Vorwort zum 5. Teil Liebe Leserin, lieber Leser, der letzte Teil der Redefee kommt etwas verspätet, weil ich zwischendurch ein anderes E-Book für Sie geschrieben habe: Sonne ins Herz! 22 Taschenzauber fürs kleine Glück im Unternehmensalltag. Das Taschenzauberbuch gibt es hier, als Begrüßungsgeschenk, wenn Sie die Denkdiät-Impulse abonnieren: www.denkdiät.de Die Redefee war damit einverstanden, weil sie weiß: Aufgeräumte leuchten heller! Denn wer regelmäßig einen Blick nach innen wirft, in sich hinein, der hat es auch leichter, nach außen hin zu wirken und zu strahlen. Nun aber auf zum letzten Teil der Redefee. Mit herzlichen Grüßen und den besten Wünschen für Sie, Reingard Gschaider, www.carisma-training.de 1
D i e R e d e f e e 5. T e i l Susa lässt die Redefee über die Computertasten tanzen. Jetzt machen wir aber endlich die PowerPoint- Präsentation, forderte Vera am nächsten Morgen. Die Redefee lächelte. Wenn du findest, dass du deinen Vortrag damit am besten unterstützen kannst, ist es nun so weit. Vera seufzte zufrieden, aber als sie ihren Laptop aufklappen wollte, setzte sich die Redefee flugs drauf. Erst das Storyboard, verlangte sie, und aus dem Nichts erschien ein Block Haftnotizen auf dem Schreibtisch. 2
8. Das Storyboard Skizziere noch einmal Aufbau und Ablauf deines Vortrags, in Stichworten und mit deinen Visualisierungsideen dazu. Denk dran: Du musst nicht alles auf eine Folie packen. Nutze auch die anderen Methoden, mit denen du deine Botschaft sicht- und greifbar machen kannst. Systemagische Redevorbereitung - Regel Nr. 33: Je länger du sprichst, desto wichtiger ist ein Medienmix. Mit Abwechslung bleibt es fürs Publikum spannend. Zeichne jede Folie, jedes geplante Flipchart usw. auf einen Klebezettel. Damit kannst du jederzeit den Ablauf verändern, Visualisierungsideen rauswerfen und auch neue einfügen. Vera machte sich eifrig ans Werk. Weil sie inzwischen alles so gut durchdacht hatte, mit Hilfe der Überzeugungsbrücke und all der anderen Werkzeuge, ging ihr die Arbeit leicht von der Hand. Als sie fertig war, deutete sie auf die Klebezettel. Das sieht aus, wie die Folienansicht in PowerPoint. Ja, aber auf den Zetteln kannst du zusätzlich sehen, dass du an dieser Stelle ein kleines Quiz mit deinen Zuhörern veranstaltest und an jener einen Einkaufskorb auspackst. Alternativ zu den Klebezetteln oder als Ergänzung dazu kannst du auch einen leeren Handzettelausdruck von PowerPoint verwenden. Oho! Vera grinste. PowerPoint ist also doch für was gut. Natürlich, es ist ein großartiges Werkzeug. Aber auch nicht mehr: Es ist nicht die Präsentation, sondern nur ein unterstützendes Hilfsmittel für dich. Und es ist nur ein Werkzeug, neben allerlei anderen. 3
Vera nickte. Hast du nur einen Hammer, sieht jedes Problem wie ein Nagel aus. Jetzt nickte die Fee. Auf diesem Blatt, sagte sie, habe ich dir noch einmal das Wesentliche zum Storyboard zusammengefasst. Das Storyboard Arbeitshilfen: Klebezettel Ausgedruckte leere Handzettel aus PowerPoint So geht s: Neue, leere PowerPoint-Datei öffnen (Datei neu Leere Präsentation) Leere Folie Nr. 1 markieren, dann 2 x Tastenkombination (STRG) + (D) drücken = Folie duplizieren. Du hast jetzt 3 leere Folien in dieser Präsentation. Datei Drucken Ganzseitige Folie Handzettel 3 Folien. Jetzt siehst du diese Druckvorschau: Stell im Druckmenü noch die gewünschte Anzahl der Exemplare ein, und schon kannst du dir diese praktischen Storyboard-Vorlagen ausdrucken. 4
Checkliste Storyboard: Enthält dein Storyboard Vortragsnotizen in Form von Stichworten? Wird im Storyboard klar, wie die Geschichte erzählt wird? Fließt die Präsentation? Weißt du mit dem Storyboard, welche Grafiken du später einfügen wirst? Zeigt dein Storyboard, wo du Interaktionen, Requisiten und andere Medien einsetzen wirst? Kannst du mit deinem Storyboard schnell die Präsentationslänge ändern? (Folien aus- und einblenden) Was bedeutet denn die Präsentationslänge ändern?, fragte Vera. Manchmal hast du das Glück, dass du deinen Vortrag öfter halten kannst. Dann hat sich die Vorbereitungszeit doppelt gelohnt. Es kann gut sein, dass du dabei vor ganz verschiedenen Gruppen sprichst, wie zum Beispiel vor Fachkolleginnen oder vor interessierten Laien. Ein Fachpublikum erwartet mehr Tiefe in deinen Ausführungen, mehr Details. Bereite die entsprechenden Folien vor, um sie jederzeit parat zu haben. Sprichst du aber vor Laien, blendest du die allzu fachspezifischen Folien aus. Und wie geht das? Zeige ich dir gleich. 5
So blendest du Folien aus: 1. Öffne deine Präsentation in der Foliensortierungsansicht. 2. Um eine Folie auszublenden, klicke mit der rechten Maustaste auf diese Folie und wähle aus dem Kontextmenü Folie ausblenden. 3. Bei ausgeblendeten Folien wird in der Foliensortierungsansicht die Foliennummer durchgestrichen angezeigt. 4. Wenn du eine Folie wieder anzeigen möchtest, die du vorher ausgeblendet hast, klicke erneut im Kontextmenü auf Folie ausblenden. 5. Den Befehl Folie ausblenden findest du auch im Register Bildschirmpräsentation. 6. Wenn du mehrere Folien ausblenden willst: Markiere die Folien durch Anklicken mit gedrückter (Strg)-Taste und blende diese ebenfalls über das Kontextmenü aus. 7. Über Gehe zu Folie des Kontextmenüs (Klick mit rechter Maustaste) kannst du ausgeblendete Folien dennoch ansteuern. 8. Soll die Folie während der Präsentation doch erscheinen etwa weil im Publikum Experten sitzen, die Details wünschen drücke einfach in der laufenden Präsentation vor der entsprechenden Folie den Buchstaben h. Gute Sache. Vera trommelte auf den Laptopdeckel. Jetzt darf ich aber. Jetzt darfst du. Und beachte ein paar Dinge, wenn du deine Folien gestaltest. 6
9. Foliendesign Starte immer mit PaPi statt PoPo Papier statt PowerPoint. Einfache Skizzen genügen Überprüfe den Fluss und die Stimmigkeit der Präsentation, bevor du die Folien in PowerPoint gestaltest. Was eine PowerPoint-Präsentation nicht ist: Ein Handout. Nie und nimmer! Dein Stichwortzettel. Dafür verwendest, wenn es unbedingt sein muss, beim Erstellen die Notizen und beim Vortrag die Referentenansicht. Achtung: Nur wenige Stichworte in die Referentenansicht, alles andere würde dich beim Vortrag überfordern! Das Wichtigste in einer Nussschale: Bleibe in der Gestaltung einfach und schlicht! Einfach sieht leicht aus, ist aber oft schwer. Noch einmal frei nach Wolfgang Schneider: Mach es dir schwer, damit es deine Zuhörer leicht haben. Und Leonardo da Vinci schrieb: Schlichtheit ist die äußerste Raffinesse. Der Gehalt einer Folie muss in 3 Sekunden zu erfassen sein. Jede Folie enthält nur eine Aussage. 7
Matthias Pöhm: Eine Folie, die sich selbst erklärt, ist eine schlechte Folie. Jede Folie muss dich zum Erklären brauchen! Die Folie zeigt etwas Wesentliches. (PowerPoint ist einfach zu bedienen. Deshalb besteht die Gefahr, dass auch Banalitäten verbildlicht werden.) Die Folie unterstützt die Gesamtaussage. Leitlinien für die Foliengestaltung Lass alles Überflüssige weg. Überflüssig sind z.b. Fußzeilen, Quellenangaben, Logos. Reduziere den Text auf das absolute Minimum. In den meisten Fällen funktionieren Diagramme auch ohne Zahlen. DU bringst dann die Zahlen (und blendest sie evtl. ein). Trägt die Folie etwas Wesentliches bei? Oder kannst du sie auch ganz weglassen? Schenke den Augen Freiraum. Wenn die Folie vollgepackt ist, löst das Stress im Zuschauerhirn aus. Wenn eine Folie zu voll wird: Mach lieber zwei oder drei Folien daraus. 8
Text auf Folien Denke daran: Dein Auditorium soll die Folie in 3 Sekunden erfassen können. Wähle eine große Schrift, die auch noch in der letzten Stuhlreihe leicht zu lesen ist. 28 Punkt ist das absolute Minimum. Verwende nur ein bis zwei Schriftarten. Details, Ergänzungen, ausführliche Diagramm- Beschriftungen: Das gehört alles in die Teilnehmerunterlagen, nicht auf die Folie! Fotos auf Folien Verwende Bilder möglichst ganzseitig (als Folienhintergrund). Achte bei Fotografien auf Freiräume, in denen du Text platzieren kannst. Freigestellte Bilder sind besser, als kleine Bilder. Verwende keine Clip-Arts. Die kennt jeder, und es sieht sofort billig aus. Selbst gezeichnete Bilder können frisch und interessant wirken. Diagramme auf Folien Bleibe einfach! Auch wenn dir PowerPoint die Möglichkeit gibt, Diagramme dreidimensional und mit Schatten darzustellen: Das Auge kann ein einfaches, zweidimensionales Diagramm viel besser lesen. Verwende für deine Diagramme nur so viele Daten (und Säulen, Linien etc.), wie du unbedingt brauchst, um deine Botschaft klar auszudrücken. 9
Vorlagen und Folienmaster Verwende nach Möglichkeit keine fertigen PowerPoint-Vorlagen. Auch die hat jeder schon einmal gesehen. Wenn du viele Folien benötigst, erstelle einen Folienmaster mit den Platzhaltern, die du brauchst, bevor du mit der Gestaltung der einzelnen Folien beginnst. Das ist zwar erst Arbeit, aber in Summe wirst du auf diese Weise wesentlich schneller sein. Animationen setzt du nur ein, wo sie sinnvoll zum Verständnis einer Folie beitragen. Im Zweifelsfall: weglassen! Showtime Lass beim Präsentieren das Licht an. Die Zuhörer müssen dich sehen können. Verwende einen Presenter / eine Fernbedienung. Die wichtigste Taste ist das (B), mit dem du während der Präsentation den Bildschirm für die Zuschauer ausschalten kannst. Auf den meisten Presentern findest du eine Taste mit derselben Funktion. Mach dich gut damit vertraut. Vera las sich alles aufmerksam durch, dann legte sie mit den Haftnotizen los. Während sie arbeitete, betrachtete sich die Redefee im Spiegel. Hast du gut gemacht, sagte sie und fuhr sich mit der Hand prüfend übers Gesicht. Statt wild drauflos zu 10
powerpointen, bist du ganz systemagisch vorgegangen. Danke, dass du mir so gut gefolgt bist. Ein Danke aus dem Mund der Redefee? Vera war verblüfft. Du hast mir seit Tagen Pickel erspart. Die Fee lächelte verzückt. Das sichert mir den Lorbeerkranz auf dem Musenball. Nun ja, auch Redefeen haben ihre Schwächen. E n d e Liebe Leserin, lieber Leser, es freut mich, dass Sie der Redefee bis zum Schluss gefolgt sind. Wenn Sie davon profitiert haben und mir etwas dafür zurückgeben möchten, posten Sie doch bitte ein feines Feedback auf Facebook oder auf der Pageyou-Seite: auf Facebook: als Kommentar: www.facebook.com/reingard.gschaider http://www.pageyou.de/die-redefee Mit herzlichen Grüßen, 11