Integration einer Sortieranlage in die Abläufe einer öffentlichen Bibliothek

Integration einer Sortieranlage in die Abläufe einer öffentlichen Bibliothek Bücherhallen Hamburg Angela Rustemeier 2010 www.buecherhallen.de 1

Die Bücherhallen Hamburg 33 Stadtteilbibliotheken 1 Kinderbibliothek 1 Zentralbibliothek 2 Bücherbusse 50 nebenamtliche Einrichtungen 14 Bibliotheken im Strafvollzug Pilotprojekt RFID 2007 2009. Investition 4,7 Mio.

Selbstverbuchung in der Zentralbibliothek Kundenselbstausleihe Kundenselbstrückgabe Sortieranlage Kassenautomat OPAC mit Druckfunktionen www.buecherhallen.de 3

Selbstverbuchung in der Zentralbibliothek Kundenselbstausleihe Kundenselbstrückgabe Sortieranlage Kassenautomat OPAC mit Druckfunktionen www.buecherhallen.de 4

Ziele in der Zentralbibliothek Selbstrückgabe Entlastung der Theke Freisetzung von Arbeitszeit für den Service Möglichkeit der Öffnungszeitenerweiterung Einführung von höher qualifizierten Tätigkeiten Sortieranlage geringe manuelle Nachsortierung durch viele Ablagestellen schneller Rücklauf zum Regal schonende Buchablage Hebearbeiten für Mitarbeiter vermeiden www.buecherhallen.de 5

Sortieranlage in der Zentralbibliothek www.buecherhallen.de 6

Eckdaten der Sortieranlage 58 Sortierwagen (Bücher) 35 Sortierkisten (AV-Medien) Länge der Maschine: 28,2 m Gewicht des Sorters 6,5 t 500 Sensoren Stundenleistung 4.000 Medien pro Stunde www.buecherhallen.de 7

Sortieranlage Zentralbibliothek www.buecherhallen.de 8

Sortieranlage Zentralbibliothek: 58 ErgoCarts für Bücher

Mitarbeiter-Arbeitsplatz an der Sortieranlage

Das Prinzip des ErgoCart-Sortierwagens: Kein manueller Eingriff erforderlich

Die 58 Standorte der ErgoCarts an den Regalen sind genau vorgegeben www.buecherhallen.de 14

Soeben zurück direkt am Regal www.buecherhallen.de 15

Idee des Outsourcing Notwendigkeit keiner Einsetzung von Bibliothekspersonal im technischen Bereich Überschneidung mit den Bibliothekstätigkeiten gering Keine Mehrbelastung der Bibliotheksmitarbeiter durch technische Schulungen Optimaler Umgang mit der Technik Effizienz im Sortiervorgang www.buecherhallen.de 16

Idee des Outsourcing Outsourcing auf den gesamten Bereich Sortierung in der Zentralbibliothek bis zum Transport zum Regal Wartung und Pflege der Anlage Notfallreaktion an der Sortieranlage im Auftrag enthalten Hardware-Reparaturen können vom Personal vor Ort erledigt werden Direkter Zugriff der Hotline auf die Sortieranlage löst Softwareprobleme Rücksortierung ins Regal wurde angeboten, aber nicht vereinbart www.buecherhallen.de 17

Auftragnehmer Lyngsø Allé 3 DK-9600 Aar Denmark

Umfang Sortierung in der Zentralbibliothek Kundenrückgabe Montags bis Freitag 11.00 19.00 Uhr/Samstags 9:30-16:00 Uhr: 8.000 Kundenrückgaben in der Zentralbibliothek 6.000 8.000 Medien von den Stadtteilen für die Zentralbibliothek Bücher werden auf ErgoCarts abgelegt AV Medien in Sortierboxen Sortierung von Vormerkungen für die Zentralbibliothek Sortierung von Leihverkehr www.buecherhallen.de 19

Umfang Sortierung in der Zentralbibliothek Interner Leihverkehr Montags bis Freitag bis 6.00 10.30 Uhr 8.000 9.000 Medien Sortierung des gesamten Leihverkehrs der Bücherhallen Hamburg Eine Sortierstelle für jede Stadtteilbibliothek Ablage von AV und Büchern in Transportboxen Vormerkungen werden der Zielbibliothek zugeordnet Sortierung der vollen Kisten auf die Paletten der entsprechenden Touren www.buecherhallen.de 20

Der Weg eines Mediums Datenbank Die Sortieranlage erhält die Abwurfstellen aus der Datenbank In der Nacht wird jedem Medium eine Abwurfstelle nach folgenden Kriterien zugewiesen: Kundenrückgabe: Abwurfstelle nach Signatur und Unterstandorten Interner Leihverkehr Abwurfstelle nach dem aktuellen Medienstatus: Status unterwegs nach Zielbibliothek www.buecherhallen.de 21

Der Weg eines Mediums (Kundenrückgabe) Rückgabe des Mediums durch den Kunden (Betreuung durch die Bibliothek) Medium wird von der Sortieranlage an der entsprechenden Sortierstelle abgeworfen Voller ErgoCart und Kisten werden von den Mitarbeitern der Sortieranlage ausgetauscht. Medien werden direkt vom ErgoCart in das Regal eingestellt (Mitarbeiter der Bibliothek) ErgoCart werden an das entsprechende Regal gefahren. www.buecherhallen.de 22

Der Weg eines Mediums (Kundenrückgabe) Rückgabe des Mediums durch den Kunden (Betreuung durch die Bibliothek) Medium wird von der Sortieranlage an der entsprechenden Sortierstelle abgeworfen Voller ErgoCart und Kisten werden von den Mitarbeitern der Sortieranlage ausgetauscht. Medien werden direkt vom ErgoCart in das Regal eingestellt (Mitarbeiter der Bibliothek) ErgoCart werden an das entsprechende Regal gefahren. www.buecherhallen.de 23

Herausforderungen Kundenrückgabe Alle Katalogaufnahmen müssen den Standards entsprechen Änderungen müssen sofort eingearbeitet werden Einstellen der Medien über den ganzen Tag verteilt Die Bibliothek hat keinen direkten Zugriff auf die Medien die sich in der Sortieranlage befinden Abläufe in der Bibliothek müssen mit dem Ablauf in der Sortieranlage abgestimmt werden. (Ein Beispiel: Bearbeitung der Vormerkungen) www.buecherhallen.de 24

Mitarbeiter/innen stellen geleerte ErgoCarts an Sammelpunkten ab. Lyngsoe Systems holt sie ab. www.buecherhallen.de 25

Der Weg eines Mediums Interner Leihverkehr Einführung der Medien, des Leihverkehrs, über die Mitarbeitereinspeisung Medium wird von der Sortieranlage an der entsprechenden Sortierstelle abgeworfen Transportboxen werden von den Mitarbeitern der Sortieranlage ausgetauscht. Volle Transportboxen werden auf Paletten nach Touren geordnet www.buecherhallen.de 26

Der Weg eines Mediums Interner Leihverkehr Einführung der Medien, des Leihverkehrs, über die Mitarbeitereinspeisung Medium wird von der Sortieranlage an der entsprechenden Sortierstelle abgeworfen Transportboxen werden von den Mitarbeitern der Sortieranlage ausgetauscht. Volle Transportboxen werden auf Paletten nach Touren geordnet www.buecherhallen.de 27

Herausforderungen Interner Leihverkehr Medien werden bei der Sortierung nicht verbucht Bücherhallen müssen die Vormerkungen rechtzeitig erledigen Medien müssen korrekt transferiert sein www.buecherhallen.de 28

Expediton für die Auslieferung der Kisten www.buecherhallen.de 29

Expediton für die Auslieferung der Kisten www.buecherhallen.de 30

Reaktionen Reaktion des Betriebsrates Auslagerung von Aufgaben an Fremdfirmen Thema Reaktion von Kunden Selbstrückgabe mit den Selbstbedienungsfunktionen steht für den Kunden positiv im Vordergrund Interessiert an der Technik www.buecherhallen.de 31

Fazit Sortieranlage hat Einfluss auf alle Bereiche einer Bibliothek Prozesse müssen detailliert festgelegt werden (z.b. wann sind welche Kisten für die Bibliothek verfügbar) Chance Arbeitsabläufe zu überprüfen und zu optimieren Notwendigkeit der genauen und regelmäßigen Absprache alle Beteiligten Gute Erfahrungen mit der Technik und dem Auftragnehmer www.buecherhallen.de 32

Vielen Dank! www.buecherhallen.de 33

RFID-INFO RFID-Ziele der Bücherhallen Hamburg Kunden - Dienstleistungen für den Kunden verbessern und erweitern Kunden HÖB - Erhalt des Systems der Bücherhallen Hamburg HÖB Mitarbeiter Mitarbeiter - Verbesserung der Arbeitsqualität der MiarbeiterInnen www.buecherhallen.de 34

Standorte ErgoCards www.buecherhallen.de 35

Sammelpunkte ErgoCards www.buecherhallen.de 38

Expedition für die Auslieferung der Kisten Täglich ca. 180 Sortierkisten auf 5 verschieden Touren Stadtteilbücherhallen sortieren nach Zentralbibliothek und Stadtteilbücherhallen Zur schonenden Ablage werden erst die Buchmedien und darauf die AV Medien und Zeitschriften sortiert www.buecherhallen.de 39