Bedienungsanleitung für die Benutzerverwaltung an der Hochschule Ostwestfalen-Lippe (Identity Management System) Autor: Andreas Weiß, S(kim) 1
Inhalt Systembeschreibung... 3 Angeschlossene Systeme... 3 Zugriff auf die Benutzerverwaltung... 3 Anmelden am System... 4 Selbstregistrierung... 4 Anleitung zur Selbstregistrierung... 5 Angebundene Systeme... 9 Beantragung zusätzlicher Dienste... 9 WLAN-Nutzung mit z.b. Notebook, PDA etc.... 9 Bibliothekszugang beantragen... 11 Sicherheitsabfragen zur Authentifizierung... 12 Passwort vergessen... 13 Deaktivierung des Zugangs... 14 Löschen des Zugangs und aller Daten... 14 2
Systembeschreibung Die Benutzerverwaltung stellt für eine Vielzahl von EDV-Systemen an der Hochschule Anwenderdaten zur Verfügung. Typische Stammdaten zum Benutzer wie Name, Adresse, Email oder Telefonnummer aber auch Gruppen- und Rollenzugehörigkeiten wie Mitarbeiter/in oder Studierende oder Fachbereichszugehörigkeiten bilden die Datenbasis. Auch das Passwort wird zentral verwaltet. Ein ausgeklügelter Mechanismus steuert die Verteilung dieser Informationen an die angeschlossenen Systeme. Über das Selfserviceportal der Benutzerverwaltung können Zugriffsrechte beantragt, das Passwort gesetzt und die persönlichen Daten gepflegt werden. Angeschlossene Systeme Folgende EDV-Systeme sind zur Zeit angebunden: - WLAN-Zugänge - VPN-Zugänge - Mail-System incl. WebMail - Bibliothekssystem - Schulungsräume des S(kim) in Lemgo - Internet-Cafe in Lemgo - Fachbereich 1 - Fachbereich 3 - Fachbereich 6 - Fachbereich 7 - Eduroam - Ilias E-Learning - CAS- Campusmanagement - HISSOS - Studierendenverwaltung Zugriff auf die Benutzerverwaltung URL: https://www.hs-owl.de/idm/ Der Zugriff ist über die Browser Internet-Explorer oder Firefox möglich. Andere Browser können Fehler in der Darstellung erzeugen. 3
Anmelden am System Anwender, die bereits über eine Benutzerkennung verfügen melden sich hier mit ihren bekannten Anmeldedaten an: Selbstregistrierung Neue Studierende bekommen Ihre Benutzerkennung bereits bei der Immatrikulation mitgeteilt, sie brauchen die Selbstregistrierung nicht durchführen! Neue Mitarbeiter/innen und externe Nutzer gelangen über eine Selbstregistrierung ins System. Dabei wird die persönliche Benutzerkennung vergeben. Nach der Eingabe einiger persönlicher Daten ist es erforderlich den Benutzerzugang freigeben zu lassen. Dies macht in der Regel die Benutzerberatung nach der Prüfung der Identität (Vorlage Personalausweis und ggfs. Studierendenausweis) 4
Anleitung zur Selbstregistrierung In folgender Ansicht den Punkt Selbstregistrierung wählen: Folgende Maske erscheint: 5
Studierende: Neue Studierende bekommen Ihre Benutzerkennung bereits bei der Immatrikulation mitgeteilt, sie brauchen die Selbstregistrierung nicht durchführen! Zugehörigkeit ist die Zuordnung Studierende/Mitarbeiter/Externer, hier bitte Studierende wählen. Anschrift ist die Postanschrift über die man während des Semesters erreichbar ist. Email und Telefonnummer sind keine Pflichtfelder, werden aber häufig für den schnellen Kontakt genutzt und sollten möglichst angegeben werden. Auch die Benutzerverwaltung selber kommuniziert mit dem Anwender über die angegebene Email-Adresse. Das Kennwort muß folgenden Regeln entsprechen: - Mindestens 8 bis max. 20 Zeichen - Es müssen sowohl Buchstaben wie auch Zahlen vorkommen - Zeichenfolgen aus Vorname oder Nachname dürfen im Passwort nicht enthalten sein Die Anerkennung der Benutzungsordnung ist für die Gewährung einer Benutzerberechtigung zwingend erforderlich. Sie kann in der Maske angesehen werden. Die Anerkennung muß bestätigt werden. Vorname und Nachname kann nach der Einrichtung des Zugangs nicht mehr im Selfservice geändert/korrigiert werden. Adressdaten, Email, Telefon ist jederzeit änderbar, hierfür mit dem neuen Benutzerzugang anmelden und Änderungsmaske aufrufen 6
Mitarbeiter: Zugehörigkeit Mitarbeiter wählen. Folgende Maske erscheint: Vorname und Nachname kann nach der Einrichtung des Zugangs nicht mehr im Selfservice geändert/korrigiert werden. Adressdaten und Telefonnummern sind jederzeit änderbar, hierfür mit dem neuen Benutzerzugang anmelden und Änderungsmaske aufrufen Felder ausfüllen und senden drücken, Benutzername notieren. Abbrechen: Eingaben werden verworfen. 7
Senden erfolgreich: Der Benutzerzugang ist somit für die Freigabe eingerichtet worden. Zur Aktivierung ist die Freigabe durch den Helpdesk erforderlich. Hierzu bitte persönlich zum Helpdesk gehen und unter Vorlage des Studentenausweises und des Personalausweises den Zugang aktivieren lassen. Erst danach ist ein Zugriff auf die EDV-System möglich. 8
Angebundene Systeme Bibliothek (vor der ersten Nutzung durch Bibliotheks-Mitarbeiter/innen den Zugang aktivieren lassen (Ihre Daten liegen dort bereits vor), der Bibliotheksausweis wird dort ausgestellt Benutzerverwaltung des SKIM mit Zugriff auf Übungsräume, Druckerfreigaben, Persönliche Benutzerverzeichnisse sind eingerichtet Mailsystem Für Mitarbeiter wird ein Mailkonto vorname.nachname@hs-owl.de erstellt, für Studierende vorname.nachname@stud.hs-owl.de. Fachbereichssysteme Einrichtung der Benutzer in den Fachbereichen. Differenziertere Benutzerrechte werden ggfs. über die Administratoren der Fachbereiche vergeben Ilias Benutzerkonto wurde mit einem dem Fachbereich zugeordneten Profil im Ilias angelegt CAS Benutzerkonto wird angelegt HOSSOS Die Grunddaten der Studierenden (Name, Wohnort) werden über die Studierendenverwaltung ins IDM übertragen. Beantragung zusätzlicher Dienste WLAN-Nutzung mit z.b. Notebook, PDA etc. Über den Selfservice anmelden und über Anforderungen und Genehmigungen auf Ressourcenanfordern gehen, Anforderungstyp alle wählen 9
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MAC-Adresse des Geräte für den WLAN-Zugang eintragen (vorher aus dem Gerät auslesen) Nach dem Senden ist der Zugriff auf das WLan sofort möglich. Bibliothekszugang beantragen Benutzer die bisher keinen Bibliothekszugang hatten, können diesen hier beantragen und bekommen ihn nach der Eingabe ihrer Adressdaten auch sofort eingerichtet. Bei der ersten Nutzung der Bibliothek ist es erforderlich am Tresen die Ausstellung des Bibliotheksausweises anzufordern. Über den Selfservice anmelden und über Anforderungen und Genehmigungen auf Ressourcen anfordern gehen, Anforderungstyp alle wählen Die Adressdaten erfassen und möglichst auch eine Email-Adresse angeben. Über diese Email-Adresse können Hinweise auf z.b. ablaufende Fristen Leihfristen an Sie gesendet werden. Nach dem Senden werden die Daten an das Bibliothekssystem weitergegeben und zukünftige Datenänderungen zwischen IDM und Bibliothek abgeglichen. 11
Sicherheitsabfragen zur Authentifizierung Bei der ersten Anmeldung nach der Aktivierung werden 2 Sicherheitsfragen gestellt. Diese dienen der späteren Rücksetzung des Kennworts falls es einmal vergessen wurde. Bitte beantworten Sie immer beide Fragen 12
Passwort vergessen In der Anmeldemaske Passwort vergessen? anwählen. Die Sicherheitsfragen werden gestellt. Dann neues Passwort eingeben: 13
Deaktivierung des Zugangs Bei der Exmatrikulation oder Beendigung des Arbeitsverhältnisses wird der Zugang gesperrt. Die endgültige Löschung aller Daten erfolgt zu einem späteren Zeitpunkt. Löschen des Zugangs und aller Daten 2 Jahre nach der Deaktivierung eines Benutzerzuganges werden alle Daten, Dokumente, Mails etc. unwiederbringlich ohne weitere Nachfrage automatisch gelöscht. 14