www.pwc.de Lokale Rechnungslegung aus einer Hand Eine Studie zum Stellenwert von Shared-Service-Centern (und Outsourcing) im lokalen Rechnungs- und Steuerwesen.
Eine Studie zum Stellenwert von Shared-Service-Centern (und Outsourcing) im lokalen Rechnungs- und Steuerwesen. Lokale Rechnungslegung aus einer Hand
Lokale Rechnungslegung aus einer Hand Herausgegeben von der PricewaterhouseCoopers AG Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Oktober 2013, 28 Seiten, 27 Abbildungen, Softcover Alle Rechte vorbehalten. Vervielfältigungen, Mikroverfilmung, die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Medien sind ohne Zustimmung des Herausgebers nicht gestattet. Die Inhalte dieser Publikation sind zur Information unserer Mandanten bestimmt. Sie entsprechen dem Kenntnisstand der Autoren zum Zeitpunkt der Veröffentlichung. Für die Lösung einschlägiger Probleme greifen Sie bitte auf die in der Publikation angegebenen Quellen zurück oder wenden sich an die genannten Ansprechpartner. Meinungsbeiträge geben die Auffassung der einzelnen Autoren wieder. In den Grafiken kann es zu Rundungsdifferenzen kommen. Oktober 2013 PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft. Alle Rechte vorbehalten. PwC bezeichnet in diesem Dokument die PricewaterhouseCoopers Aktiengesellschaft Wirtschaftsprüfungsgesellschaft, die eine Mitgliedsgesellschaft der PricewaterhouseCoopers International Limited (PwCIL) ist. Jede der Mitgliedsgesellschaften der PwCIL ist eine rechtlich selbstständige Gesellschaft.
Vorwort Vorwort Die Einführung von Shared-Service-Centern (SSCs) spielt für die Finanzfunktion im Rahmen der Reorganisation von Unternehmen eine immer bedeutendere Rolle. Die Gründe sind vielfach auf Kostensenkungsmaßnahmen der Unternehmen bei gleichzeitigen Bestrebungen, die Prozessqualität zu steigern, zurückzuführen. Bisher konzentrierte sich die Verantwortlichkeit von SSCs bei der Abschlusserstellung vor allem auf die Zentralisierung von standardisierten Leistungen für den Konzernabschluss. Ein Blick in die internationale Rechnungslegungswelt zeigt, dass es in vielen Ländern nach wie vor ganz unterschiedliche Vorschriften zur Erstellung der lokalen Jahresabschlüsse in Deutschland z. B. das Handelsgesetzbuch (HGB) gibt. Doch in einer Welt der zunehmenden Standardisierung und Zentralisierung der Finanzorganisationen von Unternehmen scheint sich ein Umdenken abzuzeichnen. Trotz unterschiedlicher Local-GAAP-Vorschriften gibt es viele Prozesse, die schon jetzt gleichartig sind oder sich standardisieren lassen. An dieser Stelle setzen die Überlegungen an, lokale Einzelabschlüsse zentral und in einer weitgehend standardisierten Weise gebündelt für Unternehmen zu erstellen. Die Praxis zeigt bereits einige Bewegungen in diese Richtung. Mit der vorliegenden Studie haben wir Stand und Ausblick für die Zentralisierung der Erstellung von lokalen Einzelabschlüssen erhoben. Unser herzlicher Dank gilt den teilnehmenden Unternehmen, deren wertvolle Unterstützung diese Broschüre erst ermöglicht hat. Wir hoffen, dass Sie aus der Studie viele Anregungen für Ihre eigene Arbeit erhalten, und wünschen Ihnen eine aufschlussreiche Lektüre. Frankfurt am Main, 31. Oktober 2013 WP StB CPA Armin Slotta Leiter Capital Markets & Accounting Advisory Services WP StB CPA Dr. Rüdiger Loitz Capital Markets & Accounting Advisory Services Lokale Rechnungslegung aus einer Hand 5
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis Abbildungsverzeichnis...7 A B C D E F G Teilnehmer, Themen und Methodik...9 Zusammenfassung...11 Die Umgebung der Shared-Service-Center im Unternehmen...12 Lokale Abschlüsse und Shared-Service-Center...15 Schnittstellen zur lokalen Steuerermittlung...19 Anwendung und Optimierung im Erstellungsprozess von lokalen Abschlüssen...22 Schlusswort...25 Ihre Ansprechpartner...26 6 Lokale Rechnungslegung aus einer Hand
Abbildungsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Abb. 1 Abb. 2 Abb. 3 Abb. 4 Abb. 5 Abb. 6 Abb. 7 Abb. 8 Abb. 9 Abb. 10 Abb. 11 Abb. 12 Abb. 13 Abb. 14 Studienteilnehmer nach Kapitalmarktorientierung...9 Rechnungslegung im Konzernabschluss...10 Anzahl der vollkonsolidierten Gesellschaften im Konzern...10 Anzahl der Länder, in denen die Unternehmen tätig sind...10 Anzahl der SSCs im Unternehmen...12 Anzahl der SSCs im Ausland...12 In SSCs ausgelagerte Funktionenen im Bereich der Buchhaltung und Abschlusserstellung...13 Nutzung eines einheitlichen Kontenrahmens für den Konzernabschluss auf internationaler Ebene... 14 Nutzung eines einheitlichen Kontenrahmens für den Einzelabschluss auf internationaler Ebene... 14 Erstellung deutscher Einzelabschlüsse in SSCs...15 Erstellung ausländischer Einzelabschlüsse in SSCs...15 Existenz eines lokalen Rechnungswesens in der Unternehmenszentrale...16 Anzahl der Mitarbeiter im lokalen Rechnungswesen in deutschen Gesellschaften...16 Anzahl der Mitarbeiter im lokalen Rechnungswesen in ausländischen Gesellschaften...17 Abb. 15 Ersteller lokaler Einzelabschlüsse im Ausland... 17 Abb. 16 Abb. 17 Abb. 18 Abb. 19 Unterlagen, die externe Dienstleister zur Vorbereitung der lokalen Einzelabschlüsse erhalten...18 Planungen zur Ausgliederung der lokalen Einzelabschlüsse...18 Ersteller von Steuererklärungen...19 Tätigung von Ausschreibungen für die Erstellung lokaler Steuererklärungen...20 Lokale Rechnungslegung aus einer Hand 7
Abbildungsverzeichnis Abb. 20 Abb. 21 Abb. 22 Abb. 23 Abb. 24 Abb. 25 Abb. 26 Abb. 27 Weltweite Nutzung eines externen Dienstleisters für die Erstellung der Steuererklärung...20 Unterlagen zur Übergabe an externe Dienstleister...21 Prozessgestaltung zur Erstellung der lokalen Steuererklärung...21 Einschätzung, ob Ausgliederung und Erstellung lokaler Einzelabschlüsse unter beratender Einbeziehung des Landes-Know-hows als sinnvoll erachtet werden...22 Mögliche Schwierigkeiten im Erstellungsprozess des lokalen Einzelabschlusses durch Outsourcing...23 Einschätzung, ob gemeinsame Ausgliederung der Steuererklärung und des lokalen Einzelabschlusses als sinnvoll erachtet wird...23 Einschätzung der zukünftigen Entwicklung von SSC-Dienstleistungen...24 Möglichkeiten zur Optimierung des Schnittstellenmanagements bei der Erstellung der lokalen Einzelabschlüsse durch einen externen Dritten...24 8 Lokale Rechnungslegung aus einer Hand
Teilnehmer, Themen und Methodik A Teilnehmer, Themen und Methodik Die vorliegende Studie spiegelt die Meinung von Verantwortlichen des Finanz-, Rechnungs- und Steuerwesens von Unternehmen zur Erstellung lokaler Einzelabschlüsse wider, deren Sitz der Konzernzentrale in Deutschland liegt. Die Umfrage umfasst die vier Themenbereiche Umgebung der Shared-Service-Center (SSC), lokale Einzelabschlüsse und SSC, Schnittstellen zur lokalen Steuerermittlung sowie Anwendung und Optimierung im Falle der Zentralisierung der Abschlusserstellung. Teilgenommen haben insgesamt 84 Unternehmen mit Sitz in Deutschland, die IFRS, HGB oder US-GAAP anwenden, unabhängig davon, ob verpflichtend oder freiwillig. Mit dieser Umfrage wurden gezielt Unternehmen angesprochen, die Gesellschaften in mehreren Ländern haben. Dabei sind zwei Drittel der befragten Unternehmen in mehr als sechs Ländern tätig. Knapp die Hälfte vereint mehr als 50 vollkonsolidierte Gesellschaften im Konzernabschluss. Die Befragung erfolgte schriftlich im Zeitraum von Mai bis Juli 2013. Die Erhebung wurde anhand eines Fragebogens durchgeführt. Abb. 1 Studienteilnehmer nach Kapitalmarktorientierung MDax 6 % Dax 7 % Sonstige 29 % SDax 1 % TecDax 6 % 1 % keine Kapitalmarktorientierung 50 % Lokale Rechnungslegung aus einer Hand 9
Teilnehmer, Themen und Methodik Abb. 2 Rechnungslegung im Konzernabschluss US-GAAP 13 % Sonstige 1 % IFRS 56 % HGB 30 % Abb. 3 Anzahl der vollkonsolidierten Gesellschaften im Konzern 51 % 17 % 15 % 13 % 4 % 0 50 51 100 101 250 > 250 Abb. 4 Anzahl der Länder, in denen die Unternehmen tätig sind 48 % 17 % 18 % 18 % nur in Deutschland 2 5 6 20 > 20 10 Lokale Rechnungslegung aus einer Hand
Zusammenfassung B Zusammenfassung Fast drei Viertel der befragten Unternehmen verfügt über mindestens ein SSC in Deutschland und/oder im Ausland. Purchase-to-pay und Closing Process sind dabei die Funktionen, die am häufigsten in ein SSC ausgegliedert werden. Festgestellt wurde, dass durch die Ausgliederung von Funktionen eine höhere Standardisierung erreicht wird, was zu Kosteneinsparungen führen kann. Bisher unterliegt die Erstellung eines Konzernabschlusses einer höheren Standardisierung als die Erstellung eines lokalen Einzelabschlusses. Beispielsweise wird beim Konzernabschluss im Gegensatz zur Erstellung des lokalen Einzelabschlusses fast überwiegend ein international einheitlicher Kontenrahmen verwendet. Deutsche lokale Einzelabschlüsse werden bei 44 % der Befragten in SSCs erstellt, ausländische lokale Einzelabschlüsse hingegen nur bei 20 %. Aufgrund der geringen Anzahl an Ausgliederungen von ausländischen Einzelabschlüssen in konzerninterne SSCs kommt externen Diensteistern hier eine große Bedeutung zu. Auch die Erstellung von lokalen Steuererklärungen wird meist extern vergeben (hier sogar in 70 % der Fälle); dabei vertrauen die Unternehmen insbesondere Steuerberatungs- und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften. Über ein Zentralisierungsvorhaben zur Erstellung von lokalen Einzelabschlüssen unter beratender Einbeziehung des Landes-Know-hows sind die Befragten geteilter Meinung. Auf der einen Seite werden die Kosteneinsparungs- und Effizienzpotenziale von den Unternehmen erkannt. Auf der anderen Seite werden auch komplexe Herausforderungen erwartet, wie z. B. das Vorhalten des Know-hows der Local-GAAP-Vorschriften, der Verlust des Bezugs der zuständigen Organe zur Abschlusserstellung und steuerliche Hürden. Eine gemeinsame Ausgliederung von Einzelabschlusserstellung und Erstellung der Steuererklärung hält fast ein Drittel für sinnvoll. Der Einsatz eines konzernweiten Dienstleisters für die Erstellung der lokalen Einzelabschlüsse und der Steuererklärungen sowie die Zentralisierung aller Tätigkeiten zur Vorbereitung und Erstellung von Abschlüssen und der einheitliche Kontenrahmen werden nach Ansicht der Befragten in Zukunft an Bedeutung gewinnen. Hier gilt es, den Austausch von Informationen zwischen den Unternehmen und einem externen Dienstleister zu optimieren. Daher ist es den befragten Unternehmen besonders wichtig, dass beim Informationsaustausch Prozesse und Verantwortlichkeiten eindeutig und klar definiert werden müssen, um mögliche Kosteneinsparungspotenziale tatsächlich nutzen zu können. Lokale Rechnungslegung aus einer Hand 11
Die Umgebung der Shared-Service-Center im Unternehmen C Die Umgebung der Shared-Service-Center im Unternehmen Der Einsatz von SSCs in Deutschland ist gegenüber dem Einsatz von SSCs im Ausland sehr differenziert. Die Befragung ergab, dass insgesamt fast drei Viertel der Teilnehmer mit SSCs (Inland und/oder Ausland) arbeiten, wobei die Mehrheit von ihnen über ein bis fünf SSCs verfügt. Mehr als ein Viertel der Unternehmen hat keine SSCs (siehe Abbildung 5). Im Ausland arbeiten fast die Hälfte der Unternehmen mit SSCs zusammen (siehe Abbildung 6). Hinsichtlich der Planungsabsichten über den Einsatz von SSCs haben sich mehr Teilnehmer im Ausland als im Inland positiv geäußert. Abb. 5 Anzahl der SSCs im Unternehmen 35 % 26 % 29 % 10 % 1 % keine 1 2 5 > 5 geplant Abb. 6 Anzahl der SSCs im Ausland 52 % 25 % 13 % 7 % 2 % keine 1 2 5 > 5 geplant 12 Lokale Rechnungslegung aus einer Hand
Die Umgebung der Shared-Service-Center im Unternehmen Im Bereich der Buchhaltung und Abschlusserstellung können SSCs verschiedene Funktionen auch gleichzeitig innehaben. In unserer Umfrage haben wir erhoben, inwiefern die Funktionen Purchase-to-pay, Order-to cash und Closing Process in den SSCs ausgeführt werden. Purchase-to-pay bezeichnet die Kette von Vorgängen, die im Unternehmen von der Beschaffung bis zur Begleichung einer Rechnung abgewickelt wird, d. h. Bedarfsmeldung, Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferung und Rechnungsbegleichung. Order-to-cash bezeichnet den Prozess des Auftragsmanagements eines Unternehmens und umfasst die Abläufe von der Auftragsabwicklung bis zum Zahlungseingang. Closing Process bezeichnet die Schritte der Abschlusserstellung (insbesondere Abschlussbuchungen, wie beispielsweise Anlagenbuchhaltung und Bilanzierung der Rückstellungen). Die Auswertung hat ergeben, dass in Unternehmen Order-to-cash-Prozesse im Vergleich zu den Prozessen Purchase-to-pay und Closing Process hinsichtlich einer vollständigen Auslagerung in SSCs weniger häufig eingesetzt werden. Ein Grund hierfür könnte sein, dass zum Beispiel eine Kreditorenbuchhaltung bereits einer höheren Standardisierung unterliegt, als es bei einer Debitorenbuchhaltung der Fall ist. In Letzterer werden häufig zusätzlich Entscheidungen über Mahnläufe und/oder Wertberichtigungen vorbereitet, weshalb die Debitorenbuchhaltung noch öfter an das jeweilige lokale Rechnungswesen angeknüpft ist. Obwohl 39 % der Befragten den Closing Process bereits vollständig in SSCs ausgelagert hat, scheinen fast ein Drittel diesbezüglich noch unentschlossen zu sein. Unternehmen erwähnen uns gegenüber immer wieder, dass Gründe dafür in dem Erfordernis eines Nachhaltens von Kenntnissen in den länderspezifischen Vorschriften zur Rechnungslegung und zum Gesellschaftsrecht liegen. Auf weitere mögliche Gründe, warum diese Prozesse weniger oft ausgelagert werden, geht diese Studie in Kapitel F ein. Abb. 7 In SSCs ausgelagerte Funktionenen im Bereich der Buchhaltung und Abschlusserstellung 39 % 27 % 35 % 31 % 39 % 26 % 20 % 20 % 21 % 12 % 12 % 12 % 1 % 2 % 1 % Purchase-to-pay Order-to-cash Closing Process (z. B. Anlagen buchhaltung, Rückstellungen) vollständig teilweise gar nicht geplant Lokale Rechnungslegung aus einer Hand 13
Die Umgebung der Shared-Service-Center im Unternehmen Ein möglichst weitgehender Standardisierungsprozess (einheitlicher Kontenrahmen, einheitliche Prozesse und Systemlandschaften) ist notwendig, um Abläufe konzernweit effizienter zu gestalten. Der Einsatz von SSC und eine fortschreitende Standardisierung bedingen sich gegenseitig: Der Standardisierungsgrad wird durch ein SSC erhöht, in dem die einheitliche Bearbeitung und Dokumentation (z. B. des Purchase-to-pay-Prozesses) sichergestellt ist. Vor diesem Hintergrund wurde am Beispiel eines einheitlichen Kontenrahmens erhoben, inwieweit ein Standardisierungsgedanke im Buchhaltungs- und Abschlusserstellungsprozess bereits einbezogen ist. Für den Konzernabschluss hat sich ein konzernweiter Kontenrahmen bereits fest etabliert (siehe Abbildung 8), während der Einzelabschluss noch überwiegend auf individuellen Kontenrahmen basiert (siehe Abbildung 9). Dieses Ergebnis ist infolge von länderspezifischen Besonderheiten in der lokalen Gesetzgebung nicht überraschend. Abb. 8 Nutzung eines einheitlichen Kontenrahmens für den Konzernabschluss auf internationaler Ebene nein 12 % geplant 4 % 2 % ja 82 % Abb. 9 Nutzung eines einheitlichen Kontenrahmens für den Einzelabschluss auf internationaler Ebene 4 % geplant 6 % nein 45 % ja 45 % 14 Lokale Rechnungslegung aus einer Hand
Lokale Abschlüsse und Shared-Service-Center D Lokale Abschlüsse und Shared-Service- Center Im nächsten Schritt wurden die teilnehmenden Unternehmen befragt, welche Abteilungen/Instanzen an der Erstellung der deutschen und internationalen Einzelabschlüsse beteiligt sind. Im Ergebnis ist eine deutliche Diskrepanz zwischen dem Vorgehen bei deutschen Einzelabschlüssen im Vergleich zum Vorgehen bei den Einzelabschlüssen der ausländischen Konzerngesellschaften zu erkennen. Die Mutter gesellschaften von deutschen Konzernen greifen aufgrund von verein heitlichten Rechnungslegungsvorschriften, Kontenrahmen, gesellschafts rechtlichen Vorschriften sowie der Sprache bereits in 44 % der Fälle auf ein SSC zur Erstellung von deutschen Einzelabschlüssen zurück (siehe Abbildung 10). Abb. 10 Erstellung deutscher Einzelabschlüsse in SSCs 4 % geplant 3 % nein 49 % ja 44 % Diese Gründe lassen sich nicht unmittelbar auf den lokalen Erstellungsprozess der ausländischen Konzerngesellschaften übertragen, die in den meisten Fällen in vielen unterschiedlichen Ländern ansässig sind. Somit ist es wenig überraschend, dass 69 % der Befragten den Einsatz von SSCs bei der Erstellung der lokalen Einzelabschlüsse ihrer ausländischen Tochtergesellschaften verneinen (siehe Abbildung 11). Abb. 11 Erstellung ausländischer Einzelabschlüsse in SSCs geplant 4 % 7 % nein 69 % ja 20 % Lokale Rechnungslegung aus einer Hand 15
Lokale Abschlüsse und Shared-Service-Center Obwohl knapp die Hälfte der Studienteilnehmer angibt, derzeit für die Erstellung der Einzelabschlüsse der deutschen Konzerngesellschaften ein SSC zu nutzen (siehe Abbildung 10), bejahen dennoch 61 % der Befragten das Vorhandensein eines lokalen Rechnungswesens in der Unternehmenszentrale (siehe Abbildung 12). Aus dem verhältnismäßig häufigen Vorkommen eines lokalen Rechnungswesens in der Konzernzentrale kann man schlussfolgern, dass ein Großteil der Unternehmen zwar eine konzerninterne SSC-Funktion für die Erstellung der deutschen Einzelabschlüsse nutzt, diese aber in einigen Fällen in der Konzernzentrale angesiedelt ist. Daneben konzentrieren sich viele Unternehmen auf den Aufbau von SSCs, die losgelöst von der Konzernzentrale angesiedelt sind. So geben 39 % der Studienteilnehmer an, dass sie kein lokales Rechnungswesen in ihrer Konzernzentrale (Sitz innerhalb Deutschlands) besitzen. Dies wird nochmals dadurch deutlich, dass auch die Anzahl der Mitarbeiter im Rechnungswesen innerhalb Deutschlands wesentlich geringer ist (36 % haben mehr als zehn Mitarbeiter) als im Ausland (55 % haben mehr als zehn Mitarbeiter). So erfahren Unternehmen, deren Konzernzentrale in Deutschland angesiedelt ist, am häufigsten Kosteneinsparungen und Effizienzsteigerungen (vergleiche Abbildung 13 und 14). Abb. 12 Existenz eines lokalen Rechnungswesens in der Unternehmenszentrale nein 39 % ja 61 % Abb. 13 Anzahl der Mitarbeiter im lokalen Rechnungswesen in deutschen Gesellschaften 36 % 30 % 19 % 14 % 1 % keine 1 5 6 10 > 10 16 Lokale Rechnungslegung aus einer Hand
Lokale Abschlüsse und Shared-Service-Center Abb. 14 Anzahl der Mitarbeiter im lokalen Rechnungswesen in ausländischen Gesellschaften 30 % 22 % 15 % 15 % 13 % 5 % keine 1 10 11 20 21 50 51 100 > 100 Die Unternehmen, die angeben, kein konzerninternes SSC für die lokale Abschlusserstellung im Einsatz zu haben knapp 70 %, setzen sich dennoch mit einer Optimierung des Prozesses auseinander. So profitieren bereits mehr als die Hälfte der Teilnehmer von der Möglichkeit, den Abschlusserstellungs prozess lokaler Einzelabschlüsse im Ausland an externe Dienstleister auszulagern. Vor allem Wirtschaftsprüfungsgesellschaften und Steuerberatungskanzleien sind hier in mehr als der Hälfte der Fälle favorisierte Anlaufstellen (siehe Abbildung 15). Abb. 15 Ersteller der lokalen Einzelabschlüsse im Ausland Wirtschaftsprüfungsgesellschaft 13 % 48 % mehrere 1 15 % sonstige Dienstleister 5 % Steuerberater 13 % Buchführungs gesellschaft 6 % 1 Teilnehmer gaben mehr als eine Auswahl an Um in diesem Zusammenhang den Standardisierungsgrad der lokalen Einzelabschlusserstellung zu ermitteln, haben wir Art und Umfang der Unterlagen, die dem externen Dienstleister zur Verfügung gestellt werden, erfragt. Überraschender weise erhalten diese häufiger noch eine nach den jeweiligen lokalen Rechnungslegungsvorschriften (Local-GAAP) erstellte Saldenliste. Dies bedeutet, dass trotz Auslagerung der Erstellung an einen externen Dienstleister derzeit an einer Buchhaltung (z. B. mit zwei Buchführungskreisen) festgehalten wird. Der externe Dienstleister übernimmt in diesen Fällen die reine Erstellung und Zusammenführung der Abschlusselemente. Lokale Rechnungslegung aus einer Hand 17
Lokale Abschlüsse und Shared-Service-Center Abb. 16 Unterlagen, die externe Dienstleister zur Vorbereitung der lokalen Einzelabschlüsse erhalten 65 % 25 % 10 % Saldenliste nach Local-GAAP Saldenliste nach dem Konzern-GAAP (z. B. IFRS); die Überleitung auf Local- GAAP übernimmt externer Dienstleister Ein weiterer Punkt der Befragung waren die bereits bestehenden Planungen zur Auslagerung lokaler Einzelabschlüsse in SSCs oder an externe Dienstleister. Die Hälfte der Befragten hat bis dato schon einen externen Dienstleister zur Erstellung der lokalen Einzelabschlüsse beauftragt. Insofern ist die Anzahl der Teilnehmer, die keine Ausgliederung der Abschlussarbeiten mehr planen (83 %), um diese Größe zu bereinigen, die schon einen externen Dienstleister beauftragt haben. Infolgedessen würde nur noch knapp ein Drittel der Befragten derzeit keine Ausgliederung der Abschlusserstellung mehr vorsehen. Insgesamt planen 12 % der Teilnehmer eine Ausgliederung des lokalen Einzelabschlusses in ein SSC bzw. zu einem externen Dienstleister. Die Mehrheit dieser Unternehmen plant, ein eigenes SSC im Inland oder Ausland (siehe Abbildung 17) zu eröffnen. Abb. 17 Planungen zur Ausgliederung der lokalen Einzelabschlüsse ja, zu einem externen Dienstleister 2 % 5 % nein 83 % ja, in ein eigenes SSC im Inland 4 % ja, in ein eigenes SSC im Ausland 6 % 18 Lokale Rechnungslegung aus einer Hand
Schnittstellen zur lokalen Steuerermittlung E Schnittstellen zur lokalen Steuerermittlung Um die vorangegangenen Ergebnisse mit dem allgemeinen Vorgehen im Bereich Outsourcing in Zusammenhang zu setzen und um etwaige Schnittstellen zu identifizieren, haben wir die Teilnehmer befragt, wie sie die Erstellung der lokalen Steuererklärungen im Vergleich zur Erstellung der lokalen Einzelabschlüsse durch ein SSC beurteilen. Die Ergebnisse zeigen, dass die Auslagerung der Steuererklärungen der Konzern - gesellschaften weltweit eine bedeutend größere Rolle spielt als die Auslagerung der lokalen Einzelabschlusserstellung. Allerdings sind SSCs für die Aus lagerung der lokalen Steuerermittlung nach den Angaben der Befragten nur von untergeordneter Bedeutung. 73 % der Unternehmen greifen bei der Erstellung der Steuererklärungen auf externe Dienstleister wie Steuerberater und Wirtschaftsprüfungsgesellschaften zurück (siehe Abbildung 18). Da drei Viertel der Befragten noch keine Ausschreibung der Steuererklärung vorgenommen haben, kann angenommen werden, dass die Bindung an den lokalen Steuerberater und die Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sehr groß ist. Dennoch hat fast ein Viertel der Befragten schon mindestens einmal die Erstellungsarbeiten für Steuererklärungen ausgeschrieben (siehe Abbildung 19). Dies kann zum Beispiel mit der Vergabe an einen einzigen, aber weltweit tätigen Dienstleister verbunden sein. Abb. 18 Ersteller von Steuererklärungen andere externe Dienstleister 1 % Mitarbeiter 21 % SSC 3 % 2 % Wirtschaftsprüfungsgesellschaften 25 % lokale Steuerberater 48 % Lokale Rechnungslegung aus einer Hand 19
Schnittstellen zur lokalen Steuerermittlung Abb. 19 Tätigung von Ausschreibungen für die Erstellung lokaler Steuererklärungen 3 % ja, einmal 6 % ja, mehrfach 17 % nein 74 % Ein ähnliches Verhältnis spiegelt sich beim Anteil derjenigen Unternehmen wider, die bereits weltweit mit einem externen Dienstleister zusammenarbeiten (siehe Abbildung 20). Die Motivation der Unternehmen, die sich bewusst für die Zusammenarbeit mit einem einzigen Dienstleister entschieden haben, kann in einem angestrebten einheitlichen Vorgehen liegen. Auch ein Effizienzgewinn infolge eines Netzwerks mag im Hinblick auf die Fragestellungen, die einer internationalen Konzernstruktur inhärent sind, wie zum Beispiel grenzüberschreitende Transaktionen, ausschlaggebend sein. Abb. 20 Weltweite Nutzung eines externen Dienstleisters für die Erstellung der Steuererklärung 1 % ja 19 % nein 80 % Bei der Untersuchung, welche Unterlagen ein externer Dienstleister zur Erstellung der Steuererklärung erhält, gab die Mehrheit den vollständigen lokalen Einzelabschluss an. Dies verdeutlicht, dass die Erstellung des lokalen Einzelabschlusses und der Steuererklärung häufig noch nicht aus einer Hand erfolgt. 20 Lokale Rechnungslegung aus einer Hand
Schnittstellen zur lokalen Steuerermittlung Abb. 21 Unterlagen zur Übergabe an externe Dienstleister 44 % 30 % 16 % 8 % 7 % lokaler vollständiger Abschluss elektronischer Abzug der Local-GAAP- Saldenliste Saldenliste aus internationalem Abschluss (Package der Tochterunternehmen) manuell erstellte Liste der Konten nach Local-GAAP Wir haben die teilnehmenden Unternehmen befragt, inwieweit sie ihren Erstellungs prozess für die Steuererklärung standardisiert haben bzw. ob dieser individuell gestaltet ist. Bei fast 70 % der Unternehmen läuft der Prozess zur Erstellung der lokalen Steuererklärungen vollständig individuell ab; unabhängig davon, ob diese im eigenen Haus erstellt oder die Erstellung extern vergeben wird. Annähernd 30 % verfügen über konzerneinheitliche Vorgaben und haben den Prozess weitestgehend standardisiert (siehe Abbildung 22). Abb. 22 Prozessgestaltung zur Erstellung der lokalen Steuererklärung 2 % vollständig individuell 69 % lokale Erklärungen sind standardisiert 29 % Lokale Rechnungslegung aus einer Hand 21
Anwendungen und Optimierung im Erstellungsprozess von lokalen Abschlüssen F Anwendung und Optimierung im Erstellungs prozess von lokalen Abschlüssen Ob ein Unternehmen es als sinnvoll erachtet, den Erstellungsprozess von lokalen Einzelabschlüssen unter Einbezug eines lokalen Beraters auszugliedern, korreliert sicherlich sehr stark damit, welche Erfahrungen mit einem SSC vorliegen und ob das Unternehmen einen Standardisierungsansatz verfolgt. 44 % der Studienteilnehmer sehen die Ausgliederung als sinnvoll (siehe Abbildung 23). Die Einschätzung scheint sowohl für eine Ausgliederung in ein innerbetriebliches SSC als auch für die Vergabe an einen externen Dienstleister zu gelten, denn genauso viele Teilnehmer haben eine Ausgliederung der Erstellung von inländischen Einzelabschlüssen in ein SSC vorgenommen (für ausländische Einzelabschlüsse liegt dieser Wert noch bei 20 %; vergleiche Abbildungen 10 und 11). Auch verwenden ähnlich viele Studienteilnehmer (45 %) schon einen standardisierten Kontenrahmen für den lokalen Einzelabschluss (vergleiche Abbildung 9). Unternehmen scheinen durchaus positive Erfahrungen mit dem Einsatz von SSCs und einer Standardisierung des Kontenrahmens zu machen. Allerdings ist das Know-how bezüglich der Local-GAAP-Vorschriften in den jeweils erstellenden Ländern zwingend erforderlich. Ist diese Voraussetzung gegeben, wird eine Ausgliederung als sinnvoll erachtet. Abb. 23 Einschätzung, ob Ausgliederung und Erstellung lokaler Einzelabschlüsse unter beratender Einbeziehung des Landes-Know-hows als sinnvoll erachtet werden 2 % nein 54 % ja 44 % Die Ausgliederung lokaler Einzelabschlüsse stellt eine große Herausforderung für Unternehmen dar. Eingangs wurde bereits deutlich, dass eine vollumfängliche Auslagerung des Closing Process hinter anderen Funktionen, wie zum Beispiel Purchase-to-pay, zurücksteht. Um diese Tatsache einordnen und analysieren zu können, war es notwendig, die Teil nehmer nach den Gründen für den vergleichsweise geringeren Einsatz von SSCs zu befragen. Insbesondere das Vorhalten von Know-how in Bezug auf Local-GAAP-Vorschriften in einem SSC wird als wesentlicher Hinderungsgrund gesehen. Ein weiterer erwähnenswerter Punkt ist, dass die zuständigen Organe den Bezug zur Erstellung der lokalen Einzelabschlüsse verlieren, wenn dieser Prozess in SSCs oder zu externen Dienstleistern ausgelagert wird, obwohl die Verantwortlichkeit im Unternehmen bleibt. Auch steuerliche Schwierigkeiten bei der Erstellung von Einzelabschlüssen in einem anderen Land können (z. B. infolge des in einigen lokalen Gesetzgebungen verankerten Maßgeblichkeitsprinzips) eine Rolle spielen. Des Weiteren sehen die Befragten in der Vielzahl der unter schiedlichen Bilanzierungs- und Bewertungsmethoden durch Local-GAAP-Vorschriften eine große Hürde. Die Fehleranfälligkeit von IT-Systemen und Schnitt stellen zwischen lokaler Abteilung und SSC wird als verhältnismäßig gering beurteilt (siehe Abbildung 24). 22 Lokale Rechnungslegung aus einer Hand
Anwendungen und Optimierung im Erstellungsprozess von lokalen Abschlüssen Abb. 24 Mögliche Schwierigkeiten im Erstellungsprozess des lokalen Einzelabschlusses durch Outsourcing 1 = wesentliches Optimierungspotenzial; 6 = geringfügiges Optimierungspotenzial Gestaltung von IT-Systemen 3,79 unterschiedliche Gliederungsstrukturen betreffen die Primärbestandteile (Bilanz, GuV etc.) in den verschiedenen Local-GAAPs zeitnahe Beantwortung aller Finance-&-Accounting-Fragen von Stakeholdern 3,40 3,40 Workflow zwischen lokal/zentral 3,12 mehr Schnittstellen zu einer lokalen Erstellung von Steuererklärungen Vielzahl an unterschiedlichen Bilanzierungsund Bewertungsmethoden durch Local-GAAP verantwortliche Organe verlieren Bezug zur Erstellung des lokalen Einzelabschlusses bei bleibender Verantwortlichkeit (z. B. lokaler CFO) steuerliche Probleme bei der Erstellung von lokalen Einzelabschlüssen in einem anderen Land Vorhalten von Know-how in Bezug auf Local-GAAP-Vorschriften in einem SSC 2,95 2,69 2,54 2,51 2,29 Fast 30 % der Studienteilnehmer sehen einen Mehrwert in der gemeinsamen Ausgliederung der Steuererklärung und des lokalen Einzelabschlusses (siehe Abbildung 25). Die restlichen 70 % halten eine Auslagerung der lokalen Steuererklärung zusammen mit der Erstellung der lokalen Einzelabschlüsse aktuell nicht für sinnvoll. Dies zeigt sich ebenfalls, wenn man die Ergebnisse im Hinblick auf die bereitgestellten Unterlagen bei der Auslagerung der lokalen Steuererklärung in Betracht zieht (externer Dienstleister setzt noch überwiegend auf den vollständig lokalen Abschluss auf). Abb. 25 Einschätzung, ob gemeinsame Ausgliederung der Steuererklärung und des lokalen Einzelabschlusses als sinnvoll erachtet wird 1 % nein 70 % ja 29 % Dennoch werden - gemäß der teilnehmenden Unternehmen - in den nächsten Jahren folgende Anspekte an Bedeuting gewinnen: einheitlicher Dienstleister für die Erstellung von lokalen Einzelabschlüssen und von Steuererklärungen für den ganzen Konzern Lokale Rechnungslegung aus einer Hand 23