combit GmbH Untere Laube 30 78462 Konstanz Whitepaper Produkt: address manager 16 Hinweise zur Migration Copyright combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten.
Hinweise zur Migration - 2 - Inhalt Einleitung 4 Migration mit dem Migrations-Assistenten 4 Dabei bestehen folgende Übernahmemöglichkeiten 4 Start des Migrationsvorgangs 4 Notwendige Anpassungen 5 AMW.Variablen 5 Autozähler 5 Benutzerverwaltung 5 Druckvorlagen 5 email Autopilot Konfigurationen und Scripte 5 Extrakte 5 Import- und Exportvorlagen 5 Scripte 6 Sortierungen 6 Terminverwaltung 6 Übernahmemasken 6 Einschränkungen 6 email-addin Konfigurationen 6 Konfiguration und Einstellungen 6 Mehrere Konfigurationen für Eingabemasken-/Listenansichten 6 Schaltflächen für address manager Menüfunktionen 7 Script-Schaltflächen 7 Selbstgemachte "Pseudo-Relationen" 7 Straßen- und PLZ-Verzeichnis 7 Tastaturshortcuts 7 Feature-Alternativen im Vergleich zu vorherigen address manager Versionen 7 Ausgabe > Datenbankdefinition > Feldstruktur/Codedefinitionen 7 Datenbanktransfer-Assistent 7 "Datensatzposition"-Konzept 8 Datensätze als gelöscht markieren bzw. endgültig Löschen 8 Fehlende Dokumentenzuordnungen auf Knopfdruck ermitteln 8 Menüpunkt "Gehe zu Datensatz" 8 Reparatur der Datenbank 8 Titelmakros 8 Virtueller Benutzer 8 WebClient 8 Entfallende Features im Vergleich zu vorherigen address manager Versionen 8 Copyright combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten.
Hinweise zur Migration - 3 - Einleitung Bei der Migration einer address manager Datenbank bis Version 15 in den address manager 16 gehen Sie wie nachfolgend beschrieben vor. Berücksichtigen Sie dabei auch die nachfolgenden notwendigen Anpassungen, Einschränkungen und Alternativen zu entfallenden Features im Vergleich zu vorherigen address manager Versionen. Migration mit dem Migrations-Assistenten Haben Sie bisher mit dem combit address manager bis Version 15 gearbeitet, hilft Ihnen ein Migrations- Assistent dabei, möglichst viele Informationen Ihrer bestehenden Datenbanken in den address manager 16 zu migrieren. Rechnen Sie aber auf jeden Fall noch Zeit für die Nachbearbeitung ein. Sofern Sie den SQL Server 2008-2012 einsetzen, benötigen Sie die SQL Server 2005-Abwärtskompatibilitätskomponenten. Ansonsten erhalten Sie die Fehlermeldung "SQL-DMO Objekt nicht gefunden". Die Installationsdatei für x86- und x64-systeme finden Sie im address manager-programmverzeichnis. Dabei bestehen folgende Übernahmemöglichkeiten Weitestgehende Übernahme der Daten. Dokumenten- und Kontaktcontainer werden dabei in separate relational verknüpfte Tabellen überführt. Die relationalen Verknüpfungen werden automatisch angelegt. Die bisherigen Feldtypen werden in kompatible Feldtypen überführt. Übernahme der bestehenden Eingabemaske. Dokumenten- und Kontaktcontainer werden dabei in neue Tabellenobjekte umgewandelt. Für die entsprechenden Detailansichten werden automatisch neue Eingabemasken angelegt. Sofern möglich, werden die address manager Funktionen von Schaltflächen automatisch in entsprechende Funktionen umgesetzt. Bestehende Codefeldbeschreibungen werden in das neue Projekt eingetragen. Auch Funktionsdefinitionen für Übernahmemasken, Einzeldruckmasken, Einzel-eMails und Programme des ausgewählten Benutzers werden übernommen. Auch bestehende Sortierungen können zum Teil einstufig übernommen werden. Verweiscontainer können nicht automatisch in eine Relation umgesetzt beziehungsweise migriert werden, da sie auch datenbankübergreifend sein können. Der Inhalt des Verweiscontainers wird in ein Bemerkungsfeld übernommen. Bitte beachten Sie, dass eine zweifache Migration nicht unterstützt wird, d.h. dass eine Migration in eine bestehende Datenbank nur sinnvoll ist, wenn es sich dabei um unterschiedliche address manager Datenbanken (dbf-dateien) handelt oder eine solche in eine bestehende address manager-datenbank integriert werden soll. Ggf. müssen Sie jeweils separat migrieren und anschließend den Projektimport des address manager verwenden. Start des Migrationsvorgangs Starten Sie den Migrationsassistent über die Datei "am2crm.exe" im address manager-programmverzeichnis direkt auf dem Server. Wählen Sie den Befehl Datei > Migrieren. Geben Sie das bisherige address manager Verzeichnis an, sowie den Benutzer, dessen Konfiguration als Vorlage dienen soll. Falls sich auf dem aktuellen System keine address manager Installation mehr befindet, kopieren Sie nur das address manager Datenverzeichnis mit den Datenbanken von Ihrem bisherigen address manager Verzeichnis und geben hier den Pfad dazu an. Anschließend wählen Sie die gewünschte Datenbank und die Eingabemaske aus. Der Name der Datenbank darf an der ersten Stelle keine Zahl enthalten! Nun wählen Sie aus der Liste den entsprechenden Datenbankserver aus. Copyright combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten.
Hinweise zur Migration - 4 - Geben Sie nun die bestehende Datenbank an bzw. geben Sie einen neuen Namen für eine solche ein. Bitte beachten Sie, dass weder Datenbanken noch Tabellen mit dem Namen der dbf-datei oder eines Container-Feldes existieren dürfen. Zuletzt geben Sie noch einen Dateinamen für die neue Projektdatei an. Sie haben auch die Möglichkeit weitere address manager Datenbanken in eine bestehende Projektdatei zu migrieren. Wählen Sie dazu die Option "Bestehende Projektdatei erweitern". Beachten Sie dabei, dass Feldbezeichnungen nicht doppelt vorkommen dürfen. Wenn also in weiteren Datenbanken ebenfalls ein Feld "Dokumente" existiert, müssen Sie dieses erst umbenennen. Starten dann über "Weiter" den Migrationsvorgang, der nun automatisch abläuft. Notwendige Anpassungen AMW.Variablen Formeln, welche AMW.Variablen beinhalten, z. B. AMW.Benutzer oder AMW.Bearbeitungsmodus, müssen angepasst werden. Autozähler Felder vom Typ Kundenummer erhalten bei der Migration den Datentyp "Automatische Nr.". Um auch weiterhin die automatische Kundenummervergabe zu verwenden, wechseln Sie in die Ansichtskonfiguration der entsprechenden Ansicht und definieren im Reiter "Auto. Nr." einen neuen automatischen Zähler für Ihr Kundennummern-Feld. Benutzerverwaltung Die Benutzer sowie die Benutzerrechte müssen im address manager 16 neu angelegt werden. Druckvorlagen Druckvorlagen, die z. B. einen Container im address manager ausgeben, müssen angepasst werden. Datumsfelder werden jetzt als richtige "Datumsfelder" angemeldet, nicht wie bisher als "Zeichenfelder". Sofern Sie diese Felder in Formeln verwenden, müssen Sie die Formeln anpassen. email Autopilot Konfigurationen und Scripte Die Konfiguration für den email Autopilot kann geladen und weiterverwendet werden. Es muss lediglich das alte amw Script-Objekt entfernt und das neue Script-Objekt ausgewählt werden. Scripte müssen an das neue Objektmodell angepasst werden. Extrakte Im address manager 16 besteht die Möglichkeit bei Feldern zwischen Leer und NULL (es wurde noch kein Wert vergeben) zu unterscheiden. Beim Abfragen (Filtern) sind diese erweiterten Möglichkeiten dann auch entsprechend zu berücksichtigen. Sofern ein Filter über den Assistenten zusammengestellt wird, wird Ihnen dies bereits automatisch vorgeschlagen. Import- und Exportvorlagen Import- und Exportvorlagen sind zu überprüfen, wenn diese Daten zu Dokumenten und/oder Kontakten enthalten und diese per Migration automatisch im address manager 16 in eine 1:N Relation umgesetzt werden. Dies gilt beispielsweise, wenn bei einem Import automatisch auch ein Kontakteintrag oder ein Dokumenteneintrag gesetzt wird. Scripte Copyright combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten.
Hinweise zur Migration - 5 - Scripte müssen geprüft und ggf. neu erstellt werden (Es gibt hierfür einen speziellen Kompatibilitätslayer im COM Objektmodell der Anwendung. Bitte beachten Sie dabei, dass dieser nicht das komplette Objektmodell abbildet). Wichtig: Scripte, die bisher in dem address manager 15 (oder älter) Installationsverzeichnis oder eines Unterordners liegen, müssen in das entsprechende Verzeichnis der address manager 16 Installation kopiert werden. Sortierungen Spezielle Sortierungen, wie zum Beispiel bei einem Datum, konkret "Geburtstagssortierung" (manueller Eintrag in der Konfigurationsdatei der Datenbank (<DATENBANKNAME>.INI): "RIGHT(DTOORD(GEBURTSTAG),4)") können nicht umgesetzt werden. Workaround: Eine Datenbanksicht mit dieser Sortierung serverseitig einrichten. Alternativer Workaround: Legen Sie drei zusätzliche Felder für TAG, MONAT und JAHR an, die per Folgeverknüpfung aus dem korrespondierenden Datum gefüllt werden. Dann können Sie aus jeder beliebigen Kombination der drei Felder und jedem weiteren Kriterium eine eigene Sortierung anlegen. Terminverwaltung Die Termine können mit Hilfe eines Scripts aus dem time manager in die integrierte Terminverwaltung des address manager 16 migriert werden, verwenden Sie dazu das entsprechende Script "timemanager_migration.vbs". Termine mit mehreren Teilnehmern werden im address manager 16 zu Gruppenterminen und sind keine einzelnen Terminkopien mehr. Termine mit einem Link zu einem Datensatz werden durch das Script migriert. Übernahmemasken Übernahmemasken vom Typ "*.xfr" müssen neu importiert, in "*.xfx" gewandelt und ggf. überarbeitet werden. Die Umwandlung wird dabei automatisch beim Speichern der Datei vorgenommen. Einschränkungen email-addin Konfigurationen Die Konfigurationen der AddIns für Microsoft Outlook, Mozilla Thunderbird und Tobit David können nicht übernommen werden und müssen neu vorgenommen werden. Konfiguration und Einstellungen Diese können nicht übernommen werden und müssen ggf. neu gemacht werden. Mehrere Konfigurationen für Eingabemasken-/Listenansichten Im address manager konnten für eine Datenbank verschiedene Eingabemasken/Übersichtslisten erstellt/geladen werden, im address manager 16 gibt es pro Ansicht jeweils nur eine Konfiguration für die Eingabemaskenansicht (DLI) und Listenansicht (VLC). Schaltflächen für address manager Menüfunktionen Buttons, die einen address manager Menübefehl direkt aufrufen, funktionieren nicht mehr. Script-Schaltflächen Folgende Funktionen werden im address manager 16 nicht mehr fortgeführt und müssen in Scripten anders abgebildet werden: Copyright combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten.
Hinweise zur Migration - 6 - - ActivateAutoProtocolForType - CopyDatabase - DeclareChartDescription - DeclareChartRow - DefineChartRowStart() - DoXfer Selbstgemachte "Pseudo-Relationen" Sofern mehrere Datenbanken im Einsatz waren und dort Datensätze über Datensatzverweise miteinander verknüpft wurden, können diese "Verknüpfungen" nicht in den address manager 16 konvertiert werden. Diese Datensätze müssen im address manager 16 neu verknüpft werden. Straßen- und PLZ-Verzeichnis Das Straßen- und PLZ-Verzeichnis wird beim address manager 16 über Folgeverknüpfungen der entsprechenden Felder (z. B. Straße, Ort,...) aufgerufen. Über die List & Label Formel GetFieldFromAddress () kann die PLZ-Automatik angesteuert werden. Der bisherige Button zum Aufruf der Automatik hat somit keine Funktion mehr. Das PLZ-Verzeichnis ist nicht mehr manuell editierbar, es können aber eigene komplette Verzeichnisse erstellt werden (siehe dazu http://www.combit.net/knowledgebase?action=display&articleid=kbad001236). Tastaturshortcuts Ggf. gewohnte Tastaturshortcuts können sich geändert haben. Weitgehende Kompatibilität ist aber gegeben. Tastaturkürzel können dabei aber selbst umdefiniert werden. Feature-Alternativen im Vergleich zu vorherigen address manager Versionen Ausgabe > Datenbankdefinition > Feldstruktur/Codedefinitionen Über Scripte realisierbar. Siehe Knowlegebase-Artikel KBAD001136 und KBAD001093. Datenbanktransfer-Assistent Abwicklung jetzt über SQL Server Replikation (erfordert volle SQL Server Lizenz, nicht im Express Umfang enthalten) "Datensatzposition"-Konzept SQL-Prinzipbedingt ist dies jetzt immer ein Filter mit den daraus resultierenden Konsequenzen. Datensätze als gelöscht markieren bzw. endgültig Löschen Hier sind mehrere Lösungsansätze möglich. Fehlende Dokumentenzuordnungen auf Knopfdruck ermitteln Kann über spezielles Script realisiert werden. Menüpunkt "Gehe zu Datensatz" Über Script realisierbar. Reparatur der Datenbank Copyright combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten.
Hinweise zur Migration - 7 - Die Reparatur der Datenbank ist nicht mehr per Menü aufrufbar. Dies kann über einen Administrator auf dem Server gemacht werden, z.b. durch Wartungspläne, SQL-Skripte (DBREINDEX), etc. Titelmakros Über Scripte realisierbar. Virtueller Benutzer Abgelöst von email Autopilot mit speziellem Script. ACHTUNG: erst erst ab crm Professional Edition! Sollten Sie den email Autopiloten bereits nutzen, wenden Sie sich bitte einfach an Ihren Ansprechpartner bei combit. WebClient Der bisherige WebClient wird durch den WebAccess Mobile ersetzt. Hinweis: WebAccess Klassisch erfordert mind. die crm Professional Edition. Entfallende Features im Vergleich zu vorherigen address manager Versionen Benutzerprotokolle ("Systemverwalter-Statistik") Datensatz abgleichen mit Zwischenablage Datensatz kopieren/einfügen aus Zwischenablage Eingabemaske: Dokumentencontainer als "Icon" (für Drag & Drop) email-sendeassistent + email-scan Funktionstasten und Textbausteinbelegung Nebenadressen-Konzept "Weitersuchen" (prinzipbedingt nicht mehr notwendig) Hinweis: combit macht keine Angaben zu einer bestimmten Eignung obiger Informationen. Irrtümer und Fehler bleiben ausdrücklich vorbehalten, die Angaben erfolgen ohne Gewähr und enthalten keine Zusicherung. Die Informationen können z.t. auch ein Versuch sein, Ihnen bei einer Aufgabenstellung zu helfen, selbst wenn das Produkt eigentlich nicht für diesen speziellen Zweck vorgesehen wurde. Copyright combit GmbH, Alle Rechte vorbehalten.