R RZK Arbeiten mit StarOffice und OpenOffice.org Günter Marxen Universität zu Köln Zentrum für Angewandte Informatik / Universitätsweiter Service (ZAIK/RRZK)
Seite i Inhaltsverzeichnis 1 Überblick über StarOffice und OpenOffice.org... 1 1.1 Allgemeine Informationen...1 1.1.1 Die Entwicklung von StarOffice und OpenOffice.org... 1 1.1.2 StarOffice für Bildungseinrichtungen...1 1.1.3 Download von OpenOffice.org... 1 1.1.4 Informationen u.a. zu Office im Internet...2 1.1.5 Die Office-Module... 2 1.1.6 Plattformen von StarOffice und OpenOffice.org... 3 1.1.7 Office unter Linux Test mit Knoppix... 3 1.1.8 Austausch von Dokumenten zwischen unterschiedlichen Betriebssystemen... 3 1.1.9 Dateifilter... 4 1.1.10 Java...4 1.1.11 Für wen StarOffice oder OpenOffice.org?...4 1.1.12 Unterschiede von StarOffice 7 und OpenOffice.org 1.1 zu den Vorgängern...5 1.1.13 Vorschau auf StarOffice 8 und OpenOffice.org 2... 6 1.2 Die Office-Module...7 1.2.1 Textverarbeitung mit Writer... 7 1.2.2 Formeln mit Math... 7 1.2.3 Tabellenkalkulation mit Calc... 8 1.2.4 Präsentationen mit Impress...8 1.2.5 Zeichnen, konstruieren und Bildbearbeitung mit Draw...8 1.2.6 Datenbank und Datenquellen... 8 1.3 Installation von Office unter Windows...9 1.3.1 Einzelbenutzer-Installation... 9 1.3.2 Mehrbenutzer- und Netzwerk-Installation...9 1.3.3 Optionen bei der Installation... 10 1.3.4 Deinstallation von Office... 11 1.4 Hinweise zur Benutzung von Office unter Windows... 11 1.4.1 Office und Dateien anderer Anwendungen... 11 1.4.2 Menüs und Befehle Konventionen... 11 1.4.3 Datei- und Ordnernamen... 12 1.4.4 Bezeichnungen für Maus-Funktionen... 12 1.4.5 Kontextmenü... 12 1.4.6 Organisation der eigenen Dokumente in Ordnern... 13 1.5 Datensicherheit...13 1.5.1 Schutz vor Datenverlust...13 1.5.2 Schutz vor Verlust der Vertraulichkeit Metadaten...14 1.6 Starten von Office und Erstellen neuer Dokumente... 15 1.7 Dokument öffnen...16 1.8 Dokument in mehreren Fenstern öffnen...16 1.9 Dokument speichern... 17 1.9.1 Mehrere Versionen speichern... 17 1.10 Das Anwendungsfenster von Office...18 1.10.1 Andockbare Fenster...19 1.11 Office-Befehle eingeben Funktionen aufrufen...19 1.12 Office-Hilfe... 20 1.13 Eigenschaften von Office anpassen...20 1.13.1 Menü Extras, Dialog Optionen... 21 1.13.2 Menü Extras, Anpassen...23 1.13.3 Menü Extras, Befehl Autokorrektur/Autoformat...24
Seite ii 1.14 Drucken...25 1.15 PDF- und Flash-Export... 25 1.15.1 Erzeugen einer pdf-datei...25 1.15.2 Erzeugen einer Flash-Datei (sfw)... 26 1.16 Der Navigator...26 1.16.1 Navigator öffnen... 26 1.16.2 Positionieren im Dokument... 26 1.16.3 Navigation mit dem Navigator...27 1.16.4 Strukturieren eines Dokuments...27 1.16.5 Navigator und Globaldokumente... 27 1.17 Der Stylist... 27 1.17.1 Stylist öffnen...27 1.17.2 Elemente des Stylisten...28 1.17.3 Auswahl des Vorlagentyps im Stylisten Beispiel Writer...28 1.17.4 Auswahl des Vorlagenbereichs im Stylisten...28 1.17.5 Zuweisen einer Vorlage im Stylisten... 28 1.17.6 Erstellen, Bearbeiten oder Löschen von Vorlagen im Stylisten... 28 1.18 Der AutoPilot... 29 1.19 Farbtabelle bearbeiten und ergänzen... 29 1.19.1 Neue Farbe anlegen... 30 1.19.2 Probleme bei der Darstellung von Texten u.a. auf dem Bildschirm... 30 1.19.3 Probleme beim Ausdruck von Texten u.a.... 30 2 Textverarbeitung mit Writer... 31 2.1 Allgemeine Hinweise zur Texteingabe und Gestaltung...31 2.1.1 Regeln für die Texteingabe und Textformatierung mit Writer... 31 2.1.2 Hinweise zur Textgestaltung... 32 2.2 Textdokument bearbeiten... 33 2.2.1 Text ändern, korrigieren... 33 2.2.2 Positionieren der Schreibmarke...34 2.2.3 Markieren von Textteilen...35 2.2.4 Einfügen und Überschreiben von Text... 36 2.2.5 Löschen von Text... 36 2.2.6 Kopieren und Ausschneiden von Text in die Zwischenablage...36 2.2.7 Duplizieren und Verschieben von Text... 36 2.2.8 Rückgängig machen und Wiederherstellen von Änderungen...36 2.2.9 Suchen und Ersetzen von Zeichen, Wörtern, Formaten...37 2.2.10 Symbole und Sonderzeichen einfügen... 37 2.2.11 Sonderzeichen wie geschützter Leerschritt oder Gedankenstrich... 38 2.2.12 Fremdsprachige Sonderzeichen mit der Tastatur... 38 2.2.13 Manueller, erzwungener Umbruch zur Textgestaltung...39 2.3 Eingabe spezieller Zeichen mittels Autokorrektur... 39 2.3.1 Eingabe von Sonderzeichen mit der Autokorrektur... 40 2.4 Formatieren / Gestalten...41 2.4.1 Unterschiede der direkten und indirekten Formatierung... 41 2.4.2 Hinweise zu Maßeinheiten DTP-Punkt...41 2.4.3 Drucker- und System-Schriftarten...42 2.5 Zeichenformatierung Schriftgestaltung... 42 2.5.1 Zeichenattribute Dialog Format, Zeichen... 43 2.5.2 Direkte Formatierung von Zeichen mit der Tastatur... 44 2.5.3 Direkte Formatierung von Zeichen per Maus... 45 2.6 Absatzformatierung Textgestaltung...45 2.6.1 Absatzattribute Dialog Format, Absatz... 45 2.7 Seitenformatierung Dokument gestalten...49 2.7.1 Seitenattribute Dialog Format, Seite... 49
Seite iii 2.7.2 Kapitelüberschrift in der Kopfzeile oder Fußzeile...52 2.7.3 Seitennummerierung Feldbefehl Seitennummer... 52 2.8 Formatvorlagen indirekte Formatierung... 53 2.9 Formatvorlagen zuweisen...54 2.9.1 Verwendung des Stylisten in Writer...54 2.9.2 Listenfeld Vorlage anwenden... 55 2.10 Formatvorlagen erstellen und ändern...56 2.10.1 Erstellen und Ändern von Vorlagen im Stylisten... 56 2.10.2 Der Vorlagenkatalog... 56 2.10.3 Zeichenvorlagen erstellen und ändern... 57 2.10.4 Absatzvorlagen erstellen und ändern...58 2.10.5 Ändern einer Absatzvorlage über das Absatz-Kontextmenü... 59 2.10.6 Beispiel Übliche Absatzvorlagen...60 2.10.7 Seitenvorlagen erstellen und ändern... 60 2.10.8 Zuweisen einer Seitenvorlage im Dialog Umbruch einfügen... 61 2.11 Muster für ein großes Textdokument planen und erstellen... 62 2.11.1 Neues Dokument erstellen... 62 2.11.2 Benötigte Seitenvorlagen anpassen oder erstellen...62 2.11.3 Musterdokument nach Plan erstellen... 63 2.12 Dokumentvorlagen... 65 2.12.1 Dokumentvorlage anwenden...65 2.12.2 Dokumentvorlage erstellen... 66 2.12.3 Erstellen eines neuen Vorlagen-Bereichs... 67 2.12.4 Der Erstellen von Dokumentvorlagen mit dem AutoPiloten... 67 2.12.5 Dokumentvorlage ändern...67 2.12.6 Dokumentvorlage eines Dokuments feststellen...68 2.12.7 Standard-Dokumentvorlage ändern... 68 2.12.8 Tipp: Ändern/Erstellen von Formatvorlagen für eine Dokumentvorlage... 68 2.13 Formatvorlagen austauschen... 69 2.14 Texte in mehreren Sprachen... 69 2.14.1 Festlegen der Sprache für Wörter und Absätze... 69 2.14.2 Rechtschreibprüfung in mehrsprachigen Texten... 70 2.14.3 Automatisches Einfügen fremdsprachiger Anführungszeichen... 70 2.15 Asiatische Sprachen mit Office...71 2.15.1 Vorbemerkungen... 72 2.15.2 Installation und Konfiguration eines IME unter Windows...72 2.15.3 Linux... 73 2.15.4 Japanischer Text mit Office... 75 2.15.5 Ein Problem mit der Systemschriftart...76 2.15.6 Fazit...77 2.16 Formatierung asiatischer Texte... 77 2.16.1 Asiatische Einstellungen und Vorlagen... 77 2.16.2 Umschalten der Sprache und Benutzen der asiatischen Vorlagen... 79 2.17 Rechtschreibprüfung... 80 2.17.1 Rechtschreibprüfung durchführen...80 2.18 Fußnoten... 80 2.18.1 Erstellen und Bearbeiten von Fußnoten... 80 2.18.2 Fußnoteneinstellung...82 2.19 Überschriften nummerieren Kapitelnummerierung... 83 2.19.1 Register Nummerierung... 83 2.19.2 Register Position... 84 2.19.3 Kapitelnummerierung speichern und zuweisen...84 2.20 Aufzählungen und Nummerierungen... 85 2.20.1 Nummerierung / Aufzählung direkte Formatierung... 85
Seite iv 2.20.2 Nummerierung/Aufzählung indirekte Formatierung mit Vorlagen... 86 2.20.3 Ändern von Nummerierungs- und Aufzählungsvorlagen... 87 2.20.4 Mehrstufige Nummerierung Nummerierungsvorlage: Gegliedert... 88 2.21 Textmarken und Querverweise...89 2.21.1 Textmarke definieren Verfahren... 89 2.21.2 Querverweis erstellen Verfahren...90 2.21.3 Referenzen setzen und einfügen...91 2.21.4 Aktualisieren von Querverweisen und Feldern...91 2.22 Änderungen aufzeichnen... 91 2.23 Rahmen... 91 2.23.1 Rahmen manuell erstellen... 92 2.23.2 Dialog Einfügen, Rahmen...92 2.23.3 Rahmen bearbeiten... 93 2.24 Grafiken einbinden... 93 2.24.1 Allgemeines... 93 2.24.2 Grafikdateien einfügen... 94 2.24.3 Bearbeiten von Verknüpfungen...96 2.24.4 SPSS-Grafik oder SPSS-Tabelle einfügen... 96 2.24.5 Grafik formatieren... 96 2.25 Beschriften von Objekten...99 2.25.1 Manuelles Beschriften... 99 2.25.2 Automatisches Beschriften... 100 2.26 Nummernkreise...100 2.26.1 Nummernkreis im Dialog Beschriftung erstellen... 100 2.27 Tabellen... 101 2.27.1 Tabellen erstellen... 101 2.27.2 Tabellen formatieren... 101 2.27.3 Text in Tabelle wandeln und umgekehrt... 102 2.27.4 Breite Tabelle im Querfomat auf Druckseiten im Hochformat...102 2.28 Zeichenobjekte einfügen...103 2.29 Verzeichnisse... 104 2.29.1 Gesamtverzeichnis für mehrere Dokumente... 104 2.29.2 Verfahren zum Erstellen eines Verzeichnisses... 104 2.29.3 Verzeichnis aktualisieren...105 2.29.4 Verzeichniseintrag einfügen... 106 2.29.5 Inhaltsverzeichnis... 106 2.29.6 Stichwortverzeichnis... 106 2.29.7 Abbildungsverzeichnis... 107 2.30 Literaturdatenbank... 107 2.30.1 Literaturdatensatz neu eingeben, ändern, löschen... 108 2.30.2 Literaturverzeichniseintrag im Text einfügen... 109 2.30.3 Literaturverzeichnis einfügen... 109 2.30.4 Literaturverzeichnis aktualisieren...110 2.30.5 Literaturverzeichnis anpassen... 110 2.31 Erstellen und Bearbeiten großer Texte... 111 2.31.1 Kleinere Textdokumente durch Verknüpfen von Grafiken... 112 2.31.2 Globaldokumente... 112 2.31.3 Gesamtdokument Alternative zum Globaldokument...113 2.31.4 Teilen eines großen Textdokuments... 113 2.32 Drucken von Dokumenten...113 2.32.1 Menü Datei, Drucken... 114 2.32.2 Drucken bei mehreren Abschnitten... 115 2.32.3 Prospekt- und DIN-A5-Druck...115
Seite v 2.33 Serienbriefe... 117 2.33.1 Schritte zum Serienbrief...117 2.33.2 Briefumschläge drucken... 122 2.34 Etiketten... 123 2.34.1 Etikettenformular erstellen...123 2.35 Sonstige Funktionen...127 2.35.1 Rechnen im Text oder in einer Tabelle... 127 2.36 Anmerkungen zu Writer...130 2.36.1 Nützliche Tastaturbefehle...130 2.36.2 Hinweise zu aufgetretenen oder scheinbaren Problemen... 130 3 Office Math...132 3.1 Formeln eingeben mit Math... 132 3.1.1 Druckoptionen für Formeldokumente... 132 3.1.2 Bestandteile einer Formel... 133 3.1.3 Formeleingabe... 133 3.1.4 Tastenkombinationen für die Formelbearbeitung... 133 3.1.5 Das Fenster Auswahl...133 3.1.6 Der Symbol-Katalog... 134 3.1.7 Das Kontextmenü des Kommando-Fensters...134 3.1.8 Eingabe von Text und anderen Formelelementen... 134 3.1.9 Gruppenbildung mit geschweiften Klammern { }...134 3.1.10 Formatierung der Schrift... 134 4 Tabellenkalkulation mit Calc... 138 4.1 Grundlagen...138 4.1.1 Calc starten, Tabellendokument erstellen, öffnen und speichern... 138 4.1.2 Calc-Befehle eingeben, Calc-Hilfe nutzen... 138 4.1.3 Das Calc-Anwendungfenster... 139 4.1.4 Calc-Eigenschaften anpassen... 139 4.2 Der Navigator in Calc...140 4.3 Das Tabellendokument... 141 4.3.1 Grundlegende Operationen beim Bearbeiten eines Tabellendokuments...141 4.3.2 Tabelle im Register auswählen... 141 4.3.3 Mehrere Tabellen auswählen Gruppenmodus...142 4.3.4 Tabellenauswahl aufheben... 142 4.3.5 Tabellen im Dokument einfügen... 142 4.3.6 Tabellen im Dokument löschen... 142 4.3.7 Tabellen im Dokument verschieben...142 4.4 Positionieren in einer Tabelle... 143 4.5 Markieren von Zellen, Zellenbereichen und Zelleninhalten... 143 4.5.1 Zellen markieren... 143 4.5.2 Zeilen und Spalten markieren...144 4.5.3 Zelleninhalte teilweise markieren... 145 4.5.4 Zeilen oder Spalten einfügen, löschen oder verschieben...145 4.5.5 Zellen einfügen, löschen oder verschieben... 146 4.6 Eingabe und Bearbeitung von Text, Zahlen oder Formeln...147 4.6.1 Das Zellenmodell... 147 4.6.2 Zelleninhalte löschen...147 4.6.3 Notizen... 147 4.6.4 Werte eingeben Darstellung...148 4.6.5 Zelleninhalt bearbeiten... 148 4.6.6 Zellen automatisch ausfüllen... 149 4.6.7 Sortierlisten erstellen...151 4.6.8 Zelleninhalte kopieren oder ausschneiden... 152 4.6.9 Kopierte Inhalte in eine Zelle oder in einen Bereich einfügen...152
Seite vi 4.6.10 Namen für Zellen oder Bereiche...152 4.7 Zelleninhalte sortieren...153 4.8 Adressen und Bezüge... 154 4.8.1 Bezüge auf andere Tabellen... 155 4.8.2 Bezüge auf andere Tabellendokumente (Dateien)...155 4.9 Formeln eingeben... 155 4.9.1 Formeln in der Eingabezeile eingeben...155 4.9.2 Eingabe einer Formel mit dem Funktionsautopiloten... 157 4.9.3 Formelbezüge in andere Tabellen oder andere Dokumente... 158 4.9.4 Formel bearbeiten... 159 4.9.5 Formeln kopieren und einfügen...159 4.9.6 Werte abhängig von einer Bedingung berechnen oder anzeigen... 160 4.9.7 Detektiv Suchen von Bezügen... 160 4.10 Tabellen gestalten/formatieren... 160 4.10.1 Zeilen gestalten Menü Format, Zeile... 160 4.10.2 Spalten gestalten Menü Format, Spalte... 161 4.10.3 Zeilenhöhe oder Spaltenbreite mit der Maus ändern...161 4.10.4 Zellen formatieren Menü Format, Zelle... 161 4.10.5 Bedingte Formatierung... 163 4.10.6 Zellvorlage erstellen... 163 4.10.7 Autoformat erstellen und zuweisen... 164 4.10.8 Zellen zusammenfassen... 164 4.10.9 Zusammenfassung von Zellen aufheben...164 4.11 Seite einrichten...165 4.12 Diagramme... 166 4.12.1 Diagramm einfügen...166 4.12.2 Diagramm bearbeiten...167 4.13 Drucken von Tabellen oder Bereichen... 168 4.13.1 Druckbereiche festlegen...168 4.13.2 Manuelle Umbrüche einfügen und löschen...169 4.13.3 Wiederholungszeile und Wiederholungsspalte...170 4.13.4 Drucken... 170 4.14 Datenbankfunktionen in Calc...170 4.14.1 Datenbankbereich festlegen... 171 4.14.2 Datensätze sortieren... 171 4.14.3 Datensätze filtern... 171 5 Anhang... 173 Stichwortverzeichnis... 173 Abbildungsverzeichnis...176