Termine in CommSy anlegen, gestalten und koordinieren CommSy bietet Ihnen die Funktion an, sich einen Terminkalender für einen CommSy- oder Ihren persönlichen Raum anzulegen. Um einen Termin anzulegen, klicken Sie in Ihrer Navigationsleiste auf die Rubrik Termine. Wenn die Rubrik Termine noch nicht in Ihrer Navigationsleiste steht, können Sie dies ändern, indem Sie zuerst auf Einstellungen klicken. Nun erscheint die Übersicht der Einstellungsoptionen und Sie müssen Einstellung der Rubriken auswählen. Dort können Sie dann, indem Sie den Pfeil ( ) anklicken Termine und ausgeklappt auf der Home auswählen und die Rubrik Termine erscheint in Ihrer Navigationsleiste. 1
Wenn Sie jetzt auf die Rubrik Termine klicken, erscheint Ihr Terminkalender in der Wochen- oder Monatsansicht. Die Ansicht können Sie jeder Zeit ändern, indem Sie auf die entsprechen Symbole klicken: Sie klicken auf Wochenansicht oder Sie klicken auf Monatsansicht 2
Nun klicken Sie den Tag im Kalender an, den Sie als Termin setzen möchten. Es öffnet sich eine neue Neuen Termin erstellen. Hier müssen Sie einen Titel für Ihren Termin eingeben und haben nochmals die Möglichkeit das Datum zu ändern. Ebenfalls können Sie Uhrzeit eingeben, wann Ihr Termin beginnen und enden soll. Wenn sich Ihr Termin über mehrere Tage erstreckt, können Sie unter Ende auch den Tag, an dem Ihr Termin endet, eingeben. Weitere Informationen können Sie unter den Punkten Ort und Beschreibung eingeben. Unter Kalenderoption haben Sie die Möglichkeit Farben und Serientermine einzustellen. Dazu klicken Sie auf das kleine Kreuz ( ). Nun erscheint: In der ersten Zeile können Sie die Farbe wählen, mit der Ihr Termin unterlegt sein soll. Beispiel: 3
Um Ihren Termin als Serientermin anzulegen, d.h. als Termin, der sich täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich wiederholt, müssen Sie das Kästchen vor ist ein: anklicken. Durch das Anklicken des Pfeils ( ihr Termin wiederholt (täglich, wöchentlich usw.). ) wählen Sie aus, wann sich Nachdem Sie das eingestellt haben, können Sie noch auswählen, ob sich Ihr Termin jede Woche oder nur jede zweite, dritte Woche wiederholen soll. Außerdem können Sie Tage bestimmen, an denen Ihr Termin angelegt werden soll. Beispiel: In den Sommerferien (08.07. - 18.08.) bieten Sie einen Sportkurs an. Dieser findet alle 2 Wochen, montags und mittwochs statt. Eine weitere Option, die Sie beim Erstellen von Terminen haben, ist das Anhängen von Dateien. Hier können Sie Dateien, wie auch unter Materialien anhängen, indem Sie zuerst auf Durchsuchen klicken, die Datei von Ihrem Computer auswählen und dann auf Datei hinzufügen klicken. Anschließend noch Termin speichern auswählen und die von Ihnen ausgewählte Datei erscheint dann über dem Suchfeld. 4
Weitere Optionen für Ihre Termine können Sie unter Zugriffsrechte einstellen. Dazu klicken Sie wieder auf das kleine Kreuz ( ). Nun erscheinen folgende Optionen: Nur von Ihr Name bearbeitbar : Wenn Sie diese Option auswählen, können nur Sie den Termin bearbeiten, aber alle anderen Mitglieder des Raumes können Ihren Termin sehen. privater Termin Detailansicht nicht für andere sichtbar : Diese Option können Sie für Ihre privaten Termine auswählen. Diese Termine sind für andere nicht sichtbar. Verbergen (optional: bis zum.um ) : Wenn Sie möchten, dass der von Ihnen angelegte Termin erst zu einem späteren Zeitpunkt für alle Mitglieder des Raumes sichtbar wird, können Sie Ihren Termin bis zu einem bestimmten Tag und Uhrzeit verbergen. WICHTIG ist, dass Sie immer, wenn Sie etwas geändert oder eine Option ausgewählt haben Termin speichern anklicken, damit alles so eingestellt bleibt, wie Sie es möchten. 5
Nachdem Sie Ihren Termin abgespeichert haben, können Sie sich auch zu Terminen zuordnen oder beispielsweise Ihre Schüler bitten sich zu einem Termin zuzuordnen, damit Sie wissen, wer an diesem Termin anwesend sein wird. Um sich zu einem Termin zuzuordnen, müssen Sie den entsprechenden Termin zuerst anklicken. Sie sehen anhand keine Zuordnung, dass sich noch keine Person zu diesem Termin zugeordnet hat. Jetzt können Sie sich zu diesem Termin zuordnen, indem Sie oben rechts auf das Männchen mit dem grünen Kreuz Teilnahme zusagen klicken. Anschließend erscheint ihr Name neben Teilnahme, wo vorher noch Keine Zuordnung stand. 6
Damit Sie bei mehreren Terminen in verschiedenen CommSy-Räumen trotzdem noch alle Termine im Blick behalten, können Sie Mein Kalender in Ihrem persönlichen Raum verwenden. Mehr zu Ihrem persönlichen Raum finden Sie in der Handreichung Der neue persönliche Raum. In Ihrem persönlichen Raum müssen Sie auf Mein Kalender klicken. Sie werden nun noch keine Termine sehen, außer Sie haben bereits Termine in Ihrem persönlichen Raum erstellt. Wenn Sie nun aber auch die Termine angezeigt bekommen möchten, die in anderen Räumen stehen, so gehen Sie wie folgt vor: Klicken Sie rechts unter dem Kästchen Termine auf das rote Kreuz neben Einschränkungen: Mein persönlicher Raum damit auch Termine aus anderen CommSy-Räumen in Ihrem Kalender dargestellt werden können. 7
Nun klicken Sie Mein Kalender konfigurieren an und wählen die Räume aus, die Termine/ Aufgaben beinhalten, die Sie in Ihren persönlichen Kalender übernehmen möchten. Zum Schluss noch Einstellungen speichern anklicken! Und nun sehen Sie in Ihrem Kalender auch die übernommenen Termine aus den anderen Räumen. 8
Zu beachten ist hierbei, dass alle Termine der ausgewählten Räume übernommen werden. Wenn Sie nur die Termine angezeigt bekommen möchten, an denen Sie Ihre Teilnahme zugesagt haben, klicken Sie wieder auf Sie Mein Kalender konfigurieren und wählen Nur mir zugeordnete Termine aus. Anschließend sehen Sie in Ihren Kalender nur noch die Termine, zu denen Sie sich zugeordnet haben (siehe S. 6). 9