PC Aufbaukurs, Teil Serienbriefe, Etiketten, Grafik : Word 2007 4.5.2010 1 Inhaltsverzeichnis Hinweise an den Benutzer beim Selbstunterricht 1 Allgemeines zu Serienbrief und Etikettendruck 1.1 Blockschema 1.2 Die Verwendung des Seriendruck-Assistenten 2 Serienbriefe 2.1 Hauptdokument erstellen 2.1.1 Hauptdokument starten 2.1.2 Starten des Seriendruck-Assistenten 2.2 Startdokument wählen 2.3 Datenquelle bearbeiten 2.4 Datenfelder setzen 2.4.1 Adressfeld setzen 2.4.2 Anrede setzen 2.5 Vorschau auf Brief 2.5.1 Seriebrief-Assistent 2.5.2 Vorschauergebnisse mit Multifunktionsleiste 2.5.3 Auswechseln der Datenquelle 2.6 Druck einleiten 3 Etikettendruck 3.1 Etikettenbogen bereitstellen 3.1.1 Starten des Seriendruck-Assistenten 3.2 Startdokument wählen 3.3 Datenquelle bearbeiten 3.4 Etiketten anordnen 3.5 Vorschau auf Etiketten 3.5.1 Datenquelle auswechseln 3.6 Druck einleiten 3.7 Einzeletiketten 4 Grafikunterstützung 4.1 Clipart 4.1.1 Starten und Einfügen 4.1.2 Bildplacierungen mit dem Symbolknopf Textumbruch 4.1.3 Bildeinstellungen 4.1.4 Bildausrichtungen 4.1.5 Bild schneiden 4.2 WordArt 4.2.1 Starten und Einfügen 4.2.2 Bildplacierungen mit dem Symbolknopf Textumbruch 4.2.3 Ausrichten der Buchstaben 4.2.4 Text bearbeiten 4.2.5 Farbe und Fülleffekte 4.2.6 Bildform 5 Zeichnen 5.1 Schattenart 5.1.1 Fixwerte 5.1.2 Stufenlose Werte 5.2 3 D-Art 5.2.1 3 D-Einstellungen 5.3 Verschiedene schematische Darstellungen 5.3.1 Organigrammform 5.3.2 Einfacher Kreis, Textkreis, Segmentierter Kreis 6 Anhang 6.1 Anhang 1 : Auf dem Desktop bereit zu haltende Unterlagen 6.2 Anhang 2 : Einstellungen in Windows Vista und Word 2007 6.2.1 Einstellfenster Ordneroptionen für WINDOWS VISTA 6.2.2 Einstellfenster Optionen für WORD 2007 6.2.3 Systemsteuerung
PC Aufbaukurs, Teil Serienbriefe, Etiketten, Grafik : Word 2007 4.5.2010 2 2.4 Datenfelder setzen Jetzt gilt es dem PC mitzuteilen, wohin er im Hauptdokument die einzelnen Datensätze bzw. Anreden hinsetzen soll. Dazu müssen wir im Hauptdokument Serienbrief sogenannte Datenfelder setzen. Als Werkzeug dient uns dazu im oberen Teil des Serienbrief-Assistenten der Symbolknopf Weitere Elemente. 2.4.1 Adressfeld setzen 1. Von Register Sendungen auf Register START wechseln 2. Allenfalls Absatzmarken einblenden Im nachstehend dargestellten Hauptdokument sind im Adressfeld die beiden Datenfelder <<AnPerson>> in einer ersten Zeile und <<Vorname>> in einer zweiten Zeile, bereits gesetzt. Schrittweise fügen wir jetzt rechts vom Datenfeld <<Vorname>>, nach einem Leerschlag, noch das Datenfeld <<Name>> hinzu. 5. Adressfeld Name markieren 3. Cursor auf die Absatzmarke setzen, eingeblendete Absatzmarken vorausgesetzt 4. Symbolknopf Weitere Elemente anklicken. 6. Taste Einfügen anklicken. Als Ergebnis erscheint rechts von Vorname das Datenfeld Name 7. Taste Abbrechen anklicken. Damit verschwindet das Fenster Serienfeld einfügen Resultat: Es öffnet sich das Fenster Seriendruckfeld einfügen Abb. 0-9 Für die verbleibenden Datenfelder Adresse, PLZ und Ort wiederholen sich die Schritte 3 bis 7. Das Adressfeld in unserem Brief ist jetzt komplettiert und sieht momentan wie folgt aus:
PC Aufbaukurs, Teil Serienbriefe, Etiketten, Grafik : Word 2007 4.5.2010 3 Abb. 0-10 3.4 Etiketten anordnen Jetzt gilt es dem PC mitzuteilen, wohin bei den 3x8 Etiketten im Hauptdokument die einzelnen Datensätze hinzusetzen sind. Dazu müssen wir im ersten Etikett des Hauptdokuments, gleich wie beim Serienbrief, sogenannte Datenfelder setzen. Als Werkzeug dient uns wiederum der Symbolknopf Weitere Elemente. im oberen Teil des Serienbrief-Assistenten. Im nachstehend dargestellten Hauptdokument sind im Adressfeld die beiden Datenfelder <<AnPerson>> in einer ersten Zeile und <<Vorname>> in einer zweiten Zeile, bereits gesetzt. Schrittweise fügen wir jetzt rechts vom Datenfeld <<Vorname>> noch das Datenfeld <<Name>> hinzu. 1. Cursor auf die Absatzmarke setzen, eingeblendete Absatzmarken vorausgesetzt 2. Symbolknopf Weitere Elemente anklicken. Resultat: Es öffnet sich das Fenster Seriendruckfeld einfügen 4. Taste Einfügen anklicken. Als Ergebnis erscheint rechts von Vorname das Datenfeld Name 3. Adressfeld Name markieren 5. Taste Abbrechen anklicken. Damit verschwindet das Fenster Serienfeld einfügen 6. Klick auf Taste Alle Etiketten aktualisieren Abb. 0-11
PC Aufbaukurs, Teil Serienbriefe, Etiketten, Grafik : Word 2007 4.5.2010 4 Für die verbleibenden Datenfelder Adresse, PLZ und Ort wiederholen sich die Schritte 1 bis 5. Neue Zeile im Adressfeld: Anklicken der Eingabetaste. Das Adressfeld in der ersten Etikette, im Bogen oben links, ist jetzt komplettiert und sieht momentan wie folgt aus: Mit einem Klick auf die Taste Alle Etiketten aktualisieren, werden alle, in der ersten Etikette gesetzten Datenfelder, auf die übrigen Etikettenfelder übertragen. Abb. 0-12 4.1.4 Bildausrichtungen Fast könnte man sagen Spiel ohne Grenzen, denn wir können nämlich unser Bild auch vergrössern, verkleinern, drehen und zuschneiden. 4.1.4.1 Bild vergrössern / verkleinern 1. Bild markieren Resultat bei Vergrösserung: 2. Mit Mauszeiger eine der 4 Ecken kleine Kreise anklicken bis ein Doppelpfeil erscheint und dann ziehen. Ziehen wir den Mauszeiger von der Bildmitte weg, gibt s eine Vergrösseung und umgekehrt eine Bildverkleinerung. Abb. 0-12 Bei Bild-Vergrösserungen und Bild-Verkleinerungen spricht man auch vom Skalieren des Bildes.
PC Aufbaukurs, Teil Serienbriefe, Etiketten, Grafik : Word 2007 4.5.2010 5 4.2.6 Bildform Gleich wie bei ClipArt lassen sich auch WordArt-Texte vergrössern, verkleinern und drehen. 1. Beim Vergrössern und Verkleinern wird gleich vorgegangen wie unter 4.1.4.1 für ClipArt beschrieben. 2. Beim Drehen des Texts um 90 oder stufenlos wird gleich vorgegangen wie unter 4.1.4.2 für ClipArt beschrieben. Gegenüber ClipArt haben wir bei WordArt zusätzlich die Möglichkeit, den Text in unterschiedlichste Formen zu packen. Vorgehen: 1. Bild markieren 2. Taste WordArt Form ändern anklicken, es öffnet sich eine Auswahl von WordArt Formen 3B. Wahl der Keilform 3A. Wahl der Dreieckform Abb. 0-27 4A. Durch Ziehen an den Rändern, kann die Neigung der Dreieckform verändert werden 4B. Durch Ziehen an den Rändern, kann die Neigung der Keilform verändert werden Abb. 0-28 Resultate: Abb. 1-29
PC Aufbaukurs, Teil Serienbriefe, Etiketten, Grafik : Word 2007 4.5.2010 6 5.2 3 D-Art Genug der 2 dimensionalen Darstellung, wir wechseln nach der spekulativen 3-D Darstellung. Voraussetzung ist wiederum ein bereits gezeichnetes Quadrat bzw. Rechteck. Wir erreichen dies durch : 1. mit Klick auf die zentral positionierte Taste Schatten ein/aus, blenden wir den vorhandenen Schatten aus. Abb. 0-6 2. Übergeordnete Taste 3D-Effekte anklicken Erweiterung der Symbolleiste z.b. bei häufiger Verwendung der 3D- Funktionen 3. Taste 3D- Effekte anklicken Resultat 4. Als Beispiel Wahl nebenstehender perpespektivischer Form Abb. 0-7 Bei häufiger Verwendung der 3D-Funktionen empfiehlt sich das Einblenden zusätzlicher Symbole auf der Symbolleiste wie etwa : 3D-Effekte, Beleuchtung, Nach links kippen, Nach oben kippen, Tiefe, etc. Damit kann das mühsame Öffnen des nebenstehenden, weit verzweigten Menüs 3D-Effekt, umgangen werden. Vorgehen : Öffnen des Kontextmenüs auf gewünschtem Symbol, z.b. 3D-Effekt / im Menü den Befehl markieren : Zu Symbolleiste für Schnellzugriff hinzufügen.