3G06 Grundlagen bei der Einführung von ILM Dr. Christoph Balbach Presales Manager Nord-Ost Hewlett-Packard GmbH Storage Presales HP Information Lifecycle Management Mehrwerte aus Geschäftsinformationen als klaren Wettbewerbsvorteil ziehen ILM besteht aus Lösungen und Services, um Daten zu erfassen, managen, erhalten, und Informationen gemäß der Geschäftsanforderungen zur Verfügung zu stellen ständig verändernden Geschäfts- Anforderungen nachkommen Nutzen von Informationen für verbesserte Geschäftsprozesse Automatisiertes Management Ihrer Geschäftsinformation Wandlung unstrukturierter Daten in right-time Business Intelligence Kostenreduktion durch Management ständig wachsender Daten, wobei diese gleichzeitig in verwendbare, relevante Geschäftsinformationen gewandelt werden. www.hp-user-society.de 1
Begriffs- Definitionen Begriffsdefinition: Datensicherung Unter einer Datensicherung versteht man sowohl den Vorgang des Kopierens der in einem Computersystem vorhandenen Daten auf ein Speichermedium (das im allgemeinen transportabel ist) mit dem Ziel, diese dauerhaft (aber nicht unbegrenzt) aufzubewahren, als auch das Ergebnis - die auf dem Speichermedium gesicherten Daten. Die Datensicherung wird auch als Backup [bækʌp] oder Sicherungskopie bezeichnet. Deren Wiederherstellung wird auch als Datenrücksicherung oder Restore bezeichnet. www.hp-user-society.de 2
Begriffsdefinition: Archiv Unter einem Archiv (lateinisch archivum aus griechisch αρχείο(ν), archeío(n), Regierungs-, Amtsgebäude ) versteht man eine Institution oder Organisationseinheit, in der Unterlagen aus Verwaltungshandeln, die als archivwürdig bewertet und somit zu Archivgut umgewidmet wurden, erfasst, erschlossen, erhalten, ausgewertet und zugänglich gemacht werden. Im übertragenen Sinne bezeichnet es auch das Gebäude. Archivgut sind Schriftstücke, Akten, Karten, Pläne, Siegel, Bild-, Film- und Tonmaterialien sowie sonstige, auch elektronisch gespeicherte Informationen, die einen bleibenden Wert besitzen. Der Wert von Informationen wird weiterhin unterschätzt Das Gedächtnis der Informationsgesellschaft ist ungeordnet, überfrachtet und zeigt erste Ausfallerscheinungen. Einerseits werden wir von der Informationsflut überrollt, andererseits tut sich aber ein immer größer werdendes Information Gap nicht mehr verfügbarer oder auswertbarer elektronischer Information auf ILM Information Lifecycle Management hat daher auch zum Ziel, Information entsprechend ihrem Wert handhabbar zu machen... ILM ist die Strategie, die diesen Wert heute erschließt und auch für die Zukunft bewahrt. Ulrich Kampffmeyer, Jahr 2003 www.hp-user-society.de 3
Informationen schützen und nutzen Trends in der Informations- & Dokumenten-Verwaltung 1998 -Die meisten Dokumente wurden auf Papier erstellt -Nur offizielle Dokumente wurden gespeichert und Archiviert -Nur gedruckte Dokumente hatten rechtlichen Status Lagerhallen an Papier Archiven Relevante Dokumente wurden gescannt und archiviert heute Die meisten Dokumente werden elektronisch erstellt (z.b. ERP, e- mail) Viele Daten mit überschaubarer Bedeutung werden gespeichert 60% und mehr der Kunden akzeptieren Email als rechtlich verbindlich & relevant Neue Fragestellungen: Ist das Dokument original? Wer hat das Dokument erstellt? Wann und wie kann das Dokument verändert werden? Kann ich das Dokument lesen? www.hp-user-society.de 4
Die Geschwindigkeit der Wirtschaftsabläufe verschärft sich dramatisch 30 Minuten 5 Sekunden 20 Minuten 30 Sekunden 8 Stunden 10 Sekunden 1 Tag 5 Minuten 1 Tag 15 Minuten 3 Tage 30 Sekunden 3 Tage 45 Sekunden 3 Tage 1 Stunde 1 Monat 1 Stunde 5 Tage 1 Tag 6 Wochen 24 Stunden Trading analytics Airline operations Call center inquiries Track financial position Supply chain updates Mail / express / fax / e-mail Document transfer Phone activation Refresh data warehouse Trade settlement Build-to-order PC 10 7 10 6 10 5 10 4 1,000 100 10 1 Sekunden Datenzugriff über die Zeit... Applikationen ändern sich Programm A Programm B; API Daten meist konstant Storage Medien ändern sich Platte Band Zeit www.hp-user-society.de 5
Die Daten sind da! Können sie auch interpretiert werden? älter als 400 Jahre nc Stehle von Rosetta gefunden: 1802 nc entstanden: 196 vc über 1400 Jahre lang nicht mehr lesbar! Entschlüsselung durch Jean-Francois Champollion (1790-1832) Hieroglyphen Griechisch Aber auch heute haben sich die Probleme nicht verändert www.hp-user-society.de 6
Langzeitarchivierung mit Industrie-Standards Archivlösungen müssen je nach Branche unterschiedliche Zeiträume überstehen Proprietäre Lösungen / Schnittstellen / Formate können dies nicht sicherstellen Industrie-Standards helfen, das Risiko zu minimieren: Standard Schnittstellen (CIFS, NFS, ) XAM (Extended Access Method) Standard Hardware (austauschbare Bausteine) Standard Formate Service-Sicht auf das Storage-Management = ILM Datensicherung Nearline, Offline Remove Protect & recover Filesystem/DB Online Archiv Nearline, Offline Archive & recall Create & modify Migration, Replikation Online, Nearline Information Lifecycle Management Vom Datensatz/Datei Information mit Geschäftswert www.hp-user-society.de 7
IT-Budget 7-10% der gesamten Ausgaben 26% Storage in 2004 48% Storage in 2007 20% HW/SW 80% Betriebskosten Information Lifecycle Management... moving from maintenance to innovation!!! Es sind nicht die Anschaffungskosten es sind die Managementkosten Fallenden Storage Technologiekosten (primär Platten) Steigendes Informationsvolumen und Informationswert Steigendes Datenvolumen und Datenwert 1.00 Speichertechnologiekosten stehen 3.50 Managementkosten entgegen Steigende Managementkosten Management GAP www.hp-user-society.de 8
- IT-Symposium 2007 19.04.2007 ILM addressiert aktuelle Themen Retention Management Kfm. Sorgfaltspflichten erfordern Aufbewahrungszeiten. Pflichtverletzungen können schwerwiegend sein (Geldbuße, Bilanzkorrekturen, Tiefenprüfung, BASEL-II Strafverfolgung). (EU) Corp. Governance SOA (US) Kodex(D) GDPdU (D) Winter Report (EU) GoBS (D) Daten Management Explosives Datenwachstum. Kostenreduzierung unter Beibehaltung der Service Level. 275 250 225 200 175 150 125 100 75 50 25 2003 2004 2005 2006 Healthcare (HIPAA) Referenz Information Ungenutzte Datenmengen verursachen Betriebskosten. Manuelle Suchvorgänge. lnhaltsbezogene Suche notwendig. search Static data retrieve Welche Themen werden beim Kunden adressiert? Rechtliche Vorschriften zur Datenhaltung Gespeicherte Daten Performance-Optimierung Backup-Optimierung Mehrstufige Konzepte Kostenreduktion Preis pro GB Dauer der Datenhaltung Archivierung Schnelligkeit im Zugriff auf die richtigen Daten Managementkosten Informationen aus Daten Suchen/Finden und Management www.hp-user-society.de 9
Rechtliche Rahmenbedingungen Auszug SEC 17a-4 (USA) HIPAA (USA) Canadian Electronic Evidence Act Basel II Capital Accord Electronic Ledger Storage Law (Japan) 11MEDIS-DC (Japan) ISO 18501/18509 AIPA (Italy) FDA 21 CRF Part 11 Sarbanes-Oxley Act (USA) Public Records Office (UK) Financial Services Authority (UK) GDPdU & GoBS Germany NF Z 42-013 (France) BSI PD0008 (UK) www.hp-user-society.de 10
Datennutzung ändert sich über die Zeit...aber der Informationswert steigt! Zugriffshäufigkeit Geschäftsrelevanz im sofortigen Zugriff monatliche Nutzung Geschäftsbegleitend irgendwann wiederverwertbar Referenzdaten Source: Jan Möller, Ministery of Transport, NL Time after creation... Speicherverteilung nach Klassen Bedeutung onlinebusiness Online Daten Bezugsdaten Prozess begleitend Referenzdaten evtl. wiederverwendbar historisch *ESG, apr/2002 Zeit nach Erstellen.. www.hp-user-society.de 11
Verschiebung der Anforderungen Gespeicherte Daten Der grösste Anteil sind Referenzinformationen Referenzinformationen 90% Operative Daten Zeit 10% ILM: Vorgehensweise ERP, CRM, Enterprise Applikationen 3 rd Party Reporting Tools transparenter Zugriff der Applikation Aktive Daten Inaktive Daten Historie Encapsulated Archive.XSD.XML Daten Wachstum Daten Aufbewahrungsvorschriften 6 Monate-2 Jahre 2-7 Jahre 7 25+ Jahre www.hp-user-society.de 12
Der Wert von ILM Manageability and performance Business needs Unmanageable prod. db (approaching 1BN records), annual growth rate of 50% Unacceptable DR time of 12-48 hours 3-week downtime to upgrade to Oracle 11i Decreasing app. perf. High db maint. costs HP solution HP ILM RIM for Database Solving root causes not symptoms Timeline GB in OLTP May-03 280 Oct-03 190 May-04 160 Aug-04 110 Jul-05 90 Without Archiving 500 Customer benefits Availability and Recovery 61% reduction in production database size (From 1BN to 390M rows) More than 90% reduction in disaster recovery window (12-48h to 2h) Manageability Increased upgradeability to Oracle 11i (3 w. to 2 d.) Performance 30% overall application performance improvement Das ILM Model rechnet sich... Beispiel 1 Vergleich der Kosten-Struktur typischer SAN-Lösungen mit nachgegliedertem Backup gegenüber einer Referenzspeicher-Lösung Microsoft Excel-Arbeitsblatt Online Speicher # Events # Std Total cost # Events # Std Total cost 8.941 17.780 363.682 3.997 3.947 80.734 100% 100% 100% 45% 22% 22% Referenzspeicher Kostenreduktion durch beispielsweise: geringere Anschaffungskosten durch Near-Online Speichertechnologie geringeren Management- / Wartungsaufwand durch weniger Änderungen an statisch konstanten Informationen geringeren Backup-Aufwand / schnellere Restore! geringerer Sicherheitsaufwand durch gekapseltes Archivsystem. www.hp-user-society.de 13
Das ILM Model rechnet sich... Beispiel 1 Vergleich der unterschiedlichen Kostenstrukturen: Faktorenrechnung Operative Daten Referenzdaten Anschaffungskosten 1 1 Betriebskosten 4 0,9 Gesamtkosten 5 1,9 Verteilung der operativen Daten & Referenzdaten: GB-Verteilung 10% 90% ILM Kostenrechnung: (10% * 5) + (90% * 1,9) = 2,21 = 44% der heutigen Betriebskosten Ergebnis: Die Einführung von ILM ermöglicht eine Reduktion des IT Budgets für Speichersysteme um 56%. Das ILM Model rechnet sich... Beispiel 2 Wieviel Zeit verwenden Ihre Mitarbeiter pro Tag mit dem Suchen von Informationen (Emails / Dokumente)? Was kosten das pro Jahr? 500 Mitarbeiter / 220 Arbeitstage / 3000 Durchschnittsgehalt Gesamt-Gehaltskosten: 18 Mio mittlerer Suchaufwand/Tag: 10% mittlere Suchzeit/MA/Tag: 48 Minuten Suchzeit / Gesamt / Tag: 24.000 Minuten Suchzeit / Gesamt / Jahr: 5,28 Mio. Minuten Kosten / Minute: 0,341 Gesamtkosten: 1,8 Mio Wenn man es schafft, die Suchzeit um nur 10 Minuten zu reduzieren, dann liegt das Produktivitätspotential bei 375.100,-. www.hp-user-society.de 14
Wie wichtig sind aus Ihrer Sicht folgende Anwendungen? 153 Deutsche Unternehmen mit ILM Lösungen/Projekten Müssen E-Mails für den Datenzugriff vorgehalten werden? Enterprise Storage und Information Lifecycle Management (ILM) Status und Trends in Deutschland (2006) Experton Group Nein, die Speicherung von E-Mails, die keine steuerlich relevanten Daten enthalten, ist nicht erforderlich. E-Mails mit steuerlich relevantem Inhalt sind dagegen zusammen mit etwaigen steuerrelevanten Anhängen als originär digitale Dokumente elektronisch abzulegen und zur Ansicht bereit zu halten. Es wird empfohlen in E-Mails möglichst keine steuerlich relevanten Daten vorzuhalten. Vollständige E-mail Archivierung Duplikat 1:1 E-mail Archiv Mail- Server Duplikat www.hp-user-society.de 15
Selektive E-mail Archivierung Duplikat E-mail Archiv Mail- Server Selektion Empfänger Betreff Inhalt Regeln Manuell Duplikat Regelungen Was bleibt wie lange und wo gespeichert? Was muss und was darf wann gelöscht werden? Auslagerungen beim Reorganisieren beachten Selektionsregeln Archivbereich Aufbewahrungszeit Zugriffsregeln A 6 Monate B 6 Monate C 5 Jahre D 10 Jahre www.hp-user-society.de 16
Problem Speicherplatz Doppelte Speicherung im Mail-Server und Archiv Steigerungsraten E-mail Verkehr (Multimedia-)Anhänge werden immer größer Backup Mail Server Lösung: Was im Archiv liegt wird bis auf Rumpfinfos gelöscht 6 Monate 6 Monate 6 Monate 6 Monate Online 5 Jahre 5 Jahre 10 Jahre 10 Jahre Archiv Information Management Plattform Industrie-Innovationen Geschäfts-Applikationen SAP Oracle Siebel PeopleSoft Exchange Domino SMTP Mail Proprietary Apps&Data Microsoft LINUX UNIX Datenbanken (strukturiert) E-mail/Messaging (semi-strukturiert) Files (unstrukturiert) Connectors & API s Domino Exchange Database SAP D2D CDP DICOM CIFS NFS XAM Auto Store Output Server CRM 3 rd Party Middleware Tiered Storage Storage & Content Index Attribute Index Indiziert, Signiert Single-Insstance Such-/Nutzbar CPU xxx GB xxx GB xxx GBxxx GB xxx GBxxx GB xxx GB xxx GBxxx GB xxx GB xxx GB xxx GB xxx GBxxx GB xxx GBxxx GB xxx GB xxx GBxxx GB xxx GBxxx GBxxx GBxxx GBxxx GB Disk Tape Integrierte Archivierungslösung Continuously Protect Optimize Archive 0-72 hrs 72 hrs 2 wks Months Years Decades Operational Transitional Information Repository www.hp-user-society.de 17
Umsetzung von ILM Projekten Umsetzung eines ILM Projektes in 5 Schritten www.hp-user-society.de 18
ILM Services Lifecycle nur 20% eines ILM Projektes werden durch das Produkt abgebildet. ILM Business Requirements Analysis ILM Discovery Workshop Discovery Strategise Retention Discovery Architect ILM Business Value Analysis Mgmt. Solution Architecture Blueprint Design ILM Policy Definition Strategise Mgmt. Solution Pilots Implement Legacy Data Load Support Implementation and Integration Services Manage Managed Archiving Services Business Critical and Support Services www.hp-user-society.de 19
ILM... ist kein reines Archivierungssystem bedingt die Betrachtung der Geschäftsprozesse benötigte eine detaillierte Projektphase ist über mehrere Unternehmensbereiche zu betrachten stellt Informationen aufgabengerecht zur Verfügung schafft Compliance gegenüber rechtlichen Vorschriften & internen Revisionen und unterstützt unternehmensweite Prozesse geht nicht ohne IT! www.hp-user-society.de 20