promx GmbH Das Gantt Chart Modul Erste Schritte Cordula Ruoff
Inhalt Das Gantt Chart Modell... 2 Übersicht über das Modul... 3 Wie arbeite ich mit dem Modul?... 5 Projekte verschieben... 7 Projekte verknüpfen... 7 Die veränderbaren Felder... 9 Projekte hinzufügen... 10 Unterprojekt hinzufügen... 11 Projekt löschen... 13 Mitarbeiter hinzufügen... 14 Projektvorlagen exportieren... 16 Importieren von Projektvorlagen... 18 Projekte nach MS Project exportieren... 20 Importieren von MS Projekt Dateien... 21 Ansicht des Gantt Chart Moduls verändern... 23
Das Gantt Chart Modul Mithilfe dieses Moduls können Sie Projekte für einen Kunden, oder mehrere Kunden, deren zugeordnete Mitarbeiter und Informationen zu dem Status der Projekte anzeigen. Dieses Modul ermöglicht Ihnen auf einen Blick eine Übersicht über den Fortschritt der Projekte. Weiter sehen Sie Mithilfe des Gantt Charts ob bereits Zeit auf ein Projekt gebucht worden ist, und wenn ja, wie viel. All dies können Sie auf den ersten Blick feststellen. Zudem können Sie neue Projekte und Unterprojekte erstellen und per Drag& Drop verschieben. Sie haben eine Vielzahl von Möglichkeiten, die Informationen die Sie in den Projekten hinterlegt haben, anzeigen zu lassen. Zudem Können Sie mit diesem Modul Projektstrukturen aus MS Project importieren und ein bereits erstelltes Projekt aus dem Gantt Chart Modul in MS Project exportieren. Falls Sie eine erstellte oder importierte Projektstruktur oft benötigen haben wir auch hier eine perfekte Lösung für Sie: Speichern Sie doch einfach die Projektstruktur als Vorlage im CRM! Und wenn Sie die Standardmäßige Ansicht verändern möchten, kein Problem. Sie können unter verschiedenen Ansichtsmöglichkeiten wählen, je nachdem was für Sie am besten ist. Vorteile Schnelle Übersicht über den Projektstatus. Mehrere Projekte auf einen Blick Interaktives Gantt Chart um das Start- und Enddatum, die Dauer, und die veranschlagte Stundenzahl zu verändern. Visualisierung von Abhängigkeiten von Projekten, Projektphasen, Arbeitspaketen und Meilensteinen. Erstellen und verändern von Projekten, Projekttypen und Mitarbeiterzuweisungen. Mitarbeiter Gantt um einen schnellen Überblick über die Aufgaben der Mitarbeiter zu erhalten.
Übersicht über das Modul Im Weiteren erhalten Sie eine kurze Beschreibung des Moduls. Hierbei werden zuerst die einzelnen Bereiche des Moduls erklärt, später werden wir auf die verschiedenen Möglichkeiten mit dem Modul zu arbeiten eingehen. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 1. Aktualisieren: Damit können Sie sich den aktuellen Projektstand anzeigen lassen. 2. Speicher: Speichern Sie ihre Änderungen um Sie dauerhaft beizubehalten. 3. Zurück: Sie können Ihre Änderungen Rückgängig machen 4. Vorwärts: Einen Schritt vorwärts gehen, wenn Sie etwas Rückgängig gemacht haben. 5. Hier wählen Sie die Firma/Firmen aus, die Sie angezeigt bekommen möchten. 6. Systemansicht wählen: Sie können wählen, ob nur Projekte angezeigt werden sollen, für die Sie zuständig sind, oder ob alle Projekte dieser Firma angezeigt werden sollen. 7. Projektstatus: Auch der Projektstatus ist frei wählbar. 8. Hilfe: Hinter dem Fragezeichen verbirgt sich eine kurz Hilfe, die bei Frage n weiterhilft. 9. Startdatum: Sie können das Startdatum des Gantt Charts wählen. 10. Zoom: Mit dem Zoom können Sie beliebig in das Gantt Chart hinein oder herauszoomen. 11. Projektaufgaben: Sie können die zugewiesenen Mitarbeiter zu einem Projekt Aus/ bzw. Einblenden. 12. Info Projektdetails: Ist diese Funktion deaktiviert, sehen Sie nur einen Projektbaum, ohne die Detailinformationen der einzelnen Projekte. 13. Gantt Diagramm: Ist diese Funktion deaktiviert, sehen Sie nur die Projekte und deren Detailinformationen. 14. Projektpuffer: Sie können einstellen, wie viele Stunden zwischen den Projekten liegen müssen, bevor eine Warnung aktiv wird.
15. Projekt hinzufügen: Sie können mit dieser Schaltfläche Projekte hinzufügen. 16. Die Nummer des Projekts. Dies ist vor allem für die Verknüpfung der Projekte wichtig 17. Projektbaum der Firma mit Projekten, Unterprojekten und zugewiesenen Mitarbeitern. 18. Vorgänger: Mit dieser Funktion können Sie wie in MS Project Befehle wie SS (Start to Start) ausführen um Projekte in Verbindung zu bringen. 19. Startdatum des Projekts. 20. Detailinformationen zum Projekt. Darauf wird später noch eingegangen. 21. Das Gantt Chart. Mit welchem die Projekte und Mitarbeiter optisch dargestellt werden. 22. Mit diesem Button erstellen Sie Unterprojekte. 23. Mit diesem Button weisen Sie Mitarbeiter zu Projekten zu. 24. Mit diesem Button löschen Sie Mitarbeiter und Projekte. 25. Hier ist im Gantt dargestellt, das bereits Zeit auf das Projekt gebucht wurde. 26. Ein zugewiesener Mitarbeiter und die Dauer die der Mitarbeiter im Projekt zugewiesen ist, werden so im Projekt dargestellt. 27. Mit diesen Buttons können Sie Projekte zu einem Unterprojekt einrücken oder ein Unterprojekt zu einem Projekt ausrücken. 28. Mit diesem Button können Sie ein Projekt nach Oben verschieben. 29. Mit diesem Button können Sie ein Projekt nach Unten verschieben. 30. Mit diesen Buttons können Sie eine Projektstruktur als Vorlage speichern, oder eine bereits gespeicherte Projektvorlage importieren. 31. Mit diesen Buttons können Sie Projekte aus MS Projekt importieren/ in MS Projekt exportieren. 32. Dieser Button zeigt an, ob es eine kritische Projektüberschneidung im angezeigten Zeitraum gibt.
Wie arbeite ich mit dem Modul? Um das Modul nutzen zu können, müssen Sie zuerst eine Firma auswählen. Wenn Sie mehrere Firmen auswählen möchten, markieren Sie eine Firma und gehen Sie auf Hinzufügen. Sobald Sie eine Firma gewählt haben, drücken Sie auf "Aktualisieren". Nun können Sie die Firma aufklappen und ein Projektbaum mit allen Projekten dieser Firma wird angezeigt. Beachten Sie, dass Sie die Möglichkeit haben, die Systemansicht zu verändern. Standardmäßig ist die Einstellung Meine Projekte eingestellt. Wenn Sie alle Projekte der Firma sehen möchten, ändern Sie diese auf Alle Projekte. Somit können Sie auch Projekte sehen, in welchen Sie nicht als Projektmanager hinterlegt sind. Sie können die Ansicht jederzeit verändern! Grundsätzlich sind alle Elemente des Gantt Moduls aktiviert.
Wenn Sie die Projekte aufklappen sehen Sie die Mitarbeiter welche dem Projekt zugewiesen sind. Falls Ihre Mitarbeiter bereits Zeit auf das Projekt gebucht haben, können Sie den Fortschritt des Projekts am grünen Balken im Projektbalken sehen.
Projekte verschieben Im Gantt Chart können Sie ganz bequem mit Drag and Drop die Projekte hin und herziehen, die Projekte verlängern oder verkürzen. Klicken Sie im Gantt Chart das Projekt an, und ziehen Sie mit gedrückter linker Maustaste das Ende, den Anfang oder das gesamte Projekte an die gewünschte Stelle. Projekte verknüpfen Im Gantt Chart können Sie wie in MS Project Projekte verknüpfen. Dafür ist das Feld Vorgänger zuständig. Möchten Sie zum Beispiel, dass zwei Projekte verbinden, sodass das Enddatum des einen Projektes verknüpft ist mit dem Anfang des anderen Projektes, genügt es, die Projektnummer in das Feld Vorgänger zu schreiben.
Als Test nehmen wir hier das Projekt Integration Tests. Das Ende dieses Projektes möchten wir mit dem Anfang des Projekts Neues Projekt verknüpfen. Zuerst müssen wir die Projektnummer des Projektes wissen, das verknüpft werden soll. Diese ist ganz am Anfang der Zeile zu finden. Anschließend tragen Sie im Feld Vorgänger die Nummer des vorhergehenden Projektes ein.
Jetzt sind die beiden Projekte miteinander verknüpft. Standardmäßig ist die Verknüpfung Ende/Start. Allerdings können Sie wie auch in MS Project Start/Start (SS) und andere Befehle wie Finish-to-Start (FS), Start-to-Finish (SF) und Finish-to-Finish(FF). Die veränderbaren Felder Wenn Sie Info Projektdetails aktiviert haben, gibt es einige Felder die Sie verändern können. Diese Sind das Feld Vorgänger um Projektbeziehungen zu verdeutlichen, Anfang und Ende der Projekte, die Kategorie der Projekte und die Aufwandsschätzung. Dies ist besonders hilfreich um schnell Änderungen umzusetzen.
Projekte hinzufügen Sie können Projekte problemlos im Gantt Chart Modul erstellen und bearbeiten. Um ein Projekt hinzuzufügen drücken Sie den Button Projekt hinzufügen. Geben Sie alle notwendigen Daten an und klicken Sie auf erstellen. Nun ist Ihr neues Projekt erstellt.
Unterprojekt hinzufügen Unterprojekte können im Gantt Modul besonders einfach hinzugefügt werden. Zudem sind viele Informationen des übergeordneten Projekts bereits in der Erstellmaske enthalten. Wenn Sie ein Unterprojekt anlegen möchten, markieren Sie das Projekt, in welches Sie ein Unterprojekt hinzufügen möchten, und gehen Sie auf den Button Unterprojekt einfügen. Bitte beachten Sie, dass das Projekt das angewählt ist im Gantt Modul als Vorlage genutzt wird, und Daten deshalb bereits Eingetragen sind. Geben Sie alle notwendigen Daten an und klicken Sie auf Erstellen.
Nun ist das neue Unterprojekt erstellt. Sie können auch im Nachhinein ein Projekt als Unterprojekt definieren. Gehen Sie dazu auf den Button Einrücken. Sie können diesen Vorgang Rückgängig machen, indem Sie den Button Ausrücken drücken. Beachten Sie hierbei, dass das Projekt über dem angewählten Projekt als Parent Projekt gilt. Falls ein anderes Projekt das Parent Projekt sein soll, verschieben Sie das Projekt mithilfe der Pfeil nach oben bzw. unten.
Projekt löschen Ein Projekt löschen können Sie mithilfe des Löschen Buttons. Wenn Sie ein Projekt mit Unterprojekten löschen, werden alle Unterprojekte ebenfalls gelöscht. Dies kann nicht Rückgängig gemacht werden. Projekte, auf welchen bereits Leistungseinträge gebucht worden sind, können nicht gelöscht werden.
Mitarbeiter hinzufügen Um Mitarbeiter einem Projekt hinzuzufügen, wählen Sie das gewünschte Projekt aus, und gehen Sie auf den Button Mitarbeiter hinzufügen. Dabei ist der Projektname des Angewählten Projekts schon vorbelegt. Geben Sie nun den Namen des Mitarbeiters und seinen Stundensatz ein und drücke Sie auf Erstellen.
Jetzt können Sie im Gantt Chart den zugewiesenen Mitarbeiter sehen. Um die Änderungen zu speichern drücken Sie bitte den speichern Button. Der Mitarbeiter ist nun dem Projekt zugewiesen und kann Zeit auf das Projekt buchen.
Projektvorlagen exportieren Eine der besten Funktionen im Gantt Chart Modul stellt das Speichern von Projektstrukturen dar. Sie können eine Vorlage aus einer bestehenden Projektstruktur erstellen und bei Bedarf wieder in das Gantt Chart Modul importieren. Um eine Projektstruktur zu speichern gehen Sie auf den Button Projekt als Vorlage speichern. Geben Sie nun der Vorlage einen Namen. Weiter können Sie auch eine Versionsnummer, und eine Projektart hinzufügen.
Dieses Template wird als Entität im CRM gespeichert und kann jederzeit wieder in das Gantt Modul geladen werden. Sie können die Projektvorlagen unter Projekt Vorlagen einsehen.
Importieren von Projektvorlagen Mit dieser Funktion können Sie bereits gespeicherte Projektvorlagen in das Gantt Chart Modul übernehmen. Dies ist vor allem praktisch, wenn Sie eine bestimmte Struktur oft nutzen. Gehen Sie auf Projektvorlagen importieren. Wählen Sie die Projektvorlage aus, die Sie importieren möchten und gehen Sie auf Vorlage importieren.
Geben Sie nun den Projektverantwortlichen und die Buchungsart des Projektes ein. Die Firma ist bereits vorbelegt und bezieht sich auf die momentan angezeigte Firma im Gantt Chart. Klicken Sie auf ok. Nun wird das Projekt importiert und gleichzeitig im Hintergrund in CRM erstellt.
Projekte nach MS Project exportieren Um Projekte nach MS Project zu exportieren rufen Sie die Firma im Gantt Modul auf, welches das gewünschte Projekt enthält und wählen Sie das Projekte das Sie exportieren möchten. Gehen Sie danach auf "Projekt in MS Project exportieren". Sie werden aufgefordert die Datei zu speichern. Wählen Sie einen Namen und speichern Sie das Projekt. Beachten Sie bitte das Sie das Projekt im *.xml Format gespeichert werden muss. Nachdem die Datei gespeichert wurde, können Sie sie in MS Project öffnen. Das Projekt wird dann in MS Project angezeigt.
Importieren von MS Projekt Dateien Sie können nicht nur Projekte aus dem Gantt Chart Modul in MS Project exportieren, sondern auch Strukturen und Projekte in das Gantt Chart Modul importieren. Um ein Projekt von MS Project zu importieren, gehen Sie auf Projekt aus MS Project importieren. Anschließend wählen Sie die *.xml Datei, die Sie importieren möchten. Es erscheint ein Auswahlfenster in das Sie den Projektverantwortlichen und die Buchungsart für das Projekt einfügen können.
Drücken Sie ok um das Projekt zu importieren. Das Projekt ist nun importiert. Um die Änderungen endgültig zu sichern drücken Sie Speichern.
Ansicht des Gantt Chart Moduls verändern Sie haben mehrere Möglichkeiten Ihre Ansicht zu verändern. Dies ist besonders hilfreich, um eine Übersicht über bestimmte Informationen schnell zu gewährleisten. Legen Sie mithilfe des Startdatums fest, wann die Gantt Anzeige beginnt. Mit dem Zoom können Sie individuell einstellen ob Sie einzelne Tage, Wochen oder Monate angezeigt bekommen.
Mit Projektaufgaben können Sie die Mitarbeiter anzeigen oder ausblenden. Mit Projektaufgaben Ohne Projektaufgaben
Mit dem Info Projektdetails können Sie Detailinformationen zu den Projekten Ein/Ausblenden. Die Ansicht ähnelt der von Projekt Controlling und Planung und soll Ihnen einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand des Projektes verschaffen. Mit den Info Projektdetails Ohne die Info Projektdetails Wenn die Detailinformationen ausgeblendet sind, wird ein Projektbaum angezeigt.
Mit dem Button Gantt Diagramm kann das Gantt ausgeschaltet werden. Mit Gantt Diagramm Ohne Gantt Diagramm
Projektpuffer können Sie individuell einstellen, ab wann eine Überschneidung von Projekten als kritisch angezeigt wird. Der Button um anzuzeigen ob eine Projektüberschneidung kritisch ist, nennt sich kritischer Pfad anzeigen.