Informationsblatt für Einzelhändler E-Mail Einsatz in Unternehmen Stand 09/2010 Zentrale Leitstelle bei der Zentralstelle für Berufsbildung im Handel e.v. Mehringdamm 48 10961 Berlin Fon: 030 78 09 77 3 Fax: 030 78 09 77 50 Mail: info@zbb.de Web: www.zbb.de
Inhalt 1. Einführung... 3 2. Pflichtangaben in E-Mails... 3 3. Was ist bei E-Mail Newslettern zu beachten... 4 4. Weiterführende Informationen... 7 5. Glossar... 7 zbb 2010 Seite 2 von 7
1. Einführung Seit 2007 gelten für E-Mails die gleichen gesetzlichen Anforderungen wie für Geschäftsbriefe. Dies ist mit Pflichtangaben verbunden, die Sie als im Handelsregister eingetragener Einzelhändler beachten müssen. In dem vorliegenden Informationsblatt haben wir die Pflichtangaben zusammengestellt, geben Hinweise zum Double-Opt-In Verfahren im Einsatz von E-Mails in Newslettern und Links zu Gesetzen und Verordnungen. 2. Pflichtangaben in E-Mails Die folgenden Pflichtangaben müssen in E-Mails vorhanden sein: 37a HGB (1) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden. (Quelle: http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/ 37a.html ) Einzelkaufmann, OHG Rechtsformzusatz (bspw. e. K., KG, OHG, GmbH, AG, GmbH & Co.KG, Ltd.) Zuständiges Registergericht und Registernummer GmbH, Gmbh & Co KG Rechtsformzusatz Zuständiges Registergericht und Registernummer Bei der GmbH sind alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder (der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen) aufzuführen, bei der GmbH & Co KG die persönlich haftbaren Gesellschafter Genossenschaft: zbb 2010 Seite 3 von 7
Rechtsformzusatz Zuständiges Genossenschaftsregister und Registernummer Aktiengesellschaft Rechtsformzusatz Zuständiges Registergericht und Registernummer alle Geschäftsführer bzw. Vorstandsmitglieder (der Vorsitzende des Vorstandes ist als solcher zu bezeichnen) der Vorsitzende des Aufsichtsrates mit Familiennamen und einem ausgeschriebenen Vornamen Was ist bei Vertragsabschlüssen zu beachten? Eine einfache E-Mail erfüllt nach 126b BGB nur die Textform. Ist in einem Vertrag aber ausdrücklich die Schriftform vorgesehen, dann kann dies keine einfache E-Mail sein. Nur eine E-Mail mit einer qualifizierten digitalen Signatur kann dies erfüllen. 3. Was ist bei E-Mail Newslettern zu beachten Bei der Gewinnung von E-Mail-Adressen ist es sinnvoll, gleichzeitig abzufragen, ob der Kunde oder die Kundin einverstanden mit dem Empfang Ihrer E-Mails sind. Nach dem Gesetz gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG) werden unerwünschte Werbe-E-Mails und Newsletter an Privatpersonen, aber auch an Unternehmen als unzumutbare Belästigung bewertet. Deshalb ist es notwendig, dass der Empfänger vorher seine Einwilligung geben muss, Werbe-E-Mails erhalten zu wollen. Eine nachträgliche Abfrage der Einwilligung ist nicht aus-reichend. Das Einholen der Einwilligung kann in Form des Opt-in- oder Opt-out- Verfahrens erfolgen. 7 UWG (Wettbewerbsrecht) (1) Eine geschäftliche Handlung, durch die ein Marktteilnehmer in unzumutbarer Weise belästigt wird, ist unzulässig. ( ) (2) Eine unzumutbare Belästigung ist stets anzunehmen ( ) zbb 2010 Seite 4 von 7
bei Werbung unter Verwendung ( ) elektronischer Post, ohne dass eine vorherige ausdrückliche Einwilligung des Adressaten vorliegt. (Quelle: http://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/ 7.html ) Opt-in (Bestellen) Beim Opt-in-Verfahren gibt der Kunde eindeutig und bewusst seine Einwilligung für den Empfang von Werbemails er bestellt sie praktisch. Dies kann schriftlich erfolgen oder beispielsweise durch das direkte Abonnieren eines Newsletters im Internet. Im letzteren Fall wird immer häufiger auch das Double-Opt-in-Verfahren benutzt. Nach der Online- Bestellung des Newsletters erhält der Kunde eine E-Mail mit einem entsprechendem Bestätigungslink. Auf diesen Link muss der Kunde klicken, um quasi zum zweiten Mal die Bestellung dieses Newsletters zu bestätigen. Erst dann wird die Registrierung wirksam. Durch dieses doppelte Verfahren wird die Einwilligung eindeutig sichergestellt und "Scherz-Bestellungen" unter einem fremden Namen verhindert. Unter rechtlichem Aspekt ist im Online-Bereich ausschließlich die Anwendung des Opt-in-Verfahrens zu empfehlen. Ich möchte den wöchentlichen Newsletter abonnieren und über die aktuellen Angebote und Aktionen informiert werden. zbb 2010 Seite 5 von 7
Beispiel für Double-Opt-in Verfahren Opt-out (Abbestellen) Beim Opt-out-Verfahren muss der Kunde die E-Mails abbestellen. Bereits vorangekreuzte Einwilligungskästchen bei Bestellungen, die der Kunde zbb 2010 Seite 6 von 7
erst deaktivieren muss oder der unaufgeforderte Versand von Werbemails, die der Kunde abbestellen kann, gehören dazu, sind aber eigentlich rechtlich nicht zugelassen nach 7 UWG (Wettbewerbsrecht). In der Praxis wird dieses Verfahren trotz rechtlicher Probleme häufig auch von renommierten Firmen eingesetzt. Von den Ja, ich möchte den monatlichen rechtlichen Aspekten Newsletter abonnieren und über die abgesehen, ist zu beachten, dass viele Kunden ärgerlich aktuellen Angebote und Aktionen informiert werden. darüber sind, dass sie etwas abbestellen müssen, was sie nie bestellt haben. 4. Weiterführende Informationen EHUG http://www.bmj.bund.de/files/-/1484/gesetz%20ehug.pdf HGB http://www.gesetze-im-internet.de/hgb/index.html UWG http://www.gesetze-im-internet.de/uwg_2004/ Leitfaden zum Impressum des Bundesjustizministeriums http://www.bmj.de/files/- /3283/leitfaden_impressum_anbieterkennzeichnungspflicht_barrieref rei_090218.pdf 5. Glossar Double-Opt-In Verfahren Verfahren zur Einholung einer Einwilligung. Der Kunde gibt im Formular einer Website seine E-Mail Adresse an, um beispielsweise einen Newsletter zu bestellen. Daraufhin erhält er eine E-Mail mit einem Link. Erst wenn er diesen Link anklickt, ist sichergestellt, dass er dem Empfang des Newsletters tatsächlich zugestimmt hat. zbb 2010 Seite 7 von 7