Schulungshandbuch FormicaSQL

Transkript

1 Schulungshandbuch FormicaSQL 1. Controlling Projekte... 2 Controlling 1

2 1. Controlling 1.1 Projekte 1. Rufen Sie über das Hauptmenü CONTROLLING das Untermenü PROJEKTE auf. Das Projekt mit der niedrigsten ProjektNr wird angezeigt. 2. Über die Funktion Neu oder mit der Tastenkombination ALT-N legen Sie ein neues Projekt an. Systemseitig wird ein Browser zur Auswahl des Kunden geöffnet. 3. Wählen Sie den Kunden aus, für den ein Projekt erstellt werden soll. In diesem Beispiel für die Firma Otto Maier GmbH, Iserlohn. Die Projektnummer wird systemseitig eingetragen, die Daten des Kunden werden in das Projekt übernommen. Der Matchcode wird aus dem Namen des Kunden sowie dem Anlagedatum des Projekts erzeugt (Abbildung 1.1.1) Mit dem Browser kann aus den Personalstammdaten ein Projektleiter ausgewählt werden. Abbildung Controlling 2

3 4. Im Unterregister BESCHREIBUNG kann eine ausführliche Beschreibung für das Projekt erfasst werden. In diesem Memofeld wird systemseitig der Matchcode übernommen. Dieser Eintrag kann überschrieben werden. 5. Öffnen Sie in der Registerkarte PROJEKTDOKUMENTE die Unterregisterkarte AUFTRÄGE. Es werden keine Aufträge innerhalb der Tabelle angezeigt. Systemseitig können Aufträge erst angezeigt werden, wenn diese mit dem Projekt verknüpft sind. 6. Erstellen Sie daher einen oder mehrere Aufträge für die Firma Otto Maier GmbH. Im Register BELEGDATEN wird der Auftrag mit der Funktion F+S in Projekt eintragen mit dem Projekt verknüpft. Nachdem dem Projekt Aufträge zugewiesen wurden, werden die Daten der einzelnen Aufträge innerhalb der Tabelle angezeigt (Abbildung 1.1.2) Mit dieser Funktion lässt sich der Gesamterlös neu berechnen Abbildung Mit der Funktion Neu oder der Tastenkombination ALT-N erstellen Sie einen neuen Tabelleneintrag. Mit dem Auftrag -Browser können Sie dem Projekt einen bestehenden Auftrag zuweisen. Die Daten des neu verknüpften Datensatzes werden nach Verlassen des Browserfeldes angezeigt. 8. Über den AufPosNr -Browser können Sie eine einzelne Position eines ausgewählten Auftrags dem Projekt hinzufügen. Durch Betätigung der Enter-Taste oder Verlassen des Browserfeldes werden systemseitig weitere Daten des Artikels angezeigt. Controlling 3

4 Achtung: Die Eintragungen werden nicht auf logische Fehlerfreiheit überprüft. Sie müssen daher darauf achten, dass keine Doppeleintragungen getätigt werden. Hinweis: Die Register AUFTRÄGE, ANGEBOTE, RECHNUNGEN und GUTSCHRIFTEN sind nach dem gleichen Prinzip aufgebaut. Wenn Sie neue Dokumente mit dem Projekt verknüpfen möchten, gehen Sie in gleichen Schritten, wie bei der Verknüpfung eines Auftrags vor. Hinweis: Es gibt mehrere Möglichkeiten, um ein Dokument mit einem Projekt zu verknüpfen: Beim Erstellen eines Dokuments kann dieses über die FUNKTION F+S in Projekt eintragen mit einem Projekt verknüpft werden. Auch eine einzelne Position eines Dokuments kann einem Projekt zugeordnet werden. Das Projekt ist dann in allen weiteren bzw. der Bearbeitung erforderlichen Dokumenten bekannt. Die Projektnummer wird in den Dokumenten aufgeführt. Im Projekt kann mit der FUNKTION NEU ein bereits angelegtes Dokument mit dem Projekt verknüpft werden. 9. Öffnen Sie in der Registerkarte PROJEKTDOKUMENTE die Unterregisterkarte BESTELLPOSITIONEN. Hier werden alle bestellten Positionen mit dem aktuellen Status der Bestellung zu diesem Projekt angezeigt. (Abbildung 1.1.3) Abbildung Wechseln Sie in das Register MATERIAL / SONST und wählen das Unterregister FERTIGUNGSAUFTRÄGE. Controlling 4

5 11. Führen Sie die Funktion F+S Fertigungsaufträge einlesen aus. Nach Aufruf der Funktion werden innerhalb der Tabelle alle Fertigungsaufträge aus der obersten Ebene eingelesen. (Abbildung 1.1.4) Abbildung Hinweis: Im Modul Fertigungsvorschläge werden alle zu einem Artikel bekannten Fertigungsvorschläge aufgelistet. Sind die Fertigungsvorschläge unterschiedlichen Projekten zugeordnet, erfolgt die Projektzuordnung über die Registerkarte Mat. Kontrolle im Fertigungsauftrag. 12. Wechseln Sie in das Unterregister MATERIAL AUS FA und führen Sie die Funktion F+S Positionen neu einlesen aus. Nach Aufruf der Funktion werden innerhalb der Tabelle die im Fertigungsauftrag verarbeiteten Artikel angezeigt, sofern der Fertigungsauftrag dem Projekt zugeordnet ist (Abbildung 1.1.5). Controlling 5

6 Materialgesamtkosten der Fertigungsaufträge des Projekts. Abbildung Wechseln Sie in das Unterregister MATERIAL AUS AUFTRAG und führen die Funktion F+S Positionen neu einlesen aus. Nach Aufruf der Funktion werden innerhalb der Tabelle des Kundenauftrags die Artikel eingelesen, die der Teileart E-Teil entsprechen und die Artikel, die der Teileart B-Teil entsprechen und reserviert sind, da diese Kosten nicht über den Fertigungsauftrag erfasst werden können (Abbildung 1.1.6). Controlling 6

7 Materialgesamtkosten der Kundenaufträge des Projekts. Abbildung Wechseln Sie in das Unterregister SONSTIGES MATERIAL. Hier kann über die Funktion Neu zusätzliches Material ins Projekt erfasst werden. (Abbildung 1.1.7) Controlling 7

8 Materialgesamtkosten Sonstiges Material des Projekts. Abbildung Wechseln Sie in das Unterregister MATERIAL AUS RWK und führen die Funktion Aktualisieren aus. Die dem Projekt zugehörigen Rechnerischen Wareneinganskontrollen werden aufgelistet. Die Einkaufspreise werden ausgewiesen sowie in der Spalte Beschreibung systemseitig der Lieferant, die rechnerische Wareneingangskontrollnummer und die Rechnungsnummer angezeigt (Abbildung 1.1.8). Controlling 8

9 Materialgesamtkosten aus der RWK des Projekts. Abbildung Hinweis: Die Materialgesamtkosten aus der RWK sind lediglich für informative Zwecke gedacht. Die hier angezeigten Kosten werden nicht berücksichtigt, da diese bereits über den Kundenauftrag bzw. über den Fertigungsauftrag erfasst worden sind. Tipp: Per Doppelklick auf die RWK-Nummer kann direkt die Rechnerische Wareneinganskontrolle geöffnet werden. 16. Wechseln Sie in die Registerkarte ARBEITSZEITEN, dort in das Unterregister LFD und rufen Sie die Funktion F+S Arbeitszeiten einlesen aus. Hier werden die intern angefallenen Kosten der Arbeitsgänge der laufenden Fertigungsaufträge aufgelistet, welche dem Projekt zugeordnet sind (Abbildung 1.1.9). Controlling 9

10 Abbildung Hinweis: Für die Ermittlung der Kosten wird der Gesamtbetrag, berechnet nach internen Stundensätzen, verwendet. Der Gesamtbetrag, berechnet nach externen Stundensätzen, ist rein informativ. Hinweis: Die Start- und Endzeit eines Arbeitsganges kann überschrieben werden. Werden nur die Stunden eingetragen, werden die Minutenangaben der aktuellen Uhrzeit übernommen, sowie die Sekunden auf Null gesetzt. Tipp: Per Doppelklick auf die Fertigungsauftragsnummer kann der Fertigungsauftrag geöffnet werden. 17. Wechseln Sie in das Unterregister SUMME LFD und rufen Sie die Funktion F+S Arbeitszeiten einlesen aus. Es werden die Summen der aufgelaufenen Zeiten in Bezug auf einzelne Arbeitsgänge dargestellt. Es werden nur die Zeiten der laufenden Fertigungsaufträge berücksichtigt (Abbildung ). Controlling 10

11 Abbildung Unterhalb der Tabelle wird die Arbeitsgangbezeichnung angezeigt. In diesem Memofeld können Sie freien Text zu der markierten Position erfassen. 19. Rufen Sie die Funktion F+S Posten buchen auf. Die im Register MATERIAL/SONST mit Fakturierbarkeit Ja bewertete Position wird systemseitig in einen neuen Auftrag übernommen. Dieser wird dann im Register AUFTRÄGE aufgelistet. 20. Wechseln Sie in das Unterregister HISTORIE und rufen Sie die Funktion F+S Arbeitszeiten einlesen aus. Hier werden die intern angefallenen Kosten der Arbeitsgänge der laufenden und fertig gemeldeten Fertigungsaufträge aufgelistet, welche dem Projekt zugeordnet sind (Abbildung ). Controlling 11

12 Abbildung Wechseln Sie in die Unterregister SUMME HISTORIE und rufen Sie die Funktion F+S Arbeitszeiten einlesen aus. Hier werden die Summen der aufgelaufenen Zeiten in Bezug auf einzelne Arbeitsgänge dargestellt. Es werden die Zeiten der laufenden und fertig gemeldeten Fertigungsaufträge berücksichtigt (Abbildung ). Controlling 12

13 Abbildung Wechseln Sie in das Register SONSTIGES und rufen das Unterregister AKTIVITÄTEN auf. 23. Mit der Funktion Neu bzw. mit der Tastenkombination ALT-N legen Sie eine neue Aktivität für das Projekt an. Ein neuer Eintrag wird erstellt (Abbildung ). Controlling 13

14 Abbildung Wählen Sie mit dem Browser die gewünschte Aktivität aus. Handelt es sich dabei um einen Meilenstein, halten Sie dies durch die Auswahl der Checkbox fest. Durch Angabe des Enddatums legen Sie fest, wann die Aktivität beendet sein muss. Wann die Aktivität tatsächlich beendet wurde, hinterlegen Sie im Feld Erledigt am. Markieren Sie dann zusätzlich die Checkbox Erledigt. Tipp: Steht eine Aktivität nicht zur Auswahl, muss diese neu angelegt werden. Klicken Sie doppelt auf eine vorhandene Aktivität. Das Aktivitätenformular wird geöffnet und Sie können eine neue Aktivität erstellen. 25. Um Dokumente für das Projekt zu hinterlegen, wechseln Sie in das Register DOKUMENTE. Querverweis: Das Verknüpfen von Dokumenten wurde bereits im Schulungshandbuch Stammdaten beschrieben. 26. Wechseln Sie in das Register PERSONAL. 27. Legen Sie mit der Funktion Neu oder der Tastenkombination ALT-N einen neuen Tabelleneintrag an. Wählen Sie mit dem Personal-Browser die Mitarbeiter aus, die dem Projekt zugeordnet sind. In den Bemerkungen halten Sie fest, welche Aufgabe jeder Mitarbeiter zu erfüllen hat, bzw. welche Position dieser inne hat (Abbildung ). Controlling 14

15 Abbildung Wechseln Sie zurück in das Register BELEGDATEN. Die dem Projekt zugeordneten Dokumente werden ausgewertet (Abbildung ). Controlling 15

16 Abbildung Die Werte in der Erfolgsübersicht werden wie folgt ermittelt: Angebotswert Auftragswert Erlöse Systemseitig wird der Gesamtwert aller dem Projekt zugeordneten Angebote angezeigt. Die Angebote sind unter der Registerkarte PROJEKTDOKUMENTE im Unterregister ANGEBOTE erfasst. Systemseitig wird der Gesamtwert aller dem Projekt zugeordneten Aufträge angezeigt. Die Aufträge sind unter der Registerkarte PRO- JEKTDOKUMENTE im Unterregister AUFTRÄGE erfasst. Systemseitig wird der Gesamtwert aller dem Projekt zugeordneten Rechnungen und Gutschriften angezeigt, wobei die Gutschriften vom Gesamterlös subtrahiert werden. Die Rechnungen sind unter der Registerkarte PROJEKTDOKUMENTE in im Unterregister RECHNUNGEN erfasst. Die Gutschriften sind unter der Registerkarte PROJEKTDOKUMENTE im Unterregister GUTSCHRIFTEN erfasst. Controlling 16

17 Material Lohnkosten Herstellkosten Rohertrag Rohertrag in % Summe Zuschläge Gesamtgewinn Gesamtgewinn in % Wert bestellte Mengen Wert gelieferte Mengen Systemseitig wird der Gesamtwert aller in das Projekt eingeflossenen Materialien angezeigt. Der Wert ermittelt sich aus der Summe von Mat. Aus Fertigungsaufträgen, Mat. Aus Kundenaufträgen und Sonstigen Materialien. Die Zusammensetzung der einzelnen Kostenarten ist unter der Registerkarte MATERIAL/SONST. ersichtlich. Systemseitig wird der Gesamtwert aller in das Projekt eingeflossenen Zeiten, aus den Betriebsdaten, angezeigt. Als Herstellkosten wird die Summe aller Material- und Lohnkosten angezeigt. Als Rohertrag wird die Differenz aus den Erlösen und Herstellkosten angezeigt. In dieser Zeile wird der prozentuale Rohertragswert in Bezug auf die Erlöse angezeigt. Hier wird der Wert der Gemeinkosten angezeigt, welche dem Kunden im Kundenstamm hinterlegt sind. Sind keine hinterlegt, werden die allgemein definierten Zuschlagssätze verwendet. In dieser Zeile wird der Gesamtgewinn angezeigt. In dieser Zeile wird der Gesamtgewinn in Prozent angezeigt. In dieser Zeile wird die Summe aller auf das Projekt gebuchten Bestellungen angezeigt. In dieser Zeile wird die Summe aller auf das Projekt gelieferten Waren angezeigt. 30. Durch Aufruf der Funktion F+S können Sie dem Projekt zugeordnete Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheine ausdrucken. Controlling 17

18 Rechtlicher Hinweis: Es gilt der vertraglich vereinbarte Leistungsumfang. Die im Schulungshandbuch beschriebenen Module und Funktionen müssen nicht im Lieferumfang von FormicaSQL enthalten sein. Rechtlicher Hinweis: 18