Chef über Bord Notfallkoffer schon gepackt? Doreen Hotze, Handelskammer Hamburg
Was wäre, wenn? Welche ersten Schritte sind notwendig? Das Notfall-Handbuch für Unternehmen! Welchen Zeitbedarf sollten Sie einplanen? Wie unterstützt die Handelskammer Hamburg dabei? 2
Fotonachweis: Erstellt von Daniela Schramm 15.02.2016 Titel Präsentation 3
WAS WÄRE, WENN? 15.02.2016 Titel Präsentation 4
WAS WÄRE, WENN? der Unternehmer unvorhergesehen und ungeplant länger krank wird? z.b. durch Unfall auf dem Weg zu einem Kundentermin z.b. der Unternehmer durch einen Lotsenstreik aus dem Urlaub nicht zurück kommen kann? z.b. im Urlaub einen Ski-Unfall hat der Unternehmer also morgen nicht mehr in den Betrieb gehen kann? 5
WAS WÄRE, WENN? der Unternehmer unvorhergesehen und ungeplant länger krank wird? z.b. durch Unfall auf dem Weg zu einem Kundentermin z.b. der Unternehmer durch einen Lotsenstreik aus dem Urlaub nicht zurück kommen kann? z.b. im Urlaub einen Ski-Unfall hat der Unternehmer also morgen nicht mehr in den Betrieb gehen kann? 6
WAS WÄRE, WENN Können Sie folgende Fragen mit JA beantworten? Ist das Unternehmen handlungsfähig und kann fortbestehen? Haben Sie einen Handlungsbevollmächtigten oder einen Mitarbeiter, der bei Ihrem plötzlichen Ausfall einspringen kann? Ist er/sie ausreichend vorbereitet und verfügt über die entsprechenden Vollmachten (Handlungsvollmachten, Bankvollmachten etc.)? Weiß er/sie Bescheid über PINs, Schlüssel, Passwörter und kennt er/sie Absprachen/Konditionen Ihrer wichtigsten Kunden / Lieferanten? Sind die Vertretungsregeln klar getroffen fixiert? Ist Ihre Familie wirtschaftlich ausreichend abgesichert? 7
WAS WÄRE, WENN Können Sie folgende Fragen mit JA beantworten? 8
WAS WÄRE, WENN Können Sie folgende Fragen mit JA beantworten? NEIN? 9
UNTERNEHMEN BERATEN WAS WÄRE, WENN Das sagten auch. Mehr als zwei Drittel der befragten Unternehmen haben sich nicht mit der Frage auseinandergesetzt, was Haben Sie sich damit auseinandergesetzt, was mit Ihrem Unternehmen passieren würde, wenn Sie als Firmenlenker durch Krankheit, Unfall oder Tod ausfällen würden? passieren würde, wenn der Unternehmer ausfällt. 33% ja 77% nein 10
WAS WÄRE, WENN Das sagten auch. Warum haben Sie sich mit diesem Thema bisher nicht beschäftigt? 40% 40% 35% 30% 30% 25% 20% 20% 15% 10% 5% 5% 5% 0% Ich habe keine Zeit dafür. Ich habe das Thema bisher verdrängt. Ich sehe darin keine Notwendigkeit. Ich weiss nicht, wie ich das Thema angehen soll. Sonstiges Quelle: 2014 Unternehmerbefragung der Mitglieder der Handelskammer Hamburg 11
WAS WÄRE, WENN Fallbeispiel aus unserer Beratungspraxis Fritz Strom ist Inhaber eines Einzelhandelsunternehmens, das als Einzelunternehmen geführt wird Betrieb hat 5 Mitarbeiter Ehefrau Helene Strom macht die Buchhaltung die Tochter Johanna Strom ist Azubi zur Einzelhandelskauffrau Fritz Strom hat einen Skiunfall und fällt ins Koma eine Notfallplanung und Vollmachten für die Ehefrau gibt es nicht 12
WAS WÄRE, WENN Fallbeispiel aus unserer Beratungspraxis Folgen für den Betrieb (1) Betrieb ist kopf-und führungslos, es gibt keine gesetzliche Vertretungsmacht zwischen Ehegatten Helene Strom stellt beim Betreuungsgericht (Amtsgericht) einen Antrag, um als Betreuerin eingesetzt zu werden Gericht verweist auf Bearbeitungsdauer von 4 bis 8 Wochen und informiert, dass auch ein Fremdbetreuer eingesetzt werden kann Bank weigert sich, ohne Vollmacht und nachgewiesener Betreuerstellung Verfügungen der Ehefrau auszuführen 13
WAS WÄRE, WENN Fallbeispiel aus unserer Beratungspraxis Folgen für den Betrieb (2) Zahlungsziele können nicht eingehalten werden und Hauptlieferant stoppt die Materiallieferungen Krankenkasse droht wegen nicht gezahlter Sozialversicherungsbeiträge mit Insolvenzantrag Finanzamt droht wegen nicht abgeführter Lohnsteuer Kontopfändung an eine Ausübung der Gesellschafterrechte findet derzeit nicht statt, deshalb kann auch kein neuer Geschäftsführer bestellt werden Fazit: Für den Betrieb tritt eine existenzgefährdende Situation ein, denn es ist handlungsunfähig! 14
WELCHE ERSTEN SCHRITTE SIND NOTWENDIG? 15.02.2016 Titel Präsentation 15
WELCHE ERSTEN SCHRITTE SIND NOTWENDIG? Überlegungen, die einen guten Einstieg in die Thematik ermöglichen Wem schenken Sie das Vertrauen, Ihr Unternehmen weiter zu führen? D.h. wer leitet das Unternehmen in einer eventuell notwendigen Übergangsphase? Welche Kompetenzen soll dieser konkret erhalten? Wie und wann darf der Vertreter tätig werden? Existiert ein Gesellschaftsvertrag und welche Regelungen enthält er bezüglich (des Ausfalls) der Geschäftsführung? Wer weiß über aktuell anstehende Aufträge, die bestehende Kundenkontakte oder Lieferanten bescheid? 16
WELCHE ERSTEN SCHRITTE SIND NOTWENDIG? Überlegungen, die einen guten Einstieg in die Thematik ermöglichen Existieren Ehevertrag, Erbvertrag oder Testament, die Ihre aktuelle Firmensituation berücksichtigen? Haben Sie für Ihren Lebenspartner und für Ihre Kinder Vorsorge getroffen? Von wem und wo soll der Notfallkoffer aufbewahrt werden? Kennen Sie einen Rechtsanwalt / Notar, der Ihnen bei der Aufsetzung der erforderlichen Vollmachten helfen kann? Wen können Sie in Ihrer Handelskammer anrufen, um sich Unterstützung zu holen? 17
WELCHE ERSTEN SCHRITTE SIND NOTWENDIG? Erste Schritte zur Notfall-Planung Erster Schritt: Vertrauensperson finden Zweiter Schritt: Vertrauensperson informieren Dritter Schritt: Notfallplan packen und mit Vertrauensperson besprechen 18
DAS NOTFALL-HANDBUCH FÜR UNTERNEHMEN! 15.02.2016 Titel Präsentation 19
DAS NOTFALL-HANDBUCH FÜR UNTERNEHMEN! Bei 65 IHKs als Lizenzprodukt erhältlich! 1. Als Print-Borschüre (über GII/3) enthält Erklärungen über QR- Codes eingebunden (Doreen.Hotze@hk24.de) 2. Als PDF-Formular (über HK24) www.hk24.de/notfallhandbuch enthält Erklärungen über Verlinkungen eingebunden 20
DAS NOTFALL-HANDBUCH FÜR UNTERNEHMEN! Umgang mit dem Notfall-Handbuch 15.02.2016 Titel Präsentation 21
DAS NOTFALL-HANDBUCH FÜR UNTERNEHMEN! Umgang mit dem Notfall-Handbuch 15.02.2016 Titel Präsentation 22
DAS NOTFALL-HANDBUCH FÜR UNTERNEHMEN! Inhalte 1. Grundlegende Regelungen 2. Finanzen 3. Verträge und Urkunden 4. Mitgliedschaften 5. Betriebliche Daten 6. Sonstiges 7. Privates Notfallhandbuch 23
DAS NOTFALL-HANDBUCH FÜR UNTERNEHMEN! 1. Grundlegende Regelungen Maßnahmen zur kontinuierlichen Weiterführung des Unternehmens Benennung eines Stellvertreters mit Kontaktdaten! Schaffung einer Übergangsphase (Interimsgeschäftsführung)! Vollmachten (z. B. Handlungsvollmacht, Prokura, Bank-und Postvollmachten) für die Vertretung erstellen! Vertretungsregelung (Klärung Verantwortlichkeiten, Entscheidungskompetenzen, Weisungsbefugnisse) aufstellen! Betriebliche Abläufe sicherstellen! Regelungen für die langfristige Unternehmensnachfolge treffen! 24
DAS NOTFALL-HANDBUCH FÜR UNTERNEHMEN! 2. Finanzen Geschäftskonten (Vollmacht) Schließfächer Kredit-/ Darlehensverträge Betriebliche Zahlungsverpflichtungen Finanzamt Bürgschaften Kreditkarten Aufstellung der Beteiligungen und Vermögenswerte 25
DAS NOTFALL-HANDBUCH FÜR UNTERNEHMEN! 3. Verträge und Urkunden Gesellschaftervertrag Handelsregisterauszug / Grundbuchauszug Leasing-/Factoringverträge Patente / Lizenzen / Schutzrechte / Marken Wichtige Versicherungspolicen (Übersicht bestehender Versicherungen) opie mit Hinweis auf den Aufbewahrungsort des Originals 26
DAS NOTFALL-HANDBUCH FÜR UNTERNEHMEN! 4. Mitgliedschaften Berufsverband Verein Ehrenämter Sonstige Mitgliedschaften 27
DAS NOTFALL-HANDBUCH FÜR UNTERNEHMEN! 5. Betriebliche Daten Kunden-/ Lieferantendaten: Rahmenverträge vereinbarte Rabatte / Skonti Zahlungsbedingungen Ansprechpartner Kalkulationsgrundlagen die letzten 3 Jahresabschlüsse 28
DAS NOTFALL-HANDBUCH FÜR UNTERNEHMEN! 6. Sonstiges PINs / TANs (Aufbewahrungsort) Schlüsselverzeichnis (Aufbewahrungsort der Zweitschlüssel) sonstige Passwörter / Codes / Zugangsdaten Verzeichnis anhängiger Rechtsstreitigkeiten Verzeichnis gewährter / gegebener Gewährleistungen Kontaktdaten wichtiger Personen (Rechtsanwalt, Steuerberater, Dienstleister) Persönliche Überlegungen für die Zukunft / Wünsche etc. 29
DAS NOTFALL-HANDBUCH FÜR UNTERNEHMEN! 7. Privates Notfall-Handbuch Unternehmertestament Unternehmensrelevanter Ehevertrag Patientenverfügung bzw. Betreuungsverfügung Handlungsanweisungen für den Notfall 30
DAS NOTFALL-HANDBUCH FÜR UNTERNEHMEN! Fazit Derselbe Ausgangsfall wie oben: Einzelunternehmer Fritz Strom erleidet Skiunfall und fällt ins Koma, Unterschied: Fritz Strom hat seiner Ehefrau eine umfassende Vollmacht erteilt Folgen: Unternehmen bleibt handlungsfähig: Ehefrau kann für Betrieb rechtsgeschäftliche Erklärungen abgeben Ehefrau verwendet die Vollmacht für Überweisungen von Löhnen und Miete und zum Abschluss neuer Verträge Der Ausfall von Fritz Strom führt zu Beeinträchtigungen, aber die Existenz des Betriebes wird nicht gefährdet 31
WELCHEN ZEITBEDARF SOLLTEN SIE EINPLANEN? 15.02.2016 Titel Präsentation 32
WELCHEN ZEITBEDARF SOLLTEN SIE EINPLANEN? Ein Notfall kommt immer ohne Termin! Erstellen des Notfallkoffers: ca. 6-10 Wochen Aktualisieren des Notfallkoffers: ca. alle 12 Monate! Stimmen Sie Ihre Vertragsunterlagen mit Ihrem Steuerberater, Anwalt, Notar, Versicherungsmakler oder Wirtschaftsprüfer ab, aber auch mit Ihrer Familie! Nicht auf die lange Bank schieben eine Notfallplanung ist keine Frage des Alters! Der Notfall kommt immer unverhofft und ungeplant! 33
WIE UNTERSTÜTZT DIE HANDELSKAMMER HAMBURG? 15.02.2016 Titel Präsentation 34
WIE UNTERSTÜTZT DIE HANDELSKAMMER HAMBURG DABEI? Beratungsangebot zum Thema Nachfolge Beratung zur kurzfristigen Unternehmensnachfolge Unterstützung bei der Planung und Musterformulare / Vollmachten Hilfe bei Fragen zum Ausfüllen des Notfall-Handbuchs Beratung zur langfristigen Unternehmensnachfolge Übergabe des Unternehmens: Wie finde ich einen Nachfolger? Wie gestalte ich den Nachfolgeprozess? Beratungsangebot: Stabwechsel 35
WIR HANDELN FÜR HAMBURG VIELEN DANK FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT Noch Fragen? Doreen Hotze 36 138-390 Doreen.Hotze@hk24.de