Inhaltsverzeichnis Teil 1 Der Einstieg... 3 Installation... 4 Einrichtung des Desktop... 6 Basisdaten der Kanzlei... 9 Erste Schritte mit Kleos... 11 Ihre erste Akte... 14 2
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Teil 1 Der Einstieg Installation Kleos ist eine Kanzleisoftware von Anwälten für Anwälte. Sie enthält alle Funktionen für eine schnelle und einfache Mandatsbearbeitung. Alle Daten in Kleos werden sicher in der Cloud gespeichert. Sie können Kleos auf vielen unterschiedlichen Geräten installieren und mit Ihrer Lizenz von jedem der Geräte auf Ihre Daten zugreifen. Um mit Kleos arbeiten zu können, müssen Sie zunächst den Kleos-Client auf Ihrem Computer installieren. Der Client wird lokal installiert, aber alle Dateien und Dokumente werden in der Cloud gespeichert. Daher brauchen Sie immer eine Verbindung zum Internet, um mit Kleos arbeiten zu können. Vor der Installation stellen Sie bitte sicher, dass Ihr Computer die technischen Voraussetzungen erfüllt. Kleos ist kompatibel mit Windows 7.1, 8, 8.1 und 10. Auf älteren Betriebssystemen ist Kleos nicht lauffähig. Systemvoraussetzungen Minimum OS: Windows 7.1 CPU: Intel core i3, AMD Phenom II oder AMD ATHLON II RAM: 1GB Freier Speicherplatz: 300 MB Internetverbindung: Download 2 MB/s, Upload 1 MB/s Empfohlen Windows 8.1 / 10 CPU: Intel core i3, AMD Phenom II oder AMD ATHLON II RAM: 4 GB Freier Speicherplatz: 1 GB Internetverbindung: Download 2 MB/s, Upload 1 MB/s 4
Um Kleos zu installieren, laden Sie sich zunächst die Installationsdatei von folgender Adresse herunter: https://kleos.wolterskluwer.com/germany/ Klicken Sie dazu auf den Button Kleos installieren. Sobald der Download vollständig erfolgt ist, starten Sie die Installation per Doppelklick auf die Datei und folgen Sie den weiteren Hinweisen. Wenn die Installation fertig ist, können Sie Kleos über das Icon auf dem Desktop starten: Auf der Login-Seite finden Sie drei Felder: Kanzlei, Benutzername und Passwort. Geben Sie hier die Daten ein, die Sie von Wolters Kluwer zuvor bekommen haben. 5
Benutzer, die sich fünfmal mit einem falschen Passwort anmelden, werden automatisch blockiert. Der Zähler setzt sich mit jedem Mal, das Sie sich erfolgreich anmelden, auf null zurück. Sie dürfen Kleos auf so vielen Geräten installieren, wie Sie möchten, aber Sie können mit Ihrem Benutzer immer nur ein Gerät zeitgleich nutzen. Wenn Sie versuchen, sich auf einem weiteren Gerät anzumelden, wird die vorherige Sitzung immer zuvor beendet. Einrichtung des Desktop Der Desktop ist das Hauptfenster von Kleos und das, was Sie zuerst sehen, wenn Sie sich in Kleos einloggen. Die Ansicht ist leer, wenn Sie sich das allererste Mal anmelden. 6
Sie können Ihren Desktop nach eignen Wünschen einrichten, so dass er die für Sie wichtigsten Informationen anzeigt, z.b. aktuelle Akten, Kalendereinträge, Aufgaben oder erfasste Zeiten. Klicken Sie dazu in die Mitte des Bildschirms. Sie können auch über das Zahnrad in der rechten oberen Ecke den Bereich Einrichtung aufrufen. Die Registerkarte Desktop enthält sechs 1 verschiedene Icons. Jedes steht für eine Kachel auf dem Desktop. Ein Klick auf die Icons aktiviert oder deaktiviert die Kacheln. Wählen Sie Ihre Favoriten aus und wechseln Sie zurück auf den Desktop 1 Dem Icon Ausstehende Vorgänge sind derzeit noch keine Funktionen hinterlegt, daher sollte es nicht dem Desktop hinzugefügt werden. 7
Die meisten Nutzer wählen die Kacheln Aktuelle Akten, Meine Aufgaben, Mein Kalender und Nachverfolgen zur Darstellung auf dem Desktop aus. 8
Basisdaten der Kanzlei Wir empfehlen Ihnen, die Basisdaten der Kanzlei, z.b. den Kanzleinamen, die Adresse und die Mitarbeiter von Vornherein einzurichten. Diese Informationen werden u.a. zur Personalisierung von Dokumenten und der Kommunikation mit Beteiligten genutzt. Um die Kanzleidaten anzupassen, rufen Sie die Einrichtung und dort die Registerkarte Kanzlei auf. Zu Beginn sind die Kanzleidaten leer. Klicken Sie auf Öffnen, um die Basisinformationen einzugeben. Kleos erstellt daraus einen permanenten Beteiligten und benutzt diesen als Ihre Kanzlei. Sie können die Daten aber jederzeit ändern. Wir empfehlen, alle relevanten Daten Ihrer Kanzlei zu erfassen, also den Namen, die Adresse, die Rechtsform (soweit zutreffend) oder die USt.-Nummer. Sie können auch das Logo der Kanzlei mit abspeichern. Kleos kann dieses Logo dann zur Personalisierung Ihrer Dokumente verwenden. Um ein Logo hinzuzufügen, klicken Sie im Beteiligtenfenster der Kanzlei auf das Icon links oben. 9
Kleos kann hier die Bildfomate jpg, png und bmp verarbeiten. Um eine Verzerrung zu vermeiden, sollte das Logo quadratisch sein. Als nächstes sollten Sie sich den Lizenzen und Berechtigungen zuwenden. Wie bereits oben erwähnt, können Sie Kleos auf beliebig vielen Geräten installieren, sich aber pro Nutzer simultan immer nur einmal einloggen. Die Anzahl Ihrer Lizenzen bestimmt also die Anzahl der Nutzer, die zeitgleich in Kleos arbeiten können. Wechseln Sie zu Einstellungen > Kanzlei > Verträge und Berechtigungen Klicken Sie dann auf Modulverwaltung : 10
Die Modulverwaltung zeigt Ihnen u.a. die Anzahl der verfügbaren Lizenzen, das Ablaufdatum der Lizenzen und den verfügbaren Speicherplatz in Kleos an. Erste Schritte mit Kleos Kleos enthält viele Funktionen, aber die Nutzeroberfläche ist so gestaltet, dass Sie sich leicht zurechtfinden. Alle Fenster in Kleos haben den gleichen grundlegenden Aufbau. Um sich die Arbeit mit Kleos zu erleichtern ist es sinnvoll, sich mit diesem Aufbau vertraut zu machen. Die Globale Suche befindet sich in der oberen rechten Ecke aller Kleos-Fenster. Sie ist die schnellste Art Informationen in Kleos zu finden. Sie können Sie benutzen, um den gesamten Datenbestand von Kleos zu durchsuchen. Der Home-Button führt Sie immer wieder auf den Desktop zurück. Er befindet sich in der linken oberen Ecke aller Fenster. Über das Zahnrad kommen Sie in den Bereich Einstellungen. Es befindet sich rechts oben im Hauptmenü. Das Hauptmenü dient dazu, die Hauptfenster von Kleos zu bedienen. Es befindet sich oben in allen Kleos-Fenstern. 11
In Kleos können Sie parallel in mehreren Akten arbeiten. Sie können die Akten nacheinander öffnen und dann über die Schnellnavigation am rechten Rand direkt zwischen den einzelnen Akten wechseln. Der Button +, zur Schnellanlage neuer Daten in Kleos, befindet sich ebenfalls rechts oben im Hauptmenü. Damit können Sie neue Akten, Dokumente, Beteiligte, Termine oder anderen Dateneinträge aus jedem Kleos-Fenster heraus anlegen. 12
Die Hilfe-Funktion finden Sie zwischen dem + und dem Zahnrad. Darüber können Sie auf die Kleos Online-Dokumentation zugreifen oder auch die Infodrops ein- und ausschalten. Alle Fenster in Kleos haben einige gemeinsame Eigenschaften. Eine Suchzeile in der oberen linken Ecke dient zur schnellen Suche nach den gängigsten Kriterien. Im Gegensatz zur globalen Suche bezieht sich diese lokale Suchzeile nur auf den gerade gewählten Bereich, d.h. im Aktenfenster werden hier nur Akten gefunden, im Dokumentenfenster nur Dokumente, usw. Die erweiterte Suche befindet sich daneben. Beim Klick darauf öffnet sich ein Fenster, in dem alle möglichen Felder zu einer spezifischen Suche kombiniert werden können. In der erweiterten Suche können auch vom Nutzer erstellte Zusatzfelder durchsucht werden. Oben in der Mitte vieler Fenster finden Sie die sog. Schnell-Filter. Das lokale Menü finden Sie in der oberen rechten Ecke des Fensters. Die am häufigsten genutzten Funktionen sind sofort sichtbar. Die weniger genutzten Funktionen finden Sie zusammengefasst unter Mehr. Die gleichen Optionen finden Sie auch im Kontextmenü der rechten Maustaste. Alle Fenster in Kleos bieten ein Kontextmenü an. Sie können die Listen in Kleos nach den verschiedenen Spalten filtern und sortieren. Zum Filtern klicken Sie auf das Trichter-Symbol rechts neben der Spaltenüberschrift. Sie können auch Filter in mehreren Spalten kombinieren. 13
Sie können die Spalten auch in eine andere Reihenfolge bringen. Klicken Sie dazu auf die Überschrift der Spalte und ziehen Sie sie per Drag&Drop an die gewünschte Position. Mit einem Rechtsklick auf die Spaltenüberschrift können Sie die Informationen einblenden oder verbergen. Um das ursprüngliche Layout wiederherzustellen klicken Sie auf das kleine Icon links unten und wählen Sie Ansicht zurücksetzen. Ihre erste Akte Kleos ist eine Kanzleisoftware, in der alles rund um Ihre Akten organisiert ist. Eine Akte in Kleos ist ein virtueller Ordner. Sie können unterschiedliche Arten von Informationen in einer Akte speichern, z.b. Dokumente, Notizen, Beteiligte, Termine, Fristen und Aufgaben. Um eine neue Akte zu erstellen, klicken Sie auf Neu im Aktenfenster oder auf Neue Akte auf dem Desktop. 14
Das einzige Pflichtfeld, das Sie bei der Aktenanlage selbst ausfüllen müssen, ist Bezeichnung, aber wir empfehlen Ihnen, auch gleich die Parteien und weitere wichtige Informationen zum Vorgang mit zu erfassen. Denn auch anhand dieser Daten können Sie später nach der Akte suchen und so u.u. das Auffinden beschleunigen und vereinfachen. Neben den o.a. Menüpunkten können Sie eine neue Akte auch über das Kontextmenü der rechten Maustaste im Aktenfenster anlegen. 15