egroupware an der RUB

Rechenzentrum der Ruhr-Universität Bochum egroupware an der RUB Anleitung zur Verwaltung von Benutzern und zur Synchronisation mit Outlook

Inhaltsverzeichnis 1 Hinweise zur Verwaltung von Benutzern 3 1.1 Hinweise zur Benutzeranmeldung 3 1.2 Hinweise für Administratoren, die den Kalender selbst benutzen möchten 4 2 Benutzerverwaltung ohne LDAP-Gruppe 4 2.1 Erstellen einer neuen Benutzergruppe 4 2.2 Zuordnung von Benutzern zu einer Gruppe 6 2.3 Deaktivieren der automatischen Sperrung 8 von neuen Benutzern 3 Benutzerverwaltung mit LDAP-Gruppe 8 3.1 Konfiguration der Gruppe Default 8 4 Integration von egroupware in Outlook 2010 mit Funambol 10 4.1 Download von Funambol 10 4.2 Installation von Funambol 10 4.3 Konfiguration von Funambol 12 5 Weitere Hilfe 15 2

1 Hinweise zur Verwaltung von Benutzern Für die Verwaltung von Benutzern benötigen Sie die LoginID und das zugehörige Passwort des Kombidienstes, mit welchem Ihre egroupware-instanz eingerichtet wurde. Wenn hierzu ein neuer Kombidienst für Sie eingerichtet wurde, hat der Verantwortliche für den Kombidienst eine E-Mail mit den Zugangsdaten erhalten. Zudem benötigen Sie den Link, unter dem Ihre egroupware-instanz erreichbar ist. Diesen finden Sie in der Bestätigungsmail, welche der Verantwortliche nach der Einrichtung erhalten hat. Beachten Sie bitte die folgenden Hinweise, bevor Sie neue Benutzer anlegen: In egroupware werden die Benutzer in Gruppen geordnet. Verschiedene Gruppen haben verschiedene Rechte. So kann zum Beispiel festgelegt werden, ob die Benutzer einer Gruppe Einstellungen am Kalender ändern dürfen oder nicht, etc. Es können beliebig viele Gruppen mit unterschiedlichen Berechtigungen angelegt werden. Zu Anfang ist als Standardeinstellung die Gruppe Default vorhanden. In dieser landen zunächst alle neuen Benutzer. 1.1 Hinweise zur Benutzeranmeldung Das Vorgehen beim Hinzufügen von Benutzern unterscheidet sich, je nachdem, ob Sie eine LDAP- Gruppe zum Verwalten der Benutzer verwenden oder nicht. Wenn Sie eine LDAP-Gruppe verwenden: Weitere Informationen zu LDAP-Gruppen erhalten Sie unter : http://wiki.rz.rub.de/index.php /LDAP-Gruppen. Die LoginID (der Benutzername, der auch für Blackboard, etc. benutzt wird) des Benutzers, der hinzugefügt werden soll, muss in die LDAP-Gruppe aufgenommen werden. Sobald sich der Benutzer dann unter der Adresse Ihres Kalenders anmeldet (indem er in das Formular auf der Startseite seine LoginID und sein Passwort eingibt und auf anmelden klickt), wird ein Account in egroupware für ihn angelegt und er befindet sich in der Benutzergruppe Default. In diesem Fall, sollten Sie die Gruppe Default zur normalen Benutzergruppe machen, d.h. der Gruppe die Rechte geben, die jeder normale Benutzer haben soll. Die Legitimation als Benutzer wird bereits über die LDAP-Gruppe überprüft, da nur Mitglieder der LDAP-Gruppe sich anmelden können. 3

Wenn Sie keine LDAP-Gruppe verwenden: Der neue Benutzer muss lediglich die Adresse des Kalenders aufrufen (s. o.) und sich mit seiner LoginID (der Benutzername, der auch für Blackboard, etc. benutzt wird) und dem zugehörigen Passwort anmelden. Daraufhin wird automatisch ein neuer Account für den Benutzer im Kalender angelegt. Der neue Benutzer gehört dann zur Gruppe Default. In diesem Fall sollten Sie der Gruppe Default sämtliche Rechte entziehen, da sich ausnahmslos jeder an dem Kalender anmelden kann. Sie sollten eine zweite Benutzergruppe einrichten, welche über normale Benutzerrechte verfügt. Nachdem sich ein neuer Benutzer angemeldet hat und Sie dessen Legitimität überprüft haben, können Sie als Administrator den Benutzer von der Gruppe Default in die Gruppe der normalen Benutzer verschieben. Alle Nutzer der Gruppe Default werden standardmäßig nach einer Woche gesperrt. 1.2 Hinweise für Administratoren, die den Kalender selbst benutzen möchten Wenn Sie der Administrator eines Kalenders sind, aber auch gleichzeitig den Kalender für Termine, Kontakte, etc. benutzen, beachten Sie bitte: Der Kombidienst (also der Name und das Passwort, welche Sie zur Administration des Kalenders benutzen), sollte nur zur Nutzerverwaltung und zur Administration benutzt werden. Um den Kalender als Administrator dennoch zu benutzen, verwenden Sie bitte Ihre persönliche LoginID (die Sie auch für Blackboard, usw. benutzen). Sie können sich sozusagen selbst als neuen Benutzer mit Ihrer eigenen LoginID hinzufügen. Wenn Sie nun den Kalender benutzen möchten, melden Sie sich mit Ihrer persönlichen LoginID und dem dazu gehörenden Passwort unter der Adresse Ihres Kalender an. Wenn Sie jedoch Ihren Kalender verwalten möchten, melden Sie sich mit der LoginID und dem Passwort des Kombidienstes an. 2 Benutzerverwaltung ohne LDAP-Gruppe Die folgenden Schritte müssen vorgenommen werden, wenn Sie keine LDAP-Gruppe verwenden, um die Benutzer zu verwalten. 2.1 Erstellen einer neuen Benutzergruppe Sofern Sie keine LDAP-Gruppe verwenden, müssen Sie neue Benutzer durch Verschieben von der Gruppe Default in die Gruppe der normalen Nutzer 4

freischalten. Diese Gruppe müssen Sie zunächst jedoch einmalig erstellen. Gehen Sie wie folgt vor: 1. Rufen Sie den Link Ihres Kalenders in einem Browser (z. B. Firefox) auf. 2. Loggen Sie sich ein, indem Sie die LoginID und das Passwort Ihres Kombidienstes in das Formular eingeben und dann auf Anmelden klicken. Hinweis: In Einzelfällen kann die Anmeldung fehlschlagen. Verwenden Sie in dem Fall als Benutzernamen die LoginID in Kombination mit der Adresse Ihres Kalenders, verbunden mit dem @-Zeichen. Beispiel: Die Adresse Ihres Kalender lautet https://meinkalender.egroupware.rub.de und Ihre LoginID lautet meier123 In dem Fall verwenden Sie den Benutzernamen meier123@meinkalender.egroupware.rub.de. Das Passwort bleibt unverändert. 3. Nach der Anmeldung finden Sie in der linken oberen Ecke des Bildschirmes dieses Symbol: Mit einem Klick darauf, gelangen Sie in das Administrationsmenü des Kalenders. 4. Klicken Sie auf der darauf folgenden Seite auf den Punkt Benutzergruppen. 5

Sie bekommen nun eine Liste aller Gruppen angezeigt. 5. Klicken Sie auf der folgenden Seite, unter der Liste, auf den Button Geben Sie im nun erscheinenden Formular einen Namen für die neue Gruppe ein, vergeben Sie die Rechte und speichern Sie die neue Gruppe mit einem Klick auf Änderungen speichern. Für die Gruppe der normalen Benutzer ist die folgende Rechtevergabe sinnvoll: 2.2 Zuordnung von Benutzern zu einer Gruppe Die folgenden Schritte sind nötig, wenn Sie einen neuen Benutzer von der Gruppe Default in die Gruppe der normalen Benutzer aufnehmen möchten. Dies ist immer dann nötig, wenn sich ein neuer Nutzer angemeldet hat und Sie ihn - durch verschieben in die Gruppe der normalen Nutzer freischalten. 1. Nach der Anmeldung finden Sie in der linken oberen Ecke des Bildschirmes dieses Symbol: Mit einem Klick darauf, gelangen Sie in das Administrationsmenü des Kalenders. 6

2. Klicken Sie auf der darauf folgenden Seite auf den Punkt Benutzerkonten. 3. Es wird daraufhin eine Liste aller Benutzer angezeigt. Sofern ein Benutzer, den Sie neu hinzufügen möchten, zuvor wie oben beschrieben einen Account in egroupware erstellt hat, taucht dieser nun auch in der Liste auf. Sie finden hinter jedem Namen den Punkt Editieren. Klicken Sie diesen Punkt an, um Eigenschaften, wie die Gruppenzugehörigkeit, zu ändern. 6. Vergeben Sie nun die für den Nutzer passende Gruppenzuordnung, indem Sie die korrekte primäre Gruppe angeben und das entsprechende Häkchen setzen. Wenn der Nutzer zusätzlich noch über die Rechte einer anderen Gruppe verfügen soll, können Sie entsprechende weitere Häkchen setzen. Klicken Sie anschließend in der unteren rechten Ecke auf Speichern. 7

2.3 Deaktivieren der automatischen Sperrung von neuen Benutzern Der Zugriff auf den Kalender wird für jeden neuen Benutzer automatisch nach einer Woche gesperrt. Wenn Sie einem neuen Benutzer dauerhaften Zugriff auf den Kalender gewähren wollen, müssen Sie wie folgt vorgehen: 1. Folgen Sie den Schritten 1 3 aus Abschnitt 2.2 um in das Menü zur Bearbeitung der Einstellungen für einen bestimmten Benutzer zu gelangen. 2. Setzen Sie das Häkchen bei dem Punkt Niemals in der Zeile abgelaufen. 3 Benutzerverwaltung mit LDAP-Gruppe Um einen neuen Benutzer hinzuzufügen müssen Sie sich lediglich unter https://ca.ruhr-uni-bochum.de/rubiks/ldap_group_admin.startseite mit den Zugangsdaten zu Ihrer LDAP-Gruppe einloggen. Alle Benutzer, die Mitglied Ihrer LDAP-Gruppe sind, können auf den Kalender zugreifen. D. h. Sie entziehen oder ermöglichen Benutzern den Zugriff, indem Sie sie aus Ihrer LDAP-Gruppe entfernen oder dieser hinzufügen. Meldet sich ein Mitglied der LDAP-Gruppe nun zu ersten Mal am Kalender an, wird dieser Benutzer automatisch zum Mitglied der Gruppe Default. 3.1 Konfiguration der Gruppe Default Ein Freischalten der Benutzer durch Verschieben in eine andere Gruppe ist bei Benutzung einer LDAP-Gruppe nicht erforderlich. Allerdings verfügt die Gruppe Default standardmäßig über keine Berechtigungen. Sie sollten Sie diese Einstellung noch ändern, damit die Benutzer den Kalender auch verwenden können. Dieser Schritt ist nur einmal erforderlich. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Folgen Sie den Schritten 1 4 im Abschnitt 2.1, um eine Übersicht der Benutzergruppen zu erhalten. 2. Klicken Sie hinter dem Eintrag Default auf den Button Editieren. 8

3. Vergeben Sie nun durch Anklicken der entsprechenden Häkchen die Rechte für die Gruppe. Folgende Rechtevergabe ist sinnvoll: 4. Bestätigen Sie die neuen Einstellungen, indem Sie auf Änderungen speichern klicken. 9

4 Integration von egroupware in Outlook 2010 mit Funambol Um die Daten in Ihrem egroupware-account (Adressen, Termine, etc.) in Outlook zu verwenden, müssen Sie zunächst das Programm Funambol installieren. Dieses synchronisiert die Daten zwischen Outlook und Ihrem egroupware-account. Auf diese Weise können an mehreren Arbeitsplätzen mit Outlook die gleichen Adressbücher und Kalender verwendet werden. Wichtiger Hinweis: Weder der Herausgeber des Programms noch das Rechenzentrum der RUB übernehmen in irgendeiner Weise die Verantwortung für Schäden, die durch die Verwendung dieses Programmes entstehen. Es wird grundsätzlich empfohlen vor der Installation eine Sicherung Ihrer Daten, insbesondere von Outlook, aufgrund der Integration, vorzunehmen. 4.1 Download von Funambol Das Programm Funambol können Sie unter https://www.forge.funambol.org/download/ herunterladen. Klicken Sie auf der Seite auf Funambol Sync Client for Microsoft Windows. Auf den folgenden Seiten, gelangen Sie dann zum Download. 4.2 Installation von Funambol Starten Sie nun die heruntergeladene Datei um mit der Installation zu beginnen. Outlook darf zu diesem Zeitpunkt nicht geöffnet sein. In dem folgenden Installationsdialog können Sie die einzelnen Schritte jeweils mit einem Klick auf Next bestätigen. An der entsprechenden Stelle müssen Sie das Häkchen zum Akzeptieren der Lizenzbedingungen setzen. Fortgeschrittene Nutzer können während des Installationsdialoges falls gewünscht einzelne Optionen, z. B. den Installationspfad, etc., anpassen. Im letzten Schritt bestätigen Sie die Angaben mit einem Klick auf Install. Nach kurzer Zeit sehen Sie das folgende Fenster: 10

Markieren Sie den Punkt I Agree um die aufgeführten Bedingungen zu akzeptieren und bestätigen Sie Ihre Wahl mit einem Klick auf OK. Abschließend, bei erfolgreicher Installation, sehen Sie das folgende Fenster: Setzten Sie den Haken bei Run Funambol und bestätigen Sie mit einem Klick auf Finish 11

4.3 Konfiguration von Funambol Wenn Sie den Schritten im vorherigen Abschnitt gefolgt sind, sollten Sie nun das links abgebildete Programmfenster sehen. Sollten Sie das Programm bereits installiert, aber noch nicht geöffnet haben, starten Sie es manuell. Im Windows-Startmenü findet sich nach der Installation ein entsprechender Eintrag in der Programmliste. Klicken Sie in diesem Fenster in der oberen Leiste auf Extras und anschließend auf Optionen. 12

Sie sehen nun das untenstehende Fenster. An dieser Stelle müssen nun die entsprechenden Zugangsdaten Ihres egroupware-accounts eingetragen werden. Ihre Zugangsdaten ergeben sich wie folgt: URL:https://name.egroupware.rub.de/rpc.php Verwenden Sie hierzu die Internetadresse Ihres Kalenders. (Diese hat die Person, welche den Kalender beantragt hat, bei der Einrichtung des Kalenders per E-Mail vom Rechenzentrum zugeschickt bekommen. Ggf. müssen Sie die Adresse bei dieser Person erfragen). Der Teil name aus dem obigen Beispiel wird dabei durch den individuellen Namen Ihres Kalenders ersetzt. Zudem müssen Sie an das Ende der Adresse noch den Teil /rpc.php anhängen. Benutzer:LoginID@name.egroupware.rub.de Ersetzten Sie hier den Teil LoginID durch Ihre LoginID vom Rechenzentrum. Es handelt sich dabei um die LoginID, die Sie auch für den Zugriff auf Blackboard, E- Mail, usw. benutzen. Der LoginID folgt nach dem @ wieder die Adresse Ihres Kalender, aber ohne vorangestelltes https://. Passwort: Geben Sie an dieser Stelle das zu Ihrer LoginID gehörende Passwort ein. 13

Klicken Sie als nächsten Schritt in der linken Leiste des Fensters auf das Symbol. Daraufhin erscheint das folgende Fenster: Hier sollten Sie, wie abgebildet, einen Haken bei den Punkten Kontakte, Kalender, und Aufgaben setzen. Sofern Sie diese drei Merkmale nicht alle synchronisieren möchten, können Sie den entsprechenden Haken natürlich deaktivieren. Bei den anderen Punkten muss der Haken jedoch entfernt werden, da der egroupware-account an der RUB diese Merkmale nicht unterstützt. Sind die Haken trotzdem gesetzt, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Wenn Sie möchten, dass regelmäßig und automatisiert, eine Synchronisation durchgeführt wird, setzten Sie den Haken bei Synchronisation alle und wählen Sie die entsprechende Zeit aus. Funambol wird dann unsichtbar im Hintergrund laufen und die Synchronisierung im gewünschten Intervall automatisch ausführen. Bestätigen Sie abschließend all Ihre Eingaben mit einem Klick auf OK. Im Hauptfenster des Programmes können Sie sobald Sie vom Administrator als Nutzer eingerichtet wurden, Ihre Einstellungen Testen und eine erste manuelle Synchronisation durchführen, indem Sie auf dieses Symbol klicken: 14

5 Weitere Hilfe Für eine ausführliche Anleitung von egroupware, zur Bedienung des Kalenders und der weiteren Funktionen, können Sie das offizielle Handbuch von egroupware aufrufen. Klicken Sie dazu nach dem Login in der oberen Leiste auf Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an das egroupware-team des Rechenzentrums unter: egroupware-support@rub.de Tel.: 0234 / 32 24025 Bei anderen technischen Problemen, z.b mit der LDAP-Gruppe, wenden Sie sich bitte an das Servicecenter des Rechenzentrums der RUB: Gebäude NA, Etage 02, Raum 297 Tel.: +49 (0)234 32-24025 Fax: +49 (0)234 32-14349 15