Abschlussvortrag Masterarbeit Referenzmodelle für die Geschäftsprozesse und die Architektur ihrer Rechnerunterstützung in Institutssekretariaten einer Medizinischen Fakultät Peter Rasch 05.04.2007
Inhalt 1. Ziele 2. Vorgehen 3. Vorstellung des Referenzmodells 4. Empfehlung von Werkzeugen 5. Schulungsthemen 6. Ausblick Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 2
1. Ziele Analyse der Aufgaben und verwendeter Werkzeuge in den Institutssekretariaten Erstellung von Referenzprozessen Modellierung eines Referenzmodells im 3LGM² zur Abbildung der Werkzeugunterstützung Ausarbeitung von Schulungsthemen Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 3
2. Vorgehen 1. Erhebung der Daten mittels Interviews Interviewleitfaden Dauer der Interviews meist 60 Minuten Standardliteratur über die Sekretariatsorganisation 2. Abbildung des Ist-Zustands Abläufe mittels Geschäftsprozessmodellierung (eepk) Aufgaben, Anwendungssysteme und physische Werkzeuge mittels 3LGM² 3. Referenzmodellierung mittels 3LGM² nach vorangegangener Analyse der Ist-Modelle Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 4
2. Vorgehen 4. Ableitung einer Empfehlung für die Werkzeugunterstützung anhand des Referenzmodells 5. Ausarbeitung von Schulungsthemen anhand der empfohlenen Werkzeuge Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 5
3. 3LGM² Referenzmodell Vorgehen bei der Erstellung des Referenzmodells 1. Auswahl gemeinsamer Aufgabenbereiche und Abbildung auf der Fachlichen Ebene 2. Analyse der Aufgaben und Erstellung einer Liste von Anforderungen, die von den Werkzeugen unterstützt werden sollten 3. Auswahl der Werkzeuge aufgrund der Anforderungen und Abbildung als Anwendungsbausteine auf der Logischen Werkzeugebene 4. Verteilung der Anwendungsbausteine auf DV-Bausteine auf der physischen Werkzeugebene Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 6
3. 3LGM² Referenzmodell 1. Auswahl gemeinsamer Aufgabenbereiche und Abbildung auf der Fachlichen Ebene IMISE PFIH Gemeinsame Aufgabenbereiche -Terminplanung -Posteingang- und Postausgangsbearbeitung -Schriftgutverwaltung -Textverarbeitung (Schriftguterstellung) -Organisation von Dienstreisen -Organisation von Veranstaltungen -Erstellung und Pflege von Projektübersichten -Ressourcenverwaltung -Beschaffung -Kostenabrechnung Unterschiedliche Aufgabenbereiche -Verwaltung der Anmeldung zur statistischen Beratung -Webseitenpflege Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 7
3. 3LGM² Referenzmodell Abbildung: Fachliche Ebene Teilmodell 1 Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 8
3. 3LGM² Referenzmodell Abbildung: Fachliche Ebene Teilmodell 2 Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 9
3. 3LGM² Referenzmodell Abbildung: Fachliche Ebene - Teilmodell 3 Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 10
3. 3LGM² Referenzmodell Abbildung: Fachliche Ebene - Objekttypen Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 11
3. 3LGM² Referenzmodell Vorgehen bei der Erstellung des Referenzmodells 1. Auswahl gemeinsamer Aufgabenbereiche und Abbildung auf der Fachlichen Ebene 2. Analyse der Aufgaben und Erstellung einer Liste von Anforderungen, die von den Werkzeugen unterstützt werden sollten 3. Auswahl der Werkzeuge aufgrund der Anforderungen und Abbildung als Anwendungsbausteine auf der Logischen Werkzeugebene 4. Verteilung der Anwendungsbausteine auf DV-Bausteine auf der physischen Werkzeugebene Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 12
3. 3LGM² Referenzmodell 2. Analyse der Aufgaben und Erstellung einer Liste von Anforderungen Anforderung Beschreibung Aufgabenverwaltung - Erstellen, Verwalten und Delegieren von Aufgaben Terminverwaltung - Erstellen und Verwalten von Terminen in persönlichen Kalendern als auch in Gruppenkalendern - Erinnerung an Termine - Versenden von Terminbenachrichtigungen - Vermeiden von Terminkollisionen Kontaktverwaltung - Bereitstellung gemeinsamer Adressbücher Ressourcenverwaltung - Erstellen, Verwalten und Reservieren von Ressourcen Dokumentenverwaltung - Indexierung zum schnellen Auffinden - Versionierung um frühere Entwürfe wiederherzustellen - Sperrmechanismen zum Schutz vor gleichzeitigen Zugriff Kommunikationsunterstützung - E-Mails und Faxnachrichten empfangen, erstellen, verwalten und abschicken Integration - Einbindung bisher verwendeter rechnerbasierter Büroanwendungen (MS Office) Synchronisierungsschnittstellen - Einbindung mobiler Geräte, mit denen sowohl synchroner als auch asynchroner Zugriff möglich ist Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 13
3. 3LGM² Referenzmodell Vorgehen bei der Erstellung des Referenzmodells 1. Auswahl gemeinsamer Aufgabenbereiche und Abbildung auf der Fachlichen Ebene 2. Analyse der Aufgaben und Erstellung einer Liste von Anforderungen, die von den Werkzeugen unterstützt werden sollten 3. Auswahl der Werkzeuge aufgrund der Anforderungen und Abbildung als Anwendungsbausteine auf der Logischen Werkzeugebene 4. Verteilung der Anwendungsbausteine auf DV-Bausteine auf der physischen Werkzeugebene Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 14
3. 3LGM² Referenzmodell 3. Auswahl der Werkzeuge und Abbildung als Anwendungsbausteine auf der Logischen Werkzeugebene Abbildung: Logische Werkzeugebene Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 15
3. 3LGM² Referenzmodell Vorgehen bei der Erstellung des Referenzmodells 1. Auswahl gemeinsamer Aufgabenbereiche und Abbildung auf der Fachlichen Ebene 2. Analyse der Aufgaben und Erstellung einer Liste von Anforderungen, die von den Werkzeugen unterstützt werden sollten 3. Auswahl der Werkzeuge aufgrund der Anforderungen und Abbildung als Anwendungsbausteine auf der Logischen Werkzeugebene 4. Verteilung der Anwendungsbausteine auf DV-Bausteine auf der physischen Werkzeugebene Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 16
3. 3LGM² Referenzmodell 4. Verteilung der Anwendungsbausteine auf DV-Bausteine auf der physischen Werkzeugebene Abbildung: Physische Werkzeugebene Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 17
4. Empfehlung von Werkzeugen Empfehlung eines Microsoft-basierten Groupware Systems bestehend aus: Exchange Server SharePoint Services Empfehlung stützt sich auf: kein Produktvergleich aber: einfache Integration bisher verwendeter Anwendungen (Microsoft Office) Exchange und SharePoint werden bereits im Verwaltungsbereich des UKL eingesetzt Mitnahme von Erfahrungswerten Sonderkonditionen für Volumen-Lizenz-Verträge des URZ mit Microsoft Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 18
4. Empfehlung von Werkzeugen Logische Werkzeugebene - Microsoft basiertes Groupware System Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 19
4. Empfehlung von Werkzeugen Exchange Server E-Mail und Faxnachrichten Aufgabenverwaltung gemeinsame Terminkalender und Adressbücher Ressourcenverwaltung Anbindung mobiler Geräte ohne zwischengeschalteten Desktop-Rechner (synchron, asynchron) SharePoint Services Web-Anwendung (Content und Dokumenten Management) integrierte Arbeitsumgebung für Sekretariate und wissenschaftlichen Bereich strukturierte Informations- und Dokumentenablage für Schriftguterstellung und Organisationsaufgaben Versionierung, Vorlage und Indexierung von Dokumenten Integration der vorhanden Microsoft Office Anwendungen Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 20
4. Empfehlung von Werkzeugen SharePoint Services : Teamsites zur Förderung der Zusammenarbeit Abbildung: Teamsitehierarchie Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 21
4. Empfehlung von Werkzeugen SharePoint Services Teamsites bestehen aus Dokumentbibliotheken und Listen Dokumentbibliotheken Speicherung unstrukturierter Dokumente aller Art zu jedem Dokument kann ein Arbeitsbereich angelegt werden innerhalb dieses Arbeitsbereiches können Entwürfe oder weitere Informationsquellen passend zum bearbeitenden Dokument hinzugefügt werden Zuweisen von Aufgaben zum Dokument Auschecken des Dokuments verhindert gleichzeitigen Zugriff Versionsverlauf zum Wiederherstellen früherer Entwürfe Schnelles Auffinden von Dokumenten aufgrund der Indexierung Benachrichtigung, wenn Dokumente sich innerhalb der Bibliothek ändern Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 22
4. Empfehlung von Werkzeugen SharePoint Services Listen Speicherung strukturierter Informationen (vergleichbar mit Excel-Tabellen) Beispiel: Organisation von Veranstaltungen: Teilnehmerliste inklusive Zusage/Absage Liste der Vortragenden inklusive Vortragszeiten Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 23
4. Empfehlung von Werkzeugen SharePoint Services Abbildung: Teamsite zur Organisation einer Veranstaltung Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 24
5. Schulungsthemen Outlook Umgang mit Kalendern Freigabe des eigenen Terminkalenders Einbindung anderer Terminkalender Automatische Suche von freien Zeiträumen für die Terminvergabe Faxnachrichten elektronisch verschicken Aufbau von Telefonverbindungen über Kontakteinträge Einrichtung der Stellvertreterfunktion SharePoint Aufbau der Oberfläche und Navigation Erstellen von Teamsites, Listen und Dokumentbibliotheken Anlegen von Dokumentarbeitsbereichen Integration der Office Anwendungen Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 25
6. Ausblick Referenzmodell Möglichkeit der Auswahl von Groupware Lösungen anderer Anbieter Erweiterung des Groupware Systems um zusätzliche Funktionalitäten Probleme beim Einsatz von Groupware Akzeptanz der Mitarbeiter Abbau sozialer Kontakte Sicherheitsrelevante Aspekte Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 26
Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Graduierendenseminar Abschlussvortrag Masterarbeit Peter Rasch 27