5 1. SYSTEMVORAUSSETZUNGEN UND EINSTELLUNGEN Die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG benötigt ein unter Windows* installiertes Microsoft Excel ab der Version 8.0 (=Excel 97). Sie können natürlich auch Excel 2000, Excel XP (2002), Excel 2003, Excel 2007 und 2010 oder eine spätere Version verwenden. Auch englischsprachige Versionen werden unterstützt. *Für Apple / Macintosh-Systeme siehe bitte Anhang A. Excel 97 hat einen etwas geringfügigeren Befehlswortschatz, weshalb das Eröffnungsfenster beim Starten nicht angezeigt werden kann. Abgesehen davon ist die volle Funktionalität gegeben. TIPP: Im Kapitel 19 VERSIONSINFO erfahren Sie, wie Sie Ihre Excelversion feststellen können. Die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG ist mit VBA- Programmcode hinterlegt und benötigt diesen auch für die volle Funktionalität. Innerhalb der Excel-Sicherheitseinstellung kann das Ausführen von VBA-Code deaktiviert sein, um PC-schädlichen Code zu verhindern. Die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG ist natürlich frei von schädlichem Code und Sie können daher die Ausführung des VBA-Codes erlauben. Dazu kann es notwendig sein, dass Sie die Sicherheitseinstellungen von EXCEL ändern. Auf den folgenden Seiten ist das Einstellen der Sicherheitseinstellungen für alle unterstützten Excelversionen beschrieben. Nachdem Sie Ihre Version auf den nachfolgenden Seiten gefunden und eingestellt haben, lesen Sie bitte noch ab Unterkapitel 1.5 weiter. 5 www.simplesoft.at
6 1.1 SICHERHEITSSTUFE IN EXCEL 2000 BIS 2003 Gehen Sie in Excel 2000 und Excel 2003 im Menü EXTRAS auf das Untermenü MAKRO und dort auf den Punkt SICHERHEIT. Es öffnet sich das Fenster mit der Sicherheitsstufe 6 www.simplesoft.at
7 Bei der mittleren Sicherheitsstufe werden Sie bei jedem Öffnen der VORLAGEN gefragt, ob Sie VBA-Makros erlauben wollen oder nicht. Wenn Sie auch andere Exceldateien erhalten, deren Sicher-heit fragwürdig ist und Sie kein Antivirenprogramm haben, kann dies die richtige Einstellung sein, weil Sie bei jeder Exceldatei gefragt werden, ob Sie VBA-Makros zulassen wollen. Die niedrige Sicherheitsstufe hat den Vorteil, dass Sie nicht bei jedem Start der SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG neu bestätigen müssen, dass Sie den VBA-Code zulassen wollen. Diese Einstellung sollten Sie allerdings nur wählen, wenn Sie keine fremden, unsicheren Exceldateien erhalten oder ein aktuelles Antivirenprogramm installiert haben. 1.2 SICHERHEITSSTUFE BEI EXCEL 97 unter Excel 97 aktivieren Sie die niedrige Sicherheitsstufe, indem Sie im Menü EXTRAS - OPTIONEN - im Register ALLGEMEIN das Häkchen bei MAKROVIRUS-SCHUTZ entfernen: 7 www.simplesoft.at
8 1.3 SICHERHEITSEINSTELLUNGEN IN EXCEL 2007 Um in Excel 2007 die Sicherheitseinstellungen richtig zu setzen, sodass der VBA-Code des Programms ausgeführt werden kann, folgen Sie bitte diesen Schritten: Öffnen Sie in Excel 2007 über den neuen Office-Startknopf das nebenstehende Menü und wählen darin unten die Funktion Excel-Optionen. Dort wählen Sie bitte den Bereich Vertrauensstellungscenter und klicken dann weiter auf die Einstellungen dafür: 8 www.simplesoft.at
9 Wechseln Sie nun zu den Einstellungen für Makros und setzen Sie die Optionsschaltfläche auf "Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren" oder wählen Sie "Alle Makros aktivieren", wenn Sie keine anderen Exceldateien von fremden Personen erhalten. Was ist der Unterschied zwischen diesen beiden Einstellungen? Die Option "Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren" bedeutet, dass Excel jedes Mal, wenn es die Buchhaltungssoftware öffnet, den Programmcode darin deaktiviert (sperrt). Sie erhalten dann unterhalb der Menüleiste den Hinweis, dass alle Makros gesperrt sind - und erst wenn Sie auf den Button "Inhalt aktivieren" klicken, funktioniert der Programmcode der Vorlage: Wenn Sie eine gute Antiviren-Software am Rechner haben oder keine Exceldateien von fremden Personen erhalten, können Sie auch die Einstellung "Alle Makros aktivieren" anklicken. Dies bedeutet, dass die Buchhaltungssoftware immer sofort nach dem Öffnen, ohne weitere Schritte aktiv ist und verwendet werden kann. 9 www.simplesoft.at
10 Hinweis: Es gab vereinzelt Excel 2007-Versionen, bei denen durch ein fehlendes Excel-Update die Funktionen in der SIMPLEFIBU-Menüleiste nicht ansprechbar waren, wenn man hier in den Sicherheitseinstellungen die Option "Alle Makros aktivieren" wählte. Sollte dies auch bei Ihnen der Fall sein, wählen Sie bitte die Option "Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren", damit alles reibungsfrei funktioniert. Wenn Sie die Option "Alle Makros mit Benachrichtigung deaktivieren" wählten, aktivieren Sie bitte im Bereich "Statusleiste", dass gesperrte Inhalte angezeigt werden sollen. Haben Sie eingestellt, dass "Alle Makros mit Benachrichtigung deaktiviert" werden, müssen Sie bei jedem Start der Buchhaltungsdatei die enthaltenen Makros noch manuell aktivieren. Je nach Excelversion klicken Sie dazu entweder auf ein sich öffnendes Fenster oder auf die schon vorhin erwähnte Hinweisleiste: 10 www.simplesoft.at
11 Einige Excel-Versionen zeigen den gesperrten Programmcode auch mit einer etwas anderen Hinweisleiste an und Sie können darin über den Button Optionen den Programmcode aktivieren: DIE NEUE MENÜLEISTE 1.4 SICHERHEITSEINSTELLUNGEN IN EXCEL 2010 bzw. Excel 2013 Die Logik der Sicherheitseinstellungen ist in Excel 2010 und 2013 gleich, wie hier zuvor für Excel 2007 beschrieben. Nur das Öffnen des Sicherheitscenters erfolgt minimal anders: Klicken Sie zuerst auf den Menüpunkt DATEI und wählen darin die Funktion OPTIONEN: Im Bereich Sicherheitscenter können Sie dann die Einstellungen dafür hier öffnen. Wie schon bei den Einstellungen von Excel 2007 beschrieben empfehlen wir Ihnen die Option "Alle Makros aktivieren" für den Fall, dass Sie eine Antivirensoftware verwenden oder keine Exceldateien von fremden Personen verwenden. 11 www.simplesoft.at
12 1.5 Navigation und Menüleisten Die einzelnen Tabellenblätter in Excel wählen Sie bitte hier über die Blattregisterkarten aus: PROGRAMM-MENÜLEISTE Bis zur Version Excel 2003 befindet sich die neue Symbolleiste für die Buchhaltung im unteren Bildschirmbereich. Ab Excel 2007 befindet sich aus Excel-internen Gründen die neue Symbolleiste hingegen oben und muss durch einen Klick auf den Menüpunkt Add-Ins sichtbar gemacht werden. Diesen Menüpunkt müssen Sie bei jedem Start einmal anklicken, damit die Symbolleiste sichtbar wird. 12 www.simplesoft.at
13 1.6 HINWEIS FÜR DAS SPEICHERN Die Buchhaltungssoftware enthält rund 200 Tabellenblätter (von denen die Mehrheit die meiste Zeit über ausgeblendet ist und nur bei Bedarf eingeblendet wird). Wenn Sie die Datei speichern kann es daher je nach Rechnerleistung bis zu 50 Sekunden dauern, bis die Datei gespeichert ist. 1.7 AUTOWIEDERHERSTELLEN-SPEICHERN Wenn Sie eine Excelversion XP (2002) oder neuer haben, wird Ihr Excel die Buchhaltungsdatei alle 10 Minuten automatisch speichern, um im Falle eines Stromverlustes möglichst wenig Daten zu verlieren. Während dieses automatischen Speichern - das aus oben genannten Grund bis zu 50 Sekunden dauern kann - erscheint die Excel-Anwendung wie "tot", da sie weder reagiert noch irgendeinen Hinweis auf dieses automatische Speichern anzeigt. Für ein flüssiges Arbeiten empfehlen wir daher den Speicherrhythmus auf eine höhere Zeitspanne - z.b. 60 Minuten zu setzen, da Stromausfälle ja nun doch sehr selten vorkommen. LÖSUNG FÜR EXCEL 2003 a.) VERLÄNGERN DES SPEICHERRHYTHMUS Im Excel-eigenen Menü EXTRAS klicken Sie auf den Menüpunkt OPTIONEN. Im sich öffnenden Fenster wählen Sie die Registerkarte "SPEICHERN". Dort können Sie die Zeit z.b. auf 60 oder 90 Minuten einstellen. b.) DEAKTIVIEREN DER AUTOWIEDERHERSTELLENFUNKTION IN EXCEL 2003 Wenn Sie Excel's Inaktivität durch dieses Autospeichern ganz abstellen möchten, können Sie die Autowiederherstellen-Funktion auch deaktivieren, indem Sie das Häkchen entfernen hier. 13 www.simplesoft.at
14 LÖSUNG FÜR EXCEL 2007 UND 2010 Öffnen Sie wie schon vorhin bei den Sicherheits-Einstellungen beschrieben, die Exceloptionen. In Excel 2010 geht das über das Menü DATEI und in Excel 2007 über den bunten Office- Startbutton. Wählen Sie dort den Button "Excel-Optionen". Wechseln Sie nun in das Register SPEICHERN. Dort können Sie den Zeitrhythmus auf z.b. 60 Minuten einstellen oder das Autowiederherstellen- Speichern auch ganz deaktivieren, indem Sie das Häkchen hier entfernen. Für den Schnelleinstieg lesen Sie nun bitte direkt weiter bei Kapitel 3. 14 www.simplesoft.at
2. INSTALLATION 15 2. INSTALLATION Sie erhalten von uns die SIMPLE FINANZBUCHHALTUNG üblicherweise als Setup-Routine per E-Mail, die auch die nachfolgenden 3 Handbücher automatisch installiert: 1.) dieses allgemeine Handbuch hier, 2.) das Kontierungs-Handbuch und 3.) das Ein/Ausgangsrechnung-Handbuch für die doppelte Buchhaltung Durch Öffnen der KASSABANK-SETUP-Datei starten Sie die Installation der FINANZBUCHHALTUNG : SIMPLE Im ersten Fenster wird empfohlen, dass Sie vor der Installation alle anderen Anwendungen geschlossen haben sollten. Nach dem Klick auf WEITER erhalten Sie unseren Hinweis auf die Lizenzvereinbarung: Wenn Sie dieser zustimmen, wählen Sie den Punkt ICH AKZEPTIERE DIE VEREINBARUNG und klicken auf Weiter. 15 www.simplesoft.at
2. INSTALLATION 16 Das nächste Fenster schlägt Ihnen als Installations-Ordner auf der Festplatte C den Unterordner KASSABANK vor. Sie können diesen Pfad natürlich nach eigenen Wünschen abändern, aber es wird empfohlen den vorgeschlagenen Pfad für die Installation von Updates beizubehalten. Anschließend klicken Sie bitte auf Weiter. In nächsten Fenster wird der Ordnername eingestellt, in den Ihre Verknüpfungen erzeugt werden im START-Menü (dieses ist erreichbar über die START-Taste unten links auf Ihrem Bildschirm und öffnet sich über den Menübereich "Alle Programme"). Sie können den voreingestellten Ordner belassen wie er ist oder ihn auch nach Ihren Wünschen ändern: Anschließend klicken Sie auf WEITER. Das nachfolgende Fenster weist Sie darauf hin, dass alle Einstellungen erfolgreich gemacht wurden und nun das eigentliche Kopieren der Vorlagen auf Ihren PC erfolgen kann. Klicken Sie dazu auf WEITER. Wenn Sie die SIMPLE FINANZBUCH- HALTUNG bereits früher einmal installiert haben und nun ein Update einspielen, erhalten Sie nebenstehendes Fenster. Sie sollten es nur dann mit JA abklicken, wenn Sie sicher sind, dass Sie die vorige Buchhaltungsversion bereits an anderer Stelle gespeichert haben. Ansonsten gehen Sie einfach 2 Fenster zurück und wählen ein anderes Installationsverzeichnis statt C:\KASSABANK 16 www.simplesoft.at
2. INSTALLATION 17 Im nächsten Fenster erhalten Sie noch ein paar wichtige Infos für den Einstieg. Anschließend ist die Installation fertig gestellt. 17 www.simplesoft.at