verwaltet, angelegt und gelöscht werden. zu 4 zu 5 zu 6 Abonnieren bzw. Abbestellen von Informationen durch die VG WORT (Newsletter, Pressemitteilungen etc.). Download/Ausdruck ausgewählter Papierformulare (identisch mit dem frei zugänglichen Menüpunkt). Unter diesem Menüpunkt können Sie: Anschriftenänderungen elektronisch übermitteln und am Bildschirm Vorlagen für Namensänderungen und die Meldung von Pseudonymen ausfüllen und danach herunterladen und ausdrucken (in diesen beiden Fällen benötigen wir eine Unterschrift und müssen aus rechtlichen Gründen auf eine postalische Einsendung bestehen). Zustimmen, Informationen auf elektronischem Wege zu erhalten. Ihren Benutzernamen und/oder Ihr Kennwort ändern Nachträglich einen Wahrnehmungsvertrag abschließen, da für die Meldung in allen hier nicht angezeigten Bereichen der Abschluss des Vertrages Voraussetzung für eine Meldung ist (siehe Beschreibung des Menüs für Urheber mit Wahrnehmungsvertrag im nächsten Abschnitt). zu 7 Hier finden Sie jederzeit die aktuellen Teilnahmebedingungen. T.O.M. Stand September 2010 Seite 8 von 13 von: Annette Wagner

Das Menü für Urheber (Autoren/Übersetzer/Herausgeber) mit Wahrnehmungsvertrag Über T.O.M. abgegebene Meldungen können an dieser Stelle recherchiert werden. Zur eigenen Datensicherung können die Angaben in einer beliebigen Auswahl in einem PDF Dokument zusammengefasst und gespeichert werden. Auf Papierformularen abgegebene Meldungen können hier jedoch nicht recherchiert werden. Unter diesem Menüpunkt können Einzel und Sammelmeldungen zu Fernsehsendungen oder Filmen die im Fernsehen gesendet wurden, abgegeben werden. Vorlage zu Serien zu denen immer wieder Meldungen erfolgen, können hier verwaltet, angelegt und gelöscht werden. zu 4 Unter diesem Menüpunkt können Meldungen zu Hörfunksendungen erstellt und eingereicht werden. Funktionen zum Bereich METIS (Texte im Internet), für alle Texte, die auch oder ausschließlich im Internet erscheinen: die Bestellung von Zählmarken, die dem jeweiligen persönlichen Bereich zugeordnet sind. die Möglichkeit Informationen zu Zählmarken und Meldungen zu recherchieren, Webbereiche zu speichern bzw. neue Webbereiche (nach der Textmeldung) zu melden (personalisierte Zählmarken sind nur über diesen Menüpunkt zugänglich). T.O.M. Stand September 2010 Seite 9 von 13 von: Annette Wagner

die Übersicht über im persönlichen Bereich bestellten Zählmarken, zu denen entweder noch kein Zählerstart erfolgt ist oder zu denen Meldungen erfolgen müssen/können (ab Ende Mai / Anfang Juni werden dort die Zählmarken angezeigt, die den Mindestabruf im Vorjahr erreicht haben und zu denen noch keine Meldung erfolgt ist). Zählmarken, die nicht im persönlichen Bereich bestellt wurden (anonyme Zählmarken) können über diese Funktion dem persönlichen Bereich des jeweiligen Nutzers zugeordnet werden. Meldungen zu Zählmarken erstellen (der Mindestabruf muss für eine Zählmarke erreicht sein, bevor eine Meldung möglich ist). Meldungen zu Texten auf fremden Seiten, die sich (noch) nicht am Meldeverfahren beteiligen. Für weitere Informationen bzw. Support wenden Sie sich an metis.support@vgwort.de zu 5 zu 6 Meldungen für den Bereich Presse (Publikumspresse), die Übersicht über von Ihnen gemeldete Pressekürzel und die Meldung neuer Autorenzeilen/Kürzel, sind unter diesem Menüpunkt möglich. Beteiligungen an Filmen die in Videotheken einstehen und entliehen werden, können über diesen Menüpunkt gemeldet werden. Vorlage zu Serien zu denen immer wieder Meldungen erfolgen, können hier verwaltet, angelegt und gelöscht werden. zu 8 Alle Meldungen zum Bereich Wissenschaft (Bücher, Broschüren, Zeitschriften, Buchbeiträge, sowie Lieferungen) können über Meldung erstellen eingereicht werden. Bitte beachten Sie, dass hier nur Texte gemeldet werden können, die gedruckt oder auf CD bzw. DVD ROM erscheinen. Vorlage zu Zeitschriften und Lieferungswerken zu denen immer wieder Meldungen erfolgen, können hier verwaltet, angelegt und gelöscht werden. zu 7 zu 8 zu 9 Abonnieren bzw. Abbestellen von Informationen durch die VG WORT (Newsletter, Pressemitteilungen etc.). Download/Ausdruck ausgewählter Papierformulare (identisch mit dem frei zugänglichen Menüpunkt). Unter diesem Menüpunkt können Sie: Anschriftenänderungen elektronisch übermitteln und am Bildschirm Vorlagen für Namensänderungen und die Meldung von Pseudonymen ausfüllen und danach herunterladen und ausdrucken (in diesen beiden Fällen benötigen wir eine Unterschrift und müssen aus rechtlichen Gründen auf eine postalische Einsendung bestehen). Zustimmen, Informationen auf elektronischem Wege zu erhalten. Ihren Benutzernamen und/oder Ihr Kennwort ändern 0 Hier finden Sie jederzeit die aktuellen Teilnahmebedingungen. T.O.M. Stand September 2010 Seite 10 von 13 von: Annette Wagner

Das Menü für Verlage Über T.O.M. abgegebene Meldungen können an dieser Stelle recherchiert werden. Zur eigenen Datensicherung können die Angaben in einer beliebigen Auswahl in einem PDF Dokument zusammengefasst und gespeichert werden. Auf Papierformularen abgegebene Meldungen können hier jedoch nicht recherchiert werden. Funktionen zum Bereich METIS (Texte im Internet), für alle Texte, die auch oder ausschließlich im Internet erscheinen: die Bestellung von Zählmarken, die dem jeweiligen persönlichen Bereich zugeordnet sind. Verlage sollten nur über diesen Menüpunkt Zählmarken bestellen. die Möglichkeit Informationen zu Zählmarken und Meldungen zu recherchieren, Webbereiche zu speichern bzw. neue Webbereiche (nach der Textmeldung) zu melden (personalisierte Zählmarken sind nur über diesen Menüpunkt zugänglich). die Übersicht über im persönlichen Bereich bestellten Zählmarken, zu denen entweder noch kein Zählerstart erfolgt ist oder zu denen Meldungen erfolgen müssen/können (ab Ende Mai / Anfang Juni werden dort die Zählmarken angezeigt, die den Mindestabruf im Vorjahr erreicht haben und zu denen noch keine Meldung erfolgt ist). Zählmarken, die nicht im persönlichen Bereich bestellt wurden (anonyme Zählmarken) können über diese Funktion dem persönlichen Bereich des jeweiligen Nutzers zugeordnet werden. T.O.M. Stand September 2010 Seite 11 von 13 von: Annette Wagner

Händisch einzelne Meldungen zu Zählmarken erstellen. Die Statistik zu den im persönlichen Bereich bestellten Zählmarken. Bestimmte Werte sind tagesaktuell, andere werden monatlich aktualisiert. Die Informationen können auch über einen Webservice abgerufen werden. Wurden die jeweiligen Texturheber nur im Format Vorname, Nachname gemeldet, kann hier nach der Festlegung des Mindestabrufes eine Liste der betroffenen Meldungen und Autoren abgerufen werden, um die Privaten Identifikationscodes gezielt versenden zu können. Die aktuellen XSD und WSDL Dateien der verfügbaren Webservices und die technische Dokumentation dazu können an dieser Stelle heruntergeladen werden. Für weitere Informationen bzw. Support wenden Sie sich an metis.support@vgwort.de zu 4 zu 5 Abonn etc.) ieren bzw. Abbestellen von Informationen durch die VG WORT (Newsletter, Pressemitteilungen Download/Ausdruck ausgewählt betrifft überwiegend Urheber). Unter diesem Menüpunkt können Sie: er Papierformulare (identisch mit dem frei zugänglichen Menüpunkt; Anschriftenänderungen elektronisch übermitteln Zustimmen, Informationen auf elektronischem Wege zu erhalten. zu 6 Ihren Benutzernamen und/oder Ihr Kennwort ändern Hier finden Sie jederzeit die aktuellen Teilnahmebedingungen. T.O.M. Stand September 2010 Seite 12 von 13 von: Annette Wagner

Spezialfall: die Menüpunkte Nachrichten und Zu bestätigende Verlagsmeldungen Diese zwei Menüpunkte sind nur sichtbar, wenn entsprechende Meldungen vorliegen. Nachrichten Sind eingereichte Meldungen nicht zu bearbeiten, werden diese zusammen mit einer Erklärung bzw. dem Grund der Rückweisung in den persönlichen Bereich des Melders übertragen. Der Melder wird über das Einspielen von Nachrichten durch eine automatisch generierte Systememail informiert. Falls vorhanden werden Nachrichten immer als erster Menüpunkt angezeigt. Die Anzeige ist nach Bereichen gegliedert. Zu jedem Bereich wird die Anzahl der angefragten bzw. zurückgewiesenen Meldungen angegeben. Über den jeweiligen Link gelangt man in die Übersicht der Nachrichten zum ausgewählten Bereich. Aus dieser Übersicht können die einzelnen Nachrichten aufgerufen und bearbeitet oder gelöscht werden. Sind alle Nachrichten zu einem Bereich bearbeitet oder gelöscht, wird der entsprechende Link aus der Nachrichtenliste automatisch entfernt. Sind die Nachrichten zu allen Bereichen abgearbeitet, wird der Menüpunkt Nachrichten nicht mehr angezeigt. Zu bestätigende Verlagsmeldungen Diesen Menüpunkt gibt es nur im persönlichen Bereich eines Urhebers. Hat ein Verlag Meldungen eingereicht und dabei den Autor im Format Vorname, Nachname, VG WORT Karteinummer angegeben, findet der Autor diese Meldungen, sofern die Zählmarken zu den gemeldeten Texten den Mindestzugriff erreicht haben unter diesem Menüpunkt. Die betreffenden Meldungen werden eingespielt, sobald der Mindestzugriff für ein Kalenderjahr festgelegt wurde (also im Regelfall Ende Mai / Anfang Juni des auf die Zählung folgenden Jahres). Es erfolgt eine Benachrichtigung, durch eine automatisch generierte Systememail, sobald Meldungen vorhanden sind. Der Menüpunkt bleibt erhalten, solange unbearbeitete Verlagsmeldungen vorhanden sind. T.O.M. Stand September 2010 Seite 13 von 13 von: Annette Wagner