INHALTSVERZEICHNIS 1 Zusammenfassung 3 2 Systemvoraussetzungen 3 3 Installation des Lotus Notes E-Mail-Managers für Alfresco 3 3.1 Datenstruktur 3 3.2 Konfiguration Lotus Notes 3 3.3 Voraussetzungen 4 3.3.1 Installation für Trial-Kunden zum Testen in der Westernacher Cloud 4 3.3.2 Installation der Vollversion auf dem eigenen Alfresco Server 4 3.4 Installation in Lotus Notes 4 3.4.1 Lokale Installation 5 3.4.2 Remote-Site Installation 6 3.5 Deinstallation in Lotus Notes 9 4 Einrichtung Alfresco Lotus Notes E-Mail-Manager 10 4.1 Verbindung zum Alfresco Server 12 4.1.1 Archivieren als Verwies 13 4.2 Weitere Einstellungen 14 4.3 Konfigurationsvorlage 14 4.3.1 Format der Konfigurationsvorlage 14 4.3.2 Konfigurationsvorlage beim Installieren verwenden 19 4.4 Lizenzverwaltung 19 5 E-Mail-Archivierung 21 5.1 Drag & Drop E-Mails in ein Verzeichnis im Alfresco-Explorer 21 5.2 Dublettencheck 22 5.3 Anzeige von bereits archivierten E-Mails 22 6 Alfresco-Explorer 23 6.1 Drag & Drop aus Alfresco 23 1
6.2 Kontextmenü für Ordner 25 6.3 Kontextmenü für E-Mails 26 6.4 Kontextmenü für E-Mail-Anhänge 27 6.5 Kontextmenü für Dokumente 28 6.6 Suche in Alfresco 29 6.6.1 Einfache Suche 29 6.6.2 Erweiterte Suche 30 6.6.3 Darstellung und Verwendung der Suchergebnisse 32 6.7 Workflows 33 6.7.1 Einen neuen Workflow starten 33 6.7.2 Übersicht der Workflows im Lotus Notes Alfresco Explorer 35 7 E-Mail-Verwaltung in Share 35 7.1 Detaillierte Ansicht 36 7.2 Einfache Ansicht 36 7.3 E-Mail-Filter 37 7.4 E-Mail-Detailansicht 37 7.5 E-Mail-Suche in Alfresco 38 8 E-Mail-Integration Einstellungen für Administratoren 41 8.1 E-Mail-Integration Einstellungen 42 8.2 Automatische Konfiguration der Clients über den Admin-Bereich 42 8.3 Automatisiertes Ersetzen von Anhängen 43 8.4 E-Mail-Zugangstoken 44 8.5 E-Mail-Lizenzen 44 8.6 Administrative Einstellungen für die E-Mail-Integration 46 9 Appendix 47 9.1 Browser Kompatibilität 47 2
1 ZUSAMMENFASSUNG Dieses Dokument beschreibt die Funktionen, Installation und Konfiguration des Westernacher Lotus Notes E-Mail-Managers für Alfresco. 2 SYSTEMVORAUSSETZUNGEN Betriebssystem: Windows 7, Windows 8 (inkl. 8.1) Lotus Notes: 8.5.2 / 8.5.3 / 8.5.4 / 9.0.0 / 9.0.1 Unterstützt Alfresco Enterprise 4.2.2, 4.2.1, 4.2.0, 4.1.3 4.1.8 3 INSTALLATION DES S FÜR ALFRESCO Der Lotus Notes E-Mail-Manager kann auf zwei Wegen installiert werden: aus einem lokalen Verzeichnis von einem Server ( Remote Site ) 3.1 DATENSTRUKTUR Für die lokale Installation muss das ausgelieferte Zip-Archiv in einem lokalen Verzeichnis ablegt werden. Bei der Installation über eine Remote Site müssen die Daten auf einem im Netzwerk erreichbaren Server abgelegt werden auf welches über http Zugriff besteht. Das Verzeichnis muss folgende Struktur haben: Daten-Struktur 3.2 KONFIGURATION LOTUS NOTES Für beide Installationsvarianten müssen Einstellungen in Lotus Notes vorgenommen werden. In der Datei: <Lotus Notes Installations Pfad>\framework\rcp\plugin_customization.ini! Hinzufügen (oder ändern): com.ibm.notes.branding/enable.update.ui=true 3
3.3 VORAUSSETZUNGEN 3.3.1 INSTALLATION FÜR TRIAL-KUNDEN ZUM TESTEN IN DER WESTERNACHER CLOUD Um unseren Lotus Notes E-Mail-Manager ohne viel Aufwand testen zu können, stellen wir Ihnen unseren vorkonfigurierten Alfresco Test Server in der Cloud zur Verfügung. Den Servernamen sowie Ihre Login- Daten erhalten Sie in einer separaten E-Mail. Bitte fahren Sie fort wie unter 3.4 Installation in Lotus Notes beschrieben und geben Sie den Lizenzschlüssel ein, wie in 4.4 Lizenzverwaltung beschrieben. 3.3.2 INSTALLATION DER VOLLVERSION AUF DEM EIGENEN ALFRESCO SERVER Falls Sie eine Vollversion des Lotus Notes E-Mail-Managers gekauft haben oder wir Ihnen die AMPs zum Testen unseres Plug-Ins auf Ihrem eigenen Server zur Verfügung gestellt haben, ist es wichtig, dass Sie: zunächst die Serverseite installieren (siehe Appendix) und die Lizenzen des Lotus Notes E-Mail-Managers in Alfresco Share eingeben, bevor Sie die Clients des Lotus Notes E-Mail-Managers installieren (siehe 8.3 E-Mail Lizenzen) 3.4 INSTALLATION IN LOTUS NOTES Wechseln Sie zu Datei / Anwendung / Installieren innerhalb von Lotus Notes. Standardmäßig ist die Option in Lotus Notes deaktiviert. Zur Aktivierung führen Sie die Schritt 3.3 Installation in Lotus Notes durch. Neue Anwendung installieren 4
Wählen Sie Nach neuen zu installierenden Features suchen. Nach neu zu installierenden Anwendungen suchen Daraufhin erscheint der Dialog zum Auswählen der Installationsquelle. Installationsquelle 1 3.4.1 LOKALE INSTALLATION Für die Installation aus einem lokalen Verzeichnis klicken Sie auf: Zip/Jar-Position hinzufügen und 5
wählen das Installationsarchiv aus. 3.4.2 REMOTE-SITE INSTALLATION Für die Installation von einer Remote-Site klicken Sie auf: Ferne Position hinzufügen und geben in dem Feld: URL die URL zu dem Netzwerkpfad, in dem die Plug-In-Installationsdateien gespeichert sind (siehe 3.2 Datenstruktur). z.b.: http://myinstallationsserver/software/alfresco_lotus_plugin Nach der Auswahl des korrekten Installations-Pfades (lokal / remote) erscheint im nächsten Schritt folgender Dialog: Installationsquelle 2 Zur Bestätigung klicken Sie auf Fertig stellen. Übersicht der zu installierenden Lotus Notes Features: 6
Auswahl Lotus Notes Features Wählen Sie alles angezeigten Optionen aus und klicken Sie Weiter > Im nächsten Dialog wird die Lizenz-Vereinbarung angezeigt. 7
Lizenzvereinbarung Lesen Sie die Lizenzvereinbarungen, bestätigen Sie, dass Sie diese akzeptieren über die entsprechende Schaltfläche und klicken Sie auf Weiter >. Im nächsten Dialog wird Ihnen die Plug-In-Version angezeigt. Versionsnummer der installierten Integration Mit dem Klick auf Fertig stellen wird die Plug-In-Installation abgeschlossen. Um die Integration nutzen zu können ist ein Neustart von Lotus Notes notwendig. Die letzten Schritte beinhalten jeweils eine 8
systembedingte Risikowarnung. Falls Sie das Plug-In installieren, selektieren Sie zweimal den entsprechenden Radio-Button und bestätigen Sie mit OK. Anschließend starten Sie bitte Lotus Notes neu. 3.5 DEINSTALLATION IN LOTUS NOTES Wechseln Sie zu Datei / Anwendung / Application Management in Lotus Notes. Application Management Deinstallation aller Bestandteile des Lotus Notes E-Mail-Managers (erfordert Lotus Notes Neustart): 9
Deinstallation 4 EINRICHTUNG ALFRESCO Nach der Installation wird in Lotus Notes ein neuer Bereich sichtbar sein, der Alfresco-Explorer. Alfresco Explorer Der Konfigurationsdialog ist auch über die Lotus Notes Konfigurationskonsole erreichbar. Datei! Vorgaben! E-Mail-Manager für Alfresco Benutzervorgaben 10
Alfresco-Explorer in der Übersicht Im Folgenden wird der Alfresco-Explorer im Detail erklärt. 11
4.1 VERBINDUNG ZUM ALFRESCO SERVER Konfigurationsfenster 1 Standardanmeldung mit Benutzername / Passwort 2 Wählen, wenn Single Sign On (SSO) via NTLM- Authentifizierung genutzt wird 3 Wählen, wenn Single Sign On (SSO) via Kerberos-Authentifizierung genutzt wird 4 URL des Alfresco Servers 5 URL der Alfresco-Web-Applikation 6 Testen, ob die Verbindung zum Alfresco Server hergestellt werden kann 7 Auswahl des Timeout für die Kommunikation mit dem Alfresco Server 8 Standard-Startpunkt des Alfresco Explorers ( Sites oder Ganzes Alfresco ) 9 Name der Alfresco Explorer Webapplikation 10 Name der Share Webapplikation 12
Archivierungseinstellungen 1 Default Archivierungseinstellungen E-Mail Text und Anlagen als Verweis archivieren die Original-E-Mails werden in Lotus Notes nur als Verweise auf die Inhalte in Alfresco gespeichert. Anlagen als separate Dokumente speichern bei der Archivierung werden E-Mail-Anlagen in Alfresco als separate Dokumente oder als fester Bestandteil der E-Mail abgelegt 2 Archivierung Einstellungen eine der folgenden Einstellungen kann mittels DropDown-Menü ausgewählt werden: Standard Einstellungen benutzen alle E-Mails werden mit den in den Default Archivierung -Einstellungen (1) gewählten Optionen auf dem Alfresco Server gespeichert Metadaten beim Archivieren eingeben bei der Archivierung von E-Mails ist das hinzufügen von Beschreibung und Schlagwörtern (siehe 5.1 Drag & Drop E-Mails in ein Verzeichnis im Alfresco Explorer) Einstellungen beim Archivieren anzeigen für jede E-Mail kann einzeln festgelegt werden, wie diese archiviert werden soll. Hierbei stehen die gleichen Möglichkeiten wie bei Default Archivierung (1) zur Verfügung 4.1.1 ARCHIVIEREN ALS VERWIES Um die Größe des Postfachs zu reduzieren, können E-Mails aus Lotus Notes als Verweise in Alfresco archiviert werden. Dabei werden die E-Mails in Alfresco vollständig (originale EML-Datei) gespeichert und In Lotus Notes nur teilweise (ohne Text und Anlagen) gespeichert. Lotus Notes E-Mails erhalten (im Text) einen Verweis auf die originale Nachricht in Alfresco. WICHTIG: Nach der Archivierung ist die originale Nachricht NUR in Alfresco vorhanden! 13
4.2 WEITERE EINSTELLUNGEN Weitere Einstellungen 1 Sprache Festlegen der UI-Sprache! derzeit stehen Deutsch, Englisch und Norwegisch zur Verfügung 2 Erweitert Benutzte Web-URIs für steuert die Zielanwendung für direkte Browser-Aufrufe aus Lotus Notes Web Client: Alfresco Explorer Share: Alfresco Share 3 Erweitert Drag & Drop Priorität Dokument: Beim Drag & Drop werden Dateien aus Alfresco als binäre Attachments der E- Mail angehängt. Bei gedrückter Strg-Taste werden Dateien aus Alfresco als HTTP-Verweise mit der E-Mail verknüpft. Verweis: Beim Drag & Drop werden Dateien aus Alfresco als HTTP-Verweise der E-Mail zugewiesen. Bei gedrückter Strg-Taste werden Dateien aus Alfresco als binäre Attachments der E-Mail zugefügt. 4.3 KONFIGURATIONSVORLAGE Konfigurationsvorlagen können die initiale Konfiguration des Lotus Notes E-Mail-Managers erleichtern. 4.3.1 FORMAT DER KONFIGURATIONSVORLAGE Die Konfigurationsvorlage besteht aus zwei XML- Dateien: install.xml: Konfiguration der Plugin Einstellungen search-properties.xml: Konfiguration der erweiterten Suche INSTALL.XML Die Konfigurationsvorlage install.xml ist eine XML-Datei mit folgendem Format: XML-Element-Pfad oladdin oladdin.usersettings Beschreibung Root-element Benutzer-Einstellungen culture: Sprache des Plugins 14
format: Version (nicht änderbar!) writeresponse: True wenn Request/Response in der Log-Datei protokolliert werden müssen oladdin.connection oladdin.archiving oladdin.archivestrategy Verbindungseinstellungen repositoryroot! site für Durchsuchen Sites,! complete für Durchsuchen ganzes Alfresco curl: Alternativer Pfad für curl.exe (Kann leer bleiben, wenn Kerberos-Authentisierung ausgeschaltet ist ) type: Type der Authentisierung. Unterstützt: o basic: Basic Authentisierung o NTLM: NTLM SSO o Kerberos: Kerberos SSO login: Login - Name des Benutzers alfrescourl: URL des Alfresco Servers (z.b.: http://localhost:8080) shareurl: URL des Share Servers (optional, wenn Share auf einem anderen Server installiert ist) appalfresconame: Name der Alfresco Web- Anwendung appsharename: Name der Share Web- Anwendung Standard-Archivierungseinstellungen aslink! true wenn die Option E-Mail Text und Anlagen als Verweis aktiviert werden soll,! false, wenn sie nicht aktiviert werden soll extractattachment! true wenn die Option Anlagen als separate Dokumente speichern aktiviert werden soll,! false, wenn sie nicht aktiviert werden soll Weitere Archivierungseinstellungen type: Enthält den Wert für das Auswahlmenü Archivierung - Einstellungen. o use-default-archiving : Es werden Default- Einstellungen von Alfresco benutzt o open-archiving-dialog : Einstellungen beim Archivieren anzeigen: hierbei können Sie für jede E-Mail einzeln wählen, wie diese archiviert werden soll o open-archiving-with-metadata- 15
oladdin.logging oladdin.extended oladdin.help dialog :Metadaten beim Archivieren eingeben: Diese Einstellung legt fest, ob die E-Mails bei der Archivierung verschlagwortet werden sollen Protokollierung Einstellungen enable! true wenn die Protokollierung aktiviert werden soll,! false, wenn sie nicht aktiviert werden soll level Definiert die Detaillierung der Log - Ausgaben! error Es werden nur Fehler ausgegeben! warning Es werden Fehler und Warnungen ausgegeben! info Es werden Fehler, Warnungen und Info- Meldungen ausgegeben Erweiterte Archivierungseinstellungen weburischema: Enthält den Wer für die Einstellung für Benutze die WEB-URI s für o share.schema : Es werden Share-URI s benutzt o web.client.schema : Es werden Alfresco- Explorer URI s benutzt dndpriority: Enthält den Wer für die Einstellung: Drag&Drop Priorität o document: Standard Drag&Drop als binäres Dokument o document-link: Standard Drag&Drop als HTTP Verweis o pdf: Standard Drag&Drop als binäres PDF- Dokument o pdf-link: Standard Drag&Drop als HTTP Verweis auf das PDF-Dokument sitestrategy: Enthält den Wert für die Einstellung Navigiere in den Sites o all-sites : Es werden alle Öffentlichen Sites angezeigt o my-sites : Es werden nur Sites angezeigt, in denen der Benutzer Mitglied ist o favourite-sites : Es werden nur Favoriten- Sites des Benutzers angezeigt o by-server : Es werden Default-Einstellungen von Alfresco benutzt Benutzerhandbuch-Konfiguration 16
language: Sprache des Benutzerhandbuchs! no Norwegisch! en Englisch! de Deutsch location! URL zum Abrufen des Benutzerhandbuchs Beispiel install.xml: <?xml version= 1.0 encoding= utf-8?> <oladdin> <usersettings culture="de-de" format="1.0" writeresponse="false"> <connection alfrescourl="http://localhost:8080" shareurl="" timeout="200" appalfresconame="alfresco" appsharename="share" repositoryroot="site" /> <archive aslink="false" extractattachment="false" /> <archivestrategy type="use-default-archiving" /> <logging enable="false" level="error" folder="" /> <extended weburischema="share.schema" dndpriority="document" sitestrategy="by-server"/> <help language="no" location="http://opensource.westernacher.com/wpcontent/uploads/2012/11/operating-manual_lotus-notes-integration.pdf" /> <help language="en" location="http://opensource.westernacher.com/wpcontent/uploads/2012/11/operating-manual_lotus-notes-integration.pdf" /> <help language="de" location="http://opensource.westernacher.com/wpcontent/uploads/2012/11/bedienungsanleitung_lotus-notes-integration.pdf" /> </usersettings> </oladdin> SEARCH-PROPERTIES.XML Die Konfigurationsvorlage search-properties.xml ist eine XML-Datei mit folgendem Format: 17
XML-Element-Pfad search-properties search-properties.search-property search-properties.search-property.name search-properties.search-property.label.en search-properties search-property.label.de search-properties search-property.label.no search-properties search-property.type Beschreibung Root-element Parent-Element für einen Such-Parameter Model-Name der Alfresco-Eigenschaft, die bei der Suche benutzt wird (z. B. cm:description, cm:author, ). WICHTIG! cm:name muss nicht extra konfiguriert werden. Dies ist ein Standard-Suchparameter, der immer angezeigt wird Anzeigename, wenn Englisch als Plug-In-Sprache ausgewählt wurde Anzeigename, wenn Deutsch als Plug-In-Sprache ausgewählt wurde Anzeigename, wenn Norwegisch als Plug-In-Sprache ausgewählt wurde Typ für die Validierung der Eingaben. Zur Zeit werden unterstützt: string, int, date, daterange Beispiel search-properties.xml: <?xml version= 1.0 encoding= utf-8?> <search-properties> <search-property> <name>cm:name</name> <type>string</type> <label> <en>name</en> <de>name</de> <no>name</no> </label> </search-property> <search-property> <name>cm:content</name> <type>string</type> <label> <en>content</en> <de>inhalt</de> <no>content</no> </label> </search-property> <search-property> <name>wpsmail-v2:to</name> <type>string</type> <label> 18
<en>sent to</en> <de>gesendet an</de> <no>sent to</no> </label> </search-property> <search-property> <name>wpsmail-v2:subject</name> <type>string</type> <label> <en>subject</en> <de>betreff</de> <no>subject</no> </label> </search-property> <search-property> <name>wpsmail-v2:date-sent</name> <type>daterange</type> <label> <en>mail sent</en> <de>gesendet am</de> <no>mail sent</no> </label> </search-property> </search-properties> 4.3.2 KONFIGURATIONSVORLAGE BEIM INSTALLIEREN VERWENDEN Wenn eine Konfigurationsvorlage beim ersten Aufrufen des Konfigurationsdialogs automatisch importiert werden soll, muss die Konfigurationsvorlage im Installationsverzeichnis der Lotus Integration mit dem Namen install.xml ablegt sein. Die Möglichkeit besteht sowohl für die lokale als auch für die Remoteseitige Installation. 4.4 LIZENZVERWALTUNG Falls die Vollversion oder Trialversion auf dem eigenen Server installiert ist, werden die Lizenzen in Alfresco Share verwaltet. Siehe 8.3 Lizenzen. Falls die Trialversion des Plug-Ins in der Cloud getestet wird, müssen folgende Schritte zur Eingabe des Lizenzschlüssels durchgeführt werden. Öffnen der Plugin-Einstellungen. 19
Alfresco Explorer Einstellungen für die Lizenzverwaltung öffnen: Lizenzbereich in den Einstellungen Lizenz eingeben auswählen, in das Feld einfügen und mit OK bestätigen. Eingabefeld für den Lizenzschlüssel 20
5 E-MAIL-ARCHIVIERUNG Lotus Notes kann E-Mails, Termine, Notes-Dokumente und Anlagen aus den E-Mails direkt in ein Alfresco Verzeichnis verschieben. Drag & Drop funktioniert nicht nur aus Lotus Notes sondern auch aus jedem Datei-Browser (wie z.b. Windows Explorer). 5.1 DRAG & DROP E-MAILS IN EIN VERZEICHNIS IM ALFRESCO-EXPLORER Nachdem eine E-Mail via Drag & Drop in ein Verzeichnis des Alfresco-Explorers gelegt wurde, wird die E- Mail im Alfresco gespeichert. Falls die Eingabe der Metadaten konfiguriert wurde, erscheint vor der Übertragung nach Alfresco der Dialog zur Eingabe einer zusätzlichen E-Mail-Beschreibung und Stichwörtern (Tags) Fenster zur Eingabe einer E-Mail-Beschreibung und von Schlagwörtern 1 E-Mail-Beschreibung. 2 Schlagwörter (Tags). 3 Archivieren mit eingegebenen Metadaten. 4 Ohne zusätzliche Metadaten archivieren. 5 Auswahlmöglichkeiten, wie die E-Mail in Alfresco abgelegt werden soll 21
5.2 DUBLETTENCHECK Um ein kollaboratives Arbeiten in Exchange-Postfächern zu erleichtern und reduntante Daten zu vermeiden, ist ein Dublettencheck bei der Archivierung der E-Mails eingebaut. Bei jeder E-Mail wird anhand der E-Mail-ID geprüft, ob diese schon in dasselbe Verzeichnis oder auf dieselbe Site gespeichert wurde. Falls ja erscheint bei einer Archivierung die folgende Meldung: E-Mail-Konfliktwarnung 1 Archivierungs-Details 2 Link, der den Internet-Browser öffnet und direkt zu dem Ordner-Inhalt Web-Dialog springt 3 Öffnen: Öffnet das Dokument mit dem Standard-Programm. 4 Überschreiben: Überschreibt die E-Mail in Alfresco mit der eigenen Version. Diese Aktion ist nur aktiviert, wenn a. die zu überschreibende E-Mail im gleichen Verzeichnis abgelegt ist und b. das Überschreiben von E-Mails über die Einstellungen in der Alfresco Admin-Konsole erlaubt ist 5.3 ANZEIGE VON BEREITS ARCHIVIERTEN E-MAILS E-Mails, die nicht als Verweis archiviert wurden, können nach wie vor durch einen Doppelklick in Lotus Notes geöffnet werden. Die E-Mail sieht genauso aus, wie vor dem Archivieren und kann genauso weiterbenutzt werden. E-Mails, die als Verweis abgelegt wurden (siehe 4.1.1 Archivieren als Verweis), können über den Link 22
in der E-Mail über die Alfresco Web-App in Lotus Notes geladen werden. 6 ALFRESCO-EXPLORER In den erweiterten Einstellungen kann der Nutzer definieren, ob der Verzeichnisbaum des Lotus Notes Alfresco Explorers standardmäßig nur Sites oder das Ganze Alfresco anzeigt. Im Lotus Notes Alfresco Explorers kann der Benutzer bequem zu Alfresco-Verzeichnissen und Dokumenten navigieren. Durch die benutzerspezifische Auswahl von Meine Favoriten Sites, Alle öffentliche Sites und Meine Sites wird eine übersichtliche Darstellung auch bei einer Vielzahl von öffentlichen Sites geboten. Zudem können die Inhalte der Sites noch weiter nach Favoriten Ordner, Favoriten Dokumente und Favoriten (also sowohl Favoriten Dokumente als auch Favoriten Ordner) gefiltert werden. Alfresco Explorer Zu jedem Ordner, Dokument oder Anhang kann im Alfresco-Explorer ein Kontext-Menu aufgerufen werden. 1 Lotus Notes Alfresco Explorer beginnend bei Nur Sites oder Ganzes Alfresco. 2 Auswahl von Meine Favoriten Sites, Alle öffentliche Sites oder Meine Sites. 3 Inhalte der Sites filtern nach Favoriten Ordner, Favoriten Dokumente oder Favoriten. 4 Suche Reiter: einfache und erweiterte Suche für Dokumente, Sites und Anhänge. 5 Workflow Reiter: Start von Alfresco Workflows. Siehe 6.7 Workflows 6.1 DRAG & DROP AUS ALFRESCO Bei Drag & Drop aus Alfresco unterscheidet man folgende Möglichkeiten: Drag & Drop als Alfresco-Link. Drag & Drop als PDF (Voraussetzung ist die Alfresco-seitige Unterstützung des Dokumentenformats. Drag & Drop als Kopie (Download). Funktioniert für Lotus Notes E-Mails (als Anlage), jeden Datei-Browser und auch jedes Programm, das den Dateiaustausch per Drag & Drop unterstützt: z.b. Microsoft Office. Drag & Drop als Alfresco-Link Beim Ziehen eines oder mehrerer Dokumente aus Alfresco mit 23
gedrückter Strg-Taste, z.b. in eine Lotus Notes E-Mail oder ein Microsoft Word-Dokument, wird ein Alfresco Link zu diesem Dokument in den Text der E-Mail bzw. in das Dokument geschrieben. Drag & Drop als Alfresco Link Drag & Drop als PDF Beim Ziehen eines oder mehrerer Dokumente aus Alfresco mit gedrückter Strgund Shift-Taste auf eine Mail wird das Dokument als PDF-Anhang hinzugefügt. Mit gleichem Tastenkürzel können Dokumente als PDF auch an jeden anderen Ort ihres Systems abgelegt werden. Drag & Drop als Kopie werden ein oder mehrere Dokumente aus Alfresco in eine Lotus Notes E-Mail gezogen, wird das Dokument als richtige Dateianlage der E-Mail hinzugefügt. Genau so können die Inhalte aus Alfresco auch in einem Datei-Browser (z.b. Windows Explorer) ablegt werden. Dabei werden lokale Kopien ohne Bezug auf die Alfresco-Quellen erstellt. Grundsätzlich funktioniert Drag & Drop für jedes Programm, das den Dateiaustausch per Drag & Drop unterstützt, dazu gehören z.b. sämtliche Microsoft Office Programme sowie alle Programme aus der Adobe Creative Suite. Legt man Inhalte aus Alfresco in einen Datei-Browser (z.b. Windows Explorer) wird eine lokale Kopien ohne Bezug auf die Alfresco-Quellen erstellt. Wichtig: Das Drag & Drop-Verhalten ist anpassbar. 24
6.2 KONTEXTMENÜ FÜR ORDNER Kontextmenü für Ordner Folgende Aktionen sind verfügbar: Aktualisieren: Lädt den Inhalt des Ordners erneut. Neuer Ordner: Erzeugt einen neuen Ordner innerhalb des gewählten Ordners. Dokumente hochladen: Hochladen einer lokalen Datei in Alfresco. Umbenennen: Ordner umbenennen. Löschen: Ordner löschen. E-Mail mit Verknüpfung: Erstellt ein neue E-Mail mit einem HTTP-Link zu diesem Ordner. Favorit hinzufügen: Markiert diesen Ordner als Favoriten Ordner. Herunterladen: Download des kompletten Ordners mit allen Inhalten und Unterverzeichnissen. Suchen: Öffnet die Suche in des Lotus Notes E-Mail-Managers, so dass dediziert in diesem Ordner gesucht werden kann. Öffnen: Öffnet den Internet-Browser und springt direkt zu dem Ordner-Inhalt Web-Dialog. Details: Öffnet den Standard-Browser (oder Internet Explorer) und springt direkt zu der Ordner- Details Web-Dialog. Die Aktion E-Mail mit Verknüpfung kann auch für mehrere Ordner auf einmal genutzt werden. Markieren Sie dazu die Ordner mit gedrückter Hochstelltaste oder Strg-Taste. 25
6.3 KONTEXTMENÜ FÜR E-MAILS Durch einen Rechtsklick auf E-Mails im Alfresco-Explorer wird ein Kontextmenü aufgerufen. Kontextmenü für E-Mails Folgende Aktionen sind verfügbar: Löschen: Dokument löschen. E-Mail mit Anhang: Erstellt eine neue E-Mail mit dieser E-Mail im Anhang. E-Mail mit Verknüpfung: Erstellt eine neue E-Mail mit dieser E-Mail als HTTP-Link. Favorit hinzufügen: Markiert dieses E-Mail als Favoriten Dokument. Workflow starten: einen Workflow für dieses Dokument im E-Mail-Manager beginnen. Alfresco Details: zeigt u.a. von wem und wann die E-Mail archiviert wurde. Herunterladen als PDF: Dokument wird in ein PDF umgewandelt und kann lokal gespeichert oder an eine neue E-Mail angehängt werden. Herunterladen: Dokument lokal speichern. Öffnen: Öffnet die E-Mail in Lotus Notes. Details: Öffnet den Standard-Browser (oder Internet Explorer) und springt direkt zu den Dokument-Details Web-Dialog. Die Aktionen E-Mail mit Anhang und E-Mail mit Verknüpfung kann auch für mehrere E-Mails auf einmal genutzt werden. Markieren Sie dazu die E-Mails mit gedrückter Hochstelltaste oder Strg-Taste. 26
6.4 KONTEXTMENÜ FÜR E-MAIL-ANHÄNGE Durch einen Rechtsklick auf den Anhang einer E-Mail im Alfresco-Explorer wird ein Kontextmenü aufgerufen. Ein Doppelklick auf den Anhang öffnet ihn im Modus Online bearbeiten. Kontextmenü für E-Mail-Anhänge Folgende Aktionen sind verfügbar: Online bearbeiten: so lange ein Mitarbeiter ein Dokument bearbeitet, ist es für andere Mitarbeiter gesperrt. E-Mail mit Anhang: Erstellt eine neue E-Mail mit diesem Dokument im Anhang. E-Mail mit Verknüpfung: Erstellt eine neue E-Mail mit diesem Dokument als HTTP-Link. Favorit hinzufügen: Markiert dieses Dokument als Favoriten Dokument. Workflow starten: einen Workflow für dieses Dokument beginnen. Herunterladen als PDF: Dokument wird in ein PDF umgewandelt und kann lokal gespeichert oder an eine neue E-Mail angehängt werden. Herunterladen: Dokument lokal speichern. Öffnen: Öffnet das Dokument mit dem Standard-Programm. Details: Öffnet den Internet-Browser und springt direkt zu den Dokument-Details Web-Dialog. Die Aktionen E-Mail mit Anhang und E-Mail mit Verknüpfung kann auch für mehrere Anhänge auf einmal genutzt werden. Markieren Sie dazu die Anhänge mit gedrückter Hochstelltaste oder STRG-Taste. 27
6.5 KONTEXTMENÜ FÜR DOKUMENTE Für Dokumente, die separat z. B. per Drag & Drop in Alfresco geladen wurden, bringt ein Rechtsklick dieselben Optionen wie für E-Mail Anhänge und zusätzlich die Optionen Umbenennen und Löschen. Kontextmenü für Dokumente Folgende Aktionen sind verfügbar: Online bearbeiten: so lange ein Mitarbeiter ein Dokument bearbeitet, ist es für andere Mitarbeiter gesperrt. Umbenennen: Vergabe eines anderen Dokumentennamens Löschen: löscht das Dokument E-Mail mit Anhang: Erstellt eine neue E-Mail mit diesem Dokument im Anhang. E-Mail mit Verknüpfung: Erstellt eine neue E-Mail mit diesem Dokument als HTTP-Link. Favorit hinzufügen: Markiert dieses Dokument als Favoriten Dokument. Workflow starten: einen Workflow für dieses Dokument beginnen. Herunterladen als PDF: Dokument wird in ein PDF umgewandelt und kann lokal gespeichert oder an eine neue E-Mail angehängt werden. Herunterladen: Dokument lokal speichern. Öffnen: Öffnet das Dokument mit dem Standard-Programm. Details: Öffnet den Internet-Browser und springt direkt zu den Dokument-Details Web-Dialog. 28
6.6 SUCHE IN ALFRESCO Der Tab Suche bietet eine komfortable Suche der Inhalte oder Verzeichnisse in Alfresco. Wir unterscheiden dabei zwischen einer einfachen Suche und einer erweiterten Suche Für jedes Verzeichnis oder Dokument, das über die Suche gefunden wird, stehen sowohl Kontextmenü als auch Drag & Drop zu/von Alfresco zur Verfügung. 6.6.1 EINFACHE SUCHE Die einfache Suche durchsucht automatisch den Namen, den Titel, die Beschreibung, den Inhalt und die Tags der abgelegten Dokumente und E-Mails. Die Verwendung von Wildcards * ist nicht notwendig. Die Suche funktioniert auf die gleiche Weise wie die Suche in Alfresco Share, unterstützt die Syntax von Alfresco FTS (Full Text Search) und ermöglicht Ihnen in den Inhalten, Eigenschaften, Schlagworten der Alfresco-Daten zu suchen, logische Operatoren wie AND, OR, NOT zu benutzen, Suchbedingungen mit Klammern zu gruppieren, Google-ähnliche Suchabfragen mit Pflicht- und optionalen Suchbegriffen und vieles mehr Mehr Details finden Sie in der Alfresco-Dokumentation. Beispielabfragen für die einfache Suche: test: Sucht nach dem Vorkommen des Wortes test (im Dokumenteninhalt und den Eigenschaften: Name, Titel, Beschreibung in Dokumenten und Ordnern.) test1 test2 : Sucht nach dem Vorkommen des Wortes test1 ODER test2 test1 AND test2: Sucht nach dem Vorkommen des Wortes test1 UND test2 (test1 AND test2) OR (test3 AND test4) : Sucht nach dem Vorkommen des Wortes test1 UND test2 ODER test3 UND test4 cm_title:test1 OR cm_description:test2 : Sucht nach dem Vorkommen von dem Text test1 in der Eigenschaft: Titel und test2 in der Eigenschaft: Beschreibung 29
1 Lotus Notes Alfresco Suche innerhalb der Bereiche Alle Sites, Ganzes Alfresco oder Aktuelle Site, die im Lotus Notes Alfresco Explorer ausgewählt wurde 2 Lotus Notes Alfresco Suche zeigt entweder Alle oder nur die als Favoriten markierten Inhalte 3 Eingabefeld für das Suchkriterium / die Suchkriterien 4 Suchergebnisse filtern nach Dokumenten, Dokumente und Ordner oder E-Mails 5 Umschalten auf die erweiterte Suche 6.6.2 ERWEITERTE SUCHE Die erweiterte Suche erreichen Sie über Schaltfläche 5 (siehe Screenshot Einfache Suche innerhalb des Lotus Notes Alfresco Explorers. Die erweiterte Suche bietet die Möglichkeit innerhalb des Filenames, im E-Mail-Inhalt und dem Betreff der E-Mail zu suchen und den Zeitraum für Gesendet am bis einzugrenzen. 30
Erweiterte Suche innerhalb des Lotus Notes E-Mail-Managers 31
6.6.3 DARSTELLUNG UND VERWENDUNG DER SUCHERGEBNISSE Für Verzeichnisse, Dokumente und E-Mails, die über die Suche gefunden wurde, stehen dem Benutzer neben der obligatorischen Vorschau der Ergebnisse zahlreiche Aktionen zur Verfügung. Suchergebnisse und deren Verwendungsmöglichkeiten 1 Durch einen Klick (1) kann ein Dokument oder ein Folder zu einem Favoriten gemacht werden. 2 Mit einem Klick (2) wird automatisch eine neue E-Mail geöffnet und das Dokument angehängt. 3 Mit einem Klick (3) wird der Lotus Notes Alfresco Explorers genau bei diesem Dokument oder Ordner geöffnet und es stehen alle weiteren Dokument- und Ordner-Aktionen zur Verfügung. 4 Mit einem Klick auf Icon (4) wird automatisch eine neue Email geöffnet und das Dokument als Verweis angefügt. 32
6.7 WORKFLOWS Der Lotus Notes E-Mail-Manager erlaubt Ihnen den direkten Zugriff auf alle in Alfresco festgelegten Workflows. 6.7.1 EINEN NEUEN WORKFLOW STARTEN Schritt 1: Neuen Workflow aus dem Lotus Notes Alfresco Explorer starten Standardmäßig bietet Alfresco ein Set an Workflows an, die aber fimenspezifisch erweitert / geändert werden können. Lesen Sie dazu mehr im Alfresco Manual. Schritt 2: Auswahl des Workflow-Typs 33