Lagerpflege und Lagerbewertung In HERO-WORK werden die Lagerbestände automatisch geführt und bewertet. Bei allen Warenbewegungen in Ein- und Verkauf wird der Bestand des Artikels entsprechend korrigiert. Um eindeutige Aussagen über Bestände, Bestellungen, in Aufträgen gebundene Artikel und über den Gesamtlagerwert erhalten zu können, ist es erforderlich zu wissen, zu welchem Zeitpunkt die entsprechenden Werte aktualisiert werden: Lagerbestände in Menge und Wert, Angaben über Bestellungen u ä. werden bei der Belegerstellung in der Warenwirtschaft beim Abschluss der Belegposition gepflegt. Umsatzpflegen, Neuberechnungen des durchschnittlichen Einkaufspreises und damit verbundene Lagerneubewertungen und die Pflege der Statistikdaten erfolgen erst beim Verbuchen der Endbelege. In der Kasse werden alle Bestände beim Abschließen des Bons und die zugehörigen Umsätze im Tagesabschluss gepflegt. Lagerpflege im Einkauf Preisanfrage Diese Belegart hat keinerlei Konsequenz im Bezug auf den Lagerbestand. Bestellung Nach dem Abschluss jeder Position wird die eingegebene Menge des Artikels in das Feld bestellt eingerechnet. Bei Lieferung der Artikel müssen die zugehörigen Bestellungen in Wareneingänge oder Eingangsrechnungen überführt werden. Dabei wird der Wert bestellt wieder entsprechend vermindert und der Lagerbestand erhöht. Wareneingang / Warenrückgabe Nach dem Abschluss jeder Position wird der Artikelbestand bei einem Wareneingang um die Menge erhöht und bei einer Warenrückgabe entsprechend verringert. Eingangsrechnung / Eingangsgutschrift Wird eine Eingangsrechnung oder Eingangsgutschrift neu erfasst, so wird der Lagerbestand entsprechend gepflegt (bei Eingangsgutschriften nur, wenn es sich nicht um eine Wertgutschrift handelt). Existiert zu dieser zu erstellenden Eingangsrechnung ein Wareneingang bzw. zu der Eingangsgutschrift eine Warenrückgabe, so müssen die Positionen unbedingt aus diesen Belegen übernommen werden, damit die Lagerpflege nicht noch einmal ausgeführt wird. Beim Verbuchen der Eingangsrechnung oder einer Eingangsgutschrift mit Artikelrückgabe werden die Angaben im Artikelstamm zu Einkauf laufender Monat bzw. Folgemonat, Einkauf laufenden Jahr und Einkauf gesamt in Menge und Wert aktualisiert, in dem die bestehenden Angaben um die neuen Werte erhöht bzw. vermindert werden. Weiterhin wird an dieser Stelle die Einkaufspreisstatistik (höchster, tiefster, letzter Einkaufspreis) gepflegt. Lagerpflege im Verkauf Angebot Diese Belegart hat keinerlei Konsequenz im Bezug auf den Lagerbestand. Auftrag Nach dem Abschluss jeder Position wird die eingegebene Menge des Artikels in das Feld verfügt eingerechnet. Beim Verkauf der Artikel müssen die zugehörigen Aufträge in Lieferscheine oder Rechnungen überführt werden. Dabei werden die Werte verfügt sowie der Lagerbestand entsprechend verringert. Lieferschein / Rückgabe Nach dem Abschluss jeder Position wird der Artikelbestand bei einem Lieferschein um die Menge verringert und bei einer Rückgabe entsprechend erhöht. Rechnung / Gutschrift Wird eine Rechnung oder Gutschrift neu erfasst, so wird der Lagerbestand (gemäß den Erläuterungen zum Lieferschein) entsprechend gepflegt (bei Gutschriften nur, wenn es sich nicht um eine Wertgutschrift handelt). Existiert zu dieser zu erstellenden Rechnung ein Lieferschein bzw. zu der Gutschrift eine Rückgabe, so müssen die Positionen unbedingt aus diesen Belegen übernommen werden, damit die Lagerpflege nicht noch einmal ausgeführt wird. 04/2011 HEROSOFT Gesellschaft für Softwareentwicklung mbh Köppelsdorfer Str. 94 96515 Sonneberg www.herosoft.de /Seite 1 von 11
Beim Verbuchen der Rechnung oder einer Gutschrift mit Artikelrücknahme werden die Angaben im Artikelstamm zu Verkauf laufender Monat bzw. Folgemonat, Verkauf laufendes Jahr und Verkauf gesamt in Menge und Wert aktualisiert, in dem die bestehenden Angaben um die neuen Werte erhöht bzw. vermindert werden. Weiterhin werden die Rohertragsdaten aktualisiert. Lagerpflege durch die Kasse Bei der Erstellung der Kassebons erfolgt die Lagerbestandspflege beim Abschließen des Bons für alle seine Positionen. Die Pflege der Umsätze wird erst im Kasseabschluss ausgeführt. Es werden analog zur Erstellung und Verbuchung von Ausgangsrechnungen die Lagerbestände in Menge und Wert sowie die Verkaufsdaten gepflegt. Außerdem wird zum Datum des Kassenabschlusses die verkaufte Menge des Artikel und der Wert registriert. Diese Werte stehen aber nur bis zum nächsten Kasseabschluss zur Verfügung. Lagerbewertung Grundlage für die Ermittlung des Lagerwertes eines Artikels ist immer der durchschnittliche Einkaufspreis (EKPD). Dieser wird jeweils beim Verbuchen einer Eingangsrechnung für den entsprechenden Artikel aktualisiert. Es erfolgt in diesem Zusammenhang eine automatische Neubewertung des Artikelbestandes auf Basis des neu entstandenen durchschnittlichen Einkaufspreises. Der Lagerwert eines Artikels wird vom Programm bei jeder Lagerbestands-änderung gepflegt. Dabei berechnet sich der Lagerwert aus: Lagerwert = Lagermenge * durchschn. EKP Der durchschnittliche Einkaufspreis selbst wird nach der Formel: durchschn. EKP = Einkauf ges. Wert / Einkauf ges. Menge berechnet, wobei die Pflege von Einkauf ges. Wert und Einkauf ges. Menge beim Verbuchen von Eingangsrechnungen und Eingangsgutschriften erfolgt. Hat sich auf diese Art kein durchschnittlicher Einkaufspreis gebildet, wird der Einkaufspreis1 im Artikelstamm an Stelle des durchschnittlichen Einkaufspreises zugrunde gelegt. Der gebildete durchschnittliche Einkaufspreis ist auch eine der möglichen Grundlagen für die Rohertragsbestimmung in der Faktura. Einfluss einer Inventur auf den Lagerwert: Die Werte Einkauf gesamt Wert und Einkauf gesamt Menge (siehe Formel EKPD) werden bei der Inventur auf die tatsächlichen Lagerbestände zurückgesetzt. Die Werte in den Feldern Basis für EKPD und Lagerbestand aktuell ändern sich dabei entsprechend. (Siehe Beispiel Seite 10) Treten zwischen den Jahresinventuren große Sprünge in den Einkaufspreisen für bestimmte Artikel auf, hat dies nicht automatisch eine große Änderung des EKPD für den betreffenden Artikel zur Folge. Sollen sich der EKPD und somit der Lagerwert sofort an die neuen Einkaufspreise anpassen, empfehlen wir für diese Artikel zwischendurch eine Inventur oder Schnellinventur auszuführen. Dabei stellen sich die neuen Werte für den EKPD und den Lagerbestand ein. Die vom Programm realisierte Art der Lagerbewertung ist durch langjährige Analyse der praktischen Arbeit der Kunden mit dem Programm entstanden. Andere Bewertungsformen führen bei den vielfältigen Nutzungsmöglichkeiten des Programms und den betrieblichen Gegebenheiten (ausschließliche Verwendung der Faktura, Verbuchen der Eingangsbelege in der Standardbuchhaltung, räumliche und zeitliche Trennung der Geschäftsvorfälle Wareneingang, Verkauf und Erstellung der Eingangs- und Ausgangsrechnungen) zu unstabilen, nicht nachvollziehbaren und teilweise völlig falschen Ergebnissen. Dessen ungeachtet stellt das Programm eine Reihe von zusätzlichen anderen Lagerbewertungsmöglichkeiten zur Verfügung: Der Listengenerator des Programms ermöglicht die Erstellung von Artikellisten, die über rechnende Prozeduren eine Bewertung des Lagers nach beliebigen Richtlinien zulassen. Dafür steht eine Reihe von Feldern im Artikelstamm zu Verfügung, die als Basis dienen können. Bestandsveränderungen buchen: Die sich durch Einkauf und Verkauf ergebenden Bestandsveränderungen werden durch das Programm nicht automatisch auf die Sachkonten Bestand und Bestandsveränderung gebucht. Dies muss manuell in der Finanzbuchhaltung durch den Anwender ausgeführt werden. Wir empfehlen hier, z.b. monatlich eine Artikelbestandsliste zu erstellen, und die entsprechende Differenz als Bestandsveränderung zu buchen. 04/2011 HEROSOFT Gesellschaft für Softwareentwicklung mbh Köppelsdorfer Str. 94 96515 Sonneberg www.herosoft.de /Seite 2 von 11
Lagerbestände: Welche Werte werden zu welchem Zeitpunkt aktualisiert - Beispiel Ausgangszustand: Beispielartikel Maske Artikelstamm / Hauptdaten Ausgangszustand: Maske Artikelstamm / Umsätze und Bestände ohne Belege und Lagerbewegungen 04/2011 HEROSOFT Gesellschaft für Softwareentwicklung mbh Köppelsdorfer Str. 94 96515 Sonneberg www.herosoft.de /Seite 3 von 11
EINKAUF Bestellung über diesen Artikel mit Menge 3 Maske Artikelstamm / Umsätze und Bestände nach Bestellung 3x bestellt 04/2011 HEROSOFT Gesellschaft für Softwareentwicklung mbh Köppelsdorfer Str. 94 96515 Sonneberg www.herosoft.de /Seite 4 von 11
Bestellung wurde in einen Wareneingang gewandelt Maske Artikelstamm / Umsätze und Bestände nach erstem Wareneingang für den Artikel Wert auf Basis EKPD (3x 50,- EUR) Aus den 3 bestellten Artikeln wurden 3 Stück im Lagerbestand Aus EKP1 04/2011 HEROSOFT Gesellschaft für Softwareentwicklung mbh Köppelsdorfer Str. 94 96515 Sonneberg www.herosoft.de /Seite 5 von 11
Wareneingang wurde in eine Eingangsrechnung gewandelt und anschließend verbucht Die Eintragungen für die Bestände bei einer noch ungebuchten Eingangsrechnung sind mit denen nach erstem Wareneingang identisch. Maske Artikelstamm / Umsätze und Bestände nach dem Verbuchen der ersten Eingangsrechnung. Einkaufszahlen und Basis EKPD wurden eingetragen Alle EKP s 04/2011 HEROSOFT Gesellschaft für Softwareentwicklung mbh Köppelsdorfer Str. 94 96515 Sonneberg www.herosoft.de /Seite 6 von 11
VERKAUF Es wurde ein Auftrag über 2 Stück des Artikels erstellt: Maske Artikelstamm / Umsätze und Bestände nach Auftrag 2 Stück verfügt 04/2011 HEROSOFT Gesellschaft für Softwareentwicklung mbh Köppelsdorfer Str. 94 96515 Sonneberg www.herosoft.de /Seite 7 von 11
Auftrag wurde in einen Lieferschein gewandelt Maske Artikelstamm / Umsätze und Bestände nach Lieferschein Die 2 Stück verfügt aus Auftrag wurden ausgeliefert und vom Lagerbestand abgetragen Menge 1Stück 04/2011 HEROSOFT Gesellschaft für Softwareentwicklung mbh Köppelsdorfer Str. 94 96515 Sonneberg www.herosoft.de /Seite 8 von 11
Lieferschein wurde in eine Rechnung überführt bzw. gewandelt und anschließend verbucht Maske Artikelstamm / Umsätze und Bestände nachdem die Rechnung verbucht wurde Es wurden die Roherträge und Verkaufszahlen den Perioden zugeordnet. 2 Stück mit VK 100,- VK-EKPD = 50,-EUR x 2 Stück = 100,- Rohertrag 04/2011 HEROSOFT Gesellschaft für Softwareentwicklung mbh Köppelsdorfer Str. 94 96515 Sonneberg www.herosoft.de /Seite 9 von 11
Später wurden 6 Stück dieses Artikels zu einem Preis von 40,- EUR eingekauft. (2. Einkauf) und es wurde 1 Stück dieses Artikels zu einem Preis von 100,- EUR verkauft. (2. Verkauf) Maske Artikelstamm / Umsätze und Bestände zeigt die Bildung eines durchschnittlichen Einkaufspreises nach der Formel: Durchschnittlicher EKP = Einkauf ges. Wert / Einkauf ges. Menge (hier: 3 Stück zu 50 EUR und 6 Stück zu 40,- EUR = 390,- EUR / 9 Stück = 43,33 EUR durchschn.ekp) Lagerwert = Lagermenge * durchschn. EKP (hier: 6x43,33 EUR = 259,98 EUR) Wert auf Basis durchschn. EKP (6x43,33 ) 390,- / 9 Stück = 43,33 Es hat sich ein durchschnittl. EKP aus 2 Einkäufen gebildet 04/2011 HEROSOFT Gesellschaft für Softwareentwicklung mbh Köppelsdorfer Str. 94 96515 Sonneberg www.herosoft.de /Seite 10 von 11
Nach Durchführung einer Inventur / mit Annahme 1 Stück Fehlbestand Maske Artikelstamm / Umsätze und Bestände Basis für EKPD ist die aktuelle Lagermenge der Inventur Aktuelle Lagermenge der Inventur Basis für EKPD aus Inventurwerten Es wird die aktuelle Lagermenge zur Inventur genommen mit dem durchschnittl. EKP (5 x 43,33EUR = 216,65) Nach einer Inventur sind Beträge in den Zeilen Einkauf lfd. Jahr und Basis EKPD nicht mehr gleich! Der Artikel wird noch einmal eingekauft (hier 2 Stück a 45 EUR) es wird so gerechnet: 216,65 von oben + 2 x45,- EUR = 306,65 EUR / 7 Stück = 43,81 EUR (neuer EKPD) neuer EKPD nach Einkauf 2x a 45,- 04/2011 HEROSOFT Gesellschaft für Softwareentwicklung mbh Köppelsdorfer Str. 94 96515 Sonneberg www.herosoft.de /Seite 11 von 11