TAW Tech Auftrags und Wartungssystem

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1 TAW Tech Auftrags und Wartungssystem Hilfe Inhalt Allgemein... 3 Login... 4 Die Willkommensseite... 5 Firmen verwalten... 6 Abteilungen verwalten... 7 Maschinenverwaltung... 8 Wartungsdefinitionen verwalten... 9 Wartungsarbeiten verwalten Aufträge verwalten...11 Aufträge Abnahme vornehmen beauftragte Wartungen anzeigen Aufträge reklamieren Berichte anzeigen / exportieren Historie Dateiablage Emulsion Maschinenstillstand Prüfungen Eigene Einstellungen Auftragsannahme (Falls freigegeben) Rechnungserstellung Vorabselektion Updates Weitere Hilfe (TeamViewer) Löschen Datenbankprüfung Ihr Logo Systemvorraussetzungen Server Client: Seite 1 von 27

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3 Allgemein Diese Bedienungsanleitung ist wie das Programm in die entsprechenden Menüpunkte aufgeteilt. Sollten Sie einen entsprechenden Punkt nicht in Ihrem Menü haben, so liegt es an Ihren Berechtigungen. Alle umstrichenen oder andersfarbigen Felder sind Pflicht und müssen ausgefüllt werden! Menüpunkte werden in dieser Hilfe kursiv dargestellt. WICHTIG: Lesen Sie bitte den Abschnitt LÖSCHEN! Je nach individueller Anpassung kann sich das Programm von dieser Hilfe unterscheiden. Seite 3 von 27

4 Login Im Login Fenster haben Sie die Möglichkeit eine neue Lizenz ( Konfiguration ( ) anzupassen. ) ein zu Spielen oder die Datenbank Geben Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort ein um sich anzumelden. Der letzte Benutzername wird gespeichert. Tipp: Wenn Sie im Passwort Feld die Taste Alt Gr und E drücken wird Ihr Passwort gespeichert. ACHTUNG: Das Passwort wird im Klartext gespeichert. Seite 4 von 27

5 Die Willkommensseite Die Willkommensseite gibt Ihnen einige nützliche Informationen. Sie sehen ob ein Update geladen wird, welche Programmversion Sie zurzeit verwenden und Sie gibt Ihnen eine Übersicht Ihrer Daten. Sie sehen auf einen Blick wie viele Firmen oder Abteilungen Sie eingetragen haben, wie viele fällige Arbeiten anstehen, welche Prüfungen in den nächsten 3 Monaten anstehen und in welcher Kalenderwoche die Letzte Datenbankprüfung erfolgt ist. Seite 5 von 27

6 Firmen verwalten Um eine Firma zu verwalten, klicken Sie im Menü auf Stammdaten und anschließend auf Firmen. Geben Sie mindestens folgende Informationen ein: Firma (Bezeichnung der Firma), Straße, Hausnummer, Ort und Postleitzahl. Klicken Sie nun auf speichern. Seite 6 von 27

7 Abteilungen verwalten Um eine Abteilung zu verwalten, klicken Sie im Menü auf Stammdaten und anschließend auf Abteilungen. Geben Sie mindestens folgende Informationen ein: Firma (Auswahl der vorher angelegten Firmen), Abteilung (Bezeichnung der Abteilung) und den Abteilungsleiter. Klicken Sie nun auf Speichern. Sie haben an dieser Stelle die Möglichkeit, eine Grenze für Ihre Mitarbeiter einzugeben. Sollten Ihre Mitarbeiter einen Auftrag erstellen, der den Wert bei Benachrichtigung ab X übersteigt, wird entsprechend der eingetragenen Mailadresse eine automatische versendet, die Sie darüber informiert. Hierbei gibt es folgende Reihenfolge: Sollte unter dem Punkt für Benachrichtigung eine Adresse eingetragen sein, so wird diese verwendet. Ist das Feld leer, wird die Adresse verwendet, die unter Abteilungsleiter hinterlegt wurde. Seite 7 von 27

8 Maschinenverwaltung Um eine Maschine zu verwalten, klicken Sie im Menü auf Stammdaten und anschließend auf Maschinen. Geben Sie mindestens folgende Informationen ein: Firma (Auswahl der vorher angelegten Firmen), Abteilung (Auswahl der vorher angelegten Abteilungen) und Bezeichnung. Klicken Sie nun auf Speichern. Sie können folgende weitere Informationen angeben: Hersteller der Maschine, Maschinentyp, Standort der Maschine, Inventarnummer und Kostenstellenverantwortlicher (KoSt.-Verantwortlicher). Die Bilder QR-Code Inv. Nr. und QR-Code Barcode werden automatisch erstellt, sobald die entsprechenden Werte eingetragen werden. Diese Bilder können mit der rechten Maustaste auf das Bild gespeichert werden. Eine Maschine kann bei Stillstand deaktiviert werden um in der Auftragsliste nicht mehr zu erscheinen. Seite 8 von 27

9 Wartungsdefinitionen verwalten Um die Angaben der durchzuführenden Arbeiten (Wartungsdefinitionen) zu verwalten, klicken Sie im Menü auf Stammdaten und anschließend auf Wartungsdefinitionen. Geben Sie mindestens folgende Informationen ein: Bezeichnung. Klicken Sie nun auf speichern. Sie können auch eine Beschreibung der Wartungsdefinition oder ein Bild (z.b.: einen Schaltplan) hinterlegen. Um ein Bild zu hinterlegen, klicken Sie auf das Bildsymbol neben der Auswahlbox und wählen Sie ein Bild aus. Sobald die Wartungsdefinition erstellt ist können Sie den Eintrag bearbeiten und weitere durchzuführende Arbeiten im Bereich Details hinzufügen. Die einzelnen Wartungspunkte werden extra auf dem Auftragsformular ausgewiesen und bieten dem Mitarbeiter genauere Informationen für die durchzuführenden Arbeiten. Seite 9 von 27

10 Wartungsarbeiten verwalten Um Wartungsarbeiten zu verwalten, klicken Sie im Menü auf Stammdaten und anschließend auf Wartungsarbeiten. Geben Sie mindestens folgende Informationen ein: Firma (Auswahl der vorher angelegten Firmen), Abteilung (Auswahl der vorher angelegten Abteilungen), Maschine (Auswahl der vorher angelegten Maschinen), Wartungsarbeit (Auswahl der vorher angelegten Wartungsdefinition), Zyklus (Wiederkehrender Zeitraum oder Datum). Klicken Sie nun auf speichern. Über den Schalter Aktiv können Sie entscheiden, ob diese Wartung zur Auswahl für einen Auftrag bereit steht oder nicht. Mit dem Schalter "Automatisch beauftragen" kann der Auftrag bei der nächsten Überschreitung des Wartungszyklus automatisch beauftragt werden. Hier wird auch der Preis für die Wartung festgelegt. Seite 10 von 27

11 Aufträge verwalten Um Wartungsarbeiten zu beauftragen, klicken Sie im Menü auf Auftragsverwaltung und anschließend auf Aufträge erstellen. Klicken Sie in der Spalte Auswahl auf die Einträge, die Sie beauftragen möchten. Sie können die Auswahl auch über Alle Auswählen oder Keine Auswählen vorselektieren. Nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben, klicken Sie auf Weiter. Prüfen Sie die Übersicht und bestätigen Sie Ihren Auftrag mit einem Klick auf beauftragen. (Auftragsauswahl) Seite 11 von 27

12 (Auftragsbestellung) Seite 12 von 27

13 Aufträge Abnahme vornehmen Um Erledigte Aufträge zu beenden, klicken Sie im Menü auf Auftragsverwaltung und anschließend auf Abnahme. Klicken Sie in der Spalte Erledigt auf die Einträge, die ordnungsgemäß beendet wurden. Falls Sie einen Auftrag reklamieren möchten, darf dieser nicht erledigt werden! Seite 13 von 27

14 beauftragte Wartungen anzeigen Um Ihre aktuellen Aufträge zu sehen, klicken Sie im Menü auf Auftragsverwaltung und anschließend auf Aktuell beauftragt. Hier bekommen Sie Ihre aktuellen Aufträge zu sehen. Seite 14 von 27

15 Aufträge reklamieren Um Aufträge zu reklamieren, klicken Sie im Menü auf Auftragsverwaltung und anschließend auf Abnahme. Wählen Sie in der Spalte Reklamation den Auftrag aus, der reklamiert werden soll und geben Sie im unteren Bereich einen Grund für die Reklamation an. Mit einem Klick auf Abnahme freigeben wird die Anfrage zu Ihrem Ansprechpartner weitergeleitet, der die Reklamation prüft und gegebenenfalls für eine Überarbeitung markiert. Seite 15 von 27

16 Berichte anzeigen / exportieren Über Berichte und Export können Sie sich Übersichten als Excel-Datei speichern. Berichte werden als Zusatzprogramme erstellt. Die Anzahl der verfügbaren Berichte kann stark variieren. Seite 16 von 27

17 Historie Klicken Sie auf Berichte und Historie um die Maschinenhistorie zu öffnen. In der Historie sehen Sie nach Auswahl einer Maschine die gesamten Aufträge der Maschine, den Stillstand und hinterlegte Dateien (Siehe Dateiablage). Seite 17 von 27

18 Dateiablage Wählen Sie in der Historie eine Maschine aus und Klicken mit der rechten Maustaste auf Dateien. Wählen Sie den Punkt Datei hinzufügen. Es öffnet sich die Dateiablage. Wählen Sie über den Button Datei Suchen eine Datei aus die Sie hinterlegen möchten und bestätigen Sie die Ablage mit Ja. Mit den Hacken Für Maschine Speichern können Sie die Datei nur dieser Maschine hinterlegen. Wenn dieser Hacken abgewählt ist wird die Datei allen Maschinen hinterlegt. Seite 18 von 27

19 Emulsion Klicken Sie auf Ereignisse und Emulsion um die Eingabemaske für Emulsion zu öffnen. Wählen Sie Firma, Abteilung und Maschine aus und geben Sie mindestens die Werte für Konzentration, PH-Wert und Nitrit ein um Emulsionswerte einer Maschine zu hinterlegen. Seite 19 von 27

20 Maschinenstillstand Klicken Sie auf Ereignisse und Maschinenstillstand um die Eingabemaske für einen Stillstand einer Maschine zu öffnen. Wählen Sie Firma, Abteilung und Maschine aus und geben Sie mindestens das Datum (Start und Ende), sowie die Uhrzeit (Von, Bis) ein um den Stillstand einer Maschine zu hinterlegen. Seite 20 von 27

21 Prüfungen Klicken Sie auf Ereignisse und Prüfungen um die Eingabemaske für Prüfungen zu öffnen. Wählen Sie Firma, Abteilung und Maschine aus und geben Sie mindestens das Datum (Start und nächste Prüfung), sowie eine Beschreibung (Prüfung) ein um einer Maschine eine Prüfung zu hinterlegen. Falls eine Prüfung in den nächsten 3 Monaten ansteht wird diese auf der Willkommensseite angezeigt. Seite 21 von 27

22 Eigene Einstellungen Unter den Menüpunkt Administration und Eigene Einstellungen können Sie Änderungen im Layout vornehmen, die Einstellungen bearbeiten oder die Updatewebseite ändern. Seite 22 von 27

23 Auftragsannahme (Falls freigegeben) Ein Auftrag muss vor der Bearbeitung angenommen werden. Hierzu klicken Sie auf Auftragsverwaltung und Aufträge Abarbeiten. In der folgenden Liste können Sie Aufträge mit einem Klick auf Gewählte Aufträge abschließen zur Endabnahme freigeben. Seite 23 von 27

24 Rechnungserstellung Unter Aufträge Rechnungserstellung können Sie Rechnungsinformationen für abgeschlossene Aufträge erstellen. Wählen Sie eine Firma/Kunde die Startkalenderwoche, die Endkalenderwoche und das Jahr. Sie haben zusätzlich die Möglichkeit nach internen Kennzeichen (Wartungsdefinition) oder Individuellen Filtern im Wartungstext die Auswahl einzugrenzen. Die Rechnungsinformationen können als Excel-Datei exportiert werden. Seite 24 von 27

25 Vorabselektion Die Vorabselektion bietet Ihnen die Möglichkeit die zu empfangenen Datenmengen im Vorfeld zu reduzieren. Updates Das Programm sucht Automatisch beim Start nach Aktuellen Versionen. Sollten Updates gefunden werden, so werden diese Automatisch heruntergeladen und Sie erhalten beim nächsten Programmstart eine Abfrage ob die Aktuelle Version eingespielt werden soll. Weitere Hilfe (TeamViewer) In manchen Fällen ist es hilfreich, wenn Ihnen einer unserer Mitarbeiter direkt an Ihrem PC hilft. Hierzu dient der TeamViewer. Wenn dieser geöffnet ist, bekommen Sie eine Sitzungsnummer, die Sie Ihrem Gesprächspartner mitteilen. Dieser kann sich dann auf Ihren PC schalten und Ihnen Live helfen. Löschen Sollten Sie in der Lage sein Daten zu Löschen müssen Sie folgendes beachten: Das Programm Löscht Daten nach unten immer weiter. Das bedeutet, wenn Sie eine Firma Löschen wird die dazugehörige Abteilung, Maschine, Wartungen etc. mit gelöscht! Seite 25 von 27

26 Datenbankprüfung Nach der Anmeldung wird jede Woche einmal die Datenbank geprüft ob alle Tabellen vorhanden sind, die Felder innerhalb der Tabellen die richtigen Typen aufweisen und falls etwas nicht übereinstimmt wird dies Automatisch vom Programm behoben. Ihr Logo Wenn Sie Ihr Logo auf der Willkommensseite haben möchten Speichern Sie Ihr Logo mit den Namen kundenlogo und der Dateiendung (jpg, gif, png oder bmp) in das Programmverzeichnis der TAW Software. Größe des Bildfeldes: 150 * 150 px. Das Bild wird Automatisch angepasst. Seite 26 von 27

27 Systemvorraussetzungen Server: Mindestens Microsoft SQL Server 2008 R2 o Unterstützte Betriebssysteme: Windows 7; Windows Server 2003; Windows Server 2008; Windows Server 2008 R2; Windows Vista; Windows XP o 32 oder 64 Bit Systeme o Computer mit Intel- oder kompatiblem 1-GHz- oder schnellerem Prozessor (2 GHz oder schneller wird empfohlen) o 1,4-GHz-Prozessor oder schneller o Mindestens 512 MB RAM (2 GB oder mehr wird empfohlen) o 2,2 GB verfügbarer Festplattenspeicher Client: Betriebsystem: Windows XP, Windows Vista, Windows 7, Windows 8 32 oder 64 Bit Systeme.NET ab Version 2 Ca MB Arbeitsspeicher für die Applikation Mindestens 50 MB Festplatten Speicher. Kann stark steigen wenn Daten hinterlegt werden sollen. Für Excel oder Wordexporte wird ein Microsoft Office ab Version 2003 benötigt. Seite 27 von 27