Änderungsbeschreibung HWS32 Version 2010 vom April 2010 Inhaltsverzeichnis ONLINE HILFE... 2 ERWEITERUNG BEI DEN ZUGANGSKENNUNGEN... 3 EINLESEN VON ANGEBOTSPREISEN IN BLANKETT - BIETERÜBERSICHT... 4 ADRESSETIKETTEN NUR AN MARKIERTE ADRESSE DRUCKEN... 5 EINE NOTIZ/WIEDERVORLAGE IN MEHRERE ADRESSEN GLEICHZEITIG EINBAUEN... 5 IMPORTIEREN VON V-CARDS IN DIE ADRESSVERWALTUNG... 7 EINZELBRIEF MIT WORD 2007... 11 TELEFONIEREN AUS DER ADRESSVERWALTUNG HERAUS... 16 E-MAIL MIT HWS... 21 MAILEN AUS DER ADRESSVERWALTUNG NHERAUS... 23 MAILEN AUS DER KONTAKTLISTE HERAUS... 24 MAILEN VON ANGEBOTE RECHNUNGEN USW.... 24 KLEINERE ERWEITERUNGEN IM ANGEBOTS/RECHNUNGSPROGRAMM AUF TITELEBENE... 27 ARTIKELNUMMERN BEIM AUSDRUCK VON ANGEBOT/RECHNUNG USW. FÜR JEDE POSITION AUSDRUCKEN... 28 IMPORTIEREN VON CSV-DATEIEN IN ANGEBOTS/RECHNUNGS- USW. TITEL... 30 SUPERLEISTUNGEN - SUCHBAUM... 32 ARTIKELVERWALTUNG ARTIKELPREISE ÄNDERN... 34 GERÄTEVERWALTUNG... 36 PROJEKTABLAUFPLANUNG... 41 NACHKALKULATION ZEITERFASSUNG... 50 NACHKALKULATION AUSWERTUNGEN/BAUSTELLE... 51 1
Online Hilfe HWS 2010 Änderungsbeschreibung vom April 2010 Auf der linken Seite im Hauptmenü ist eine Taste Online- Hilfe Bei Drücken dieser Taste mit der Maus wird eine Online- Hilfe im Internet aufgerufen. Voraussetzung ist, dass eine Internetverbindung zur Verfügung steht. Dort werden wir in Zukunft die Lösungen für häufig gestellte Fragen zum HWS- Programm veröffentlichen. Wenn Sie also irgendein Problem haben schauen Sie zukünftig bitte erst mal nach, ob für Ihr Problem dort bereits eine Lösung vorliegt. 2
Erweiterung bei den Zugangskennungen Die neue Einstellmöglichkeit (ganz unten die Letzte) brauchen Sie wenn zwar Zugang zu Angeboten und Rechnungen usw. gewährt werden soll, aber nicht zur Kalkulationsebene der einzelnen Positionen. Natürlich ist damit auch der Zugang zum Angebotsdruck als Liste gesperrt. Da könnte man ja die Kalkulationsdaten ausdrucken. 3
Einlesen von Angebotspreisen in Blankett - Bieterübersicht Wenn Sie mit dem Programmteil Blankette eine Ausschreibung erstellt haben, können Sie ja über die D83 GAEB 90 Schnittstelle Angebotspreise von potentiellen Auftragnehmern anfordern. Diese können ihre Angebotspreise in Form einer D84 GAEB 90 Datei übermitteln. Das hat den Vorteil, dass Sie die Preise nicht manuell erfassen müssen. Wichtig: Nach Erstellung der D83 Ausschreibungsdatei dürfen Sie am Inhalt des Blanketts nichts aber auch gar nichts mehr ändern. Das Zufügen oder Entfernen einzelner Positionen würde auf jeden Fall die Konsistenz zwischen Ausschreibung und Angebotsabgabe zerstören. Positionspreise würden falsch zugeordnet werden. Für den Import einer D84 HWS markieren Sie in der Bieterliste den Bieter zu dem die Angebotspreise zugeordnet werden sollen. 4
Adressetiketten nur an markierte Adresse drucken Dass man aus einer Adressliste heraus Adressetiketten an alle in der Adressliste dargestellten Adressen drucken kann dürfte bekannt sein. Neu hinzugekommen ist die Möglichkeit die Etiketten nicht für alle Adressen der Liste sondern nur für eine einzelne markierte Adresse zu drucken. Sind mehrere Adressen markiert wird die oberste markierte gedruckt. Eine Notiz/Wiedervorlage in mehrere Adressen gleichzeitig einbauen Diesen Programmteil brauchen Sie, wenn Sie z.b. über Word 2007 einen Serienbrief oder ein Serienmail verschickt haben. Am Besten benutzen Sie den Programmteil gleich nachdem das Seriendokument verschickt wurde. Die dafür ausgewählten Adressen befinden sich dann noch in der Listendarstellung der Adressverwaltung. 5
6
Wenn Sie Speichern drücken wird die Notiz mit Wiedervorlagetermin in alle Adressen die in der Liste stehen eingetragen. Importieren von V-Cards in die Adressverwaltung V-Cards sind elektronische Visitenkarten. Die gibt s es zum Beispiel bei Telefonauskunftsseiten im Internet (www.telefonauskunft.de). In der Regel wird angeboten den gefundenen Eintrag als V-Card herunterzuladen. In obigem Beispiel mit Pfeil markiert. 7
8
Jetzt können Sie in der Adressverwaltung von HWS diese Adresse importieren. 9
In der Regel muss man das noch ein wenig nachbessern. Bei jedem Anbieter sieht das etwas anders aus. Bei Manchen funktioniert es perfekt. Bei Anderen kommt es schon mal vor, dass die Umlaute falsch dargestellt werden. Gegebenenfalls also noch etwas nachbessern und speichern nicht vergessen. 10
Einzelbrief mit Word 2007 HWS kann aus einer angezeigten Adresse heraus einen Einzelbrief mit Word 2007 erstellen, die Adresse formatrichtig einbauen und diesen Brief unter der Adresse als Dokument hinterlegen. Zunächst müssen Sie dazu eine brauchbare Formatvorlage erstellen. Wir liefern mit dem Update eine Formatvorlage mit die Sie auf Ihre Gegebenheiten anpassen müssen. 11
So wie oben abgebildet liefern wir das mit. Sie müssen jetzt die Felder entsprechend verschieben und anordnen damit das beim Ausdruck auf Ihr Druckformular passt. Die eingebauten Schlüsselwörter sind Platzhalter in die das Programm bei Verwendung für einen Einzelbrief die tatsächlichen Inhalte einbauen kann. Nach der Änderung machen Sie Speichern (siehe Pfeil) oder, wenn Sie wollen auch Speichern unter um eine weitere Formatvorlage zu erstellen. Sie können beliebig viele Formatvorlagen erstellen. Wichtig ist, dass Sie den Zielpfad beim Speichern nicht verändern. Nur wenn die Vorlage im von HWS verwendeten Unterpfad Daten abgelegt wird, hat HWS Zugriff darauf. Jetzt kann es losgehen. Bringen Sie die Zieladresse in der HWS- Adressverwaltung zur Anzeige. 12
13
Jetzt bauen Sie Ihren Brieftext ein und Drucken den Brief. Nicht vergessen ganz zum Schluss den Brief zu speichern. Nur dann kann HWS den Brief in seiner ultimativen Variante bei der Adresse als Dokument einbauen. 14
Der Brief erscheint in der Liste der dieser Adresse zugeordneten Dokumente. Eine Vorschau des Inhalts wird angezeigt. Die Briefdatei kann jederzeit wieder aufgerufen und nachgebessert werden (Speichern nicht vergessen wenn geändert wurde). 15
Telefonieren aus der Adressverwaltung heraus HWS benutzt die von Microsoft für jedes Betriebssystem mitgelieferte Windows Wählhilfe um direkt aus der Adressverwaltung heraus eine Telefonverbindung aufzubauen. Damit das funktioniert muss die Windows Wählhilfe richtig eingestellt sein. Sollte das auf Ihrem Rechner noch nicht eingestellt sein, wird das Betriebssystem spätestens bei der ersten Benutzung die Eingabemasken für die Einstellung automatisch aufrufen. 16
17
Notfalls können Sie in HWS auch noch eine Einstellung machen. Um eine Telefonverbindung aus der HWS- Adressmaske heraus zu initiieren drücken Sie den Knopf links neben dem Eingabefeld für die Telefonnummer. 18
Es ist vollkommen egal ob die Rufnummer technisch richtig eingetragen ist z.b. 0719166158 oder ob Füllzeichen enthalten sind z.b. 07191 66158. Unbrauchbare Zeichen werden ausgefiltert. So muss das aussehen wenn die Wählhilfe von HWS den Auftrag erhalten hat eine Telefonverbindung aufzubauen. Es gibt zusätzlich noch die Möglichkeit aus der Liste der Kontakte heraus eine Telefonverbindung aufzubauen. Hier kann es ja mindestens zwei verwertbare Telefonnummern geben (Handynummer ist die Zweite). 19
Markieren Sie zunächst den Kontakt den Sie anrufen wollen indem Sie die entsprechende Zeile mit der Maus aktivieren. Dann drücken Sie Wählen. HWS erkennt automatisch alle als Telefonnummer verwertbaren Einträge und legt diese als Liste vor. Mit der Maus die gewünschte Rufnummer antippen und es geht los. 20
E-Mail mit HWS Wir haben jetzt das HWS- Programm zur Benutzung mit externen Mailprogrammen geöffnet. Zunächst müssen Sie in HWS einstellen welches Mailprogramm Sie zukünftig verwenden wollen. 21
22
Sie können weiterhin das interne Mailprogramm von HWS verwenden oder das mit dem Betriebssystem mitgelieferte Standardmailprogramm oder Outlook 2007 (Ob ältere Version wie z.b. Outlook 2003 einwandfrei funktionieren konnte nicht getestet werden.). Entsprechend der Einstellung die Sie hier machen funktionieren die entsprechenden Programmpunkte in HWS. Das interne Mailprogramm kann weiterhin manuell benutzt werden. Mailen aus der Adressverwaltung heraus Benutzen Sie diese Bedienung um das jeweils eingestellte Mailprogramm zu starten und manuell ein Mail zu schreiben und zu versenden. 23
Mailen aus der Kontaktliste heraus Markieren Sie mit der Maus den Kontakt der ein Mail bekommen soll und betätigen Sie den Knopf mit der entsprechenden Beschriftung. Mailen von Angebote Rechnungen usw.. Hier muss zunächst bestimmt werden welche Mailadresse verwendet werden soll. Es gibt ja in der Hauptadresse einen entsprechenden Eintrag und es könnte in jedem zugeordneten Kontakt eine verwendbare Mailadresse drinstehen. 24
25
So könnte das dann in Outlook aussehen. Andere Einstellungen in Outlook sehen dann optisch anders aus. Die angehängte PDF- Datei (das Angebot in diesem Fall) könnte auch oben im Eingabefeld Angehängte Dateien angezeigt werden. Jetzt den Knopf Senden betätigen und dann war es das. ordnungsgemäß in HWS archiviert. Das Angebot wird 26
Kleinere Erweiterungen im Angebots/Rechnungsprogramm auf Titelebene Wenn die Angebotspositionen mit einer GAEB- Ausschreibungsdatei erstellt wurden, können Sie normalerweise keine Änderungen vornehmen. Mit obiger Bedienung wird diese Einschränkung für diesen Titel abgeschaltet. Der Vorgang kann nicht rückgängig gemacht werden. Mit folgender Bedienung stellen Sie ein, ob eine Warnung erfolgen soll wenn Leistungen hereingeholt werden bei denen einzelne Artikel nicht gefunden werden. Die Einstellung merkt sich HWS für den jeweiligen Arbeitsplatz. 27
Artikelnummern beim Ausdruck von Angebot/Rechnung usw. für jede Position ausdrucken Es gibt Gewerke bei denen es üblich ist vor jeder Angebotsposition die zugehörige Artikelnummer mit auszudrucken. Im Sanitär- und Heizungsbereich z.b. ist das nicht unüblich. Um das zu ermöglichen wurden im Bereich Programmeinstellungen zwei Einstellungen eingebaut. Getrennt für Bestellung und Blankett sowie für Angebote, Rechnungen usw. wird diese Einstellung vorgenommen. 28
Wenn die Einstellung markiert wird, dann sieht der Angebotsdruck z.b. so aus: 29
Importieren von CSV- Dateien in Angebots/Rechnungs- usw. Titel CSV- Dateien entstehen z.b. durch den Export von EXCEL- Arbeitsblättern. Auf Titelebene von Angeboten usw. finden Sie den Programmpunkt zum Importieren. 30
HWS liest zunächst die Kopfzeile der Datei. In der Kopfzeile stehen üblicherweise die Feldnamen. Sie ziehen jetzt mit Drag & Drop die Feldbezeichnungen der Quelldatei nach rechts in die entsprechende Zeile der jeweils passenden HWS- Feldbezeichnung. Wenn alles passt, dann drücken Sie Start und der Inhalt der Datei wird eingelesen und in ordentliche Positionen im Angebot (oder Rechnung usw..) umgewandelt. Falls Sie die Zuordnung öfter benötigen können Sie diese unter einer passenden Bezeichnung abspeichern und zukünftig jederzeit wieder verwenden. 31
Superleistungen - Suchbaum Auf allgemeinen Wunsch wurde auch hier jetzt die Zugriffsmöglichkeit auf einen Suchbaum eingebaut. Da wir keine Superleistungen mitliefern können wir auch keinen konkreten Vorschlag für einen diesbezüglichen Suchbaum mit liefern. Damit da überhaupt etwas erscheint und für Sie als Vorlage werden einige Beispieleinträge mitgeliefert. Um den Suchbaum und die Vollanzeige dauerhaft anzuzeigen müssen Sie den Haken in folgender Einstellung entfernen. 32
Den Suchbaum müssen Sie selbst erstellen. Die Bedienung ist exakt so wie in Artikel- und Leistungsstamm. Die entsprechenden Menüpunkte sind hier 33
Artikelverwaltung Artikelpreise ändern In der Listendarstellung der Artikelverwaltung ist eine neue Funktion dazugekommen. Es geht darum die Preise für einige ausgewählte Artikel relativ komfortabel manuell zu ändern. Immer dann wenn es nicht möglich ist die neuen Preise prozentual zu ermitteln. Bringen Sie die Artikel die geändert werden sollen zur Darstellung in der Liste und markieren Sie alle Artikel die geändert werden sollen. Dann bedienen Sie Extras Dienstprogramme Sonderfunktionen Markierte Artikel in eine Liste. 34
In dieser Liste können Sie in den rechten zwei Spalten den neuen Listenpreis sowie Ihren Einkaufsrabatt eingeben. Geben Sie keinen Einkaufsrabatt ein wird der Einkaufspreis belassen wie er ist. Sie können jetzt noch festlegen welches Preisänderungsdatum eingetragen werden soll Um alle Änderungen in den Artikelstamm zu übernehmen drücken Sie Übernehmen 35
Geräteverwaltung Neu eingebaut wurde eine Geräteverwaltung. Sie finden den Programmteil vom Hauptmenü aus unter Artikel/Leistungen/Standardtextblöcke Dies ist die Hauptmaske für die Geräteverwaltung Die Benutzung der Bedienelemente dürfte klar sein. Entspricht im Wesentlichen der Artikelverwaltung. Wichtig ist, die Vergabe einer eindeutigen Bezeichnung im Feld Gerätenummer. Eine Nummernvorgabe gibt es nicht dafür. Die Feldinhalte von Kurztext und Langtext sind für eine zukünftige Verwendung im Programm gedacht wenn Geräte gleichberechtigt mit Artikeln und Löhnen in Kalkulationen verwendet werden können. 36
Auf der zweiten Karteikarte Projekttermine sehen Sie die Belegung des Gerätes mit Projektterminen. Alle Projekte bei denen das Gerät eingeplant ist, werden in der Liste angezeigt. In diesem Beispiel sind es zwei Projekte. Der Kalender unten zeigt alle Tage fett an denen das Gerät belegt ist. Wie diese Belegungen zustande kommen erfahren Sie später in dieser Programmbeschreibung. 37
Die Karteikarte Dokumente zeigt die mit dem Gerät verbundenen Dokumente. Das können TÜV-Berichte oder Bedienungsanleitungen sein. Eingefügt werden die Dokumente in die Liste mit Drag & Drop. Auf der vierten Karteikarte können Sie Notizen und Termine für dieses Gerät verwalten. Sie kennen das schon aus der Adressverwaltung und aus dem Angebots/Auftragsprogramm. Wahlweise können die Notizen auf Wiedervorlagetermin gesetzt werden. 38
Wie zu jeder Stammdatenverwaltung gibt es auch hier eine Listendarstellung zum Suchen und Finden von Eintragungen und zum Drucken von Listen. Der Kalender im unteren Teil der Bedienmaske zeigt die Tage an denen das Gerät für einen Einsatz verplant ist, fett. 39
Sie können neben den üblichen Suchverfahren über Gerätenummer, Suchbegriff usw. zusätzlich gezielt nach Geräten mit fälligen TÜV- und Wartungsterminen suchen. 40
Projektablaufplanung Den neuen Programmpunkt Projektablaufplanung finden Sie unter Projekt in einem geöffneten Projekt. Mit den zwei Kalendern links stellen Sie den Zeitbereich ein der in der Tabelle angezeigt werden soll. Das ist jederzeit änderbar. Es geht hier nur darum die Tabelle auf den relevanten Zeitbereich einzustellen. Der Sinn dieses Programmteils ist es in der Planungsphase den Ablauf auf der Baustelle in Arbeitsgängen darzustellen. Derzeit werden drei Typen von Arbeitsgängen unterschieden. Fremdleistungen, Eigene Leistungen und Geräte. 41
Zunächst bauen wir mal eine Fremdleistung ein Jetzt legen wir den geplanten Zeitbereich für diesen Arbeitsgang fest. Im Beispiel von 2.5.2010. bis 12.5.2010. Da es sich um eine Fremdleistung handelt markieren wir den Arbeitsgang als Fremd. 42
So sieht das dann aus. Fremdleistungen werden als gelber Balken angezeigt. Jetzt wollen wir ein Gerät einbauen. 43
Zuweisung des Zeitbereichs wie schon vorher bei der Fremdleistung besprochen. Die Zeile wird automatisch als Gerätezeile identifiziert und blau dargestellt. Jetzt bauen wir einen Arbeitsgang für eine eigene Leistung ein. Zunächst mal manuell. Text für den Arbeitsgang eingeben, dann Zeitbereich über die Kalender angeben und die Zeile als Eigenleistung definieren. Wenn Sie wollen können Sie in die einzelnen Zellen die jeweils den täglichen Personalbedarf für den Arbeitsgang eintragen. Zelle mit der Maus markieren und Anzahl für das Personal eintippen. Es können auch halbe Manntage eingegeben werden. 44
Wenn dem Projekt ein Auftrag zugeordnet ist kann HWS den geplanten Zeitbedarf auch aus der Vorkalkulation berechnen. Das wollen wir jetzt mal machen. Text für den Arbeitsgang eingeben und Starttermin festlegen. Dann auf Zeitbedarf kalkulieren drücken. Es wird ein Diagramm vorgelegt das Ihre Kapazitäten in Manntagen anzeigt. Dazu werden die Personaldaten aus dem Personalstamm verwendet. Gelb angezeigt werden die Kapazitäten die für andere Bauvorhaben vergeben sind.. Weiterhin werden Ihnen die Positionen aus den zugehörigen Aufträgen vorgelegt. Wir möchten jetzt die Position 01.003 aus dem Auftrag 04-114 in die Planung einbauen.. Diese Position wird markiert. 45
Für die Position sind 54,4 Stunden kalkuliert. Das ergibt bei 8 Stunden pro Manntag 6,8 Manntage für die Ausführung. Wir legen fest, dass 2 Personen diese Arbeit ausführen sollen. Das Programm errechnet, dass das ungefähr 3 Arbeitstage ergibt und die Arbeit am 21.5.2010 fertig sein wird. Das übernehmen wir jetzt so. Das Programm zeigt den für diesen Arbeitsgang belegten Zeitbereich an und trägt den Personalbedarf (hier 2 Mann an allen drei Tagen) an. Das war es jetzt schon im Wesentlichen. Alle Ablaufplanungen werden in einer Datenbank hinterlegt. Sie können jetzt für einen beliebigen Zeitbereich abfragen was gemäß Planung zu tun ist. 46
Hier zum Beispiel die Anzeige für den kompletten Monat Mai 2010. Über die zwei Kalender unten links den Zeitbereich der gewünschten Anzeige festlegen. Das geht natürlich auch wochenweise oder tageweise. 47
Da wir in unser Beispielprojekt ein Gerät eingebaut haben, ist es sinnvoll dass auch die Geräteverwaltung auf die Daten zugreifen kann. Das im Beispiel eingebaute Gerät in der Geräteliste markieren. In den Kalendern unten werden die belegten Termine fett angezeigt. 48
In der Karteikarte Projekttermine wird eine Liste angezeigt für welche Projekte und welchen Zeitbereich das Gerät belegt ist. 49
Nachkalkulation Zeiterfassung Beim letzten Update wurde hier eine Daueranzeige der bereits aufgelaufenen Erfassungen eingebaut. Um diese Anzeige ständig auf dem Laufenden zu halten muss nach jeder Eingabe die Datenbank durchsucht werden um eine aktuelle Anzeige zu präsentieren. Anwender mit langsamem Netzwerkzugriff haben das Problem, dass die Erfassung wegen der erforderlichen Rechenzeit nicht flüssig erfolgen kann. Aus diesem Grunde haben wir das jetzt abschaltbar gemacht. Jeweils durch antippen der entsprechenden Menüpunkte mit der Maus wird der Haken entfernt. Die Berechnungen finden dann nicht statt und alles läuft wie früher. 50
Nachkalkulation Auswertungen/Baustelle Hier ist eine Materialauswertung dazugekommen. Die Menge gleicher Materialien einer Position werden zusammengefasst. 51