Produktbeschreibung Business Objects campus 21 - Businesspark Wien Süd Europaring A03/6/01 2345 Brunn am Gebirge Tel: +43-2236-3080-0 Fax: +43-2236-3080-3333 e-mail: office@igel.at Internet:http://www.igel.at IGEL Software & Unternehmensberatung GmbH, 2003 Die vollständige oder auszugsweise Wiedergabe des Inhaltes dieses Dokumentes bedarf der schriftlichen Zustimmung der Firma IGEL Software & Unternehmensberatung GmbH. IGEL Software & Unternehmensberatung GmbH behält sich das Recht vor, Änderungen dieses Dokumentes ohne Vorankündigung vorzunehmen.
Inhalt 1. ALLGEMEIN...3 1.1 Schematischer Aufbau...4 1.2 Einsatzmodell...5 2. Oberfläche...6 3. Module des SW Pakets...7 3.1. Business Objects Infoview...7 3.2. Business Objects Report Generator...9 3.3. Business Objects Explorer...13 4. Ausgabe in MS Office...18 4.1. Ausgabe als Webseite Format htm*...18 4.2. Öffnen des Reports im Excel...20 5. Schulung...22 5.1. BusinessObjects Grundschulung...22 5.2. BusinessObjects Anwenderschulung...22 6. Dienstleistungen...22 6.1. Universen IGEL...22 6.2. Universen anderer Datenquellen...22 6.3. Erstellung von Reports...22 Seite 2 von 22
1. ALLGEMEIN Business Objects, der Report Generator Zusätzlich zu den bisher eingesetzten Standardberichten im IGEL kann der Report Generator Business Objects 2000 eingesetzt werden. Für neuere Entwicklungen unseres Hauses ist das Tool bereits notwendiger Bestandteil. Die universelle und flexible Einsetzbarkeit, die einfache Bedienbarkeit und das hervorragende Preis / Leistungsverhältnis sprechen für das Produkt. Die wesentlichen Fakten und Eigenschaften: Alle Berichte und Listen sind über den Business Objects Infoviewer abrufbar. Business Objects Reporter: einfache und rasche Erstellung von unternehmens-spezifischen oder kundenorientierte Berichten oder Listen. Business Objects Explorer: Die mit dem Business Objects Reporter erstellten Berichte und Listen können mit der Funktionen drill down genau und gezielt analysiert werden, Pivottabellen und grafische Aufbereitung von Ergebnissen unterstützen Sie dabei. Alle über Business Objects erstellten Berichte/Listen/Formulare können einfach in MS Office oder pdf-dateien übergeleitet werden, dem Versand via email steht nichts im Wege. IGEL Forms 6:einige Basisberichte sind bereits mit Business Objects erstellt. Saldenauswertungen G&V, Bilanz, Kontoauszüge u.a. Das Tool ermöglicht das Generieren von komplexen Berichten auch mit grafischer Darstellung. Über Internet/Intranet jederzeit und allerorts abzufragen Seite 3 von 22
1.1 Schematischer Aufbau Reporter Explorer drill down INFOVIEW Universum Definierte Daten IGEL Datenbank IGEL Anwendung INFOVIEW, REPORTER und EXPLORER werden nachfolgend näher beschrieben Das wesentliche Bindeglied zum IGEL und anderen Datenquellen ist das sogenannte UNIVERSUM. Im Universum, das die Datenbank vor direkten Zugriffen und Schäden schützt sind individuell gestaltbare Datenbeschreibungen möglich. Die Handhabung ist äußerst anwenderfreundlich, man kommt ohne spezielle Programmierkenntnisse (ohne spezielle Datenbankbegriffe) sicher und rasch zum Ziel. Die Module der BusinessObjects Software, neben dem Universum, haben nachfolgend beschriebene Eigenschaften und Einsatzzwecke: INFOVIEW ist das Basismodul für alle BO Anwender, vordefinierte Reports anwenden. REPORTER ist das 1. Erweiterungsmodul, Erstellung neuer Reports EXPLORER ist das 2. Erweiterungsmodul, Datenanalyse in den Reports Seite 4 von 22
1.2 Einsatzmodell Die grundlegend unterschiedlichen Unternehmensgrößen und Strukturen lassen keine Standardisierung des Einsatzes von BusinessObjects zu. Wir geben daher eine freibleibende Empfehlung für einzelne Aufgabengebiete bekannt: Aufgabenbereich/Modul BO Infoview BO Reporter BO Explorer Buchhaltung, Sachbearbeiter 1 Buchhaltung Führungsebene 1 Controller 1 1 1 Administration intern 1 1 Office Management 1 Assistent Geschäftsleitung 1 1 1 Geschäftsleitung 1 1 1 Seite 5 von 22
2. Oberfläche Die Oberfläche ist grundsätzlich in vier Bereiche geteilt: Im obersten Bereich der Windows Oberfläche die Pulldown Menüs und die Schaltflächen für ausgewählte Funktionen. Klassen und Objekte: Aus diesem Bereich stammen alle Daten, gleichwertig ob diese als IGEL Daten in einen Report geschrieben werden oder als Abfragkriterium verwendet werden. Ergebnisobjekte: In diesem Bereich wird der Report erstellt. Alle Klassen und Objekte die im Report aufscheinen sollen werden hier definiert. Bedingungen: In diesem Bereich werden Kriterien zur gezielten Eingrenzung der Daten im Report geschaffen. Bedingungen: Parameter für die Auswahl der gewünschten Objekte Ergebnis (Auswertung/Report an sich) das ästhetisch noch tiefgreifend gestaltet werden kann Objekte des Universum (IGEL Tabellen bzw. Spalten aus einer Tabelle) auf die zugegriffen werden kann, d.h. die als Datenquelle oder als Auswahlkriterium verfügbar sind. Seite 6 von 22
3. Module des SW Pakets 3.1. Business Objects Infoview Das Basismodul stellt die unternehmensweit vordefinierten Reports, Auswertungen und Formulare auf Abruf in einer für den Anwender gruppierten, sicheren, personalisierten und übersichtlichen Anzeige dar. Es ermöglicht dem Anwender die Verwaltung und Verteilung des Dateninhalts an seine individuellen Anforderungen anzupassen und stellt eine Informationsplattform für das Unternehmen dar. Infoview gestattet schnellen und rechtzeitigen Zugriff auf Informationen die im Repository nach Kategorien (frei definierbar) abgelegt sind. Nach Aufrufen des gewünschten Reports und Anklicken des Symbols Data Provider bearbeiten Fenster abgefragt. und Anklicken Button Ausführen werden die geforderten Werte in einem Je nach Definition der Abfrage sind die Werte, ähnlich einer Abfrage im IGEL einzugeben. Seite 7 von 22
Der fertige Report sieht für die ausgewählten Parameter folgendermaßen aus: Es ist nicht notwendig die Reports einzeln zu speichern, wie auch im IGEL sind alle Reports/Auswertungen zu jedem Zeitpunkt reproduzierbar. Als weitere Bearbeitung stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Abspeichern als BO Report Abspeichern im pdf-format Abspeichern im htm-format (Einlesen in MS Excel, Word, usw.) Versand als Attachement in den vorher beschriebenen Formaten Ausdrucken Die optische Aufbereitung eines Reports ist mit allen Funktionalitäten die im MSOffice verfügbar sind möglich. Die optisch aufbereiteten Reports sollten entweder in der IGEL Legende oder im Explorer abgespeichert werden. Seite 8 von 22
3.2. Business Objects Report Generator Dieses Modul ermöglicht die Erstellung von Berichten und Auswertungen. Die Erstellung erfolgt mittels Drag and Drop Funktion auf einer übersichtlichen graphischen Oberfläche, spezielle SQL Programmierkenntnisse sind daher nicht erforderlich. Diese einfache Handhabung ermöglicht den Anwendern den Zugriff, die Analyse und die gemeinsame Nutzung von Daten. Darüber hinausgehend ist die Integration von externen Daten, z.b. aus dem Internet oder aus externen Datenbanken, sehr übersichtlich gestaltet. Die einmalige Definition der Datenquelle in dem sogenannten Universum (die Datenbank ist vor Zugriffen geschützt) und die individuell gestaltbare Datenbeschreibung ermöglicht eine einfache Handhabung. Eine rasche und effiziente Zielerreichung ist sichergestellt. Auswahl des Universum: Seite 9 von 22
Auswahl der Objekte für den Report bzw. für die Bedingungen Auswahl der im Report gewünschten Informationen bzw. Daten durch drag der Objekte aus Klassen und Objekte und drop in den Bereich Ergebnisobjekte. w Erstellen von Bedingungen nach der die Ergebnisobjekte eingeschränkt werden durch drag der Objekte aus Klassen und Objekte und drop in den Bereich Bedingungen. Die Verknüpfung von Bedingungen ist nahezu grenzenlos möglich. AUSFÜHREN: im gezeigten Beispiel sind im Bereich Bedingungen die Abfrage von Werten z.b. Kanzleinummer gefordert. Seite 10 von 22
Nach Anklicken des Button Ausführen werden diese Werte in einem Fenster abgefragt. Je nach Definition der Abfrage sind die Werte, ähnlich einer Abfrage im IGEL einzugeben. Seite 11 von 22
Der fertige Report sieht für die ausgewählten Parameter folgendermaßen aus: Als weitere Bearbeitung stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Abspeichern als BO Report Abspeichern im pdf-format Abspeichern im htm-format (Einlesen in MS Excel, Word, usw.) Versand als Attachement in den vorher beschriebenen Formaten Ausdrucken Die optische Aufbereitung eines Reports ist mit allen Funktionalitäten die im MSOffice verfügbar sind möglich. Seite 12 von 22
3.3. Business Objects Explorer Dieses Modul ermöglicht in bestehenden Berichten und Auswertungen Aktualisierungen und Analysen durchzuführen. Mit der Drill Down Funktion lassen sich tiefgreifende Einblicke in die Datenstruktur und die Dateninhalte in drei Detaillierungsstufen vornehmen. Beispielsweise die Analyse von Fibusalden einer Periode mit Darstellung der einzelnen Journalzeilen je Konto. Dieses Modul stellt ein ideales Instrument zur Schaffung von transparenten Daten und Informationen dar, die in Tabellen, Diagrammen oder Abbildungen ausgegeben werden können. Auswahl des Berichts der analysiert werden soll Anwahl der Drillfunktion mit dem Symbol LUPE Seite 13 von 22
Es wird eine Kopie des Berichts erstellt. In der Kopie wird die Drillfunktion ausgeführt, der Originalbericht bleibt unverändert. Es sind auch mehrere Kopien möglich in denen jeweils nach verschiedenen Kriterien analysiert werden kann. Die Abfragen des Originalberichts werden angezeigt. Bericht1 (Original) Bericht1 (1) ist die Arbeitskopie Die Berichtskopie/n können einzeln gespeichert werden. Seite 14 von 22
In der Kopie auf das Feld Kontonummer stellen und die rechte Maustaste anklicken und Analysieren durch... auswählen und im Fenster Analysieren nach das gewünschte Ziel Journalzeile markieren und OK Seite 15 von 22
In der Ansicht ist nun die erste Ebene des Drillvorgangs dargestellt. Die Abfrage der Kontonummer wird automatisch den Abfragen des Reports zugereiht. Die einzelnen Konten des Saldenreport können über das Pulldown Menu der Kontonummer ausgewählt werden. Seite 16 von 22
Jede Kontoauswahl liefert einen Drillreport in dem die einzelnen Journalzeilen angeführt sind. Als weitere Bearbeitung stehen folgende Funktionen zur Verfügung: Abspeichern als BO Report Abspeichern im pdf-format Abspeichern im htm-format (Einlesen in MS Excel, Word, usw.) Versand als Attachement in den vorher beschriebenen Formaten Ausdrucken Die optische Aufbereitung eines Reports ist mit allen Funktionalitäten des MS Office möglich. Seite 17 von 22
4. Ausgabe in MS Office Die Ausgabe eines Reports, gleich aus welchem Modul, in die MS Office Gruppe basiert auf der Konvertierung in eine htm* Datei. Diese htm* Datei kann im Excel, Word, Access, Powerpoint geöffnet werden. Wir betrachten die Ausgabe ins Excel die für eine weitere Bearbeitung von Reports wichtig erscheint. Die Formatierung des Reports wird ins Excel übertragen, Formel und Verknüpfungen werden nicht übertragen. Die graphische Darstellung von Zahlen ist mit allen Funktionen im Excel möglich. Balkendiagramme, Kreisdiagramme, 3D Diagramme usw. 4.1. Ausgabe als Webseite Format htm* Datei im HTML-Format abspeichern und Speicherort festlegen. Seite 18 von 22
Format muss HTML sein um ein Öffnen im Excel zu ermöglichen! Die HTML-Optionen bestätigen. Im Explorer wird nicht nur eine Datei sondern ein Verzeichnis mit dem eingetragenen Dateinamen erstellt. Seite 19 von 22
4.2. Öffnen des Reports im Excel Im neu geschaffenen Verzeichnis Persaldo mit dem Unterverzeichnis Persaldo ist der eigentliche Report persaldo.htm abgelegt. (Erkennbar an der Größe von über 1KB ) In diesem Verzeichnis Persaldo sind noch weitere htm-dateien mit der Größe von nur 1KB abgelegt die jedoch nicht relevant sind. Im Explorer aus dem Menü Datei die Funktion Öffnen mit auswählen und das gewünschte Programm anklicken, und mit OK bestätigen. Alternative: Direkt aus dem MS Excel im Menü Datei die Funktion öffnen aufrufen und den Report im htm- Format auswählen. Seite 20 von 22
Das Ergebnis im Excel ist wie folgt dargestellt: Vorsicht: Die Formeln werden nicht übertragen, in diesem Beispiel sollte die Summenformel noch vor der weiteren Bearbeitung ergänzt werden um Folgefehler auszuschließen. Die weitere Bearbeitung ist mit allen im Excel verfügbaren Funktionalitäten möglich. Seite 21 von 22
5. Schulung 5.1. BusinessObjects Grundschulung Die Grundschulung für Gruppen von 4-8 Personen werden bei Delphi in Wien durchgeführt. Die Grundlagen rasch und effizient zu vermitteln ist eine der Stärken unseres Systempartners. Der Umfang der Schulung umfasst die Bereiche Infoview, Reporter und Explorer wobei das Ziel, in allen Modulen ein umfassendes Basiswissen sowie erste Anwendererfolge in zwei Schulungstagen erreicht wird. Die Durchführung der Grundschulung, für Gruppen und Einzelpersonen ist natürlich auch vor Ort möglich, die Infrastruktur an Hardware und Präsentationsunterstützungen für die Schulung ist jedoch Voraussetzung. 5.2. BusinessObjects Anwenderschulung Die Anwenderschulung wird im Hause des Anwenders auf Echtsystemen durchgeführt. Die Anwendung der Grundkenntnisse in Verbindung mit den Echtdaten ermöglicht dem Anwender nach circa einem Tag Schulung die an Ihn gestellten Anforderungen erfolgreich zu erfüllen. 6. Dienstleistungen 6.1. Universen IGEL Die bereits erstellten Universen für die IGEL Datenbank werden bei Installation der BusinessObjects Software kostenfrei geliefert. Die Erweiterung der Universen für IGEL Individualsoftware kann durch uns programmiert werden. 6.2. Universen anderer Datenquellen Die Datenquelle für BusinessObjects ist nicht ausschließlich die IGEL Datenbank. Die Erstellung von Universen für andere Datenquellen bzw. Individualprogramme des IGEL wird von uns vorgenommen. Nach einer genauen Spezifikation bzw. Zielbeschreibung arbeiten wir gerne ein verbindliches Angebot aus. 6.3. Erstellung von Reports Wir haben im Zuge der Arbeit mit BusinessObjects bereits einige Reports geschaffen deren Zahl mit jedem neuen Anwender steigt. Diese Reports stellen eine Referenz dar die wir auch gerne zur Verfügung stellen. Wir bieten die Gestaltung neuer Reports auch als Dienstleistung gerne an wobei wir auf die Qualität und Nachhaltigkeit, speziell im Hinblick auf die auftretenden Kosten, im Sinne unserer Kunden größten Wert legen. Seite 22 von 22