Welche Rechenarten sind für das Rechnungswesen notwendig? 1 Einstieg in das Rechnungswesen 1.1 Welche Rechenarten sind für das Rechnungswesen notwendig? Sport Stern Sport-Stern 1050 Wien, Schönbrunner Straße 68 Best of Sports Peter Stern Tel.: 117 23 35 E-Mail: office@sportstern.at UID: ATU34569982 Sportverein Eintracht Herrn Walter Ausgleich Hohe Warte 4 1190 Wien Rechnung Nr. 64/05 Wir lieferten Ihnen am 11. Juli d.j. frei Haus 20 Stück Trainingsanzüge Eintracht à 45,00 ➊ 900,00 20 Paar Sportsocken Adidas à 5,00 100,00 20 Paar Trainingsschuhe Adidas Extra à 55,00 1.100,00 ➋ 2.100,00 10 % Stammkundenrabatt 210,00 1.890,00 + 20 % USt. ➋ 378,00 ➋ 2.268,00 Zahlbar innerhalb von 10 Tagen ab Rechnungsdatum abzüglich 2 % Skonto oder 60 Tage Ziel. Bei Überschreiten des Zahlungsziels werden 8 % p.a. Verzugszinsen ab dem Fälligkeitstag berechnet. ➌ Wien, 14. Juli 2005 Wir danken für Ihren Auftrag! Bankverbindung BA-CA 1136-27070 Gerichtsstand Wien Rechnungen wie diese sind in vielen Fällen Grundlage der Buchhaltung. Sie werden noch nicht alle Ausdrücke verstehen das spielt im Moment keine Rolle. Sie sehen, dass man für das Erstellen und Kontrollieren von solchen Rechnungen neben den Grundrechenarten wie Addieren, Subtrahieren, Multiplizieren (eventuell Dividieren) auch noch folgende Rechnungen benötigt: Schlussrechnung vgl. ➊ Prozentrechnung vgl. ➋ Zinsenrechnung vgl. ➌ 13
Einstieg in das Rechnungswesen Sie haben zwar diese Rechnungen schon in der Unterstufe kennen gelernt, wir werden sie jedoch wiederholen und vor allem mit Beispielen, wie sie häufig in Unternehmen vorkommen, üben. Wir werden Ihnen zeigen, wie man diese Rechnungen einfach ohne Formeln lösen kann. Viele dieser Rechenvorgänge benötigen Sie in den weiterführenden Klassen/Jahrgängen bei der Abrechnung von Löhnen und Gehältern, bei der Preiskalkulation, bei der Abrechnung von Gehalts- und Girokonten oder Wertpapieren. Wichtig ist, dass Sie sinnvoll und zeitsparend Ihren Rechner einsetzen, dass Sie ein Zahlengefühl entwickeln und dass Sie hinterfragen, ob das Ergebnis, das Ihnen der Rechner anzeigt, auch größenordnungsmäßig plausibel ist. Das heißt, Sie sollten immer jedes Ergebnis schätzen. Die einzelnen Rechenteile finden Sie in folgenden Kapiteln: 5 Rechenfertigkeiten und Zahlenverständnis, Taschenrechner Seite 70 ff. 6 Schlussrechnung Seite 81 ff. 7 Prozentrechnung Seite 89 ff. 12 Zinsenrechnung v.h. Seite 180 ff. 21 Zinsenrechnung i.h., a.h. Seite 277 ff. 1.2 Was ist unter Rechnungswesen zu verstehen? Rechnungswesen hat mit Rechnen, also mit Zahlen zu tun. Rechnungswesen steht für das zahlenmäßige Erfassen der betrieblichen Vorgänge. Dabei geht es nicht nur darum, Vorgänge der Vergangenheit zu dokumentieren, sondern auch darum, Unterlagen für zukünftige Entscheidungen zu erhalten. Lassen Sie sich diese Aussagen von Herrn Stern anhand seines Unternehmens erklären: Wenn Herr Stern Sportartikel einkauft, erhält er dafür Rechnungen. Wenn er diese Waren wieder verkauft, druckt die Kasse den entsprechenden Kassazettel aus. Manchmal verkauft Herr Stern auch Ware an Vereine gegen spätere Zahlung. In diesen Fällen stellt er eine Rechnung aus. Eine solche Rechnung ist auf der vorigen Seite abgebildet. Herr Stern arbeitet nicht alleine im Geschäft, er hat mehrere Angestellte, denen Gehälter zu zahlen sind. Das Sportgeschäft ist modern eingerichtet, Strom, Auslagendekorationen und andere zusätzliche Auslagen fallen laufend an. Über all diese Vorgänge führt Herr Stern schriftliche Aufzeichnungen. Aus ihnen ersieht er, ob und mit welchem Erfolg er sein Unternehmen führt, wie hoch sein Vermögen und sein Eigenkapital ist. Die Dokumentation solcher Vorgänge ist Aufgabe der Buchhaltung*. Sie hat im betrieblichen Rechnungswesen eine zentrale Funktion. Sie arbeitet mit Daten aus der Vergangenheit, d.h., sie dokumentiert abgelaufene Geschäftsfälle. Die Buchhaltung hat nicht nur eine zentrale Funktion im Unternehmen, sondern auch im Unterrichtsgegenstand Rechnungswesen. In den beiden ersten Bänden dieser Lehrbuchreihe werden wir uns daher überwiegend mit diesem Teilgebiet des Rechnungswesens befassen. * Sie finden neben Buchhaltung in der Literatur auch andere Begriffe: Buchführung, Finanz- oder Geschäftsbuchhaltung bzw. Finanz- oder Geschäftsbuchführung, dokumentäres Rechnungswesen. 14
Wer ist am betrieblichen Rechnungswesen interessiert? Wenn Herr Stern einen Trainingsanzug um beispielsweise 30, einkauft, stellt sich die Frage, zu welchem Preis er diesen Anzug verkaufen soll. Dieser Verkaufspreis sollte natürlich höher als der Einkaufspreis sein. Die Gehälter der Angestellten, alle Betriebskosten wie Miete, Strom etc. müssen auf den Einkaufspreis aufgeschlagen werden. Nicht nur das: Der Gewinn, den Herr Stern erzielt (und der ebenfalls den Preis erhöht), ist sein Einkommen. Die Berechnung des Verkaufspreises ist eine Aufgabe der Kostenrechnung*. Auch sie stellt einen wichtigen Bereich des betrieblichen Rechnungswesens dar. Im Rahmen Ihrer Ausbildung werden Sie später auch die vielfältigen Aufgaben der Kostenrechnung kennen lernen. Herr Stern hat in seinem Büro eine Tafel hängen, auf der die Umsatzentwicklung seit der Geschäftsgründung grafisch dargestellt ist. Solche Grafiken, Zahlenreihen, Tabellen liefert die Betriebsstatistik. Sie wertet Daten aus der Buchhaltung und Kostenrechnung aus, stellt sie übersichtlich gegenüber und hilft damit beim Vergleichen und bei der weiteren Planung. Bevor Herr Stern neue Waren in sein Verkaufsprogramm aufnimmt oder Überlegungen anstellt, ob er den Verkaufsraum neu einrichten soll, stellt er Planungsrechnungen an, er erstellt zum Beispiel einen Finanzplan. Die Planungsoder Vorschaurechnung richtet sich, wie schon der Name sagt, in die Zukunft. Sie ist ein unentbehrliches Hilfsmittel für künftige betriebliche Überlegungen und Entscheidungen. Auch mit den Teilbereichen Betriebsstatistik und Planungsrechnung werden Sie sich im Rahmen Ihres Rechnungswesen-Unterrichts beschäftigen. Fassen wir zusammen: Das betriebliche Rechnungswesen wird meistens in folgende vier Teilgebiete gegliedert: Buchhaltung Kostenrechnung Betriebsstatistik Planungsrechnung Damit erfüllt das betriebliche Rechnungswesen folgende Aufgaben: Dokumentation Information Entscheidungshilfe Kontrolle 1.3 Wer ist am betrieblichen Rechnungswesen interessiert? Der Unternehmer, Eigentümer, also Herr Stern selbst, um bei unserem Beispiel zu bleiben. Gibt es mehrere Eigentümer oder Teilhaber an einem Unternehmen, dann sind sie alle sehr daran interessiert zu wissen, wie sich das Unternehmen entwickelt, welche Erfolge erzielt werden und ob auch sie mit einem Gewinnanteil rechnen können. Würde nicht Herr Stern selbst das Unternehmen leiten, dann wäre es natürlich zunächst für den angestellten Geschäftsführer, allgemein die Unternehmensleitung, im eigenen Interesse (zur Sicherung des eigenen Arbeitsplatzes und Aufgabengebietes), Erfolge zu erzielen. Nicht nur die Geschäftsleitung, sondern alle Arbeitnehmer sind daran interessiert, dass das Unternehmen floriert, denn nur so sind ihre Arbeitsplätze gesichert. * Man bezeichnet die Kostenrechnung auch als Kosten- und Leistungsrechnung oder als Betriebsbuchhaltung. 15
Einstieg in das Rechnungswesen Herr Stern hat sein Betriebsvermögen (z.b. seine Geschäfts- und Büroausstattung) nicht nur mit Eigenmitteln finanziert. Die Bank hat ihm Kredit gewährt. Daher ist auch die Bank an einer ordnungsgemäßen Buchführung und am Erfolg des Unternehmens interessiert. Verallgemeinern wir diese Aussage: Nicht nur die Bank, jeder Kreditgeber möchte, dass sein Kreditnehmer Gewinne erwirtschaftet, d.h. auch die Lieferanten. Meistens werden Waren oder Leistungen auf Ziel erbracht, d.h., der Kunde zahlt erst nach einiger Zeit (oft erst nach einigen Monaten) nach Erhalt der Lieferung oder Leistung. Aus einem weiteren Grund sind Lieferanten am Weiterbestand, am Erfolg ihrer Kunden interessiert. Jeder Kunde bedeutet für sie einen Abnehmer und damit einen Beitrag zu ihrem eigenen Erfolg. Vergessen wir nicht das Finanzamt. Gewinne eines Unternehmens bedeuten Steuern, die zwischen Bund, Ländern und Gemeinden nach einem bestimmten Schlüssel aufgeteilt werden. Dazu kommen noch verschiedene Gebühren und Abgaben. Denken Sie an die Sozialversicherungsbeiträge (z.b. Krankenkasse). Sollte es zu Streitigkeiten kommen, ist eine ordnungsgemäße Buchführung ein gutes Beweismittel vor Gericht. Sie sehen also, dass am Erfolg eines Unternehmens und an einer ordnungsmäßigen Buchführung nicht nur der Unternehmer selbst, sondern eine Reihe anderer Personen und Institutionen Interesse haben. Was es heißt, Bücher zu führen, damit wollen wir uns mit Hilfe unseres Herrn Stern in den nächsten Kapiteln beschäftigen. 1.4 Warum ist die Buchhaltung so wichtig? Herr Stern ärgert sich über die Schlampigkeiten in der Buchhaltung seiner Geschäftspartner. Was ist passiert? Herr Stern hat folgende Zahlungserinnerung (Ausschnitt) erhalten: 10.10.20.. Unsere Rechnung Nr. 1.234 vom 24. August 20.. Leider mussten wir feststellen, dass die Bezahlung obiger Rechnung noch ausständig ist, obwohl wir Ihnen ein Zahlungsziel von 30 Tagen gewährt haben. Wir ersuchen Sie, diesen Betrag innerhalb der nächsten 14 Tage an uns zu überweisen. Mit freundlichen Grüßen 1 Zahlschein Herr Stern hat diese Rechnung jedoch bereits am 23. September überwiesen. Er sucht den Zahlscheinabschnitt und den Kontoauszug, der die Abbuchung dieses Betrages zeigt. Selbstverständlich findet er beide Belege sofort. Er hat also den Beweis, dass der Betrag auf das Konto des betreffenden Geschäftspartners überwiesen wurde. Außerdem ärgert sich Herr Stern über seine Versicherung, der er einen Einziehungsauftrag erteilt hat, d.h., diese hat die Möglichkeit, die Prämien direkt vom Geschäftskundenkonto des Herrn Stern einzuziehen. Dieser braucht sich damit weder um die Zahlungstermine für diverse Prämien kümmern, noch muss er Zahlscheine zur Bank bringen oder Überweisungen tätigen. Der heutige Kontoauszug (12.10.) zeigt die Abbuchung der Prämie für die Bündelversicherung für das Geschäft. Hätte ja alles seine Richtigkeit. Nur: Am 1.10. wurde dieser Betrag für diese Versicherung bereits eingezogen. Durch einen Fehler hat die Versicherung diese Prämie nochmals vom Konto des Herrn Stern abbuchen lassen. Auch in diesem Fall findet Herr Stern den Entlastungsbeleg sofort, nämlich den Kontoauszug vom 1.10. mit der Abbuchung. 16
Warum ist die Buchhaltung so wichtig? Warum der Ärger? In beiden Fällen bedeutet die schlechte Organisation der Buchhaltung seiner Geschäftspartner Arbeit für Herrn Stern: Er muss zumindest zwei Telefongespräche führen. Er musste vorweg die Belege, die die Zahlungen zeigen, heraussuchen. Solche Vorfälle können nicht nur Herrn Stern ärgern, vielleicht passiert später einmal auch Ihnen Ähnliches. Das heißt, nicht nur Unternehmen, sondern auch Private sind daran interessiert, dass die Geschäftspartner ihre Aufzeichnungen ordentlich führen und dass ihre Buchhaltungen keine Fehler aufweisen. Wir sind überzeugt, auch Ihre Eltern hatten schon manchmal Ärger aus diesen oder ähnlichen Gründen. Nun ist es an der Zeit, dass wir uns näher mit einer ordnungsgemäßen Buchhaltung beschäftigen. Wir möchten zunächst nicht darauf eingehen, welche Gesetze den Unternehmer zur Buchführung verpflichten und welche Möglichkeiten es dabei gibt. Sehr viele Unternehmen führen eine doppelte Buchhaltung, daher sollen Sie vorerst diese lernen. Warum wir von doppelter Buchhaltung sprechen, werden wir Ihnen später erläutern. 17