MailStore Server SALES GUIDE Der rechtssichere Standard für E-Mail-Archivierung Dieser Sales Guide soll Sie dabei unterstützen, MailStore Server erfolgreich an Ihre Kunden zu verkaufen. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Portfolio durch E-Mail-Archivierung gewinnbringend erweitern können.
MailStore Server SALES GUIDE E-Mails als Informationsressource langfristig sichern und nutzen Die E-Mail stellt für die meisten Unternehmen nicht nur das wichtigste Kommunikationsmedium, sondern auch eine der wertvollsten Informationsressourcen dar. Per E-Mail übertragene Informationen werden in der Regel nicht noch an anderer Stelle gespeichert, sondern verbleiben schlicht in den Postfächern. Auf diese Weise entstehen über die hre Wissenssammlungen, die in ihrem Umfang und ihrer Qualität einmalig sind. Nur die Unternehmen, die in der Lage sind, E-Mails langfristig zu sichern und effizient zu nutzen, werden auf Dauer entscheidende Kosten- und Wettbewerbsvorteile erzielen können. In der Praxis sind damit jedoch zahlreiche Herausforderungen verbunden: Mithilfe von MailStore Server können sich Unternehmen aller Größen diesen Herausforderungen mühelos stellen und in kürzester Zeit ein nachhaltiges E-Mail-Management etablieren. E-Mails werden von Anwendern gelöscht oder gehen durch technische Probleme verloren. Auf diese Weise verlieren Unternehmen täglich wichtige Daten. Gesetzliche Anforderungen erfüllen Anwender benötigen einen schnellen, umfassenden und immer häufiger auch mobilen Zugriff auf ihre E-Mails. Schutz vor Datenverlusten IT-Verantwortliche müssen mit begrenzten techni- schen und finanziellen Mitteln die Sicherheit und Verfügbarkeit immer größer werdender Datenmengen gewährleisten. E-Mail-Server dauerhaft entlasten Gesetzliche Anforderungen zwingen Unternehmen, die vollständige und manipulationssichere Aufbewahrung von E-Mails über hre hinweg sicherzustellen. Backup und Restore vereinfachen PST-Dateien abschaffen Seite 2
VORTEILE DER E-MAIL-ARCHIVIERUNG Gesetzliche Anforderungen erfüllen Die in Deutschland, Österreich und der Schweiz geltenden gesetzlichen Anforderungen zwingen Unternehmen, E-Mails über viele hre hinweg vollständig, originalgetreu, manipulationssicher und jederzeit verfügbar aufzubewahren. Dies kann in der Praxis nur durch den Einsatz einer Archivierungslösung realisiert werden. Eine Verletzung der Archivierungspflicht kann mit steuerrechtlichen, in bestimmten Fällen auch mit zivilrechtlichen Sanktionen geahndet werden. Vollständiger Schutz vor Datenverlusten E-Mails können durch technische Fehler wie defekte PST-Dateien verloren gehen oder von Anwendern absichtlich oder unabsichtlich gelöscht werden. Oft löschen Anwender, sobald diese aus dem Unternehmen ausscheiden, das gesamte Postfach. Mithilfe von MailStore Server können solche Risiken vollständig ausgeschlossen werden. Schnelle Suche für alle Anwender steigert die Produktivität E-Mails sind eine wichtige und enorm umfangreiche Wissensressource. MailStore Server ermöglicht allen Anwendern einen extrem schnellen und komfortablen Zugriff auf ihre E-Mails und steigert so die Produktivität im Unternehmen. E-Mail-Server entlasten E-Mails können nach der Archivierung regelbasiert aus den Postfächern des E-Mail-Servers gelöscht werden. Auf diese Weise wird die Last auf dem Server auf einem gleichbleibend niedrigen Niveau gehalten. Methoden wie die Auslagerung von E-Mails in PST-Dateien oder Postfachbegrenzungen werden überflüssig. Kontrolle über PST-Dateien PST-Dateien sind fehleranfällig, nur schwer zu sichern und aufwändig zu verwalten. Die Archivierung der PST-Dateien mit MailStore Server löst diese Probleme auf einfache Weise. One-Click-Restore für alle Anwender Anwender können E-Mails mit nur einem Mausklick aus dem Archiv heraus wiederherstellen. Die aufwändige Wiederherstellung von Datensicherungen durch den Administrator entfällt völlig. Reduzierung des Speicherbedarfs MailStore Server wurde für die sichere und effiziente Verwaltung sehr großer Datenvolumen konzipiert und reduziert den Speicherbedarf zudem über Single- Instance-Technologie und Komprimierung. Bis zu 75 Prozent der geschäftskritischen Informationen eines Unternehmens sind in Form von E-Mails gespeichert. Mit MailStore Server können Sie diese Daten langfristig sichern und optimal nutzen. IT-Kosten reduzieren Überlastete Server, steigende Storage-Kosten sowie aufwändige Backup- und Restore-Prozesse belasten die IT und deren Budgets. MailStore Server reduziert diese Kosten nachhaltig. Zudem werden finanzielle Risiken abgefangen, die aus Datenverlusten oder rechtlichen Konflikten entstehen können. Backup und Wiederherstellung des E-Mail-Servers vereinfachen Durch die Reduzierung der Datenlast auf dem E-Mail- Server kann dieser wesentlich einfacher gesichert und im Schadensfall schneller wiederhergestellt werden. Zudem bleiben E-Mails bei einem Ausfall des E-Mail-Servers weiterhin über das Archiv zugreifbar. Verteilte E-Mails zusammenführen Oft verteilen sich E-Mails über verschiedene E-Mail- Server, Anwender-Rechner oder externe Service Provider. Mithilfe von MailStore Server können alle E-Mails im Unternehmen zentral gesichert und durchsucht werden. Seite 3
BACKUP UND ARCHIV IM VERGLEICH Während Backups für Disaster-Recovery-Zwecke ausgelegt sind, können mithilfe der E-Mail-Archivierung völlig andere Zielsetzungen realisiert werden. Beide Ansätze dürfen in der IT-Strategie sicherheitsbewusster Unternehmen nicht fehlen. Zielsetzung Backup Archivierung Entlastung des E-Mail-Servers und Vereinfachung von Backup und Restore durch Auslagerung von E-Mails Abschaffung von Postfachbegrenzungen Abschaffung von PST-Dateien Reduzierung der Storage-Anforderungen durch Single- Instance-Storage Vollständige Aufbewahrung aller E-Mails, E-Mails können beispielsweise unmittelbar nach dem Eingang und somit vor dem Backup gelöscht werden Manipulationssichere Aufbewahrung aller E-Mails Volltextindexierung der E-Mails für eine schnelle Suche Einfache und schnelle Wiederherstellung verlorener E-Mails, das Backup muss zunächst durch die IT-Verantwortlichen aufwändig wiederhergestellt werden, Anwender können E-Mails per One-Click-Restore wiederherstellen Erfüllung gesetzlicher Anforderungen Seite 4
KUNDEN VON MAILSTORE ÜBERZEUGEN Umfassendes Compliance-Konzept Neben regelmäßigen Zertifizierungen durch eine unabhängige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft sorgt ein umfassendes Technologiekonzept (z.b. AES256- Verschlüsselung, Auditing-Funktionen, Aufbewahrungsrichtlinien und Legal Hold) dafür, dass Unternehmen mit Hilfe von MailStore Server die geltenden gesetzlichen Anforderungen zuverlässig erfüllen können. E-Mails extrem schnell durchsuchen Anwender können über eine nahtlose Integration in Microsoft Outlook, Web Access oder mobil über Tablets und Smartphones auf ihre E-Mails zugreifen und eine extrem leistungsfähige Volltextsuche (auch über beliebige Dateianhänge) verwenden. Über den in MailStore integrierten IMAP-Server kann das Archiv zudem in jeden beliebigen E-Mail-Client eingebunden werden. Niedrige Kosten Niedrige Anschaffungskosten, geringe Systemanforderungen, eine integrierte Speichertechnologie (die kein externes DBMS benötigt) und ein überaus effizienter Umgang mit Systemressourcen machen MailStore Server zu einer Lösung mit einem überragenden Preis-Leistungsverhältnis. Tausendfache Markterprobung Mit über 20.000 Kunden zählt MailStore Server zu den weltweit führenden Archivierungslösungen. MailStore Server wird sowohl von kleinen und mittelständischen Unternehmen aller Branchen, als auch von großen und global agierenden Unternehmen eingesetzt. Darüber hinaus vertrauen zahlreiche öffentliche Institutionen und Bildungseinrichtungen auf MailStore Server. Einfaches Setup ohne Risiko MailStore Server kann innerhalb weniger Minuten auf einem beliebigen Windows-PC installiert und getestet werden. Alle erforderlichen Komponenten sind bereits integriert. Bei der Archivierung werden keine Änderungen an Servern oder Postfächern vorgenommen. Unterstützung zahlreicher E-Mail-Systeme MailStore Server unterstützt neben Microsoft Exchange Server (inkl. Office 365), MDaemon, Kerio Connect und IceWarp alle IMAP- oder POP3-kompatiblen E-Mail- Server. Darüber hinaus können E-Mails aus Webmail- Diensten, lokalen E-Mails-Clients und zahlreichen Dateiformaten (z.b. PST) archiviert werden. Integrierte Speichertechnologie Kern des MailStore Servers ist eine hochentwickelte Speichertechnologie, die keine externen Datenbanken benötigt und vom Setup an bereit steht. In der Praxis werden auf dieser Basis Installationen mit deutlich mehr als tausend archivierten Postfächern und zugreifenden Benutzern betrieben. Externe DBMS wie Microsoft SQL Server können optional verwendet werden. Tipp: Nutzen Sie unsere Case Studies und zeigen Sie im Kundengespräch Beispiele erfolgreicher Kundenprojekte: http://www.mailstore.com/de/ mailstore-server-referenzen.aspx Keine Einbahnstraße MailStore Server ist keine Einbahnstraße. Alle E-Mails können zu jeder Zeit und in Standardformaten aus dem Archiv heraus wiederhergestellt werden. Dies garantiert Unternehmen langfristige Unabhängigkeit auch von MailStore Server selbst. Seite 5
KUNDENEINWÄNDE UND ANTWORTEN Mich interessieren rechtliche Aspekte nicht. Die Erfüllung von rechtlichen Anforderungen ist oft nur ein positiver Nebeneffekt. In der Regel stehen die technischen Vorteile, der Schutz vor Datenverlusten und die Produktivitätssteigerung im Vordergrund. Zudem reduziert MailStore Server die IT-Kosten und bietet schon nach kurzer Zeit einen Return on Investment. Mein Unternehmen unterliegt keinen konkreten rechtlichen Anforderungen. MailStore Server bietet auch dennoch rechtliche Vorteile. In gerichtlichen Auseinandersetzungen kann es beispielsweise von entscheidender Bedeutung sein, E-Mails vollständig verfügbar zu haben und als Beweis nutzen zu können. Unser E-Mail-Server besitzt bereits eine integrierte Archivierungsfunktion. Oft verfügen E-Mail-Server über eine sogenannte Archivierungsfunktion, über die E-Mails in ein spezielles Postfach kopiert werden können. Dies ist jedoch in der Regel nicht mit einer modernen und ausgereiften Archivierungslösung vergleichbar und auch nicht dazu geeignet, wichtige Kriterien wie Vollständigkeit und Manipulationssicherheit zu erfüllen. Vorteile wie die Entlastung des E-Mail-Servers, Steigerung der Produktivität durch einen schnellen Suchzugriff oder die Erfüllung von gesetzlichen Anforderungen können so nicht erzielt werden. Viele Hersteller von E-Mail-Servern wie MDaemon, IceWarp und Kerio empfehlen ihren Kunden offiziell MailStore Server als Archivierungslösung. Dafür sind wir zu klein. Oft können gerade kleine Unternehmen die Folgen aus Datenverlusten oder rechtlichen Konflikten besonders schlecht auffangen. E-Mail-Archivierung kann hier einfach aber wirksam schützen. Zudem stellt die schnelle Suche für alle Mitarbeiter einen großen Nutzen dar. MailStore wird von tausenden Unternehmen mit weniger als zehn Mitarbeitern eingesetzt und bietet ein faires Lizenzmodell. Häufig löschen Mitarbeiter, die das Unternehmen verlassen, wichtige E-Mails. MailStore Server bewahrt Organisationen vor Datenverlusten und stellt einen vollständigen Zugriff auf alle E-Mails sicher. Dafür haben wir kein Geld. MailStore reduziert die IT-Kosten, steigert die Produktivität und fängt finanzielle Risiken ab, die aus Datenverlusten oder rechtlichen Konflikten entstehen können. Die so eingesparten Kosten amortisieren in der Regel nach kurzer Zeit die niedrigen Anschaffungskosten. Warum ausgerechnet MailStore Server? Die Liste der Argumente und spezifischen Vorteile ist lang. Am Ende steht jedoch im Vordergrund: Das gesamte Unternehmen MailStore ist vollständig auf E-Mail-Archivierung spezialisiert und investiert seine gesamte Energie in die kontinuierliche Verbesserung und Aktualisierung seiner Produkte. Für nahezu alle anderen Hersteller stellt E-Mail-Archivierung lediglich einen kleinen Bestandteil eines großen Produktportfolios dar. Wir planen zurzeit den Austausch unseres E-Mail-Systems und wollen zunächst abwarten. MailStore Server wird in aller Regel das aktuelle E-Mail- System genauso archivieren können wie das Zukünftige. Aus technischer Sicht besteht kein Grund zu warten. Im Gegenteil: Viele Kunden nutzen MailStore Server explizit für solche Migrationsszenarien. Die historischen E-Mails werden vor dem Systemwechsel einfach archiviert und müssen so nicht auf den neuen E-Mail-Server migriert werden. Wir setzen bereits ein DMS ein und wollen auch über dieses System E-Mails archivieren. Viele DMS-Anbieter haben E-Mail-Archivierung als zusätzliche Funktion in ihre Lösungen integriert. Diese Ansätze sind jedoch immer von einem grundsätzlichen Problem geprägt: Die E-Mail unterscheidet sich als Kommunikationselement mit ihrer speziellen Struktur aus MIME-Entities maßgeblich von eingescannten Papierblättern oder Office-Dokumenten. Eine Archivierung, die diesen Umstand ignoriert und E-Mails wie Dokumente behandelt, gerät schnell an ihre Grenzen. Viele DMS-Anbieter haben dies erkannt und integrieren spezialisierte E-Mail-Archivierungslösungen von Drittanbietern (OEM) in ihre Lösungen. Seite 6
MARKTÜBERSICHT Der Markt für E-Mail-Archivierungslösungen kann seit hren ein starkes Wachstum aufweisen. Bereits in 2009 erreichte der weltweite Umsatz die Marke von einer Milliarde US$. Gartner, Weltmarktführer für IT-Research und Analyse, sagte im Oktober 2010 ein weiteres jährliches Wachstum des Marktes in Höhe von 23 Prozent bis 2014 voraus. In 2011 hat die Radicati Group eine noch höhere Prognose aufgestellt und für 2015 einen weltweiten Umsatz durch E-Mail-Archivierungslösungen von fünf Milliarden US$ vorausgesagt. Falls Sie im direkten Wettbewerb mit Anbietern anderer Lösungen stehen, sollten Ihre Kunden die folgenden Aspekte bei der Entscheidung einbeziehen. Systemhäuser mit Eigenentwicklungen Nicht selten entwickeln IT-Dienstleister wie Systemhäuser aus einem Kundenprojekt heraus eine Archivierungslösung und entscheiden sich, diese auch anderen Unternehmen anzubieten. Solche Lösungen erreichen in der Regel niemals die Qualität einer weltweit vermarkteten und tausendfach erprobten Standardsoftware. Oft werden diese Projekte nach wenigen hren wieder eingestellt. Für Kunden, die ihre E-Mails über lange Zeiträume hinweg aufbewahren müssen und auf regelmäßige Aktualisierungen der Software angewiesen sind, ist dieses Risiko kaum tragbar. Große Softwarehersteller Große Softwarehersteller bieten E-Mail-Archivierung als Bestandteil eines sehr umfangreichen Produktportfolios an. Die E-Mail- Archivierungslösung macht in diesen Fällen oft nur einen verschwindend geringen Teil des gesamten Umsatzes aus und liegt nicht im Fokus des Unternehmens und seiner Mitarbeiter. MailStore hingegen ist spezialisiert auf E-Mail-Archivierung. MailStore Server in 25 Wörtern Mit MailStore Server können Unternehmen jeder Größe die rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. MailStore Server in 50 Wörtern Mit MailStore Server können Unternehmen die rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dabei kombiniert MailStore Server eine leistungsstarke Technologie mit niedrigen Kosten und intuitiver Bedienbarkeit. Bereits heute setzen über 20.000 Unternehmen aller Größen und Branchen bei der E-Mail- Archivierung auf MailStore Server. MailStore Server in 100 Wörtern Mit MailStore Server können Unternehmen die rechtlichen, technischen und wirtschaftlichen Vorteile moderner E-Mail-Archivierung einfach und sicher für sich nutzbar machen. Dazu legt MailStore Server perfekte Kopien aller E-Mails in einem zentralen E-Mail- Archiv ab und stellt so die Sicherheit und Verfügbarkeit beliebiger Datenmengen über viele hre hinweg sicher. Anwender können weiterhin über Microsoft Outlook, Web Access oder mobil über Tablets und Smartphones auf ihre E-Mails zugreifen und diese in atemberaubender Geschwindigkeit durchsuchen. MailStore Server kombiniert eine leistungsstarke Technologie mit niedrigen Kosten und intuitiver Bedienbarkeit. Bereits heute vertrauen über 20.000 Unternehmen aller Größen und Branchen bei der E-Mail- Archivierung auf MailStore Server. DMS-Anbieter Eingescannte Papiere oder Office-Dokumente sind aus Archivierungssicht nicht mit E-Mails vergleichbar. Die effiziente Archivierung großer Mengen von E-Mails kann nur schwer als Zusatzfunktion in ein für Dokumente konzipiertes DMS integriert werden. Oft greifen solche Ansätze zu kurz und geraten mit der Zeit an ihre Grenzen. Viele DMS-Anbieter integrieren aus diesem Grund OEM-Lösungen zur E-Mail-Archivierung von Drittanbietern. MailStore Software GmbH Cloerather Straße 1-3 41748 Viersen Deutschland E-Mail: sales@mailstore.com Telefon: +49 (0)2162-50299.0 Fax: +49 (0)2162-50299.29 www.mailstore.com Seite 7 7
2005-2013 MailStore Software GmbH Microsoft Outlook, Microsoft Outlook Express, Microsoft Windows Mail, Microsoft Exchange Server und Microsoft Internet Explorer sind registrierte Marken und Markenzeichen der Microsoft Corporation in den USA und anderen Ländern. Mozilla Thunderbird, Mozilla Seamonkey und Mozilla Firefox sind registrierte Marken bzw. Markenzeichen der Mozilla Foundation, USA. Google, Google Mail und Google Chrome sind Markenzeichen der Google Inc, USA. Apple, iphone, ipod und Safari sind registrierte Marken bzw. Markenzeichen der Apple Inc. in den USA und anderen Ländern. Alle anderen Markenzeichen oder registrierte Marken sind Eigentum der jeweiligen Inhaber. MailStore Server und MailStore Home sind registrierte Marken der MailStore Software GmbH in den USA. MailStore E-Mail-Archivierung ist ein Markenzeichen der MailStore Software GmbH, Deutschland. www.mailstore.com