VERHALTENS- UND ETHIKKODEX RICHTLINIE FÜR EINE SORGFÄLTIGE KOMMUNIKATION
RICHTLINIE FÜR EINE SORGFÄLTIGE KOMMUNIKATION Diese Richtlinie zielt darauf ab, Mitarbeitern und sonstige im Namen von Magna handelnden Personen, einschließlich Führungskräften, Direktoren, Beratern und Maklern, dabei behilflich zu sein, zu verstehen, wie wichtig es ist sich sorgfältig und professionell bei sämtlichen Mitteilungen zu verhalten. Dies hilft dabei, Sie und Magna vor möglichen negativen Folgen aufgrund mangelnder Kommunikation zu schützen. Diese Richtlinie gilt für Magna International Inc. und alle ihre operativen Bereiche, Sparten, Joint Ventures und sonstige Unternehmen auf weltweiter Ebene (gemeinsam Magna genannt). Einleitung Magna ermutigt den Mitarbeiter, sich bei sämtlichen Mitteilungen professionell und klar und auf bestmögliche Weise auszudrücken. Je nach Komplexität, Dringlichkeit und Sensibilität erfordern unterschiedliche Fälle unterschiedliche Arten der Kommunikation, zum Beispiel einen Telefonanruf, ein persönliches Treffen oder ein Web Meeting, eine E-Mail, eine Sofortnachricht oder sonstige Art von Nachricht. Jede Kommunikationsart dient einem bestimmten Zweck. Sie sollten sich die Zeit nehmen und abwägen, welche Kommunikationsart am besten zu der jeweiligen Situation passt. Wenn Sie schriftlich kommunizieren, vergewissern Sie sich, dass die Kommunikation dem Fall und der Zielgruppe entspricht. Durchdenken Sie beim Erstellen einer schriftlichen Kommunikation in einem beliebigen Format das Thema und beurteilen Sie, wie die Worte ausgelegt werden könnten (von einem Standpunkt des Rufs aus betrachtet, in einem Gerichtsverfahren oder auf sonstige Art und Weise). Lassen Sie Vorsicht walten und gehen Sie professionell vor. In der Regel sollte bei schriftlichen Mitteilungen vermieden werden, sich sarkastisch auszudrücken, sich Luft zu verschaffen oder unangemessene Spekulationen zu äußern. Kommunikationsstandards Bei dem Versenden einer schriftlichen Mitteilung ist darauf zu achten, dass: Ihre Zielgruppe kennen und bestätigt haben. Überprüfen Sie die Mitteilungsempfänger prüfen Sie sorgfältig alle E-Mail-Adressen und gehen Sie vorsichtig mit der Option Allen antworten um. Denken Sie sich in die Rolle eines jeden Empfängers der Nachricht hinein. Sorgen Sie dafür, dass interne Nachrichten das Haus Magna nicht verlassen. Seien Sie bei all ihren Mitteilungen stets professionell. Gehen Sie sicher, dass Inhalt und Ton der Nachricht angemessen sind. Bestimmen Sie den Zusammenhang für Ihre Aussagen und bedenken Sie die Reaktion, wenn Ihre Mitteilung in einer Zeitung oder im Internet veröffentlicht wird. Seien Sie äußerst vorsichtig bei Mitteilungen an Wettbewerber. Genauere Information zu diesem Thema entnehmen Sie bitte der Richtlinie von Magna zu Kartell- und Wettbewerbsfragen. Magna International Inc. Richtlinie für eine sorgfältige Kommunikation 2
Bezüglich der Privatsphäre, Vertraulichkeit und Geheimhaltung. Eine vertrauliche Kommunikation ist eine Kommunikation zwischen Ihnen und einem betriebsinternen oder externen Rechtsanwalt im Zusammenhang mit bestimmten Rechtsfragen. Hilfreiche Tipps SEIEN SIE VORSICHTIG Bei allen Kommunikationen, die sensible Informationen über den Mitbewerber enthält, oder die als ein Versuch ausgelegt werden kann, bei der Preisfestlegung zusammenzuwirken bzw. zusammenzuarbeiten, Märkte aufzuteilen bzw. zuzuordnen oder auf sonstige Weise gegen die Richtlinie von Magna zu Kartellund Wettbewerbsfragen zu verstoßen. Bei Meinungsäußerungen außerhalb Ihres Wissens- bzw. Fachgebiets stellen Sie keine Spekulationen oder Vermutungen an. Äußern Sie die Punkte/Sachverhalte, von denen Sie Kenntnisse aus erster Hand haben, klar und deutlich. Wenden Sie sich an andere Personen, um Bereiche außerhalb Ihres Wissens- bzw. Fachgebiets anzusprechen. Bei Rechtsfragen achten Sie auf Issue Spotting bzw. das Erkennen von Problemen und seien Sie sich über das Gesetz im Klaren, soweit es Ihre Position oder Ihren Verantwortungsbereich betrifft. Sind Sie bezüglich einer Rechtsfrage, die Sie behandeln oder die von weiteren Personen vorgebracht wurde, unsicher, ziehen Sie Ihre Gruppe oder gegebenenfalls den Leiter der Rechtsabteilung der Konzern- und/oder Regionalleitung zu Rate, und kennzeichnen Sie gegebenenfalls Ihre Kommunikation mit der Bezeichnung vertrauliche Kommunikation zwischen Anwalt und Mandant. Bei Mitteilungen per Social Media. Es wird erwartet, dass Mitarbeiter und sonstige Personen, die im Namen von Magna handeln, es unterlassen, Magna in Verruf zu bringen bzw. irgendwelche vertrauliche Informationen zu veröffentlichen diese Pflicht weitet sich auf Social Media aus. Alle Mitteilungen, die per Social Media erfolgen, sollten nicht als privat angesehen werden, unabhängig von den Einstellungen des Nutzers. Ausführlichere Informationen entnehmen Sie bitte der Globalen Richtlinie zur Nutzung von Emails, Internet und Social Media von Magna. WAS NIEMALS GETAN WERDEN DARF Zu viel versprechen - seien Sie sachlich. Nachrichten versenden, wenn Sie aufgeregt sind; es ist besser, das Sie eine gewisse Zeit lang einen Entwurf der Nachricht abspeichern und diesen nach einer Weile überprüfen, bevor Sie die Nachricht senden. Erwägen Sie es, eine zweite Meinung einzuholen. Sonstige Interessenvertreter auf eine negative Art und Weise beraten seien Sie professionell. Jegliche Mitteilungen diskriminierender oder verletzender Art versenden bzw. weiterleiten. Sollten Sie eine derartige Mitteilung erhalten, suchen Sie Unterstützung von Ihrem Vorgesetzten oder Manager, der Personalabteilung, des Konzerns, des Leiters der Rechtsabteilung der Konzern- oder Regionalleitung, der Internen Revisionsstelle oder eines Mitglieds der Abteilung für Ethik und die Einhaltung gesetzlicher Bestimmungen. Firmenunterlagen und Datenschutz Denken Sie daran, dass fast jede Form von Kommunikation im Zusammenhang mit Magna oder Ihrer Arbeit als Unterlage der Firma angesehen werden kann (unabhängig davon, ob sie in Papierformat, elektronischem Format, Audioformat oder einem sonstigen Format vorliegt). Firmenunterlagen sind von entscheidender Bedeutung für die Geschäfte von Magna sie können einer internen oder externen Prüfung unterliegen (einschließlich durch interne und externe Prüfer, Behörden oder Ermittler und Anwälte, die die Faktenlage bei Gerichtsverfahren und weiteren Rechtsverfahren überprüfen). Gehen Sie davon aus, dass es keine Konversationen bzw. Kommunikation, gibt die nicht an die Öffentlichkeit gelangen könnte, und Magna International Inc. Richtlinie für eine sorgfältige Kommunikation 3
dass Alles Gelöschte wiederhergestellt werden kann. Durch eine sorgfältige Kommunikation helfen Sie dabei, nicht nur den Ruf von Magna, sondern auch Ihren eigenen Ruf zu schützen. Offenlegungspolitik Soweit nicht bei der Ausführung ihrer Pflichten erforderlich, sollten Mitarbeiter von Magna mit niemandem Unternehmensangelegenheiten, die materielle, nicht öffentliche Informationen darstellen, besprechen (und zwar auch nicht mit Freunden, Verwandten und anderen Mitarbeitern von Magna, die über die Informationen nichts erfahren sollten). Weiterhin sind Mitarbeiter von Magna nicht befugt, Unternehmens-angelegenheiten mit den Medien, Fachleuten der Branche (wie Investmentbankern) oder Aktionären von Magna zu besprechen, es sei denn, sie sind befugte Sprecher. Ausführlichere Informationen entnehmen Sie bitte der Richtlinie zur Offenlegungspolitik von Magna ( Corporate Disclosure Policy ). WEITERGEHENDE INFORMATIONEN: Wenden Sie sich an die Rechtsabteilung Ihrer Gruppe oder der Region, einen Compliance Officer oder den Chief Compliance Officer von Magna, wenn Sie weitergehende Informationen oder eine Beratung benötigen. Effective: June 1, 2014 Revised: June 21, 2016 Next Review: June 21, 2018 Owner: Ethics & Legal Compliance Magna International Inc. Richtlinie für eine sorgfältige Kommunikation 4