Niedersächsisches Kultusministerium, Postfach 1 61, 30001 Hannover Niedersächsisches Kultusministerium Alle öffentlichen berufsbildenden Schulen und alle berufsbildenden Schulen in freier Trägerschaft (Ersatzschulen) in Niedersachsen Nur per E-Mail! Bearbeitet von Herrn Glaser E-Mail: Torsten.Glaser@mk.niedersachsen.de Ihr Zeichen, Ihre Nachricht vom Mein Zeichen (Bei Antwort angeben) Durchwahl (0511) 120- Hannover 15-50303 - GL 11/13 7091 07.11.2013 Statistik der berufsbildenden Schulen in Niedersachsen Hier: Informationen zur Jahresstatistik 2013 Anlage: Informationsblatt Automatischer Versand der verschlüsselten Jahresstatistikdaten 1 Übersicht Mit dem Erlass des MK vom 19.7.2013-15 - 50303 - TZ 07/13 haben Sie grundsätzliche Informationen zur Schulstatistik (Vorabstatistik und Jahresstatistik) der berufsbildenden Schulen für das Schuljahr 2013/2014 erhalten. Ergänzend dazu erhalten Sie hiermit weitere Informationen zur Erstellung der Jahresstatistik für das Schuljahr 2013/2014. 2 Termine Stichtag für die Erstellung der Jahresstatistik 2013 ist der 15.11.2013. Die Jahresstatistik ist dem Niedersächsischen Kultusministerium bis zum 22.11.2013 vorzulegen. Diese Termine gelten für die öffentlichen berufsbildenden Schulen ebenso wie für die berufsbildenden Schulen in freier Trägerschaft (Ersatzschulen). 3 Programm BBS-Planung Für die Erstellung der Jahresstatistik ist das Programm BBS-Planung einzusetzen. Die jeweils aktuellste Version dieses Programms steht Ihnen im Schul-Portal Niedersachsen unter https://stabil.niedersachsen.de zum Download zur Verfügung. Bevor Sie die Seite angezeigt bekommen, werden Sie aufgefordert, sich mit Ihrer Schulnummer und Ihrem Schlüsselwort zu authentifizieren. Das Schlüsselwort wurde Ihnen zuletzt zum Schuljahresbeginn 2013/2014 vom Landesbetrieb für Statistik und Kommunikationstechnologie Niedersachsen (LSKN) am 9.8.2013 zugesandt. Es ist identisch mit dem Schlüsselwort, dass Sie für die Arbeit mit EIS-Online-BBS verwenden. BBS-Planung 20.0 haben Sie bereits mit dem o. g. Erlass des Niedersächsischen Kultusministeriums vom 19.7.2013 erhalten. Für die Erstellung der Jahresstatistik 2013 arbeiten Sie bitte 20131107_ Jahresstatistikerlass.doc Dienstgebäude/ Paketanschrift Schiffgraben 12 30159 Hannover Nächste U-Bahn-Stationen Hauptbahnhof Kröpcke Aegidientorplatz Telefon (05 11) 1 20-0 Telefax (05 11) 1 20-74 50 X.400 S=Poststelle; O=mk; P=land-ni; A=dbp; C=de e-mail poststelle@mk.niedersachsen.de Überweisung an das Nds. Kultusministerium Konto-Nr. 106 021 710 Norddeutsche Landesbank Hannover (BLZ 250 500 00)
unbedingt mit der zum Stichtag aktuellen Version des Programms. Falls Sie für Ihre Schulverwaltung nicht das Programm BBS-Planung einsetzen, übertragen Sie bitte Ihre Schulverwaltungsdaten in BBS-Planung und erstellen Sie anschließend hiermit Ihre Jahresstatistik. Das Programm BBS-Planung kann auf der Basis von MS Access 2007, MS Access 2003 und MS Access XP genutzt werden. Das Programm ist für den Einsatz im Schuljahr 2013/2014 vorgesehen. BBS Planung enthält zu allen Bearbeitungsschritten eine umfangreiche kontextsensitive Hilfefunktion (Datei BBS_Planung.chm ). Die Hilfefunktion kann im Programm über die Taste F2 aufgerufen werden. 4 Bedarfsabfrage zum Schulungsbedarf Mit der Statistik 2013 wird erstmals eine für die öffentlichen berufsbildenden Schulen verbindliche Online-Befragung zur Erstellung eines bedarfsgerechten Fortbildungsangebots für die Programmmodule BBS-Planung, BBS-Zeugnis und BBS-Stundenplan durchgeführt. Die Befragung ist freigeschaltet in der Zeit vom 22.11.2013 bis zum 15.12.2013. Jede Schule erhält am 22.11.2013 eine E-Mail mit entsprechenden Zugangsdaten (Link für Login-Seite, Benutzername und Passwort). Die Absenderadresse dieser E-Mail lautet: niedersaechsisches-kultusministerium@sr.artologik.net Betreffangabe: Befragung Bedarfserhebung 2013. Da die Befragung nur online durchgeführt werden kann und die Teilnahme verpflichtend ist, muss jede Schule gewährleisten, dass diese E-Mail nicht durch das schulinterne Sicherheitssystem abgewiesen wird. Nähere Informationen zur Umfrage selbst werden in einem gesonderten Erlass versandt. 5 Erhebungsunterlagen zur Jahresstatistik 2013 5.1 Prüfbogen Vor der Abgabe an das Niedersächsische Kultusministerium sind die Daten der Jahresstatistik von Ihnen sorgfältig zu prüfen. Dazu rufen Sie in BBS-Planung unter Verwaltung I Statistik I Prüfbogen den sog. Prüfbogen auf. Hier werden Unstimmigkeiten angezeigt, die BBS- Planung in Ihren Daten ermittelt hat. Überprüfen Sie alle angezeigten Unstimmigkeiten und nehmen Sie die erforderlichen Korrekturen vor. Die Jahresstatistik soll erst dann vorgelegt werden, wenn in dem Prüfbogen keine Fehler mehr angezeigt werden. Falls sich trotz intensiver Prüfung einzelne Unstimmigkeiten nicht vollständig beseitigen lassen, nehmen Sie bitte auf dem Prüfbogen wie folgt entsprechende Erläuterungen vor: - Klicken Sie im Programmteil Verwaltung I Statistik I Prüfbogen auf das Programmsymbol Druckvorschau". - In der Druckvorschau wählen Sie Extras I Office Verknüpfungen I Veröffentlichen mit Microsoft Word" aus. - Anschließend erscheint auf dem Bildschirm das Formular Prüfbogen". Tragen Sie hier Ihre Erläuterungen ein und drucken Sie das Formular mit den Erläuterungen aus. Nach dieser Überprüfung und nach Vornahme der erforderlichen Korrekturen erstellen Sie mit BBS-Planung die Kontroll-Ausdrucke, die an das Niedersächsische Kultusministerium gesandt werden müssen. 2/6
5.2 Übersendung auf dem Postweg an das Niedersächsische Kultusministerium Die Kontroll-Ausdrucke, die Sie dem Niedersächsischen Kultusministerium auf dem Postweg zusenden müssen, erstellen Sie mit BBS-Planung unter Verwaltung I Jahresstatistik I Ausdrucke. Dabei sind im Einzelnen die folgenden Ausdrucke zu erstellen: 1. Gesamtübersicht 2. Abgleich Unterrichtsstunden KUL und LV 3. Übersicht Abgängerinnen und Abgänger des vorangegangenen Schuljahres 4. Erhebungsbogen für das Berufliche Gymnasium* (wenn vorhanden) 5. Bestandsentwicklung der Bildungsgänge* 6. Ergebnis nachschulischer Laufbahn* (Grundlage zur Berechnung der Kennzahl 2 Übernahmequote ) 7. Prüfbogenausdruck * Diese Prüfauswertung ist bei berufsbildenden Schulen in freier Trägerschaft (Ersatzschulen) nicht erforderlich. Beachten Sie bitte, dass der Ausdruck Gesamtübersicht" (siehe: Hauptmenü I Verwaltung I Jahresstatistik I Ausdruck") eine Übersicht über das Budget in Theorie und Praxis enthält. Eine gesonderte Einblendung macht auf Budgetüberschreitungen aufmerksam und kann nur erzeugt werden, wenn die aktuelle Zusatzdatenbank "s_daten_plus.mde" eingebunden ist. Sämtliche Ausdrucke zur Jahresstatistik enthalten die Versionskennung von BBS Planung. Die Schulleitung bestätigt mit Ihrer Unterschrift auf den Kontroll-Ausdrucken, dass die Angaben vollständig und richtig sind. Gleiches gilt für den Ausdruck des Prüfbogens. Die Kontrollausdrucke und den Prüfbogen übersenden Sie bitte auf dem Postweg an: Niedersächsisches Kultusministerium Referat 15 Schiffgraben 12 30159 Hannover 5.3 Elektronische Übermittlung an das Niedersächsische Kultusministerium Die elektronische Übermittlung der Jahresstatistik erfolgt per automatischem Datenupload. Ein Informationsblatt mit Hinweisen zum automatischen Versand der verschlüsselten Jahresstatistikdaten ist in der Anlage beigefügt. Die gespeicherten Statistikdateien und der gespeicherte Begleitbericht sind aus dem Programm (Programmteil: Planung I Verschl. ) per automatischem Datenupload zu versenden (siehe Anlage). Sollte der Versand fehlschlagen, so ist die verschlüsselte Statistikdatei an die Adresse: statistik-bbs@mk.niedersachsen.de zu senden. Die öffentlichen berufsbildenden Schulen benötigen für die Erstellung der Jahresstatistik die zum Programm BBS-Planung gehörende Zusatzdatenbank "s_daten_plus.mde". Diese wurde am 6.5.2013 im Schul-Portal Niedersachsen, aufgrund des Erlasses Statistik der berufsbildenden Schulen hier QM-Auswertung/Update vom 30.4.2013, zur Verfügung gestellt. Berufsbildende Schulen in freier Trägerschaft benötigen diese Zusatzdatenbank für die Erstellung der Jahresstatistik nicht. 6 Ergänzende Hinweise 6.1 Arbeitszeitkonto Die Stunden aus dem verpflichtenden Arbeitszeitkonto sind laut dem Erlass des Niedersächsischen Kultusministeriums vom 27.9.2011-15 - 50303 - TZ 08/11 - mit Beginn der Jahresstatis- 3/6
tik 15.11.2011 verpflichtend in BBS Planung einzutragen und sind damit Bestandteil der Jahresstatistik. Diese Daten werden im Rahmen der Jahresstatistik an das Niedersächsische Kultusministerium übertragen. Fehlerhaft bearbeitete Arbeitszeitkontodatensätze werden in der Jahresstatistik als Fehler ausgewiesen. Zu beachten sind deshalb die gegebenenfalls vorhandenen Fehlermarkierungen im Register "Arbeitszeitkonto". Auf die Bedeutung der Erfassung der Ausgleichsphase für das Stellenausgleichsverfahren weist Referat 15 an dieser Stelle hin. 6.2 Lehrkräfteverzeichnis: Änderungen im Schlüsselverzeichnis 2013 Neue Schlüssel für LV Ausbildung-, Fortbildungs- und Beratungsaufgaben 4045 Mentoren für Lehrkräfte aus Spanien 4165 4175 4185 Mentor für zu Qualifizierende gem. Nr. 2.6 Rd. Erl. MK v. 28.8.2012 Qualifizierungserlass 14-0311/24 i. V. m. 13 Abs.1 NLVO Bildung Quereinstieg Mentor für zu Qualifizierende gem. Nr. 2.6 Rd. Erl. MK v. 28.8.2012 Qualifizierungserlass 14-0311/24 i. V. m. 9 u. 13 Abs.1 NLVO Bildung Erstausbildung zur Fachpraxislehrkraft Mentor für zu Qualifizierende gem. Nr. 2.6 Rd. Erl. MK v. 28.8.2012 Qualifizierungserlass 14-0311/24 i. V. m. 10 u. 13 Abs.1 NLVO Bildung Erstausbildung zur/zum Seefahrtsoberlehrer/in 6.3 Ergänzungsbildungsgang zum Erwerb der Fachhochschulreife Die Schülerinnen und Schüler des Ergänzungsbildungsganges der eigenen Schule und jene der Fremdschulen sind fachbezogen im Ergänzungsbildungsgang zu unterrichten, der als Kurs auszuweisen ist. Im Register Stunden des Formulars Gruppen/Kurse sind die Kurse zum Erwerb der Fachhochschulreife zwingend mit dem Kürzel FH im Feld Bes. zu kennzeichnen. Die Schülerinnen und Schüler der eigenen Schule und die der Fremdschule sind in den jeweiligen Kursen zum Erwerb der Fachhochschulreife zusammenzuführen. Falls in den jeweiligen Schülerinnen und Schüler -Formularen noch keine Kennzeichnung im Feld Zusätzliche Fachhochschulreife" vorgenommen wurde, kann es in diesem Formular über das Feld Z.-FH nachgeholt werden. 6.4 Erfassung von Verwaltungspersonal zur Personal- und Mittelbewirtschaftung Nach 53 Abs. 1 Satz 1 NSchG steht das Verwaltungspersonal zur Personal- und Mittelbewirtschaftung in unmittelbarem Dienstverhältnis zum Land und ist dementsprechend auch statistisch zu erfassen. Verwaltungspersonal zur Personal- und Mittelbewirtschaftung, das gemäß 53 Abs. 1 Satz 2 nicht in einem unmittelbaren Dienstverhältnis zum Land steht, ist bei der Abgabe der Jahresstatistik differenziert abzubilden. 6.5 Nicht lehrendes Schulpersonal Tragen Sie auch alle nicht lehrenden Bediensteten des Landes Niedersachsen, die an Ihrer Schule beschäftigt sind, vollständig in das Lehrkräfteverzeichnis ein. 6.6 Mehr- und Minderstunden von Lehrkräften Gemäß 4 Abs. 2 Nds. ArbZVO-Schule sollen Mehr- oder Minderzeiten einer Lehrkraft am Ende des Schulhalbjahres 40 Unterrichtsstunden nicht überschreiten. Sie können die Einhaltung dieser Vorgabe für alle Lehrkräfte Ihrer Schule in BBS-Planung unter Verwaltung I Analyse I Lehrkräfte I Mehr-/Minderstunden der Lehrkräfte überprüfen und anschließend entsprechende Korrekturen vornehmen. Falls dennoch für eine einzelne Lehrkraft eine Abweichung von den Vorgaben der Nds. ArbZVO-Schule vorliegt, erläutern Sie dies in dem Datenfeld Bemerkungen zur Statistik. Beachten Sie bitte, dass Sie alle Ist-Stunden der Lehrkräfte im Schuljahr 2013/2014 erfassen müssen (z. B. Blockunterricht, periodische Zusatzangebote). Kontrollieren Sie deshalb mit den programmseitig vorgesehenen Analysemöglichkeiten die Mehrstunden und die Minderstunden der Lehrkräfte und berichtigen Sie ggf. fehlerhafte Eintragungen. 4/6
6.7 Grenzwerte für die Lehrkräfte-Soll-Stunden BBS-Planung liefert in den Faktorentabellen für jeden Bildungsgang klare Vorgaben im Hinblick auf die Obergrenze und die Untergrenze für die Lehrkräfte-Soll-Stunden. Diese Grenzwerte sind einzuhalten. Die Einhaltung der Grenzwerte können Sie im Programmteil Erhebungsergebnisse I Dienstprogramme I Überschreitung von OG oder UG ( Theorie bzw. Fachpraxis ) überprüfen und dann die erforderlichen Korrekturen vornehmen. Falls auch nach den Korrekturen noch eine Verletzung der Grenzwerte vorliegt, so ist dies im Prüfbogen schriftlich zu begründen. Zur Nutzung des oben genannten Programmteils müssen die Daten der Jahresstatistik unter Erhebungsergebnisse I Dienstprogramme I Daten importieren I Jahresstatistik importiert werden. 6.8 Gleichmäßige Unterrichtsversorgung, Lehrkräfte-Soll-Stunden und -Ist-Stunden Nach der EB-BbS 3. Abschnitt: Klassenbildung Punkt 2.1 haben die Schulen bei den organisatorischen Entscheidungen zur Klassenbildung einer hohen und gleichmäßigen Unterrichtsversorgung in allen Schulformen Vorrang einzuräumen. Sollten Sie bei einzelnen Bildungsgängen mehr Lehrkräfte-Ist-Stunden als Lehrkräfte-Soll-Stunden ausgewiesen haben, bedeutet dies eine Ist-Versorgung von mehr als 100%. Deshalb sind möglichst die Lehrkräfte-Ist-Stunden maximal bis zur Höhe der Lehrkräfte-Soll-Stunden anzusetzen. 6.9 Religionsstatistik Die von den berufsbildenden Schulen an das Niedersächsische Kultusministerium übermittelten Jahresstatistiken bilden die Grundlage für die jährlich vom Niedersächsischen Kultusministerium erstellte Religionsstatistik. Eine gesonderte Erhebung der Daten zum Religionsunterricht konnte deshalb bisher entfallen. Tragen Sie insbesondere in BBS-Planung präzise ein, ob in einer bestimmten Klasse evangelischer Religionsunterricht ( RE ) oder katholischer Religionsunterricht ( RK ) erteilt wird. Bei konfessionell-kooperativem Unterricht richtet sich die Zuordnung RE oder RK nach der Konfession der unterrichtenden Lehrkraft. Bitte geben Sie ebenfalls im Lehrerstammdatenblatt an, wenn eine Lehrkraft eine Drittfakultas im Unterrichtsfach Religion erworben hat. Berücksichtigen Sie bitte im Schülerstammdatenblatt, dass die Angabe zur Konfessionszugehörigkeit für die Schülerinnen und Schüler nicht freiwillig ist und nachdrücklich eingefordert werden sollte. 6.10 Organisatorische Angaben zur Schule (SD-Datei) Die öffentlichen berufsbildenden Schulen und die berufsbildenden Schulen in freier Trägerschaft pflegen sowohl die E-Mail-Adresse im Schul-Portal-Niedersachsen unter https://stabil.niedersachsen.de als auch die E-Mail-Adresse und die Telefonnummer Ihrer Schule im Programmteil von BBS Planung bei Verwaltung I Schuldaten. Ihre Eintragungen dienen u. a. der Aktualisierung der Daten, die zu Ihrer Schule im Niedersächsischen Kultusministerium vorgehalten werden. 7 Berufsbildende Schulen in freier Trägerschaft Alle Statistikeingaben zu Stunden der Lehrkräfte basieren auf der entsprechenden Regelstundenzahl (Unterrichtsstunden) für Lehrkräfte an öffentlichen Schulen. Soweit die Arbeitszeit Ihrer Lehrkräfte vertraglich in Zeitstunden festgelegt ist, sind die Zeitstunden auf Unterrichtsstunden umzurechnen. Beschäftigen Sie z. B. eine Lehrkraft für Fachpraxis in Vollzeitbeschäftigung entspricht das, unabhängig von den tatsächlichen vereinbarten Stunden, einer Regelstundenzahl von 27,5 Unterrichtsstunden. Teilzeitbeschäftigungen sind entsprechend dem Arbeitszeitanteil umzurechnen. Eine Umrechnungstabelle finden Sie auf der Internetseite des Niedersächsischen Kultusministeriums (Pfad: Schule > Unsere Schulen > Schulen in freier Trägerschaft > Berufsbildende Schulen in freier Trägerschaft). Vor- und Nachbereitungsstunden sowie Tätigkeiten, die nicht Unterricht, Anrechnungs- oder Ermäßigungsstunden sind, werden, wie auch für Lehrkräfte an öffentlichen Schulen, in der Statistik nicht dargestellt. 5/6
Die Ergänzung zum Erlass Finanzhilfe für Schulen in freier Trägerschaft, RdErl. d. MK v. 1.8.2007 24.2 81104/00(01) VORIS 22410 vom 24.10.2013 ist bei der Erstellung der Statistik zum Stichtag 15.11.2013 zu berücksichtigen. 8 Beratung Für jede Schule ist ein Mitglied des Moderatoren-Teams als fester persönlicher Ansprechpartner für die Beratung bei Fragen zum Einsatz des Programms BBS-Planung einschließlich seiner Module vorgesehen. Welche Moderatorin oder welcher Moderator für Ihre Schule zuständig ist, finden Sie im Hauptmenü unter Informationen aufgelistet. Die Beratung der Schulen erfolgt im Regelfall durch Kommunikation über Telefon oder per E-Mail. Falls ausnahmsweise die Beratung einer Schule vor Ort erforderlich ist, erfolgt dies nach Absprache zwischen dieser Schule und dem zuständigen Mitglied des Moderatoren-Teams. Die Kosten der Dienstreise der Moderatorin oder des Moderators sind durch die Schule zu übernehmen, von der die Beratung angefordert wird. Informationen zum Programm BBS Planung, die Unterlagen der Informationsveranstaltung zur Schulstatistik 2013, die aktuellen Schulungstermine und die Lernvideos zu BBS Planung können Sie über das Internet unter der folgenden Adresse abrufen: http://www.nibis.ni.schule.de/~ref_404/index.htm Torsten Glaser 6/6