Hilfe/FAQ ACCOUNT ERSTELLEN REGISTRIERUNG Wer soll sich registrieren der Tutor oder ein Teilnehmer? Um einen Beitrag einzureichen, muss zuerst ein Account auf www.gw-einreichen.de eingerichtet werden. Den Account kann ein Teilnehmer oder ein Tutor einrichten. Bei Gruppen- oder Klassenbeiträgen ist ein Ansprechpartner zu wählen, der die Daten für alle weiteren Mitstreiter und für den Beitrag eingibt. Der Ansprechpartner erhält von der Geschäftsstelle des Geschichtswettbewerbs Informationen über die Bewertung des Beitrags und wird bei Nachfragen zum Wettbewerbsbeitrag kontaktiert. Wie bekomme ich meine persönlichen Zugangsdaten? Bei der Erstellung eines Accounts (Registrierung) gibt der Ansprechpartner des Beitrags seine E- Mail-Adresse und ein persönliches Passwort an und erhält anschließend eine E-Mail mit einem Link, um die Registrierung zu bestätigen. Die eingegebene E-Mail Adresse und das Passwort dienen später als Zugangsdaten für den Login zum eigenen Account. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie unter Angabe Ihrer Email-Adresse ein neues Passwort anfordern (s.u.). Kann ich über meinen Account mehrere Beiträge einreichen? Ja! Wenn Sie Ansprechpartner für mehrere Beiträge sind (z.b. als Tutor), können Sie diese alle über Ihren Account einreichen und bearbeiten. Folgen Sie dafür nach dem Login den Dialogfeldern auf der Start-Seite für Ihren Account. Sie finden hier 1) die Option, einen Beitrag einzureichen, 2) ggf. eine Auflistung der von Ihnen bereits angelegten Datensätze und 3) ggf. die Option, neben angelegten Datensätzen einen weiteren Beitrag einzureichen. Während des Wettbewerbszeitraums (bis zum 28. Februar 2017) können Sie die Datensätze für alle von Ihnen betreuten Beiträge in Ihrem Account verwalten und Informationen ergänzen. Wie kann ich meinen Account löschen? Die Geschäftsstelle des Wettbewerbs löscht nach vorheriger Prüfung alle Accounts, die stark unvollständig sind, nach Ablauf des Einsendeschlusses am 28.02.2017. Ich habe mein Passwort vergessen was soll ich tun? Bei Klicken des Buttons»Passwort vergessen«unter»teilnehmer-login«wird Ihr persönliches Passwort zurückgesetzt. Sie erhalten eine E-Mail zur Bestätigung der Zurücksetzung und werden dann aufgefordert, ein neues Passwort einzugeben. Bei Problemen wenden Sie sich bitte per E-Mail an kontakt@gw-einreichen.de. 1
DATENEINGABE Welche Daten muss ich eingeben? Die Geschäftsstelle benötigt Informationen zu allen Teilnehmern und Tutoren sowie zur Schule und zum jeweiligen Beitrag. Diese Daten sind für eine alters- und schulformgerechte Bewertung und für die Organisation des Wettbewerbs nötig vom Urkundendruck bis zum Versand der Einladungen für die Preisverleihungen. Die Geschäftsstelle nutzt diese Daten ebenfalls zur Informierung über den Wettbewerb und besondere Angebote für Preisträger (z.b. Veranstaltungen und Stipendienangebote). Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht. Weitere Informationen zum Datenschutz erhalten Sie hier (Link PDF Datenschutz). Wie kann ich meine Daten sichern? Erst mit Klicken des Buttons»speichern«werden Angaben, die Sie in Ihrem Account zu einem Beitrag gemacht haben, gespeichert. Vordem Sie sich ausloggen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie Daten gesichert haben. Wichtig: Das Klicken des Buttons»speichern«bedeutet noch nicht, dass Sie Ihren Wettbewerbsbeitrag eingereicht haben. Die Einreichung erfolgt erst nachdem Sie die Teilnahmebedingungen und Datenschutzhinweise akzeptiert und den Button»Beitrag einreichen«betätigt haben (Schritt 8). Wie oft kann ich meine Daten ergänzen oder Fehler korrigieren? Fehlerhafte oder unvollständige Angaben können beliebig oft korrigiert werden, solange die Einreichung des Beitrags (Schritt 8) noch nicht erfolgt ist. Nach Bestätigung der Einreichung oder nach Ablauf des Einsendeschlusses sind Datenkorrektur und Upload des Beitrags nicht mehr möglich. Wie finde ich meine Schule? Die Online-Datenbank ermöglicht die Suche der eigenen Schule mithilfe der Postleitzahl. In einer Drop-Down-Liste werden alle Schulen in einem Postleitzahlbezirk angezeigt, die in der Datenbank registriert sind: Automatisch registriert sind dort alle Schulen, die am letzten Wettbewerb (2014/15) teilgenommen haben. Wenn die eigene Schule angezeigt wird, diese einfach auswählen. Die Adressdaten werden automatisch übernommen. Nur wenn die eigene Schule nicht angezeigt wird, bitte die Adressdaten der Schule neu eingeben. In den Daten meiner Schule finde ich einen Fehler was soll ich tun? Wenn Fehler in den eigenen Schuldaten auffallen, bitten wir um einen Hinweis auf die korrekten Schuldaten per E-Mail an kontakt@gw-einreichen.de. 2
In der Liste»Schulart«finde ich nicht die korrekte Bezeichnung meiner Schulart was soll ich tun? Bitte informieren Sie uns per E-Mail an kontakt@gw-einreichen.de über die richtige Schulart. Ich besuche die Kursstufe meines Gymnasiums (Einführungsstufe E1, Qualifizierungsphase Q2 o.ä.). Welche Klassenstufe soll ich eintragen? Bitte übersetzen Sie die Stufenbezeichnung ins Zahlensystem. Entspricht Ihre Stufe beispielsweise der 11. Jahrgangsstufe oder Klasse, so ist die Zahl 11 anzugeben. Ich bin Berufsschüler und im ersten Lehrjahr. Welche Klassenstufe soll ich eintragen? Bitte übersetzen Sie Ihre Schulkarriere in das Zahlensystem. Wenn das erste Lehrjahr z.b. an Ihren Realschulabschluss (MSA, MBA, Mittlere Reife o.ä.) nach der 10. Klasse anschließt, geben Sie bitte die Zahl 11 an. Wenn das erste Lehrjahr beispielsweise an Ihren Hauptschulabschluss (Berufsschulreife) nach der 9. Klasse anschließt, geben Sie bitte die Zahl 10 an. Wie kann ich meinen Tutor eingeben? Die Online-Datenbank ermöglicht die Suche des eigenen Tutors durch Eingabe der ersten sechs Buchstaben des Nachnamens. In einer Drop-Down-Liste werden die Namen aller Tutoren angezeigt, die in der Datenbank registriert sind die Liste umfasst Tutoren, die im letzten Wettbewerb (2014/15) mitgewirkt haben. Die Adressdaten der Tutoren sind anonymisiert und für Nutzer nicht einsehbar. Wenn der gesuchte Tutor nicht angezeigt wird oder Sie sich nicht sicher sind, bitte»neueintrag«in der Drop-Down-Liste auswählen und die Daten des Tutors neu eingeben. Wie kann ich überprüfen, ob alle von mir gespeicherten Daten richtig sind? Über die Option»Datenübersicht als PDF«in der Navigationsleiste kann eine PDF-Datei mit allen bisher gemachten Angaben erstellt werden. Zusätzlich wird nach Einreichung des Beitrags eine E-Mail mit diesem Daten-PDF automatisch an den Ansprechpartner des Beitrags und den soweit angegeben ersten Tutor gesendet. Anhand dieser PDF-Dokumente kann die Richtigkeit aller Angaben überprüft werden. Sollten Sie nach der endgültigen Einreichung noch Fehler feststellen, senden Sie uns bitte eine E-Mail unter Angabe Ihrer Beitragsnummer und mit den nötigen Korrekturen an kontakt@gw-einreichen.de. 3
UPLOAD UND BEITRAG EINREICHEN In welchem Dateiformat soll ich meinen Beitrag hochladen? Schriftliche Wettbewerbsbeiträge sollen als PDF-Dokument mit einer maximalen Dateigröße von 30 MB hochgeladen werden. Auch Video-, Audio und Multimediadateien können in die Datenbank hochgeladen werden, sofern sie nicht größer als 30 MB sind. Bitte achten Sie darauf, dass die Dateien in einem gebräuchlichen Format abgespeichert sind und sich ohne Installation weiterer Programme öffnen und abspielen lassen. Filme und Audiodateien sollten als eine Datei abgespeichert werden. Wie erstelle ich ein PDF-Dokument? Die meisten Textverarbeitungsprogramme (z.b. Word, Pages u.a.) bieten unter dem Menüpunkt»Speichern unter«oder»konvertieren als«eine Umwandlung in PDF-Dokumente an. Daneben gibt es im Internet kostenlos erhältliche Hilfsprogramme, mit denen PDF-Dokumente sehr leicht erstellt werden können. Ein PDF-Dokument kann mit diesen Hilfsprogrammen in der Regel über den Menüpunkt»Drucken«im jeweiligen Textverarbeitungsprogramm erstellt werden. Hier kann man nach der Installation des Hilfsprogramms den Druck einer PDF-Datei auswählen. Wie kann ich Dateien in der Datenbank speichern oder entfernen? Das Hochladen einer Datei speichert noch nicht Ihren Beitrag in der Datenbank. Um ihn in der Datenbank zu sichern, müssen Sie den Button»speichern«klicken. Vielleicht haben Sie die falsche Datei hochgeladen, oder wollen noch etwas in Ihrer Arbeit korrigieren? In diesem Fall können Sie bereits gespeicherte Dateien löschen und durch die korrekte Version ersetzen. Erst wenn Sie (unter Schritt 8) auf den Button»Beitrag einreichen«klicken, ist Ihre Arbeit eingereicht. Wichtig: Danach sind keine Korrekturen mehr möglich! Meine Beitragsdatei überschreitet die Maximalgröße von 30 MB was soll ich tun? Zunächst sollten Sie versuchen, die Dateigröße von Abbildungen wie Fotos, Quellen, Zeichnungen usw. zu reduzieren, bevor Sie sie im Textdokument einbetten. In aller Regel ist es ausreichend, wenn eine Abbildung im A4-Format eine eigene Dateigröße von weniger als 1 MB aufweist. Die Umwandlung der Textdatei in ein PDF-Dokument verkleinert in der Regel die Größe der Datei. Sollte die Datei anschließend immer noch größer als 30 MB sein und der Upload des Beitrags nicht funktionieren, können Sie den Beitrag als digitale Kopie auf einer DVD/CD-ROM oder einem USB-Stick per Post einreichen! Gleiches gilt für Filme und andere Mediendateien, die zu groß für die Datenbank sind. Auch wenn Sie einen Beitrag per Post einreichen, ist die Eingabe der Beitrags- und Kontaktdaten in der Datenbank wichtig siehe hierzu»wie reiche ich einen Beitrag per Post ein?«. 4
Wie reiche ich einen Beitrag per Post ein? Erstens: Geben Sie alle Daten zu Teilnehmern, Tutoren und zum Beitrag unter www.gweinreichen.de ein und markieren Sie im Menüpunkt»Dateiupload«(Schritt 7), dass Ihr Beitrag per Post zugeschickt wird. Nach Abschluss des Einreichungs-Vorgangs (Schritt 8) erhalten Sie eine Bestätigungsmail mit dem Datenblatt im PDF-Format. Zweitens: Wenn Ihr Beitrag digital vorliegt, jedoch das Limit von 30 MB übersteigt, speichern Sie diesen auf einer DVD/CD-ROM oder einem USB-Stick. Wenn Sie einen kreativen Beitrag einreichen möchten, verpacken Sie diesen bitte sicher. Legen Sie das PDF, das Sie mit Ihrer Bestätigungsmail erhalten haben, Ihrer Postsendung bitte ausgedruckt bei das ist deswegen wichtig, weil Ihr Beitrag nur so eindeutig zugeordnet werden kann. Senden Sie Ihren Beitrag anschließend an folgende Adresse: Körber-Stiftung, Geschichtswettbewerb des Bundespräsidenten, Kehrwieder 12, 20457 Hamburg. Wie erfahre ich, dass mein Beitrag wirklich eingereicht ist? Wenn Sie Ihren Beitrag über den Button»Beitrag einreichen«abschließend eingereicht haben, wird eine automatische E-Mail mit allen eingegebenen Daten und einer eindeutigen Beitragsnummer an den Ansprechpartner und soweit angegeben an den ersten Tutor des Beitrags gesendet. Sollten Sie am Tag der Einreichung keine solche E-Mail erhalten haben, prüfen Sie bitte, ob sie in einem Spamfilter»hängengeblieben«ist. Falls Sie keine E-Mail erhalten haben, wenden Sie sich per E-Mail an kontakt@gw-einreichen.de. 5
DATENSCHUTZ UND DATENSICHERHEIT Was passiert mit meinen Daten? Die Erhebung, Verarbeitung und Nutzung sämtlicher personenbezogener Daten erfolgt grundsätzlich nach den Vorschriften des Bundesdatenschutzgesetzes. Abgefragt und gespeichert werden nur Daten, die für die Durchführung des Wettbewerbs notwendig sind. Mit der Einreichung eines Beitrages zum Geschichtswettbewerb müssen Sie sich mit den Teilnahmebedingungen und den darin enthaltenen Ausführungen zum Datenschutz einverstanden erklären. Wo kann ich die Datenschutzhinweise und Teilnahmebedingungen einsehen? Im Menüpunkt»Beitrag einreichen«haben Sie die Möglichkeit, die ausführlichen Teilnahmebedingungen und Datenschutzhinweise nachzulesen. An dieser Stelle müssen Sie sich mit diesen einverstanden erklären. Die Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft per E- Mail an gw@koerber-stiftung.de widerrufen. Ein Widerruf, der sich (auch) auf die Angaben zu Name, Alter, Wohnort, Schule/Ausbildungsstätte oder Bundesland bezieht, wird jedoch zum Ausschluss vom Wettbewerb führen. Wie sicher sind meine Daten? Beim Umgang mit allen Wettbewerbsdaten ist die Körber-Stiftung um größtmögliche Sorgfalt bemüht. Die Datenübertragung erfolgt grundsätzlich verschlüsselt. Alle Daten werden somit zusätzlich geschützt. Kontakt Bei Fragen oder Problemen im Umgang mit der Wettbewerbsdatenbank wenden Sie sich bitte an die Geschäftsstelle des Geschichtswettbewerbs. E-Mail: kontakt@gw-einreichen.de Telefon: 040 80 81 92 145 6