Projektmanagement im Einkauf

Kerstin Hillberg Projektmanagement im Einkauf Praxisleitfaden mit Checklisten und Beispielen

Projektmanagement im Einkauf

Kerstin Hillberg Projektmanagement im Einkauf Praxisleitfaden mit Checklisten und Beispielen

Kerstin Hillberg Berlin, Deutschland ISBN 978-3-658-12220-1 ISBN 978-3-658-12221-8 (ebook) DOI 10.1007/978-3-658-12221-8 Die Deutsche Nationalbibliothek verzeichnet diese Publikation in der Deutschen Nationalbibliografie; detaillierte bibliografische Daten sind im Internet über http://dnb.d-nb.de abrufbar. Springer Gabler Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2017 Das Werk einschließlich aller seiner Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung, die nicht ausdrücklich vom Urheberrechtsgesetz zugelassen ist, bedarf der vorherigen Zustimmung des Verlags. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Bearbeitungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die Wiedergabe von Gebrauchsnamen, Handelsnamen, Warenbezeichnungen usw. in diesem Werk berechtigt auch ohne besondere Kennzeichnung nicht zu der Annahme, dass solche Namen im Sinne der Warenzeichen- und Markenschutz-Gesetzgebung als frei zu betrachten wären und daher von jedermann benutzt werden dürften. Der Verlag, die Autoren und die Herausgeber gehen davon aus, dass die Angaben und Informationen in diesem Werk zum Zeitpunkt der Veröffentlichung vollständig und korrekt sind. Weder der Verlag noch die Autoren oder die Herausgeber übernehmen, ausdrücklich oder implizit, Gewähr für den Inhalt des Werkes, etwaige Fehler oder Äußerungen. Der Verlag bleibt im Hinblick auf geografische Zuordnungen und Gebietsbezeichnungen in veröffentlichten Karten und Institutionsadressen neutral. Gedruckt auf säurefreiem und chlorfrei gebleichtem Papier Springer Gabler ist Teil von Springer Nature Die eingetragene Gesellschaft ist Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH Die Anschrift der Gesellschaft ist: Abraham-Lincoln-Str. 46, 65189 Wiesbaden, Germany

Inhaltsverzeichnis 1 Warum dieses Buch?... 9 2 Projektmanagement Was ist das eigentlich?... 11 3 Entwicklung der Anforderungen im Einkauf und die Notwendigkeit von Projektmanagement... 21 3.1 Die Rolle des Einkaufs im Unternehmen... 21 3.2 Aktuelle Anforderungen an die Rolle des Einkäufers... 24 4 Voraussetzungen für Projektarbeit im Einkauf... 27 4.1 Wodurch werden Projekte gekennzeichnet, oder wann machen Projekte Sinn?... 29 4.2 Phasen im Projektlebenszyklus... 30 4.3 Standardisierung in den Phasen... 33 5 Die 8 Schritte im Projektmanagement... 39 5.1 Projektantrag... 42 5.2 Mind-Map... 47 5.3 Zielplanung... 49 5.3.1 Wie wird das Projektziel beschrieben?... 53 5.3.2 SMART-Regel... 54 5.3.3 Definition, Begriffserklärung und SMART-Beispiel... 55 5.3.4 Meilensteine... 56 5.3.5 Meilensteintrendanalyse... 58 5.4 Projektstrukturplan (PSP)... 59 5.4.1 Funktionsorientierte Gliederung... 61 5.4.2 Objektorientierte Gliederung... 62 5.4.3 Phasenorientierte Gliederung... 63 5.4.4 Arbeitspaket... 66 5.5 Terminplanung... 67 5.5.1 Analoge Abschätzung... 68 5.5.2 Bottom-up-Schätzung... 69 5.5.3 Activitiy Sequencing oder das Festlegen von Arbeitsfolgen... 70

6 Inhaltsverzeichnis 5.5.4 Terminplan als Beispiel-Berechnung von zehn Arbeitspaketen mit progressiver und retrograder Kalkulation... 71 5.5.5 Gantt-Diagramm... 73 5.5.6 Netzplan oder PERT... 74 5.5.7 Rahmenbedingungen beachten... 75 5.6 Kostenplanung... 77 5.7 Projektorganisation... 79 5.7.1 Wann und wie werden die Themen umgesetzt?... 82 5.7.2 Das Team und die Rollen im Projekt... 83 5.7.3 RACI (Verantwortlichkeits-)-Matrix... 87 5.7.4 Stakeholderanalyse... 88 5.8 Risikomanagement... 90 5.8.1 Quantifizierung benannter Risiken... 93 5.8.2 Möglichkeiten, auf Risiken zu reagieren... 95 5.9 Beispiel eines Musterprojektes... 96 5.9.1 Projektantrag... 97 5.9.2 Projektbeispiel Mind-Map... 99 5.9.3 Projektbeispiel Zielplanung... 99 5.9.4 Projektbeispiel Projektstrukturplan... 101 5.9.5 Projektbeispiel Terminplan... 103 5.9.6 Musterprojekt Kostenplan... 105 5.9.7 Musterprojekt Projektorganisation und Stakeholderanalyse... 105 5.9.8 Risikomanagement... 108 6 Führung im Projekt... 111 6.1 Was ist Führung?... 111 6.1.1 Delegieren, aber richtig... 121 6.2 Kick-off als Instrument... 123 6.2.1 Checkliste möglicher Inhalte und Ziele des Kick-offs... 123 6.2.2 Checkliste zur Vorbereitung eines Kick-offs... 124 6.3 Motivation... 125 7 Was macht Teamarbeit erfolgreich?... 131 7.1 Der Projektleiter und die menschliche Seite... 131 7.2 Teamentwicklungsphasen nach Tuckman... 134 7.3 Die Präsentation und was dazu gehört... 138

Inhaltsverzeichnis 7 8 Projektherausforderung im internationalen Umfeld Why culture counts... 140 9 Steuerung von Projekten... 145 9.1 Steuerung des Projektes Kosten- und Terminplan... 148 9.2 Kostensteuerung... 148 9.3 Meilensteintrend- und Kostentrendanalyse als Werkzeug zur Früherkennung von Abweichungen... 150 10 Kommunikation im Projekt und Austausch von Informationen... 155 10.1 Austausch von Informationen... 155 10.2 Auswahl der Kommunikationsmethode... 157 10.3 Besprechung... 158 10.3.1 Vorbereitung... 160 10.3.2 Durchführung... 160 10.3.3 Nachbereitung... 161 10.4 Das Ding mit der persönlichen Distanzzone!... 162 10.5 Das Telefon als Medium... 163 10.6 Fragen und Hinterfragen, aber richtig... 164 10.7 Feedback geben Feedback nehmen, was heißt das genau?... 165 Literatur... 168

1 Warum dieses Buch? Zwischen Wunsch und Wirklichkeit liegt die Tat! Viel wurde bereits über Projektmanagement und Einkauf geschrieben. Warum nun dieses Buch? Mit diesem Buch möchte ich nicht nur meinen Seminarteilnehmern, sondern auch den Lesern ein einfaches Werkzeug an die Hand geben, welches sie unterstützen soll, die Herausforderungen der Projekte im Einkauf leichter zu meistern einen roten Faden und einen Werkzeugkasten für den Alltag. Eine Toolbox, auf die in der Hektik des Alltagsgeschäftes immer wieder zurückgegriffen werden kann. Aus meiner 30-jährigen Erfahrung im Projektgeschäft, basierend auf den nationalen und internationalen Standards des Projektmanagements, sind hier die für mich wichtigsten acht Schritte beschrieben, ohne die es keine Transparenz gibt und damit auch keine Führung im Projekt möglich ist. Je nach Projektart und Umfang können die Schritte in Ausmaß und Tiefe angepasst werden. In einfacher Reihenfolge geplant und dokumentiert, als Basisplan verankert, ermöglichen sie es mir, Transparenz, schnelle Kommunikation und damit auch eine schnelle Reaktionsgeschwindigkeit in meinem Projekt zu erreichen. Lange war der Einkauf Dienstleister im Unternehmen. Heute nimmt er eine strategische Rolle ein. Bei immer stärker werdendem Kostendruck und hoher Geschwindigkeit ist das Projektmanagement nicht mehr wegzudenken. Die Einsparungen im Einkauf liegen schon lange nicht mehr allein in einer gut geführten Verhandlung. Schlagworte wie Total Cost of Ownership, Supply Chain Management, Zentralisierung und Einsparungen durch technologische Anpassungen setzen die Integration vieler Schnittstellen und ein sauber aufgesetztes Prozessmanagement voraus. Die Anforderungen können nur noch bewältigt werden, wenn ein gutes Projektmanagement implementiert ist. So ist dieses Buch entstanden mit dem Ziel, Projektmanagern in Einkaufsprojekten Hilfestellung für die tägliche Praxis zu geben. Anregungen, Checklisten und Beispielprojekte sollen dabei helfen, den Werkzeugkasten für die tägliche Arbeit zu erweitern. Die Theorie ist das eine, die Herausforderung im Alltag das andere. Dieses Buch soll darin unterstützen, die Schnittstelle zwischen beiden ein wenig anschaulicher zu gestalten, und neue Anregungen und Sichtweisen für den Arbeitsalltag geben. Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2017 K. Hillberg, Projektmanagement im Einkauf, DOI 10.1007/978-3-658-12221-8_1

2 Projektmanagement Was ist das eigentlich? In der Theorie ist Projektmanagement eine Methode, mit der Projekte initiiert, geplant, gesteuert, kontrolliert und abgeschlossen werden. Aber schauen wir uns die Theorie einmal an, unzählige Bücher und Ausführungen wurden dazu geschrieben. In 30 Minuten kann man sich die Theorie im Internet herunterladen. Kein Problem und schnell zu verstehen: Einen Leistungsumfang vereinbaren, Kosten und Termine festlegen. Das ist alles. Doch dann kommt das Problem, die Theorie in die Praxis umzusetzen. Und ganz plötzlich entstehen Aufgaben und Herausforderungen, an die man überhaupt nicht gedacht hat. Viel mehr gehört zum Projektmanagement als eigentlich angedacht. Fangen wir doch einmal mit ein paar einfachen Fragen an. Was ist in meinem Unternehmen ein Projekt? Was wollen wir im Einkauf als Projekt definieren? Wer trifft im Projekt welche Entscheidungen? Wie sind die entsprechenden Rollen mit Aufgaben, Verantwortung und Entscheiderkompetenz definiert? So klar beschrieben ist dann bereits nach diesen wenigen Fragen doch gar nicht mehr, was ein Projekt ist. Erst einmal steht überall, ein Projekt hat einen klaren Anfang und ein klares Ende. Und ist einmalig. Sofort kommt mir der Gedanke: Wenn ich morgen früh einen Kaffee kochen möchte, hat das Projekt auch einen klaren Anfang und ein klares Ende. Es gibt ein Risiko und auch die Herausforderung, dass der Kaffee dabei noch gut werden soll. Aber ist das dann auch gleich ein Projekt und wer entscheidet das? Ein Projekt ist erst einmal nichts anderes als eine große Aufgabe, die in Form einer Sonderorganisation, der Projektorganisation, strukturiert, geplant und gesteuert wird. Mit einem vorgegebenen Termin und Kostenrahmen sowie einer (hoffentlich) abgestimmten Qualität. Springer Fachmedien Wiesbaden GmbH 2017 K. Hillberg, Projektmanagement im Einkauf, DOI 10.1007/978-3-658-12221-8_2

12 Projektmanagement Was ist das eigentlich? Allerdings ist hier Qualität nicht gleichzusetzen mit schöner, größer und besser, sondern Termin, Kosten und vereinbarter Leistungsumfang gehören zusammen zusammengefasst in dem sogenannten Magischen Dreieck (vgl. Abbildung 4.1). Projektmanagement ist eine Sonderorganisation, die parallel zur bestehenden Linie existiert. Das heißt auch, dass die Rollen, die zu dieser Organisation gehören, klar beschrieben sein müssen. Wann immer ich die Rolle als Projektleiter übernehme, sind die folgenden Fragen zu beantworten: Für welchen Umfang des Projektes bin ich verantwortlich? Was ist meine Aufgabe? Was darf ich im Rahmen des Projektes entscheiden? Meinen ersten Job nach dem Studium hatte ich bei einem großen Automobilhersteller in Süddeutschland. Ich war Sachbearbeiter in der Fertigungsplanung für die Innenmontage. Die Aufgaben wurden noch in einer reinen Linienorganisation abgearbeitet. Entscheidungen wurden über die klassischen Hierarchiestufen getroffen. Die Rollen und Verantwortlichkeiten waren in der Linie klar umrissen (vgl. Abbildung 2.1). Abbildung 2.1 Beispiel Hierarchiestufen