Erstattungsanträge (AAG) Handlungsempfehlung für die Erstellung von Erstattungsanträgen

Erstattungsanträge (AAG) Handlungsempfehlung für die Erstellung von Erstattungsanträgen

Inhaltsverzeichnis... 1 1... 1 1.1 Vorgehensweise bei Erstattungsanträgen... 1 1.1.1 Übernahme eines Mandantenprofils... 3 1.2 Erfassung der Fehlzeiten... 4 1.3 Erfassung der Daten des Antrages... 5 1.4 Systemseitige Berechnung... 6 1.4.1 Manuelle Eingabe... 9 1.4.2 Manuelle Eingabe trotz systemseitiger Berechnung... 11 1.4.3 Besonderheiten im U1-Verfahren... 13 1.4.4 Einstellungs-Empfehlung... 15 1.4.5 Beispiele AAG-Anträge bei Stundenlöhnern... 16 1.5 Elektronische Übermittlung der Erstattungsanträge... 20 1.5.1 Ansicht der Erstattungsanträge... 21 1.6 Besonderheiten bei U2... 24 1.6.1 Mutterschutz... 24 1.7 Beschäftigungsverbot... 25 1.8 Abweichendes Bankkonto zur Erstattung... 26 2015 by eurodata AG Großblittersdorfer Str. 257-259, D-66119 Saarbrücken Telefon +49 681 8808 0 Telefax +49 681 8808 300 Internet: www.eurodata.de E-Mail: info@eurodata.de Version: 1.1 Stand: März 2015 Dieses Handbuch wurde von eurodata mit der gebotenen Sorgfalt und Gründlichkeit erstellt. eurodata übernimmt keinerlei Gewähr für die Aktualität, Korrektheit, Vollständigkeit oder Qualität der Angaben im Handbuch. Weiterhin übernimmt eurodata keine Haftung gegenüber den Benutzern des Handbuchs oder gegenüber Dritten, die über dieses Handbuch oder Teile davon Kenntnis erhalten. Insbesondere können von dritten Parteien gegenüber eurodata keine Verpflichtungen abgeleitet werden. Der Haftungsausschluss gilt nicht bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit und soweit es sich um Schäden aufgrund der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit handelt. Stand: 03/2015 eurodata Seite II von II

1 Seit Januar 2011 besteht für Arbeitgeber die gesetzliche Verpflichtung, die Erstattungsanträge (U1/U2) aus systemgeprüften Programmen maschinell zu erstellen und elektronisch an die zuständige Krankenkasse zu übermitteln. 1.1 Vorgehensweise bei Erstattungsanträgen Voraussetzung für die systemseitige Berechnung des erstattungsfähigen Bruttoentgeltes ist, dass Sie unter dem Menüpunkt Abrechnung > Einstellungen > Lohnfortzahlung die Lohnarten auswählen, die in das AAG-Bruttoentgelt einfließen sollen. Eine systemseitige Zuordnung der Lohnarten durch eurodata ist dabei aus haftungsrechtlichen Gründen leider nicht möglich. Es öffnet sich das Dialogfenster Lohnfortzahlungen zuordnen. In der Grundeinstellung sind alle Lohnarten für die Lohnfortzahlung undefiniert. Sie können diese ändern, indem Sie in der Rubrik Lohnfortzahlung die Zeile der entsprechenden Lohnart anklicken und eine Auswahl treffen. Stand: 03/2015 eurodata Seite 1 von 26

Die Auswahlmöglichkeiten sind: Im ersten Schritt ist nur eine Zuordnung aller bei diesem Mandanten verwendeten Lohnarten erforderlich. Verwenden Sie Lohnarten, für die Sie keine Zuordnung vorgenommen haben, werden Sie beim Berechnen durch eine Warnung darauf aufmerksam gemacht. Stand: 03/2015 eurodata Seite 2 von 26

1.1.1 Übernahme eines Mandantenprofils Für existierende Mandanten kann das Mandantenprofil eines anderen Mandanten übernommen werden. Das Mandantenprofil umfasst alle Zuordnungen, die unter Abrechnung > Einstellungen getätigt wurden, sowie alle individuell hinterlegten Buchungstexte. Hierbei ist zu beachten, dass dabei alle zuvor vorgenommenen Zuordnungen überschrieben werden und immer nur gesamt alle Lohnartenzuordnungen und/oder Buchungstexte übernommen werden können. Mandant > Mandantenprofil übernehmen Stand: 03/2015 eurodata Seite 3 von 26

1.2 Erfassung der Fehlzeiten Voraussetzung zur Erstellung eines Erstattungsantrages nach dem Lohnfortzahlungsgesetz ist das Erfassen einer entsprechenden Fehlzeit. Markieren Sie den Arbeitnehmer. Öffnen Sie das Kontextmenü Fehlzeiten mit der rechten Maustaste. Klicken Sie auf Neu. Geben Sie den Grund und Zeitraum an und klicken Sie auf OK. Die erfasste Fehlzeit erscheint jetzt im Dialog. Stand: 03/2015 eurodata Seite 4 von 26

1.3 Erfassung der Daten des Antrages Um den eigentlichen Erstattungsantrag erstellen zu können, markieren Sie bitte die Fehlzeit, für die der Antrag erstellt werden soll und klicken Sie auf den Button ienste AAG/EEL > Erstattungsantrag (AAG) stellen. Auf der ersten Seite des Assistenten sind die allgemeinen Angaben zu erfassen. Die Merkmale Erstattungsbeginn, Erstattungsende sowie Letzter Arbeitstag werden systemseitig vorbelegt. Die weiteren Angaben Ursache Unfall oder Berufskrankheit, Schädigung durch Dritte etc. sind systemseitig mit Nein vorbelegt und müssen im Bedarfsfall von Ihnen abgeändert werden. Mit Weiter > gelangen Sie auf die zweite Seite des Assistenten. Stand: 03/2015 eurodata Seite 5 von 26

1.4 Systemseitige Berechnung Durch die vorherige Definition der Lohnarten wird das Bruttoentgelt berechnet und erscheint im Merkmal Bruttoentgelt (berechnet). Außerdem wird das Merkmal Art systemseitig durch die zugeordneten Lohnarten entweder mit Stundenlohn oder Monatslohn gefüllt. Die mit rotem Punkt gekennzeichneten fehlenden Angaben sind zu ergänzen. Dies bedeutet, dass sie zur vollständigen Erstellung des Erstattungsantrages ausgefüllt sein müssen. Stand: 03/2015 eurodata Seite 6 von 26

Beachte: Treffen bei einem Arbeitnehmer erstattungsfähige Stundenlohn- und Festbezugslohnartenarten aufeinander, ist die Art des Entgelts immer als Monatslohn und nicht als Stundenlohn zu bescheinigen. Beispiele siehe 15.4.4 Stand: 03/2015 eurodata Seite 7 von 26

In der Rubrik Erstattung ist unter Erstattungsart zwischen Gutschrift, Überweisung und Verrechnung auszuwählen. Wählen Sie Überweisung aus, wird die hinterlegte Bankverbindung automatisch in die betreffenden Felder in der rechten Spalte der Eingabemaske eingespielt. Sind keine Bankdaten hinterlegt, erscheint im Auswahlfeld auch nicht die Auswahlmöglichkeit Überweisung. Wenn der Antrag korrekt gefüllt ist, wird der Assistent durch Fertigstellen beendet. Im Fehlzeit-Dialog steht nun in der Spalte AAG folgendes Symbol: Mit Schließen wird dieser Dialog beendet. Stand: 03/2015 eurodata Seite 8 von 26

1.4.1 Manuelle Eingabe Sind die Lohnarten undefiniert, wird das berechnete Bruttoentgelt in der Eingabemaske mit 0,00 angegeben. Die mit rotem Punkt gekennzeichneten fehlenden Angaben sind zu ergänzen. In der Rubrik Monatliches arbeitsrechtliches Bruttoentgelt ist unter Art auszuwählen zwischen Stundenlohn, Monatslohn und Akkordlohn. Stand: 03/2015 eurodata Seite 9 von 26

In der Rubrik Erstattung ist bei Erstattungsbetrag ebenfalls ein roter Punkt angezeigt. Die Berechnung des Erstattungsbetrages erreichen Sie, indem Sie in der rechten Spalte der Eingabemaske manuelle Werte ein pflegen. In der folgenden Arbeitsmaske hat der Arbeitnehmer ein monatliches Brutto von 2000. Er ist 9 Kalendertage krank, woraus sich für diesen Zeitraum ein fortgezahltes Bruttoarbeitsentgelt in Höhe von 580,65 errechnet. Berechnung: ( 2000 / 31 ) * 9 = 580,65 Daten: 2.000 Bruttolohn, 31 Kalendertage im August, 9 Krankheitstage Stand: 03/2015 eurodata Seite 10 von 26

Hinweis: Ist bei der Art des Monatlichen arbeitsrechtlichen Bruttoentgeltes Stundenlohn ausgewählt, soll im manuellen Feld Bruttoentgelt der Stundenlohn angegeben werden. 1.4.2 Manuelle Eingabe trotz systemseitiger Berechnung Die linke Spalte wird systemseitig durch Lohnartenzuordnung gefüllt. Sollten Sie mit den berechneten Ergebnissen nicht übereinstimmen, so können Sie die manuellen Felder nutzen. Diese werden vorrangig behandelt. Stand: 03/2015 eurodata Seite 11 von 26

Hinweis: Wenn Sie den Button Aktualisieren betätigen, werden Ihre Eingaben wieder auf die systemseitig berechneten Werte zurückgesetzt. Wenn der Antrag korrekt gefüllt ist, wird der Assistent durch Fertigstellen beendet. Im Fehlzeit-Dialog steht nun in der Spalte AAG folgendes Symbol: Mit Schließen wird dieser Dialog beendet. Stand: 03/2015 eurodata Seite 12 von 26

1.4.3 Besonderheiten im U1-Verfahren Begrenzung auf die Beitragsbemessungsgrenze RV im U1-Verfahren Erhält ein Arbeitnehmer ein monatliches Bruttoentgelt, das die BBG übersteigt, ist das zu erstattende Bruttoentgelt u.u. auf die BBG zu begrenzen (je nach Satzung der Krankenkasse). BBG RV West 6050 BBG RV Ost 5200 Stand: 03/2015 eurodata Seite 13 von 26

Erstattung AG-Anteile im U1-Verfahren Die BKK Groz-Beckert (60393261) ist zurzeit die einzige Krankenkasse, die im U1-Verfahren nicht nur den prozentualen Anteil des arbeitsrechtlichen Entgeltes erstattet, sondern auch die AG-Anteile. Beispiel: Der AG-Anteil gesamt beträgt in diesem Beispiel 481,88. Für die Fehlzeit von 5 Kalendertagen ergibt sich hieraus ein fortgez. AG-Anteil in Höhe von 77,72. Hiervon erstattet die Krankenkasse 80 % = 62,18. Stand: 03/2015 eurodata Seite 14 von 26

1.4.4 Einstellungs-Empfehlung undefiniert > Standardeinstellung keine Zuordnung > nicht im Erstattungsantrag berücksichtigt Lohnfortzahlung > im Antrag berücksichtigt > nur für Lohnarten mit einem -Betrag Lohnfortzahlung 100 % > im Antrag berücksichtigt > nur für die Lohnart Std/Krank (LFZ) Lohnfortzahlung (nur für Brutto) > im Antrag berücksichtigt > für alle anderen Std- Lohnarten Stand: 03/2015 eurodata Seite 15 von 26

1.4.5 Beispiele AAG-Anträge bei Stundenlöhnern Beispiel 1: Stundenlöhner: 160,0 Std. erfasst (Arbeitsstunden inklusive Krankstunden) Unter Abrechnung > Einstellungen >Lohnfortzahlung wurde für die Lohnart geschlüsselt: Zeitlohn > Lohnfortzahlung Entgeltart = Monatslohn Ausfallart = Kalendertage Das fortgezahlte Brutto wird anhand der Kürzungsmethode (Firma oder abweichend beim AN) errechnet. Stand: 03/2015 eurodata Seite 16 von 26

Beispiel 2: Stundenlöhner: 160,0 Std. erfasst (Arbeitsstunden inklusive Krankstunden) + VWL 40,00 Unter Abrechnung > Einstellungen > Lohnfortzahlung wurden für die Lohnarten geschlüsselt: Zeitlohn > Lohnfortzahlung VWL > Lohnfortzahlung Entgeltart = Monatslohn Ausfallart = Kalendertage Das fortgezahlte Brutto wird anhand der Kürzungsmethode (Firma oder abweichend beim AN) errechnet. Stand: 03/2015 eurodata Seite 17 von 26

Beispiel 3: Stundenlöhner 140,0 Std. erfasst + Std. Krank 24,0 Unter Abrechnung > Einstellungen > Lohnfortzahlung wurden für die Lohnarten geschlüsselt: Zeitlohn > Lohnfortzahlung (nur für Brutto) Std. Krank > Lohnfortzahlung 100% Entgeltart = Stundenlohn Ausfallart = Arbeitsstunden Das fortgezahlte Brutto muss nicht errechnet werden. Durch die separate Erfassung der Krankstunden sowie der 100%-Zuordnung steht der Erstattungsbetrag hier bereits fest und es wird nicht mehr gekürzt. Die Kürzungsmethode (Firma oder abweichend beim AN) findet hier keine Anwendung. Stand: 03/2015 eurodata Seite 18 von 26

Beispiel 4: Stundenlöhner 140,0 Std. erfasst, Std. Krank 24,0 + VWL 40,00 Unter Abrechnung > Einstellungen > Lohnfortzahlung wurden für die Lohnarten geschlüsselt: Zeitlohn > Lohnfortzahlung (nur für Brutto) Std. Krank > Lohnfortzahlung 100% VWL > Lohnfortzahlung Entgeltart = Monatslohn Ausfallart = Kalendertage Das fortgezahlte Brutto errechnet sich wie folgt: Die Stunden der Lohnart Zeitlohn spielen in diesem Fall keine Rolle für die Berechnung des fortgezahlten Brutto. Der Betrag wird aber benötigt um im Falle einer BBG-Überschreitung die Begrenzung des Erstattungsbetrages errechnen zu können. Die Stunden Krank haben eine 100%-Zuordnung und werden daher nicht gekürzt. Der Betrag wird zu 100% in das fortgezahlte Brutto eingerechnet. Die VWL wird anhand der geschlüsselten Kürzungsmethode (Firma oder abweichend beim AN) entsprechend gekürzt. Der gekürzte Betrag wird in das fortgezahlte Brutto eingerechnet. Stand: 03/2015 eurodata Seite 19 von 26

1.5 Elektronische Übermittlung der Erstattungsanträge edlohn ist in der Lage, Erstattungsanträge abrechnungsunabhängig zu versenden. Hierbei ist wichtig, welche Abrechnungseinheit markiert ist. Die Anträge können entweder für das Gesamtunternehmen, eine einzelne Betriebsstätte oder einen einzelnen Arbeitnehmer, losgelöst von der Abrechnung des jeweiligen Monats, an die betreffenden Krankenkassen versendet werden. Über den Menüpunkt Dienste > Erstattungsantrag LFZ (AAG) > Erstattungsanträge versenden gelangt man nach dem Speichern in einen Dialog, in dem die gewünschten Anträge zum Versand bereitgestellt werden können. Nachdem man einen Antrag zum Versenden bereitgestellt hat, ändert sich der Status von vorläufig auf archiviert. Die zum Versenden bereitgestellten Anträge werden durch das ASP-Kommunikations-Center der eurodata nachts automatisch versendet. Ist dies geschehen, wird beim Erstattungsantrag unter Versendet das Datum des Versandtages und unter Datei die Dateinummer, unter der der Erstattungsantrag versendet wurde, ausgewiesen. Stand: 03/2015 eurodata Seite 20 von 26

1.5.1 Ansicht der Erstattungsanträge Es ist erforderlich den Arbeitnehmer zuerst zu berechnen, bevor man sich den Erstattungsantrag ansehen kann. Danach kann unter Dienste > Erstattungsanträge LFZ (AAG) > Erstattungsanträge anzeigen der eigentliche Erstattungsantrag angesehen werden. Es öffnet sich der Dialog Erstattungsanträge LFZ (AAG) anzeigen für. Hier werden alle Erstattungsanträge angezeigt, die bisher erstellt wurden. Es ist nun zu unterscheiden, für wen die Anträge angezeigt werden sollen: Steht man auf der Firma, werden alle Anträge angezeigt, die in dem ausgewählten Monat erstellt wurden. Steht man auf der Betriebsstätte, werden nur die Anträge für Arbeitnehmer dieser Betriebsstätte im ausgewählten Monat angezeigt. Steht man auf einem Arbeitnehmer, werden nur die Anträge für den ausgewählten Arbeitnehmer im ausgewählten Monat angezeigt. Auf der Firma stehend wird unter Dienste > Erstattungsanträge LFZ (AAG) > Erstattungsanträge anzeigen mit Klick auf den Button Ansicht ein verkürztes Protokoll der Erstattungsanträge angezeigt. Es werden nur die wichtigsten Angaben (Name der Krankenkasse, Name des Arbeitnehmers, Grund, Erstattungsbetrag etc.) dargestellt. Angezeigt wird nur das Protokoll für die Krankenkasse, die unter Erstattungsanträge anzeigen für markiert ist. Neben der Anzeige des Protokolls besteht die Möglichkeit, dieses auszudrucken oder als PDF- Dokument zu exportieren. Stand: 03/2015 eurodata Seite 21 von 26

Auf der Betriebsstätte stehend verhält es sich genauso. Auf dem Arbeitnehmer stehend kann man unter Dienste > Erstattungsanträge LFZ (AAG) > Erstattungsanträge anzeigen das Protokoll zum ausgewählten Antrag ansehen, ausdrucken oder als PDF-Dokument exportieren, indem zuerst der gewünschte Antrag markiert und danach der Button Ansicht angeklickt werden muss. In diesem Protokoll werden alle Angaben zum Antrag dargestellt (Angaben zum Arbeitnehmer, zur Umlagekasse, zum Erstattungsantrag sowie Bankverbindung und Auszahlungsart). Unter Gesamtansicht (auf der Firma stehend) wird nur ein verkürztes Protokoll der Erstattungsanträge angezeigt. Dies enthält, wie unter Ansicht, nur die wichtigsten Angaben und kann ebenfalls angesehen, gedruckt oder als PDF-Dokument exportiert werden. Angezeigt wird das Protokoll für alle Krankenkassen/Arbeitnehmer für die Erstattungsanträge im ausgewählten Monat erstellt wurden. Stand: 03/2015 eurodata Seite 22 von 26

Auf der Betriebsstätte stehend verhält es sich genauso. Auf dem Arbeitnehmer stehend wird das verkürzte Protokoll nur für den ausgewählten Arbeitnehmer angezeigt. Es kann, wie alle anderen Protokolle auch, angezeigt, gedruckt oder als PDF-Dokument exportiert werden. Stand: 03/2015 eurodata Seite 23 von 26

1.6 Besonderheiten bei U2 Beim Verfahren U2 gibt es die Fehlzeiten Mutterschutz und Beschäftigungsverbot, für die ebenfalls Erstattungsanträge erstellt werden können. Für beide Fehlzeit-Arten existieren unterschiedliche Assistenten die, nach der Erfassung des Fehlzeit-Zeitraums und anklicken des Buttons Antrag auf Erstattung, ausgefüllt werden müssen. 1.6.1 Mutterschutz Nach der Erfassung der Fehlzeit Mutterschutz mit dem entsprechendem Zeitraum und dem Anklicken des Buttons Antrag auf Erstattung öffnet sich der Assistent Erstattung Zuschuss Mutterschutz erstellen. Auf der ersten Seite werden Erstattungsbeginn und Erstattungsende systemseitig vorbelegt. Auf der zweiten Seite sind (sofern der Arbeitnehmer bereits berechnet wurde) verschiedene Angaben ebenfalls systemseitig vorbelegt, z.b. das Brutto- und Nettoentgelt sowie das kalendertägliche Nettoentgelt. Die Felder, die mit einem roten Punkt gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder des gesetzlich vorgeschriebenen Datensatzes. Dies bedeutet, dass sie zur vollständigen Erstellung des Erstattungsantrages ausgefüllt sein müssen. Stand: 03/2015 eurodata Seite 24 von 26

1.7 Beschäftigungsverbot Nach der Erfassung der Fehlzeit Beschäftigungsverbot mit dem entsprechendem Zeitraum und dem Anklicken des Buttons Antrag auf Erstattung öffnet sich der Assistent Erstattung Beschäftigungsverbot erstellen. Auf der ersten Seite werden das Beginn- und Endedatum sowie der letzte Beschäftigungstag systemseitig vorbelegt. Sie müssen nur noch das Merkmal Art des Beschäftigungsverbots bearbeiten. Mit Weiter gelangt man auf die zweite Seite des Assistenten. Die Felder, die mit einem roten Punkt gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder des gesetzlich vorgeschriebenen Datensatzes. Dies bedeutet, dass sie zur vollständigen Erstellung des Erstattungsantrages ausgefüllt sein müssen. Stand: 03/2015 eurodata Seite 25 von 26

1.8 Abweichendes Bankkonto zur Erstattung Markieren Sie die Betriebsstätte. Öffnen Sie das Kontextmenü KK-Monatsabrechnung. Hier kann die Krankenkasse ausgewählt werden. Es ist möglich, mehrere Krankenkassen gleichzeitig auszuwählen um das abweichende Bankkonto zu hinterlegen. Klicken Sie auf Bearbeiten. Über die Schaltfläche Erstattung Lohnfortzahlung kann die abweichende Bankverbindung für die Erstattungen nach AAG ausgewählt werden. Stand: 03/2015 eurodata Seite 26 von 26