Schnelleinstieg 1
Herausgegeber SpaceNet AG Joseph-Dollinger Bogen 14 80807 München, Deutschland Vorstand: Sebastian v. Bomhard Aufsichtsratsvorsitzender: Alexander Grundner-Culemann Kontakt syncnshare@space.net http://www.space.net/syncnshare Jegliche Haftung ausgeschlossen. Marken können geschützt sein. Copyright SpaceNet AG 2013 Alle Rechte vorbehalten, insbesondere (auch auszugsweise) die der Übersetzung, des Nachdrucks, der Wiedergabe durch Kopieren oder ähnliche Verfahren. Alle Rechte vorbehalten, insbesondere für den Fall der Patenterteilung oder Gebrauchsmuster-Eintragung. Technische Änderungen vorbehalten. 2
Inhaltsverzeichnis I. II. III. IV. V. VI. Einleitung... Schnelleinstieg Sync... Schnelleinstieg Share... Schnelleinstieg Administration... Häufige Fragen... Hilfe und Support... 4 5 10 17 20 21 3
I. Einleitung 1. Was ist SpaceNet Sync N Share SpaceNet Sync N Share ist die ideale Lösung um Ihre Unternehmensdokumente (Texte, Bilder, Kalkulationen, Präsentationen etc.) sicher und zuverlässig im Netz abzulegen, sie mit anderen zu teilen und auszutauschen. Wollen Sie von verschiedenen Rechnern aus immer auf die aktuellste Version Ihrer Dateien zugreifen? Wollen Sie große Dateien per Mail verschicken und Ihren Mailserver entlasten? Schicken Sie einen Link! Arbeiten Sie im Team an gemeinsamen Dateien? Hätten Sie dafür gern eine Cloud, aber in ihrer sicheren Variante. Sync N Share unterstützt die clientseitige Verschlüsselung und ist sehr, sehr einfach zu verwenden. Ihre Daten liegen in Deutschland im ISO-270001 zertifizierten SpaceNet Rechenzentrum. Der Einstieg ist simpel. Auf den folgenden Seiten sehen Sie die ersten Schritte. 2. Systemvoraussetzungen Die Software steht für folgende Betriebssysteme zur Verfügung: Für PC: Window XP mit Service Pack 3 oder höher. Für Mac: ab Mac OS X 10.8 Mobile Clients: Android 2.2 oder höher, IPhone, IPad 4
II. Schnelleinstieg Sync 1. Anmelden Sie haben eine Einladung via E-Mail zu SpaceNet Sync N Share erhalten. Darin finden Sie den Link zur Webanwendung sowie Ihre persönlichen Anmeldedaten. Anmeldeformular 2. Passwort ändern Ändern Sie bitte unbedingt nach der ersten Anmeldung in Ihrem Benutzerkonto das Passwort, indem Sie auf Ihr Profilbild klicken. Benutzerprofil 5
3. Software installieren Installieren Sie jetzt die Software. Die Links zum Herunterladen finden Sie auf der Startseite im Footer. Starten Sie die Software. 4. Verzeichnis auswählen Beim ersten Starten erscheint ein Dialogfeld. Selektieren Sie den Standardpfad für die Synchronisation Ihrer Dateien. Dort wird ein Sync N Share-Verzeichnis erstellt, in dem standardmäßig die angelegten Bibliotheken sowie die darin enthaltenen Dateien gespeichert werden. Pfad für Standard-Synchronisationsordner der Bibliotheken auswählen 6
5. Konto hinzufügen Melden Sie sich bei Sync N Share an. Geben Sie die Adresse Ihres Sync N Share Servers ein. Die URL entnehmen Sie der Einladungsmail. Geben Sie die vollständige URL an, bspw. https://sns.space.net Konto hinzufügen 6. Erste Bibliothek anlegen Grundlage aller Funktionen von Sync N Share sind die Bibliotheken, in welche Sie Dateien hinzufügen und mit Geräten synchronisieren können. Klicken Sie auf das Plus Symbol. Bibliothek erstellen I 7
Klicken Sie auf Wählen und legen Sie einen Ablageort für Ihre Dateien fest. Voreingestellt ist der Standard-Synchronisationsordner. Bibliothek erstellen II Zur besseren Orientierung empfiehlt es sich, den Synchronisierungsordner mit dem Namen der zugehörigen Bibliothek zu versehen. Es öffnet sich das Download-Aufgaben Fenster. Warten Sie den Abgleich mit der Cloud ab und schließen Sie es wieder. Die Bibliothek ist jetzt synchronisiert und kann mit weiteren mobilen Endgeräten genutzt werden. WICHTIG: Optional können Sie Bibliotheken während der Einrichtung mit einem Passwort sichern. Nutzen Sie dieses Feature wenn Sie schützenswerte Daten sicher ablegen wollen. Verwenden Sie es nicht, wenn Sie Daten ablegen um diese mit Anderen per Weblink zu teilen. Die nachträgliche Vergabe eines Passwortes ist nicht möglich. 8
7. Dateien hochladen 1. Klicken Sie auf das Symbol Ordner öffnen 2. Jetzt können Sie Dateien hinzufügen (via Drag and Drop, kopieren, einfügen etc.). 3. Alle hinzugefügten Dateien und Änderungen an dem Verzeichnis werden binnen Sekunden die Cloud synchronisiert und Daten automatisch hochgeladen. ÜBRIGENS: Wenn Sie beim Anlegen einer Bibliothek einen Ordner, in dem sich Dateien befinden, auswählen, wird der Inhalt automatisch synchronisiert. 8. Zweites Endgerät verbinden Installieren Sie die Sync N Share Software auf beliebig viele Endgeräte und verbinden Sie diese mit ihrem Benutzerkonto. In der Software erscheinen automatisch Ihre Bibliotheken. Um diese zu synchronisieren, müssen Sie diese herunterladen. Dazu klicken Sie auf die gewünschte Bibliothek mit der rechten Maustaste. ÜBRIGENS: Sie können Sync N Share auch auf mobilen Geräten nutzen. 9
III. Schnelleinstieg Share 1. Anmelden Das Freigeben von Dateien für andere Nutzer oder das Bereitstellen von Downloadlinks für Dritte, wird ausschließlich über die Webseite durchgeführt. Anmeldeformular WICHTIG: Für Bibliotheksfreigaben (inkl. Schreibrechte) kommen ausschließlich Personen in Frage, die selbst über ein Sync N Share-Konto auf dem selben Server verfügen. Reine Dateidownloads können hingegen auch Dritten zugänglich gemacht werden. 2. Freigaben von Dateien/Ordnern Einzelne Dateien bzw. auch Unterordner innerhalb von Bibliotheken, können Sie registrierten Nutzern, aber ebenso auch nicht registrierten Dritten, per Download zur Verfügung stellen. Wählen Sie dafür bei Dateien/Unterordnern innerhalb einer Bibliothek die Option Freigeben Freigabe von Dateien/ Ordnern 10
In der sich nun öffnenden Abfrage können Sie entweder per Link freigeben eine Downloadlink für externe Nutzer generieren oder über die Private Freigabe registrierten Nutzern den Lesezugriff ermöglichen. Optionen zur Dateien- und Unterordnerfreigabe (nur Lesezugriff) Der Downloadlink für nicht registrierte Dritte führt den Empfänger auf eine Übersichtsseite, über die der Dateidownloads gestartet werden kann. Downloadseite für nichtregistrierte Nutzer 11
3. Einzelfreigaben von Bibliotheken Sync N Share erlaubt das Freigeben von Dateien und Bibliotheken an Einzelpersonen und an Gruppen. Die Freigabe an Einzelpersonen erfolgt dabei aus der Bibliothekenverwaltung heraus. Bibliothek freigeben Durch Klick auf das entsprechende Symbol öffnet sich die Freigaben-Abfrage für die jeweilige Bibliothek. Diese umfasst drei Freigabe-Methoden. Optionen zur Bibliothekenfreigabe Der Benutzer -Tab bietet die Möglichkeit, über die Eingabe einer/mehrerer Email- Adressen anderen Sync N Share-Nutzern eine Datei freizuschalten. Die so hinzugefügten Nutzer werden automatisch in Ihrer Kontaktliste ergänzt. Über das Gruppen -Tab, können Sie eine Bibliothek jenen Gruppen freigeben, bei denen Sie selbst Mitglied sind. Zugriff haben dann stets alle Gruppenmitglieder. Der Kontakte -Tab umfasst alle Nutzer, denen Sie in der Vergangenheit über den Benutzer-Tab eine Freigabe für eine Ihrer Bibliotheken erteilt oder die Sie manuell über den Menüpunkt Kontakte der Liste hinzugefügt haben. Generell können Sie sich entscheiden, ob Sie nur Lese- oder zusätzlich auch Schreibrechte bei der Freigabe vergeben möchten. 12
ÜBRIGENS: Anders als in der SingleUser-Lösung von Sync N Share, bietet die Webanwendung der Mehrnutzer-Pakete den Organisation -Tab, innerhalb dessen alle registrierten Benutzer Ihrer dedizierten Sync N Share-Installation sichtbar und Ihrer persönlichen Kontaktliste mit nur wenigen Klicks hinzufügbar sind. 4. Gruppen in Sync N Share Sollen Dateien mehreren Personen, z.b. im Zuge einer Projektarbeit, zugänglich gemacht werden, empfiehlt sich das Einrichten einer Gruppe. Klicken Sie hierzu unter dem entsprechenden Menüpunkt einfach auf den Button Neue Gruppe. Neue Gruppe erstellen Haben Sie einen Gruppennamen vergeben, erscheint die Gruppe sofort in der Übersicht. Gruppe aufrufen 13
Mit Klick auf den jeweiligen Gruppennamen gelangen Sie in den Übersichtsbildschirm der gewählten Gruppe auch hier ist die Startseite das Bibliothekenmanagement. Das Anlegen von Gruppen-Bibliotheken funktioniert dabei analog zum Prozess für die eigenen Bibliotheken, allerdings mit dem Unterschied, dass die Bibliotheken mitsamt ihrer Inhalte hier automatisch für alle bestehenden und zukünftigen Gruppen-Mitglieder zugänglich sind. Natürlich kann die Art des Zugriffs (Lese- oder Schreib- und Lesezugriff) weiterhin während des Erstellens einer Gruppe festgelegt werden. Gruppendetailansicht Im Mitglieder -Bereich können Sie einsehen, welche Personen der gewählten Gruppe angehören. Haben Sie eine Gruppe selbst angelegt, können Sie über den Reiter Administrator neue Mitglieder hinzufügen oder auch Rechte zur Gruppenadministration an weitere Nutzer vergeben. 14
V. Versionskontrolle Sync N Share bietet eine individualisierbare Versionskontrolle mit umfangreichen Wiederherstellungsmöglichkeiten. Nach jeder Änderung wird eine neue Version erzeugt. 1. Eine vorherige Dateiversion wiederherstellen: Sie können eine vorherige Version wiederherstellen. Wenn Sie eine Datei aufrufen finden Sie im Menü den Button Verlauf Versionskontrolle I In dieser Ansicht können sie die Vorgängerversionen mit dem Änderungszeitpunkt und den Bearbeiter sehen. Die Datei wird durch Wiederherstellen auf die gewünschte Version zurückgesetzt Versionskontrolle II Hinweis: Dafür muss die Verlaufsspeicherung eingestellt sein. 15
2. Verlaufsspeicherung bearbeiten In den Einstellungen jeder Bibliothek (Weboberfläche) stellen Sie die individuelle Versionskontrolle ein. Sie haben die Wahl zwischen einem frei gewählten Zeitraum in Tagen, kompletter Versionskontrolle oder dem Verzicht darauf. Versionskontrolle III Hinweis: Sync N Share speichert für die eingestellte Zeit alle Vorgängerversionen auf dem Server. Diese belegen dort den Speicherplatz entsprechend ihrer Dateigröße. Dadurch wird Ihr Speicherplatz nicht nur durch die aktuellste Version bestimmt, sondern kann ein vielfaches dessen belegen. Wählen Sie die Vorhaltezeit je nach Verwendungszweck der Bibliothek. 16
VI. Schnelleinstieg Administration 1. Anmelden Die Systemadministration wird ausschließlich über die Webseite durchgeführt. Wenn Sie die entsprechenden Rechte haben, können Sie am oberen Bildschirmrand der Weboberfläche die Schaltfläche Systemadministration wählen. Das Systemadministrationsmenü bietet Seiten zur Verwaltung der Bibliotheken, Benutzer, Gruppen und Links und erlaubt globale Benachrichtigungen zu erstellen. Anmelden 2. Neues Benutzerkonto anlegen Um Daten per Bibliotheksfreigabe oder Privater Freigabe zu teilen müssen Benutzer registriert sein. Dies führen Sie selbst in zwei Schritten durch: Durch Klick auf Neuen Benutzer hinzufügen öffnet sich eine Eingabemaske. Benutzer hinzufügen Geben Sie die E-Mailadresse des anzulegenden Benutzers an und vergeben Sie ein initiales Passwort. Das System generiert darauf eine automatische Einladungsmail. Das neue Konto kann sofort verwendet werden. Der Benutzer sollte das Passwort nach dem ersten Anmelden abändern. 17
3. Benutzerverwaltung Im Tab Benutzer sehen sie eine Liste der registrierten Sync N Share-Benutzer auf Ihrem Server. Es bieten sich Ihnen verschiedene Aktionen: Benutzerverwaltung 4. Benutzer löschen oder inaktiv setzten Um Konten zu löschen wählen Sie die Aktion Löschen. Wenn sie auf Aktiv klicken öffnet sich ein Auswahlfeld mit den Möglichkeit Aktiv und Inaktiv. Ein inaktiver Benutzer kann sich nicht auf sein Konto einloggen, bis sein Status wieder auf Aktiv gestellt wird. 5. Benutzerpasswort zurücksetzen Hat ein Benutzer sein Anmeldepasswort vergessen, können Sie es zurücksetzen. Klicken Sie dazu auf Passwort zurücksetzen. Das System verschickt drauf ein E-Mail mit Benutzername und neuem Passwort an die E-Mailadresse. 6. Administrationsrechte verleihen Die ihn diesem Kapitel beschrieben Rechte können von beliebig vielen, von Ihnen festgelegten Benutzern ausgeübt werden. Klicken Sie um einen Benutzer diese Rechte zuzuweisen hinter dem Benutzername auf Administration. Um dies rückgängig zu machen auf Adminrechte entziehen. 7. Speicherplatz für den Benutzer limitieren Der Administrator kann Benutzern Speicherplatz (Quota) ab 1 MB zuweisen. Dazu öffnet er das Benutzerkonto durch Klick auf den Benutzernamen. Dort findet sich Quota setzen. In das Eingabefeld können Sie nun die gewünschte Quota eingeben. 18
VI. Häufige Fragen Was sind Bibliotheken? Bibliotheken sind die Basis von Sync N Share. Es handelt sich dabei um Dateiverzeichnisse, auf die Sie mit verschiedenen Geräten zugreifen können. Einer der ersten Schritte in Sync N Share ist somit das Erstellen und Synchronisieren einer Bibliothek. Sind die Dateien auch über das Web aufrufbar? Ja, Sie erreichen Ihre Dateien über Ihren Webbrowser (die URL finden Sie in Ihrer Einladungmail). Warum können Sie Bibliotheken verschlüsseln? Besonders sensible Dokumente sollten Sie in verschlüsselten Bibliotheken ablegen. Sie sind dann doppelt geschützt, denn Sie benötigen für den Zugriff Ihre Accountdaten mit Passwort und zusätzlich das Bibliothekenpasswort. Auch Techniker im Rechenzentrum haben so keinen Zugriff auf Ihre Daten. Verschlüsselte Bibliotheken können mit anderen registrierten Benutzern geteilt werden indem Sie die Bibliothek diesen freigeben und Ihnen gesondert das Bibliothekenpasswort mitteilen. Schneller Zugriff auf Dateien die Sie häufig verwenden? Machen Sie die Datei zu einem Favoriten. Klicken Sie in der Weboberfläche auf den Dateinamen und anschließend auf den Button Favorisieren. Es wird dann in Start/Bibliotheken/Favoriten ein Link angelegt. Können Veränderungen in der Bibliothek nachvollzogen werden? Sehen Sie sich den Änderungsverlauf an. Diesen finden Sie auf der Weboberfläche unter Bibliothek/Verlauf. Welche Art von Dateien können auf dem Sync N Share Server gepeichert werden? Alle Arten von Dateien (jeder Dateityp). 19
VII. Trouble Shooting 1. Verbindungsprobleme zur Weboberfläche oder zwischen Client und Server: Zur reibungslosen Kommunikation mit dem Sync N Share Server müssen die folgenden Ports an Ihrer Firewall freigegeben sein: Port 80, 443, 8082, 10001, 12001 Mögliche Fehlerbilder sind : Sie können die Weboberfläche nicht aufrufen Der Client erkennt die Bibliothek und /oder legt sie an, bleibt aber bei der Meldung Verbinde mit dem Server hängen. VIII. Hilfe und Support Wir garantieren Ihnen die Erreichbarkeit des First- und Second-Level-Supports per Telephon und E-Mail in der SpaceNet-Supportzeit. Diese Zeiten sind Montag bis Freitag von 08.00 Uhr bis 18.30 Uhr, mit Ausnahme von gesetzlichen Feiertagen in Bayern. Sie können unseren Support während der SpaceNet-Supportzeiten wie folgt erreichen: Telephon: +49 89 32356 222 Telefax: +49 89 32356 299 E-Mail: support@space.net 20