BPM Kompakt Business Process Management für das prozessorientierte Unternehmen
inhalt 1. einleitung 1.1. Editorial...3 1.2. Partner...4 1.3. Kurzvorstellung der Partner...5 1.4. Infografiken BPM...8 2. grundlagen Prozessorientierung und BPM...13 2.1. Prozessorientierung - eine Einführung...14 2.2. BPM 2020 Visionen für die Organisation von morgen... 18 2.3. Prozessmodellierung Geschäftsprozesse mit BPMN sichtbar machen...35 2.4. Prozessorientierung in Unternehmen eden Reifegradmodell...39 2.5. Geschäftsprozessmanagement Beratung und Implementierung aus einer Hand...53 2.6. SOA fängt vor BPEL an - Fit für SOA mit einem serviceorientierten Geschäftsprozessmodell...57 2.7. Agile Unternehmen sind datengetrieben: Big Data trifft Geschäftsprozesse...68 3. anwendungen von Prozessorientierung und BPM...71 3.1. Business Process Management zur Automatisierung der Büroarbeitswelt...72 3.2. Business Process Management in der Logistik - In vier Stufen zur Prozessoptimierung...90 3.3. Prozessorientierung als Erfolgsfaktor bei der Einführung komplexer IT-Systeme...93 3.4. Prozessmanagement als perfekte Basis für Compliance im Unternehmen...96 3.5. BPM und CRM - Erfolgreich mit optimierten Prozessen...98 4. Case studies und Produktinformationen...100 4.1. Metasonic beschleunigt iphone5-bestellungen bei Swisscom (Schweiz) AG...101 4.2. Höhere Wettbewerbsfähigkeit durch schnellere Prozessentwicklung...103 4.3. PayLife Bank verbessert Prozessplanung und -automatisierung mit FireStart BPM Suite von PROLOGICS...105 4.4. IT-Modernisierung zahlt sich aus...106 4.5. Model Governance als Erfolgsfaktor bei der Softwareentwicklung der Telekom Deutschland...108 4.6. Modellierung von SOA/BPM-Integrationslösungen mit dem MID INNOVATOR for Business Analysts...110 5. Branchenverzeichnisse...112 5.1. Unternehmen...113 5.2. Experten...117 5.3. Veranstaltungen...123 5.4. Literaturverzeichnis...125 6. glossar...127 7. impressum...131 2
1.1. editorial Prozesse gehören auf die agenda der unternehmensführung Wer sich schon länger mit der Entwicklung in Management und IT beschäftigt, der hat schon viele Trends kommen und gehen sehen. Unter all den kurzfristigen Moden gibt es aber eine langfristige Konstante: Bereits seit über zwanzig Jahren nehmen die Geschäftsprozesse in fast allen ernst zu nehmenden Konzepten eine zentrale Rolle ein. Zwar gibt es nach wie vor unterschiedliche Auffassungen darüber, was man genau unter Business Process Management (BPM) zu verstehen hat, doch sehen immer mehr Organisationen die Notwendigkeit, die eigenen Abläufe zu kennen, zu gestalten und zu steuern. Und vielleicht ist ja gerade dies das Erfolgsgeheimnis von BPM, dass es sich nicht um einen genau beschriebenen Ansatz mit vorgeschriebenen Regeln und Methoden handelt, sondern zunächst um eine Denkweise: Das Denken in Prozessen. Unter all den kurzfristigen Moden gibt es aber eine langfristige Konstante: Bereits seit über zwanzig Jahren nehmen die Geschäftsprozesse in fast allen ernst zu nehmenden Konzepten eine zentrale Rolle ein. Dazu ist es natürlich erforderlich, dass allen voran das Management den Prozessmanagement-Gedanken lebt und verbreitet. Hieran mangelt es häuig noch. Prozessmanagement wird vom oberen Management vielfach rein als Aufgabe von Prozessexperten und IT-Entwicklern gesehen. Hier haben jedoch auch die BPM-Experten eine Bringschuld. Anstatt nur im Stillen dafür zu sorgen, das die Prozesse efizient laufen, sollten sie es sich zur Aufgabe machen, der Chefetage zu verdeutlichen, welche zentrale Rolle die Prozesse für den Unternehmenserfolg spielen. Wenn das Prozessmanagement beispielsweise strategisch nützliche Kennzahlen bereitstellt, gewinnt es bei der Unternehmensführung an Aufmerksamkeit. Und wenn es schließlich gelingt, nicht nur für eine efizientere Abwicklung des existierenden Geschäfts zu sorgen, sondern durch Prozessinnovationen ganz neue Möglichkeiten und Geschäftsfelder für das Unternehmen zu eröffnen, erhöht sich der Nutzen des Prozessmanagements für das Unternehmen immens. Informieren Sie sich in diesem ebook über die unterschiedlichen Facetten und aktuellen Entwicklungen des Themas BPM. Nutzen Sie die Anregungen um das Prozessmanagement in Ihrem Wirkungsbereich voranzubringen und damit zum nachhaltigen Erfolg des Unternehmens beizutragen! Auch wenn es immer unterschiedliche Auffassungen über die richtige BPM-Methodik oder das beste BPM-Werkzeug geben wird, und auch wenn Organisatoren, Fachexperten, Qualitätsmanager und Software-Entwickler einen ganz unterschiedlichen Blickwinkel auf die Prozesse haben mögen: Die Erkenntnis, dass jede Initiative zu efizienten, auf die Unternehmensziele ausgerichteten Prozessen beitragen muss, stellt die gemeinsame Basis dar. Jede Organisation, die ernsthaft Prozessmanagement betreiben möchte, sollte daher darauf achten, dass möglichst alle Beteiligten ein gemeinsames Verständnis der Prozesse und der Prozessmanagement-Ziele haben. Viel Spass bei diesem ebook wünscht Ihnen Ihr Prof. Dr. Thomas Allweyer und das Team der Competence Site Anmerkung der Redaktion: Mehr von Prof. Dr. Allweyer im Interview Prozessmodellierung - Geschäftsprozesse sichtbar gemacht auf Seite 31. Auch der Blog von Prof. Dr. Allweyer ist sehr empfehlenswert. Hier inden sich Rezensionen von Büchern und Studien sowie Veranstaltungshinweise und berichte. www.kurze-prozesse.de 3
1.2. Partner
1.3. Kurzvorstellung der Partner Metasonic AG Wir sind ein Softwareunternehmen, das Ihnen mit der Metasonic Suite eine Lösung für dynamisches Geschäftsprozessmanagement (BPM) anbietet. Sie basiert auf der patentierten, subjektorientierten BPM (S-BPM)-Methode. Diese weltweit einzigartige Vorgehensweise wurde von Dr. Albert Fleischmann erforscht und erlaubt es jedem Anwender auf einfache Weise, seine Prozesse kontinuierlich zu beschreiben, sofort auszuführen und an jede Änderung schnell anzupassen. So werden aus Betroffenen Beteiligte mit optimalen Just-in-time- Ergebnissen, wo andere zu groß, zu starr, zu langsam und zu kostspielig sind. Das macht Sie unschlagbar agil und immer in tune. Also bestens gerüstet, um die Dynamik und Komplexität in der heutigen Geschäftswelt besser als andere beherrschen zu können. BPM&O GmbH Wir stehen auf BPM. Business Process Management ist nicht nur unser Beruf. Sondern auch unsere Leidenschaft. Wir wissen: Erfolgreiches Prozessmanagement indet nicht nur in Flowcharts statt. Sondern auch in den Köpfen von Menschen und der Art, wie sie sich organisieren. Andererseits nützt die beste Organisation ebenso wenig wie die Begeisterung der Handelnden, wenn die Prozesse nicht stimmen oder die falsche Software implementiert wurde. Deshalb achten wir auf jeden dieser Aspekte, wenn wir mit Ihnen an Ihrem Prozessmanagement arbeiten: Prozesse, Organisation, Menschen und IT. Wir machen sozusagen BPM 360 Grad. BPM für Menschen, die mehr sein wollen, als erfolgreich. Nämlich begeistert. agentbase AG Die agentbase AG ist ein mittelständisch geprägter IT-Dienstleister, der die individuellen Anforderungen seiner Kunden erfolgreich in maßgeschneiderte Lösungen umsetzt. Hierbei fokussiert sich das Unternehmen primär auf Lösungen aus den Bereichen Social Workplace, Business Process Management (BPM), Portale, Dokumentenmanagement und Archivierung. Die agentbase AG unterstützt seine Kunden von der Analyse, Konzeption, Umsetzung, Implementierung bis hin zur Wartung ihrer IT-Anwendungen. Sie berät herstellerneutral und bietet für jegliche Anforderungen Best Practice -Lösungen aus unterschiedlichen Branchen. 5
PROLOGICS IT GmbH PROLOGICS ist ein österreichisches Softwareunternehmen und entwickelt Standard-Softwareprodukte für Unternehmensorganisation. Das Unternehmen bietet mit der BPM Suite FireStart eine vollständig integrierte Softwarelösung für fachliche Prozessmodellierung und technische Worklowautomatisierung. Das System begeistert durch hohe Benutzerfreundlichkeit, innovative Funktionen und modernste Systemarchitektur. PROLOGICS unterstreicht mit dem Gesamtsieger bei den BPM Toolmasters 2012 seine Innovationsführerschaft im deutschsprachigen BPM Markt. Ziel von PROLOGICS ist es, die tägliche Arbeit und Kommunikation der Mitarbeiter mit BPM Technologien zu unterstützen. Aus diesem Grund integriert sich FireStart auch nahtlos in bekannte Microsoft Standardprodukte wie Outlook, SharePoint oder Windows 8. ReadSoft AG ReadSoft ist ein führender Lösungsanbieter für die Automatisierung und Optimierung von Geschäftsprozessen. Die deutsche ReadSoft AG ist eine Tochter der ReadSoft Gruppe mit Hauptsitz in Helsingborg, Schweden. Weltweit betreut ReadSoft in 17 Ländern mit knapp 600 Mitarbeitern rund 8.500 Kunden. Auf dem deutschen Markt ist das Unternehmen seit 1996 aktiv. Mit über 120 Mitarbeitern in den Niederlassungen in Frankfurt, Hamburg, Berlin und Oberhausen ist die deutsche Landesgesellschaft die größte innerhalb der ReadSoft Gruppe. Das Lösungsportfolio von ReadSoft adressiert sowohl die Prozessautomatisierung und optimierung im Bereich Input Management, als auch sämtliche Purchaseto-Pay- und Order-to-Cash-Prozesse in SAP. Die Entwicklungskompetenz von ReadSoft für SAP- und Xbound-Lösungen konzentriert sich an den deutschen Standorten, auch das internationale CTO Ofice ist in Frankfurt beheimatet. UNITY AG UNITY ist die Managementberatung für zukunftsorientierte Unternehmensgestaltung. Wir schaffen innovative Prozesse und Geschäftsmodelle von der Konzeption bis zur Umsetzung. Seit 1995 hat UNITY mehr als 800 Projekte in der Automobilindustrie, der Fertigungsindustrie und der Gesundheitswirtschaft zum Erfolg geführt. Zu unseren Kunden zählen sowohl der renommierte Mittelstand als auch 16 der DAX-30- Unternehmen. Unsere Kunden proitieren insbesondere vom einzigartigen UNI- TY-Beratungsansatz: Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir maßgeschneiderte Lösungen, die ihren Erfolg nachhaltig steigern. Eine unserer Kernkompetenzen ist Prozessmanagement. Wir gestalten innovative, schlanke Prozesse. Unser Vorgehen reicht von der Konzeption bis zum gelebten Prozess auf Basis unserer durchgängigen Methode OMEGA. Im Mittelpunkt stehen dabei die Akzeptanz der Mitarbeiter und die Realisierung von Kosteneinsparpotenzialen. 6
MID GmbH Als Ihr kompetenter Partner für die Modellierung von Geschäftsprozessen, Software und Datenbanken helfen wir Ihnen mit Werkzeuglösungen und Beratung aus einer Hand, Ihre IT-Projekte schneller, besser und efizienter durchzuführen. Wir möchten Ihnen mit dem Innovator Werkzeuge an die Hand geben, mit denen Sie Zusammenhänge sichtbar machen können und das Wissen der Prozessbeteiligten zusammentragen und übersichtlich gestalten können. Das zentrale Modell als Referenz für umfangreiche Prozesse im Unternehmen und große Projekte in der IT steht im Fokus des Teams von MID. Deutsche Top- Unternehmen und Behörden setzen auf die Produkte, das Know-how und die Unterstützung von MID The Modeling Company. Mehr als 100 Spezialisten setzen die Vision in die Tat um, mit konkreten Anforderungen an Prozesse und Produkte efiziente und effektive IT-Systeme zu realisieren seit über 30 Jahren. Prozesse werden in den Standardnotationen BPMN 2 oder UML 2 erfasst und können nahtlos in Softwaremodelle der UML oder ERM überführt werden. Mit dem Ziel, ausführbaren Code zu entwickeln oder zu generieren. Ein ausgereiftes Rechte- und Rollenkonzept für alle Stakeholder, transparente Zusammenarbeit und mächtige Funktionen sichern Ihren Modellerfolg. Die MID Akademie bietet eine Vielzahl von Tool- und Methodentrainings an, die von erfahrenen Trainern gehalten werden. YAVEON AG Langjährige Beratungs- und IT-Erfahrung in Unternehmen aus Industrie und Handel sowie umfangreiche Kenntnisse in Microsoft-Technologien zeichnen uns aus. YAVEON konzentriert sich auf Methoden und Lösungen, die Ihren Unternehmenserfolg messbar steigern. Unternehmen aus Pharmazie, der Nahrungsmittelbranche, Chemie, Biotech und Medizintechnik unterstützen wir in allen Fragen des Informations- und Prozessmanagements. Ganzheitliche Denkweisen und ein konkreter Mehrwert durch die IT sind die Erwartungen, die täglich an uns gestellt werden. Diesem Anspruch wird Yaveon gerecht. Wir unterstützen Sie umfassend, wenn Sie Ihre Prozesse ins Zentrum Ihres Handelns stellen wollen, um die operative Performance zu steigern. Erfahrung und Methodenkompetenz in der Prozessberatung und Ausgestaltung von Geschäftsprozessen sind die Basis für unsere Arbeit. Messen Sie uns an umfangreichen Referenzen und Kenntnissen in der Implementierung von Systemen (BPM, ERP, BI, Portale, Dokumentenmanagement) und Speziallösungen. process4.biz GmbH Wir von process4.biz geben Ihnen genau das Werkzeug an die Hand, mit dem Sie die Geschäftsprozesse und die IT in Ihrem Unternehmen ganzheitlich abbilden, dauerhaft lexibel plegen und implementieren können. Zur Darstellung aller Zusammenhänge zwischen Aufbau- und Ablauforganisation und IT-Systemen stehen Referenzmodelle bereit. So können Sie sofort loslegen Ihren Nutzern visuelle Worklows an die Hand zu geben. Process4.biz wurde 2012 von Microsoft zum weltweit besten datenbankbasierten BPM-Tool auf Basis von Microsoft Visio ausgezeichnet. Es integriert in alle Ofice Produkte sowie in den SharePoint und in die Dynamics ERP-Systeme AX und NAV. 7
CURSOR Software AG Die CURSOR Software AG ist spezialisiert auf hoch lexible CRM- und BPM- Lösungen für integriertes Kundenmanagement und Geschäftsprozessoptimierung. Das Leistungsangebot umfasst Softwareentwicklung, Beratung, Implementierung, Schulung und Support. Handels- und Dienstleistungsunternehmen (Energie-, Gebäude-, Finanz- und IT-Dienstleister, Entsorger) sowie Unternehmen der Investitions- und Verbrauchsgüterindustrie schätzen das umfassende Produkt- und Dienstleistungsangebot. Mehr als 15.000 Mitarbeiter in über 250 Unternehmen arbeiten täglich mit CURSOR-Software. Im Bereich der Energiewirtschaft zählt CURSOR mit den Branchenlösungen EVI (für Energieversorger und -dienstleister) und TINA (für Netzbetreiber) europaweit zu den führenden Anbietern. intellior AG Die intellior AG ist ein BPM-Lösungsanbieter mit dem Ziel, Organisationen intelligenter zu gestalten und prozessorientiert auszurichten. Mit Hilfe unseres BPM-Tools Aeneis und seinem integrierten, visualisierten sowie prozessbasierten Unternehmensmodell verbessern Sie die Zusammenarbeit Ihrer Mitarbeiter. Und mit unserer BPM-Beratung Brainware unterstützen wir Sie kompetent und zielorientiert dabei, Prozessdenken und Prozessorientierung nachhaltig in Ihrem Unternehmen zu verankern. Als ganzheitlicher BPM-Lösungsanbieter bieten wir Ihnen also Software und Beratung aus einer Hand. Erschließen Sie mit unseren Lösungen die Potentiale des Geschäftsprozessmanagements und nutzen diese für nachhaltigen Erfolg. Sichern Sie sich mit unseren BPM-Lösungen alle Chancen, effektiv und efizient zu arbeiten sowie ziel- und strategiekonform zu handeln. Aeneis und Brainware erhalten Sie dabei immer maßgeschneidert für alle Ihre BPM-Aufgabenstellungen. Wir garantieren Ihnen eine effektive und efiziente Implementierung und nachhaltigen Erfolg im Geschäftsprozessmanagement. Mit intellior werden Prozesse einfach besser! 1.4. Infograiken BPM BPM 1: Ziele, Probleme, Trends BPM 2: Tools / Systeme BPM 3: Statements 8
BPM (1): Ziele, Probleme, Trends Top-3-Ziele 1 Top-3-Anwendungsbereiche 1 Steigerung der Efizienz 93% 93% Purchasing & Logistics 63% 63% Erhöhung der Transparenz 90% 90% Marketing & Sales 57% 57% Heben von Standardisierungspotentialen 85% 85% 80% 82% 84% 86% 88% 90% 92% 9 Finance & Accounting 51% 51% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% Top-3-Probleme 2 Mangelnde Unterstützung durch die Führung 50% Fehlende Vorgaben 46% Mangel an Fachkompetenz 32% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Trends I 3 Trends II 4 Human Touch - Fokus Mensch Front-Ofice-Status - Fokus Kunde Mobilität Big Process Process Mining Lücke zwischen IT-Abteilung und Fachbereichen schließen Einfachheit / Schnelligkeit bei Umsetzung Agilität der Prozesse Umfassende (globale) Vernetzung Cloud Computing Studien: (1) Business Process Management-Studie 2012 - Studie der BearingPoint GmbH (2) BPM hat noch viel Potenzial - Interview mit Dr. Clemente Minonne von der Zürcher Hochschule für Angewandte Wissenschaften (3) Fünf disruptive BPM-Entwicklungen - Artikel aus der COMPUTERWOCHE (4) BPM-Report der Software Initiative Deutschland e.v. (SID) und der Metasonic AG
BPM (2): Tools / Systeme Ziele BPM-Tools 1 Probleme BPM-Tools 1 Zeitersparnis Bessere Prozesskontrolle Prozessbeschleunigung 60% 72% vs Keine Ressourcen Nutzen nicht ausreichend 50% Zu hoher Plegeaufwand 43% 44% 48% Kostensenkung 30% Zu hohe Kosten 30% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 0% 10% 20% 30% 40% 50% Nutzung von BPM-Systemen 2 Genutzte BPM-Systeme 3 kein BPM-System 57% 57% 43% BPM-System BPM-Suiten geplant BPM-Suiten Standardsoftware SAP oder Oracle 14% 14% 19% 19% 33% 33% 0% 5% 10% 15% 20% 25% 30% 35% Microsoft als Alternative zum BPM-System? 3 40% 35% 30% 36% 36% 31% 31% 25% 20% 15% 10% Excel Datenbank Programme Studien: (1) Studie Business Process Management der TROVARIT AG (2) BPM hat noch viel Potenzial, Fachartikel der ZHAW School of Management and Law in Zürich (3) Studie Unternehmen mit BPM-Software mehrheitlich unzufrieden der SID e.v. und der Metasonic AG
BPM (3): Einige Statements Bereits seit über zwanzig Jahren nehmen die Geschäftsprozesse in fast allen ernst zu nehmenden Konzepten eine zentrale Rolle ein. Der nachhaltigste Treiber für die Organisation von morgen ist der ständige Wandel, der um uns herum stattindet. Die Kernfragen für das Management lauten: Wie werden wir den beschleunigten Veränderungen gerecht, auf die das Unternehmen reagieren muss und wie managen wir die Veränderung in den Abläufen?... Treiber des Wandels Eine hohe Reaktionsgeschwindigkeit und Flexibilität werden erforderlich, sogar unerlässlich, um Efizienz und Proitabilität nachhaltig zu sichern. Ob Marketing, Personalmanagement, Controlling, Produktion oder Logistik: Qualität, Efizienz, Kundenorientierung... lassen sich nicht erreichen, wenn in Bereichs-Silos gedacht und gehandelt wird. Bedeutung BPM Prozessorientierung ist kein Selbstzweck. Es geht nicht um schöne Prozessbilder oder eine zertiizierungsfeste Dokumentation. Es geht um die Wirtschaftlichkeit und Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens. Mit einer prozessorientierten Unternehmensführung und der Überwindung der Bereichsund Unternehmens-Silos können Unternehmen... besser, schneller und lexibler auf anstehende externe Anforderungen reagieren.... 11
Probleme Nach wie vor fehlt in den Fachabteilungen vielfach eine prozessuale Denk- und Sichtweise, während es auf Seiten der IT immer noch an den erforderlichen Interfaces mangelt. Wenn man sich in Unternehmen umhört und die Frage stellt, wie zufrieden man mit den zur Zeit zur Verfügung stehenden Prozessmanagement -Methoden und -Tools ist, hört man nichts Gutes.... Aus meiner Sicht hängen diese Top-3-To-Dos zusammen: Grenzen zwischen IT und Business aulösen, Innovation zum Top-Thema machen sowie Neues ausprobieren mit dem Fokus die Performance der Organisation kontinuierlich zu verbessern. To Do s... Zukünftig ist es notwendig, die Kernprozesse komplett von Ende-zu-Ende, d. h. so wie der Kunde sie wahrnimmt, zu steuern. Vorgehen Gemeinsames Handeln In den Praxisprojekten bewahrheitet es sich immer wieder: Wenn der Projektauftrag von oben getragen wird, ist dies ein wesentlicher Erfolgsfaktor. Die Mitarbeiter benötigen Transparenz darüber, was durch die Prozessorientierung erreicht werden soll und worin der Nutzen für das Unternehmen und der dort arbeitenden Menschen liegt.... 12
3.1. Business Process Management zur automatisierung der Büroarbeitswelt Virtual Roundtable von Dr. Ulrich Kampffmeyer mit u.a. Dr. Martin Bartonitz, Sven Schnägelberger, Thomas Rychlik, Herbert Kindermann & Robert Hutter Die Durchdringung der Arbeitswelt mit Software macht vor keinem Bereich halt. Automatisierung, Steuerung und Kontrolle sind Grundlagen für schnelle, sichere Prozesse in der Bürowelt. Während in den Fabrikhallen Automatisierung bereits weitgehend Einzug gehalten hat, steckt sie im Büroalltag in den Kinderschuhen. Während Archivierung und Dokumentenmanagement bereits vielfach genutzt werden ist bei der Kommunikation immer noch die schwer nachvollziehbare E-Mail Standard. Collaboration und nicht vordeinierte Arbeitsprozesse stellen für bisherige Konzepte von Worklow und BPM Business Process Management Herausforderungen dar. Aber es muss auch die Frage erlaubt sein, wie viel Automatisierung, Steuerung und Kontrolle ist der Arbeit und dem Verständnis von Arbeit in unserer Gesellschaft zuträglich. Dr. ulrich Kampffmeyer, anerkannter Berater für Information Management, fragt nach. BPM-Systeme nur schwer vermarkten lassen. Ich habe so viele BPM-Systeme kommen und gehen sehen oder das Dasein eines Mauerblümchen-Nieschensystems fristen. Viele der eigenständigen Hersteller sind inzwischen unter die Fittiche der Großen gekommen und sind so weniger visibel geworden, weil sie dort eines von vielen anderen Produkten geworden sind. Dort, wo an den Prozessen doch deutlich mehr Hand angelegt werden muss, u.a. weil das Wissen noch immer in den Köpfen der Menschen entsteht, zeigt sich, dass bisher die ECM- bzw. EIM- Systeme gerade im Mittelstand bevorzugt eingesetzt werden. Dr. Kampffmeyer: Frage 1: BPM Business Process Management als Infrastruktur? Einerseits gilt BPM als Bestandteil von Enterprise Information Management, andererseits positioniert sich aber BPM als eigenständige Disziplin. Sind beide Ansätze falsch, ist BPM nicht einfach eine notwendige Infrastruktur moderner Informationssysteme, die Worklow- und Steuerungsfunktionalität im Untergrund allen Anwendungen zur Verfügung stellt? Scheitern eigenständige BPM-Werkezuge, wenn es um Ende-zu-Ende-Prozesse über alle Anwendungen im Unternehmen geht? Wie muss sich BPM in eine moderne IT-Infrastruktur integrieren? Dr. Martin Bartonitz: Auf 21 Jahre meines Schaffens im Bereiche Dokumenten- und Worklow Management rückblickend kann ich nur feststellen, dass unsere IT-Infrastukturen noch immer so kompliziert sind, dass sich eigenständige BPM unter dem Aspekt des Kids zwischen den diversen Anwendungen im Unternehmen, sprich der Vermeidung von Medienbrüchen, können sich nur die Konzerne leisten. Der Mittelstand überhebt sich häuig genug an den Kosten der Systemintegrationen, die anfallen, will man Datendoppelerfassungen vermeiden. Und bei den Großen sind es dann auch eher Prozesse, in denen Services ohne Menschen zu orchestrieren sind, BPEL without Humans lässt grüßen. Dort, wo an den Prozessen doch deutlich mehr Hand angelegt werden muss, u.a. weil das Wissen noch immer in den Köpfen der Menschen entsteht (Information trifft auf Erfahrung ;-), zeigt sich, dass bisher die ECM- bzw. EIM- Systeme gerade im Mittelstand bevorzugt eingesetzt werden. Denn noch immer kommt kaum ein Prozess ohne das elektroniizierte Papierdokument oder die klassische E-Mail aus. Auch wenn die Nutzung von Web-Formularen das herkömmliche Dokument zunehmend ablöst, übergangsweise aber auch noch als PDF-Reformatierung. Und in diesem Umfeld ist auch das Thema Integration via 72
Web-Service (siehe die SOA Philosophie) noch wenig spürbar. Sven Schnägelberger: Zuerst einmal möchte ich feststellen, dass BPM für mich für Prozessmanagement und damit für eine moderne immer wichtiger werdende Management Methode steht. Bezogen auf die Frage der Bedeutung von BPM-Systemen, also Technologien mit denen ich Prozesse automatisieren, steuern und überwachen kann, bin ich mehr denn je davon überzeugt, das moderne IT-Infrastrukturen ohne BPM-Systeme nicht mehr auskommen werden. Allerdings nicht als Bestandteil von ECM oder CRM oder ERP Systemen, sondern eher als Bestandteil der IT-Architekturen wie Datenbanken. Nicht zuletzt stehen BPM-Systeme auch für Systemintegration und applikationsübergreifende Steuerung von Prozessen. Und damit ist die Steuerung von Ende-zu-Ende Prozessen sogar über die Unternehmensgrenzen hinaus möglich. Thomas Rychlik: BPM ist mehr als ein rein technischer Ansatz. Aus technischer Sicht ist es sicherlich korrekt, dass BPM einfach eine notwendige Infrastruktur moderner Informationssysteme sein sollte, wobei nicht jedes Informationssystem eine eigenständige BPM Implementierung unterstützen sollte. BPM ist aber darüber hinaus als eine ganzheitliche Disziplin zu betrachten, bei der die Prozesse innerhalb des Unternehmens und natürlich auch unternehmensübergreifend regelmäßig analysiert und optimiert werden müssen. Solch ein System muss sich durch die Unterstützung von Standards wie beispielsweise WebServices, RESTfulAPI, BPMN 2.0 und OAuth nahtlos in eine moderne IT- Infrastruktur integrieren lassen. Bei der Auswahl eines BPM-Systems ist zu beachten, dass dieses über ausreichend Schnittstellen verfügt, über die dritte Systeme integriert werden können, und umgekehrt selber auch Schnittstellen anbietet, über die dritte Syste- me auf das BPM-Werkzeug zugreifen können. Auf diesem Weg können auch mit einem eigenständigen BPM-System Ende-zu-Ende-Prozesse über alle Anwendungen im Unternehmen realisiert werden. Solch ein System muss sich durch die Unterstützung von Standards wie beispielsweise WebServices, RESTfulAPI, BPMN 2.0 und OAuth nahtlos in eine moderne IT-Infrastruktur integrieren lassen. Um Prozesse zu automatisieren und damit messbar zu machen, ist es natürlich notwendig, dass sich eine BPM Suite sehr gut in die vorhandene Infrastruktur integrieren lässt. Herbert Kindermann: Business Process Management dient heute immer mehr der Performance-Steuerung einer Organisation. Ohne automatisierte messbare Prozesse ist in einer Organisation nichts steuerbar. Ohne IT- Unterstützung für Prozesse leidet der Durchsatz, werden zu viele Fehler gemacht und die Qualität wird schlechter. Treten mehr Veränderungen auf - insbesondere unerwartete - steigt die Komplexität im Business weiter, wird die Ausnahme zur Regel und die Personalstärke weiter abgebaut. Dann laufen die Prozesse schlecht, der Kunde wird unzufrieden und in der Ablauforganisation geht jede Menge Geld verloren. Dies zu verhindern und stattdessen die Performance einer Organisation zu verbessern - auch wenn sich alles ständig ändert - darauf kommt es heute an. Damit wird BPM zur Management Aufgabe durch alle Ebenen einer Organisation. Um Prozesse zu automatisieren und damit messbar zu machen, ist es natürlich notwendig, dass sich eine BPM Suite sehr gut in die vorhandene Infrastruktur integrieren lässt. Hierbei ist es heute wichtig, Integrationsmethoden einzusetzen, die es erlauben schnell und ad hoc Verbindungen zu vorhandenen IT-Systemen zu schaffen und zwar ohne großen Aufwand. Einfache Integrationen sollte der Business User selbst machen können oder er muss die Anforderungen so klar stellen können, dass die IT innerhalb kürzester Zeit diese umsetzen kann. Die Verbindung von einer BPM Suite mit Enterprise Service Bus (ESB)-Systemen ist da- 73
Worklows verstanden wird, sondern BPM auch als Maher sinnvoll und nützlich. So haben wir beispielsweise den Talend ESB in unsere Metasonic Suite integriert. Dieser zeichnet sich dadurch aus, dass er von einer Open Source Community entwickelt wird und bereits über mehr als 400 verschiedene Schnittstellen verfügt, zu auf dem Markt gängigen IT-Systemen. CRM-Systemen fällt es vergleichsweise leicht, da sich diese Systeme nur um Ihren Geltungsbereich kümmern müssen. Durchgängige Ende-zu-Ende Prozesse werden aber zunehmend nur mehr mit BPM Ansätzen realisierbar, vorausgesetzt, sie haben das passende Tool als Unterstützung. Robert Hutter: BPM ist ein weitläuiger Begriff, der je nach Zielgruppe unterschiedlich interpretiert wird. Während es für die Einen ein reiner Managementansatz (ohne IT) ist, ist es für die Anderen Basis für die technische Implementierung von Worklows. Die Anbieter am Markt positionieren sich entweder in der einen oder anderen Ecke. BPM Projekte, welche die Unterstützung durch die IT ausklammern, bringen meistens keinen nachhaltigen Nutzen, da eine Organisation ohne IT heute nicht mehr funktioniert. Für uns zählen beide Aspekte zu den elementaren Bestandteilen, um eine erfolgreiche BPM Organisation aufzubauen. Unsere BPM Suite FireStart ist auch eines der wenigen Tools am Markt, das den Ansprüchen aus beiden Welten gerecht wird. ERP und CRM waren die zentralen Themen in der IT-Organisation in den vergangen Jahrzehnten. Ein ähnliches Gewicht wird BPM bis 2020 bekommen. Es wird eine Selbstverständlichkeit werden, die Prozesse über die IT- Infrastruktur zu legen und damit transparente und leicht anpassbare Worklows zu generieren. Nicht Programmieren, sondern Konigurieren wird die Devise sein. Es geht nicht primär darum, wo die Daten gespeichert werden, sondern wie man damit umgeht, um die Geschäftstätigkeit zu verbessern. Hier werden Imformationssysteme auf Basis von BPM einen großen Vorteil gegenüber herkömmlicher Programmierung bieten. ERP und CRM waren die zentralen Themen in der IT-Organisation in den vergangen Jahrzehnten. Ein ähnliches Gewicht wird BPM bis 2020 bekommen. BPM Projekte sind deshalb schwierig, weil sie die starke Heterogenität der IT und des Managements ausgleichen und auf einen gleichen Nenner bringen müssen. ERP- und Thomas Handlir: Die Häuigkeit und das Tempo mit dem Veränderungen in Unternehmen durchgeführt werden müssen, um überlebensfähig zu bleiben, erhöht sich ständig. Getrieben durch Globalisierung, Innovation, regulatorische Anforderung, sowie durch das unternehmensübergreifende Zusammenwachsen von Lieferketten sind die Geschäftsmodelle ganzer Branchen regelmäßig auf dem Prüfstand. Prozessabläufe, die sich entlang der Erfordernisse geänderter Geschäftsmodelle rasch anpassen lassen, setzen daher nicht nur eine schlanke Organisation, sondern auch eine lexible Infrastruktur und ein felxibles BPM-Tool wie prcess4.biz voraus. Bei zunehmender Prozessautomatisierung wird ein immer größerer Anteil der Wertschöpfung durch anonymisierte IT-Systeme abgewickelt. Das erhöht gleichzeitig den Bedarf nach Transparenz über alle Zusammenhänge im Unternehmen. Dieser Transparenzbedarf betrifft die Planung und Weiterentwicklung von Prozessen noch bevor diese einer Automatisierung durch Worklows und integrierte ERP-Systeme zugeführt werden können. Darüber hinaus ist Transparenz auch für die Entwicklung von geeigneten Performancekennzahlen, Risiken und Kontrollen im Sinne einer Governance notwendig. Die Integration von BPM in eine moderne IT-Infrastruktur wird daher dann nicht scheitern, wenn BPM im jeweiligen Unternehmen nicht nur für das Designen von ausführbaren Workflows verstanden wird, sondern BPM auch als Managementwerkzeug angewendet wird Die Integration von BPM in eine moderne IT-Infrastruktur wird daher dann nicht scheitern, wenn BPM im jeweiligen Unternehmen nicht nur für das Designen von ausführbaren 74
nagementwerkzeug angewendet wird, das dem Planen und Dokumentieren der gesamten Aufbau- Ablauf- und IT-Organisation dient, mit der neue, bzw. adaptierte Geschäftsmodelle umgesetzt werden können. Business Process Management muss sich daher dann in die IT-Infrastruktur integrieren, wenn es um die Ausführung der designten Prozesse mittels Worklows geht, muss sich aber gleichzeitig auch losgelöst von Worklows, Monitoring und Transaktionsdaten als eigenständige Disziplin im Unternehmen etablieren und betrieben werden, um die notwendige Transparenz über ALLE Zusammenhänge im Unternehmen zu schaffen, Medienbrüche aufzuzeigen und Adaptionen gemäß Geschäftsmodell geplant umsetzen zu können. Frage 2: Braucht man vordeinierte Prozesse? Die Deinition von Worklow- und BPM-Prozessen mit nicht immer einfach zu bedienenden Werkzeugen gilt als aufwändig und auch nicht für alle Prozesse geeignet. Ist Collaboration mit adhoc Worklow wirklich die Alternative zum vordeinierten Geschäftsprozess? Welche Bedeutung hat das steuernde, Informationen bereitstellende Push -Prinzip gegen über dem Information abholendem Ansatz, dem Pull -Prinzip? Wie viel Prozessunterstützung braucht man überhaupt noch, wenn man z.b. mit strukturierten, elektronischen Akten arbeitet, bleibt da der Prozessgedanke auf der Strecke? Dr. Martin Bartonitz: Nun, die von den BPM-, ECM bzw. EIM-Herstellern bereitgestellten Werkzeuge zum Malen der Prozesse sind inzwischen von der Handhabung recht gut. D.h. einfache Prozesse, in denen nur Dokumente oder ihre intelligentere Art der Formulare von einem Fachbereich in den nächsten geschubst werden, lassen sich gut auch von Verantwortlichen in den Fachbereichen bedienen. Sobald es aber um Integrationen von Fachanwendungen (z.b. ERP oder CRM) geht, müssen dann doch die IT-Experten mit ran. Da nur 1/3 aller unserer Prozesse wirklich strukturiert ablaufen, sprich die Abfolge der notwendigen Arbeitsschritte im Vorhinein bekannt sind, wird in den meisten Unterneh- men noch immer das Medium E-Mail oder ein ECM-/EIM- System mit Status-wechseln genutzt. In letzteren System können inzwischen die Sachbearbeiter adhoc kleine Lauflisten selbst erstellen, die sie nach Bedarf auch für eine wiederholte Nutzung abspeichern können. Inzwischen werden wir allerdings mit so vielen Informationen überschwemmt, dass die Nutzung gerade der Abonnementfunktion gut bedacht sein will. Arbeiten mehrere Benutzer gemeinsam an einem Projekt, sei es an einem aufwändigeren Angebot oder an einem größeren Bauprojekt und ist es wichtig über neue Informationen oder Änderungen zu erfahren, bieten Abonnement- und Wiedervorlagefunktionen entsprechende Hilfen. Inzwischen werden wir allerdings mit so vielen Informationen überschwemmt, dass die Nutzung gerade der Abonnementfunktion gut bedacht sein will. Am Ende inde ich doch alles, was ich gerade brauche. Speziell im Bereich des Case Managements, einem Begriff, der vor drei Jahren von der WfMC dem BPM zur Seite gestellt wurde, geht es verstärkt um die Verwaltung von Aufgaben. Je nach Situation können entsprechend viele Aufgaben gerade anfallen. Die Abfolge ist meist frei. Das Schließen von einer Aufgabe kann gleich mehrere andere beenden und einen Schwung anderer möglich machen. Im Rückblick auf die Historie habe ich eine klare Prozessstruktur. Schaue ich nach vorn, hätte ich ein wildes Netz von Aufgaben, wenn ich alle Fälle wirklich durch deklinieren wollte. Also lasse ich die Entscheidung, was gerade dran ist, besser in der Kompetenz des Anwenders, zumal er es deinitiv besser weiß. Beispiele für Case Management: Job Center, Krankenhaus oder Rehabilitation. Sven Schnägelberger: Adhoc Worklow ist für mich keine Alternative, sondern eine sinnvolle Ergänzung zu den standardisierten Worklows. Auch in der modernen Bürowelt wird es immer Prozesse geben, die ein hohes Potenzial für Teilautomatisierungen und Standardisierung haben werden. Die aktuellen Entwicklungen auf dem BPM- Tool Markt zeigen, dass beide Ansätze auch integriert mit 75
einem Tool abbildbar sind. Einige Aussteller auf dem letzten Process Solutions Day haben diese neuen Entwicklungen eindrucksvoll vorgestellt. Hinzu kommt, dass die Deinition von Worklows mit modernen BPM-Werkzeugen bei weitem nicht mehr so kompliziert sind wie früher. Adhoc Workflow ist für mich keine Alternative, sondern eine sinnvolle Ergänzung zu den standardisierten Workflows Thomas Rychlik: Collaboration bzw. ad-hoc Worklow sind keine Alternative, sondern als Ergänzung zu strukturierten Prozessen zu betrachten. Gute BPM-Werkzeuge müssen das ganze Spektrum abdecken können und integrieren sich in Kollaborationsumgebungen. Prozesse wie Rechnungseingangsprüfung sollten strukturiert abgebildet werden, informelle Abstimmungen aber besser im Rahmen eines kollaborativen Ansatzes. Einzelne Prozessschritte können an kollaborative Umgebungen übergeben und dort im Rahmen von Activity Streams bearbeitet werden. Nach Abschluss der Aktivitäten werden diese weiter im strukturierten Prozess fortgesetzt. Der Einsatz des Push und Pull -Prinzips ist abhängig von den jeweiligen Prozessen zu deinieren. Wenn Aufgaben von bestimmten Personengruppen abgearbeitet werden müssen, sollte auf jeden Fall ein Push erfolgen. Ansonsten kann das Pull-Prinzip deutlich lexibler sein, um den sogenannten Information overload bei den Beteiligten zu vermeiden. Beim kollaborativen Pull-Prinzip kann die Aufgabe bzw. Beantwortung auch von Personen übernommen werden, die man im Vorfeld als Zielgruppe nicht berücksichtigt hat, die aber die benötigten Informationen trotzdem und u. U. deutlich efizienter liefern können. Der aktuelle Bearbeitungsstand kann auch bei diesem Prinzip immer nachvollzogen werden. Über Eskalationsmechanismen kann bei Bedarf nach einem gewissen Zeitraum von Pull auf Push -Benachrichtigung gewechselt werden. Eine strikte Prozessunterstützung ist immer dann wichtig, wenn ich Genehmigungsschritte, Freigabeschritte und Prüfschritte habe, die im Rahmen der Unternehmens- und/oder gesetzlichen Richtlinien vorgeschrieben sind. Diese müssen erfüllt und auch dokumentiert werden. Somit ist auch bei der Arbeit mit elektronischen Akten der Inhalt für die Art der Prozessarbeit ausschlaggebend. Für andere Bearbeitungsschritte bietet der Ansatz über Kollaboration bzw. adhoc Worklows eine deutlich höhere Flexibilität und daraus resultierend eine stärkere Akzeptanz bei den Beteiligten. Herbert Kindermann: Gerade in einem Umfeld, das sich schnell verändert, in dem die Ausnahmen zur Regel werden und immer mehr ad hoc erledigt werden muss, ist es wichtig, Regeln und Regelungen, nach denen eine Organisation arbeitet, einzuhalten und gesteckte Ziele zu erreichen. Business Process Management stellt diesen Rahmen auf, in dem heute natürlich eine große Agilität zur Verfügung stehen muss. Doch trotz allem ad hoc-vorgehen muss BPM sicherstellen, dass die Prozessziele erreicht werden. BPM muss also beides: Es muss Regeln vorgeben und es muss zulassen, dass ein laufender Prozess an die Gegebenheiten der aktuellen Situation angepasst werden kann. Gerade in einem Umfeld, das sich schnell verändert, in dem die Ausnahmen zur Regel werden und immer mehr ad hoc erledigt werden muss, ist es wichtig, Regeln und Regelungen, nach denen eine Organisation arbeitet, einzuhalten und gesteckte Ziele zu erreichen. Dazu werden sich die Ansätze Push und Pull mischen und sinnvoll ergänzen. Agile BPM Software ermöglicht es dem Mitarbeiter der Fachabteilung, eben auch eine schon laufende Instanz eines vordeinierten Prozesses noch zu verändern. Dadurch wird es möglich zum Beispiel vom Pull - in den Push -Modus umzuschalten, eine Eskalation zu vermeiden und das Ergebnis doch sicherzustellen und dann wieder in den Pull -Modus zurückzukehren. Dem Prozess Manager bleibt es dann überlassen, den geänderten Prozess in einen erweiterten neuen Standard zu übernehmen oder ihn als Einzelfall, gut dokumentiert im System weiter zur Verfügung zu halten. Eines ist aber sicher: Ausnahmen werden zur Regel und 76
damit wird sich BPM von strengen vordeinierten Prozessen weg entwickeln müssen. Robert Hutter: Efiziente Benutzerführung und intuitive Bedienbarkeit spielen eine zentrale Rolle bei der Umsetzung konkreter BPM Projekte. Umso mehr gilt es, durch eine gute Tool-Unterstützung die Prozessarbeit zu einem positiven Erlebnis zu machen. Das gelingt aber leider nur den wenigsten Toolherstellern. Hier werden technische Funktionen noch immer über Benutzerführung und ansprechendes Design gestellt. Ob viele oder nur einige wenige strukturierte Prozesse benötigt werden, kann man nicht pauschal sagen. Das hängt von der Branche und dem jeweiligen Themenfeld ab. Adhoc Worklows führen meistens zum gleichen Informationschaos wie reiner E-Mail Verkehr. Sie haben keine Steuerungsmöglichkeit, was zu vielen Problemen führen kann. BPM Systeme und die darauf resultierenden strukturierten Aufgaben werden E-Mails niemals vollständig ersetzen. Aber es muss einen gesunden Kompromiss auf beiden Seiten geben, um standardisierte Prozesse und kreativen Freiraum gleichermaßen zu ermöglichen. Adhoc Workflows führen meistens zum gleichen Informationschaos wie reiner E-Mail Verkehr. Sie haben keine Steuerungsmöglichkeit, was zu vielen Problemen führen kann. BPM Systeme und die darauf resultierenden strukturierten Aufgaben werden E-Mails niemals vollständig ersetzen. Aber es muss einen gesunden Kompromiss auf beiden Seiten geben, um standardisierte Prozesse und kreativen Freiraum gleichermaßen zu ermöglichen. Das Push -Prinzip hat bei der Aufgabenverteilung gegenüber Pull den großen Vorteil, dass aktiv auf die Mitarbeiter zugegangen wird, sobald eine Aufgabe zu erledigen ist. Es entsteht eine Aufforderung zum Handeln, was beim Pull- Prinzip nicht der Fall ist. Die Situation ist ähnlich der beim Dating: Entweder sitzen Sie in der Ecke und sind der Meinung, dass schon jemand kommen wird, der Sie kennenlernen möchte (Pull), oder Sie gehen aktiv auf jemanden zu und bauen gezielt ein interessantes Gespräch auf, um das Ziel zu erreichen (Push). Der zweite Ansatz ist in der Regel erfolgreicher. Prozessautomatisierung in Zusammenhang mit fallbasierter Aktenbearbeitung ist meines Erachtens kein Wiederspruch. Beide Bereiche ergänzen sich sehr gut. Ein elektronischer Akt hat die Aufgabe, Daten in einer möglichst vollständigen Datensicht bereitzustellen. Ein BPM System muss Aufgaben, Rechte und Benachrichtigungen gemäß der Prozessvorgabe steuern. Der Prozessgedanke bleibt auch hier nicht auf der Strecke. Thomas Handlir: Collaboration & adhoc Worklow sind keine Alternativen zu klar deinierten und beschriebenen Geschäftsprozessen es sind Ergänzungen und stehen in einem modernen IT System gestützten Umfeld unterstützend zu führenden Prozessen zur Verfügung. Ein Collaboration System wie SharePoint lebt von seiner Flexibilität und den Möglichkeiten einem breiten Anwenderkreis auch gestalterische Freiräume innerhalb einer Organisation zu ermöglichen. Dennoch braucht es klare Strukturen und einen Rahmen der innerhalb der vordeinierten Prozesse abläuft. Somit kann der Prozess im PUSH Prinzip den organisatorischen Gesamtablauf steuern, an dem in Teilbereichen Freiräume geschaffen werden können um bspw. Dokumentbasiert Informationen im Pull Prinzip anzufordern. Collaboration & adhoc Workflow sind keine Alternativen zu klar definierten und beschriebenen Geschäftsprozessen es sind Ergänzungen und stehen in einem modernen IT System gestützten Umfeld unterstützend zu führenden Prozessen zur Verfügung. Der Prozessgedanke im Sinne von Führung und Visualisierung ist und bleibt ein essentielles Element, auch wenn Mitarbeiter bspw. in strukturierten elektronischen Akten arbeiten. Es muss jedem möglich sein die relevanten Prozesse zu verstehen und zu leben und nicht stupide anhand von Kriterien Daten strukturiert abzulegen. Hierfür benötigt man 77
keine Menschen das können die Systeme selbsttätig. Wenn wir klar vordeinierte Prozesse näher an die Mitarbeiter heranführen und Systeme nutzen, mit denen diese verständlich und integriert ablaufen, schaffen wir neue Potentiale bei jedem einzelnen und sorgen dafür, dass BPM nicht nur schöne Diagramme und Beschreibungen, sondern einen echten Mehrwert mit sich bringt. Frage 3: Welche Rolle spielen Standards bei BPM? Prozesse werden häuig mit speziellen Design-Werkzeugen entwickelt und sind nur mit Einschränkungen in Laufzeitumgebungen übertragbar. Und auch diese Laufzeitsysteme sind häuig nur über individuelle Schnittstellen in die IT integrierbar. Sind BPM-Werkzeuge zu isolierte Lösungen? Behindert sich BPM selbst durch die Vielzahl von Standards wie BPEL, BPMN, XPDL usw.? Ist BPMN 2.0 die erste Wahl, wenn es um die Übertragbarkeit und Wiederverwendbarkeit von Prozessdeinitionen geht? Welche operativen Schnittstellen braucht es, um BPM vollständig in die IT-Infrastruktur zu integrieren? Dr. Martin Bartonitz: Ich befürchte, dass das Ziel der Interoperabilität von puren Prozessdeinitionen auch in einigen Jahren nicht erreicht sein wird. Ich traue der BPMN 2.0 mehr zu als dem Web-Service-orchestrierenden BPEL oder der WfMC-Alternative XPDL. Aber meine ersten Gehversuche der Austauschbarkeit, die ich noch bei SAPERION machen durfte, zeigten, dass ca. 70% der zusätzlichen Worklow- Funktionen in die Extensions geschrieben werden mussten. Und es ist dann zu vermuten, dass ein anderes System als das von SAPERION mit diesen speziischen Prozessdeinitionen nicht viel anfangen kann. Hinzu kommt, dass die beiden Nutzergruppen zu unterschiedlich modellieren. Wer Prozesse dokumentiert wird deutich andere Modelle malen als jene, die Prozess produktiv ablaufen lassen wollen. Vielleicht wird es ja einen neuen Schub in das Thema über die mobile Welt geben. Hier werden kleine aber feine Apps verwendet, mit einem (noch?) überschaubaren Funktionsset. Oder wir kommen in die Welt der Commons, in der kooperativ und mit richtig viel Ressourcen via Open Source Modell an einer einheitlichen Business Operation Platform entwickelt wird. Dann wäre das Thema Interoperabilität von Prozessmodellen direkt vom Tisch. Aber dann würden in Summe noch mehr Arbeitsplätze vernichtet. Ob wir uns das wünschen sollten? Ich traue der BPMN 2.0 mehr zu als dem Web-Service-orchestrierenden BPEL oder der WfMC-Alternative XPDL. Sven Schnägelberger: Ich möchte an dieser Stelle die Frage etwas anders formulieren. Ist es überhaupt sinnvoll bzw. notwendig Übertragbarkeit und Wiedernutzbarkeit von Prozessdeinitionen sicher zu stellen? Ich halte die Versprechen des round trip engineering im BPM Kontext für falsche Versprechen und leider viel zu häuig für reines Marketing. Lässt sich ein aus fachlicher Perspektive modellierter Prozess wirklich einfach per Knopfdruck in einen lauffähigen Worklow umwandeln? Die Praxis zeigt eher, dass fachliche und technische Prozesse aus unterschiedlichen Perspektiven entwickelt werden und als jeweils eigenständige Objekte zu betrachten sein sollten. Thomas Rychlik: Wenn sich BPM-Werkzeuge nicht an den gängigen Standards orientieren, sind diese deinitiv zu isoliert. Seit der Veröffentlichung von BPMN 2.0 geht der Trend bei den meisten BPM-Werkzeugen aber zur Unterstützung dieses Standards und ermöglicht somit ein einfacheres Austauschen der modellierten Prozessdeinitionen. Seit der Veröffentlichung von BPMN 2.0 geht der Trend bei den meisten BPM-Werkzeugen aber zur Unterstützung dieses Standards und ermöglicht somit ein einfacheres Austauschen der modellierten Prozessdefinitionen. Bei BPEL und XPDL handelt es sich um XML-basierte Sprachen für die Beschreibung der Ausführungsregeln von Prozessen. Der Schwerpunkt von BPMN liegt in der graischen Visualisierung der Prozesse. Mit der Version 2.0 78
von BPMN wurde ebenfalls das XML-Format für das Speichern standardisiert und kann somit auch zum Ausführen von Prozessen genutzt werden. Es ist davon auszugehen, dass BPMN mittelfristig BPEL und XPDL ablösen wird. Insofern erscheint mir BPMN 2.0 eine sehr gute Wahl für die Übertragbarkeit und Wiedernutzbarkeit von Prozessdeinitionen zu sein. Damit ein BPM-System vollständig in die IT- Infrastruktur integriert werden kann, benötigt das System standardisierte Schnittstellen, über die andere Systeme die BPM-Funktionalität nutzen können und das BPM-System wiederum auf die anderen Systeme zugreifen kann. Damit ein BPM-System vollständig in die IT-Infrastruktur integriert werden kann, benötigt das System standardisierte Schnittstellen, über die andere Systeme die BPM-Funktionalität nutzen können und das BPM-System wiederum auf die anderen Systeme zugreifen kann. Der aktuelle Trend geht hier zu RESTful-APIs, da diese deutlich schlanker als SOAP-basierte WebServices sind. Tiefere Integrationsmöglichkeiten bieten sich, wenn das BPM System auf den gleichen schon im Unternehmen benutzen Platform Standard aufsetzt (z.b. Java EE). Weiterhin ist zu berücksichtigen, dass offene Authentifzierungsvarianten wie OAuth genutzt werden können. Herbert Kindermann: Wenn ich mir die Anzahl der Standards ansehe, die es heute gibt, und dann auch noch feststelle, dass bei dem neuesten Standard BPMN 2.0 die Übertragbarkeit und Wiederverwendbarkeit von ausführbaren Prozessmodellen in den Systemen unterschiedlicher Hersteller nach wie vor nicht funktioniert (dazu gibt es gerade eine aktuelle Untersuchung der Hochschule in Deggendorf am Lehrstuhl von Herrn Prof. Fischer), die Umsetzung noch immer eine erhebliche Zeit in Anspruch nimmt und man schließlich feststellen muss, dass der Standard BPMN in der Fachabteilung doch gar nicht akzeptiert wird (siehe Blog von Jim Sinur, Gartner BPM Analyst: BPMN could be understood as Business People May Not understand) dann steht doch die Frage im Raum: Was ist denn ein BPM Standard? Niemand wird mehr auf einen Standard warten, der eigentlich kein Standard ist und auch noch sehr lange braucht, sich auf neue Gegebenheiten einzustellen, die sich im Prozess Management derzeit laufend neu auftun. Der Standard im BPM Suite Bereich muss in der Zukunft in den Schnittstellen liegen. Heute kann man davon ausgehen, dass innovative BPM- Ansätze, die einen großen Nutzen besonders in der Fachabteilung bringen, einfach zu erlernen und einfach anzuwenden sind und sehr schnell zu Ergebnissen führen, sich als De Facto Standards schneller durchsetzen werden als jegliche Standardisierungsorganisation das jemals deinieren kann. Niemand wird mehr auf einen Standard warten, der eigentlich kein Standard ist und auch noch sehr lange braucht, sich auf neue Gegebenheiten einzustellen, die sich im Prozess Management derzeit laufend neu auftun. Der Standard im BPM Suite Bereich muss in der Zukunft in den Schnittstellen liegen. Da sich der BPM Suite Bereich schnell und agil entwickeln wird, muss eine problemlose Zusammenarbeit von unterschiedlichen BPM Suites gewährleistet werden. Hier hat Metasonic begonnen, gemeinsam mit anderen USDL zu nutzen um Prozessschnittstellen zu deinieren, die offen sind und es erlauben Prozesse zur Laufzeit sehr dynamisch miteinander zu verbinden. Robert Hutter: Standards sind gut und wichtig, aber kein Allheilmittel. BPEL und XPDL sind meiner Einschätzung nach nicht mehr relevant. BPMN 2.0 ist hier sicher der führende Standard, lässt aber selbst viele Fragestellungen offen. Beispielsweise wie auf Systeme im Detail zugegriffen wird, wie die Benutzermasken im Detail aussehen oder wie bei Rückschleifen mit den Geschäftsdaten umgegangen werden muss. Dass hier kein reibungsloses Zusammenspiel zwischen Modellierungswerkzeugen und Worklow Engines zustande kommen kann, ist für mich nur wenig verwunderlich. Die Übertragung und Plege von BPM Modellen über meh- 79