Rechnen mit Datum und Zeit (1)

Rechnen mit Datum und Zeit (1) Immer wieder gerät man an die Aufgabe mit Zeiten zu rechnen: Ermittlung von Arbeitszeit oder Überstunden, Umrechnung verschiedener Zeiteinheiten, Umgang mit Minusstunden und vieles mehr. Und genauso oft überlegt man dann: wie war das doch gleich, wie ging das nochmal, was muss ich in diesem Fall beachten? Zugegeben: Antworten und Lösungen gibt es viele, aber wenn ich selbst mal eine brauche, dann fange ich wieder an zu suchen. Vielleicht geht es dir ja auch so. Also versuche ich hier mal einen Überblick über die wichtigsten Antworten zu schaffen... Zeit- und Datumsformate Grundsätzlich interpretiert Excel Datums- und Zeitangaben, wenn sie korrekt eingegeben wurden, als Zahlen - sprich Werte, mit denen gerechnet werden kann. Sofern du eine solche Angabe in eine unbenutzte Zelle bzw. eine Zelle mit Standard-Format machst, erkennt das Excel, weist ihnen das erkannte Format zu und stellt die Zahlen dementsprechend dar. Tabelle 1: Standardformate Brauchst du ein anderes Zahlenformat, musst du selbst Hand anlegen. Gebe zuerst das Datum oder die Uhrzeit ein und weise dann das gewünschte Format zu: Format -> Zellen... -> Zahlen -> Benutzerdefiniert. Beispiele: Tabelle 2: benutzerdefinierte Formate Seite 1 von 7

Neben der Vielfalt der Datumsformate sollten dir besonders die unterschiedlichen Zeitformate auffallen. Es geht hier entweder um Uhrzeit (Tabelle 1) oder um die Anzahl von Stunden (Tabelle 2). Auf den Unterschied komme ich noch zu sprechen. Die Werte von Datum und Zeit Um mit Datum und/oder Zeit rechnen zu können, muss man wissen, dass und welche Werte dahinter stehen. Und weil die Werte bei gleichem Datum trotzdem unterschiedlich sein können, muss hier auf einen wichtigen Umstand hingewiesen werden: Standardmäßig beginnt bei Excel die Zeitrechnung am 01.01.1900 - dieser Tag hat den Wert 1. Mit jedem Kalendertag erhöht sich der Wert um 1. Wenn jedoch die Option "1904-Datumswerte" (Extras -> Optionen -> Berechnung) aktiviert ist, beginnt die Zählung erst am 02.01.1904 - und da das immerhin ein Unterschied von 1462 Tagen ist, kann man diesen Umstand nicht außer Acht lassen. Die Aktivierung bzw. Deaktivierung dieser Option wirkt sich nur auf die jeweilige Arbeitsmappe aus. Es ist also keine Systemeinstellung. Willst du wissen, welchen Wert ein Datum oder eine Uhrzeit bzw. Stundenzahl hat, mit dem also Excel später ggf. rechnen soll, dann kannst du das ganz einfach mit folgender Formel sichtbar machen: =WERT (A2) oder auch =WERT ("01.01.1900"). Die Zelle mit der Formel sollte dann aber das Standard-Format besitzen, damit du die in der nachfolgenden Tabelle angezeigten Beispiel-Werte angezeigt bekommst. Tabelle 3: Datums- und Zeitwerte Du siehst also: Bei einem Datum wird intern mit einer seriellen Zahl gerechnet, bei Zeitangaben mit einem Dezimalbruch. Und da ein Tag ebenso den Wert 1 besitzt wie 24 Stunden, läßt sich bei Berechnungen leicht beides miteinander verknüpfen. Rechnen mit Datumswerten Folgende Beispiele in Tabelle 4 sollen verschiedene Möglichkeiten zeigen, die sich natürlich auf vielfältige Weise anwenden, ergänzen und kombinieren lassen: Seite 2 von 7

Tabelle 4: Rechnen mit Datumswerten... und "HEUTE" war der 24.07.2003 Auf solche einfache Art kann man also ermitteln, wie viele Tage man alt bzw. jung ist, wie viele Tage es noch bis zum Urlaubsantritt sind, welches Datum in 14 Tagen (z.b. Ende der Mahnfrist) ist etc. Rechnen mit Stunden und Minuten Wenn du Arbeitszeit oder Überstunden erfassen, die Gesamtspielzeit mehrerer Musiktitel ermitteln oder sonstige Leistungen in Stunden addieren willst, musst du mit Stunden und Minuten, vielleicht sogar Sekunden rechnen. Excel macht das für dich - z.b. mit nachfolgenden Formeln: Tabelle 5: Rechnen mit Stunden, Minuten und Sekunden Notwendige Anmerkungen zur Tabelle 5: 1. Die Zellen D2 bis D5 wurden mit dem Format [hh]:mm bzw. [hh]:mm:ss versehen. Das ist notwendig, wenn auch Stunden größer 24 dargestellt werden sollen. 2. Zeile 2: Einfache Ermittlung der Stundenzahl durch Subtrahieren der Anfangs- von der Endzeit. 3. Nachtschicht in Zeile 3: Es wird zuerst geprüft, ob die zweite Zeit kleiner als die erste ist. Wenn dem so ist, wird zu 1 (steht für 1 Tag, gerechnet wird mit 24 Std) die kleinere Zahl (B3) addiert und die größere Zahl (A3) subtrahiert: 24+6-22=8. Ist jedoch der zweite Wert größer als der erste, wird die kleine von der großen Zahl subtrahiert, wie auch in Zeile 2. 4. Einfache Addition von Stundenzahlen (nicht Uhrzeiten) in Zeile 4, auf Sekunden genau. 5. Wenn du das Beispiel aus Zeile 5 probierst und als Ergebnis ######## zu sehen bekommst, dann liegt das daran, dass ich dir bis jetzt eine wichtige Information unterschlagen habe: Willst du mit negativen Zeiten rechnen, wird die Option '1904-Datumswerte' zwingend erwartet. Seite 3 von 7

6. In Zeile 6 siehst du noch eine Variante mit der 24: Wenn du mit dem StundenWERT rechnen musst, dann wird die Stundenzahl als Dezimalwert erwartet. Das erreichst du, indem du die Stundenzahl mit 24 multiplizierst. Das war natürlich noch nicht alles. Es bleiben u.a. einige Fragen bezüglich Umrechnung verschiedener Zeitangaben offen. Auch auf die zahlreichen in Excel integrierten Datums- und Zeitfunktionen wurde noch nicht eingegangen. Der Workshop bedarf also einer Fortsetzung... Rechnen mit Datum und Zeit (2) Das Rechnen mit Datum und Zeit wirft mehr Fragen auf als ich erwartet hätte. Deshalb sollen hier mit weiteren Beispielen die Antworten von Teil 1 fortgesetzt werden. Aber ich kann mit Sicherheit nicht alle Fragen beantworten, die sich aus den unterschiedlichsten Anwendungsfällen ergeben. Da ist auch Probieren angesagt und die Kreativität gefordert. Umrechnung verschiedener Zeitangaben In Tabelle 1 soll ausgehend von einer Stundenangabe in Tage, Stunden, Minuten und Sekunden umgerechnet werden. Die Ergebniszellen haben entweder das Format "Standard" oder "0,00". Tabelle 1: Umrechnung verschiedener Zeitangaben Die Ermittlung von Zeitspannen Zur Ermittlung von Arbeitsstunden und Zeit-Guthaben (plus oder minus) muss man nicht nur mit Zeitdifferenzen umgehen können. Scheinbar kompliziert wird es, wenn ausserdem verschiedene Bedingungen berücksichtigt werden sollen, wie Sollstunden, Pausenzeiten, Fehltage usw. Die Tabellen 2 und 3 zeigen einfache Varianten der Arbeitszeiterfassung. Seite 4 von 7

Tabelle 2: Arbeitszeiterfassung (Tagschicht) Tabelle 3: Arbeitszeiterfassung (Nachtschicht) Seite 5 von 7

Rechnen mit Datum und Zeit (3) Immer wieder Sonntags... Viele Feiertage fallen auf einen Sonntag. Wann dieser Sonntag genau ist, hängt von verschiedenen Regeln ab. Nachfolgend einige Beispiele: Wann ist der 1. Advent? Der vierte Advent ist am Sonntag vor dem 24.Dezember - oft, aber nicht immer. Denn fällt der 24.12. selbst auf einen Sonntag (wie z.b. 2006), dann ist er gleichzeitig der 4. Advent und der 1. Advent liegt nur 3 Wochen zurück. Das lässt sich für jedes Jahr mit einer Formel berechnen - wahlweise rückwärts (vom 24.12. ausgegangen) oder vorwärts (vom 26.11. ausgegangen): Tabelle 1: Wann ist der 1. Advent? Wann ist das Erntedankfest (EF)? Das Erntedankfest fällt frühestens auf den 30. September, wenn das ein Sonntag ist, oder - wenn nicht - auf den ersten Sonntag im Oktober. Tabelle 2: Wann ist das Erntedankfest? Wann ist das Reformationsfest (RF)? Das Reformationsfest fällt auf den 31. Oktober, wenn das ein Sonntag ist, oder - wenn nicht - auf den nächsten Sonntag. Seite 6 von 7

Tabelle 3: Wann ist das Reformationsfest? Wann ist Sonntag nach einem beliebigen Datum (D)? Und nun ganz einfach und universell: der erste Sonntag nach einem beliebigen Datum: Tabelle 4: Sonntag nach einem beliebigen Datum... Seite 7 von 7