Leitfaden für die optimale Messevorbereitung Unterstützendes Handbuch für die erste Messeteilnahme
Leitfaden Mit diesem Leitfaden möchten wir Sie auf Ihrem Weg zu einer erfolgreichen Messeteilnahme unterstützen. Auf den nachfolgenden Seiten sind übersichtlich die wichtigsten Punkte und Gedankenstützen aufgelistet: 1. Die Situationsanalyse 2. Die Zielsetzung 3. Die Strategie 4. Die Terminplanung und die Verantwortlichkeiten 5. Das Budget 6. Die Werbung 7. Das Standpersonal 8. Der Standbetrieb 9. Das Messecontrolling 10. Die Nachmesseaktivitäten
1. Die Situationsanalyse Ist für meine Unternehmung in der momentanen Situation ein Messeauftritt sinnvoll? In welcher Situation befindet sich Ihr Unternehmen? Kommt eine Messebeteiligung für Sie überhaupt in Frage? Bevor Sie sich für eine Messebeteiligung entscheiden, ist die Analyse Ihrer Unternehmenssituation und eine klare Definition Ihrer eigenen Ausgangsposition unabdingbar. 2. Die Zielsetzung Um den Erfolg einer Messeteilnahme beurteilen zu können, müssen Sie sich vor der Teilnahme (messbare) Ziele setzen. Welche Ziele verfolgen Sie mit Ihrem Messeauftritt? Welches ist Ihre Zielgruppe? Formulieren Sie Ihre konkreten, aus den allgemeinen Unternehmenszielen abgeleiteten Messeziele und definieren Sie Ihre Zielgruppe. Grundsätzlich gibt es zwei verschiedene Arten von Zielen: Die quantitativen Ziele sind mengenmässige, also quantifizierbare Ziele. Die qualitativen Ziele lassen sich in der Regel nicht mengenmässig ausdrücken. Es sind Bekanntheits-, Wissens-, Image- und Verhaltensziele. Folgende Aspekte müssen bei einer korrekten Zielsetzung berücksichtigt werden: Zielinhalt: Was soll erreicht werden? Zielausmass: Wie viel muss erreicht werden? (Minimum/Maximum) Zieltermin: Wann soll der angestrebte Zustand erreicht werden? Verantwortlichkeit: Wer ist für Zielinhalt und -termin verantwortlich? 3. Die Strategie Welche Strategie verfolgen Sie? Passen Sie diese Strategie auf Ihre Unternehmensstrategie im Allgemeinen und Ihr Marketingkonzept im Speziellen an.
4. Die Terminplanung und die Verantwortlichkeiten Was ist wann, von wem und warum zu tun? Welche Bereiche verdienen Ihre spezielle Aufmerksamkeit? Ihr Messeerfolg steht und fällt mit einer gründlichen und professionellen Vorbereitung. Im Termin- und Ablaufplan legen Sie sämtliche Tätigkeiten in ihrer zeitlichen Reihenfolge inkl. Zuständigkeiten fest. Folgende Bereiche verdienen Ihre besondere Aufmerksamkeit: Gestaltung des Messeauftritts Überlegen Sie sich frühzeitig, wie Ihr Stand aussehen sollte, denn vielleicht benötigen Sie noch Dekorationsmaterial, das zuerst bestellt werden muss. Beachten Sie, dass sich der Stand im Einklang mit Ihrem Corporate Design präsentieren soll - wählen Sie z.b. den Teppich in Ihrer Hausfarbe. Bei Hotels bietet es sich an, den Stand mit Stoffen, Blumen, Vasen, Gedecken etc. zu dekorieren, welche auch im Hotel selbst verwendet werden. Überlegen Sie sich, welches Promotionsmaterial Sie mitbringen, und wie Sie es im Stand platzieren möchten (Kataloge, Poster, Roll-Ups, Give-Aways). Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie von uns Ihre Standplatzierung mit der Hallenund Sektorenzuweisung. Haben Sie spezielle Wünsche oder Anforderungen an die Standzuteilung? Bitte nehmen Sie gleich nach der Anmeldung mit der Messeleitung Kontakt auf. Wir werden Ihre Anregung nach Möglichkeit in der Planung berücksichtigen. Standpersonal Je besser vorbereitet Ihre Mitarbeiter sind, desto kompetenter werden sie die Besucher beraten können. Denken Sie daran, dass Ihr Personal Ihre Unternehmung gegen aussen repräsentiert und das persönliche Auftreten des Personals sehr viel zum Eindruck beiträgt, den Ihre Unternehmung beim Messepublikum hinterlassen wird. Kümmern Sie sich frühzeitig darum, wer an der Messe teilnehmen wird und wie diese Absenz am Arbeitsplatz allenfalls überbrückt wird. Flankierende Massnahmen Mit dem Messestand allein ist Ihre Beteiligung noch nicht abgerundet. Zusehends gewinnen flankierende Massnahmen an Bedeutung. Versenden Sie z.b. einige Wochen vor der Messe ein Mailing an alle Ostschweizer Adressen aus Ihrer Kartei und laden Sie die (Neu)Kunden zu sich an den Stand ein. Wir bieten Eintrittsgutscheine zu günstigen Konditionen an. Platzieren Sie Inserate in der Messezeitung oder der Tagespresse (St.Galler Tagblatt). 5. Das Budget Die Kosten einer Messeteilnahme bestehen nicht nur aus dem sichtbaren Standauftritt. Um eine mögliche Teilnahme realistisch einschätzen zu können, ist es deshalb unabdingbar, alle Kostenfaktoren in Betracht zu ziehen. Folgende Aufzählung bietet einen nicht abschliessenden Überblick:
Übernachtungs- und Verpflegungskosten Standpersonal allenfalls Mietwagen für Transport von Werbematerial flankierende Werbemassnahmen (z.b. Porto eines Werbemailings oder Inserate) Give-Aways Gebühren am Zoll Entsorgungsgebühren am Messeplatz, wenn Abfall hinterlassen wird 6. Die Werbung Muss Ihre Werbung im Hinblick auf die Messebeteiligung adaptiert werden? Wie motivieren Sie Ihre Zielgruppe, Sie am Stand zu besuchen? Als Aussteller werben Sie dafür, dass Ihre Zielgruppen Ihren Stand aufsuchen. Briefaufkleber sind ein preiswertes Werbemittel. Der Aufkleber kommt frühzeitig vor der Messe auf jeden Postausgang an Adressaten der anzusprechenden Zielgruppe. Er gehört auf den Brief selbst, da er auf dem Briefumschlag die Wirkung verliert. Unser Werbeengagement ist eine Selbstverständlichkeit. Es dient dazu, die Veranstaltung bekanntzumachen und ein qualifiziertes Publikum zum Messebesuch zu animieren. Ihre Besucherwerbung könnte folgende Bereiche umfassen: Besuchereinladung Soll Neugier wecken und persönlich adressiert sein. Die Einladung muss etwa drei Wochen vor Messebeginn beim Adressaten sein. Gutscheine für Eintrittskarte Werden mit einem Begleitbrief an Kunden verschickt. Wir bieten sie zu günstigen Konditionen an. Sie können wählen zwischen einem Gutschein für eine Tageskarte oder einem Vergünstigungsgutschein, mit welchem man am Freitag gratis Zutritt hat oder am Samstag/Sonntag 50% Vergünstigung erhält. Geschenke/Verlosungen Sollen Bezug nehmen zum Unternehmen. Anzeigenwerbung Hinweis auf die Messebeteiligung, einschliesslich Hallen- und Standbezeichnung. Hierfür prädestiniert ist die offizielle Messebeilage der Tageszeitung St.Galler Tagblatt oder weitere, in der Region verankerte Medien. Unterhaltende Aktionen am Messestand Dürfen den Messebetrieb nicht stören. Der Bezug zum Produkt muss erhalten bleiben. Link zur Messe Wenn Sie Ihren Messeauftritt auf Ihrer Homepage kommunizieren, machen Sie auch potentielle Kunden auf Ihren Auftritt aufmerksam.
7. Das Standpersonal Je motivierter und qualifizierter Ihr Standpersonal ist, umso grösser sind Ihre Chancen für gute Kontakte. Eine gezielte Auswahl und eine intensive Schulung Ihrer Standmitarbeiter sind genauso wichtig wie eine wirkungsvolle Präsentation Ihres Ferienangebotes. Nach welchen Kriterien erfolgen Auswahl und Schulung des Standpersonals? Was sind die Dos und Don ts im Umgang mit Kunden? Standpersonal, das sich richtig vorbereitet und informiert fühlt, trägt zum reibungslosen und erfolgreichen Messeverlauf bei. Informieren Sie über das eigene Produkt- und Leistungsangebot die Preise und die Konditionen die Aussteller- und Besucherstruktur der Messe die Zielgruppe die schriftliche Erfassung der Besucherkontakte das Verhalten am Stand 8. Der Standbetrieb Welche Vorkehrungen sind für einen reibungslosen Messeverlauf zu treffen? Was muss während der Messe beachtet werden? Nutzen Sie jede sich bietende Chance zu einer Kontaktanbahnung. Ein gut organisierter Messestand und ein gut geführtes Messeteam gewährleisten, dass: der Messestand zu jeder Tageszeit sauber und ordentlich ist keine Engpässe bei Werbematerial, Bewirtung etc. entstehen die Stimmungslage auf dem Messestand stets freundlich und entspannt ist jeder Standmitarbeiter genau weiss, wo sich die anderen Standmitarbeiter gerade aufhalten Gespräche mit Besuchern schriftlich festgehalten und ausgewertet werden Unmittelbar nach Messeschluss sollte ein Abschlussgespräch mit dem Standpersonal stattfinden. Solange die Erinnerung noch frisch ist, können auch sämtliche Kleinigkeiten erfasst und für die nächste Beteiligung ausgewertet werden.
9. Das Messecontrolling Was sind die konkreten Ergebnisse Ihrer Messebeteiligung? Haben Sie Ihre Ziele erreicht und das Budget eingehalten? Die Erfolgskontrolle beinhaltet folgende Aspekte: Ermittlung aller Teilnahmekosten Dokumentation über Buchungen, Kontakte und gewonnene Informationen Auswertung der Ausstellerbefragung des Veranstalters eigene Messewerbung und Einladungsaktionen Beurteilung der Standlage, -größe und -ausstattung Qualifikation und Vorbereitung des Standpersonals Ergebnisse der Manöverkritik und subjektive Einschätzungen des Standpersonals Analyse des Auftretens der Wettbewerber Entsprechen diese Ergebnisse den von Ihnen gesetzten Zielen? Falls nicht, bedarf es einer kritischen Analyse, um auszumachen, weshalb die Zielsetzungen nicht erreicht worden sind. Die Erfolgskontrolle dient als Entscheidungsgrundlage für weitere Beteiligungen. Die Ergebnisse werden auch bei künftigen Standkonzeptionen berücksichtigt und sie haben Einfluss auf die Auswahl des Personals. Ebenso lassen sich Rückschlüsse auf die Wirkung der Messewerbung und der Einladungsaktionen ziehen. 10. Die Nachmesseaktivitäten Wie holen Sie das Maximum aus Ihrer Messebeteiligung heraus? Verfügen Sie über die notwendige Infrastruktur für das Nachmessegeschäft? Mit dem Messeschluss ist Ihre Teilnahme nicht beendet. Es folgt noch die Nachbearbeitung. Die zielorientierte Messenachbearbeitung unterstützt die Erreichung der gesteckten Messeziele. Es muss von vornherein festgelegt werden, mit welchen Massnahmen innerhalb welcher Zeit durch wen die anschliessende Vertiefung der Messekontakte erfolgt. Bei der Auf- und Weiterbearbeitung dieser Kontakte spielt der Zeitfaktor eine zentrale Rolle. Sie sollten schneller sein als die Konkurrenz, d. h. vieles in kurzer Zeit erledigen.
Erfolg ist kein Zufall. Das Team der Ferienmesse St.Gallen unterstützt Sie gerne bei der Messevorbereitung. Bettina Güntensperger Messeleiterin Pascal Stadler Assistent Messeleitung Genossenschaft Olma Messen St.Gallen Ferienmesse St.Gallen Splügenstrasse 12 Postfach CH-9008 St.Gallen Tel. +41 (0)71 242 01 55 Fax +41 (0)71 242 02 32 ferienmesse@olma-messen.ch www.ferienmessestgallen.ch