Sage Start Dateiablage Anleitung Ab Version 2015 09.10.2014
Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis 2 1.0 Einleitung 3 1.1 Module mit Dateiablage 3 1.2 Allgemeine Informationen 3 1.2.1 Löschen von Datensätzen 4 1.2.2 Datensatz duplizieren 4 1.2.3 Belegfluss 4 1.2.4 Treuhänder-Datenaustausch 4 2.0 Einrichtung 5 2.1 Vorbereitung 5 2.2 Einrichtungsdialog 5 2.3 Dropbox einrichten 6 2.4 Lokal einrichten 10 2.5 Dateiablage wechseln 12 3.0 Dateiablage 13 3.1 Datei hinterlegen 14 3.2 Datei öffnen 14 3.3 Datei bearbeiten 14 3.4 Speichern unter 14 3.5 Datei löschen 15 4.0 Bereinigungstool 16 4.1 Funktionen 17 4.1.1 Öffnen 17 4.1.2 Speichern unter 17 4.1.3 Löschen 17 4.1.4 Papierkorb leeren 17 5.0 Ordnerstruktur 18 6.0 Sicherung 19 Anleitung Dateiablage Seite 2 von 19
1.0 Einleitung Viele Aufgaben, die mit einer Business-Software erledigt werden, hängen mit gerade so vielen Informationen aus dem Tagesgeschäft zusammen. Beispielsweise gehört zu einer Finanzbuchung ein entsprechender Beleg oder zu einer Bestellung eine entsprechende Offerte. Meist sind die Informationen in einem Ordner abgelegt. Mit der Dateiablage wird die Möglichkeit geboten, eine externe Datei mit den applikationsinternen Daten zu verknüpfen und zu einem späteren Zeitpunkt wieder zu öffnen. Die externen Dateien können auf einem Onlinespeicher oder auf ein lokales Verzeichnis gespeichert werden. 1.1 Module mit Dateiablage Finanzbuchhaltung Buchungen Konten Debi/Faktura Kunden Kundendokument Artikel Artikel Manuelle Lagerbuchungen Inventur Kredi/Einkauf Lieferant Lieferantendokument Lohn Mitarbeiter Lohnlauf Leistung Projekt 1.2 Allgemeine Informationen Die externen Dateien werden nicht im Sage Start abgelegt. Es wird nur der Link zum Dokument gespeichert. Die Dateien werden über HTTPS (verschlüsselt) in den Onlinespeicher übertragen. Maximale Dateigrösse bei Upload in ein Onlinespeicher: 150 MB Jeglicher Eingriff ausserhalb von Sage Start auf die Dokumente in der Dateiablage kann beim späteren Öffnen mit Sage Start ein Fehler verursachen. Anleitung Dateiablage Seite 3 von 19
1.2.1 Löschen von Datensätzen Wird ein Datensatz (Buchung) gelöscht, werden seine verlinkten Dateien in der Dateiablage als gelöscht markiert. Wird ein Datensatz (Buchung) mit angehängten Dateien in den Papierkorb verschoben und wieder hergestellt, sind die angehängten Dateien nicht mehr mit der Buchung verlinkt. Sie sind als gelöscht markiert. 1.2.2 Datensatz duplizieren Die verlinkten Dateien in der Dateiablage werden beim Duplizieren berücksichtigt. 1.2.3 Belegfluss Die verlinkten Dateien in der Dateiablage werden beim Übergeben von Dokumenten nicht mitgenommen. 1.2.4 Treuhänder-Datenaustausch Beim Treuhänder-Datenaustausch wird die Dateiablage nicht berücksichtigt. Der Treuhänder hat keine Einsicht auf die hinterlegten Dateien. Wird eine Buchung vom Treuhänder gelöscht, so werden die verlinkten Dateien in der Dateiablage nach dem Austausch Treuhänder <-> Kunde als gelöscht markiert. Anleitung Dateiablage Seite 4 von 19
2.0 Einrichtung 2.1 Vorbereitung Dropbox Damit Sie die Dateiablage mit dem Onlinespeicher Dropbox nutzen können, benötigen Sie einen Dropbox-Account. Falls Sie über keinen Dropbox-Account verfügen, können Sie sich unter http://www.dropbox.com einen Account anlegen. Lokal Der Zugriff auf das Verzeichnis wird über die Windows-Berechtigungen geregelt. Bei mehreren Benutzern empfehlen wir, die Zugriffs-Berechtigungen auf dem Verzeichnis einzurichten. 2.2 Einrichtungsdialog Um eine Dateiablage einzurichten, öffnen Sie den Einrichtungsdialog unter: Stammdaten / Stammdaten verwalten / Allgemein / Dateiablage Bild: Aufruf Einrichtungsdialog Dateiablage 1 oder Stammdaten / Allgemein / Dateiablage Anleitung Dateiablage Seite 5 von 19
Bild: Aufruf Einrichtungsdialog Dateiablage 2 Die Dateiablage kann für den Onlinespeicher Dropbox oder für ein lokales Verzeichnis eingerichtet werden. Bild: Verwaltung Dateiablage 2.3 Dropbox einrichten Um eine Ablage für den Onlinespeicher Dropbox einzurichten, klicken Sie auf den Button Einrichten unterhalb von Dropbox. Der Einrichtungsvorgang wird gestartet. Anleitung Dateiablage Seite 6 von 19
Bild: Dropbox einrichten Schritt 1 Klicken Sie auf den Button Anmelden, um sich mit ihrem Account anzumelden. Bild: Dropbox-Anmeldung Schritt 1 Schritt 2 Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten bei Dropbox an. Anleitung Dateiablage Seite 7 von 19
Bild: Dropbox-Anmeldung Schritt 2 Schritt 3 Klicken Sie auf die Option Zulassen, damit Sage Start auf Ihren Dropbox-Account zugreifen kann. Bild: Dropbox-Anmeldung Schritt 3 Anleitung Dateiablage Seite 8 von 19
Schritt 4 Schliessen Sie das Bestätigungsfenster. Bild: Dropbox-Anmeldung Schritt 4 Schritt 5 Bestätigen Sie den Zugriff von Sage Start auf Ihren Dropbox-Account. Bild: Dropbox-Anmeldung Schritt 5 Nun ist Ihre Dateiablage für den Onlinespeicher Dropbox eingerichtet. Anleitung Dateiablage Seite 9 von 19
Bild: Dropbox aktiv 2.4 Lokal einrichten Um eine Ablage für ein lokales Verzeichnis einzurichten, klicken Sie auf den Button Einrichten unterhalb von Lokal. Der Einrichtungsvorgang wird gestartet. Bild: Lokal einrichten Geben Sie das Verzeichnis für die Dateiablage an und betätigen Sie mit OK, um den Einrichtungsvorgang zu beenden. Anleitung Dateiablage Seite 10 von 19
Bild: Lokal Pfadeingabe Die lokale Dateiablage ist nun eingerichtet. Bild: Lokal aktiv Anleitung Dateiablage Seite 11 von 19
2.5 Dateiablage wechseln Um die bestehende Ablage durch eine neue Ablage zu ersetzen, öffnen Sie den Einrichtungsdialog der Dateiablage unter: Stammdaten / Allgemein / Dateiablage. Bild: Aufruf Einrichtungsdialog Dateiablage 1 Wählen Sie danach die Art der Dateiablage (lokal oder online). Befolgen Sie anschliessend die Anweisungen während des Einrichtungsvorganges. Nachdem Sie die neue Dateiablage eingerichtet haben, müssen Sie die gesamte Verzeichnisstruktur der alten Dateiablage in den Speicherort der neuen Dateiablage kopieren. Diesen Vorgang müssen Sie nur bei einem Wechsel der Dateiablage vornehmen. Falls sie von einem Onlinespeicher in ein lokales Verzeichnis wechseln, sollten Sie zuvor die Windows-Zugriffrechte entsprechend anpassen. Anleitung Dateiablage Seite 12 von 19
3.0 Dateiablage Dokumente können nur zu einem bestehenden Datensatz hinterlegt werden. Ein neuer Datensatz muss deshalb zuerst gespeichert sein, bevor eine Datei hinterlegt wird. Zu einem Datensatz können mehrere Dokumente hinterlegt werden. Die Dateiablage wird über die Funktion Ablage öffnen in der Ribbon-Gruppe Ablage geöffnet. Ist die Dateiablage noch nicht konfiguriert, können Sie über einen Hilfsdialog, der automatisch eingeblendet wird, den Einrichtungsdialog der Ablage öffnen. Unterhalb des Icons Ablage öffnen wird in Klammern (im Bild gelb markiert) die Anzahl der abgelegten Dokumente angezeigt. Bild: Aufruf Dateiablage Die Dateiablage in einem lokalen oder einem Onlinespeicher unterscheidet sich durch die Funktionen Bearbeiten und Öffnen. Die beiden Funktionen werden in den entsprechenden Kapiteln beschrieben. Bild: Dateiablage lokal Anleitung Dateiablage Seite 13 von 19
Bild: Dateiablage Onlinespeicher 3.1 Datei hinterlegen Im Dialog Dateiablage werden die Dateien über die Funktion Hinzufügen in die Dateiablage kopiert. Es können nicht mehrere Dateien auf einmal kopiert werden. Beim Hinzufügen der Datei in die Dateiablage werden folgende Informationen mitgespeichert: Zeitstempel (wann die Datei der Ablage hinzugefügt worden ist) Dokumentpfad (relativer Pfad auf der Dateiablage) Benutzer Dropbox: Beachten Sie, dass die zu übertragende Datei auf 150 MB begrenzt ist. 3.2 Datei öffnen Diese Funktion steht nur für die Online-Dateiablage (Dropbox) zur Verfügung. Mit dieser Funktion öffnen Sie eine Kopie der Originaldatei in der Dateiablage. 3.3 Datei bearbeiten Diese Funktion steht nur für die lokale Dateiablage zur Verfügung. Mit dieser Funktion können Sie die Originaldatei in der lokalen Dateiablage öffnen und bearbeiten. Falls Sie eine Datei im Onlinespeicher bearbeiten möchten, müssen Sie die entsprechende Datei über die Funktion Speichern unter auf Ihren Rechner herunterladen und nach der Bearbeitung wieder über Hinzufügen in die Dateiablage hochladen. 3.4 Speichern unter Mit der Funktion Speichern unter können Sie eine Kopie der Originaldatei der Dateiablage auf ihren Rechner speichern. Anleitung Dateiablage Seite 14 von 19
3.5 Datei löschen Die Dateien auf der Dateiablage werden nicht von der Dateiablage gelöscht. Sie werden als gelöscht markiert. Um das Dokument definitiv zu löschen, muss eine Bereinigung durchgeführt werden. Dies funktioniert im Prinzip ähnlich wie die Papierkorb-Funktion im Windows. Achtung: Als gelöscht markierte Dateien können nicht wiederhergestellt werden. Die als gelöscht markierten Dateien können Sie mit dem Bereinigungstool der Dateiablage endgültig löschen. Anleitung Dateiablage Seite 15 von 19
4.0 Bereinigungstool Das Bereinigungstool Dateiablage bereinigen bietet Ihnen folgende Möglichkeiten: Übersicht über alle Dateien in der Dateiablage Entfernen von Dateien (unwiderruflich) Dateien von der Online-Dateiablage auf den lokalen Rechner herunterladen Bild: Bereinigungstool Das Bereinigungstool können Sie über die Funktion Dateiablage bereinigen im Einrichtungsdialog öffnen. Bild: Aufruf Bereinigungstool Anleitung Dateiablage Seite 16 von 19
4.1 Funktionen Bild: Bereinigungstool Funktionen 4.1.1 Öffnen Onlinespeicher Bei einer Dateiablage im Onlinespeicher öffnen Sie die Kopie der Originaldatei für die Voransicht. Lokal Bei einer lokalen Dateiablage öffnen Sie die Originaldatei für die Voransicht. 4.1.2 Speichern unter Mit dieser Funktion können Sie die von Ihnen selektierten Dateien aus der Dateiablage auf Ihren Rechner herunterladen. 4.1.3 Löschen Mit der Löschfunktion entfernen Sie die selektierten Dateien unwiderruflich aus der Ablage. Filterfunktion Alle Aktive Papierkorb Sämtliche Dateien der Dateiablage werden aufgelistet Die als gelöscht markierten Dateien werden nicht aufgelistet Nur die als gelöscht markierten Dateien werden aufgelistet 4.1.4 Papierkorb leeren Sämtliche Dateien, die als gelöscht markiert sind, werden unwiderruflich aus der Dateiablage gelöscht. Anleitung Dateiablage Seite 17 von 19
5.0 Ordnerstruktur Die Verzeichnisstruktur wird automatisch beim erstmaligen Einrichten der Dateiablage von der Applikation erstellt. Es wird pro Modul ein Unterverzeichnis für die Dateiablage erstellt. Diese Unterverzeichnisse werden pro Dossier angelegt. Das Dossier-Verzeichnis wird wiederum in das Stammverzeichnis SageFiles abgelegt. So wird sichergestellt, dass die abgelegten Dokumente pro Dossier voneinander getrennt sind. Diese Verzeichnisstruktur gilt für die lokale sowie für die Onlinespeicher-Ablage. Wird ein Dokument mit einer Finanzbuchung oder mit einem Konto verknüpft, so wird dieses im Verzeichnis Finance abgelegt. Bild: Ordnerstruktur Anleitung Dateiablage Seite 18 von 19
6.0 Sicherung Wir empfehlen Ihnen, die Sicherung der Dateiablage separat vorzunehmen. Die Dateien in der Dateiablage werden im Sicherungsprozess von Sage Start nicht miteinbezogen. Anleitung Dateiablage Seite 19 von 19