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Vielen Dank, dass Sie sich für uns entschieden haben! Nachfolgend liegt eine kurze Beschreibung der Installation und Erstanmeldung sowie der Freischaltung vor. 1. Allgemeines: Das von Ihnen gekaufte Programm ist mehrbenutzerfähig. Dazu muss es auf einem Server installiert werden. Anschließend müssen auf den Arbeitsplatz-PCs lediglich Verknüpfungen zur Zeiterfassung.exe auf dem Server angelegt werden. Die Freischaltung ist ein externes Programm, das Ihnen in Ihrem Account bereitgestellt wird, nachdem Sie das Programm gekauft und haben und die Zahlung erfolgt ist. Näheres im Punkt Freischaltung. 2. Installation: Nachdem Sie sich den Setup heruntergeladen haben kopieren Sie ihn sich auf den Server. Dort starten Sie den Setup, wählen Ihre Sprache (gilt nur für das Setupprogramm), wählen Ihren Pfad und starten die Installation. Wenn die Installation beendet ist, legen Sie eine Verknüpfung zu Zeiterfassung.exe auf den Arbeitsplatz-PCs an. 3. Erstanmeldung: Wenn Sie das Zeiterfassungsprogramm starten, werden Sie zuerst nach einer Firmennummer, einer Mitarbeiternummer und einem Passwort gefragt. Geben Sie hier ein: - Firmennummer : 90 - Mitarbeiternummer: "999999" - Passwort : Administrator Anschließend sollten Sie sofort das Passwort für diesen Benutzer ändern. Gehen Sie dazu auf Stammdaten dann auf Mitarbeiterstamm, tragen Sie bei Mitarbeiternummer 999999 ein und geben Sie ein neues Passwort ein und wiederholen Sie es. Anschließend noch auf speichern. 4. Freischaltung: Bitte installieren Sie dieses Programm auch auf dem Server, das Programm muss allerdings nicht im gleichen Verzeichnis wie die Zeiterfassung installiert werden. Nach der Installation starten Sie das Programm einfach auf dem Server, dazu muss allerdings zuerst die Zeiterfassung installiert sein! Ihnen werden nun Ihre Adressdaten und Freischaltdaten aufgelistet. Sollte etwas nicht stimmen kontaktieren Sie uns bitte umgehend. 2
Anschließend klicken Sie auf den Freischalten -Button. Das Programm sucht nun nach dem Pfad der Zeiterfassung und schaltet das Programm frei. Nun können Sie Ausdrucke der Zeiterfassung und XML-Ausdrucke, sowie die SelectLine- Übernahme vornehmen. Sie haben Probleme bei der Installation oder Probleme bei der Anwendung? - Wir stellen FAQs bereit, die möglicherweise Ihre Frage beantworten - Für unsere Programme wird außerdem ein Forum angeboten, in dem Sie sich mit anderen Benutzern über Ihre Fragen austauschen können - Oder kontaktieren Sie den Support, dieser ist je nach Anliegen aber möglicherweise kostenpflichtig! 3
1. Starten Sie das Zeiterfassungsprogramm mit einem Doppelklick auf den Zeiterfassung -Button auf Ihrem Desktop. 1.1. Sie können die Zeiterfassung auch öffnen, indem Sie auf Start, dann Alle Programme, Ordner Zeiterfassung und anschließend auf den Button Zeiterfassung klicken. 2. Es erscheint das Anmeldefenster. Geben Sie bitte Ihre Firmennummer, Ihre Mitarbeiternummer und Ihr Passwort ein und bestätigen Sie mit Klick auf den Anmelden -Button. 4
3. Nun sehen Sie die Oberfläche des Zeiterfassungsprogramms. Hier können Sie nun vorab verschiedene Einstellung Ihren Wünschen anpassen. 3.1. Kundenstamm: Hier können Sie neue Lieferanten, Kunden und Interessenten anlegen. 3.1.1 Es öffnet sich ein neues Fenster 5
3.1.2 Um einen neuen Lieferanten, Kunden oder Interessenten anzulegen klicken Sie mit Ihrer Maus auf den Button Neu. 3.1.3 Es kommt die Sicherheitsabfrage, ob Sie die geöffneten Daten speichern möchten. Falls Sie bereits etwas eingetragen haben, klicken Sie auf Ja. Wenn Sie die Daten nicht speichern möchten, klicken Sie auf Nein und wenn Sie niemanden anlegen möchten, klicken Sie auf Abbrechen. 3.1.4 Es öffnet sich ein neues Fenster. Geben Sie nun die gewünschte Kundennummer ein oder gehen Sie auf den Button Nächste freie Kundennummer und es wird automatisch eine neue Kundennummer vergeben. Klicken Sie auf Ok um die Eingabe zu bestätigen. 6
3.1.5 Die Kundennummer wurde jetzt automatisch in die Kundenstamm-Maske eingetragen. Nun können Sie den Firmennamen und die Kontaktdaten eintragen. 3.1.6 Weiter unten in der Maske, geben Sie bitte die Anschrift des neuen Kunden und sonstige Informationen an. Klicken Sie auf den Button Speichern um die Eingaben zu speichern und Speichern und Neu um gleich ein neues Fenster zu öffnen, in dem Sie den nächsten Kunden anlegen können. 7
3.2. Mitarbeiterstamm: Hier können Sie Ihre Mitarbeiter verwalten und neue Mitarbeiter anlegen. 3.2.1 Es öffnet sich ein neues Fenster. 3.2.2 Gehen Sie auf Neu um einen neuen Mitarbeiter anzulegen. 8
3.2.3 Es erscheint wieder die Meldung, ob Sie die bestehenden Daten speichern möchten. Wenn Sie keine Daten eingegeben haben, klicken Sie auf Nein. Wenn Sie die bestehenden Daten speichern möchten, klicken Sie auf Ja. 3.2.4 Es erscheint ein neues Fenster. Geben Sie eine Mitarbeiternummer an oder klicken Sie auf den Button Nächste freie Mitarbeiternummer damit das System automatisch eine neue Nummer vergibt. 3.2.5. Geben sie nun den Namen und weitere Angaben zu Ihrem Mitarbeiter ein. 9
3.2.6. Damit der Mitarbeiter sich durch ein Passwort anmelden kann, geben Sie in das Feld Passwort ein Passwort ein und wiederholen Sie die Angabe im nächsten Feld. Um Ihren Mitarbeiter einer Abteilung zuzuteilen, geben Sie in den nächsten Feldern die Hauptabteilung, Abteilung und evtl. eine Gruppe oder ein Team an. Die Angaben sind nur der Vollständigkeit halber und werden im Programm bisher noch nirgends verwendet. 3.2.7 Weitere Daten wie Beschäftigt als, den Lohn und SV Kosten AG des Mitarbeiters geben Sie bitte in den nächsten Felder ein. Auch diese Daten werden bisher im Programm noch nicht verrechnet und dienen nur der Vollständigkeit. 3.2.8 Geben Sie nun auf der rechten Seite des Fensters das aktivierte Zeitmodell, Name des Zeitmodells und die Hierarchie, in der sich Ihr Mitarbeiter befindet ein. (Nur der Vollständigkeit halber bisher) 10
3.2.9 Um Ihrem Mitarbeiter einer Gruppe zuzuteilen, klicken Sie eine der bereits bestehenden Gruppen im linken Kasten an und durch den Klick auf den rechten Pfeilbutton, fügen Sie ihm die Gruppe zu. Falls Sie die Gruppenzugehörigkeit wieder entfernen möchten, klicken Sie den Gruppenamen in der rechten Box an und entfernen die Gruppenzugehörigkeit durch den klick auf den linken Pfeilbutton. Die Stammdaten zur Bearbeitung der Gruppen befinden sich im Gruppenstamm und dienen der Rechtevergabe für Gruppen. 3.2.10 Wenn Sie weitere Informationen zu diesem Mitarbeiter einfügen möchten, können Sie diese in dem dafür vorgesehen Kasten Sonstiges eintragen. 3.2.11 Nachdem Sie alle Daten zu diesem Mitarbeiter eingefügt haben, können Sie nun die Eingaben speichern. Klicken Sie dafür auf den Button Speichern. 11
3.2.12 Wenn Sie weitere Mitarbeiter anlegen möchten, können Sie wie am Anfang verfahren oder auf den Button rechts unten Neuer Mitarbeiter klicken und es erscheint wieder die Abfrage, ob Sie die bestehenden Daten speichern möchten. 3.3 Gruppenstammdaten eintragen. (Rechtevergabe für Gruppen von Mitarbeitern) 3.3.1 Es öffnet sich ein neues Fenster. 12
3.3.2 Um eine neue Gruppe anzulegen gehen Sie auf Neu. Um eine bestehende Gruppe zu bearbeiten klicken Sie auf den Button oder geben Sie die Gruppennummer ein. 3.3.3. Es öffnet sich die Abfrage, ob Sie die bestehende Daten speichern möchten oder nicht. Drücken Sie den gewünschten Button. 3.3.4 Nun erscheint ein neues Fenster. Hier können Sie selbst eine Gruppennummer vergeben oder Sie klicken auf Nächste freie Gruppennummer und das System weist automatisch eine Gruppenummer zu. Klicken Sie auf Ok um die Eingabe zu bestätigen. 13
3.3.5 Geben Sie nun den Gruppennamen ein und die Mitarbeiter, die Sie in dieser Gruppe haben möchten. Klicken Sie dazu einen der Mitarbeiter an und weisen Sie ihn durch einen Klick auf die rechte Pfeiltaste der Gruppe zu. Um den Mitarbeiter wieder zu entfernen, klicken Sie den Mitarbeiter in der rechten Box an und entfernen Sie ihn durch einen Klick auf die linke Pfeiltaste 3.3.6. Vergeben Sie danach die Rechte für diese Gruppe. Klicken Sie dazu die möglichen angegeben Rechte bei Erfassen und Stammdaten an. 3.3.7 Um die Eingaben zu speichern, klicken Sie auf den Button Speichern. Wenn Sie eine weitere Gruppe anlegen möchten, klicken Sie auf Neue Gruppe oder gehen 14
Sie wie oben beschrieben vor. Achten Sie darauf, dass Sie Ihre Änderung abspeichern. 3.4 Tätigkeitenarten-Stamm eintragen. 3.4.1 Es öffnet sich ein neues Fenster. Hier können Sie die Arten der Tätigkeiten einstellen. 15
3.4.2 Wenn Sie Einstellungen bei bestehenden Tätigkeiten-Artnummer ändern möchten klicken Sie auf oder geben Sie die Tätigkeitsnummer an. Wenn Sie eine neue Tätigkeitenartnummer anlegen möchten, klicken Sie auf Neu. 3.4.3. Es erscheint wieder ein neues Fenster. Geben Sie selbst eine Tätigkeitartnummer ein oder klicken Sie auf Nächste freie Tätigkeitartnummer und das System vergibt automatisch die nächste freie Nummer. Bestätigen Sie die Eingabe mit OK. 3.4.4. Die Nummer wurde automatisch eingetragen. Vergeben Sie der Tätigkeit nun einen Namen und bestimmen Sie die Standardstundensätze und die Zuschläge. Diese dienen momentan nur der Vollständigkeit, werden aber in späteren Versionen des Programms verrechnet. 16
3.4.5 Geben Sie hier an, ob diese Arbeit beim Kunden abzurechnen ist und um welche Art von Arbeit es sich handelt. Für weitere Eingaben besteht das Feld Sonstiges. Sie können außerdem einen Standardtext für diese Tätigkeit vorbelegen. Die Tätigkeiten werden im Erfassungsfenster verwendet. Dort wird dann auch der Standardtext automatisch eingetragen, kann aber noch geändert werden. Auf der linken Seite sehen Sie eine Auswahl Normale Arbeitszeit. Hier können Sie auswählen zu welcher Sonstigen Tätigkeit (siehe Erfassungsfenster) Ihre neu erstellte Tätigkeit gehört. 3.4.6 Um die Eingaben zu speichern klicken Sie auf Speichern. 17
3.5. Standardeinstellungen eingeben. 3.5.1 Es erscheint ein neues Fenster 3.5.2 Hier können Sie die verschiedenen Grundfarben wie Textfarbe, Hintergrundfarbe und weitere Farben einstellen, indem Sie den Pfeil bei der gewünschten Änderung wie z. B. Hintergrund anklicken und eine der Farben auswählen. Dies ermöglicht eine Unterscheidung von Stammdaten und Zeiterfassung. Die Farbe für Auftragserfassung spielt in der aktuellen Version der Zeiterfassung keine Rolle, ist aber für spätere Versionen bereits eingebaut. 18
3.5.3 Im nächsten Kasten können Sie bestimmen, welche Mitarbeiter eine Info-Mail bekommen, wenn eine bestimmte Tätigkeit durch andere Mitarbeiter ausgeübt wird. Geben Sie dafür die Emailadresse ein und klicken Sie die gewünschte Tätigkeit, bei der die Info erfolgen soll, an. Diese Anwendung ist in der aktuellen Version noch nicht verfügbar, ist aber für weiterführende Programmversionen vorgesehen. 3.5.4 Um die Eingaben zu speichern klicken Sie auf den Button Speichern. Um die Einstellungen wieder in ihren Grundzustand zu versetzen, klicken Sie Auf Standard zurücksetzen. 19
4.4 Zeiterfassung. Um die Zeiterfassung eintragen zu können, gehen Sie auf das Feld Zeiterfassung und klicken dann wieder auf den Button Zeiterfassung. 4.4.1 Es öffnet sich ein neues Fenster. 20
4.4.2 Das Datum des heutigen Tages wird automatisch eingetragen. Wenn Sie ein anderes Datum eintragen möchten, geben Sie es in das Fenster ein. Das Datum muss immer im Format dd.mm.yyyy eingetragen werden um Fehler zu vermeiden. Die Punkte zwischen Tagen Monaten und Jahren werden automatisch eingetragen, dies soll eine Zeitersparnis für den Anwender darstellen. 4.4.3 Wählen Sie nun, aus einem der bereits vorgefertigten Tätigkeiten, eine Tätigkeit aus. 4.4.4 Tragen Sie die Uhrzeit ein, in der Sie die Arbeit begonnen haben. Wenn Sie in das Feld Zeit bis: klicken, wird automatisch der jetzige Zeitpunkt eingetragen. Diesen können sie auch manuell ändern, indem Sie die Zeit selbst eintragen. Doppelpunkte zwischen den Zeitangaben werden auch hier automatisch erstellt um Zeit zu sparen. 21
4.4.5 Wählen sie nun den Kunden aus, für den Sie in diesem Zeitraum gearbeitet haben. Klicken Sie dafür auf den Button... neben der Kundennummer, oder tragen Sie diese manuell ein. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem sie per Doppelklick, den Kunden heraus suchen können. 4.4.6 Der Kundenname wird automatisch eingefügt. Wenn Sie zusätzlich das Gerät, an dem Sie gearbeitet haben, hinterlegen möchten, geben Sie das Gerät bei Geräte- ID manuell ein oder klicken Sie auf um ein bereits hinterlegtes Gerät hinzuzufügen. Der Gerätestamm ist für spätere Versionen vorgesehen. 22
4.4.7. Geben Sie nun die Tätigkeit an, die ausgeführt wurde. Geben Sie dazu die Tätigkeitsnummer an oder öffnen Sie die hinterlegten Tätigkeiten durch einen Klick auf den Button und bestätigen Sie durch einen Doppelklick die Tätigkeit. Diese wird nun in die Maske übertragen. 4.4.8. Hinterlegen Sie zusätzlich eine Ticketnummer für die Auftragserfassung. Auch diese Angabe ist für spätere Versionen vorgesehen. 4.4.9. Nun können Sie die Tätigkeit, die Sie bei dem Kunden ausgeführt haben, genau beschreiben. Dafür stehen Ihnen zwei Spalten zur Verfügung. 1. Intern: Dieser Aufschrieb wird nicht in die Rechnung oder Auftragserfassung überführt. Er ist für Sie intern. 2. Rechnungstext: Dieser Text wird in die Rechnung übergeben, damit der Kunde eine genaue Beschreibung von den von Ihnen getätigten Aufgaben erhält. 3. Falls sie den gleichen Text in der Spalte Extern wie Intern haben möchte, können Sie diesen durch den Pfeilbutton übertragen. 23
4.4.10. Speichern Sie Ihre Eingaben und Ihnen wird der Zeitraum in den derzeitigen Tag eingetragen. Hier sieht der Mitarbeiter all seine getätigten Aufgaben und kann auch nachträgliche Einträge eingeben, in dem auf den Pfeil zwischen die Einträge klickt und seinen Eintrag tätigt. Der Pfeil ist dann allerdings nur für den Zeitraum zwischen dem Eintrag davor und dem Eintrag danach. Sie können Ihre Einträge auch mit dem Button Ändern nachträglich anpassen. 24