Notwendige Arbeitsmittel: Wie lässt sich deren Bereitstellung effizienter organisieren? SHD Professional Service Blog
Notwendige Arbeitsmittel: Wie lässt sich deren Bereitstellung effizienter organisieren? In jedem Unternehmen stellt sich die Frage, wie sich das Bereitstellen von Arbeitsmitteln (Definition siehe dieser Link) so organisieren lässt, dass Mitarbeiter zeitnah die benötigten Arbeitsmittel bekommen und Kostenverantwortliche ihr Budget einhalten. In der heutigen Arbeitswelt gehören nicht nur Papier und Bleistift zu den Arbeitsmitteln. In der Verwaltung oder der IT-Branche kommen unterschiedlichste elektronische Geräte zum Einsatz, die in der Unternehmensinfrastruktur eingebunden sind. Diese Geräte müssen hinsichtlich ihres Serviceaufwands für User-Helpdesk und Reparaturen sowie in der vorhandenen IT-Umgebung passen, um Folgekosten zu begrenzen. Auch Compliance-Anforderung hinsichtlich Vertraulichkeit und Integrität von Informationen spielen eine Rolle. Gleiches gilt für den aktuellen BYOD-Trend in den Unternehmen. In der IT-Branche - aber besonders im Handwerk und produzierenden Gewerbe - kommt die notwendige Sicherstellung der Vermeidung von Gesundheitsgefährdungen durch Benutzung von Arbeitsmitteln im Arbeitsprozess entsprechend bestehender Vorgaben dazu (gesetzliche Vorgaben u.a. hier). 2
In vielen Unternehmen herrschen noch alte Zeiten In vielen mir bekannten Unternehmen ist die Arbeitsmittelbereitstellung noch so organisiert, wie es in der Zeit üblich war, als mit Arbeitsmitteln im Büro wirklich Papier und Stift gemeint waren. Eine zentrale Ausgabe mit Öffnungszeiten gibt gegen Unterschrift Werkzeug, Büromaterial und Arbeitsschutzequipment (z.b. Handschuhe) an Mitarbeiter aus. Hier kann man den schriftlichen Antrag (heute meist als Email) auf nicht vorgelagerte Arbeitsmittel, wie z.b. einen neuen PC oder einen Gabelstapler, stellen. Ein wenig später erfolgt die Information zur Abholung oder die Ablehnung der beantragten Mittel. Eine systemische Prozesskontrolle in Verbindung mit einer Prozess-Eskalation gibt es nicht. Der jeweilige Prozess-Stand muss fallweise von den Beteiligten erfragt werden. 3
Was haben wir bei SHD unternommen? Bereits vor einigen Jahren wurde im Unternehmen SHD der Teilaspekt Genehmigung einer Arbeitsmittelbereitstellung für unsere Mitarbeiter im BPM-Tool ework der Firma Metastorm (heute OpenText) als elektronischer Workflow abgebildet. Dabei stellte sich schnell heraus, dass die ebenfalls an diesem Prozess beteiligten Rollen Einkauf, Service und Anlagenbuchhaltung von der Abbildung der reinen Genehmigung im Workflow wenig profitierten. Es bestand ein hoher Abstimmungsbedarf mit vielen manuellen Tätigkeiten sowie lange Prozesslaufzeiten bis zur Bereitstellung der Arbeitsmittel an die Bedarfsempfänger und der buchhalterischen Erfassung. 4
Herausforderungen und erste Ansätze Die Herausforderung war, den bestehenden Workflow so weiterzuentwickeln, dass eine durchgängige Prozess-Abbildung erreicht wird. Zudem sollte die Zeitspanne von der erfolgreichen Genehmigung bis zur Ausgabe an den Bedarfsempfänger deutlich reduziert werden. Dabei kam uns zugute, dass wir bereits selbst über Erfahrung im Modellieren und Abbilden von Verwaltungsprozessen verfügten. Folgende Prozess-Stufen mussten abgebildet werden: Intuitive und rückfragefreie Bedarfsformulierung durch den Bedarfsempfänger* Ggf. inhaltliche Freigabe der IT-Abteilung entsprechend vorgegebenen Standards je nach wertmäßigem Umfang differenzierte Freigabe durch Vorgesetzte* Ermittlung von Lieferant, Lieferzeit und Einkaufspreis die Warenbeschaffung selbst die ggf. notwendige Vorkonfiguration im Service das Erzeugen und Drucken von Inventaraufklebern die Erfassung und Aktivierung im Anlagevermögen die Ausgabe an den Bedarfsempfänger * bereits im alten WF vorhanden 5
Bei der Prozessmodellierung waren viele Herausforderungen zu meistern: 1. Bedarfsformulierungs-User-Interface mit hoher Usability 2. je nach Bedarf differenzierte Prozess-Verzweigungen (Hardware, Hardwareaufrüstung, Software, Mobilfunkvertrag u.a.) abbilden 3. Anbindung von Artikelbeständen (mehrstufig, pro Stufe wachsender Umfang durch Addieren von weiteren Datenquellen) mit Kopplung an das Lagerverwaltungs-Modul des SHD-ERP-Systems und externe Lieferanten-Artikelkataloge (bei uns COP) 4. Mehrstufige Preisanfrage (Genehmigung, Bestellung) über das im Einkauf vorhandene Preisanfrage-Modul im SHD-eigenen CRM-System Bedarfsformulierung Genehmigung Beschaffung & Konfiguration Auslieferung 6
Bei der Prozessmodellierung waren viele Herausforderungen zu meistern: 5. Mehrstufige Genehmigung (inhaltlich und dann wertmäßig gestaffelt je nach MA-Rolle) 6. Kennzeichnung des für das Anlagevermögen maßgebenden Basisgeräts und Erfassung der Seriennummer beim Wareneingang 7. Email-Information mit Prozess-URL an die im jeweiligen Prozess-Schritt agierende Rolle und klare Darstellung der jeweiligen Prozessaufgabe im Email-Body 8. Quittierung des Warenempfangs in allen Prozess-Stufen auf Basis der individuellen SHD-MA- Nummer durch Kopplung an das Personal-Modul des vorhandenen ERP-Systems 7
Ergebnisse und Erfolge Schließlich haben wir durch gemeinsame, agile Entwicklung durch die Prozess-Owner (Prozessablaufbeschreibung) und Software-Entwickler (Prozessablauf-Implementation) in wenigen Monaten alle oben genannten Herausforderungen gemeistert. Damit verfügen wir nun über eine Prozess- Abbildung, die alle Prozessbeteiligten einbezieht. Jetzt bietet sich reichlich Raum für weitere Prozessverzweigungen, wie zum Beispiel Software-Renewals, Büromöbel oder Büromaterial. Auch die Eliminierung des letzten Medienbruchs in diesem Prozess wäre denkbar. Um die Adhoc-Usability des neuen Prozesses zu unterstützen, haben wir erstmals für die einzelnen Prozessverzweigungen Video-Tutorials angefertigt, die jedem User zur Verfügung stehen. Demnächst wollen wir die Tutorials aus dem Prozess selbst im Kontext aufrufbar machen. Mittlerweile wird der Prozess Beschaffung von Arbeitsmitteln bereits aus dem Workflow Neueinstellung von Mitarbeitern initiiert, obwohl dieser aktuell noch in einer mit Makros aufgewerteten Excel-Datei steckt. Doch auch hier planen wir, diesen Prozess in unserem BPM-System abzubilden und mit dem Workflow Beschaffung von Arbeitsmitteln zu verzahnen. Neben diesem hier speziell vorgestellten Workflow haben wir noch weitere Prozesse in unserem BPM-System abgebildet. 8
Ergebnisse und Erfolge Weitere Beispiele: die Urlaubs-Genehmigung der Trainingsantrag für externe Schulungen das Anforderungsmanagement für die Weiterentwicklung unserer intern verwendeten Software-Tools die rechtssichere Bekanntmachung von Dienstanordnungen eine Prüfung von potentiellen Kunden auf deren Bonität vor Erstangebotsabgabe dem Produktlebenszyklus jeder bei uns produzierten und mit eigenentwickelter Software versehenen System-Monitoring-Box (SM-Box) der Dienstreiseantrag der Antrag auf Kostenumbuchung die Änderungsmeldung von Familienstand und Bankverbindung sowie die Visitenkartenbestellung Fazit Damit gelingt es uns, die Aufwände für diese standardisierten Prozesse gering zu halten und im ganzen Unternehmeneinheitlich abzubilden. SHD Professional Service professionalservice.de kontakt@professionalservice.de 9
Fazit Vielen Dank für Ihr Interesse! Weitere spannende Themen finden Sie auf: SHD Professional Service professionalservice.de kontakt@professionalservice.de 10