Galileo RailMaster Kurzanleitung DB Online-Ticket Version 3.0 / 01.10.2010 Aktualisierte Version Änderungen in Blau! Bahnbuchungen so einfach und effizient wie noch nie! Galileo Deutschland GmbH. All rights reserved. Dieses Dokument enthält Informationen, an denen Galileo International Rechte besitzt. Dieses Dokument darf nur in Verbindung mit Tätigkeiten benutzt werden, für die es zur Verfügung gestellt wird. Dieses Dokument darf ohne das vorherige, schriftliche Einverständnis von Galileo Deutschland weder ganz noch teilweise an Dritte weitergegeben werden. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 1
Allgemeines Ab dem 05.08.2009 können Sie das DB Online-Ticket über den Galileo RailMaster buchen und als PDF per Email versenden. Zwischenzeitlich sind Ergänzungen vorgenommen worden, die in diesem Dokument blau dargestellt sind. Diese neue Funktionalität in RailMaster ermöglicht es Ihnen, durch kürzere Bearbeitungszeiten und der Senkung Ihrer Prozesskosten wirtschaftlicher zu arbeiten sowie einen umfassenderen Kundenservice anzubieten. Damit Sie sich schnell und unkompliziert mit der Funktion vertraut machen können, erhalten Sie auf den folgenden Seiten einen umfassenden Überblick über das Verfahren. DB Online-Ticket Bei einem Online-Ticket handelt es sich um eine Fahrkarte, welche von Ihnen gebucht, im PDF Format als DIN A4 Dokument per Email an den Reisenden gesendet und vom Reisenden selbst ausgedruckt wird. Online-Tickets können für folgende Angebote innerhalb Deutschlands erstellt werden: Normalpreis Spar-und Aktionspreise GKR Fahrkarten Aufpreis für ICE Sprinter (nur in Verbindung mit einer Fahrkarte) Sitzplatzreservierung (nur in Verbindung mit einer Fahrkarte) Einschränkung: Keine NE/SEE Strecken enthalten Ein Online-Ticket kann aus einer Fahrkarte oder einer Fahrkarte mit entsprechenden Reservierungen bestehen. Ein Online-Ticket kann für bis zu 5 Reisende erstellt werden. Ein Online-Ticket ist nur per Kreditkarte oder Reisestellenkarte zahlbar. Zudem ist das Online-Ticket nur gültig in Verbindung mit der Ausweisart, welche beim Fahrkartenkauf angegeben wurde: Kreditkarte, BahnCard, maestro (ec-karte) oder BonusCard Business Für die Erstellung eines Online-Tickets über Galileo RailMaster gehen Sie wie folgt vor: Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 2
1. Kundenprofil anlegen Bei der Anlage eines neuen Vorgangs erscheint die Maske Kundenprofil anlegen. Wählen Sie als Zahlungsart Kreditkarte, denn nur mit einer Kreditkarte kann der Reisende sein Online- Ticket bezahlen. Über das Feld Übergabeart definieren Sie, wie der Reisende seine Fahrkarte erhält. Wählen Sie aus der Kombobox die Übergabeart Online-Ticket aus. Nur wenn über die Maske Kundenprofil anlegen die Übergabeart Online-Ticket ausgewählt wurde, kann ein Online-Ticket erstellt werden! Eine Änderung der Übergabeart ist solange möglich, bis eine Zahlung per Bestätigen Zahlen/Gutschreiben im Vorgang durchgeführt wird. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 3
2. Fahrkarten-Erstellung Öffnen Sie die Maske Fahrkarten-Erstellung. Ermitteln Sie die gewünschte Verbindung mit Fahrplan, da ein Online Ticket nur für fahrplanbasierte Angebote erstellt werden kann ( Express ist nicht möglich). Ob für einen Fahrpreis ein Online-Ticket erstellt werden kann, wird in der Buchungsmaske Fahrkarten- Erstellung angezeigt. Über eine neue Spalte OLT (Online-Ticket) im Bereich der Anzeige des Fahrpreises, wird dies mit einer grünen oder roten Ampel links neben dem Fahrpreis dargestellt. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 4
Nachdem Sie sich für einen Fahrpreis entschieden haben, wählen Sie diesen per Mausklick aus, die Zeile mit dem Fahrpreis wird blau unterlegt. Per Doppelklick auf den ausgewählten, blau unterlegten Fahrpreis öffnet sich die Maske Zusatzangaben zur Kombi-Buchung. Alternative Vorgehensweise: Gehen Sie mit der Maus über den ausgewählten, blau unterlegten Fahrpreis und klicken die rechte Maustaste. Es erscheint eine graue Schaltfläche Kombi-Buchung. Mit einem linken Mausklick auf die graue Schaltfläche Kombi-Buchung öffnet sich die Maske Zusatzangaben zur Kombi-Buchung. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 5
3. Zusatzangaben zur Kombi-Buchung Mit dem neuen Feature der Kombi-Buchung ermöglichen wir es Ihnen, Reservierungen über eine Schnellfunktion vorzunehmen. Derzeit ist eine Kombi-Buchung für eine Fahrkarte mit Reservierungen möglich, zu einem späteren Zeitpunkt auch für eine Fahrkarte mit der Option City mobil. WICHTIG: Nur mit einer Kombi-Buchung besteht beim Online-Ticket die Möglichkeit in einem Arbeitsschritt in Kombination mit einer Fahrkarte entsprechende Reservierungen zu tätigen. Haben Sie für das Online-Ticket nur eine Fahrkarte gebucht, können Sie später eine separate Reservierung tätigen und diese als gesondertes Online-Ticket versenden. -> siehe 8. Autonome Reservierung Ohne Reservierung : Wünscht der Reisende keine Reservierung zum Online-Ticket, klicken Sie bitte auf die Schaltfläche Ohne Reservierung. Danach gelangen Sie automatisch zurück zur Maske Fahrkarten-Erstellung. Mit Reservierung : Wünscht der Reisende entsprechende Reservierungen zu einem Online-Ticket, so tragen Sie die Reservierungsparameter in die Maske Zusatzangaben zur Kombi-Buchung ein. Klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Mit Reservierung. Nun wird die Reservierung für alle Strecken vorgenommen und Sie gelangen automatisch zurück zur Maske Fahrkarten-Erstellung. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 6
Wechseln Sie in die Maske Vorgangsübersicht. Sie sehen nun das von Ihnen gebuchte Online-Ticket, bestehend aus Fahrkarte und Reservierungen. Die Positionen sind mit einer Kombi-ID 101 (in diesem Beispiel) gekennzeichnet, dies bedeutet, diese Positionen gehören zu dem gleichen Online-Ticket. HINWEIS: Sind Reservierungen nicht möglich, wird dies derzeit nicht explizit angezeigt, stattdessen wird nur eine Fahrkarte für ein Online-Ticket gebucht. Dies sehen Sie in der Maske Vorgangsübersicht. Wenn der Reisende keine Fahrkarte ohne Reservierungen wünscht, so stornieren Sie bitte in diesem Fall die Fahrkarte im Vorgang. TIPP: Soll nur eine Teilstrecke reserviert werden, z.b. nur eine Hin- oder Rückfahrt, so stornieren Sie die nicht gewünschte Reservierung auf dem üblichen Weg. Das Online-Ticket kann nun mit nur einer Reservierung erstellt werden. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 7
Anlage von mehreren DB Online- Tickets in einem Vorgang Falls erforderlich, können Sie in einem Vorgang mehrere Online-Tickets anlegen, z.b. wenn der Reisende von Köln nach Bremen fährt (1. Online-Ticket), aber zurück von Bremen nach Düsseldorf (2. Online-Ticket). Buchen Sie wie gewohnt das erste Online Ticket. Um das zweite Online Ticket in einem Vorgang buchen zu können, fügen Sie eine Reise hinzu und buchen hier das zweite Online Ticket ein. Gehen Sie über die Menüzeile: Bearbeiten-> Reise hinzufügen Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 8
4. Bestätigen-Zahlen/Gutschreiben Gemäß der Vorgabe der DB können Online-Tickets nur mit Kreditkarte oder Reisestellenkarte bezahlt werden. WICHTIG: Alle zu einem Online-Ticket gehörenden Buchungspositionen (Fahrkarte und ggf. Reservierung) müssen mit einer Zahltransaktion beglichen werden. Jedes Online-Ticket muss einzeln gezahlt werden, eine gleichzeitige Zahlung von mehreren Online-Tickets in einer Zahltransaktion ist nicht möglich. Markieren Sie das bzw. die zu zahlenden Segmente, welche mit einer Kombi-ID versehen sind, in der Maske Vorgangsübersicht. Wählen Sie aus der Menüzeile Zahlen/Bestätigen oder klicken Sie per rechten Mausklick auf die ausgewählten und blau hinterlegten Positionen, es erscheint die Maske Bestätigen Zahlen/ Gutschreiben. TIPP: Befinden sich in einem Vorgang nur Buchungen für eine Kombi-ID, so klicken Sie einfach auf das Icon, dann wird automatisch der zu zahlende Betrag für alle Positionen in die Maske Bestätigen Zahlen/ Gutschreiben übernommen. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 9
Geben Sie die entsprechenden Informationen in die Maske Bestätigen Zahlen/ Gutschreiben ein. Nach dem Zahlvorgang wird die Zahlposition in der Maske Vorgangsübersicht dargestellt. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 10
5. Erstellung Online-Ticket Nur wenn zuvor eine Zahlung durchgeführt wurde, kann das Online-Ticket erstellt werden. Für die Erstellung des Online-Tickets markieren Sie in der Maske Vorgangsübersicht per Mausklick die zu der Kombi-ID gehörenden Positionen, in diesem Fall Fahrkarte und Reservierung. Klicken Sie per rechten Mausklick auf die ausgewählte und blau hinterlegte Fahrkarte und Reservierung. Es erscheint ein Auswahlmenü, wählen Sie Online-Ticket aus. Alternativen: Klicken Sie per rechten Mausklick auf die ausgewählte und blau hinterlegte Fahrkarte und Reservierung. Drücken Sie die Tastenkombination Strng +K. Klicken Sie per rechten Mausklick auf die ausgewählte und blau hinterlegte Fahrkarte und Reservierung. Gehen Sie über die Menüzeile: Bearbeiten-> Online-Ticket Danach erscheint die Maske Reisendenangaben zum Online-Ticket. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 11
6. Reisendenangaben zum Online-Ticket Nach Auswahl der zu erstellenden Fahrkarte und ggf. Reservierungen öffnet sich die Maske Reisendenangaben zum Online-Ticket. Für die Erstellung des Online-Tickets sind folgende Angaben zum Reisenden erforderlich: Name, Anschrift und Telefonnummer sowie die Informationen zum Ausweis, mit der der Reisende im Zug identifiziert werden soll. Der Reisende muss der Inhaber des Ausweises sein! Die Nutzung von fremden Ausweisen (z.b. Kreditkarte des Ehepartners) ist unzulässig. Email: An die in diesem Feld angezeigte Email Adresse wird das Online-Ticket versendet. Es wird automatisch die zentrale Email Adresse des Reisebüros, welche Sie für Ihre Agentur im RailMaster hinterlegt haben, angezeigt. Informationen zur Änderung der Standard Email Adresse Ihrer Agentur entnehmen Sie bitte dem Kapitel 9. Tipps Änderung der Standard Email Adresse in RailMaster. Soll der Versand des Online-Tickets direkt an die Email Adresse des Reisenden erfolgen, ist hier die Email Adresse des Reisenden einzutragen. Online-Ticket anzeigen: Per Standardeinstellung ist die Klick-Box Online-Ticket anzeigen aktiviert. Das bedeutet, dass nachdem Sie alle Parameter in der Maske Reisendenangaben zum Online-Ticket eingetragen und per Maus die Schaltfläche OK angeklickt haben, das Online-Ticket als PDF vorgeblendet wird. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 12
Passwort: (Diese Funktion wird zu einem späteren Zeitpunkt freigeschaltet) Sie haben die Möglichkeit, das zu versendende PDF für das Online-Ticket per Passwort zu schützen. Tragen Sie ein Passwort Ihrer Wahl ein. Bitte beachten Sie, dass das PDF dann nur noch per Passwort geöffnet werden kann. Das Passwort muss dem Reisenden durch das Reisebüro auf einem gesonderten Weg mitgeteilt werden. Eingabehilfe zu den Feldern und Inhalten der Maske Reisendenangaben zum Online-Ticket : Feldname Anrede Titel Vorname Name BahnCard-Nr. Ausweisart Ausweisnummer Gültigkeit Email Telefon Adresszusatz (optional) Straße, Nr. Postleitzahl Ort Bundesstaat (optional) Land Passwort (optional / max. 5 Stellen) Eingabe Auszuwählen aus der Kombobox Auszuwählen aus der Kombobox Vorname des Reisenden Nachname des Reisenden BahnCard Nummer des Reisenden Auszuwählen aus der Kombobox: Kreditkarten, BahnCard, ec-karte und BonusCard Business sind möglich Nummer der gewählten Ausweisart Auszuwählen per Direkteingabe oder Kalender Zentrale Email Adresse des Reisebüros Zu überschreiben mit der Email Adresse des Reisenden, falls das Online-Ticket direkt an den Reisenden versendet werden soll Telefonnummer des Reisenden Adresszusatz, z.b. 4. Etage Straße und Hausnummer Postleitzahl Wohnort Bundesstaat Auszuwählen aus der Kombobox Nur auszufüllen, wenn das PDF passwortgeschützt sein soll. Das Passwort muss dem Reisenden durch das Reisebüro auf einem gesonderten Weg mitgeteilt werden. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 13
7. Erstellung des Online-Tickets und Email Versand Nachdem Sie in der Maske Reisendenangaben zum Online-Ticket die Schaltfläche OK angeklickt haben, wird das Online-Ticket als PDF versendet. Der Empfänger erhält per Email das Online-Ticket mit der Bezeichnung (Online-Ticket_NVS Auftragsnummer_Galileo Vorgangsnummer_ Datum_Name des Reisenden.pdf) zugesendet. Sind Sie als Reisebüro der Empfänger, können Sie das Online-Ticket per Email an den Reisenden versenden und zusätzlich Informationen der Email beifügen. Nach Erhalt kann der Reisende das Online-Ticket auf einem handelsüblichen Drucker ausdrucken. Zum Öffnen der PDF-Datei benötigen Sie den Acrobat Reader. Durch Anklicken des beigefügten Links können Sie den Acrobat Reader einfach und kostenlos installieren: http://www.adobe.com/de/downloads Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 14
8. Autonome Reservierung Für Inhaber von JahresCards und anderen Zeitkarten ist die Buchung einer Reservierung (Sitzplätze und ICE-Sprinter- Aufpreis) ohne Fahrkarte ebenfalls möglich - via der sogenannten autonomen Reservierung. Auch für Reisende, für die Sie ursprünglich nur eine Fahrkarte als Online-Ticket gebucht haben, können Sie später eine separate Reservierung tätigen und diese als gesondertes Online-Ticket per email versenden. Vorgehensweise: Nur wenn über die Maske Kundenprofil anlegen die Übergabeart Online-Ticket und die Zahlungsart Kreditkarte ausgewählt wurde, kann ein Online-Ticket erstellt werden. In der Maske Fahrkarten-Erstellung wählen Sie die gewünschte Verbindung aus und klicken auf die Schaltfläche Reservieren. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 15
Klicken auf die Schaltfläche Reservieren. Nachdem die Reservierung durchgeführt wurde, klicken Sie auf die Schaltfläche Schließen, Sie gelangen zurück zur Maske Fahrkarten-Erstellung. Hier klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, Sie gelangen zur Maske Vorgangsübersicht. Markieren Sie die zu zahlende Reservierung in der Maske Vorgangsübersicht. Wählen Sie aus der Menüzeile Zahlen/Bestätigen oder klicken Sie per rechten Mausklick auf die ausgewählten und blau hinterlegten Positionen, es erscheint die Maske Bestätigen Zahlen/ Gutschreiben. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 16
Geben Sie die entsprechenden Informationen in die Maske Bestätigen Zahlen/ Gutschreiben ein und bestätigen mit OK. Nach dem Zahlvorgang wird die Zahlposition in der Maske Vorgangsübersicht dargestellt. Klicken Sie per rechten Mausklick auf die ausgewählte und blau hinterlegte Reservierung. Es erscheint ein Auswahlmenü, wählen Sie Online-Ticket aus. Danach erscheint die Maske Reisendenangaben zum Online-Ticket. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 17
Für die Erstellung des Online-Tickets sind folgende Angaben zum Reisenden erforderlich: Nachdem Sie in der Maske Reisendenangaben zum Online-Ticket die Schaltfläche OK angeklickt haben, wird die autonome Reservierung als Online-Ticket in PDF Format versendet: Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 18
9. Erstattungen Erstattungen von ungenutzten Online-Tickets sind auf dem üblichen Wege möglich. Leistungspositionen einer Kombibuchung, z.b. Fahrkarte und Reservierung können nur gemeinsam storniert werden. Eine Teilerstattung eines Online-Tickets ist über den RailMaster nicht möglich. Reservierungen eines Online-Tickets können nicht erstattet werden. Bitte beachten Sie unbedingt die besonderen Erstattungsbestimmungen für Online-Tickets im RailGuide. Erstattungen - Verfahrensweise: Erstattung Online-Ticket: Beispiel Fahrkarte und Reservierung Für die Rücknahme oder Erstattung eines Online-Tickets, klicken Sie per rechten Mausklick nur auf die ausgewählte und blau hinterlegte Fahrkarte. Es erscheint ein Auswahlmenü, wählen Sie Erstattung aus ( Rücknahme nur am Buchungstag, Verfahrensweise analog Erstattung ). Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 19
Es wird folgende Maske dargestellt: Klicken Sie auf die Schaltfläche OK. Bei einer Erstattung ohne Entgelt erscheint folgende Maske: Bei einer Erstattung mit Entgelt erscheint folgende Maske: Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ja. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 20
Sie gelangen zurück zur Maske Vorgangsübersicht. Alle Reservierungen sind auf den Status cancel und die zu erstattende Fahrkarte auf den Status cancel-offen gesetzt. Nun kann die Gutschrift für die Fahrkarte vorgenommen werden. Markieren Sie die zu erstattenden Fahrkarte in der Maske Vorgangsübersicht. Wählen Sie aus der Menüzeile Zahlen/Bestätigen oder klicken Sie per rechten Mausklick auf die ausgewählten und blau hinterlegten Positionen, es erscheint die Maske Bestätigen Zahlen/ Gutschreiben. TIPP: Befinden sich in einem Vorgang nur Buchungen für eine Kombi-ID, so klicken Sie einfach auf das Icon, dann wird automatisch der zu zahlende Betrag für alle Positionen in die Maske Bestätigen Zahlen/ Gutschreiben übernommen. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 21
Geben Sie die entsprechenden Informationen in die Maske Bestätigen Zahlen/ Gutschreiben ein und bestätigen mit OK. Nach dem Gutschreiben wird die Gutschriftsposition in der Maske Vorgangsübersicht dargestellt. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 22
10. Zusätzliche Informationen Weiterführende detaillierte Informationen und Bestimmungen zum Online-Ticket erhalten Sie im RailGuide unter www.railguide.de, Stichwort: Online-Ticket (OLT) Bitte informieren Sie sich unbedingt vor dem ersten Verkauf eines Online-Tickets über die entsprechenden Tarifbestimmungen. 11. Tipps Änderung der Übergabeart Sollte der Reisende nach Buchung des Online-Tickets, kein Online-Ticket mehr wünschen, sondern die Fahrkarten zugesendet bekommen oder per Bahn-Tix abholen wollen, so ist dies möglich. Allerdings nur solange wie noch keine Zahlung per Bestätigen- Zahlen/Gutschrift im Vorgang durchgeführt wurde. Sie ändern einfach die Übergabeart in Ticketversand bzw. Bahn-Tix und Sie können die Fahrkarten und Reservierungen auf dem herkömmlichen Wege erstellen. Erneutes Drucken eines Online-Tickets Dies ist jederzeit möglich, allerdings werden keine Änderungen am Online Ticket akzeptiert, außer einer Änderung der Email Adresse und ggf. des Passwortes. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 23
Änderung der Standard Email Adresse in RailMaster In der Menüzeile gehen Sie auf Admin und klicken auf Agentur suchen. Es öffnet sich die Maske Agentursuche. Klicken Sie auf Suchen. Es erscheint in der Agenturliste Ihre Agentur. Klicken Sie auf die angezeigte Agentur, so dass die Zeile blau unterlegt ist. Nun klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten. Es erscheint die Maske Agentur - bearbeiten. Im E-Mail Feld können Sie die Email Adresse ändern. Kurzanleitung DB Online-Ticket Seite 24