Inhalt myfactory.businessworld...2 myfactory.mis...4 Reportdesigner...4 Auftragschancen...10 myfactory.mis Ressourcen-Management...12 Ressourcen...12 Ressourcetypen...14 Zeitmodelle...15 Planung...16 myfactory.mis Umsatzplanung und -analyse...20 Umsatzplanung...20 Umsatzanalyse...21 myfactory.mis Projekt-Management...23 Projekte...23 Grundlagen... 23 Ressourcen... 24 Abschnitte... 24 Dokumente... 25 Zeiten... 25 Belege... 25 Zeitstrahl... 25 Grafik... 26 Kontakte... 26 Kennzeichen... 26 Statistik... 26 Projektexplorer...27 Erfassungstypen / Projektaktivitäten...27 Zeiterfassung...28 Zeit-Abrechnungen...29 Lieferscheine... 30 Rechungen... 30 Auswertungen...30-1 -
myfactory.businessworld Die Erfolgs-Basis: Vernetzte Unternehmenslösungen Die myfactory.businessworld - eine zukunftssichere Basis für die unternehmensweite interne Vernetzung und/oder eine über die Unternehmensgrenzen hinausgehende Netzwerklösung. Im Vordergrund steht nicht ein einzelnes Modul, sondern das Framework der miteinander verbundenen Bausteine: das Netzwerk als Basis für zeitgemäße und zukunftsorientierte IT-Lösungen. Eine runde Sache! Jedes Modul umfasst einen eigenständigen Funktionsbereich und ist unabhängig nutzbar. Gleichzeitig sind immer alle Business-Prozesse installiert und bei Bedarf sofort abrufbar. Der individuelle Standard: Für Sie nach Maß gefertigt Die myfactory.businessworld ist perfekt auf Ihr Unternehmen abgestimmt. Sie bietet ein ganzes Netz von praxiserprobten Branchen- und Partner-Lösungen und überlegene Funktionalitäten für jeden einzelnen Ihrer Geschäftsabläufe. Als universelle Basis für eine vollständige und absolut individuelle Unternehmenslösung ist die myfactory.businessworld in technologischer Hinsicht einzigartig - und unter dem Kostenaspekt einmalig: Sie zahlen nur für das, was Ihr Unternehmen wirklich braucht... Fremdsysteme können problemlos integriert werden. Und: myfactory bleibt updatesicher! - 2 -
Für die Zukunft: Ein überlegenes vernetztes System Die Merkmale und Vorteile der myfactory.businessworld auf einen Blick: Mehrsprachig und international Personifiziert und benutzerbezogen Der User sieht nur, was er wirklich braucht Individuelle Berechtigung bis auf Feldebene Absolut standortunabhängig und filialfähig Windows Look & Feel für interne Anwender Komfortabler Web-Look für externe User Eine Investition, die sich sehr schnell bezahlt macht Die zentrale Installation spart direkt Kosten von der Einrichtung bis zur Systempflege. Eine schnelle und kostengünstige Realisierung von Filiallösungen ist jederzeit möglich. Auch sehr unterschiedliche Hardware kann genutzt werden: von der "veralteten" IT-Ausstattung bis zu den modernsten Smart-Geräten. Die myfactory.businessworld schafft Mehrwert: Sie hilft mittelständischen Unternehmen, die Kosten zu senken und die Produktivität zu erhöhen. Sie schafft Wettbewerbsvorteile, da mit Geschäftspartnern jetzt interaktiv vernetzt gearbeitet werden kann. Und sie unterstützt Ihr Unternehmen dabei, zukunftsfähige Kommunikationsstrukturen aufzubauen - und wettbewerbsfähig zu bleiben! - 3 -
myfactory.mis Alles für die Planung und Auswertung Das Modul myfactory.mis (Management Information System) ist ein effizientes Planungs- und Auswertungswerkzeug für mittelständische Unternehmen. Reportdesigner Der Reportdesigner bietet die Möglichkeit individuelle Berichte zu erstellen. Diese Berichte können in die vorhandene Menüstruktur integriert und mit Berechtigungen versehen werden. Neue Berichte können auf Basis vorhandener Berichte erstellt werden. Dazu wird ein Bericht als Template ausgewählt, für den dann ein abweichendes Layout erstellt wird. Diese Berichte können dann gedruckt, gemailt oder als Datei herunter geladen werden. - 4 -
Das neue Layout wird über den integrierten Reportdesigner erstellt. Hiermit ist es z.b. möglich, den Report mit Kopf- und Fußzeile zu versehen oder die Reihenfolge der anzuzeigenden Felder zu verändern. Jeder Reportbereich wird einzeln gestaltet. Hier sieht man den Positionsbereich. Links wird das Design dargestellt, in der Mitte die Formatierungsbefehle und rechts werden die Felder angezeigt, die im Bericht ausgegeben werden können. - 5 -
Neben bestehenden Berichten als Datenquelle kann die Datenquelle für den Bericht auch über den integrierten Datenquellen-Assistenten erstellt werden. Hier können aus den verfügbaren Tabellen die Tabellen ausgewählt werden, aus denen Daten angezeigt werden sollen. - 6 -
Danach werden die gewünschten Felder ausgewählt. - 7 -
Im letzten Schritt können die anzuzeigenden Daten noch eingeschränkt werden. - 8 -
Nachdem zum Schluss noch Sortierung der Felder vorgenommen werden kann, wird aus den erzeugten Daten der Inhalt in einer kleinen Vorschau dargestellt. Der Anwender hat so die Möglichkeit noch direkt Änderungen vorzunehmen. - 9 -
Auftragschancen Wichtig für ein Unternehmen ist es, eine Vorhersage über zu erwartende Umsätze zu treffen. Dabei hilft die Auftragschancenverwaltung. Hier wird jede Auftragschance mit oder ohne Bezug zu einem Beleg erfasst und der mögliche Auftragswert hinterlegt. Die Chancenbewertung gibt an, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass diese Chance zu einem Auftrag wird. Der Auftragswert multipliziert mit der Chancenbewertung ergibt dann den vorhergesagten Umsatz. Diese Funktionalität steht nur im Rahmen mit dem myfactory.crm Modul zur Verfügung - 10 -
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myfactory.mis Ressourcen-Management Unter Ressourcen-Management versteht man die Verwaltung von unterschiedlichen Ressourcen und Ressourcengruppen, deren Verfügbarkeit durch unterschiedliche Zeitmodelle definiert wird. Auf dieser Basis können dann beispielsweise Projekte oder andere Veranstaltungen geplant werden. Ressourcen Ressourcen sind Mitarbeiter, Maschinen etc., die Ressourcengruppen zugeordnet werden können. Ressourcen können fest definierte Unterressourcen haben und werden direkt oder über den Ressourcentyp einem Zeitmodell zugeordnet. Die Ressourcen-Belegung wird in einem Kalender dargestellt. Hier werden geplante und feste Termine angezeigt. Die Übersichtsdarstellung dient zum Auffinden freier Termine. Darüber hinaus können auch für jede Ressource auch Unterressourcen definiert werden. - 12 -
Kollidieren Termine, so kann über die Detail-Darstellung schnell die Ursache dafür ausgemacht werden. Hier kann stundengenau angezeigt werden, welcher Plan für wann eingetragen ist und wo Überschneidungen bestehen. - 13 -
Ressourcetypen Ressourcen werden Ressourcentypen zugeordnet. Damit wird neben dem Zeitmodell auch festegelegt, in welcher Einheit die zugeordnete Ressource zu verplanen ist. - 14 -
Zeitmodelle Zeitmodelle definieren Arbeits- und Freizeiten je Wochentag. Sie können ihrerseits wieder Unterzeitmodelle (z.b. zur Abbildung von Betriebsferien) haben. - 15 -
Planung Die Planung eines Projekts erfolgt auf Basis von Ressourcen oder Ressourcengruppen. Dabei kann anhand der Belegungen einzelner Ressourcen sowie der Zeitmodelle eine Vorwärts- bzw. Rückwärtsterminierung des Projekts erfolgen. Bei fixen Start- und Endterminen wird geprüft, ob die gewählten Ressourcen bzw. die Mitglieder der gewählten Ressourcengruppe die Termine wahrnehmen können. Hier erfolgt die Zuordnung von Ressourcen oder Ressourcengruppen zu einem Plan. Wird eine Ressourcengruppe ausgewählt, so wird über eine integrierte Scoring-Engine die optimale Ressource für den Plan ausgewählt. - 16 -
Der angelegt Plan kann auch als Baumstruktur dargestellt werden, in dem auch die Unterressourcen sichtbar werden. Die Planung kann auch über einen Planungs-Assistenten erfolgen. - 17 -
Der komplette Plan kann über den Plan-Kalender optisch dargestellt werden. Hier werden die Belegungen der einzelnen Ressourcen aufgelistet. Neben der Übersichtsdarstellung gibt es auch hier wieder eine Detaildarstellung. - 18 -
Der Bereich der Auswertungen umfasst einen Ressourcenkalender, einen Planungskalender, eine Übersicht der Zeitmodelle sowie eine Aufstellung der Arbeitszeiten je Ressource. - 19 -
myfactory.mis Umsatzplanung und -analyse Mit MIS Umsatzplanung und -analyse können die zugangsberechtigten Personen sämtliche Daten aller Betriebsstätten nach ihren unterschiedlichen Erkenntnisinteressen und Arbeitsbereichen planen, auswerten und bis auf die Eingabeebene nachvollziehen. Für verschiedene Kategorien - wie z.b. Kunden, Artikel oder Kundengruppen lassen sich Umsätze, Erlöse oder Verkaufsmengen periodenweise planen. Dabei kann absolut oder relativ auf Plan- oder Istwerte des Vorjahres zurückgegriffen werden. Nach erfolgter Planung stehen anschließend in allen relevanten Umsatzauswertungen Vergleichsmöglichkeiten der Ist- und Planwerte zur Verfügung. Umsatzplanung Die Umsatzplanung bietet die Möglichkeit zur Planung je Periode von Mengen, Umsätzen und Roherlösen auf der Ebene von Artikeln, Artikelgruppen und Betriebsstätten für Verkauf und Einkauf sowie auf Ebene von Kunden und Kundengruppen, Lieferanten und Lieferantengruppen und Vertreter und Vertretergruppen. In allen Umsatzauswertungen können diese Planzahlen und die anteiligen oder absoluten prozentualen Abweichungen angezeigt werden. - 20 -
Umsatzanalyse Mit der Umsatzanalyse lassen sich Mengen, Umsätze und Roherlöse summiert nach Artikel, Artikelgruppe, Kunden etc. in Listenform darstellen. Auch hier ist wieder eine Anzeige von Vergleichwerten möglich. Filter und Ansichten erlauben das Erstellen individueller Auswertungen. Durch eine graphische Darstellung mit verschiedenen Diagrammtypen wird die Auswertung abgerundet. - 21 -
Neben der Listenform ist auch eine Auswertung in Matrixform möglich. - 22 -
myfactory.mis Projekt-Management Das Projektmanagement als Zusatzmodul zu myfactory.mis ermöglicht die effiziente Abbildung und Verwaltung aller Projektdaten beliebig vieler Projekte. Sämtliche Bereiche des Einkaufs, Verkaufs und Produktion werden abgedeckt. Das Projektmanagement wurde so entwickelt, dass die charakteristischen Anforderungen eines mittelständischen Unternehmens (Handels und Fertigungsunternehmen) abgebildet werden. Das Modul beinhaltet zahlreiche Funktionen, darunter z. B die projektbezogene Disposition, eine Projekt(abschnitts)-Planung, integrierte Ressourcenverwaltung und grafische Darstellung, das Erfassen verschiedener Zeiten, einen Assistenten für die Projekt- und Kundenzeitabrechung bei gleichzeitiger automatisierter Belegerstellung sowie umfangreiche, aussagekräftige Auswertungen. Projekte Projekte werden in einem eigens dafür vorgesehenen Projektstamm verwaltet. Zu jedem Projekt können folgende Informationen hinterlegt oder entnommen werden: Grundlagen zum Projekt, benötigte Ressourcen zur Projektdurchführung (nur beim lizenzierten Modul myfactory.mis Ressourcen- Management), Definition von Projekt-Abschnitten (Milestones), Dokumente, Zeiterfassung und -Kontrolle, Belege zum Projekt, grafischer Projektzeitstrahl, Grafische Übersicht von erfassten Zeiten, Kontaktdaten, Projektspezifische Kennzeichen und eine Statistik über summierte Zeiten pro Ressource. Grundlagen In den Grundlagen eines Projekts definieren Sie neben den Kundendaten, ein Projekt - Start- und Enddatum, eine Projektbeschreibung, die verantwortliche Betriebsstätte und Hauptverantwortlichen Mitarbeiter sowie die dafür geplanten Projektarbeisstunden, sofern benötigt ein Projekt- /Konsignationslager als auch eine zugehörige Projektpreisliste und Rabattliste und Preis-/Rabattgruppe Darüber hinaus kann zu jedem Projekt ein Projektplan erstellt werden. - 23 -
Ressourcen Bei installiertem und lizenziertem Modul myfactory,mis Ressourcen-Management werden auf dem Reiter Ressourcen die beteiligten Ressourcen des zugeordneten Planes ausgewählt bzw. angezeigt. Abschnitte Auf diesem Reiter werden die anstehenden Projektabschnitte inklusive Tätigkeitsbeschreibung mit Ihren verbindlichen Fertigstellungsterminen den Meilensteinen definiert und angelegt. - 24 -
Dokumente In diesem Register können Dokumente einem Projekt zugeordnet. Zeiten Unter diesem Reiter finden Sie alle bisherigen angefallenen und erfassten Zeiten. Belege Alle mit dem Projekt verknüpften Belege werden unter diesem Reiter angezeigt. Mit dem Projekt verknüpfte Belege sind Belege, welche in den Belegdetails dem Projekt zugeordnet wurden und aus einer Abrechnung stammen, welche diesem Projekt angehört, also zum Beispiel alle aus dem Projekt und seiner Zeiterfassung heraus entstandenen Lieferscheine und Rechnungen Zeitstrahl Der Zeitstrahl gewährt Ihnen einen Überblick über die unter [Abschnitte] erfassten Abschnittspositionen und zeigt die Meilensteine in zeitlich aufsteigender Reihenfolge übersichtlich an. - 25 -
Grafik Die Grafik separiert die in den Projektgrundlagen vorgegebene Zeit in verfügbare Zeit, und in die bereits verbrauchte Zeit, welche wiederum ihrerseits in ihre Erfassungstypen zerlegt dargestellt werden. Kontakte Hier werden die Kundenkontakte aus den ERP-Kundenstammdaten angezeigt. Kennzeichen An dieser Stelle haben Sie die Möglichkeit projektspezifische Kennzeichen zu hinterlegen. Statistik Die Statistik zeigt auf, welche Zeiten von welchen Ressourcen für das Projekt verwendet wurden. - 26 -
Projektexplorer Der Projektexplorer liefert projektübergreifend eine komfortable und transparente Sicht über alle wichtigen Projektdaten. Erfassungstypen / Projektaktivitäten Erfassungstypen bilden die Grundlage der Zeiterfassung. Als Erfassungstyp wird also eine Art Gruppierung von Aufgabenbereichen und Vorgangsarten festgelegt. Beispielsweise können Sie hier auch neben den Arbeitszeiten auch Krankmeldungen und Urlaub verzeichnen, um auch diese Zeiten im System erfassen zu können. Aktivitäten untergliedern Erfassungstypen in weitere Diversifikationen. Eine Programmierung lässt sich so beispielsweise in eine kostenpflichtige Sonderprogrammierung und in eine kostenlose Leistung wie Bugfixing unterteilen. Zusätzlich können über die Bezüge noch Plausibilitäten zu den Erfassungstypen gebildet werden. - 27 -
Zeiterfassung Über die Zeiterfassung werden bearbeitete Zeiten in das System gebracht und damit gegenüber einem Beleg oder auch pauschal abrechenbar. - 28 -
Zeit-Abrechnungen Belege, wie Lieferscheine und Rechungen, können voll automatisiert über den integrierten Abrechungsassistenten erstellt werden. Als Basis für die Abrechung dienen die erfassten Zeiten aus der Zeiterfassung. Hierbei können zum einem Nichtprojektbezogene Zeiten, also Zeiten die auf Kunden erfasst wurden oder aber Projektbezogene Zeiten abgerechnet werden. Die erfassten Zeiten werden dabei nicht gelöscht, erhalten aber eine Eigenschaft abgerechnet, sodass bereits abgerechnete Zeiten nicht versehentlich mehrmals abgerechnet werden können. Mithilfe der Prognose können Sie sich einen Überblick über die angefallenen Zeiten verschaffen die noch abgerechnet werden können oder aber bereits schon abgerechnet wurden. - 29 -
Lieferscheine Auf dem Reiter Lieferscheine finden Sie nach der Abrechung alle erstellten Lieferscheine. Mit einem Klick auf den Details-Button eines Lieferscheines gelangen Sie in die Belegerfassungsmaske des Lieferscheines. Rechungen Auf dem Reiter Rechnungen finden Sie nach der Abrechung alle erstellten Rechnungen. Mit einem Klick auf den Details-Button einer Rechnung gelangen Sie in die Belegerfassungsmaske der Rechnung. Auswertungen Mithilfe der Auswertungen erhalten Sie Übersichten in Listenähnlicher Form, mit deren Hilfe Sie wiederum eine Auswertung und Einschätzung der Zeiten und Projektzustände vornehmen können. - 30 -
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