Die wichtigsten Dos und Don ts einer schriftlichen Bewerbung 73 Die wichtigsten Dos und Don ts einer schriftlichen Bewerbung Schludrigkeiten und Tippfehler verderben den ersten Eindruck habe ich mit Interresse gelesen. Ein Versehen oder mangelhafte Rechtschreibkenntnisse? Das kann man als Empfänger nicht beurteilen. Beurteilen und ahnden kann man aber den offensichtlichen Verstoß gegen das Vier-Augen-Prinzip. Bevor in einem Unternehmen wichtige Briefe, neue Preislisten oder Angebote an Kunden verschickt werden, liest ein anderer Korrektur. So sollte man es selbstverständlich auch mit den eigenen Bewerbungsunterlagen halten. Und deshalb gibt es für Schreibfehler und formale Unebenheiten (zum Beispiel verrutschter Einzug, Namen des Adressaten falsch geschrieben, schlechte Ausdrucke oder Kopien) zurecht Minuspunkte. Wer in eigener Sache nachlässig ist, nährt beim zukünftigen Arbeitgeber den Verdacht, bei der Wahrnehmung der Interessen anderer ebenfalls wenig Sorgfalt an den Tag zu legen. Tippfehler vermeiden Sorgfältig sein Neue oder alte Rechtschreibung? Orientieren Sie sich an der Schreibweise, die im Stellenangebot verwandt wird. Bei Initiativbewerbungen sehen Sie sich vorher die Homepage des Unternehmens an oder besorgen Sie sich Prospekte. Achtung: Verlassen Sie sich nicht auf das Rechtschreibprogramm Ihres Computers!! Deckblätter sind lästig Gut gemeint, warnte der Kulturkritiker Karl Kraus einmal, ist ein anderes Wort für schlecht. Deckblätter sind gut gemeint. Versetzen Sie sich dank Ihres Einfühlungsvermögens in die Lage Ihres Adressaten. Er nimmt Ihre Bewerbungsmappe zur Hand, sieht das Deckblatt nebst sympathischem Foto und blättert um. Und nun beginnen die kleinen Tücken des Alltags. Man muss die linke Hälfte der Mappe festhalten Kein Deckblatt verwenden
74 Wie überzeuge ich mit meiner schriftlichen Bewerbung? oder mit einem schweren Gegenstand fixieren, wenn man den tabellarischen Lebenslauf lesen möchte. Wenn man drei tabellarische Lebensläufe miteinander vergleichen will, braucht man drei Hände oder drei schwere Gegenstände und viel Platz auf dem Schreibtisch. Probieren Sie es einmal selbst aus und dann wissen Sie, warum Deckblätter lästig sind. Was beim Foto zu beachten ist In Deutschland gehört zu einer Bewerbung ein Foto. Bitte verschicken Sie keine Ganzkörperablichtung und auch kein Bild, das Sie bei einem anscheinend ungemein wichtigen Telefonat zeigt. Machen Sie sich ein Bild von mir! Normales Foto vom Fotografen verwenden nicht aus dem Automaten am Bahnhof. Die Kleidung muss einigermaßen zum vermuteten Dresscode der Firma bzw. Branche passen, bei der man sich bewirbt. Format höchsten 6 4,5 cm. Farbe oder schwarzweiß? Ist egal. Das Foto oben rechts auf den tabellarischen Lebenslauf kleben und zwar so, dass es dem Adressaten nicht gleich vor die Füße fällt. Selbstverständlich kann man das Foto einscannen.! Das Anschreiben liegt lose auf der Mappe Nicht einheften Wenn man das Anschreiben in eine Prospekthülle steckt oder in die Mappe einheftet, kann es nicht geknickt werden. Das klingt überzeugend, aber hier wird etwas Wichtiges übersehen. Das Anschreiben und die restlichen Unterlagen beziehen sich nämlich auf zwei verschiedene juristische Sachverhalte: Das Anschreiben wird Eigentum des Empfängers, die anderen Unterlagen verbleiben im Eigentum des Absenders.
Die wichtigsten Dos und Don ts einer schriftlichen Bewerbung 75 Wer gegen diesen Grundsatz verstößt, macht das Handling mit der Bewerbung unnötig kompliziert. Stellen Sie sich einen Stapel von 150 Bewerbungsmappen vor, aus denen sämtliche Anschreiben erst aus der Prospekthülle gefischt oder aus der Klemmmappe gelöst werden müssen. Das ist eine Sträflingsarbeit. Unterlagen nicht in Prospekthüllen stecken Rollentausch! Sie sind der Personalberater! Sie erhalten auf eine ausgeschriebene Position 80 Bewerbungsmappen mit durchschnittlich 15 Seiten (inkl. Zeugnissen, Praktikumsbescheinigungen etc.). Unterstellen Sie weiter, dass alle Interessenten den gleichen Bewerbungsratgeber gelesen haben und der Empfehlung folgen, alle Seiten in eine Prospekthülle zu versenken. Wo ist jetzt das Problem? Die Hälfte der Unterlagen haben Sie bereits analysiert, als Ihr Auftraggeber anruft und um Zusendung aller Bewerbungen bittet, weil er sich ein Bild von der Resonanz machen möchte. Sie Ihrerseits dürfen für die Bewertung der Kandidaten keine Zeit verlieren und müssen deshalb alles kopieren. Was einfach klingt, wird jetzt schwer, weil alle Seiten in Prospekthüllen stecken der Vorlageneinzug Ihres Kopierer ist nicht nutzbar. 1.200 Seiten müssen Sie jetzt entweder aus den Prospekthüllen herausfummeln und später wieder hineinbekommen oder Sie dürfen 1.200 Seiten einzeln mit der Plastikhülle fotokopieren. Prospekthüllen sind eine Tortur. Keine Prospekthüllen Unterlagen nicht per Einschreiben versenden Auch dies ist ein Verstoß gegen die Schlüsselqualifikation Empathie bzw. Einfühlungsvermögen. Es bringt keinen Spaß, eingehende Bewerbungen täglich beim Postboten abzuzeichnen. Wertvolle Dokumente gehören nicht in eine Bewerbungsmappe im Bedarfsfall kann man sie im Vorstellungsgespräch präsentieren. Denken Sie daran, welche Folgen es hätte, wenn alle ihre Bewerbung per Einschreiben auf den Weg brächten abgesehen davon, dass man auf ein schwach ausgeprägtes Kostenbewusstsein schließen könnte. Wichtige Unterlagen nur als Kopie versenden
76 Wie überzeuge ich mit meiner schriftlichen Bewerbung? Bei Zeugnisübersetzungen Amtliche Beglaubigungen nur in Ausnahmefällen Bei dieser Gelegenheit noch eine gute Nachricht, weil sie Geld spart: Verzichten Sie auf amtlich beglaubigte Schriftstücke. Ausnahme: Zeugnisübersetzungen. Selbstverständlich übersetzen Sie keine englischsprachigen Zeugnisse oder Bescheinigungen in die deutsche Sprache man muss den Empfänger ja nicht vorsätzlich zum Ignoranten erklären. Ein ungarisches oder arabisches Zeugnis sollte allerdings durch eine beglaubigte deutsche Version ergänzt werden. Maximal Großbrief Kein Paket versenden Überfrachten Sie Ihre Unterlagen nicht. Wer mehr als 1,45 Euro Porto braucht, hat etwas falsch gemacht. Gleiche Sorgfalt wie schriftliche Bewerbung Die Online-Bewerbung Die Möglichkeit, Informationen via E-Mail weiterzugeben, ist eine wunderbare Sache. Man befindet sich im Urlaub oder auf Reisen, sieht ein interessantes Stellenangebot und kann sofort reagieren. Viele Bewerber unterliegen allerdings dem Missverständnis, dass Online- Bewerbungen weniger Sorgfalt benötigten. Es fällt jedenfalls auf, dass die auf diesem Weg übermittelten Anschreiben oft lockerer im Stil gehalten sind, dass auf die Gestaltung des Lebenslaufs weniger Wert gelegt wird und es manchmal von Fehlern nur so wimmelt. Das gilt übrigens generell für E-Mails. Was auf einem Blatt Papier ausgedruckt und versendet wird, unterliegt ganz offensichtlich anderen Qualitätsstandards als das, was auf dem Bildschirm zu sehen ist und per Mausklick auf die Reise geht. Mithilfe der nachfolgenden Checkliste, die Sie auch auf Ihrer CD-ROM finden, können Sie nochmals alle für eine Online-Bewerbung relevanten Punkte überprüfen.
Was muss ich bei Initiativbewerbungen beachten? 77 Checkliste: Worauf muss ich bei einer Online-Bewerbung achten? Was ja nein Habe ich meine Online-Bewerbung wie eine klassische, schriftliche Bewerbung behandelt? Wer lässig formuliert, ist schnell wieder offline. Habe ich die Zahl der Attachements begrenzt? Wer hat schon Lust, sich durch diverse Anhänge zu klicken. Dies gilt insbesondere für die erste Kontaktaufnahme. Das Anschreiben gehört natürlich nicht in den Anhang. Habe ich ein gängiges Format verwendet? Am besten sind nach wie vor Word-Dokumente oder pdf- Dateien. Habe ich auf eine schlichte Formatierung geachtet? Nicht jedes Programm akzeptiert Sonderzeichen wie Klötzchen, Pfeile und Bildhintergründe. Ihre Bewerbung kann auf dem Bildschirm des Empfängers unfreiwillig komisch aussehen. Ist meine E-Mail nicht größer als ein Megabyte? (Achtung: Firewall!) Habe ich die E-Mail an die richtige Adresse geschickt? Keine Bewerbung an eine E-Mail-Sammelstelle ( info@ ) versenden. Sie verschwindet meist im Datennirwana. Habe ich meine Bewerbung erst einmal an mich selbst geschickt und noch einmal alles überprüft?! Was muss ich bei Initiativbewerbungen beachten? Vergessen Sie ganz schnell alles, was Sie bisher über Blindbewerbungen gehört oder gelesen haben. Falsche Begriffe behindern richtiges Denken! Verfassen Sie Initiativ- bzw. Spontanbewerbungen, um auch mental auf dem richtigen Gleis zu sein. Anhand der nachfolgenden Checkliste, die Sie auch auf Ihrer CD-ROM finden, können Sie nochmals überprüfen, ob Sie alle für eine Initiativbewerbung relevanten Punkte beachtet haben. Falsch: Blindbewerbung
78 Wie überzeuge ich mit meiner schriftlichen Bewerbung? Checkliste: Worauf muss ich bei einer Initiativbewerbung achten? Was ja nein Habe ich gründlich recherchiert, welche Branche und welche Unternehmen zu meinem Profil passen könnten? Lese ich regelmäßig den Wirtschaftsteil der Tageszeitungen? Mit ein wenig Glück finde ich Beiträge über Firmen, die zu mir passen könnten. Habe ich darauf geachtet, kein anonymes Anschreiben zu verschicken? Sehr geehrte Damen und Herren landet meist bei jemandem, der sich nicht zuständig fühlt. Habe ich bei der Firma angerufen und mir von der Zentrale einen Namen geben lassen? Habe ich mich wenn möglich im Anschreiben auf einen Anlass berufen ( Ich habe gelesen, dass Sie Ihre Vertriebsmannschaft ausbauen wollen und deshalb )? Habe ich darauf geachtet, mich bei der Frage kommenden Fachabteilung zu bewerben? Dort weiß man zuallererst, ob bzw. wann es eine Vakanz gibt Zwei Seiten sind genug: Das Anschreiben und ein tabellarischer Lebenslauf. Auf Zeugnisse und das Foto verzichten. Bei Interesse werde ich gebeten, eine komplette Bewerbungsmappe einzureichen. Habe ich mich zu meinen Gehaltsvorstellungen geäußert?!