Spedition und Logistik

Spedition und Logistik Heft 4: Buchführung und Kostenrechnung Teil A: Teil B: Geschäftsprozesse dokumentieren und Zahlungsvorgänge bearbeiten (Lernfeld 3 Buchführung) Geschäftsprozesse erfolgsorientiert steuern (Lernfeld 7 Kostenrechnung) Informationsteil Fallstudien Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 2. Auflage VERLAG EUROPA-LEHRMITTEL Nourney, Vollmer GmbH & Co. KG Düsselberger Straße 23 42781 Haan-Gruiten Europa-Nr.: 72507

Autoren: Hans Kujawski, Weissenhorn Hartmut Mielentz, Nürnberg Dr. Egon Trump, Binzen Das vorliegende Buch wurde auf der Grundlage der neuen amtlichen Rechtschreibregeln erstellt. 2. Auflage 2007 Druck54321 Alle Drucke derselben Auflage sind parallel einsetzbar, da sie bis auf die Behebung von Druckfehlern untereinander unverändert sind. ISBN 978-3-8085-7253-5 Alle Rechte vorbehalten. Das Werk ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der gesetzlich geregelten Fälle muss vom Verlag schriftlich genehmigt werden. 2007 by Verlag Europa-Lehrmittel, Nourney, Vollmer GmbH & Co. KG, 42781 Haan-Gruiten http://www.europa-lehrmittel.de Satz und Reproduktion: Meis Grafik, 59496 Ense Druck: Triltsch GmbH, 97199 Ochsenfurt-Hohestadt

... anstelle eines Vorworts nur kurz einige Hinweise zu den Lernheften: WER kann damit arbeiten? Jeder, der sich erstmals mit der Buchung von kaufmännischen Geschäftsvorfällen vertraut machen möchte: Angehende(r) Kaufmann/Kauffrau für Speditions- und Logistikdienstleistung; Angehende Wirtschaftsassistenten (BA) des Studiengangs Spedition/Transport/Logistik; Studierende mit dem Schwerpunkt Spedition/Logistik an Fachhochschulen, Hochschulen und Universitäten, die sich ihren Berufsstart mit konkreten, sofort einsetzbaren Detailkenntnissen der speditionellen Buchführung erleichtern wollen. WIE können Sie damit arbeiten? Jedes Kapitel ist systematisch in drei Teile gegliedert: Der Informationsteil eine kurze, dennoch die wesentlichen (!) Details übersichtlich (!) und verständlich erläuternde Darstellung der Grundlagen des Lernfeldes Die Fallstudien zusammenhängende, komplexe Aufgaben, bei deren selbstständiger Bearbeitung die Anwendung des Lernstoffes praxisgerecht geübt wird Die Wiederholungsfragen Übungsaufgaben zur systematischen Wiederholung der wesentlichen Inhalte Das Begleitheft mit den ausführlichen Lösungsvorschlägen zu allen Fallstudien und Vertiefungsfragen erleichtert Ihnen die Kontrolle der richtigen Anwendung. WAS erleichtert Ihnen das Lernen? Die kurze, übersichtliche, verständliche Darstellung der Inhalte; Der klare und systematische Aufbau der Kapitel, der farblich und mithilfe der drei Struktursymbole stets erkennbar ist; Die Hinweise auf sinnvolle Lernhilfen für die handlungsorientierte Bearbeitung durch die Lernsymbole. Vorschläge zur Verbesserung der Lernhefte sind ausdrücklich erwünscht! Wir wünschen bei der Arbeit mit den Lernheften, insbesondere natürlich für die Prüfungen, zu deren Vorbereitung sie herangezogen werden, viel Erfolg! Verfasser und Verlag Sommer 2007

Bedeutung der Symbole Arbeiten mit Gesetzen und Verordnungen Formulare ausfüllen, Schriftstücke erstellen Arbeiten mit Atlas und Karten Arbeiten mit dem PC Gruppenarbeit Rollenspiel Mindmap

Inhaltsverzeichnis 5 Inhaltsverzeichnis Seite Teil A Geschäftsprozesse dokumentieren und Zahlungsvorgänge bearbeiten 1 Grundlegendes zur Buchführung Einleitung.............................. 11 1.1 Welche Aufgaben erfüllt die Buchführung?................................. 11 1.2 Welche rechtlichen Vorschriften sind zu beachten?......................... 11 1.3 Welche Aufbewahrungsfristen müssen beachtet werden?................... 12 Fallstudie 1: Buchführungspflichten........................................ 14 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 1................................. 15 2 Von der Inventur zur Bilanz............................................... 16 2.1 Wie entsteht ein Inventar?................................................ 16 2.2 Wie wird die Bilanz aufgestellt?........................................... 17 Zusammenfassung........................................................ 18 Fallstudie 2: Aufstellen der Bilanz.......................................... 19 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 2................................. 20 3 Die Bestandskonten...................................................... 23 3.1 Welche Bedeutung haben Bestandskonten?................................ 23 3.2 Welche typischen Geschäftsvorfälle gibt es?................................ 23 3.3 Welche Kontenformen werden angewandt?................................ 25 3.3.1 T-Kontenform............................................................ 25 3.3.2 Staffelform............................................................... 25 Zusammenfassung........................................................ 25 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 3................................. 26 4 Buchung und Buchungssatz............................................... 27 4.1 Wie wird richtig gebucht?................................................. 27 4.2 Welche Angaben enthält der Buchungssatz?................................ 28 Zusammenfassung........................................................ 31 Fallstudie 4.1: Kontieren 1................................................. 32 Fallstudie 4.2: Kontieren 2................................................. 32 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 4................................. 33 5 Der Geschäftsgang....................................................... 34 5.1 Was ist in der Buchführung ein Geschäftsgang?............................ 34 5.2 Wie werden laufende Geschäftsvorfälle gebucht?........................... 34 5.3 Welche Buchungen sind am Jahresende zu erledigen?...................... 37 Fallstudie 5.1: Geschäftsgang 1............................................ 39 Fallstudie 5.2: Geschäftsgang 2............................................ 40 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 5................................. 41 6 Die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer)....................................... 42 6.1 Wie funktioniert die Mehrwertsteuer?..................................... 42 6.2 Wie wird die Mehrwertsteuer gebucht?.................................... 44 6.3 Wie wird die Mehrwertsteuer berechnet?.................................. 46 6.4 Wie werden Rücksendungen, Gutschriften und Skonti beim Warenkauf gebucht?...................................................... 47 Fallstudie 6: Mehrwertsteuer buchen....................................... 48 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 6................................. 49 7 Die Erfolgskonten........................................................ 50 7.1 Welche Aufgaben erfüllen die Erfolgskonten?.............................. 50 7.2 Wie wird auf Erfolgskonten gebucht?...................................... 51 7.3 Welche Buchungen sind am Jahresende zu erledigen?...................... 52

6 Inhaltsverzeichnis 7.4 Wie werden Speditionskosten und Speditionserlöse gebucht?............... 53 7.5 Wie werden Gutschriften für speditionelle Leistungen gebucht?............. 54 7.5.1 Buchung eingehender Gutschriften........................................ 54 7.5.2 Buchung ausgehender Gutschriften........................................ 55 7.6 Wie werden Lohn- und Gehaltsbuchungen ausgeführt?..................... 55 7.6.1 Grundlagen.............................................................. 55 7.6.2 Buchung der Löhne und Gehälter.......................................... 56 Zusammenfassung........................................................ 58 Fallstudie 7.1: Geschäftsgang H. Schnell................................... 59 Fallstudie 7.2: Geschäftsgang F. Brumrad................................... 64 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 7................................. 72 8 Die Abschreibungen...................................................... 77 8.1 Welche Aufgaben erfüllen die Abschreibungen?............................ 77 8.2 Welche Rolle spielt die AfA-Tabelle?...................................... 78 8.3 Welche Methoden der Berechnung werden angewandt?.................... 79 8.3.1 Lineare Abschreibung.................................................... 79 8.3.2 Degressive Abschreibung................................................. 80 8.4 Wie werden Abschreibungen gebucht?.................................... 81 8.5 Wie werden Anlagegüter gebucht?........................................ 82 8.5.1 Buchung der Anschaffung von Anlagegütern............................... 82 8.5.2 Buchung des Verkaufs von Anlagegütern................................... 83 Fallstudie 8.1: Anschaffung eines Lkw...................................... 84 Fallstudie 8.2: Verkauf der Geschäftseinrichtung............................ 85 Fallstudie 8.3: Einkauf mit Skonto.......................................... 86 Fallstudie 8.4: Verkauf mit Verlust......................................... 87 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 8................................. 88 9 Das Privatkonto.......................................................... 89 9.1 Welche steuerlichen Aspekte sind wichtig?................................. 89 9.2 Wie wird auf dem Privatkonto gebucht?.................................... 89 9.3 Welche Buchungen sind am Jahresende durchzuführen?.................... 92 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 9................................. 93 10 Die Organisation der Buchführung........................................ 94 10.1 Welche Instrumente werden angewandt?.................................. 94 10.2 Welche Bücher werden geführt?........................................... 96 10.2.1 Das Hauptbuch........................................................... 96 10.2.2 Nebenbücher........................................................... 97 10.2.3 Das Kassenbuch......................................................... 98 10.3 Welche Aufgaben erfüllen Kontenrahmen und Kontenplan?................. 100 10.3.1 Die Aufgaben des Kontenrahmens......................................... 100 10.3.2 Auszug aus dem Kontenrahmen der Speditionsbetriebe..................... 101 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 10................................ 103 11 Überschreiten des Zahlungstermins....................................... 104 11.1 Was versteht man unter Zahlungsverzug?.................................. 104 11.2 Wie kann ein außergerichtliches Mahnverfahren ablaufen?................. 105 11.3 Wie läuft das gerichtliche Mahnverfahren ab?............................. 106 11.4 Wie läuft das Klageverfahren ab?.......................................... 107 Zusammenfassung Gerichtliches Mahnverfahren/Klage.................... 108 Fallstudie 11: Gerichtliches Mahnverfahren................................. 109 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 11................................ 110

Inhaltsverzeichnis 7 Teil B Geschäftsprozesse erfolgsorientiert steuern 1 Kosten- und Leistungsrechnung in der Spedition........................... 112 1.1 Was verbirgt sich hinter der Kosten- und Leistungsrechnung?............... 112 1.2 Welche Kosten lassen sich unterscheiden?................................. 115 1.3 Woher kommen die Zahlen?............................................... 116 Zusammenfassung........................................................ 118 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 1................................. 119 2 Kostenartenrechnung..................................................... 123 2.1 Welche Aufgaben erfüllt die Kostenartenrechnung?........................ 123 2.2 Welche Kosten werden untersucht?........................................ 123 2.2.1 Kosten der Kontenklassen 4 und 7......................................... 123 2.2.2 Einzel- und Gemeinkosten................................................ 124 2.2.3 Fixe und variable Kosten.................................................. 124 2.3 Wie lassen sich die Kosten erfassen?....................................... 127 2.3.1 Erfassung der Mengen.................................................... 128 2.3.2 Bewertung der Mengen................................................... 128 Zusammenfassung........................................................ 129 Fallstudie 2.1: Untersuchung von Einlagerungskosten....................... 130 Fallstudie 2.2: Zuordnung von Kosten...................................... 131 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 2................................. 132 3 Kostenstellenrechnung................................................... 133 3.1 Welche Kosten sind wichtig?.............................................. 133 3.2 Wie werden die Kosten aufgeteilt?......................................... 134 3.3 Wie wird ein Betriebsabrechnungsbogen erstellt?.......................... 135 3.3.1 Einstufiger Betriebsabrechnungsbogen..................................... 135 3.3.2 Mehrstufiger Betriebsabrechnungsbogen................................... 136 Zusammenfassung........................................................ 138 Fallstudie 3.1: Einstufiger Betriebsabrechnungsbogen....................... 139 Fallstudie 3.2: Mehrstufiger Betriebsabrechnungsbogen..................... 141 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 3................................. 143 4 Kostenträgerrechnung.................................................... 144 4.1 Wozu dient die Kostenträgerrechnung?.................................... 144 4.2 Wie werden Fahrzeugkosten kalkuliert?................................... 145 4.2.1 Grunddaten für die Kalkulation............................................ 145 4.2.1.1 Übersicht über die Grunddaten............................................ 145 4.2.1.2 Die Wertdaten............................................................ 145 Zusammenfassung........................................................ 149 4.2.2 Einsatzabhängige und feste Kosten........................................ 149 Zusammenfassung........................................................ 150 4.2.3 Sammeln der Fahrzeugkosten............................................. 150 4.2.3.1 Allgemeines.............................................................. 150 4.2.3.2 Die Fahrzeugkosten im Einzelnen.......................................... 151 Zusammenfassung........................................................ 152 4.2.4 Ermittlung der Fahrzeugkosten............................................ 158 Zusammenfassung........................................................ 159 4.2.5 Das Kalkulationsschema.................................................. 159 4.2.6 Kalkulation der Angebotspreise............................................ 161 4.3 Wie werden Lagerkosten kalkuliert?....................................... 163 4.3.1 Variante 1: Der BAB kommt uns zu Hilfe................................... 163 4.3.2 Variante 2: Kostenermittlung mit einzelnen Kostensätzen.................... 166 4.3.3 Den Angebotspreis für Lagergut kalkulieren................................. 168 Zusammenfassung Fahrzeugkostenkalkulation............................... 170 Zusammenfassung Lagerkostenkalkulation................................... 172 Fallstudie 4.1: Kalkulation für einen Solo-Lkw.............................. 173 Fallstudie 4.2: Kalkulation für Kundenaufträge.............................. 176

8 Inhaltsverzeichnis Fallstudie 4.3: Kalkulation für einen Lastzug................................ 179 Fallstudie 4.4: Ermittlung von 100-kg-Sätzen mithilfe des BAB.............. 184 Fallstudie 4.5: Abrechnung eines Lagerauftrages........................... 185 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 4.1 Fahrzeugkosten................ 187 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 4.2 Lagerkosten................... 192 5 Controlling-Instrumente.................................................. 194 5.1 Wie funktionieren Voll- und Teilkostenrechnung?.......................... 195 5.1.1 Deckungsbeitragsrechnung............................................... 195 5.1.2 Break-even-Analyse...................................................... 197 5.1.3 Schwachstellenanalyse.................................................... 199 5.1.4 Erkennen von lukrativen Aufträgen........................................ 201 5.2 Welche Kennzahlen werden ermittelt?..................................... 202 5.2.1 Finanzwirtschaftliches Controlling......................................... 202 5.2.1.1 Vermögenskennzahlen.................................................... 202 5.2.1.2 Kapitalkennzahlen........................................................ 203 5.2.1.3 Finanzierungskennzahlen................................................. 204 5.2.1.4 Liquiditätskennzahlen.................................................... 204 5.2.2 Erfolgswirtschaftliches Controlling......................................... 205 5.2.2.1 Rentabilität............................................................... 206 5.2.2.2 Cashflow................................................................. 207 5.2.2.3 Wirtschaftlichkeit......................................................... 208 Zusammenfassung........................................................ 209 Fallstudie 5.1 Der Deckungsbeitrag im Focus............................... 210 Fallstudie 5.2 Finanz- und erfolgswirtschaftliche Kontrolle einer Spedition.... 212 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 5................................. 214 6 Neuere Konzepte der Kostenrechnung..................................... 219 6.1 Wie funktioniert die Prozesskostenrechnung?.............................. 219 6.2 Welchen Zweck verfolgt die Zielkostenrechnung?.......................... 220 Zusammenfassung........................................................ 220 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 6................................. 221

Teil A Inhaltsübersicht 9 Teil A Geschäftsprozesse dokumentieren und Zahlungsvorgänge bearbeiten 1 Grundlegendes zur Buchführung Einleitung............................ 11 2 Von der Inventur zur Bilanz........................................... 16 3 Die Bestandskonten.................................................. 23 4 Buchung und Buchungssatz........................................... 27 5 Der Geschäftsgang................................................... 34 6 Die Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer).................................... 42 7 Die Erfolgskonten................................................... 50 8 Die Abschreibungen................................................. 77 9 Das Privatkonto..................................................... 89 10 Die Organisation der Buchführung..................................... 94 11 Überschreiten des Zahlungstermins.................................... 104

1 Grundlegendes zur Buchführung Einleitung 11 1 Grundlegendes zur Buchführung Einleitung Stellt ein Unternehmen täglich nur eine Rechnung aus, dann wären das bis zum Jahresende schon 260 Rechnungen. Diese werden auch von einigen wenigen Ausnahmen (= Zahlungsausfällen) abgesehen meist per Banküberweisung bezahlt; das sind noch einmal 260 Zahlungen, zusammen also schon 520 Vorfälle, die natürlich aufgeschrieben, also gebucht werden müssen. Vielleicht wird wöchentlich eine Fachzeitschrift für die Mitarbeiter des Unternehmens gekauft, das sind weitere 52 Buchungen, usw. es wird deutlich, dass in einem Betrieb Unmengen von Buchungen bewältigt werden müssen. Deshalb hat schon im Jahre 1494 der Mönch Luca Pacioli erstmalig ein Buch über die Doppelte Buchführung geschrieben, damit die Kaufleute wussten, was sie mit den vielen Belegen anfangen sollten. Die Buchführung ist auch logisch; sollte es manchmal nicht den Anschein haben, dann liegt es an Vorschriften, die Abweichungen von der Buchführungslogik vorschreiben. Die Buchführung ist die Grundlage für alle Aktivitäten im Rechnungswesen. Doppelte Buchführung Externes Rechnungswesen Finanzbuch- haltung Inventur und Inventar Gewinn- und Verlustrechnung Bilanzierung/Jahresabschluss Internes (innerbetriebliches) Rechnungswesen wesentliche Aufgaben Kalkulation/Kostenrechnung Planungsrechnung/Budgetierung Statistik/Controlling Die Buchführung ist eine Methode zur lückenlosen Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle. Die Buchführung, mit der wir uns in diesem Buch ab dem Kapitel 2 beschäftigen, dient als Grundlage für die Finanzbuchhaltung. 1.1 Welche Aufgaben erfüllt die Buchführung? Finanzbuchhaltung Mit der Buchführung werden verschiedene Aufgaben erfüllt: Vermögen und Schulden werden ermittelt. Der Gewinn wird durch Vergleich der Aufwändungen mit den Erträgen festgestellt. Kalkulationsdaten können ermittelt werden. Die Buchführung liefert Daten zur Berechnung von betrieblichen Kennzahlen (z.b. für Liquidität, Rentabilität, Wirtschaftlichkeit). Banken können bei der Kreditvergabe die wirtschaftliche Lage des Unternehmens bewerten. Die Steuerveranlagung ergibt sich aus der Buchführung. Die ordnungsgemäße Buchführung gilt vor Gericht als Beweismittel. Die große Zahl dieser wichtigen Funktionen ist in entsprechend vielen Vorschriften für die Buchführung geregelt. 1.2 Welche rechtlichen Vorschriften sind zu beachten? Jeder Kaufmann ist verpflichtet, Bücher zu führen und in diesen seine Handelsgeschäfte und die Lage seines Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) ersichtlich zu machen. Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann. Dieser Satz stimmt sowohl mit dem Handelsgesetzbuch als auch mit der Abgabenordnung (AO) überein.

12 1 Grundlegendes zur Buchführung Einleitung Das Handelsgesetzbuch Inlandswährung Keine Buchung ohne Beleg bezieht sich in den Paragrafen 238 und 239 auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB). Darin werden einige wichtige Regelungen genannt: Einträge müssen in deutscher Sprache, Beträge in EURO gebucht werden. Ursprünglicher Buchungsinhalt darf nicht unleserlich gemacht werden, es darf nicht radiert und es dürfen keine Bleistifteintragungen gemacht werden. Keine Buchung darf ohne Beleg erfolgen. Die Aufzeichnungen müssen vollständig, inhaltlich und zeitlich zugeordnet sein, damit die Entstehung und Abwicklung verfolgt werden kann. Die Abgabenordnung (AO) Kasseneinnahmen/Ausgaben Kassenbuch Gewerbebetriebe bestimmt, dass Kasseneinnahmen und -ausgaben täglich festgehalten werden sollen. Das geschieht üblicherweise im Kassenbuch. Außerdem müssen alle Gewerbebetriebe, also nicht nur Kaufleute, sich nach den obigen Regeln halten, wenn einer der folgenden Sachverhalte vorliegt: Der Jahresumsatz mehr als 260.000,00 Z beträgt oder der Jahresgewinn mehr als 25.000,00 Z beträgt. Weitere Vorschriften sind, wie am Anfang schon erwähnt, steuerrechtliche Vorschriften. Hier sind insbesondere zu nennen: die Abgabenordnung (AO) das Einkommensteuergesetz das Körperschaftsteuergesetz das Gewerbesteuergesetz das Umsatzsteuergesetz regelt allgemein die Abgaben (Steuern, Gebühren, Beiträge), die ein Unternehmen entrichten muss, bestimmt die Besteuerung des Einkommens eines Kaufmanns (oder auch einer Privatperson), legt die Besteuerung einer Kapitalgesellschaft fest, bestimmt die Höhe der Gewerbesteuer für einen Gewerbebetrieb und schreibt die Besteuerung der Umsätze (Verkäufe) eines Unternehmens vor. Daneben enthalten noch folgende Gesetze spezielle Vorschriften für die Buchführung: das Aktiengesetz das GmbH-Gesetz das Genossenschaftsgesetz für Aktiengesellschaften, für Gesellschaften mit beschränkter Haftung und für Genossenschaften. 1.3 Welche Aufbewahrungsfristen müssen beachtet werden? Das Steuerrecht schreibt vor, wie lange Buchungsunterlagen aufbewahrt werden müssen. Sind in anderen Gesetzen abweichende Fristen genannt, ist immer das Steuerrecht maßgebend. Nach 147 der Abgabenordnung (AO) gilt folgende Frist: 10 Jahre lang sind aufzubewahren: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen (z.b. das Kassenbuch), Handelsbriefe, Rechnungen und Frachtbriefe. Dazu gehören auch Schaublätter (Tachoscheiben), die als Nachweis für eine werktägliche Arbeitszeit von mehr als acht Stunden dienen.

1 Grundlegendes zur Buchführung Einleitung 13 Aufbewahrungsfristen beginnen nach der Abgabenordnung immer am Schluss des Jahres, in dem die Buchung vorgenommen wurde. Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüsse und der Konzernabschlüsse können die Unterlagen auch auf einem Bild- oder Datenträger aufbewahrt werden, wenn sie jederzeit innerhalb angemessener Zeit lesbar gemacht werden können. bestimmen 1 Jahr lang die sind Buchführung aufzubewahren: des Kaufmanns. Bei Verstößen gegen diese Schaublätter (Tachoscheiben) des analogen Kontrollgerätes, sofern sie ausschließlich als Nachweis für die Gewerbeaufsicht dienen. Das Steuerrecht schreibt hier nichts vor. Es gilt daher nach der VO EWG 3821/85 (Art. 14) und der STVZO, 57a, eine Aufbewahrungsfrist von 1 Jahr. 2 Jahr sind aufzubewahren: Daten aus dem digitalen Tachographen und Daten aus der Fahrerkarte müssen 2 Jahre aufbewahrt werden. (EUVO 561/2006 u. FpersV 2 Abs. 5) Schätzung Verstöße Viele Vorschriften bestimmen die Buchführung des Kaufmanns. Bei Verstößen gegen diese Vorschriften sind ernsthafte Konsequenzen zu erwarten. Zunächst einmal kann das Finanzamt die Besteuerungsgrundlage durch Schätzung feststellen. Dabei wird im Zweifel sicher nicht zum Vorteil des Kaufmannes geschätzt. Der Entzug steuerlicher Vergünstigungen kann die Folge sein und die Beweislast kann umgekehrt werden, d.h. der Kaufmann muss dem Finanzamt entlastende Tatsachen beweisen. Es besteht außerdem noch die Gefahr der Einleitung eines Strafverfahrens wegen Steuerhinterziehung. Steuerhinterziehung

14 1 Grundlegendes zur Buchführung Einleitung Fallstudie 1: Buchführungspflichten Sie befinden sich in Ausbildung und kennen Buchführung bisher nur aus der Theorie und aus den Masken der Rechnungswesenprogramme am Bildschirm. Aufgaben 1. Das Handelsgesetzbuch bezieht sich in den Paragrafen 238 und 239 auf die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GOB). Beschreiben Sie einige wesentliche formale Regelungen für die Erstellung der Buchführungsunterlagen. 2. Neben den formalen Regelungen gibt es eine Menge an rechtlichen Vorschriften für die Erstellung der Buchführungsunterlagen. In welchen Gesetzen und Verordnungen finden Sie diese? 3. Sie sollen mithelfen, die Geschäftsunterlagen auszusortieren, die nicht mehr benötigt werden, damit sie zur Aktenvernichtung bereitgelegt werden können. Gehen Sie vom heutigen Datum aus (wir nehmen dazu den 1. September 2006 an) und erfassen Sie in einer Aufstellung, wie alt Briefe Bilanzen analoge Tachoscheiben mindestens sein müssen, damit sie vernichtet werden dürfen. Geben Sie dazu das Datum an, bis zu dem Sie die Unterlagen aussortieren dürfen. 4. Um Platz zu sparen, wird im Unternehmen überlegt, ob die Unterlagen auch auf andere Weise als in Papierform aufbewahrt werden können. Sie sollen prüfen, ob es rechtlich dazu eine Regelung gibt, wo diese Regelung gegebenenfalls zu finden ist und welche Möglichkeiten dort genannt sind.

1 Verkehrsleistungen für die Wirtschaft 15 Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 1 1. Übungsaufgabe Nennen Sie die Aufgaben der Buchführung! 2. Übungsaufgabe Warum müssen Sie sich selbst einen Beleg ausstellen, wenn Sie für private Zwecke Geld aus Ihrer Firmenkasse entnehmen? 3. Übungsaufgabe Darf die Buchführung wie zu Zeiten des Mönchs Luca Pacioli in lateinischer Sprache geführt werden? (Begründung!) 4. Übungsaufgabe Welche Fristen nennt die Abgabenordnung bezüglich des Buchungsrückstandes für das Kassenbuch? 5. Übungsaufgabe In welcher Währung müssen Geldbeträge gebucht werden? 6. Übungsaufgabe Dürfen Sie radieren, wenn Sie falsch gebucht haben? 7. Übungsaufgabe Was versteht man unter den GOB? 8. Übungsaufgabe Wie lange muss eine Bilanz aufbewahrt werden? 9. Übungsaufgabe Wie lange müssen Handelsbriefe und Buchungsbelege aufbewahrt werden? 10. Übungsaufgabe Welche Aufbewahrungsfrist gilt für analoge Tachographenscheiben, wie lange müssen Daten des digitalen Tachographen aufbewahrt werden? 11. Übungsaufgabe Wann beginnen die Aufbewahrungsfristen? 12. Übungsaufgabe Was können die Folgen sein, wenn Sie die Pflichten zur Buchführung nicht einhalten?

16 2 Von der Inventur zur Bilanz 2 Von der Inventur zur Bilanz 2.1 Wie entsteht ein Inventar? HGB 240 Jeder Kaufmann muss zu Beginn seines Gewerbes und am Schluss eines jeden Geschäftsjahres ein Inventar in deutscher Sprache erstellen (HGB 240). Das ist eine Aufstellung von: A B C Vermögen Schulden = Eigenkapital (= Vermögen abzüglich Schulden) Inventur Die benötigten Werte erhält man vor allem durch Zählen (sog. körperliche Bestandsaufnahme) und entnimmt sie den Aufzeichnungen (Büchern, daher buchmäßige Erfassung). Diese Tätigkeit ist unter dem Namen Inventur bekannt. Inventur Inventar ist die wert- und mengenmäßige Erfassung des Vermögens und der Schulden ist die Aufstellung dieser Werte in einer übersichtlich gegliederten Liste. Inventar Das Inventar muss mit Ort und Datum versehen und vom Unternehmer eigenhändig unterschrieben werden. Beispiel: Inventar Teil A Teil B Teil C Vermögen I. Anlagevermögen Grundstücke Gebäude Maschinen Büro- und Geschäftsausstattung II. Umlaufvermögen Waren Forderungen Bankguthaben Bargeldbestand (Kassenbestand) SUMME des Vermögens Schulden (Verbindlichkeiten) I. Langfristige Schulden Hypothekendarlehen Bankdarlehen II. Kurzfristige Schulden Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten SUMME der Schulden Berechnung des Reinvermögens SUMME des Vermögens SUMME der Schulden = Reinvermögen (= Eigenkapital)

2 Von der Inventur zur Bilanz 17 Im Überblick Der Weg zum Inventar Schritt 1 Schritt 2 Schritt 3 Schritt 4 Schritt 5 Erfassen des Vermögens (Zählen, Messen, Wiegen) Erfassen der Schulden Ermitteln des Eigenkapitals Zusammenfassen in einer übersichtlich gegliederten Aufstellung Eigenhändige Unterschrift des Kaufmanns 2.2 Wie wird die Bilanz aufgestellt? Aus dem Inventar wird die Bilanz in Kontenform entwickelt, die ebenfalls bei Gründung des Gewerbes und danach zu Beginn und am Ende eines jeden Geschäftsjahres erstellt werden muss (HGB 242). Auch die Bilanz wird mit Ort, Datum und eigenhändiger Unterschrift des Unternehmers versehen. Die Bilanz wird für Ausbildungszwecke meist in der Form eines so genannten T-Kontos dargestellt. Die linke Seite wird mit AKTIVA überschrieben und gibt die Arten des Vermögens an, das sind alle aktiven Vermögensgegenstände materieller Art (z.b. Lkw) und immaterieller Art (z.b. Forderungen). Die rechte Seite der Bilanz wird mit PASSIVA überschrieben und enthält die Quellen des Vermögens, also wie das Vermögen finanziert wird, i. allg. durch Eigen- und Fremdkapital. Beide Seiten der Bilanz müssen also betragsmäßig immer gleich groß sein. Bilanz HGB 242 Bilanz zum I. Anlagevermögen 1. Grundstücke 2. Gebäude 3. Maschinen/Fuhrpark 4. Büro- und Geschäftsausstattung II. Umlaufvermögen 1. Waren 2. Forderungen 3. Bankguthaben 4. Kasse Mittelverwendung (wofür wurde das Geld ausgegeben) Geordnet nach der Liquidität I. Eigenkapital II. Fremdkapital 1. Hypothekendarlehen 2. Bankdarlehen 3. Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten Mittelherkunft (aus welchen Quellen stammt das investierte Geld) Geordnet nach der Fristigkeit Die Bilanz untergliedert nur wertmäßig und nicht auch noch art- und mengenmäßig wie das Inventar. Die Bilanz fasst gleichartige Posten zusammen und kennt nur Vermögen und Kapital. Das Vermögen wird in Anlage- und Umlaufvermögen untergliedert, das Kapital in Eigen- und Fremdkapital. Diese wenigen Vorschriften finden Sie in den 243 und 247 des Handelsgesetzbuches (HGB). Man kann sich leicht merken: die Aktiv-Seite der Bilanz wird nach der Flüssigkeit (Liquidität) gegliedert. Das bedeutet: je schneller ein Bilanzposten geändert wird, desto weiter unten steht er in der Bilanz. Kassenbestände ändern sich oft, sie sind flüssig, also werden sie nach unten in die Bilanz geschrieben; Grundstücke hingegen stehen ziemlich weit oben, weil sie nur selten veräußert werden. Die Passiv-Seite ist nach der Dauer (Fristigkeit) gegliedert, d.h. Kapital, mit dem sehr lange im Unternehmen gearbeitet wird, steht in der Bilanz ganz oben (z.b. Eigenkapital), Darlehen mit kurzer Laufzeit ziemlich weit unten. Für Kapitalgesellschaften (GmbH, AG) schreibt das HGB jedoch im 266 eine besondere Gliederung vor. Liquidität Fristigkeit Kapitalgesellschaften

18 2 Von der Inventur zur Bilanz Buchhalternase Damit die Bilanz nach vollzogenem Abschluss nicht nachträglich noch beschrieben werden kann, wird unter die letzten Posten ein Strich gezogen, sodann addiert und die Bilanzsumme mit einem Doppelstrich versehen. Die Textspalten werden dabei nur mit kurzen Strichen andeutungsweise unterstrichen, die Betragsspalten mit langen Strichen, die so lang sind wie die Beträge selbst. Weil auf der Aktiv- und der Passivseite sich meist nicht gleichviel Zeilen ergeben, die Abschlussstriche aber auf gleiche Höhe gesetzt werden, wird der freie Raum auf der kürzeren Seite durch einen Winkelstrich ausgefüllt (sog. Buchhalternase). Im Überblick Der Weg zur Bilanz Schritt 1 Inventur und Inventar Schritt 2 Eintragung der Vermögenswerte in die Aktivseite Schritt 3 Eintragung der Kapitalwerte in die Passivseite Schritt 4 Bildung der Bilanzsumme auf beiden Seiten Schritt 5 Abschluss durch Entwertung freier Räume (Buchhalternase) Inventar A Vermögen B Schulden C = Reinvermögen (EK) Bilanz Mittelverwendung (nach Liquidität geordnet) A C B Mittelherkunft (nach Fristigkeit geordnet) Zusammenfassung Inventur ist eine Tätigkeit zur Ermittlung aller Bestände. Aus der Inventur wird das Inventar. Inventar ist ein listenförmiges Verzeichnis der Bestände eines Unternehmens und dient der Erfassung von Mengen und Werten, ist eine ausführliche Aufstellung der einzelnen Posten, ist gegliedert in Vermögen, Schulden und Eigenkapital. Bilanz ist die kurzgefasste Gegenüberstellung der Bestände in der so genannten T-Kontenform: es werden nur die Zahlenwerte ausgewiesen und gleichartige Posten werden zusammengefasst. Sie ist gegliedert in: Aktiva Bilanz zum Passiva Anlagevermögen Umlaufvermögen Eigenkapital Fremdkapital

2 Von der Inventur zur Bilanz 19 Fallstudie 2: Aufstellen der Bilanz Der Kaufmann Edgar Schnellheim, Nürnberg, zählt alles, was er hat, d.h. er macht Inventur. Dabei stellt er fest, dass er einen Lkw im Werte von 12.000,00 p und ein Fahrrad zu 150,00 p besitzt. In seinem gemieteten Büro stehen ein Schreibtisch, Stühle und verschiedene Schränke im Wert von zusammen 6.320,00 p. Schnellheim weiß auch, dass er ein Darlehen von 2.000,00 p bei der Sparkasse und 1.000,00 p bei der Volksbank noch nicht zurückgezahlt hat. Aber er hat noch aus zwei Rechnungen insgesamt 700,00 p zu bekommen. In seiner Firmenkasse liegen weitere 700,00 p, auf dem Bankkonto hat er 500,00 p. Aufgaben 1 Stellen Sie das Inventar für die Unternehmung auf. 2 Erfassen Sie für den Kaufmann Edgar Schnellheim das Vermögen und die Schulden. 3 Ermitteln Sie das Eigenkapital der Unternehmung. 4 Erstellen Sie die Bilanz in T-Kontenform.

20 2 Von der Inventur zur Bilanz Wiederholungsfragen Übungsaufgaben 2 1. Übungsaufgabe Erläutern Sie bitte die Begriffe Inventur und Inventar. 2. Übungsaufgabe Erläutern Sie bitte, nach welchen Grundsätzen für Einzelunternehmungen eine Bilanz in T- Kontenform gegliedert sein muss. 3. Übungsaufgabe Versuchen Sie nun bitte selbst, aus einer Inventurliste ein Inventar und daraus eine Bilanz zu erstellen! Inventurliste Gebäude Pkw Kleinlaster Büroschränke Bürotische Bürostühle Büromaschinen Offene Ausgangsrechnungen (Forderungen) Bankguthaben Bargeld Darlehensschulden Hypothekenschulden Offene Eingangsrechnungen (Verbindlichkeiten) 100.000,00 p 20.000,00 p 15.000,00 p 6.000,00 p 2.000,00 p 1.200,00 p 7.000,00 p 12.800,00 p 3.000,00 p 1.700,00 p 22.000,00 p 60.000,00 p 7.200,00 p Inventar A Vermögen A A B Schulden C Ermittlung des Eigenkapitals Ort, Datum Unterschrift