Ihr Schlüssel für erfolgreiches Kndenmanagement CRM-System nter Lots otes

2 Kommnikation von A bis Z af Tastendrck Für das Management Ihrer Unternehmensbeziehngen haben nsere Praktiker eine Software entwickelt: Keyotes. Wir beschränken ns dabei bewsst nicht af das "Cstomer Relationship Management" (CRM). Ach Beziehngen z Dienstleistern, Lieferanten etc. wollen gepflegt werden. Mit Keyotes können sie Ihre beziehngsrelevanten Informationen verteilt bearbeiten nd allen berechtigten Mitarbeitern zr Verfügng stellen. Ordnen Sie die Informationen den Unternehmen z, in deren Kontext sie entstehen. Ob Knde, Lieferant oder Dienstleister, ob prodkt- oder projektbezogen: Sie finden Ihre Dokmente dort wieder, wo Sie sie erwarten nd benötigen. Dokmente sind z.b. Termine, Afgaben, Projekte, otizen, aber ach Ihre gesamte Korrespondenz wie Briefe, Faxe, e-mails oder Serienaktionen. Sie können in Keyotes alle Arten von Informationen erfassen. icht nr Texte, ach Bilder nd Objekte (d.h. Ergebnisse as anderen Windows-Anwendngen) finden ihren Platz in Keyotes. Speichern Sie z.b. das Foto Ihres Ansprechpartners. Erstellen Sie eine Kalklation in MS Excel nd legen Sie sie mitsamt dem Angebot direkt im Projektdokment ab. Die flexiblen Möglichkeiten von Keyotes werden Sie überraschen. Adressen nd Firmen Ubrigens,...... was erreichen Sie eigentlich mit einer CRM - Lösng??? 4Kndengewinnng 4Verlängern profitabler Kndenbeziehngen 4Umwandeln wenig profitabler Kndenbeziehngen in profitable 4Erkennen nd Beenden von Kndenbeziehngen ohne Profitabilitätspotenziale 4Individalisierng von Leistngsangeboten 4Ganzheitliche Abdeckng von Kndenbedürfnissen Unternehmensbezogene Daten erfassen Sie im Firmenprofil. Adressnd Marketinginformationen, Rfnmmern, Bemerkngen nd bis z 10 selbst definierte Felder werden hier hinterlegt. Merken Sie sich, wie Ihr Dienstleister erreichbar ist, wofür sich Ihr Knde interessiert nd welche Informationen Sie welchen Unternehmen zr Verfügng stellen wollen (Verteiler). Hier finden Sie ach Informationen, an welchen Serienaktionen das Unternehmen teilgenommen hat. Ansprechpartner Legen Sie z jedem Unternehmen beliebig viele Ansprechpartner an. Alle Stammdaten as dem Firmenprofil werden atomatisch als Standardvorgaben übernommen. Sie ergänzen nr noch die spezifischen Informationen wie Titel, Position, Abteilng etc. Änderngen der Adresse im Firmenprofil werden atomatisch in die zgehörigen Ansprechpartner übernommen. atürlich können Sie ach abweichende Adressen nd/oder Rfnmmern (z.b. bei Aßendienstmitarbeitern mit Home Office) erfassen. Grßformeln (Anrede, Schlssformel) für die Korrespondenz können Sie für jeden Ansprechpartner einzeln hinterlegen. Vergessen Sie nie wieder einen wichtigen Entscheider beim Knden! Merken Sie sich, wer für welchen Bereich zständig ist. Und wie beim Unternehmen können Sie für jeden Ansprechpartner hinterlegen, welche Informationen er erhalten soll. (nach Prof. Dr. Robert Winter, Universität St. Gallen)

3 Testen Sie Ihre bisherige Adress- nd Korrespondenzlösng: Erfaßt Ihre Software Adressen systematisch nd damit leicht aswertbar? Können Sie Adreßbestände zentral pflegen? Lassen sich Vorgänge übersichtlich erfassen nd pflegen, können Sie Kopien dieser Vorgänge direkt per Tastendrck verteilen? Können Sie thematisch zsammengehördende Vorgänge z Ordnern bündeln? Ist Ihre Lösng für den Vertretngsfall vorbereitet? Keyotes ist eine nternehmensweite Kommnikationsnd Informationsplattform. Das Prodkt ermöglicht einen verteilten Zgriff af alle Adressen nd Vorgänge. Mit Keyotes können Sie schnell alle Korrespondenzformen erstellen (Briefe mit oder ohne Logo, Fax, e- Mail, Protokolle, Rechnngen, Lieferscheine, otizen sw.), die Adressen werden atomatisch in die jeweiligen Dokmente übernommen. Alle Informationen sind für jedermann verfügbar. Korrespondenzen Asgehende Korrespondenz (Brief oder Fax, als Einzelbrief oder Serienaktion) erstellen Sie wahlweise über die Lots otes Textverarbeitng oder über eingebndene, frei definierbare MS-Wordvorlagen. Asgehende e-mails werden - ach als Serienaktion - direkt mit Keyotes realisiert. Dabei werden die im Unternehmen bzw. beim Ansprechpartner hinterlegten Adressdaten nd Ihre eigenen Kommnikationsparameter atomatisch in die Korrespondenzdokmente übernommen. Sie vermeiden damit Schreibfehler der Adresse oder schlimmer des amens. Für die Erstellng investieren Sie nr noch die Zeit, die Sie für die Abfassng nd Eingabe des eigentlichen Inhalts benötigen. Keyotes nterstützt das Permission Marketing. Das heißt, Knden nd Interessenten werden nr informiert, wenn nd wie sie es wünschen. Hinterlegen Sie in Firmen nd Ansprechpartnern, welche Interessen diese haben nd welche Kommnikationsformen sie Ihnen erlaben. Damit gehen Sie ach Rechtsstreitigkeiten as dem Weg. Alle Korrespondenzformen können Sie via e-mail als Dokmentverknüpfng platz- nd zeitsparend an Kollegen zr Information versenden. Serienbriefe nd Etiketten Keyotes bietet komfortable Serienfnktionen. Diese Fnktionen können Sie für die Erstellng von Briefen, Faxen nd e-mails einsetzen. Sie formlieren Ihre Textvorlage in der otes Textverarbeitng oder in eingebetteten MS Word-Objekten. Dann wählen Sie die Adressen as: manell, über die Schfnktion (z.b. alle Anschriften in den PLZ-.Gebieten 44, 47 nd 86), als Zsammenstellng vorgemerkter Kontakte oder über einen hinterlegten Verteiler. Keyotes prüft, ob die selektierten Empfänger der von Ihnen gewünschten Kommnikationsart zstimmen (Permission Marketing). Andernfalls wird nr ein Fehlerdokment erstellt, damit Sie über die Unzlässigkeit der Aktion informiert sind. Die Aktionsbearbeitng nehmen Sie ebenfalls in Keyotes vor. Tragen Sie ein, ob nd wann Sie eine Response erhalten, wann Sie nachtelefonieren nd ob/wann Sie den Interessenten beschen möchten. ach der Bearbeitng kann die Aktion archiviert werden; dabei wird im Firmenbzw. Ansprechpartnerprofil ein entsprechender Vermerk eingetragen. Benötigen Sie Etiketten für den Versand? Wie Serienaktionen können ach die entsprechenden Etiketten atomatisch generiert werden. Die gängigen Formate sind bereits hinterlegt ntzen Sie Endlosformlare oder Etikettenbögen für Ihren Ink-Jet.

4 So behalten Sie den Drchblick im Informationsdickicht Die Effizienz der Arbeit mit einem System wächst mit der flexiblen Unterstützng Ihrer Arbeitsprozesse nd dem Komfort der Lösng. Viele Wege führen nach Rom: Keyotes enthält verschiedene Ansätze zr Abwicklng Ihrer organisatorischen Abläfe. Die dabei entstandenen Dokmente finden Sie nach nterschiedlichsten Methoden wieder im Unternehmenskontext, im logischen Kontext der Erstellng des Dokments, as dem Firmen-, Ansprechpartneroder Projektdokment heras. Eine Reihe von Fnktionen nd Ansichten ermöglicht Ihnen den jeweils einfachsten Zgriff af die gewünschten Informationen. Ordner nd otizen Fassen Sie zsammengehörende Dokmente in einem Ordner zsammen. Wie im täglichen Leben erhöhen Sie damit die Übersichtlichkeit Ihrer Ablage. Ordner können nahez alle Arten von Dokmenten enthalten. Sie können aber ach Unterordner erzegen, wenn Sie über mehrere Ebenen strktrieren müssen. Wenn Sie wichtige Informationen erfassen möchten, legen Sie diese in einer Aktennotiz ab. Haben Sie einen wichtigen Anrf erhalten? Erstellen Sie per Knopfdrck eine Telefonnotiz. Der Afba der otizen ist einfach nd übersichtlich. Sie können aber ach hier 10 weitere, von Ihnen definierbare Felder konfigrieren. Kennen Sie den Unterschied zwischen Daten nd Informationen? Es gibt zahllose Systeme, in denen Sie Adressen speichern können. Oder Briefe schreiben. Oder sich Termine nd Afgaben merken. Das sind alles Daten. Aber Informationen werden erst daras, wenn Sie alles im direkten Zsammenhang sehen können. Hat Ihr Kollege dem Knden vielleicht einen Brief geschrieben, bevor Sie Ihren Termin wahrnehmen? Hat Ihr Sekretariat die beschsvorbereitenden Unterlagen an den Knden geschickt? Oder gibt es vielleicht eine offene Reklamation des Knden so dass Sie dort eventell ins offene Messer lafen? Diese Informationen sehen Sie in Keyotes. Versaern" wichtige achrichten in Ihrem elektronischen Postkorb? Möchten Sie sie ach Ihren Kollegen zr Verfügng stellen? Übertragen Sie relevante e-mails als Mailnotiz as Ihrer Maildatei nach Keyotes nd ordnen Sie sie dabei dem Knden, dem Dienstleister oder Lieferanten z! Ach eingehende Papiernterlagen (Briefe, Faxe) können Sie einscannen nd als Aktennotiz im gewünschten Kontext hinterlegen. Termine, Afgaben nd Wiedervorlage Wie oft haben Sie schon vergessen, dass Sie af einen Brief oder ein Fax antworten wollten? Wie oft wünschen Sie sich eine geeignete Termin- nd Afgabenübersicht, in der Sie eigene nd andere Einträge übersichtlich angeordnet haben? In Keyotes können Sie z jedem beliebigen Dokment einen Termin (daz können Sie mehrere Personen einladen nd vorher deren Terminkalender prüfen) eine Afgabe (diese können Sie sich selbst oder jemand anderem übertragen) eine Wiedervorlage (die gilt für Sie selbst) anlegen. Keyotes ntzt hier die Standardkalenderfnktionen von Lots otes. Daher erscheinen diese Einträge sowohl in den persönlichen Terminkalendern der Eingeladenen als ach in Keyotes. Der Keyotes-Kalender dient dabei als Übersicht über alle Termin im Unternehmen.

5 Ansichten Ansichten bringen die Ordnng ins Beziehngsmanagement. Ihre Dokmente werden in Keyotes nach verschiedenen Gesichtspnkten zsammengestellt nd grppiert. Über die avigation können Sie die gewünschten Ansichten afrfen. Dabei stehen Ihnen je nach Wnsch oder Bedarf zwei verschiedene Arten der avigation zr Verfügng: über Piktogramme oder über eine ordnerähnliche Strktr. Als Beispiel für die Darstellng in Ansichten hier ein kleiner Aszg as den Möglichkeiten: Keyotes bietet Ihnen eine af Lots otes basierende Volltextsche! Hier können Sie über bestimmte Begriffe schen oder ach komplexe kombinierte Schabfragen starten. Wahlweise können Sie alle Dokmente oder nr bestimmte (z.b. Briefe) einbeziehen. Und das Beste ist: Die Sche erstreckt sich ach af Dateianhänge nd Objekte (z.b. eingebettete Texte as MS Word). Alle Dokmente, die Ihre Abfrage erfüllen, werden dann nach Relevanz afgelistet. Alle Dokmente nach Firma / Ansprechpartner Alle Dokmente nach Erstelldatm Kontaktliste (Firmen nd Ansprechpartner) nach verschiedenen Kriterien Projekte Forecast nd Potential nach Jahren Termine, Afgaben nd Wiedervorlagen in Listen- nd Kalenderform Serienbriefe nd Aktionsbearbeitng Etikettendrck Weitere Fnktionen ermöglichen Ihnen, jeweils eine Untermenge von Dokmenten z betrachten, die für Sie von besonderer Bedetng sind: Favoriten (nr die Firmen nd Dokmente, die Sie gerade im Foks haben) Z drckende Dokmente (z.b. als Drckaftrag für das Sekretariat) Vorgemerkte Kontakte (asgeschte Firmen nd Ansprechpartner, z.b. für besondere Aktionen) Schergebnisse

6 In einer nternehmensweiten Kontaktdatenbank darf nicht jeder alles sehen. Dokmente der Gechäftsführng, vertraliche Briefe, Forecastinformationen dürfen nr für bestimmte Mitarbeiterkreise zgänglich sein. Der Vertrieb hat spezielle Anforderngen wie beispielsweise Beschsberichte, im Marketing sind komfortable Serienbrieffnktionen gefragt. Die Aswertng der Informationen kann je nach Afgabengebiet anders sein, aber fast alle Mitarbeiter brachen einen Terminplaner. Kann eine einzige Lösng allen Anforderngen gerechtwerden? Keyotes ist sicher, schnell nd praxisgerecht. Sie haben die Möglichkeit, Ihre Datenbestände nach nterschiedlichen Kriterien z betrachten, übrigens wahlweise in hierarchischer oder chronologischer Ansicht. Die schnelle Kommnikation nterstützt Keyotes beispielsweise ach drch eine direkte Drckfnktion für Adreßafkleber. Und sicher ist Keyotes allemal: Der Zgriffsschtz ist bis af Dokmentenebene hinnter individell einstellbar. Sicherheit nd Zgriffsrechte Viele Geschäftsführngsdokmente, Verträge nd Angebote sind vertralich. Keyotes bietet einen mfangreichen nd mehrstfigen Zgriffsschtz. Sensible Daten, vertraliche Briefe oder Verträge sind nicht für jedermann zgänglich. Daz können Sie für alle Eingabemasken Zgriffsrechte in Abhängigkeit von Personen, Grppen oder Fnktionen festlegen. Soll eine Person Zgriff erhalten, die nicht afgeführt ist, kann diese manell in die Zgriffsliste der einzelnen Dokmente afgenommen werden. Keyotes verwendet die Sicherheit von Lots otes. Und die ist bekanntermaßen sehr gt. Oder haben Sie schon von Viren nter Lots otes gehört? Ihre Server nd Datenbanken sind gt geschützt nd sicher gegen Informationsdiebstahl. Wenn Ihre Anforderngen an die Verfügbarkeit Ihres CRM-Systems wachsen, können Sie Server clstern. Damit erhöhen Sie die Asfallsicherheit, da Ihre Anwender beim Asfall eines Servers atomatisch af einen anderen Server mgeschaltet werden. Schützen Sie Ihre Daten vor versehentlichem Löschen! As nserer Erfahrng wissen wir, dass oft Daten versehentlich gelöscht werden. Allerdings ist es sehr afwendig gerade in einer Datenbankmgebng diese Daten z rekonstrieren. Sehr oft entstehen dabei Dobletten, dafür sind andere Dokment nicht wiederhergestellt worden. As diesem Grnd verbietet Keyotes standardmäßig das Löschen von Dokmenten. Das Löschen ist nr über eine spezielle integrierte Fnktion möglich. Allerdings mss der Anwender hier den Grnd angeben, warm die Daten gelöscht werden. Es wird ach festgehalten, wer z welchem Zeitpnkt die Löschng beaftragt hat. Die z löschenden Dokmente werden in einer speziellen, nr für den Datenbankadministrator zgänglichen Ansicht dargestellt. Der Administrator kann dann entscheiden eventell nach Rücksprache mit dem Anwender -, ob diese Daten endgültig gelöscht oder eventell wiederhergestellt werden müssen.

7 Unvollständige Informationen über Knden nd Interessenten, Verträge bestens in irgendeiner Abteilng abgelegt, aber nicht mehr zgänglich, kein genaer Stand über das aktelle Geschäft, keine Kontakthistorie, keine Planng... Können Sie sich das leisten? Wie viel Absatzpotential verschenken Sie drch nsystematische Vertriebsarbeit? Und was passiert, wenn Ihr bester Vertriebsmitarbeiter morgen krank wird? Keyotes nterstützt den Vertrieb im Innen- nd Aßendienst drch eine lückenlose Darstellng aller knden- nd prodktrelevanten Informationen, vom ersten Kontaktbericht bis zr Potentialerkennng für das nächste Jahr. Verträge nd Vertragsänderngen werden verwaltet, Abschlüsse dokmentiert, Planngs- nd Forecastdaten erfaßt. Und wer immer ach mit dem Knden spricht, er weiß Bescheid. Kontaktberichte Hinterlegen Sie die Besprechngsnotizen Ihrer Besche direkt in den Termindokmenten. Damit stehen sie ach allen berechtigten Kollegen zr Verfügng. Es gibt kein Problem mehr mit Weiß-ich-nicht-mehr, Urlabsvertretngen oder Krankheiten jeder Mitarbeiter ist so gt über den Knden informiert, dass er gezielte Vertriebsaktionen starten kann. Ebenso können Sie Informationen as Anrfen des Knden in Telefonnotizen speichern. Projekte hat Keyotes ach eine Lösng für Sie, wenn Sie Vertrieb nd / oder Spport zsammen mit Partnern drchführen. Binden Sie Ihre Partner einfach an Ihre CRM-Lösng an. Drch die Vergabe der entsprechenden Zgriffsrechte sehen nd pflegen Ihre Partner nr die Knden, Interessenten nd Informationen, für die Sie berechtigt wrden. Wir können hier as nserer in entsprechenden Projekten gewonnenen Erfahrng zitieren. Arbeiten Sie im Vertrieb projektorientiert? Wenn nicht, dann ntzen Sie die Chance, die Ihnen Keyotes bietet. Halten Sie Ihre vertrieblichen Aktivitäten in Projekten fest. Damit haben Sie die Chance, jederzeit nachzvollziehen, wie es wirklich m den Knden oder Interessenten steht: Welcher Geschäftsbereich leitet das Projekt? Wofür interessiert sich der Knde gena? Wrde ein Angebot erstellt? Haben wir den Aftrag erhalten? Wenn ja, wann? Alle Antworten nd ach das Angebot finden Sie im Projektdokment. Ach die Projektpreise können Sie hinterlegen. Ob Standardpreise, Standardoder spezieller Rabatt, Projekt- oder Festpreise: Verlieren Sie keine Ihrer wichtigen Informationen. Alle Dokmente, die Sie im Rahmen des Projekts erstellen (Termine, Briefe, Afgaben, otizen) können Sie vom Projektdokment as afrfen. Damit schreiben sich die Projektberichte von selbst Sie müssen nicht erst mühsam alle Dokmente as den Ecken Ihres Schreibtischs zsammenschen! Das erledigt Keyotes für Sie.

8 Gezielt verkafen dank erstklassiger Informationen. Der Vertrieb ist der Dreh- nd Angelpnkt Ihres Geschäfts. Hier spielt die Msik, hier geht s m s Ganze. Keyotes stellt Ihnen die entscheidenen Informationen für einen erfolgreichen Vertrieb zr Verfügng. Potential, Forecast nd Umsatz Am Anfang des Vertriebsprozesses haben Sie noch keine detaillierten Informationen, welche Prodktmengen oder wie viel Projekttage ein möglicher Interessent abnehmen wird. Damit solche Daten erfasst werden können, aber nicht mit den detaillierten Vertriebsplanngen vermischt werden, können Sie das Potential erfassen. Die Potentiale werden z.b. über Knden oder Bearbeiter oder Prodkte aggregiert nd stehen Ihnen pro Jahr als potentielle Umsatzzahlen zr Verfügng.... nd irgendwann werden die Zahlen konkreter. Dann können Sie Ihre Forecast-Werte eingeben. Aber... wie wahrscheinlich ist es denn jetzt, dass der Knde ordert Arbeiten Sie noch mit Bachgefühlen? Unsere Vertriebsspezialisten haben Ihnen eine Matrix vorgegeben, die af nachweisbaren Fakten statt af Vermtngen basiert. Die Assagen Ich habe Kontakt zm Entscheider nd Das Bdget ist freigegeben sind konkret. Es resltiert in Key otes mit 70 % Aftragswahrscheinlichkeit. Sie haben andere Kriterien? Kein Problem, Sie können Kriterien nd Wahrscheinlichkeiten frei konfigrieren. Die Forecast-Ansichten erlaben Ihnen mfangreiche Aswertngen Ihres Zahlenmaterials nd ermöglichen Ihnen darüber hinas die Aslastngsplanng Ihrer Mitarbeiter. Machen Sie Vertriebszahlen transparent! Hilfe, die Informationsflt nimmt überhand! Keyotes führt Sie as dieser ot heras. Sie können alle Informationen wie beschrieben hinterlegen. Wichtiger ist jedoch, dass Sie diese Informationen gezielt ntzen nd anwenden können. Daz beachten Sie bitte nseren Wahlsprch keine Organisation ohne Information keine Information ohne Organisation! Wenn Sie also ein Kndenbeziehngsmanagement- System installieren, dann lassen Sie nicht das organisatorische Umfeld aßer acht. Denn ohne entsprechende organisatorische Maßnahmen ist das beste System überfordert! Tatsächliche Umsätze können Sie manell hinterlegen oder atomatisiert as Ihrer Bchhaltng übernehmen (individelle Zsatzentwicklng). Damit können Sie ach das Vertriebscontrolling vornehmen. Vergleiche Potential z Ist oder Wins and Losses sind keine Geheimnisse mehr. Fragebogen Der Vertriebsprozeß kann drch die Bentzng eines Fragebogens optimiert werden. Da diese Fragebögen sehr prodkt- nd nternehmensspezifisch sind, müssen sie im ormalfall angepasst werden. Ein Beispiel ist im Standardliefermfang von Keyotes enthalten. Bitte sprechen Sie ns an! Probleme treten beim Knden ach dann af, wenn Sie sehr sorgfältig arbeiten. Wenn Sie diese Probleme lösen, wird Ihnen der Knde schnell verzeihen. Aber wie festhalten nd wie die Lösngen mit den Kollegen astaschen? Z diesem Zweck hält Keyotes ein Problemdokment vor. ehmen Sie das Problem des Knden af. Übertragen Sie die Lösng einem geeigneten Techniker. Dieser wird die Lösng im Dokment eintragen teilen Sie sie dem Knden mit. So entsteht im Laf der Zeit ein kleines Expertensystem, das bisherige Problemlösngen übersichtlich darstellt.

9 Für Ihr persönliches Wohl Um Ihre Arbeit in Keyotes sinnvoll z nterstützen, haben wir eine Reihe von Tools (Werkzegen) entwickelt. Im Folgenden beschreiben wir nr die wichtigsten dieser Fnktionen. Import Sie bekommen Adressdaten in anderen Formaten? Sie möchten eine Schnittstelle z Ihrem führenden Datensystem (z.b. SAP) schaffen? Keyotes nterstützt Sie dabei drch eine leistngsfähige Importfnktion. Als Format der Importdatei wird das csv-format (comma separated vale) erwartet ein Format, das von allen gängigen Systemen nterstützt wird. Ach Excel-Tabellen können Sie als csv-datei abspeichern. Excel Export Jede Ansicht können Sie so nach MS Excel exportieren, wie Sie af dem Bildschirm dargestellt wird. Dabei können Sie wählen, ob Sie alle oder nr die gewählten Dokmente im Export berücksichtigen wollen. Für Firmen nd Ansprechpartner gibt es noch eine verfeinerte Variante: Sie können zsätzlich selektieren, welche Felder der Adressdokmente Sie exportieren möchten. Damit haben Sie größte Flexibilität, m eine Schnittstelle z anderen Systemen z schaffen. Konfliktmanager... können Sie Ihr Keyotes anpassen. Das Bentzerprofil enthält Ihre Adressdaten nd Rfnmmern. Bei Bedarf können Sie zsätzlich Ihre Privatadresse angeben. Für Briefe nd e-mails können Sie nterschiedliche Signatren - ach Ihre eingescannte Unterschrift - hinterlegen nd dabei as mehreren Formaten wählen. Diese Signatren werden atomatisch in die Korrespondenz eingeblendet. Für die Daer von Terminen nd Fristen für Wiedervorlagen können Sie individelle Werte angeben. Wenn zwei Bentzer nabhängig voneinander z.b. die selben Informationen in einem Adressdokment modifizieren, entsteht ein Replizierkonflikt. Zr Behebng solcher Probleme ntzen Sie den Konfliktmanager, der die abweichenden Informationen der beteiligten Dokmente für Sie in einem Dialogfeld bereitstellt. Sie können selektieren, wie Sie die Daten bereinigen möchten. Den Rest übernimmt Keyotes für Sie: die gewünschten Daten werden zsammengeführt, das überflüssige Dokment wird atomatisch gelöscht. Schfnktion Keyotes verfügt über eine komfortable Schfnktion. Sie können nach allen wesentlichen Informationen in Ihren Adressbeständen schen. Die Ergebnisse werden in einen persönlichen Ordner gestellt. Damit können alle Keyotes-Anwender nabhängig voneinander schen. Sie können die Ergebnisse mehrerer Schen in Ihrem Ordner zsammenführen (Beispiel: alle Geschäftsführer in den PLZ-Bereichen 80 nd 81 UD alle Vorstände im PLZ-Bereich 50 UD alle Firmen im PLZ-Bereich 40). Mit den Schergebnissen können Sie Serienaktionen asführen oder Verteilerzordnngen setzen bzw. löschen.

10 Haben Sie ach Verwirrng in Ihren Adressdaten? Werden Dokmente bei Ihnen kopiert nd dann doch Originale as Versehen überschrieben? Können Sie Datenbestände schnell nd nkompliziert in andere Systeme exportieren, nd das kinderleicht, af Knopfdrck? Bekommen Sie nees Adreßmaterial schnell in Ihrer jetzige Datenbank importiert? Keyotes bietet viele nützliche Fnktionen für den Datenim- nd export. ees Adreßmaterial, ach as dritten Qellen (z.b. gekafter Adressen), kann schnell nd nkompliziert in Keyotes importiert werden. Das Löschen, Kopieren nd Zordnen von Dokmenten wird von Keyotes so nterstützt das allfällige Fehler weitesgehend vermieden werden. Doblettencheck Wie oft ist es schon vorgekommen, dass Sie Firmen oder Ansprechpartner, mit kleinen Abweichngen mehrfach erfasst haben? Oft merkt es niemand. Dann werden Dokmente verteilt angelegt nd der eigentliche Zweck eines CRM ist verfehlt: Es werden eben nicht alle Dokmente nter EIER Firma oder EIEM Ansprechpartner gefnden. Daher verfügt Keyotes über einen komfortablen Doblettencheck. Für Ansprechpartner stehen zwei nd für Firmen vier verschiedene Methoden zm Afspüren von Dplikaten bereit. Damit sind Sie sicher in der Lage, Dobletten aszmerzen. Die bereits nter der Doblette vorhandenen Dokmente ordnen Sie mit Hilfe von weiteren integrierten Fnktionen sicher dem Original z. sind es oft die kleinen Helferlein, die über Erfolg oder Mißerfolg eines Systems entscheiden. Darm haben wir großen Wert daraf gelegt, dass Sie Ihre alltägliche Arbeit mit Keyotes problemlos erledigen können. Und wir haben af asgefallene Dinge verzichtet, m die Komplexität nd damit die Einarbeitngszeit nd damit die Kosten gering z halten. Wir bieten nser System ach nicht in diversen Basteinen (Modlen) an. Keyotes gibt s immer komplett. Primärschlüssel für Abgleich mit zentralen Systemen Keyotes generiert für jede Firma nd jeden Ansprechpartner sogenannte Primärschlüssel. Diese Schlüssel sind eineindetig nd ermöglichen einen komfortablen Abgleich mit herkömmlichen Datenbanken. Diese verwenden für die sichere Identifizierng der Datensätze nbedingt einen solchen Schlüssel. Aswahllisten... In Keyotes verwenden Sie für viele Zwecke vorgegebene Aswahllisten, die Ihnen eine sinnvolle Einordnng Ihrer Informationen garantieren. Aber... ab nd z sind diese Listen an Ihre Zwecke anzpassen. Welche Aswahlliste gehört jetzt in welche Maske? Keyotes lässt Sie ach hier nicht im Stich: besonders berechtigte Mitarbeiter (z.b. der Datenbankadministrator) rfen direkt vom Eingabefeld as über das Symbol? die zgehörigen Werte der Aswahlliste af. Dort können Sie sie ergänzen nd anschließend in die Eingabemaske übernehmen.

11 Hier wird die Software individell. Die Keyotes-Parameterdatenbank InfoCTRL bietet Ihnen die Möglichkeit, nternehmensspezifische Einstellngen für Keyotes selbst vorznehmen. In dieser Datenbank definieren Sie, wer Keyotes mit welchen Zgriffsrechten bentzen darf, registrieren Sie Ihr Unternehmen (bei Bedarf ach mit mehreren iederlassngen) nd definieren Exportparameter. icht zletzt verwalten Sie hier Ihre Unternehmenslogos, so dass dem Corporate Design Rechnng getragen werden kann. In der Parameterdatenbank hinterlegen nd pflegen Sie alle Aswahllisten, die in Keyotes zr Verfügng stehen. Diese Fnktion sollte besonders berechtigten Personen vorbehalten sein. So sorgen Sie für einen nternehmenskonformen Begriffs- nd Sprachgebrach nd stellen eine sinnvolle Einordnng der Informationen sicher. Jüst, Jist oder wie ach immer? Am Telefon wollten Sie nicht nachfragen, dafür stehen Sie jetzt im Regen: Was wie Jüst klingt, schreibt man doch irgendwie anders. Fehlerhafte Adresserfassng speziell bei Ortsnamen ist nicht nr peinlich, sonder nter Umständen ein Grnd dafür, daß Ihre Post nicht oder erst verspätet ankommt. InfoPLZ ist ein sehr praktisches Tool, das geografische Informationen in Form von Ortsnamen mit PLZ-Zordnng vorhält. Geben Sie einfach die Postleitzahl ein, den Rest erledigt InfoPLZ: Ortsname, Stadt-/Landkreis nd Bndesland werden atomatisch nd korrekt geschrieben im Firmen- oder Ansprechpartnerprofi hinterlegt. die Installation des Systems ist denkbar einfach. Die drei beschriebenen Datenbanken werden in dasselbe Unterverzeichnis des otes- Standarddatenverzeichnisses gestellt. Das war s. Egal ob für Server oder Client. Es sind keine weiteren datenbankspezifischen Konfigrationseinstellngen erforderlich. Sie müssen nr noch die Zgriffsrechte nd Aswahllisten an Ihren Bedarf anpassen.... wie schnell schaffen Sie es "Leinfelden- Echterdingen" einztippen? Mit der PLZ "70771" sind Sie garantiert schneller.

12 Lots otes Lots otes/domino fügt die in einem Unternehmen an verschiedenen Orten anfallenden Informationen z einem Ganzen zsammen. Wie bei einem Pzzle entsteht as den früher af iederlassngen, Abteilngen oder einzelnen Rechnern verteilten Informationen ein Gesamtbild. So erkennen Sie Zsammenhänge, die bisher nicht sichtbar waren. Die weltweit führende Gropware sorgt für die ständige Verfügbarkeit aller nternehmensrelevanten Informationen jederzeit, an jedem Ort, für jeden Mitarbeiter. Die Fnktionen Lots otes deckt mit der integrierten Mailkomponente den gesamten Kommnikationsbedarf ab. Der integrierte Grppenterminplaner nterstützt die Afgabenverteilng nd Terminabstimmng. Lots otes erlabt die verteilte Bearbeitng von beliebigen Informationen, die drch seinen Synchronisationsmechanisms (Replikation) abgeglichen nd aktell gehalten werden. Schnelle Volltextsche ist über alle Dokmente hinweg möglich. Umfassende Sicherheitsfnktionen sorgen für Zgriffsschtz bis af Dokmenten- nd Feldebene. Workflow-Fnktionen nterstützen Arbeitsabläfe. Die Domino-Technologie macht Ihre Anwendngen ach im Internet verfügbar. Und der tzen für den Anwender? Lots otes hilft beispielsweise Unternehmen as völlig nterschiedlichen Branchen nd Bereichen, die Prodktivität entscheidend z steigern, Prodkte schneller af den Markt z bringen nd drch bessere Dienstleistngen die Knden noch enger an sich z binden. Die Technik Diese Plattform trägt Lots otes wrde von Beginn an mit dem Ziele entwickelt, Dokmente verteilt z bearbeiten. Die Basis dafür wird drch eine dokmentenortientierte Datenhaltng gebildet. Das Kernstück von Lots otes ist die Replikation, d,h. die Synchronisation der verteilten Informationen über alle Standorte (z.b. iederlassngen, Small nd Home Offices, mobile nd externe Mitarbeiter). Lots otes ist eine plattformnabhänigige Client-/Server- Anwendng. Für den Einsatz können Anwender zwischen nterschiedlichen Server- nd Client-Betriebssystemen (Windows T, Windows XP, Unix, Linx sw.) sowie verschiedenen etzwerk-protokollen (etbios, TCP/IP, ovell sw.) wählen. Ach gemischte (heterogene) Umgebngen stellen für Lots otes kein Problem dar. Sie können sogar Clients mit nterschiedlichen Betriebssystemen an einem Server betreiben. Die (kontinierliche oder zeitweise) Verbindng zm Server kann über ein lokales etzwerk, analoge oder digitale Verbindngen, über das Internet oder über Mobiltelefon vorgenommen werden. Keyotes basiert af Lots otes. Profitieren Sie als Keyotes-Anwender von dieser modernen Technologie mit den asgereiften Möglichkeiten, die von IBM kontinierlich weiterentwickelt wird. Keyotes ist eine parametrisierbares, releasefähiges Prodkt, das von ns gepflegt nd weiterentwickelt wird. Das gibt Ihnen die Sicherheit, daß Sie mit otes nd Keyotes ach in Zknft über eine marktführende Lösng verfügen werden.

13 über ns Wir sind eine Unternehmensberatng mit den Schwerpnkten Kndenbeziehngsmanagment Marketing nd Vertrieb IT Projekte Training, Anwendngsberatng nd Entwicklng für Lots otes Seit über 12 Jahren haben wir Erfahrng mit der Leitng nd Umsetzng von CRM-Projekten bei namhaften Knden wie Toshiba Erope, Detsche Post Geschäftsfeld PrintCom, DIFA Detsche Immobilien Fonds AG.v.m. Diese Erfahrng haben wir in die Praxis mgesetzt nd in nser Prodkt Keyotes einfließen lassen. Im Vordergrnd nserer Aktivitäten als Lösngspartner steht die Realisierng individeller Kndenanforderngen. Wir entwickeln die von nseren Knden benötigten Applikationen, integrieren sie in die vorhandene Infrastrktr nd weisen die Mitarbeiter ein. Unser Projektgeschäft mit Lots otes zeichnet sich drch eine große Vielseitigkeit as. So realisieren wir z.b. den Afba nd die Pflege von Domino-basierenden Internetlösngen. Als Servicepartner stehen wir Ihnen mit nserem Know-how bei der Einrichtng nd Administration Ihrer otes Infrastrktr sowie bei der Pflege nd Wartng Ihrer otes Anwendngen zr Verfügng. Gerne führen wir für Sie ach notwendige otes-schlngen drch. äheres daz af Anfrage. Ihre Ansprechpartner: Karl Losem Strobenrieder Straße 61 86579 Waidhofen Telefon 08252 / 91598-94 Telefax 08252 / 91598-95 email: kl@ardio.de www.keynotes.de Birgit Lieske Sperberstraße 2 42799 Leichlingen Telefon 02175 / 8829-56 Telefax 02175 / 8829-58 email: kontakt@bls.de www.bls.de Ihre Zfriedenheit steht bei nserer Arbeit im Vordergrnd. Daz bieten wir Ihnen Service mit Sicherheit. Wir lassen Sie nach der Implementierng der Software nicht allein - so erhalten Sie einen kostenlosen Telefonspport nach Drchführng einer Trainingsmaßnahme oder bei Abschlsses eines Projekts. ee Software bzw. nee Versionen der bereits installierten Software nterziehen wir vor der Aslieferng einer asführlichen Qalitätsicherng. Daz erhalten Sie entsprechende Anwender- nd Administrationsnterlagen. Ihre Zfriedenheit liegt ns am Herzen - langfristige nd frendschaftliche Beziehngen z nseren Knden bestätigen nsere Philosophie. Sprechen Sie ns an nd wir beraten Sie gerne nd verbindlich.

14 Kleine Preise für große Leistngen Für Dienstleistngen, Software-Anpassngen, Schlngen nd Lots otes Lizenzen nterbreiten wir Ihnen gerne ein individelles Angebot. Keyotes 1. bis 10. Arbeitsplatz 11. bis 25. Arbeitsplatz 26. bis 50. Arbeitsplatz 51. bis 100. Arbeitsplatz ab 101 Arbeitsplätze paschal Preis pro Lizenz 250,00 125,00 62,50 31,75 7.500,00 Beispiel für Lizenzkaf: 1) 20 Arbeitsplätze = 10 x 250,- nd 10 x 125,- = Gesamtlizenzkosten 3.750,- 2) 40 Arbeitsplätze = 10 x 250,- nd 15 x 125,- nd 15 x 63,50 = Gesamtlizenzkosten 5.312,50 Lots otes Lizenzen IBM Lots Domino Collaboration Express* Preis pro Lizenz 180,00 * * Preisänderngen bei IBM vorbehalten. Wir beraten Sie welche Lizenzform vom IBM für Sie am besten geeignet ist. Mit dem IBM Passport Advantage Programm erhalten Sie Lizenzen nach Maß! Für kleinere bis mittelständische Unternehmen gibt es die kostengünstige Alternative der Domino Collaboration Express Lizenzen. So starten Sie mit Lots otes bereits ab 180,-! Systemvorassetzngen: Lots otes ab der Version 6.5 * Domino Collarboration Express ist eine Client-Server Lösng für den Mittelstand mit der gesamten Angebotsplatte von Domino e-mail, Terminplanng, Diskssionsforen, Team-Arbeitsplätzen sowie die Berechtigng für Domino Kndenapplikationen. Eigenschaften: Lots Domino Enterprise Server - Installations- nd Bentzngsrecht mit Userlizenz. Alle Clientzgriffe möglich. Preis: pro User (mit der Userlizenz ist der Domino Enterprise Server ebenfalls abgedeckt) für Userlizenz nd Software. Lizenzeinschränkngen: Kein Clstering & Partitionierng, kein Domino Designer, keine WebSphere Applikation Server, keine zseries Plattform Unterstützng. Alle oben genannte Beträge verstehen sich in zzüglich eventl. ebenkosten (Transport- nd Übernachtngskosten werden z den steerrechtlich zlässigen Sätzen oder nach Beleg, Reisezeiten z halben Stndensätzen in Rechnng gestellt) nd gesetzlicher Mehrwertsteer. Es gelten nsere Allgemeine Geschäftsbedingngen, die wir Ihnen gerne zr Verfügng stellen. Die Preisliste tritt mit dem 1.9.2006 in Kraft. Alle vorhergehenden Preislisten verlieren damit ihre Gültigkeit. Änderngen vorbehalten, Preise freibleibend. Lots otes ist ein eingetragenes Warenzeichen der IBM. Microsoft ist ein eingetragenes Warenzeichen der Microsoft Corporation.