BeamYourScreen Gebrauchsanleitung

BeamYourScreen Gebrauchsanleitung BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 1

Inhalt Registrierung 3 Download & Installation 3 Sitzungsstart 4 Teilnahme 5 Funktionen 7 Übertragung unterbrechen 7 Whiteboard 7 Präsentator wechseln 8 Fernsteuerung 9 Dateiübertragung 10 Sitzung zuschließen 11 Applikationsauswahl 12 Aufzeichnung 13 Windows Benutzerwechsel 13 Sitzungsplaner 14 Sitzungsende 17 Einstellungen 18 Optionen 18 Starteinstellungen 20 Verbindung 21 Support 22 HTML Sitzungslogin 23 Automatische Wiederverbindung 23 Kontoverwaltung 24 Support 24 BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 2

Registrierung BeamYourScreen ist eine einfache Software zur schnellen Übertragung Ihres Bildschirms. Ihre Gesprächspartner können an Sitzungen ohne Registrierung teilnehmen. Um eine Sitzung zu starten, müssen Sie sich vorher registrieren. Gehen Sie dazu bitte auf www.beamyourscreen.com, klicken auf Testzugang und füllen das Formular aus. Die Zugangsdaten benötigen Sie später zum Start einer Sitzung und zum Login in die Kontoverwaltung. Download & Installation Um die Software zu installieren, gehen Sie bitte auf www.beamyourscreen.com, klicken auf den Menüpunkt Download und dann auf den Download-Link. Ein Sicherheitsfenster erscheint und fragt: Möchten Sie diese Datei speichern oder ausführen? Klicken Sie auf Ausführen die Installation von BeamYourScreen beginnt dann automatisch. Nach der Installation erscheint das Symbol in der Systemablage in der rechten unteren Ecke Ihres Bildschirms. Klicken Sie auf das Symbol, dann auf Einstellungen. Geben Sie auf der Registerkarte Konto Ihren Benutzernamen, Ihr Passwort und Ihren Namen ein. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 3

BeamYourScreen wird automatisch gestartet sobald Sie Ihren Computer einschalten und ist somit die ganze Zeit im Hintergrund verfügbar. Sitzungsstart Um eine Sitzung zu starten, klicken Sie auf das Symbol und wählen Sitzung starten. Nach dem Start einer Sitzung, erscheint ein Fenster mit den Sitzungsdaten. Dort sehen Sie die Sitzungsnummer und das Sitzungspasswort (sofern Sie vorher ein Sitzungspasswort festgelegt haben). BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 4

Sie sehen ebenfalls, wie viele Teilnehmer bereits verbunden sind. Aus Sicherheitsgründen endet eine Sitzung automatisch nach 15 Minuten, wenn bis dahin nicht mindestens ein Teilnehmer verbunden ist. Teilnahme Sagen Sie Ihren Gesprächspartnern, dass sie auf www.beam123.com gehen, die Sitzungsnummer und ihren Namen eingeben und auf Teilnehmen klicken sollen. Als Standard Verbindungsart ist das Verbindungsprogramm ausgewählt; alternativ können sich Ihre Gesprächspartner über den HTML Viewer verbinden. Weitere Informationen zum HTML Viewer finden Sie unter dem Punkt HTML Sitzungslogin. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 5

Sofern Sie ein Sitzungspasswort festgelegt haben, ist dieses im nächsten Schritt von Ihren Gesprächspartnern einzugeben. Sie haben außerdem die Möglichkeit, Teilnehmer per E-Mail einzuladen oder den Sitzungslink bzw. die Sitzungsnummer zu kopieren und zum Beispiel per Sofortnachricht zu verschicken. Mit einem Klick auf BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 6

den Link verbinden sich Ihre Teilnehmer automatisch ohne die Sitzungsnummer und das Passwort eingeben zu müssen. Funktionen Während einer Sitzung können Sie auf das folgende Menü. Symbol in der Systemablage klicken und erhalten das Übertragung unterbrechen Sie können die Übertragung Ihres Bildschirms unterbrechen, um während einer Sitzung vertrauliche Dokumente oder Applikationen zu öffnen. Um die Übertragung zu unterbrechen, klicken Sie auf das Symbol und wählen Übertragung unterbrechen. Um die Übertragung fortzusetzen, klicken Sie wieder auf das Symbol und wählen Übertragung fortsetzen. Whiteboard Das Whiteboard ermöglicht Ihnen, bestimmte Bereiche Ihres Bildschirms hervorzuheben und zum Beispiel Skizzen zur Verdeutlichung von Sachverhalten direkt in Ihrer Präsentation zu machen. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 7

Das Whiteboard wird als separates Programm aus BeamYourScreen gestartet und Sie können direkt mit dem Zeichnen beginnen. Mit Hilfe des Markers können Sie frei zeichnen, radieren, einkreisen und vieles mehr. Das rote Kreuz löscht alle bisherigen Zeichnungen, mit dem Radierer können Sie einzelne Bereiche Ihrer Zeichnung entfernen und mit dem Mauszeiger (oder der rechten Maustaste) können Sie in das eigentlich geöffnete Programm zurückkehren (zum Beispiel um auf eine neue PowerPoint-Folie zu wechseln) ohne das Whiteboard schließen zu müssen. Präsentator wechseln Sie können den Präsentator wechseln, um den Bildschirm eines Teilnehmers zu sehen. Hierzu klicken Sie zuerst auf das Symbol, dann auf Präsentator wechseln und wählen anschließend den Teilnehmer aus, der Präsentator werden soll. Der Teilnehmer wird dann gefragt, ob er Präsentator werden möchte. Erst nach Bestätigung durch den Teilnehmer wird der Bildschirm des Teilnehmers sichtbar. Der Teilnehmer hat über die Applikationsauswahl die Möglichkeit zu steuern, welche Applikationen übertragen werden sollen. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 8

Als Organisator der Sitzung können Sie sich die Präsentationsrechte jederzeit über Präsentator wechseln und Präsentator werden wieder zurückholen oder einen anderen Teilnehmer zum neuen Präsentator ernennen. Grundsätzlich hat der Teilnehmer, der gerade seinen Bildschirm zeigt, ein rotes Symbol und derjenige, der zuschaut, ein grünes Symbol. Fernsteuerung Sie können während einer Sitzung einem Teilnehmer die Fernsteuerung Ihres Computers erlauben oder die Fernsteuerung über den Computer eines Teilnehmers übernehmen. Um den Computer einer Ihrer Teilnehmer fernsteuern zu können muss dieser Präsentator sein. Als Organisator der Sitzung haben Sie dann die Möglichkeit die Fernsteuerung über diesen Teilnehmer PC über die Funktion Fernsteuerung anfordern zu übernehmen. Um die Fernsteuerung Ihres Rechners zu aktivieren, klicken Sie erst auf das Symbol, dann auf Fernsteuerung und wählen den Teilnehmer aus, der die Fernsteuerung erhalten soll. Dieser Teilnehmer hat dann die Möglichkeit, mit seiner Maus und Tastatur Ihren Rechner zu steuern. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 9

Benutzen Sie bitte Ihre Maus und Tastatur nicht, solange Sie die Fernsteuerungsrechte einem anderen Teilnehmer übergeben haben. Um die Fernsteuerung zu deaktivieren, klicken Sie auf das Fernsteuerung abschalten oder nutzen Sie die Tastenkombination Strg+F12. Symbol und dann unter Fernsteuerung auf Dateiübertragung Während einer Sitzung können Sie Dateien an die Teilnehmer übertragen. Hierzu klicken Sie auf das Symbol und wählen Dateiübertragung. Daraufhin öffnet sich das Dateiübertragungsfenster. Auf der rechten Seite sehen Sie alle Teilnehmer der Sitzung und auf der linken Seite die zu übertragenden Dateien. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 10

Mit einem Klick auf den Button Dateien hinzufügen öffnet sich ein Dateiauswahlfenster mit dessen Hilfe die gewünschten Dateien hinzugefügt werden können. Es besteht die Möglichkeit, die Dateien an alle oder nur an ausgewählte Teilnehmer zu schicken. Entfernen Sie einfach das grüne Häkchen in der Box vor dem Namen des jeweiligen Teilnehmers und dieser erhält die betreffende Datei nicht. Nachdem Sie die Datei verschickt haben, bekommen alle Empfänger eine Nachricht, dass sie eine Datei erhalten sollen. Jeder Teilnehmer entscheidet dann selbst, an welchem Ort die Dateien gespeichert werden oder ob der Dateitransfer abgelehnt wird. Sitzung zuschließen Sie können Ihre Sitzung zuschließen, um weitere Personen an der Teilnahme zu hindern. Selbst mit der richtigen Sitzungsnummer kann dann kein weiterer Teilnehmer mehr an der zugeschlossenen Sitzung teilnehmen. Um die Sitzung zuzuschließen, klicken Sie auf das Symbol und wählen Sitzung BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 11

zuschließen. Auf dieselbe Weise schließen Sie die Sitzung auch wieder auf - entfernen Sie einfach das Häkchen im Menü. Applikationsauswahl Die Applikationsauswahl ermöglicht dem Präsentator nur diejenigen Applikationen über BeamYourScreen zu zeigen, die für die Teilnehmer sichtbar sein sollen. Nach Auswahl dieser Funktion öffnet sich das Auswahlfenster mit allen momentan geöffneten Dateien. Die Applikationen mit grünem Häkchen werden übertragen und die ohne Häkchen werden bei den Teilnehmern blau überdeckt. Im Backmonitor rechts neben der Applikationsauswahl können Sie sofort nachvollziehen, was die Teilnehmer sehen können. So stellen Sie sicher, dass nur die Applikationen angezeigt werden, die für Ihre Präsentation wichtig sind. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 12

Der Backmonitor kann über das Menü auch unabhängig von der Applikationsauswahl aufgerufen werden. Aufzeichnung Die Aufzeichnungsfunktion bietet Ihnen die Möglichkeit Ihre komplette Präsentation aufzuzeichnen und zu speichern. Sie starten die Aufzeichnung über das Symbol und wählen dann Aufzeichnung und Starten. Ab diesem Zeitpunkt wird die komplette Sitzung mitgeschnitten. Ein roter Punkt neben dem Menüpunkt Aufzeichnung signalisiert, dass die Aufzeichnung gestartet wurde. Während der Aufzeichnung können Sie diese zeitweise Unterbrechen, ganz Abbrechen und verwerfen oder die Aufzeichnung Beenden und speichern. Die aufgezeichnete Datei wird immer in dem Ordner hinterlegt in dem auch BeamYourScreen gespeichert ist. Bei der aufgezeichneten Datei handelt es sich um das revisionssichere eigene BS4-Format. Die aufgezeichnete Sitzung kann mit dem durch BeamYourScreen bereitgestellten SessionPlayer wiedergegeben werden. Der SessionPlayer wird direkt mit dem BeamYourScreen-Download auf Ihren Rechner geladen und Ihren Gesprächspartnern steht er kostenlos auf unserer Homepage unter dem Menüpunkt Download zur Verfügung. Windows Benutzerwechsel Der Windows Benutzerwechsel ermöglicht es Ihnen, während einer Sitzung den Windows-Benutzer zu wechseln, ohne dass dabei die Sitzung beendet wird. Benötigen Sie während einer Remote Support Sitzung Administratorrechte auf dem PC des Kunden, dann können Sie den Benutzer wechseln und sich remote als Administrator einloggen. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 13

Sitzungsplaner Mit dem Sitzungsplaner haben Sie die Möglichkeit Ihre BeamYourScreen Sitzungen zu planen und Ihre Teilnehmer im Vorfeld einzuladen. Den Sitzungsplaner erreichen Sie sowohl bei gestarteter als auch bei nicht gestarteter Sitzung über das BeamYourScreen Menü durch einen Klick auf das Symbol in Ihrer Systemablage. Um ein neues Meeting zu planen klicken Sie auf Neu. Daraufhin öffnet sich das Sitzungsplanungsfenster. Hierüber können Sie alle Angaben zu anstehenden Meetings eingeben. Thema, Startzeit und Dauer der Sitzung müssen eingegeben werden, genau wie Ihr Name. Optional können Sie ein Passwort für Ihre Sitzung festlegen, Telefonkonferenzdaten als Freitext eingeben und sich selbst eine Erinnerung an eine frei wählbare Emailadresse schicken. Die Erinnerung erfolgt einen Tag (24h) vor Beginn der Sitzung. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 14

Sobald Sie Ihr Meeting speichern erscheint dieses in der Übersicht des Sitzungsplaners. Um weitere Funktionen aufzurufen, klicken Sie das entsprechende Meeting bitte an. Jetzt haben Sie die Möglichkeit, die Sitzung zu löschen, zu bearbeiten, die Einladung zu kopieren oder direkt eine Einladung via Outlook zu versenden. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 15

Um Ihr geplantes Meeting zu starten, klicken Sie bitte direkt im Sitzungsplaner auf Start. In diesem Moment startet Ihre geplante Sitzung mit der vorher vom System festgelegten Sitzungsnummer. Sie können Ihre geplanten Sitzungen jederzeit Ändern und somit eine einmal reservierte Sitzungsnummer wiederverwenden, die Sitzung Löschen, den Text der Einladung kopieren und eine Einladung für die ausgewählte Sitzung per E-Mail verschicken. Loggen sich Ihre Teilnehmer in die Sitzung ein, bevor diese gestartet wurde, sehen sie einen Warteraum mit den wichtigsten Angaben der Sitzung. Ihre Teilnehmer werden automatisch zu Ihnen weitergeleitet sobald Sie Ihr Meeting gestartet haben (bitte achten Sie darauf Ihre Applikationsauswahl einzustellen bevor Sie Ihr Meeting starten). BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 16

Sitzungsende Um eine Sitzung zu beenden, klicken Sie auf das Symbol und wählen Sitzung beenden. Alle Teilnehmer erhalten dann eine Nachricht, dass die Sitzung beendet wurde. Sie können auch die Verbindung mit einzelnen Teilnehmern trennen. Ihre Sitzung bleibt dann aktiv, nur die Verbindung mit den ausgewählten Teilnehmern wird getrennt. Bitte beachten Sie, dass sich diese Teilnehmer wieder mit Ihnen verbinden können, da die Sitzungsnummer immer noch gültig ist. Um das zu verhindern, schließen Sie die Sitzung zu, bevor Sie die Verbindung trennen. Im Modus, in dem Sie den Bildschirm von anderen Teilnehmern sehen, können Sie als Organisator auch die Sitzung durch Klicken auf das Symbol in der oberen rechten Ecke Ihres Zuschauerfensters schließen. Wählen Sie im Fenster Organisator verlässt die Sitzung Ich will die Sitzung für alle Teilnehmer beenden, um die Sitzung zu beenden. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 17

Einstellungen BeamYourScreen bietet Ihnen zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten, die Sie einfach aktivieren und deaktivieren können. Einige dieser Einstellungen betreffen die gesamte Sitzung und können nur vor dem Sitzungsstart geändert werden. Andere Einstellungen können Sie auch während der Sitzung ändern. Klicken Sie vor Sitzungsstart auf das Symbol in der Systemablage und wählen Einstellungen. Optionen Im Abschnitt Optionen finden Sie neben der Applikationsauswahl auch die Möglichkeit, die Einstellung der Bildqualität zu ändern und dadurch die Übertragungsgeschwindigkeit zu beeinflussen. Bei Maximaler Geschwindigkeit wird das Bild in Graustufen übertragen; bei Hoher Qualität in True Color. Über neue Applikationen übertragen können Sie schon vor einer Sitzung festlegen ob Programme, die während einer Sitzung neu geöffnet generell gezeigt werden sollen oder nicht. Der Zeigepfeil ermöglicht Ihren Teilnehmern durch einen Mausklick auf Ihrem Bildschirm einige Sekunden lang einen Pfeil mit dem Namen des jeweiligen Teilnehmers zu setzen. Der Zeigepfeil ermöglicht die BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 18

Interaktion der Teilnehmer mit dem Präsentator auf dessen Bildschirm. Fragen können so einfacher gestellt und beantwortet werden, da der Teilnehmer direkt auf den Bildschirm des Präsentators zeigen kann. Der Sofortige Bildaufbau zeigt bei Ihren Teilnehmern die Änderungen am Bildschirm an sobald diese übermittelt wurden. Das Bild ändert sich sofort nachdem die ersten Änderungen übertragen wurden. Das Bild puzzelt sich zusammen, abhängig davon welche Daten bereits übertragen wurden. Diese Einstellung sollten Sie nur aktivieren, wenn Sie Fernwartung durchführen oder eine Präsentation mit vielen Bildern zeigen. Durch das Ausblenden des Desktophintergrundes können Sie die zu übertragende Datenmenge reduzieren, um so eine noch bessere Performance von BeamYourScreen zu erreichen. Falls Sie während einer Sitzung den Reiter Optionen wählen haben Sie zusätzlich einen Button Dienst starten. Um einen Windows Benutzerwechsel auf Ihrem Rechner durchführen zu können muss der Dienst gestartet sein. Diese Einstellung ist bei dem Teilnehmerprogramm automatisch eingestellt, beim Organisator Programm muss diese Funktion explizit freigegeben werden. Falls Sie über BeamYourScreen Support erhalten, starten Sie bitte den Dienst bei Ihrer nächsten Sitzung. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 19

Starteinstellungen Im Abschnitt Starteinstellungen können Sie Einstellungen für den Start Ihrer nächsten Sitzung festlegen. Diese Funktionen stehen Ihnen nur zur Verfügung, wenn Sie keine Sitzung gestartet haben. Eine feste Sitzungsnummer benutzen gibt Ihnen die Möglichkeit, Sitzungen im Vorfeld zu planen und Teilnehmer vor Beginn der Sitzung zu informieren. Die von Ihnen festgelegte Sitzungsnummer wird beim nächsten Sitzungsstart benutzt (aus Sicherheitsgründen wählen Sie bitte eine zufällige Zahlenfolge). Um Ihre Sitzung zusätzlich abzusichern können Sie ein Sitzungspasswort benutzen. Neben der 9-stelligen Sitzungsnummer benötigen Ihre Teilnehmer dann zusätzlich das von Ihnen angegebene Sitzungspasswort, um an der Sitzung teilzunehmen. Wir empfehlen Ihnen grundsätzlich eine zufällig generierte Sitzungsnummer und ein Sitzungspasswort zu benutzen. Neben dem Starten der Aufzeichnungsfunktion während einer laufenden Sitzung können Sie auch die Aufzeichnung der Sitzung automatisch starten. Durch diese Funktion stellen Sie sicher, dass alle Ihre Sitzungen automatisch im Hintergrund aufgezeichnet werden. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit, die Teilnehmerliste bei den Teilnehmern anzuzeigen oder BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 20

auszublenden. Wenn Sie Teilnehmerliste anzeigen aktiviert haben, können alle Ihrer Teilnehmer sehen, welche anderen Teilnehmer an der Sitzung teilnehmen. Zusätzlich können Sie Ihren persönlichen Pause-Text festlegen. Es ist auch möglich keinen Text einzugeben, so merken Ihre Teilnehmer gar nicht, dass die Übertragung gerade pausiert. Die Starblickrichtung können Sie entweder generell festlegen, z.b. Sehen & Fernsteuern, wenn Sie ausschließlich Support leisten oder Zeigen, wenn Sie nur Präsentationen oder Schulungen abhalten. Nutzen Sie BeamYourScreen für mehrere Anwendungsfälle können Sie die Startblickrichtung beim Sitzungsstart festlegen und so die Einstellung von Sitzung zu Sitzung auf Ihren Anwendungsfall anpassen. Über das Verzeichnis für Aufzeichnungen können Sie festlegen in welchem Ordner Ihre aufgezeichneten Sitzungen gespeichert werden. Verbindung Im Abschnitt Verbindung können Sie bei Bedarf manuell die Proxy-Einstellungen eingeben. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 21

Über den Button Verbindungstest können Sie direkt aus BeamYourScreen heraus testen ob Sie aus Ihrem Netzwerk eine Verbindung herstellen können. Falls der Test fehlschlagen sollte schicken Sie bitte eine Email an support@beamyourscreen.com oder rufen Sie uns über die +49-621-7001-9980 an. Support Unter Support finden Sie Informationen zu der BeamYourScreen-Version die Sie gerade nutzen, einen Link zu den FAQ und die E-Mail-Adresse unseres Supports. Darüber hinaus haben Sie die Möglichkeit über den Button Jetzt auf Updates prüfen zu prüfen, ob eine neue Version der BeamYourScreen-Software verfügbar ist. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 22

HTML Sitzungslogin Neben der Teilnahme über das Verbindungsprogramm bieten wir die Möglichkeit der Teilnahme an Präsentationen über eine Webseite. Damit entfällt erstmalig sogar der Download auf Teilnehmerseite; auch Java, Flash oder ActiveX werden nicht benötigt. Ein weiterer Vorteil: der HTML Viewer funktioniert auch mit Mac und Linux. Bei diesem Login werden auf Teilnehmerseite lediglich ein Internetzugang und ein Browser benötigt. Die Funktionen des HTML Viewers finden Sie im Dokument BeamYourScreen HTML Viewer (PDF) im Downloadbereich auf der BeamYourScreen Webseite. Automatische Wiederverbindung Manche Teilnehmer sind kabellos mit dem Internet verbunden, zum Beispiel über WLAN oder UMTS. Kabellose Verbindungen sind aber nicht immer stabil, so dass es zu temporären Verbindungsabbrüchen kommt. Mit der automatischen Wiederverbindungsfunktion erfolgt bei vorübergehender Unterbrechung der Internetverbindung die neuerliche Einwahl in die BeamYourScreen Sitzung automatisch. Der Teilnehmer, dessen Verbindung unterbrochen wurde sieht daraufhin zwei blinkende Bildschirme im oberen rechten Bildrand und es erscheint eine BeamYourScreen Nachricht. Verliert ein Teilnehmer kurzzeitig die Verbindung zum Internet, versucht BeamYourScreen die Verbindung zur Sitzung wiederherzustellen. Wenn der Teilnehmer innerhalb von 3 Minuten wieder online ist, verbindet sich BeamYourScreen automatisch mit der Sitzung. Eine erneute Eingabe der Sitzungsdaten ist dadurch nicht notwendig. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 23

Kontoverwaltung Um Ihr Konto zu verwalten, gehen Sie auf die Webseite www.beamyourscreen.com, klicken auf Kontoverwaltung und geben dort Ihren Benutzernamen und ihr Administrator-Passwort ein. Nach der Registrierung sind Administrator-Passwort und Organisator-Passwort identisch. Sie können die Passwörter in der Kontoverwaltung ändern. Außerdem können Sie detaillierte Statistiken Ihrer Sitzungen aufrufen, die Kontodaten und die Rechnungs- und Zahlungsinformationen ändern. Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, gehen Sie bitte auf www.beamyourscreen.com, klicken Sie im Menü auf Kontoverwaltung und dann auf den Link Passwort vergessen? über dem Login Button. Geben Sie Ihren Benutzernamen ein und klicken Sie auf den Passwort anfordern Button. Rufen Sie Ihre E-Mails ab und folgen Sie den Instruktionen. Support Antworten auf die häufigsten Fragen finden Sie im Web unter www.beamyourscreen.com/faq. Außerdem bieten wir Ihnen Support per E-Mail, Telefon und Live Support Chat. FAQ: www.beamyourscreen.com/faq E-Mail: support@beamyourscreen.com Chat: www.beamyourscreen.com/chat Telefon: +49-(0)621-7001-9980 Bitte kontaktieren Sie uns, wenn Sie Fragen haben. BeamYourScreen Gebrauchsanleitung Seite 24