Digitale Entgeltabrechnung und Personalverwaltung
2 ENTGELTABRECHNUNG UND PERSONALVERWALTUNG MIT DEM PERSONALMANAGER In der Personalabteilung fallen bei der Entgeltabrechnung und Personalverwaltung große Mengen an sensiblen Daten an. Der Personalmanager ist die cloud-basierte Software-Lösung für die Verwaltung und Verarbeitung dieser Daten. Über verschiedene Module werden die Teilbereiche der Entgeltabrechnung und Personalverwaltung digital abgebildet. Die Personalverwaltungsprozesse werden dabei automatisiert. Alle Module werden über die Online-Plattform HR direkt gesteuert. Die Personaldaten werden in einer zentralen Datenbank gespeichert und ausgewertet. Für die Mitarbeiter können eigene Zugänge eingerichtet werden, mit denen sie bestimmte Funktionen selber nutzen können. FUNKTIONALITÄTEN DES PERSONALMANAGERS Alle Personaldaten werden mit dem Personalmanager digital abgebildet. Änderungsdaten werden über ein integriertes Ticketsystem eingegeben und elektronisch verarbeitet. Der Fortschritt der Verarbeitung kann jederzeit überwacht werden. Formate, z.b. für die Weiterverarbeitung in Microsoft Excel, aus dem Personalmanager exportiert werden. Der Datenimport kann ebenfalls über alle gängigen Formate erfolgen. Dabei wird der speziell gesicherte Datenaustausch der Online-Plattform genutzt. Der Personalmanager verfügt über zahlreiche Auswertungs- und Statistikfunktionen, mit denen alle Personaldaten stichtagsbezogen ausgewertet werden können. Die Ergebnisse der Auswertungen können als offene
3 Monatlich wiederkehrende Auswertungen, beispielsweise aus der Entgeltabrechnung, werden automatisch in einem digitalen Archiv abgespeichert und sind jederzeit abrufbar. Welche Auswertungen automatisch erzeugt werden sollen, wird individuell vom Kunden festgelegt. Neben der reinen Software-Lösung kann für die beiden Module Entgelt- und Reisekostenabrechnung auch die Sachbearbeitung vollständig von der Entgelt und Rente AG übernommen werden. Die Kommunikation zu bestehenden Systemen erfolgt über Schnittstellen. Die Online-Plattform und die Dienstleistungen sind zertifiziert und datenschutzrechlich geprüft. VORTEILE & MEHRWERTE DES PERSONALMANAGERS Die digitale, automatische Abarbeitung der Prozesse führt zu Zeit- und Kostenersparnis und gleichzeitig zu Qualitätsverbesserungen. Gleichzeitig sorgen die standardisierte Eingabe und Verarbeitung von Veränderungsdaten und die elektronisch archivierten Auswertungen für zusätzliche Revisionssicherheit. Die Mitarbeiter-Accounts sorgen dafür, dass die Mitarbeiter viele Informationen und Dokumente selber abrufen können und ersparen somit manchen Gang ins Personalbüro. Jedem Kunden steht ein persönlicher Ansprechpartner bei der Entgelt und Rente AG zur Verfügung, der bei technischen und fachlichen Fragestellungen zur Seite steht. Die Bedienung der einzelnen Module über die Online-Plattform HR direkt erfolgt intuitiv. Die oftmals komplexen Prozesse der Personalverwaltung werden so stark vereinfacht und die Auswertung der Personaldaten kann ohne Programmierkenntnisse erfolgen.
4 DIE MODULE DES PERSONALMANAGERS Entgeltabrechnung Die Entgeltabrechnung kann mit dem Personalmanager komplett digital abgewickelt werden. Nach der Eingabe der monatlichen Veränderungsdaten wird die Abrechnung über die Online-Plattform gestartet. Das zugrundeliegende Abrechnungsprogramm SP_DATA ist mandantenfähig. Auf Wunsch kann die Entgelt und Rente AG die gesamte Entgeltabrechnung, inklusive Meldewesen und Auszahlung der Gehälter, übernehmen. Reisekostenabrechnung Die Reisekostenabrechnung umfasst die Abarbeitung des kompletten Workflows von der Beantragung der Reise bis zur Abrechnung der Kosten. Dieser wird nahezu papierlos durchgeführt. Die Auszahlung der Aufwandserstattungen kann separat oder über die Entgeltabrechnung erfolgen.
5 Stellenplan Über das Stellenplanmodul wird die Organisationsstruktur des Unternehmens inklusive historischer Entwicklungen abgebildet. Kostenstellen werden nicht bei dem Mitarbeiter, sondern bei der Stelle hinterlegt, so dass insbesondere die Personalkostenplanung vereinfacht wird. Auch kann die Stellenbeschreibung und -historie aus Stellen- und Mitarbeitersicht verwaltet und abgerufen werden. Personalkostenhochrechnung Mithilfe dieses Moduls können Personalkostenhochrechnungen für Haushaltsplanungen auf Basis der aktuellen Entgeltabrechnung durchgeführt werden. Dabei sind der Betrachtungszeitraum und weitere Parameter für die Hochrechnung beliebig vom Kunden definierbar. Für jeden Mitarbeiter sind individuelle Abrechnungssimulationen möglich. Digitale Personalakte Über die digitale Personalakte können Arbeitgeber Dokumente ihrer Mitarbeiter, wie Arbeitsverträge oder Zeugnisse, in digitaler Form verwalten. Die individuelle Ordnerstruktur legt der Kunde dabei selbst fest. Der Arbeitgeber entscheidet für jedes Dokument, ob es für den Mitarbeiter in seinem Account freigeschaltet wird.
6 DIE MODULE DES PERSONALMANAGERS Zeitverwaltung Die Zeitverwaltung ermöglicht die Erfassung und Auswertung von Arbeits- und Fehlzeiten. Die Daten der Zeitverwaltung sind dabei direkt mit den für die Entgeltabrechnung benötigten Daten verknüpft. Sie fließen automatisch in die monatliche Abrechnung ein und können von den Mitarbeitern eingesehen werden. Die Erfassung der Arbeitszeiten kann über Zeiterfassungsgeräte oder über die Online-Plattform erfolgen. Urlaubsverwaltung Mit der Urlaubsverwaltung werden die Genehmigungsverfahren für Urlaubsanträge nach den individuellen Bedürfnissen des Kunden digitalisiert. Es werden automatisch Jahresübersichten mit genehmigten Urlaubszeiten und Resturlaubsüberträgen erstellt. Die Mitarbeiter greifen über ihren Account auf das persönliche Urlaubskonto zu und können ihre Urlaubsanträge elektronisch stellen. Das Genehmigungsverfahren läuft ebenfalls über die Online-Plattform.
7 Personalbeschaffung Das Modul Personalbeschaffung vereinfacht den Rekrutierungsprozess im Unternehmen. Bewerber können sich über ein Online-Portal bewerben. Der Abgleich der Stellenanforderung mit dem Qualifikationsprofil der Bewerber erfolgt automatisiert. Wird ein Bewerber eingestellt, können die bereits erfassten Personaldaten automatisiert in die Entgeltabrechnung übernommen werden. Personalentwicklung Über die Personalentwicklung können Arbeitgeber die Verwaltung der Fähigkeiten ihrer Mitarbeiter optimieren. Für jeden Mitarbeiter können kundenspezifische Profile angelegt werden. Aus- und Weiterbildungen werden vermerkt. Sind offene Stellen zu besetzen, können Auswertungen die interne Stellenbesetzung vereinfachen. Über das Tool lassen sich auch Mitarbeiterbewertungsverfahren digital abwickeln. Personaleinsatzplanung Das Modul Personaleinsatzplanung ermöglicht die Verwaltung von Schichtplänen und die daraus resultierende Auszahlung von zum Beispiel Überstunden und Sonn-, Feiertags- und Nachtzuschlägen.
8 DER PERSONALMANAGER IN DER ÜBERSICHT MODULE Entgeltabrechnung Zeitverwaltung Urlaubsverwaltung Stellenplanverwaltung Personalkostenhochrechnung Digitale Personalakte Reisekostenabrechnung Personalbeschaffung FUNKTIONALITÄTEN vielfältige Auswertungs- und Statistikmöglichkeiten integriertes Ticketsystem zur Eingabe von Veränderungsdaten verschlüsselter Datenaustausch Abrechnungs- und Auswertungsarchiv Mitarbeiter-Accounts zentraler Personaldatenbestand Personalentwicklung Personaleinsatzplanung Zertifizierte Leistungen Online-Plattform: TÜV-geprüfte Trusted Application Dienstleistungen: zertifiziert nach IDW 951 Typ II KONTAKT Entgelt und Rente AG Solinger Str. 22 40764 Langenfeld Telefon: 02173 93 778 00 Telefax: 02173 93 778 99 E-Mail: info@er-ag.de URL: www.er-ag.de