Auf Kurs Der Unternehmernewsletter Ihrer Volksbank Raiffeisenbank Auf Kurs März 2014 03 Lotse zu neuer Beleuchtung 03 Zeitkiller E-Mail 04 Erweiterung des E-Service 04 Vorsicht, Autowäsche 04 Leasing immer gefragter 05 Gesundheit fördern 05 Gezielte Hilfe bei Suchtproblemen 05 Preis für besondere Nachhaltigkeit 06 Weniger Papier, weniger Kosten, weniger Müll Kosten senken in der Wolke Cloud-Computing macht bedarfsgerechte Nutzung von IT- Leistungen möglich und gewinnt immer mehr an Bedeutung. Kauf, Aufbau, Wartung, Erweiterung die Computerinfrastruktur ist in Betrieben ein enormer Kostenfaktor. Mehr und mehr Unternehmen denken nicht zuletzt deshalb über Alternativen nach. Die Zukunft gehört dem Cloud-Computing, sagen viele. Zu Risiken und Nebenwirkungen fragen Sie Ihren IT-Experten, fügen andere schnell hinzu. Fakt ist: Auslagern von Rechnerleistungen und Computerservices kann für Unternehmen interessant sein, weil sich so Kosten sparen lassen, auch für kleine und mittelständische Firmen. Große Server im eigenen Unternehmen gehören dann der Vergangenheit an. Immer mehr Unternehmen nutzen schon heute stattdessen die Infrastruktur eines Dienstleisters zur Datenverarbeitung und Datenspeicherung, die sogenannte Cloud. Dabei lassen sich verschiedene Leistungen verbinden, was firmenspezifische Lösungen möglich macht. Wenn Unternehmen Cloud-Services nutzen, lagern sie Serverkapazitäten aus. Foto: AKodisinghe / istockphoto.com
02 >> Kosten senken in der Wolke Vieles lässt sich in die Cloud auslagern: die Reisekostenabrechnung, das Archiv, das Bearbeiten eines Dokuments durch mehrere Nutzer, aber auch ganze Konstruktionsprozesse sind Beispiele, die die Bandbreite veranschaulichen. Das größte Problem beim Cloud-Computing ist für manchen vor allem gefühlt, denn die Cloud ist nicht greifbar. Alles ist virtuell, die Rechenprozesse und die Datenspeicherung sind ausgelagert. Ein solcher Gedanke mag abschrecken. Vorteile bei Sicherheit Doch Experten wie Dr. Mathias Weber vom High - tech-verband BITKOM sagen: Cloud-Computing kann mit enormen Vorteilen punkten, gerade auch im Bereich Sicherheit. Die allerwenigsten Unternehmen können Daten auch nur annähernd so gut sichern, wie das ein professioneller Cloud-Anbieter kann. Was nicht heißt, dass Betriebe nicht auch hier vorsichtig sein müssen. Sensibelste Informationen wie Strategiepapiere, Entwicklungsberichte oder Personalunterlagen gehören nicht in die Cloud, betont Dr. Weber. Es sei denn, ein Unternehmen betreibt eine eigene, interne Private Cloud, die besonders wirksam gesichert ist. Auch hat der Gesetzgeber bei der Übermittlung personenbezogener Daten an einen externen Provider einen engen Rahmen gesteckt, der zur Sicherheit beiträgt. Für viele Prozesse ist die Cloud eine ernsthafte Alternative. Firmen können dadurch ihren Hardware- und ihren Software-Bedarf deutlich reduzieren, die eigene Infrastruktur lässt sich minimieren. In Folge sinken die Investitionskosten. Bezahlt werden nur die beim Provider in Anspruch genommenen Leistungen. Gleichzeitig macht die Entscheidung fürs Cloud- Computing Unternehmen auch flexibler. Wer kurzzeitig größere Rechnerkapazitäten benötigt, kann diese nutzen. Ebenso schnell sind die Kapazitäten zu reduzieren. Es ist ein bisschen wie eine Mitfahrgelegenheit auf der Datenautobahn, immer in einem passenden Fahrzeug, inklusive der Möglichkeit, einund auszusteigen, wenn es notwendig ist. Dass diese Variante günstiger ist als der Betrieb eines eigenen Autos, liegt nahe. In anderen Fällen hingegen bringt die Cloud kaum Nutzen: Wenig Sinn macht es, wenn der Bedarf an IT-Ressourcen über das Jahr nahezu konstant ist, erläutert Dr. Weber. Wollen Firmen die Möglichkeiten des Cloud- Computings nutzen, bedarf es vorweg eines genauen Blicks auf die internen Prozesse. Auch sind sicherheitsrelevante Aspekte zu benennen. Mit den hieraus gewonnenen Erkenntnissen und Vorgaben lassen sich individuelle Lösungen finden, bei denen verschiedene gegebenenfalls mit externer Hilfe Cloud-Services verzahnt werden. TIPP Was muss ein Unternehmen intern prüfen, um Cloud-Services und die eigene IT zusammenzuführen? Dr. Mathias Weber vom BITKOM nennt fünf Felder: Infrastruktur, Anwendungen, Prozesse, rechtliche und vertragliche Aspekte, aber auch die Organisation des Wechsels in die Cloud. Hier gibt es Unterstützung für Betriebe: selbstständige IT-Berater Wirtschafts- und Fachverbände Hightech-Verband BITKOM Mehr im Internet: www.bitkom.org > Publikationen > Leitfäden > Leitfaden für sicheres Cloud- Computing Foto: fotomek / Fotolia.de
03 Foto: Floresco Productions / Gettyimages.com Energieeffizienz Lotse zu neuer Beleuchtung Eine veraltete Beleuchtung verursacht unnötige Kosten. Draußen ist es wieder länger hell, drinnen wird weniger künstliches Licht benötigt. Eine gute Zeit, veraltete Beleuchtungen in Büroräumen und Werkshallen gegen neue, stromsparende Anlagen auszutauschen. Wer dabei auf effiziente Technologien setzt, kann Kosten senken. Darauf weist unter anderem die Deutsche Energie-Agentur dena, zu deren Gesellschafterkreis auch die genossenschaftliche DZ BANK gehört, immer wieder hin. Mit einem Online-Lotsen hilft sie bei der Umstellung. Betriebe können per Mausklick ihre Situation simulieren. Auf die Bestandsaufnahme folgen Erklärungen zu Planung, Finanzierung, Wartung und Betrieb einer neuen Anlage. Abgerundet werden die Tipps durch Hintergrundinformationen. Mehr im Internet: www.lotse-innenbeleuchtung.de Effizientes Arbeiten Zeitkiller E-Mail Die Zahl schreckt auf: Lediglich drei Tage in der Woche arbeiten Mitarbeiter in Büros produktiv. Die restliche Zeit fällt zeitraubender Kommunikation und einer wenig effizienten Büroorganisation zum Opfer. Das hat eine Befragung der AKAD Hochschule Leipzig im deutschsprachigen Raum ergeben. Allein die Bearbeitung von E-Mails summiert sich demnach je Büromitarbeiter auf einen Tag pro Woche. Im Umkehrschluss heißt das: Wer richtig mit E-Mails umgeht, spart sich und anderen Zeit. Aber wie? Der ständige Blick in den E-Mail-Eingang lenkt ab, das kostet Zeit. Die Kontrolle der Eingänge sollte zwar regelmäßig, aber eben nicht zu oft erfolgen. Gleiches gilt für das Bearbeiten von Mails. Auch ist es hilfreich, die Übersicht zu wahren, deshalb gilt: Der Eingangsordner ist keine Ablage. Vielmehr sollten die Mails in Unterordner sortiert werden. Auch erleichtert schnelle Zuordenbarkeit die Arbeit mit der elektronischen Post: Wohl jeder wünscht sich deshalb bei Mails, die ihn erreichen, einen klar formulierten Betreff. Und wer ärgert sich nicht über unnötige Mails? Besser darüber nachdenken, wer auf Kopie gesetzt werden muss. Nicht immer muss es eine Mail sein: Häufig können Fragen schneller persönlich geklärt werden. Foto: laflor / Gettyimages.com
04 Arbeitsagentur Urteil Foto: Marius Graf / Fotolia.de Erweiterung des E-Service A rbeitserleichterung, kürzere Wege, Kostensenkung für Betriebe: Die Bundesagentur für Arbeit hat ihren elektronischen Service erweitert. Arbeitsbescheinigungen für Arbeitnehmer müssen neuerdings nicht mehr zwangsläufig auf Papier abgegeben werden. Betriebe können die Daten der Arbeits- und Nebeneinkommensbescheinigungen nun auch elektronisch übermitteln. Vorsicht, Autowäsche Foto: loraks / Shutterstock.com Mehr im Internet: www.arbeitsagentur.de > Für Unternehmen > eservice > Projekt BEA Bescheinigungen elektronisch annehmen Foto: stocksolutions / Fotolia.de Finanzierung Leasing immer gefragter Firmenwagen zählen zu den am häufigsten geleasten Objekten. Firmen setzen vermehrt auf Leasing. Der Bundesverband Deutscher Leasing-Unternehmen rechnet nach einer positiven Entwicklung im Vorjahr für 2014 mit einem weiteren Plus. Geteilt wird die positive Einschätzung auch von der VR LEASING, der Leasingexpertin der genossenschaftlichen FinanzGruppe. Sie bietet kleinen und mittleren Unternehmen über die Bankberater in den Volksbanken und Raiffeisenbanken vor Ort nicht nur passgenaue Leasingmodelle, sondern auch weitere Finanzierungslösungen. Unfälle sind auch beim Autowaschen nicht auszuschließen. Unterwegs für die eigene Firma und dabei an einer Waschanlage einen Zwischenstopp einlegen mancher Unternehmer macht dies ohne zu ahnen, welche Tücke darin stecken kann. Denn wer sich bei der Waschaktion verletzt, darf nicht zwangsläufig auf die gesetzliche Unfallversicherung hoffen. Das hat das bayerische Sozialgericht am Ende eines Verfahrens durch mehrere Instanzen erklärt (Urteil L 17 U 180/12 vom 31. Oktober 2013). Die Autowäsche war nicht für die sichere Weiterfahrt akut erforderlich. Der Pkw war auch kein Arbeitsgerät, weil er überwiegend privat genutzt wurde, urteilten die Richter.
05 Linktipp Prävention Gesundheit fördern Gezielte Hilfe bei Suchtproblemen Foto: fotomanx / Shutterstock.com Gesundheitsförderung ist in deutschen Betrieben kein Lippenbekenntnis, sie wird aktiv gelebt. Eine Umfrage des Deutschen Industrie- und Handelskammertags (DIHK) zeigt, dass 90 Prozent der Unternehmen den Erhalt der Gesundheit ihrer Beschäftigten schon jetzt unterstützen oder konkrete Maßnahmen planen. Besondere Bedeutung haben laut DIHK gesundheitsgerecht ausgestattete Arbeitsplätze. Aber auch Themen wie Impfungen, Vorsorgeuntersuchungen sowie Sport- und Bewegungsangebote stehen auf der Agenda. Hilfestellung zum Thema bietet etwa das Bundesgesundheitsministerium in einem Internet- Themenportal. Dort gibt es unter anderem Informationen, wie Betriebe den Einstieg in die Gesundheitsförderung finden und was weiterführend gemacht werden kann, auch wird an Beispielen von Betrieben aus allen Teilen Deutschlands dargestellt, wie Prävention in der Praxis umgesetzt wird. Das Portal im Internet: www.bmg.bund.de > Prävention > Prävention am Arbeitsplatz Impfschutz gegen Grippe gehört in manchen Betrieben zum Gesundheitsschutzangebot dazu. Foto: auremar / Shutterstock.com Ständige Müdigkeit kann ein Indiz für Probleme eines Mitarbeiters sein. Wettbewerb Ein Wettbewerb, der von der Stiftung Deutscher Nachhaltigkeitspreis e. V. in Zusammenarbeit mit der Bundesregierung und weiteren Partnern vergeben wird, steht unter dem Motto: Wir suchen Deutschlands nachhaltigste Unternehmen. Preise gibt es in mehreren Kategorien, darunter speziell für Kleinunternehmen. Ausgezeichnet werden Firmen, die vorbildliche wirtschaftliche Erfolge mit sozialer Verantwortung und Schonung der Umwelt verbinden. Die Bewerbungsphase startet in diesem Jahr am 1. April. Zum Wettbewerb: www.nachhaltigkeitspreis.de Hier mal ein Bier, dort mal eine Tablette Wann ist das ein Alarmsignal? Was tun, wenn ein Mitarbeiter Suchtprobleme hat? Führungskräfte stehen oft hilflos vor solchen Fragen. Praxisgerechte Unterstützung findet sich in einem neuen Leitfaden des Fachverbands Sucht und weiterer Fachorganisationen. Der Leitfaden: www.sucht.de > Veröffentlichungen > Suchtprobleme in Klein- und Kleinstbetrieben Preis für besondere Nachhaltigkeit Foto: JiSIGN / Fotolia.de
06 Büroorganisation Weniger Papier, weniger Kosten, weniger Müll Foto: esbobeldijk / Fotolia.de Wenn weniger ausgedruckt wird, reduziert sich auch die Menge der verbrauchten Druckerpatronen. Ausdrucke, Info-Materialien, Briefe, Magazine jeden Tag fällt im Unternehmen jede Menge Papiermüll an. Doch das muss nicht sein. Zwar ist es ein weiter Weg zum papierlosen Büro, aber schon das Reduzieren des Papieraufkommens ist sinnvoll. Zum einen verhilft es zu mehr Übersicht, zum anderen können Kosten gesenkt werden. Auch die Umwelt profitiert. Es gibt also viele gute Gründe, darüber nachzudenken, wo Papier, aber auch Verpackung im Arbeitsalltag überflüssig ist. Einige Tipps: Nicht jede E-Mail muss ausgedruckt werden. Eine gut strukturierte Ablage im Computer ist oft eine sinnvolle Alternative. Auch müssen im Vorfeld einer Besprechung nicht alle Unterlagen über den Drucker laufen, vieles kann den Teilnehmern elektronisch geschickt werden. Wird etwas ausgedruckt, lässt sich einiges an Papier und Druckerpatronen sparen, wenn nicht einfach Seite um Seite aus dem Gerät läuft. Wer ein Dokument druckt, sollte darüber nachdenken, ob mehrere Seiten auf eine Seite des Ausdrucks passen. Gleiches gilt fürs Kopieren. Auch ist zu hinterfragen, ob Recyclingpapier genutzt werden kann. Lohnenswert ist außerdem zu überlegen, ob Prozesse umgestellt werden können. Intern, aber auch im Zusammenspiel mit Kunden. Manches Formular, das bislang auf Papier vorliegt, kann elektronisch angelegt und ausgefüllt werden. Das spart nicht nur Kosten, sondern vereinfacht zugleich Abläufe. Und auch an anderen Stellen kann gemeinsam mit Kunden oder Lieferanten Umweltbewusstsein gelebt werden. Zum Beispiel, wenn statt Einwegverpackungen beim Warenversand Mehrwegbehälter genutzt werden. Fotos Papierkugeln: vvoe / Fotolia.de IMPRESSUM: Herausgeber: Deutscher Genossenschafts-Verlag eg (DG VERLAG), Leipziger Straße 35, 65191 Wiesbaden, Bundesverband der Deutschen Volksbanken und Raiffeisenbanken (BVR), Schellingstraße 4, 10785 Berlin Partner: VR-LEASING AG Objektleitung: Nicole Ewen (DG VERLAG), newen@dgverlag.de, Tim Zuchiatti (BVR), t.zuchiatti@bvr.de V.i.S.d.P.: Peter Erlebach, DG VERLAG, Leipziger Straße 35, 65191 Wiesbaden Chefredaktion: Dr. Claudia Klemm, Profilwerkstatt GmbH Art-Direktion und Layout: Profilwerkstatt GmbH