Pre-Commercial Procurement (PCP)

Pre-Commercial Procurement (PCP) Hamburger Vergabetag 2015 23. Januar 2015 www.koinno-bmwi.de

Politischer Rahmen Strategischer für eine innovationsorientierte Rahmen Beschaffung neue Hightech-Strategie der Bundesregierung Innovationen für Deutschland nationale politikfeld- und themenübergreifende Strategie, die eine Vielzahl von Forschungs- und Innovationsaktivitäten über alle Ressorts hinweg bündelt Bedarfsfelder Klima/Energie Gesundheit/Ernährung Mobilität Sicherheit Kommunikation Beschluss der Wirtschaftsminister der Länder, verstärkt innovativ und nachhaltig zu beschaffen (Mai 2014) 2

Hemmnisse für innovative Beschaffungen.... eine Frage der generellen Einstellung zu Innovationen: Hang zu Gewohntem / Risiken neuer Technologien werden gescheut Lebenszykluskosten werden nicht berücksichtigt mangelnde Unterstützung der strategischen Entscheider Know How reicht nicht aus (Markt, betriebswirtschaftlich, technisch, rechtlich) Wünsche der Nutzer zu spezifisch / funktionale Beschreibungen fehlen neue Vergabeverfahren werden nicht genutzt fehlendes innovationsfreundliches Umfeld in Beschaffungsstellen 3

Ergebnisse einer Umfrage zu Innovationshemmnissen 20% 15% 10% 5% 0% 4

Aktivitäten zur Förderung innovativer Beschaffungen BMWi/BME - Veranstaltung Tag der öffentlichen Auftraggeber BMWi/BME - Wettbewerb Innovation schafft Vorsprung mit Preisverleihung für Spitzenleistungen öffentlicher Auftraggeber BMWi/BME - Kompetenzzentrum Innovative Beschaffung (KOINNO) Pilotprojekte zur vorkommerziellen Auftragsvergabe (PCP) 5

Kompetenzzentrum innovative Beschaffung Kompetenzzentrum Beitrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie zur nachhaltigen Innovationsorientierung des öffentlichen Einkaufs Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. wurde mit dem Aufbau beauftragt und leitet das Kompetenzzentrum seit 1. März 2013 6

Die Internetplattform www.koinno-bmwi.de Pilotprojekte Praxisbeispiele Anbieter von Innovationen Profile von öffentlichen Auftraggebern Informationen/Links Fördermöglichkeiten Leitfäden/E-Learning Blogs/Foren 7

Leistungen des Kompetenzzentrums im Überblick Informationsmaterial Inhouse- Schulungen Strategische Dialoge Praxisbeispiele Vernetzung KOINNO Fachgruppen Internetplattform Infos zu Fördermitteln Einzelfallberatung Regionale Veranstaltungen 8

PCP Pre-Commercial Procurement - deutsch: Vorkommerzielle Auftragsvergabe - Ein Beschaffungsinstrument des öffentlichen Sektors zur Beschaffung von nicht marktgängigen Lösungen bzw. vorhandener Lösungen, die noch Unzulänglichkeiten aufweisen - 2007 mit der Mitteilung KOM(2007) 799 von der EU eingeführt - Die Entwicklung erfolgt in mehreren Etappen und in Konkurrenz zu anderen Lösungen - PCP bringt die Beschaffung von F&E-Leistungen in Einklang mit dem Gesetzesrahmen des Vergaberechts, unterliegt dabei aber nicht den Beschaffungsrichtlinien der WTO (GPA Government Purchasing Agreement). Die Prinzipien von Transparenz, Nichtdiskriminierung und Gleichbehandlung sollten dennoch gewahrt bleiben. 9

Wann kommt PCP zum Einsatz? Die öffentliche Hand bzw. die Gesellschaft hat ein gegenwärtiges Problem Demografischer Wandel Steigende Datenmengen (Datenflut) Sinkende Netzstabilität durch die zunehmende Menge an erneuerbaren Energien Die Regierung will einen Wandel einläuten Wandlung zu einer biologisch verträglichen/nachhaltigen Wirtschaft Wandlung zu einer energieeffizienten Gesellschaft Erhöhter Einsatz von Elektrofahrzeugen, Implementierung einer Auflade-Infrastruktur Es gibt keine fertige Lösung am Markt verfügbar Die Entwicklung einer neuen Technologie, neuen Produkten oder Dienstleistungen soll beschleunigt werden Die Regierung ist bereit der Wirtschaft unter die Arme zu greifen um (auch schon laufende) Projekte erfolgreich zu machen Neuen Unternehmen/Zulieferern eine Chance geben, Lösung von potentiellen politischen oder gesetzgeberischen Problemen, Unterstützung bei der Suche nach Partnern etc. 10

Vorkommerzielle Ausschreibung Zwischenbewertung Zwischenbewertung Kommerzielle Ausschreibung Forschungs- & Entwicklungsförderung Vorkommerzielle Auftragsvergabe (PCP) öffentl. Beschaffung von Innovationen (PPI) Firma A Firma B Firma C Firma C Firma D Firma E Firma D Firma E Firma D Firma E Firma A, B, C, D, E oder X Phase 0 Grundlagenforschung Phase 1 Lösungserkundung Phase 2 Lösungsentwicklung Phase 3 Lösungserprobung Phase 4 Kommerzialisierung des Produkts/Dienstleistung (Markteinführung) Forschungsschub Häufig ungenutztes Innovationspotential Marktnachfrage Produktidee Design Prototyp Test-Serie Der PCP-PPI-Prozess bildet die Phasen eines Innovationszyklus ab Kommerzielle Endprodukte 11

Eine Win-Win-Situation für alle Beteiligte Vorteile von PCP Anbieter - Kürzere Einführungszeit von Produkten - Früheres Kunden-Feedback - Economies of scale durch größeren Markt - Staat als gute Referenz - Neue Leitmärkte - Weltweite Wettbewerbsfähigkeit Strateg. Entscheider/Politik - Höhere Qualität der öffentlichen Leistungserbringung - Verbessertes Innovationsklima Anziehungskraft für ausländische Investitionen Hochqualifizierte Arbeitsplätze im F&E-Bereich Die öffentliche Hand kann Risiken minimieren und einen bestehenden Bedarf wirtschaftlich decken. - Geteiltes Risiko und Nutzen - Vorteile durch Erstanwender - Steuern von F&E der Industrie hinsichtlich öffentlicher Bedarfe - Ausgleich von öffentlichen Marktversagen PCP - Reduzierung des Risikos von Ausschreibungen und Folgevergaben - Verbesserung der Technologie-Kenntnisse - Begünstigter des Anbieter-Wettbewerbs Das beste Produkt zum niedrigsten Preis Beschaffer - Reduzierte Beschaffungskosten - Reduziertes Innovationsrisiko - Bessere Qualität zu niedrigeren Preis - Erreichung des gewünschten Grades an Kompatibilität von Anfang an - Teilung des Entwicklungsrisikos - Freie Lizenz für den Beschaffer - Verhinderung von Supplier lock-in Gleichzeitig werden Innovationen in den Unternehmen gefördert. 12

Beispielhafter Ablauf eines PCP-Projekts Suche nach PCP- Projekten Prüfen der Durchführbarkeit des Projekts Ist es möglich die Problemstellung technisch zu lösen? Gibt es schon eine vergleichbare Lösung auf dem Markt? Nein?? Ja Nein Ja Kommerzielle Beschaffung Vertragsmanagement Design (Phase 1) Prototyp (Phase 2) Test (Phase 3) Wettbewerb Vorbereitung PCP Abschluss & ggf. PPI 13

Öffentlicher Bedarf vorhanden? Privat-wirtsch. Bedarf vorhanden? Durchführung eines PCP möglich? Risiko in der Durchführung Signalwirkung vorhanden? Gesamteindruck/ Ranking* 1. Vorbereitung des PCP-Projekts a) Suche nach möglichen PCP-Projekten: 5 Projekte wurden innerhalb des DLR als potentielles PCP-Projekt ausgewählt. Diese wurden im Rahmen eines Workshops am 10.09.2013 diskutiert und anschließend hinsichtlich ihrer Eignung bewertet. 1. Entwicklung einer nicht magnetisierbaren Beschichtung für Magnetventile nein Unklar schwierig hoch mittel 5 2. Entwicklung eines wissenschaftlichen Arbeitsplatzes unter Einsatz von Open Source Software hoch hoch schwierig hoch hoch 3 3. Entwicklung neuer Technologien für energieeffiziente Rechnersysteme hoch hoch gut mittel hoch 1 P 4. Kostengünstige 3D/6D Positionsermittlung zum Zwecke der externen Führung von Roboteranlagen nein mittel gut niedrig gering 4 5. Entwicklung von Ultraschall-Sensorarrays zur zerstörungsfreien Prüfung von Faserverbundteilen nein hoch niedrig niedrig mittel 2 14

1. Vorbereitung des PCP-Projekts b) Prüfung der Durchführbarkeit des Konzepts: - Ist es technisch überhaupt möglich, eine Lösung zu entwickeln, welche die definierten Anforderungen erfüllen kann? - Gibt es schon eine vergleichbare Lösung am Markt bzw. ist eine Lösung zeitnah (<1 Jahr) verfügbar? bspw. Durchführung einer Markt- und/oder einer Patent-Recherche Mögliche Ergebnisse: Eine zufriedenstellende Technologie ist am Markt bereits verfügbar Es ist zurzeit keine Technologie am Markt verfügbar die alle Anforderungen erfüllt. Eine potenzielle Lösung ist allerdings in der Entwicklung und zeitnah verfügbar: Es ist, auch zeitnah, keine Technologie am Markt verfügbar die alle Anforderungen zufriedenstellend erfüllt: 15

Einsparung gesamt [ ] 1. Vorbereitung des PCP-Projekts b) Prüfung der Durchführbarkeit des Konzepts: Es wurde eine umfangreiche Marktanalyse durchgeführt, im Zuge derer allgemeine Markt-Daten, eine Wirtschaftlichkeitsrechnung, die Nachfrageseite (Abnehmer), die Angebotsseite (Hersteller) und die am Markt verfügbaren Konzepte (Technologien) erfasst wurden: - Der Stromverbrauch für Server und Rechnersysteme steigt kontinuierlich an - Durch wassergekühlte Rechnersysteme sind Energieeinsparungen von bis zu 1/3 möglich - Der Stromverbrauch des öffentlichen Sektors für Rechnersysteme lag 2013 bei ca. 600 GWh - Es wurden 17 pot. Hersteller identifiziert 15.000.000 10.000.000 5.000.000 0 2014 2015 2016 2017 2018 2019 2020 Bis 2020 Einsparungen von ca. 10 Mio. Annahmen: - Die Abschreibungsdauer für Großrechner/Server beträgt 7 Jahre - Jedes Jahr werden ca. 14% der Gesamtkapazität erneuert - 10% der erneuerten Rechner sind besonders energieeffiziente Systeme, mit einer Energieeinsparung von 1/3 im Vergleich zu konventionellen Systemen 1,4% Zuwachs an energieeffizienten Systemen pro Jahr - Strompreis = 13,34 ct/kwh (Industriestrompreis) 16

2. PCP-Durchführung a) Vertrags- und Ausschreibungsgestaltung: - Funktionale Beschreibung des zu lösenden Problems - Zuschlagskriterien sollten nicht ausschließlich auf dem niedrigsten Preis abzielen. Es sind die wirtschaftlich sinnvollsten Teilnehmer (bestes Preis-Leistungs-Verhältnis) auszuwählen. Qualitative Beschaffungsziele wie z.b. der Innovationsgrad, ökologische und soziale Aspekte sind dabei ebenso einzubeziehen. - Wirtschaftlichkeitsnachweis: Bspw. durch eine Lebenszykluskostenanalyse (oder auch Kosten-/Nutzen-Analyse), zum Vergleich von vorhandenen zu pot. Lösungen. Zusätzlich sollten auch volkswirtschaftliche Effekte (bspw. mögliche Einsparungen in anderen öffentlichen Einrichtungen oder privaten Unternehmen, Umwelteinflüsse oder Arbeitsplätze) grob erläutert und falls möglich quantifiziert werden. 17

2. PCP-Durchführung a) Vertrags- und Ausschreibungsgestaltung: Ausschreibung im April 2014 Die Ausschreibung enthielt folgende Bestandteile: 1. Das Anschreiben als Aufforderung zur Angebotsabgabe 2. Die Bewerbungsbedingungen 3. Die Vertragsunterlagen, welche sich wiederum zusammen setzen aus: a) Der (technischen) funktionalen Leistungsbeschreibung sowie b) Die Förderbedingungen des Bundes Ergänzend wurden auch eine Bewertungsmatrix beigelegt 18

2. PCP-Durchführung b) Auftragsbekanntmachung: Es sollen möglichst viele pot. Anbieter erreicht werden. Neben den nationalen Vergabeplattformen immer auch eine englischsprachige PCP- Ausschreibung u.a. auf der offizielle EU-Plattform TED (Tenders Electronic Daily) erfolgen. c) Auswahl der Teilnehmer: Neben der Wirtschaftlichkeit folgende Kriterien zu beachten: - Qualität: Bezieht sich auf die Qualifikation/Eignung des Anbieters das formulierte Problem zu lösen. Ebenfalls bezieht sich dieser Punkt auf den Neuheits- und Innovationsgrad der angebotenen Lösung sowie der technischen Machbarkeit. - Ausführung: Bezieht sich auf die Qualität und Effektivität des vorgeschlagenen F&E Projektplans und der eingesetzten Ressourcen. - Auswirkung: Bezieht sich unter anderem auf den Mehrwert für die Gesellschaft und die Wirtschaft sowie auf den Detaillierungsgrad und die Gründlichkeit des erstellten Markteinführungs-Plan des Bieters. 19

2. PCP-Durchführung b) Auftragsbekanntmachung: Die Ausschreibung wurde auf relevanten Vergabeplattformen (bspw. Bund.de) veröffentlicht und relevante Anbieter zusätzlich persönlich angeschrieben. Berlin, 13.11.2014 20

2. PCP-Durchführung c) Auswahl der Teilnehmer: Die genaue Abfrage der Ausschreibung wurde mit Abgabe einer Vertraulichkeitserklärung von mehrere Unternehmen angefordert. Von mehreren Unternehmen (verringerte Anzahl) ist letztlich ein Angebot abgegeben worden. Diese wurden auch zur weiteren Durchführung des PCP-Projekts ausgewählt Angebot 1 Angebot 2 Angebot 3 Angebot 4...... 21

2. PCP-Durchführung d) Wettbewerbsorientierte Entwicklung: - Phase 1: Lösungserkundung (mind. 2 konkurrierende Anbieter, Empfehlung 4 Anbieter) Das Ziel ist es, die technische, wirtschaftliche und organisatorische Machbarkeit der Lösungsvorschläge zu verifizieren und deren Vor- und Nachteile gegeneinander abzuwiegen. - Phase 2: Lösungsentwicklung (mind. 2 konkurrierende Anbieter, Empfehlung 3 Anbieter) Hier starten die eigentlichen F&E-Leistungen zur Entwicklung eines ersten, noch nicht kommerziell nutzbaren Prototyps. Das Ergebnis dieser Phase ist ein Testprotokoll der verschiedenen Prototypen das die Machbarkeit bestätigt sowie ein Produktionsplan für die nächste Phase. - Phase 3: Lösungserprobung (2 konkurrierende Anbieter) Der Prototyp wird weiterentwickelt bis erste Vorserien-Produkte zur Durchführung eines Feldversuchs verfügbar sind. Neben den Ergebnissen der Feldversuche sollten die Pläne hinsichtlich der Produktion, der Markteinführung und einer zukünftigen Marktdurchdringung betrachtet werden. 22

2. PCP-Durchführung d) Wettbewerbsorientierte Entwicklung - Phase 1: Lösungserkundung Die eingegangenen Angebote wurden mittels einer Bewertungsmatrix verglichen Merkmal Wichtung Anbieter 1: Anbieter 2: Beschreibung Punkte Beschreibung Punkte Einbeziehung Komponenten 25% 4,5 3,5 CPU direkt alle Hochleistungskomponenten Onboard- Spannungswandler Coldplate integriert Rest Mainboard Coldplate ASUS mit erhöhtem Temp- Bereich Netzteil ja, Titanium-Standard+WK pauschal angeb. Festplatten sonstiges Einsparung von Lüftern teilweise Thermische Eigenschaften 25% 4,5 4 Maximaler Temperaturgradient >35 C noch nicht festgelegt Chip - Einlass-Temperatur Maximale angestrebte Auslasstemperatur Grad der Einbeziehung der Hardware (z.b. Dynamische Taktrate etc.) >40 C perspektivisch Mainboard mit erhöhtem Temp-Bereich 23

2. PCP-Durchführung d) Wettbewerbsorientierte Entwicklung - Phase 1: Lösungserkundung Merkmal Wichtung Anbieter 1: Anbieter 2 Beschreibung Punkte Beschreibung Punkte Angebotene Lösung 32% 4 3,5 Einschätzung des Fertigungsaufwandes bereits Erfahrungen vorhande 4 2 Einschätzung des Reifegrades relativ reif 4 Kühlkissen in frühem Entw.- 4 Stadium Einschätzung sonstiger Vorteile 3 Harzbad -> Innovation 3 Einschätzung der Kosteneffizienz hohes Interesse an der 4 Weiterverwendung vorhanden, Optimierung der Kosten sehr wahrscheinlich Ressourceneffizienz / sonstiges wird im Angebot diskutiert 3 2 Erfahrung des Anbieters 18% 5 3,5 mit Rechenzentren allgemein seit 2000 HPC über 650 gute Erfahrungen sehr gut mit bereits ausgeführten Rückkühlsystemen ja, z.b. SuperMuc begrenzt im RZ Vorleistungen vorhanden mit Mechanik/Thermodynamik/Kühlaggregaten im Rahmen der RZ im Rahmen der RZ Kommentare Weiterentwicklung des Vorgängers in Richtung vollständige Flüssigkeitskühlung aller Komponenten einschliesslich Switches und Netzteil Gesamtergebnis 4,43 3,63 24

2. PCP-Durchführung f) Vertragsmanagement: Die erfolgreiche Entwicklung von Innovationen ist eng mit dem Thema Risikomanagement verbunden. Große Beschaffungsrisiken bergen beispielsweise Projekte, die Budget- und Zeitgrenzen überschreiten oder die technischen Vorgaben nicht erfüllen. Hierbei sind folgende Faktoren wichtig: - Ein durchgängiges Projekt- und Programmmanagement erlaubt es, der beschaffenden Stelle frühzeitig Risiken zu erkennen und die Wahrscheinlichkeit der Entwicklung einer zufriedenstellenden Lösung zu erhöhen. - Eine lückenlose Kommunikation zwischen den Vertragspartnern ist wichtig, da reguläre Status-Updates Risiken, Probleme und offene Punkte früh aufzeigen sowie Wege zur Lösung der Probleme aufzeigen - Einhaltung der Qualitätskriterien - Kontrolle der Kosten - Überwachung von gesetzlichen Beschränkungen 25

3. Projektabschluss & ggf. kommerzielle Beschaffung a) Lessons-Learned-Workshop : Zum Abschluss des Beschaffungsprojekts ist die Durchführung eines Lessons-Learned-Workshops. So können Verbesserungspotentiale für zukünftige Projekte diskutiert und definiert werden. Zielführende Lösungen können als Good-Practices dokumentiert werden. b) Kommerzielle Beschaffung PPI: Der PCP-Prozess ist beendet, wenn die Lösung getestet wurde und für die großflächige Nutzung bereit ist. Im nächsten Schritt kann die beschaffende Stelle entscheiden, ob Sie die entwickelte Lösung beschafft oder nicht. Hierfür wird eine separate Ausschreibung benötigt, die den Vergaberegeln öffentlicher Auftragsvergabe folgen muss. c) Bewertung der Wirtschaftlichkeit: Am Ende des Projekts ist eine detaillierte Betrachtung der Wirtschaftlichkeit auf betriebswirtschaftlicher, aber auch gesamtwirtschaftlicher Ebene ratsam, um die Zielerreichung und die realisierten Auswirkungen zu bewerten. Dies sollte u.a. in Anlehnung an die Arbeitsanleitung Einführung in Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen des Bundesministerium der Finanzen vom 12.01.2011 erfolgen. 26

Die Informationsstelle des Kompetenzzentrums beim BME e.v. Telefon (Mo.-Fr. von 8-17 Uhr): 069 / 30 838 350 E-Mail: info@koinno-bmwi.de Internet: www.koinno-bmwi.de Matthias Berg Leiter Sektionen/Fachgruppen Leiter Service Personal & Karriere Projektleiter (KOINNO) Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Tel.: 069 / 308 38-128 matthias.berg@bme.de 27