E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
Impressum Handbücher und Software sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nicht ohne schriftliche Genehmigung der Deutschen Post AG kopiert, vervielfältigt, gespeichert, übersetzt oder anderweitig reproduziert werden. Dies gilt sinngemäß auch für Auszüge. Alle Rechte bleiben vorbehalten. Die Deutsche Post AG ist berechtigt, ohne vorherige Ankündigungen Änderungen vorzunehmen oder die Dokumente/Software im Sinne des technischen Fortschritts weiterzuentwickeln. Warennamen werden ohne Gewährleistung der freien Verwendbarkeit benutzt. Alle Warenund Produktnamen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Eigentümer. 2015 Deutsche Post AG E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
Inhalt 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick 1 1.1 Wie nutze ich dieses Handbuch? 3 2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER 4 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 6 3.1 E POST Programm herunterladen und installieren 6 3.1.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen? 7 3.1.2 Die E POST Software lässt sich nicht installieren was tun? 8 3.2 E POST Guthabenkonto aufladen 8 3.3 Briefe mit dem E POST MAILER senden 9 3.3.1 Typisches Anschreiben senden 9 3.3.2 Dokument mit Deckblatt versenden 11 3.3.3 Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden 14 3.3.4 Anhänge hinzufügen 14 3.3.5 Einen E POSTBRIEF als Einschreiben versenden 16 3.3.6 Serienbriefe versenden 17 3.3.7 Versandoptionen festlegen und Senden starten 29 3.4 Post empfangen 33 3.4.1 SMS-Empfangsbenachrichtigung aktivieren 37 4 Funktionen für Fortgeschrittene und Experten 39 4.1 Dokumentvorlagen für den E POST MAILER erstellen 39 4.1.1 Was genau ist der Nutzen einer Dokumentvorlage? 41 4.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E POSTBRIEFEN korrekt formatieren 42 4.2.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss? 43 4.2.2 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt? 46 4.2.3 Wie formatiere ich Grafiken korrekt und halte ich sie aus Sperrflächen heraus? 47 4.3 Elektronisches Briefpapier einrichten 49 4.3.1 Mein Briefpapier erscheint nicht in der Auswahl was tun? 51 4.4 E POST MAILER konfigurieren 52 4.4.1 Versandeinstellungen festlegen 52 4.4.2 Postfach konfigurieren 57 4.5 Prüfen, ob der E POST MAILER aktuell ist 58 4.5.1 Besonderheiten beim Aktualisieren unter Windows XP 59 5 Daten sichern in der E POST CLOUD 61 5.1 Häufig gestellte Fragen zur E POST CLOUD 64 6 bei Problemen 67 E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
6.1 Wie behebe ich E POST CLOUD Fehler? 67 6.2 Ich habe mein Passwort vergessen was nun? 69 6.3 Wie deinstalliere ich das E POST Programm? 70 6.4 Wie komme ich an die Log-Daten heran? 70 6.5 Welche Firewall-Einstellungen muss ich vornehmen? 70 6.6 Eine Fehlermeldung wird in der Briefvorschau nicht vollständig angezeigt was nun? 71 6.7 Kundenservice 72 E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden
1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick 1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Der E POST MAILER erledigt für Sie größtenteils automatisch, was Sie bisher manuell getan haben: Briefe versenden und empfangen E POSTBRIEFE versenden und empfangen Briefversand vorbereiten Briefpapier drucken lassen und vorrätig halten Kuverts, Briefmarken und anderes Versandmaterial beschaffen und vorrätig halten E POST MAILER Software kostenlos herunterladen und per Mausklick installieren Dokumentvorlage erstellen Drucker beschaffen und warten (Toner, Reparatur) Dokumentvorlage erstellen 1a) Typisches Anschreiben versenden, das eine postalische oder eine E POST Adresse enthält Anschreiben... 1. schreiben 2. drucken 3. falzen 4. kuvertieren 5. im Sichtfenster des Briefumschlags prüfen, ob die Adresse gut lesbar ist, eventuell neu drucken, oder Empfängeradresse handschriftlich auf den Umschlag schreiben. 6. Brief frankieren 7. Brief zur Postfiliale oder zum Briefkasten bringen. Anschreiben... 1. schreiben 2. in der Briefvorschau die Platzierung der Adresse prüfen, Position eventuell anpassen 1b) Dokument versenden, das keine Anschrift enthält (z. B. ein Bild) Dokument... 1. drucken 2. falzen 3. kuvertieren 4. adressieren: handschriftlich die Empfängeradresse auf den Umschlag schreiben oder ein Anschreiben als Deckblatt schreiben und drucken, unterschreiben, in den Umschlag legen und im Sichtfenster des Briefumschlags prüfen, ob die Adresse gut lesbar ist. 5. Brief frankieren 6. Brief zur Postfiliale oder zum Briefkasten bringen. 1. Option mit Deckblatt anklicken 2. Empfängeradresse manuell eingeben E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 1
1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Briefe versenden und empfangen E POSTBRIEFE versenden und empfangen 2. Anhänge hinzufügen Anhang... 1. im Datei-Verzeichnis auf dem PC wählen 2. drucken 3. falzen 4. in den Umschlag legen Anhang im Datei-Verzeichnis auf dem PC wählen. 4. Wichtigen Brief als Einschreiben versenden 1. Brief zur Postfiliale bringen 2. Einschreibenoption wählen 3. Einschreibengebühr bezahlen 4. Quittung abheften Einschreibenoption wählen 6. Briefe und Belege organisieren und archivieren Versendete Dokumente auf PC speichern oder Duplikate drucken und abheften Postausgangsbuch führen Porto-Belege abheften Versendete Dokumente im Archiv-Format PDF/A-1b auf PC speichern und/oder bei Bedarf im Gesendet-Ordner im Portal-Postfach einsehen oder herunterladen Versendete Briefe im automatisch generierten Versandjournal prüfen E POSTBRIEF Rechnungen per Drag & Drop im Portal-Postfach organisiert ablegen und bei Bedarf herunterladen 7. Briefe empfangen 1. Brief aus dem Briefkasten holen und öffnen 2. Briefe bearbeiten 3. Bei einer Rechnung einen Überweisungsträger ausfüllen oder Rechnung per Online-Banking begleichen 4. Bearbeiteten Brief zum Archivieren abheften 1. Brief im persönlichen Portal-Postfach bearbeiten oder per E POST App mobil empfangen 2. Eine Rechnung mit E POSTZAHLUNG direkt im Portal-Postfach per Mausklick begleichen 3. Bearbeiteten Brief zum Archivieren in entsprechenden Ordner im Portal-Postfach ziehen Tabelle 1-1 Wie Ihnen E POST MAILER die Arbeit erleichtert: traditioneller Briefversand und E POSTBRIEF Versand Das E POST System verarbeitet Ihren Brief und stellt ihn dem Empfänger zu entweder im E POST System gedruckt und per Post oder elektronisch: E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 2
1 Funktionen und Vorteile auf einen Blick Abbildung 1-1 Wie Ihre Post ans Ziel kommt: der Versandprozess im E POST System 1.1 Wie nutze ich dieses Handbuch? Dieses Handbuch gibt Ihnen Schritt-für-Schritt-Anleitungen für jeden Prozess-Schritt vom Installieren über das Versenden von E POSTBRIEFEN bis hin zu Expertenfunktionen wie dem Erstellen von elektronischem Briefpapier. Zu jedem Prozess-Schritt finden Sie Hintergrundinformationen, die in speziellen Anwendungsfällen relevant sein können die Ihnen in Fehlersituationen weiterhelfen welche die erklärenden Informationen vertiefen, mit denen die grafische Benutzeroberfläche Sie unterstützt E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 3
2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER 2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER Versenden Sie ein Dokument (z. B. eine Word-Datei, ein Bild, eine Excel-Tabelle oder eine Präsentation) als E POSTBRIEF, ohne sich um Drucken, Kuvertieren und Frankieren kümmern zu müssen. Auch der Gang zur Post entfällt. Bei einer typischen Installation unter Microsoft Windows mit gewöhnlichen Office- Programmen gelangen Sie mit nur wenigen Voraussetzungen und Schritten ans Ziel. Voraussetzung ü ü ü Windows-PC mit beliebigen Anwendungsprogrammen (die Programme müssen nur den Druckdialog unterstützen) Internetverbindung Optional: Mobiltelefon zum Empfangen einer HandyTAN Hintergrund: Wenn Sie Briefe elektronisch (statt postalisch) senden, ist eine HandyTAN für eine Authentifizierung nötig. 1. Programm unter www.epost.de/mailer-download herunterladen und installieren. 2. E POST MAILER starten: a. Dokument öffnen, das Sie als E POSTBRIEF versenden wollen. b. Menüpunkt Datei > Drucken wählen. c. In der Druckerauswahl E POST MAILER wählen. Der E POST MAILER startet, und der Inhalt Ihrer Datei wird in der Briefvorschau angezeigt. 3. Empfängeradresse erfassen: Bei einem typischen Anschreiben nach der Gestaltungsnorm DIN 5008 erkennt das System die postalische Adresse automatisch. Zeigt das System, dass die Adresse nicht korrekt im Adressfeld platziert ist, verschieben Sie sie: Sie schließen den E POST MAILER, ändern Ihren Brief und starten den E POST MAILER erneut, um das Ergebnis in der Briefvorschau zu prüfen. Sie wollen ein Bild, eine Excel-Tabelle, eine Präsentation oder ein anderes Dokument. versenden, das erst einmal keine Adresse enthält? Sie fügen ein Deckblatt hinzu und erfassen die Adressen von Empfänger und Absender manuell. 4. Bei Bedarf Anhänge hinzufügen. Besonderheiten: Folgende Dateiformate sind für Anhänge vorgesehen: Adobe PDF, Microsoft Word (.doc/.docx), Microsoft Excel (.xls/.xlsx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) oder Text (.txt). Wenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie die Dokumente, die Sie Ihrem E POSTBRIEF anhängen wollen, im entsprechenden Microsoft-Format oder als PDF-Datei. Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtes Drucken oder Kopieren), akzeptiert der E POST MAILER nicht immer. Das hängt von der Software ab, die der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat. Anhänge sind im Format bis DIN A4 möglich. 5. Einen besonders wichtigen E POSTBRIEF als Einschreiben versenden. Sie wählen wie vom Postschalter gewohnt eine der Einschreibenoptionen. E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 4
2 Ihr Schnellstart mit dem E POST MAILER HINWEIS Einschreiben werden gedruckt Wenn Sie Einschreiben mit dem E POST MAILER erstellen, wird der rein digitale Dokumentfluss unterbrochen. Einschreiben werden gedruckt, und der Zusteller händigt sie dem Empfänger physisch aus. Normale Briefe dagegen werden automatisch elektronisch zugestellt, wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat (diese Standardeinstellung können Sie ändern). Um den digitalen Dokumentfluss nicht bei Einschreiben zu unterbrechen, können Sie ins E POST Portal ausweichen. Dort können Sie Einschreiben mit Versandbestätigung oder Einschreiben mit Empfangsbestätigung erstellen, die elektronisch zugestellt werden, wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat. 6. E POSTBRIEF versenden: a. Schaltfläche Zum Versand wählen. b. Mit E POST Adresse und Passwort einloggen. c. Bei elektronischem Versand: HandyTAN eingeben und bestätigen. 7. Optional: Speichern Sie den versendeten E POSTBRIEF lokal als PDF-Datei. Im Versandprotokoll erhalten Sie einen Überblick über alle E POSTBRIEFE, die Sie von Ihrem PC aus versendet haben. 8. Um Ihr Postfach zu prüfen, wählen Sie Zum Empfang. Oder doppelklicken Sie auf das E POST MAILER Icon auf Ihrem Arbeitsplatz. Sie finden versendete E POSTBRIEFE im Gesendet-Ordner. E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 5
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 3 Basisfunktionen Schritt für Schritt In diesem Kapitel erfahren Sie im Detail alles, was nötig ist, um einen E POSTBRIEF phyisch oder elektronisch zu versenden. 3.1 E POST Programm herunterladen und installieren Installieren Sie E POST MAILER und E POST CLOUD auf Ihrem Windows-PC. Voraussetzung ü ü ü Sie haben eine Verbindung zum Internet. Sie haben Administrator-Rechte auf dem Arbeitsplatzrechner. Sie haben eines der folgenden Betriebssysteme: ü Microsoft Windows XP (32 Bit) ü Microsoft Windows Vista (32 Bit oder 64 Bit) ü Microsoft Windows 7 (32 Bit oder 64 Bit) ü Microsoft Windows 8 (32 Bit oder 64 Bit) ü Microsoft Windows 8.1 (32 Bit oder 64 Bit) ACHTUNG Betriebssysteme wie Apple OS X oder Linux werden nicht unterstützt. 1. Laden Sie unter www.epost.de/mailer-download die Datei E POST_Setup.exe kostenlos herunter. 2. Starten Sie das Installations-Programm. Siehe auch 3.1.2 Die E POST Software lässt sich nicht installieren was tun? 3. Bestätigen Sie die AGB, und wählen Sie Weiter. 4. Legen Sie fest, wo das E POST Programm installiert werden soll, und bestätigen Sie mit Weiter. Siehe auch 3.1.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen? 5. Entscheiden Sie, ob Sie Privat- oder Geschäftskunde sind (oder werden möchten), und wählen Sie Jetzt Installieren. Als Geschäftskunde sind Sie Vertreter einer juristischen Person (z. B. GmbH, GbR) oder Freiberufler. Informationen zu Konditionen für Privatkunden finden Sie unter www.epost.de/privatkunden/epostbrief/preise.html. Sind Sie bereits als Privatkunde oder als Geschäftskunde bei der E POST registriert? Das erkennen Sie an Ihrer E-POST Adresse. Privatkunden-Adressen enden auf @epost.de, Geschäftskunden-Adressen enden auf @<IhrFirmenname>.epost.de Sie haben noch gar keine E POST Adresse? Dann registrieren Sie sich nach der Installation des Programms. Das Registrieren dauert nur wenige Minuten. Danach können z. B sofort Ihren ersten E POSTBRIEF senden. Oder als Privatkunde Dokumente in der E POST CLOUD speichern. E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 6
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 6. Stellen Sie sicher, dass ein PDF-Viewer installiert ist. Hintergrund: Damit Sie ein PDF-Dokument als E POSTBRIEF versenden oder einem Brief Anhänge im Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein. Der E POST MAILER ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader optimiert. Bei anderen Produkten kann es zu Problemen kommen. Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte PDF-Viewer (z. B. unter Windows 8). Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B. unter http://www.adobe.com/de/products/reader herunter. Ergebnis Der Druckertreiber E POST MAILER ist installiert. Aus jeder Anwendung, die den Druckdialog unterstützt, können Sie E POSTBRIEFE versenden. HINWEIS Manchmal wird der E POST MAILER als Standard-Drucker angelegt. Um die Einstellung zu ändern, wählen Sie z. B. unter Windows 7 Start > Geräte und Drucker und dann im Kontextmenü des gewünschten Druckers Als Standarddrucker festlegen. 3.1.1 Welche Software-Pakete werden installiert, und mit welchem Verhalten muss ich rechnen? Auf Ihrem PC werden folgende Software-Pakete entweder automatisch im Hintergrund installiert oder bei Bedarf aktualisiert (Abbildung 3.1-1 auf Seite 8): Ghostscript (von Artifex Software Inc.), zum Erstellen von PDF-Dateien Multi file port monitor (mfilemon), eine Open Source-Software, die das Erzeugen von Dateinamen automatisiert E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 7
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Microsoft.NET Framework 4.0 HINWEIS Bei Windows XP kann das Installieren von.net dazu führen, dass das Installations- Dialogfenster mehrere Minuten eingefroren ist (es werden für.net etwa 400 bis 700 MB zusätzliche Programmdaten heruntergeladen und installiert). In Windows Vista und Windows 7 ist standardmäßig.net 3.x enthalten;.net wird aktualisiert, fall erforderlich. In Windows 8/8.1 ist.net 4.5 bereits standardmäßig enthalten. Abbildung 3.1-1 Speicherbedarf für nötige Softwarepakete, die typischerweise aktualisiert oder manchmal neu installiert werden 3.1.2 Die E POST Software lässt sich nicht installieren was tun? Sie haben das Installationsprogramm E POST_Setup.exe heruntergeladen und gestartet. Das Installieren schlägt aber fehl. Es erscheint die Fehlermeldung Installation nicht erfolgreich. Mögliche Ursache: Das Installationsprogramm kann keinen Kontakt zum Update-Server der Deutschen Post AGherstellen. Das kann z. B. in Unternehmensnetzwerken vorkommen, in denen die Kommunikation über einen sogenannten Proxy erfolgt und dieser Proxy automatisch durch ein Skript konfiguriert wird. Das Installationsprogramm kann dann Software- Komponenten nicht herunterladen. Kontaktieren Sie Ihren Netzwerkadminstrator, um mögliche Netzwerk- Verbindungsprobleme als Ursache auszuschließen. Siehe auch 6.5 Welche Firewall- Einstellungen muss ich vornehmen? 3.2 E POST Guthabenkonto aufladen Um einen E POSTBRIEF versenden zu können, laden Sie Ihr Guthabenkonto auf. 1. Loggen Sie sich unter www.epost.de im E POST Portal ein. E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 8
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 2. Wählen Sie Mein Konto > Konto aufladen (Abbildung 3.2-1 auf Seite 9, Position 1, 2). Abbildung 3.2-1 Konto aufladen 3. Geben Sie die HandyTAN ein, die Sie erhalten haben. Sie gelangen in das Dialogfenster Einzahlung Guthabenkonto. 4. Wählen Sie die gewünschte Zahlungsart, erfassen Sie den Betrag, mit dem Sie Ihr Guthabenkonto aufladen wollen, und wählen Sie Weiter. 5. Prüfen Sie die Daten, und wählen Sie Einzahlen, um den Bezahlvorgang auszuführen. Sie erhalten eine Bestätigung. 6. Wählen Sie Weiter, um den Vorgang abzuschließen. Ihr Guthaben wird unter Mein Konto angezeigt. 3.3 Briefe mit dem E POST MAILER senden Nutzen Sie eine der verschiedenen Möglichkeiten, E POSTBRIEFE mit dem E POST MAILER zu versenden. Dieses Kapitel stellt Ihnen typische Wege vor, z. B.: ein einzelnes Anschreiben mit Adresse (nach Gestaltungsnorm DIN 5008) als E POSTBRIEF versenden: 3.3.1 Typisches Anschreiben senden ein einzelnes Dokument, das keine Adresse enthält, als E POSTBRIEF versenden: 3.3.2 Dokument mit Deckblatt versenden mehrere vorbereitete Anschreiben versenden: 3.3.3 Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden einen E POSTBRIEF mit Anhängen versenden: 3.3.4 Anhänge hinzufügen 3.3.5 Einen E POSTBRIEF als Einschreiben versenden festlegen, dass ein E POSTBRIEF auf jeden Fall physisch gesendet wird, selbst wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat: 3.3.7 Versandoptionen festlegen und Senden starten 3.3.1 Typisches Anschreiben senden Versenden Sie ein Anschreiben, das Sie mit einem typischen Textverarbeitungsprogramm erstellt haben (z. B. Microsoft Word, LibreOffice Writer). Der E POST MAILER erkennt die Empfänger-Adresse automatisch. E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 9
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 1. Um den E POST MAILER aus Ihrem Anwendungsprogramm heraus zu starten, öffnen Sie den Druckdialog (z. B. mit Datei > Drucken) und wählen E POST MAILER. Standardmäßig wird in der Briefvorschau ein stilisierter Briefumschlag angezeigt. Das System zeigt an, wo Sie das Layout Ihres Briefs ändern müssen, damit er den Layout- Vorgaben des E POST Systems entspricht. An den Seitenränden sind Sperrflächen eingeblendet, die für Steuerungsinformationen beim Drucken des Briefs im Rechenzentrum freibleiben müssen. Inhalte, die Sie dort platziert haben, werden weiß überdeckt. Siehe auch 4.2.1 Wo genau liegen Sperrflächen, die ich beachten muss? 2. Wenn die Briefvorschau anzeigt, dass Ihr Brief den Layout-Vorgaben nicht entspricht, haben Sie folgende Möglichkeiten: Um den Brief ohne Anpassungen sofort versenden zu können, markieren Sie das Kontrollkästchen mit Deckblatt für Adresse. Das System erzeugt automatisch ein Deckblatt, das den Layout-Vorgaben entspricht. So ist sichergestellt, dass das E POST System Ihren Brief verarbeiten kann, auch wenn er nicht den Layout- Vorgaben entspricht. Siehe auch 3.3.2 Dokument mit Deckblatt versenden Passen Sie das Layout Ihres Briefs an, bis die Briefvorschau keine Fehler mehr anzeigt. Siehe auch 4.2 Adressfelder und Grafiken in Dokumentvorlagen oder E POSTBRIEFEN korrekt formatieren 3. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu. Siehe auch 3.3.4 Anhänge hinzufügen 4. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E POSTBRIEF als Einschreiben gesendet werden soll. Siehe auch 3.3.5 Einen E POSTBRIEF als Einschreiben versenden. 5. Starten Sie das Versenden. Legen Sie dabei fest, ob der Brief in jedem Fall gedruckt werden soll, und wenn ja, ob in Farbe oder schwarz-weiß. Siehe auch 3.3.7 Versandoptionen festlegen und Senden starten 3.3.1.1 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt? Prüfen Sie, ob die Empfängeradresse bestimmten formalen Kriterien entspricht. Stellen Sie sicher, dass die Empfängeradresse den folgenden formalen Anforderungen entspricht: Die Adresse hat mindestens 2 und maximal 6 Zeilen. Die letzte Zeile der Adresse enthält eine 5-stellige Postleitzahl. Die Schriftgröße ist so angepasst, dass alle Zeilen in das Feld für die Anschrift des Empfängers passen. Die Adresse enthält keine Leerzeilen zwischen Straßenangabe und Ort. Korrekt ist (ohne Leerzeile) z. B.: "Beispielstraße 5 12345 Musterstadt" Die Schriftfarbe ist schwarz. E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 10
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Verwenden Sie vor der Postleitzahl kein Länderkennzeichen oder ISO-Codes wie D oder DE. Beispiel Falsch ist: D-12345 Musterstadt Richtig ist: 12345 Musterstadt ACHTUNG Auslandsbriefe sind nicht möglich. Vermeiden Sie störende Layout-Elemente im Adressbereich, z. B. Rahmen- oder Tabellenlinien. 3.3.2 Dokument mit Deckblatt versenden Versenden Sie Dokumente, die anders als typische Anschreiben keine Empfängeradressen enthalten. Sie haben z. B. mit einem beliebigen Anwendungsprogramm ein Dokument erstellt (oder auch eingescannt): eine Grafik ein Blatt aus einer Tabellenkalkulation eine Folie aus einer Präsentation Oder: Ihr Dokument enthält eine Empfängeradresse, aber der E POST MAILER kann sie aus technischen Gründen nicht erkennen. Das kann z. B. bei einem Anschreiben passieren, das Sie mit einem DTP-Programm wie Adobe Indesign oder Scribus geschrieben haben (DTP-Prgramme behandeln Textfelder wie Grafiken). Wenn der Empfänger keine E POST Adresse hat, versenden Sie solche Dokumente, indem Sie ein Deckblatt mit der postalischen Empfängeradresse hinzufügen. HINWEIS Bei der Berechnung des Preises wird das Deckblatt mitgezählt. 1. Öffen Sie das Dokument, und wählen Sie im Druckmenü E POST MAILER. Der E POST MAILER startet, und das Dokument wird in der Briefvorschau angezeigt. Typischerweise werden Sperrflächen im Adressfeld vom Inhalt des Dokuments überdeckt. Wenn das der Fall ist, zeigt das System entsprechende Fehler an. Siehe auch 3.3.2.1 Ein Dokument, das ich als E POSTBRIEF versenden will, erscheint nicht in der Briefvorschau wieso? 2. Wenn der Empfänger eine E POST Adresse hat, erfassen Sie sie, und fahren Sie fort mit Schritt 9. 3. Markieren Sie das Kontrollkästchen mit Deckblatt für Adresse. 4. Erfassen Sie die Empfängeradresse (maximal 5 Zeilen): Stellen Sie sicher, dass die Postleitzahl 5-stellig ist. Kürzen Sie den Namen des Empfängers oder der Straße ab, wenn er die Größenbegrenzung für das Adressfeld überschreitet (z. B. Dr.-F.-Lohmller-Str. statt Dr.- Fritz-Lohmüller-Straße ). Fassen Sie bei Bedarf Daten in der Zeile Zusätzliche Adressinformation zusammen (Hintergrund: Die Empfängeradresse darf nicht mehr als 5 Zeilen umfassen.) Siehe auch 3.3.1.1 Wie erfasse ich die Empfängeradresse formal korrekt? E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 11
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 5. Erfassen Sie Ihre postalische Absenderadresse (die im Adressfeld Ihres Briefs oberhalb der Empfängeradresse erscheinen wird), unter Einstellungen > MAILER > Ihr Standardtexte im Eingabefeld Anschrift Absender. 6. Optional: Legen Sie fest, dass ein besonders wichtiger E POSTBRIEF als Einschreiben gesendet werden soll. Siehe auch 3.3.5 Einen E POSTBRIEF als Einschreiben versenden. 7. Optional: Fügen Sie dem Brief unter Anhänge weitere Dokumente hinzu. Siehe auch 3.3.4 Anhänge hinzufügen 8. Prüfen Sie den gesamten Brief einschließlich Anhängen in der Briefvorschau, und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Inhalte Ihres Dokuments im Rechenzentrum der Deutsche Post AG gedruckt werden können. E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 12
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt ACHTUNG Dokumente und Anhänge können bis zum Format DIN A4 gedruckt werden. Dazu wandelt der E POST MAILER sie in PDF-Dokumente um. PowerPoint-Dateien oder Dateien im Querformat werden vor dem Drucken gedreht. Prüfen Sie vor dem Versenden in der Briefvorschau, ob die Inhalte der angehängten Dateien korrekt angezeigt werden. Achten Sie beispielsweise auf die Sperrflächen an den Rändern, besonders auf die 12 mm breite Sperrfläche am linken unteren Rand (Abbildung 3.3-1 auf Seite 13, Position 1) (bei Querformaten am oberen Rand, Abbildung 3.3-1 auf Seite 13, Position 2), die von der Deutschen Post AG für das Drucken benötigt und deshalb weiß überdeckt werden. Abbildung 3.3-1 Anlagen in der Briefvorschau prüfen 9. Starten Sie das Versenden. Legen Sie dabei fest, ob der Brief in jedem Fall gedruckt werden soll, und wenn ja, ob in Farbe oder schwarz-weiß. Siehe auch 3.3.7 Versandoptionen festlegen und Senden starten E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 13
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 3.3.2.1 3.3.3 Ergebnis 3.3.4 Ein Dokument, das ich als E POSTBRIEF versenden will, erscheint nicht in der Briefvorschau wieso? Sie wollen ein Dokument als E POSTBRIEF versenden. Sie starten mit Datei > Drucken den E POST MAILER, aber das Dokument erscheint nicht in der Briefvorschau. Wahrscheinliche Ursache: Das Dokument ist sehr komplex (es enthält z.b. eine tief verschachtelte Tabelle oder hochauflösende Grafiken). Ein solches Dokument wird auch auf Ihrem Drucker mehr Zeit als gewöhnliche Dokumente beanspruchen. Die Geschwindigkeit, mit welcher der E POST MAILER ein komplexes Dokument verarbeiten und darstellen kann, hängt unter anderem von der Rechnerleistung Ihres PCs ab. Es kann in manchen Fällen einige Minuten dauern, bis das Dokument in der Briefvorschau vollständig sichtbar ist. Haben Sie etwas Geduld. Reduzieren Sie die Auflösung von Grafiken. Eine optimale Druckqualität erreichen Sie mit 300 dpi. Wenn es häufig vorkommt, dass Sie komplexe Dokumente versenden, verwenden Sie einen leistungsstärkeren PC, oder rüsten Sie Ihren PC auf. Folgende Maßnahmen sind wirksam: Prozessor mit höherem Takt Schnellere Festplatte, am besten eine SSD In geringerem Maß auch mehr Arbeitsspeicher. Das ist hilfreich, wenn die Dokumente sehr groß sind was bei komplexen Dokumenten in der Regel der Fall ist. Mehrere Dokumente gleichen Formats nacheinander versenden Versenden Sie mehrere Dokumente, die Sie fürs Versenden vorbereitet haben, gleichzeitig. Das geht bei Dokumenten, die Sie in einem der folgenden Formate gespeichert haben:. Adobe PDF Microsoft Word (.doc/.docx), Microsoft Excel (.xsl/.xslx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) Text (.txt) 1. Markieren Sie die Dokumente mit gedrückter Strg-Taste. 2. Führen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Drag & Drop: Ziehen Sie sie auf das E POST MAILER Symbol auf Ihrem Desktop Kontextmenü: Wählen Sie im Kontext-Menü den Menüpunkt Versenden mit E POST MAILER. Der E POST MAILER startet so lange neu, bis Sie alle Briefe versendet haben. Anhänge hinzufügen Fügen Sie Ihrem E POSTBRIEF einen oder mehrere Anhänge hinzu. Bei Briefen, die Sie an physische Postadressen versenden, können Sie Anhänge folgender Formate hinzufügen: E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 14
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt Adobe PDF Microsoft Word (.doc/.docx), Microsoft Excel (.xsl/.xslx), Microsoft PowerPoint (.ppt/.pptx) Text (.txt) TIPP Druckqualität von PDF-Anhängen sicherstellen Ein Foto, das Sie Ihrem E POSTBRIEF anhängen wollen, scannen Sie und speichern es im Format PDF. Oder Sie fügen es als Bilddatei (z. B. im Format.jpg) in eine Word-Datei ein. Um das Ergebnis zu optimieren, stellen Sie Folgendes sicher: Um eine optimale Druckqualität zu erreichen, hat die PDF-Datei die von uns empfohlene Druckauflösung von 300 dpi. Um optimale Farbtreue sicherzustellen, verwenden Sie zum Erstellen der PDF-Datei ein geeignetes Programm (z. B. einen PDF-Konverter wie Adobe Acrobat Distiller) und legen als Farbraum CMYK (ISO Coated v2) fest. Die maximale Dateigröße ist 1 MB. TIPP Wenn Sie z. B. Office-Anwendungen wie LibreOffice benutzen, speichern Sie die Dokumente, die Sie Ihrem E POSTBRIEF anhängen wollen, im entsprechenden Microsoft- Format oder als PDF-Datei. Wenn ein E POSTBRIEF physisch zugestellt wird, wird die Anlage automatisch als Fortsetzung des E POSTBRIEFS gedruckt. Eine Anlage ist also Teil des E POSTBRIEFS und ist an das Anschreiben angehängt. Die Seitenzahl des E POSTBRIEFS wird um die Seitenzahl der Anlage erhöht. ACHTUNG Größenbegrenzung Entsprechend den vertraglichen Bestimmungen des E POSTBRIEFS können Sie E POSTBRIEFE bis zu einer maximalen Größe von 20 MB versenden. Physisch zugestellte E POSTBRIEFE können darüber hinaus maximal den Umfang eines Großbriefs (maximal 94 Blätter) haben. Voraussetzung ü Damit Sie ein PDF-Dokument als E POSTBRIEF versenden oder einem Brief Anhänge im Format PDF anfügen können, muss ein kompatibler PDF-Viewer installiert sein. Der E POST MAILER ist für die PDF-Software Adobe Acrobat Reader optimiert. Bei anderen Produkten kann es zu Problemen kommen. Dies gilt auch für ggf. vorinstallierte PDF- Viewer (z. B. unter Windows 8). Laden Sie Adobe Acrobat Reader z. B. unter http:// www.adobe.com/de/products/reader herunter. 1. Wählen Sie Anhänge. 2. Fügen Sie die gewünschten Dokumente hinzu. E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 15
3 Basisfunktionen Schritt für Schritt 3. Optional: Passen Sie im Feld Dateiname für das PDF-Dokument den Namen Ihres E POSTBRIEFS so an, wie er im Versandprotokoll und im Gesendet-Ordner Ihres E POST Postfachs erscheinen soll. HINWEIS Ausnahme: Wenn Sie einen E POSTBRIEF klassisch versenden, zeigt das System im Gesendet-Ordner Ihres E POST Postfachs den Dateinamen nach dem Schema E POSTBRIEF-<Jahr>-<Monat>-<Tag>.pdf an. 3.3.4.1 Eine PDF-Datei lässt sich nicht als Anhang hinzufügen oder als E POSTBRIEF versenden wieso? Sie wollen eine PDF-Datei einem E POSTBRIEF als Anhang anfügen. Es erscheint jedoch eine Fehlermeldung This operation is not permitted, und der E POST MAILER zeigt die Meldung mit der Nummer 3011. Oder: Sie wollen mit Datei > Drucken den E POST MAILER starten, aber das Druckmenü ist nicht aktiv. Mögliche Ursache: Dokumente, die der Autor geschützt hat (z. B. gegen ungenehmigtes Drucken oder Kopieren), akzeptiert der E POST MAILER nicht immer. Das hängt von der Software ab, die der Autor zum Erstellen des Dokuments genutzt hat. HINWEIS Bei geschützten Office-Dokumenten besteht dieses Problem typischerweise nicht. Das System fordert Sie beim Hinzufügen nur auf, das Passwort einzugeben. 3.3.4.2 3.3.5 Wenn Sie sicher sind, dass das Urheberrecht des Autors gewahrt ist, können Sie die Datei drucken, einscannen und als ungeschützte PDF-Datei anhängen oder versenden. Eine angehängte PDF-Datei erscheint nicht in der Briefvorschau was tun? Sie fügen eine PDF-Datei einem E POSTBRIEF als Anhang an. Es erscheint jedoch eine Fehlermeldung, und der Inhalt der Datei wird nicht in der Briefvorschau angezeigt. Die Ursache dieses gelegentlich auftretenden Fehlers ist unbekannt. Schließen Sie den Adobe Acrobat Reader und den E POST MAILER, und wiederholen Sie den Vorgang. Einen E POSTBRIEF als Einschreiben versenden Versenden Sie Einschreiben mit dem E POST MAILER. Sie erhalten dann eine Versandbestätigung im Format PDF, welche die Tracking-Nummer enthält. Um ein Einschreiben zu senden, wählen Sie im E POST MAILER den klassischen Versandweg. Denn die Deutsche Post AG liefert Einschreiben, die Sie mit dem E POST MAILER erstellen, aus technischen Gründen immer als gedruckte Dokumente aus, die der Zusteller physisch aushändigt. Elektronisch zugestellte Einschreiben können Sie aus E POST Portal versenden und so einen vollständig digitalen Dokumentfluss erreichen. 1. Erstellen Sie den E POSTBRIEF. Siehe auch 3.3.1 Typisches Anschreiben senden 2. Wählen Sie unter Einschreiben eine der möglichen Arten von Einschreiben E POST MAILER Anwenderhandbuch für Privatkunden 16