Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV-Programme. Begleitunterlage

Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV-Programme Begleitunterlage Stand 08 2015

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Inhalt Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV-Programme Seite 1. Einleitung 4 2. Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD 9 3. Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? 18 4. Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen 88 5. Informationsquellen und weitere Fortbildungsangebote 94 6. Anhang 97 1

Ihr Referent Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV-Programme Dipl.-Wirtschaftsjurist Christian Neuser Teamleiter DATEV eg 1. Einleitung 2. Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD 3. Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? 4. Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen 5. Informationsquellen und weitere Fortbildungsangebote 6. Anhang 2015/08-02 3

Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV-Programme 1. Einleitung 2. Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD 3. Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? 4. Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen 5. Informationsquellen und weitere Fortbildungsangebote 6. Anhang 4

Einleitung Mit der Veröffentlichung des BMF-Schreibens am 14.11.2014 hat die Finanzverwaltung Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vorgelegt. Sie ersetzen mit Wirkung zum 01.01.2015 die jahrelang geltenden GoBS (Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme) und GDPdU (Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen). Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten. Die Quellenangaben in der nachfolgenden Unterlage beziehen sich auf dieses Schreiben. 5

Einleitung DATEV hat sich in enger Abstimmung mit den steuerberatenden und wirtschaftsprüfenden Berufsorganisationen und weiteren Wirtschaftsverbänden in Form von konstruktiver Kritik und zahlreichen praxisrelevanten Verbesserungsvorschlägen in die Entstehung der neuen Grundsatznormen eingebracht. Dennoch konnten nur bei einzelnen vorgebrachten Kritikpunkten Verbesserungen erzielt werden. Mit den bestehenden DATEV-Anwendungen kann (auch weiterhin) ordnungsgemäß gearbeitet werden und die GoBD eingehalten werden. In einigen Punkten können die originären Programmfunktionen alleine die Erfüllung der GoBD-Anforderungen nicht durchgängig und per se garantieren. Deshalb sind in der Praxis begleitende organisatorische Maßnahmen von Bedeutung, um das Risiko im Falle einer Außenprüfung zu reduzieren. 6

Einleitung Neben laufenden Informationen, Unterstützungsmaterialien und Schulungen passt DATEV die relevanten Produkte an einzelnen Stellen im Laufe des Jahres 2015 (mit Schwerpunkt Jahreswechsel 2015/2016) an, um ein GoBD-konformes Arbeiten bestmöglich zu unterstützen. In welchen Bereichen der täglichen Praxis der DATEV-Software-Nutzung die GoBD wirken, erfahren Sie in diesem Seminar. 7

Einleitung Nach diesem Seminar kennen Sie die Auswirkungen der GoBD auf die Software-gestützten Prozesse im betrieblichen Rechnungswesen und die angrenzenden Prozesse Ihrer Kanzlei. können Sie entsprechende Maßnahmen für die Erstellungsprozesse in Ihrer Kanzlei ableiten. können Sie Ihre Mandanten diesbezüglich informieren und beraten. Hinweis Die GoBD stellen über das BMF-Schreiben die Sichtweise der Finanzverwaltung dar. Im Gegensatz zu den GoBS sind sie keine gemeinsame Sicht von Wirtschaft und Finanzverwaltung im Sinne einer Klammer um die handels- und steuerrechtlichen Ordnungsmäßigkeitsnormen. Die damit verbundenen rechtlichen Fragestellungen sind nicht Gegenstand dieses Seminars. Es werden ausschließlich die praktischen Fragestellungen in Verbindung mit dem Einsatz der DATEV- Software behandelt. 8

Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD Überblick über die IT-Systeme, die in den GoBD als relevant angesehen werden (Rz 20 GoBD) Kassen Warenwirtschaft Faktura Rechnungsausgangsbuch Materialwirtschaft Rechnungseingangsbuch Finanzbuchführung Jahresabschluss A Bilanz P Gewinn USt-Verbindlichkeiten Fahrtenbuch Taxameter = IT-Systeme mit steuerrelevanten Daten, die steuerliche Ergebnisse belegen oder verändern Systeme zur Steuerdeklaration Berechnungen von Darlehen, Eigenverbrauch (Steuer)-Rückstellungen, Bestandsveränderungen Zeiterfassung für Lohn o. Faktura Lohnabrechnung Anlagenbuchführung Archivsysteme (u. a. DMS) 10

Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD Überblick über die Themen, die in den GoBD abgehandelt werden, mit Sicht auf den IT-Verarbeitungsprozess Belegfunktion Grundaufzeichnungsfunktion Journal, Konten/ Kontenfunktion Deklaration Aufbewahrung und maschinelle Auswertbarkeit Jeder Geschäftsvorfall muss belegt werden. Beispiele: Rechnung, Schnittstellen- Datei aus Faktura, Steuerbescheid Beispiele: Kassenbuch, Rechnungseingangsbuch, Rechnungsausgangsbuch in Faktura-System Finanzbuchführung mit Nebenbüchern Anlagen-, Offene Posten-, Lohn u. Gehaltsbuchführung Umsatzsteuervoranmeldung Jahres-Steuererklärung, E-Bilanz Von digitalen Belegen, steuerrelevanten Dokumenten, Grundaufzeichnungen und Buchungen Hinweis Beachten Sie auch Info-Datenbank-Dokument 1080608 mit übergreifenden Informationen zu den GoBD! 11

Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD Die GoBD-Regelungen gelten auch für entsprechende Aufzeichnungspflichten von Nichtkaufleuten, also insbesondere der Gewinnermittlung nach 4 Abs. 3 EStG (u. a. Rz 50 vergleichbare Aufzeichnungen ). Der Grundsatz der Unveränderbarkeit gilt für Grund(buch)-Aufzeichnungen insbesondere in Vorsystemen grundsätzlich mit dem Zeitpunkt der Erfassung bzw. Autorisierung (Rz 58/59/108). 12

Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD Die Erfassung (als Grundaufzeichnung oder ggf. bereits als Buchungssatz) von unbaren Geschäftsvorfällen hat innerhalb von 10 Tagen zu erfolgen (Rz 47). Erfassung bedeutet in diesem Zusammenhang aber trotz sofort einsetzender Unveränderbarkeit nicht zwingend IT-gestützte Erfassung ( geordnete Belegablage). Werden bei der Erstellung der Bücher Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, dann kann eine Erfassung von unbaren Geschäftsvorfällen eines Monats bis zum Ablauf des folgenden Monats erfolgen (Rz 50). Erfassung in den Büchern bedeutet in diesem Zusammenhang Buchung mit Festschreibung. 13

Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD Es wird nicht beanstandet, wenn Waren- und Kostenrechnungen (Eingangsrechnungen), die innerhalb von acht Tagen nach Rechnungseingang oder innerhalb der ihrem gewöhnlichen Durchlauf durch den Betrieb entsprechenden Zeit beglichen werden, kontokorrentmäßig (z. B. Personenkonten) nicht erfasst werden (Rz 49). Umkehrschluss daraus ist die Pflicht zur kontokorrentmäßigen Erfassung von solchen Geschäftsvorfällen, die nicht innerhalb von acht Tagen beglichen werden. 14

Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD Die progressive und retrograde Prüfung gilt nicht nur vom Beleg bis zum Jahresabschluss, sondern auch vom Beleg bis zur Steuererklärung und zurück (Rz 33). Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (Rz 119). 15

Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD Die Funktion der Grund(buch)-Aufzeichnungen kann auf Dauer auch durch eine geordnete und übersichtliche Belegablage erfüllt werden (Rz 46). Die Kontierung auf dem Beleg kann unter bestimmten Umständen wegfallen (Rz 64). Möglichkeit des Ersetzenden Scannens (elektronische Archivierung i. V. m. Vernichtung von Papier) wird auf der Ebene der GoBD akzeptiert und konkretisiert (Rz 136ff). ZUGFeRD-Standard (Format für elektronische PDF-Rechnung) wird explizit unter Ordnungsmäßigkeitsgesichtspunkten akzeptiert (Rz 125). 16

Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD Erfüllung der Belegfunktion bei Dauersachverhalten : Bei (monatlichen) AfA-Buchungen nach Anschaffung eines abnutzbaren Wirtschaftsguts sei nach Auffassung der Finanzverwaltung der Anschaffungsbeleg mit der AfA-Bemessungsgrundlage und weiteren Parametern (z. B. Nutzungsdauer) aufbewahrungspflichtig. Aus der Verfahrensdokumentation und der ordnungsmäßigen Anwendung des Verfahrens muss der automatische Buchungsvorgang nachvollziehbar sein (Rz 81 GoBD). Leider stellt die Finanzverwaltung nicht klar, dass Anschaffungsbelege nur für 10 Jahre aufbewahrungspflichtig sind, sodass zur Sicherheit eine Aufbewahrung über die gesamte Nutzungsdauer eines Wirtschaftsguts zu empfehlen ist. 17

Sicher durch die GoBD Auswirkungen auf die Arbeitsprozesse rund um die DATEV-Programme 1. Einleitung 2. Überblick über die zentralen Regelungen der GoBD 3. Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? 3.1 Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung 3.2 In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten 3.3 In Unternehmen, die die Buchführung selbst erstellen 3.4 In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration 3.5 In der Personalwirtschaft 4. Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen 5. Informationsquellen und weitere Fortbildungsangebote 6. Anhang 18

Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Beispiel von der Rechnung bis zur UStVA in einer Kanzlei mit DATEV Eigenorganisation Unveränderbarkeit tritt ein 15.10. 17.10. 25.10. 31.10. Tätigkeit Zeiterfassung Auftrag/ Tätigkeit Zeiten übergeben als Vorschlag Rechnung vorläufig bearbeiten Zeiten/Rechnung zuordnen Rechnung abschließen System DATEV Eigenorganisation classic Zeit- und Kostenmanagement DATEV Eigenorganisation classic Rechnungsschreibung Die Zeiterfassung in der Eigenorganisation stellt einen Teilprozess der Fakturierung bzw. Rechnungsschreibung dar. Sie ist in dem Sinne der GoBD relevant, sofern einzelne Aufwandsbuchungen als Grundlage für eine Rechnungserstellung dienen. Die Aufwandserfassung kann daher laut GoBD als ein Vorsystem für Grund(buch)-Aufzeichnungen verstanden werden. Das Datum der endgültigen Fakturierung einer Rechnung ist hierbei gleichzusetzen mit dem einer Festschreibung. Ab dem Zeitpunkt der Fakturierung dürfen zugeordnete Positionen aus der Zeiterfassung (Aufwandsbuchungen) bzw. die Rechnung als Ganzes nicht mehr erfasst, geändert oder gelöscht werden (Unveränderbarkeit Rz 58/59 GoBD und Info- Datenbank-Dokument 1080638, 1080639, 1080640 zu DATEV Eigenorganisation compact / classic / comfort pro). 19

Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Beispiel von der Rechnung bis zur UStVA in einer Kanzlei mit DATEV Eigenorganisation 31.10. 10.12. 10.12. Unveränderbarkeit tritt ein Tätigkeit Stapelverarbeitung der Rechnungen aus der Eigenorganisation Festschreibung Abgabe UStVA/ ZM System Finanzbuchführungs-System (Hauptbuch) Kanzlei-Rechnungswesen pro Hinweis In der Finanzbuchführung sollte die endgültige Autorisierung (= Buchung bzw. Festschreibung) der erfassten Buchungssätze spätestens zum Zeitpunkt vor der Abgabe der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgen (Rz 50 GoBD). Dazu erfahren Sie noch mehr in Kapitel 3.2. 20

Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Hinweis Um in Eigenorganisation compact / classic pro nach den Regeln der GoBD arbeiten zu können, bedarf es Einstellungen in der Nutzungskontrolle im Bereich der Rechnungsschreibung. Über diese Einstellungen kann sichergestellt werden, dass Aufwandsbuchungen, die einer Rechnung zugeordnet wurden, nach endgültiger Rechnungstellung (oder Abrechnung des Teil-/Auftrags) nicht mehr selektiert und daher nicht mehr geändert werden können oder die Zuordnung gelöst werden kann. Dadurch ist eine Unveränderbarkeit von abgerechneten und damit festgeschriebenen Aufwandsbuchungen gewährleistet. Wird eine Rechnung storniert, können die Zeiten wieder neu zugeordnet werden. Hintergrundinformationen finden Sie in den Info-Datenbank-Dokumenten 1080638 und 1080639 und im Anhang dieses Dokumentes. 21

Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Zentrale Stammdaten (Info-Datenbank-Dokument 1070690) Änderungen in den Zentralen Stammdaten sind anhand der Änderungshistorie (vgl. Info-Datenbank-Dokument 1070690) nachvollziehbar. Die Dokumentation dieser Änderungen ist unveränderbar und somit GoBD-konform. 22

Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? Im Prozess von der Rechnungsschreibung bis zur Umsatzsteuervoranmeldung in der internen Kanzlei-Buchführung Zentrale Stammdaten (Info-Datenbank-Dokument 1070690) Beispiel Der Umzug eines Mandanten. 23

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 1: Mandant praktiziert eine geordnete Belegablage, der Pendelordner geht mit Papierbelegen in die Kanzlei. Fall 2: Mandant digitalisiert Belege in DATEV Unternehmen online. Fall 3: Mandant nutzt die Geschäftsbücher in DATEV Unternehmen online mit/ohne digitale(n) Belege(n). Fall 4: Mandant führt Grundaufzeichnungen über Kassen- und Warenerfassung für Office von DATEV. Fall 5: Mandant erfasst in einem DATEV-Rechnungswesen-Programm vor, die Kanzlei bucht. Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs-System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. 24

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 1: Mandant praktiziert eine geordnete Belegablage, der Pendelordner geht mit Papierbelegen in die Kanzlei. Hinweis Ein periodischer Belegaustausch (monatlich, vierteljährlich, jährlich) ist somit weiterhin möglich. 01.10. 31.10. 18.11. 19.11. 10.12. UStVA/ZM Mandant Geordnete Belegablage in Papierform Kanzlei Finanzbuchführung Sofern die Belege nicht innerhalb der angegebenen Fristen in einem IT-System erfasst werden, können nach Rz 46 GoBD die Anforderungen an die Einhaltung der so genannten Grund(buch)-Aufzeichnungen auch durch eine geordnete, fortlaufende, übersichtliche und zeitlich unmittelbare Belegablage erfüllt werden. Eine kurze Verfahrensbeschreibung unterstützt die Beweiskraft der geordneten Belegablage. 25

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 1: Mandant praktiziert eine geordnete Belegablage, der Pendelordner geht mit Papierbelegen in die Kanzlei. Welche Punkte sind für den Mandanten bei der Belegsicherung und -ordnung wichtig, müssen die Belege alle 10 Tage in einem System erfasst werden? Hinweis Die GoBD konkretisieren, dass Belege binnen 10 Tagen erfasst werden sollen. Erfassen bedeutet in diesem Zusammenhang, dass durch den Mandanten mindestens eine Belegidentifikation, -sichtung, -sicherung und geordnete Ablage erfolgt, die auch z. B. in einem Ordner vorgenommen werden kann. Es ist nicht die Erfassung im IT-System Buchführung gemeint. Sofern eine solche Ablage vorliegt, werden die Anforderungen an eine so genannte Grund(buch)-Aufzeichnung erfüllt und eine IT-technische Erfassung (z. B. in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro) kann auch zu einem späteren Zeitpunkt z. B. in der Kanzlei erfolgen. 26

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 1: Mandant praktiziert eine geordnete Belegablage, der Pendelordner geht mit Papierbelegen in die Kanzlei. Was sollte beachtet werden, wenn die geordnete Ablage von Belegen die Einhaltung der Grundaufzeichnungsfunktion erfüllen sollen? Tipp Es sollte ein klar geregelter und dokumentierter Prozess vorliegen, in dem vor allem folgende Punkte dargestellt werden: Wie ist der Belegeingang und die Belegidentifikation organisiert? Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt? Nach welchem Ordnungssystem erfolgt die Ablage der Belege und an welchem Ort? Wie ist der Ablageort (z. B. Ordner) vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt? Wer darf Zugriff auf den Ordner nehmen und Belege einsortieren? In welchen Abständen und auf welchem Weg erhält die Kanzlei die Belege? Wie wird abgesichert, dass die oben genannten Aspekte allen relevanten Personen bekannt sind und regelmäßig beachtet werden? 27

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 1: Mandant praktiziert eine geordnete Belegablage, der Pendelordner geht mit Papierbelegen in die Kanzlei. Was sollte beachtet werden, wenn Belege insbesondere Eingangsrechnungen nicht in Papierform, sondern in elektronischer Form eingehen? Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form (GoBD Rz 119) Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF-Format oder eingescannte Papierbelege). Die Anforderungen zur Aufbewahrung und Unveränderbarkeit von elektronischen Dokumenten kann über die Ablage in einem revisionssicheren Dokumenten-Management-System erfüllt werden. Erfolgt die Ablage in einem nicht revisionssicheren System, müssen zusätzliche organisatorische Maßnahmen ergriffen werden. 28

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 1: Mandant praktiziert eine geordnete Belegablage, der Pendelordner geht mit Papierbelegen in die Kanzlei. Können Belege in elektronischer Form auch weiterhin auf Dateisystemebene (z. B. Datenpfade im Windows-Dateisystem) abgelegt und aufbewahrt werden? Grundsätzlich ja, auch wenn dies in den GoBD (Rz 110) problematisiert wird. Eine Ablage auf Dateisystemebene sollte aber nur dann erfolgen, wenn ergänzende Maßnahmen zum Zugriffsschutz der Daten und zu ihrer Unveränderbarkeit ergriffen und dokumentiert werden. Dies kann z. B. durch eine Kombination aus regelmäßigen Sicherungen, Zugriffsschutz auf die Ablageorte auf dem Rechner und eine Verfahrensdokumentation mit Erläuterung der Maßnahmen erfolgen. Bei größerem Belegvolumen sollte aber geprüft werden, ob die Beweiskraft eines Archivsystems, das den Nachweis der Unveränderbarkeit bzw. den Nachvollzug von Änderungen unterstützt (z. B. DATEV Unternehmen online, DMS), zweckmäßig ist. Es ist zu entscheiden und zu dokumentieren, ob der Mandant oder die Kanzlei die elektronische Aufbewahrung besorgt. 29

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 2: Mandant digitalisiert Belege in DATEV Unternehmen online. Mandant Belegablage in Papierform für die Aufbewahrung DATEV Unternehmen online DATEV Belege online für eine geordnete Belegablage i. S. d. GoBD-Grundaufzeichnungsfunktion Kanzlei Digitalisieren DATEV- Belegtransfer Finanzbuchführung Zahlungen Mandant UStVA/ZM Bank Finanzamt Eine geordnete Belegablage kann nicht nur in Papierform, sondern auch in DATEV Unternehmen online dargestellt werden. Sofern die Belegablage dort erfolgt, kann die IT-technische Erfassung der Buchungssätze (z. B. in DATEV Kanzlei-Rechnungswesen pro) auch zu einem späteren Zeitpunkt (z. B. in der Kanzlei) erfolgen. Auch hier sind die Anforderungen an die Belegsicherung durch eine geordnete Ablage zu beachten (siehe die Ausführungen zu Fall 1), die durch die Verwendung des Systems aber leichter fällt. Im Rahmen des Digitalisierungsvorgangs ist die Vollständigkeit der Belege sicherzustellen. 30

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 3: Mandant nutzt die Geschäftsbücher in DATEV Unternehmen online mit/ohne digitale(n) Belege(n). DATEV Unternehmen online DATEV- Belegtransfer DATEV Belege online für eine geordnete Belegablage i. S. d. GoBD- Grundaufzeichnungsfunktion DATEV Rechnungsbücher zur Generierung von Zahlungen und Lastschriften Mandant Bank Digitalisieren Kanzlei Mandant Finanzbuchführung (Hauptbuch) UStVA/ZM Finanzamt Belegablage in Papierform für die Aufbewahrung Das Unternehmen legt die Rechnungen mit Unterstützung der OCR-Erkennung in DATEV Unternehmen online für die Generierung von Zahlungen ab. Die Kanzlei nutzt diese Vorerfassung für die anschließende Erfassung/Buchung in der Finanzbuchführung. 31

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 3: Mandant nutzt die Geschäftsbücher in DATEV Unternehmen online mit/ohne digitale(n) Belege(n). Grundsätzlich gelten Aufzeichnungen mit Belegcharakter oder in Grundbüchern (z. B. Eingangs- und Ausgangsbücher) laut GoBD mit dem Zeitpunkt der Erfassung (egal, ob auf dem Papier oder in einem IT-System) als unveränderbar. Bei Buchungssätzen lassen die GoBD aber weiterhin eine Vor- oder Stapelerfassung zu, die eine Kontrolle, ggf. Korrektur und Autorisierung durch die dafür vorgesehene Person (z. B. in der Kanzlei) ermöglicht. Dadurch kommt der qualitätssichernden Rolle des steuerlichen Beraters im Buchführungsprozess weiterhin eine unveränderte Bedeutung zu. Tipp Eine auf den konkreten Fall abgestellte Verfahrensdokumentation, in der die Aufgabenteilung zwischen Kanzlei und Unternehmen beschrieben wird, ist zu empfehlen. Darin sollte u. a. festgehalten werden, in welchen Zeitabständen der Mandant in den Rechnungsbüchern Belege erfasst und festschreibt. Eine Orientierung an den 10 Tagen wird empfohlen. 32

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 1: Mandant praktiziert eine geordnete Belegablage, der Pendelordner geht mit Papierbelegen in die Kanzlei. Fall 2: Mandant digitalisiert Belege in DATEV Unternehmen online. Fall 3: Mandant nutzt die Geschäftsbücher in DATEV Unternehmen online mit/ohne digitale(n) Belege(n). Wenn Unternehmen ihre Papierbelege per Scanner digitalisieren, Fall 4: Mandant führt Grundaufzeichnungen über Kassen- und Warenerfassung für Office von DATEV. können die Papier-Originale dann vernichtet werden? Fall 5: Mandant erfasst in einem DATEV-Rechnungswesen-Programm vor, die Kanzlei bucht. Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs-System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. 33

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Exkurs: Ersetzendes Scannen Voraussetzungen und rechtliches Umfeld Handels- und Steuerrecht: Die Vernichtung von Papieroriginalen ist bei Buchungsbelegen und Handelsbriefen zulässig, sofern sie in digitalisierter Form in einem revisionssicheren Archiv aufbewahrt werden. Beweiskraft vor Gericht: Gescannte Dokumente unterliegen der freien richterlichen Beweiswürdigung und haben damit denselben Beweiswert wie nicht unterschriebene papierhafte Dokumente. Diese Auffassung wurde in einer Simulationsstudie von Richtern bestätigt. Bei Dokumenten mit einer Originalunterschrift geht beim Scannen die Eigenschaft der Urkunde verloren, weshalb hier eine Risiko-Abwägung stattfinden muss. Unterlagen, bei denen die gesetzliche Schriftform verlangt wird (z. B. notarielle Urkunden, Mietverträge mit über einem Jahr Laufzeit, Arbeitsverträge), sollten nicht ersetzend gescannt werden (d. h. zusätzlich im Papieroriginal aufbewahrt werden). Sonstige rechtliche Anforderungen können für einzelne Dokumente einschlägig sein und müssen im Einzelfall geprüft werden. 34

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Exkurs: Ersetzendes Scannen Voraussetzungen und rechtliches Umfeld Mit einem revisionssicheren Archivsystem wird die Voraussetzung für eine Vernichtung der Papieroriginale geschaffen. 1. Geeignete Software DATEV Unternehmen online DATEV DMS classic pro 2. Verfahrensdokumentation Mustervorlage der BStBK und DStV Arbeitshilfe der DATEV? Zertifizierung Möglich, aber optional und für die Finanzverwaltung und das Gericht nicht bindend. Entscheidend sind die oberen Kriterien! 35

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 4: Mandant führt Grundaufzeichnungen über Kassen- und Warenerfassung für Office von DATEV. Mandant Geordnete Belegablage in Papierform DATEV Kassen- und Warenerfassung für Office Ausgabe Erfassungsstapel Versand per E-Mail-Anhang Finanzbuchführung Kanzlei UStVA/ZM Finanzamt In der Version 2.7 werden die Organisationsempfehlungen (in der Anwendung nachzulesen) bezüglich den GoBD angepasst. Für den Februar 2016 sind weitere Anpassungen geplant (mehr Protokollierungen). Aber auch für eine Office-basierende Anwendung mit umfangreichen Protokollierungen gilt, dass sie von der Finanzverwaltung bezüglich der Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen angezweifelt wird. Hinweis Somit kann nur eine stringente Arbeitsweise verbunden mit einer entsprechenden, auf den konkreten Fall abgestellten Verfahrensdokumentation diese System-bedingten Angriffspunkte entschärfen. Bewahren Sie die Importdatei auf. Alternativ kann das Kassenbuch in DATEV Unternehmen online genutzt werden, in dem eine tägliche Festschreibung möglich ist. 36

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 5: Mandant erfasst in einem DATEV-Rechnungswesen-Programm vor, die Kanzlei bucht. Mandant Geordnete Belegablage in Papierform Vorerfassung für die Kanzlei DATEV Rechnungswesen (häufig compact) Vorerfassung Ausgabe Erfassungsstapel Versand z. B. per E-Mail-Anhang Kanzlei Finanzbuchführung UStVA/ZM Finanzamt Hinweis Ihr Mandant erfasst die Geschäftsvorfälle in einem Rechnungswesen-Programm vor und übergibt diese zur weiteren Bearbeitung (Durchsicht, ggf. Korrektur und Ergänzung) und Erstellung einer Umsatzsteuer-Voranmeldung an die Kanzlei (im DATEV- bzw. ASCII-Format). In diesen Fällen liegt der Buchungszeitpunkt (finale Autorisierung) in der Kanzlei. Auch hier sind die Anforderungen an die Belegsicherung durch eine geordnete Ablage zu beachten (siehe die Ausführungen zu Fall 1). Eine Verfahrensbeschreibung sollte die Aufgabenteilung zwischen Kanzlei und Mandant dokumentieren und regeln, wie die in den GoBD konkretisierte Frist für die Festschreibung im Anschluss an die Erfassung ( bis zum Ablauf des Folgemonats ) eingehalten werden kann. 37

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 5: Mandant erfasst in einem DATEV-Rechnungswesen-Programm vor, die Kanzlei bucht. Mandant Geordnete Belegablage in Papierform Vorerfassung für die Kanzlei DATEV Rechnungswesen (häufig compact) Vorerfassung Ausgabe Erfassungsstapel Versand z. B. per E-Mail-Anhang Kanzlei Finanzbuchführung UStVA/ZM Finanzamt Neu ab den Rechnungswesen-Anwendungen Version 5.1 auf DVD 9.1 im Januar 2016 Exportiert der Mandant einen bereits festgeschriebenen Stapel aus seiner DATEV-Rechnungswesen-Anwendung, dann wird diese Festschreibe-Information in die Kanzlei in den Kanzlei-Rechnungswesen-Bestand durchgeschleust. Dies gilt auch für Stapel von Wirtschaftsjahren < 01.01.2016. Eine nachträgliche Bearbeitung von im Unternehmen festgeschriebenen Buchungsstapeln ist in der Kanzlei nicht mehr möglich. Änderungen erfolgen über die Generalumkehr. Es besteht allerdings die Möglichkeit, in begründeten Ausnahmefällen die Festschreibung beim Import der Buchungsstapel manuell aufzuheben. Dieser Vorgang wird im Programm dokumentiert. Das Recht muss über die Anwendung Nutzungskontrolle eingerichtet werden. 38

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs-System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. Mandant Geordnete Belegablage in Papierform = Grundaufzeichnungen nach GoBD Finanzbuchführung Import über Stapelverarbeitung Waren- wirtschaft- Faktura-System Eingangsrechnungen und Kassenbelege Ausgangsrechnung Buchungsstapel Datei per E-Mail-Anhang Kanzlei UStVA/ ZM Finanzamt Tipp Empfehlung zur Aufbewahrung: Aufbewahrung der Schnittstellen-Datei unveränderbar und in maschinell auswertbarer Form, wenn dies im Vorsystem nicht möglich oder gewährleistet ist Aufbewahrung der Fehlerprotokolle der Stapelverarbeitung Protokollierung von manuellen Anpassungen in der Finanzbuchführung 39

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs-System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. Beispiel Die Steuerfachangestellte K der Musterkanzlei übernimmt monatlich ca. 500 Ausgangsrechnungen eines Mandanten über den ASCII-Import in die Stapelverarbeitung. Es werden Umsätze zu 7 % und 19 % getätigt. Seit einigen Wochen arbeitet ein neuer Mitarbeiter M an der Bereitstellung der Daten im Mandanten-Unternehmen. Er parametrisiert das Rechnungsschreibungsprogramm. Beim Import der Buchungen des aktuellen Monats März kommt es nun zum ersten Mal zu einer Fehlermeldung: Was kann Frau K in der Kanzlei nun tun? 40

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs-System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. Fortsetzung Beispiel Es wird ein von DATEV im Standard gesperrtes Erlöskonto angesprochen. Frau K ist verunsichert und ruft bei dem Unternehmen an. Sie erfährt dabei, dass zusätzlich zu diesem Fehler zahlreiche Rechnungen auf das falsche Erlöskonto abgestellt wurden. Sie hätten eigentlich statt auf 8300/4300 ff. mit dem 7 % ermäßigten Steuersatz auf 8400/4400 ff. mit dem Regelsatz 19 % gebucht werden müssen. Die USt-Differenz hätte monatlich ca. 5.000 EUR betragen. Für diese Datensätze kam keine Fehlermeldung, da das Finanzbuchführungs-System solche Daten ja verarbeiten können muss. Das Wissen über den Steuersachverhalt liegt im Vorsystem also beim Mandanten. Was kann Frau K in der Kanzlei nun tun? 41

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs-System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. Praktiker-Lösung Frau K hat eine DATEV-Schulung besucht, in der sie wertvolle Hinweise für das effiziente Arbeiten mit Kanzlei-Rechnungswesen pro bekommen hat. Sie drückt im geöffneten Buchungsstapel die Tasten STRG+E, um die Buchungen bereichsweise zu ändern. So werden in wenigen Augenblicken die richtigen Erlöskonten angesprochen und somit eine korrekte UStVA erstellt. * 4400 Wie bewerten Sie diesen Lösungsweg aus Sicht der Ordnungsmäßigkeitsregeln 42

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs-System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. Hinweis Das Rechnungsausgangsbuch eines Fakturierungssystems stellt eine Grundaufzeichnung dar. Die Datensätze des Rechnungsausgangsbuchs und die Exportdatei haben eine Belegfunktion. Bei zeitlichem und organisatorischem Auseinanderfallen von Grund(buch)-Aufzeichnungen und der Verbuchung im Journal ist eine nicht protokollierte Änderung nach den GoBD Rz 84 in Verbindung mit Rz 58 und 59 nicht mehr zulässig. 43

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs-System monatlich in Dateiform der Kanzlei. Die restlichen Belege werden in Papierform eingereicht. Tipp In dem zuvor dargestellten Beispiel wäre die bessere Lösung im Sinne der GoBD gewesen, den Mandanten zu bitten, die Änderungen in dem Vorsystem vorzunehmen und eine neue Schnittstellendatei zu erstellen. Alternativ könnte man den manuellen Eingriff und die daraus erfolgten Wertänderungen dokumentieren. Wird in einer Jahre später stattfindenden Betriebsprüfung das Rechnungsausgangsbuch des Vorsystems mit den Ergebnissen der Finanzbuchführung abgeglichen, dann müssen die in der zuvor vorgestellten Praktikerlösung manuell vorgenommenen Änderungen und somit entstehenden Differenzen in angemessener Zeit erklärt werden können. Wichtig: Bewahren Sie im Zweifel die Schnittstellendateien auf, wenn Sie nicht sicher sind, dass diese im Vorsystem GoBD-konform archiviert werden können. Die Dateien erfüllen nach Rz 76 GoBD Belegfunktion, wenn keine bildhaften Urschriften empfangen werden. 44

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs-System. Was ist in Zukunft zu beachten? Neu ab den Rechnungswesen-Anwendungen Version 5.1 auf DVD 9.1 im Januar 2016 Die Datenaustauschformate DATEV-Format und ASCII-Format werden um eine Festschreibekennung erweitert (0 = nicht festgeschrieben, 1 = festgeschrieben). Sofern ein Buchungsstapel im abgebenden Vorsystem als festgeschrieben gekennzeichnet wurde, wird dies nun auch beim Datenimport entsprechend berücksichtigt. Bei begründeten Ausnahmefällen kann die Festschreibung über die Nutzungskontrolle aufgehoben werden. Weitere Informationen finden Sie auch im Info-Datenbank-Dokument 1071073. Nicht mehr angepasst um eine Festschreibekennung werden die Altformate Postversand-Format und die bisherigen Rechnungswesen-Formate (ASCII-Profile aus WIN). Diese werden nach Möglichkeit in neue ASCII- Import-Formate überführt. Der DATEV aktuell bekannte Schnittstellen-Partner wurden bereits informiert. Mit der Jahreswechselversion 2016/17 (DVD 10.1) wird beim Import von Buchungsstapeln ohne Festschreibekennzeichen (z. B. beim Postversandformat oder nicht angepasste DATEV-/ASCII-Formate) automatisch festgeschrieben. Aber es besteht auch hier eine Aufhebungsmöglichkeit über die Nutzungskontrolle. 45

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs-System. Was ist in Zukunft zu beachten? Das Festschreibekennzeichen wird bereits in der Stapelverarbeitung angezeigt (ab Version 5.1, Januar 2016). Ja = Stapel war im Vorsystem festgeschrieben, Datenaustausch erfolgt im neuen Format. Nein = Stapel war im Vorsystem nicht festgeschrieben, Datenaustausch erfolgt im neuen Format.? = es liegt kein Festschreibekennzeichen vor, kein aktuelles DATEV- oder ASCII-Format bzw. altes Postversand-Format. 46

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Fall 6: Mandant übergibt die Ausgangsrechnungen aus seinem Fakturierungs-System. Was ist in Zukunft zu beachten? Neu ab den Rechnungswesen-Anwendungen Version 5.1 auf DVD 9.1 im Januar 2016 Mit der Jahreswechselversion 2017/18 (DVD 11.1) wird beim Import von Buchungsstapeln ohne Festschreibekennzeichen generell festgeschrieben. Es besteht keine Aufhebungsmöglichkeit mehr über die Nutzungskontrolle. Generell gilt für alle zukünftigen Programmversionen und Formate: Läuft eine Stapelverarbeitung auf einen Fehler oder einen Hinweis, erfolgt keine Festschreibung, sondern eine systemseitige Protokollierung (Aktivitätenprotokoll). In diesen Fällen ist eine Korrektur nach dem Import immer noch möglich. Sie wird durch die Protokollierung darstellbar. Tipp Informieren Sie Ihre Mandanten und Ihnen bekannte DATEV-Schnittstellen-Hersteller rechtzeitig über diese GoBD-bedingten Schnittstellen-Anpassungen. 47

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Exkurs: Festschreiben im Kontext der Finanzbuchführung, gültig für alle zuvor genannten Falltypen Welche Regelungen gelten laut GoBD (Rz 50)? Werden bei der Erstellung der Bücher Geschäftsvorfälle nicht laufend, sondern nur periodenweise gebucht, dann ist dies unter folgenden Voraussetzungen nicht zu beanstanden: Die Erfassung* der unbaren Geschäftsvorfälle eines Monats erfolgt bis zum Ablauf des folgenden Monats in den Büchern bzw. den Büchern vergleichbaren Aufzeichnungen der Nichtbuchführungspflichtigen und durch organisatorische Vorkehrungen ist sichergestellt, dass die Unterlagen bis zu ihrer Erfassung nicht verloren gehen, z. B. durch laufende Nummerierung der eingehenden und ausgehenden Rechnungen, durch Ablage in besonderen Mappen und Ordnern oder durch elektronische Grund(buch)-Aufzeichnungen in Kassensystemen, Warenwirtschaftssystemen, Fakturierungssystemen etc. * Erfassung ist hier im Sinne einer autorisierten und somit unveränderbaren Buchung zu verstehen, nicht als Vorerfassung. 48

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Exkurs: Festschreiben im Kontext der Finanzbuchführung, gültig für alle zuvor genannten Falltypen Welche Regelungen gelten laut GoBD (Rz 50)? Der Zeitpunkt der Autorisierung (Buchungszeitpunkt) wird in den DATEV-Rechnungswesen-Programmen als Festschreibung bezeichnet. Ab diesem Zeitpunkt sind alle Änderungen lückenlos nachvollziehbar zu gestalten. Durch die GoBD werden die Anforderungen an zeitnahe und unveränderbare Buchungen konkretisiert und verschärft. Die genannte Frist ( bis zum Ablauf des Folgemonats ) führt bei zweckorientierter Auslegung im Regelfall zu einer Orientierung am Termin der UStVA als spätestem Moment, in dem die eingesetzte Software das Vorliegen festgeschriebener Buchungssätze im Ganzen überprüfen und sicherstellen kann. 49

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Exkurs: Festschreiben im Kontext der Finanzbuchführung, gültig für alle zuvor genannten Falltypen Hinweis Die Übermittlung der UStVA ist deshalb relevant, weil in diesem Zuge die Daten erstmals für Deklarationszwecke an Dritte (Finanzverwaltung) weitergegeben werden und der Nachweis von Änderungen und/oder Löschungen ab diesem Zeitpunkt besonderen Anforderungen unterliegt (Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit). Insofern sollte in der Kanzlei und ggf. auch zusammen mit dem Mandanten (insbesondere bei vorerfassenden oder selbstbuchenden Mandanten) der Umgang mit dieser Forderung im Prozess der Vorerfassung bis hin zur UStVA besprochen und festgelegt werden. Dabei sind auch Vor- und Nebensysteme zu beachten, in denen Buchungssätze verarbeitet werden. 50

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Festschreibung in der Praxis, mögliche Arbeitsweise, monatliche Erstellung 02.01. 10.01. 08.03. 08.03. 10.03. Tätigkeit Belegeingang (laufend) Geord. Belegablage (10 Tage nach Eingang lfd.) Erfassung der Buchung Festschreibung (Dauerfristverlängerung) Abgabe Umsatzsteuervoranmeldung System Papierordner oder DATEV Belege online Finanzbuchführungs-/Jahresabschluss-System GoBD Grundaufzeichnungen i. S. v. Belegablage Buchungen (Journal, Hauptbuch, Konten) Der Unternehmer legt spätestens 10 Tage nach Entstehung des Geschäftsvorfalls seine Belege in einer geordneten Belegablage ab, das heißt die Belege sind zeitnah erfasst (Grundaufzeichnung). Die Erfassung/Buchung und Festschreibung im IT-Buchführungssystem erfolgt zeitversetzt im Folgemonat bzw. vor dem Umsatzsteuertermin. 51

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Festschreibung in der Praxis, mögliche Arbeitsweise, quartalsweise Erstellung 02.01. 10.01. 25.04. 30.05. Tätigkeit Belegeingang (laufend) Geord. Belegablage (10 Tage nach Eingang lfd.) Erfassung der Buchung Festschreibung Mandant unterliegt nicht der USt System Papierordner oder DATEV Belege online Finanzbuchführungs-/Jahresabschluss-System GoBD Grundaufzeichnungen i. S. v. Belegablage Buchungen (Journal, Hauptbuch, Konten) Der Unternehmer legt zeitnah alle 10 Tage seine Belege geordnet ab, das heißt die Belege sind zeitnah erfasst (Grundaufzeichnung). Wegen der branchenspezifischen Besonderheiten (z. B. Quartalsabrechnung von Leistungen bei Freiberuflern) erfolgt die Erstellung der Finanzbuchführung bzw. 4/3-Rechnung quartalsweise. In diesen Fällen erfolgt die Erfassung und Festschreibung im IT-Buchführungssystem zeitversetzt spätestens zum Ende des Folgemonats nach buchungstechnischer Erfassung. 52

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Hinweis Die Festschreibung erfolgt automatisch im Rahmen des Sendevorgangs an das Rechenzentrum; = empfohlene Vorgehensweise zum Umsatzsteuer-Termin. Über diesen Weg erfüllen Sie die Anforderungen der GoBD bezüglich der Unveränderbarkeit und der Archivierung (im Rechenzentrum) in einem Arbeitsgang. 53

Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Buchungsstapel können auch unabhängig vom Sendevorgang festgeschrieben werden. Übertragen Sie die UStVA mit dem Telemodul und nicht über das Rechenzentrum, ist dies besonders zu beachten. 54

Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Prüfen Sie, ob der Stapel OPOS-EB-Werte markiert wurde und ob Sie diesen tatsächlich festschreiben möchten. Wenn dieser Stapel festgeschrieben wird, wird die Übernahme veränderter OPOS-Salden aus dem Vorjahr nicht mehr automatisch durchgeführt. Die Salden müssen Sie in diesem Fall über Bestand Jahresübernahme Daten in das Folgejahr übergeben bzw. Daten aus dem Vorjahr übernehmen OPOS-Salden übernehmen. Tipp Schreiben Sie den Stapel OPOS-EB-Werte fest, wenn die offenen Posten des Vorjahres endgültig abgestimmt sind. 55

Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Mögliche Einstellungen beim Festschreiben (Die Veränderungen in den Einstellungen können über die Nutzungskontrolle gesperrt werden.) Tipp Um Lücken in den laufenden Buchungsnummern zu vermeiden, hinterlegen Sie hier die neue Durchnummerierung der Buchungen vor dem Festschreiben. 56

Was sind die praxisrelevanten Wirkungen der GoBD? In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Mögliche Einstellungen beim Festschreiben Aktivieren Sie diese Einstellung, dann werden die Beleginformationen der Bankkontoauszüge (elektronisches Bankbuchen) gelöscht. Das Gleiche gilt für die Belegtexte der vorerfassten Kassen und Rechnungsbücher. 57

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Mögliche Einstellungen beim Festschreiben Aktivieren Sie diese Einstellung, dann werden Protokollierungen Primanota (letzte Änderungen) beim Festschreiben gelöscht. Diese Protokollierung ist nur in den Rechnungswesen-Programmen verfügbar. Sie wird aktuell nicht auf die Archiv-DVD übernommen. 17.03.2014 17.03.2014 58

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Wie kann übergreifend kontrolliert werden, ob eine Festschreibung erfolgt ist? Bitte beachten Sie, dass dieser Vorgang je nach Mengengerüst (Anzahl der Mandanten) mehrere Minuten in Anspruch nehmen kann. Neu ab den Rechnungswesen-Anwendungen Version 5.1 auf DVD 9.1 im Januar 2016 Sie können die Festschreibeinformation auch im Arbeitsplatz anzeigen lassen (Geschäftsfeldübersicht Buchführung). 59

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Wie kann übergreifend kontrolliert werden, ob eine Festschreibung erfolgt ist? 60

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Programmanpassungen in den Rechnungswesen-Programmen Anpassungen zu den Rechnungswesen-Versionen 5.0 (DVD 9.0) August 2015 Meldung Festschreiben, wenn bei der Übermittlung der UStVA die relevanten Buchungen noch nicht festgeschrieben sind. Textanpassung mit Hinweis auf programmseitige Änderung für Buchungsjahre ab 01.01.2016 Änderung der Standardeinstellung von Übermitteln ohne Festschreibung auf Buchungsstapel festschreiben in Vorbereitung auf die Programmanpassungen zum Jahreswechsel 2015/16. 61

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Programmanpassungen in den Rechnungswesen-Programmen Anpassungen zu den Rechnungswesen-Versionen 5.1 (DVD 9.1) Januar 2016 Anzeige einer neuen Hinweismeldung mit Information zum geänderten Programmverhalten und Link auf ein Hilfe-Dokument in der Informationsdatenbank. Diese Logik greift nur für Wirtschaftsjahre >2016. Es werden alle Übermittlungswege gleich behandelt, egal ob die Übermittlung einzeln oder konsolidiert über das Rechenzentrum, das Telemodul oder über DÜ-Formulare Rechnungswesen erfolgt. 62

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Programmanpassungen in den Rechnungswesen-Programmen Anpassungen zu den Rechnungswesen- Versionen 5.1 (DVD 9.1) Januar 2016 Sind zum Zeitpunkt der Übermittlung noch nicht alle relevanten Buchungen festgeschrieben, wird direkt das Fenster Stapel festschreiben/verwalten geöffnet. Diese Logik greift nur für Wirtschaftsjahre > 2016. Es werden sämtliche Stapel zum Festschreiben vorbelegt außer Stapel für OPOS-EB-Werte, AHK-Stapel und Stapel für kalkulatorische Buchungen. 63

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Programmanpassungen in den Rechnungswesen-Programmen Anpassungen zu den Rechnungswesen-Versionen 5.1 (DVD 9.1) Januar 2016 Für mehr Übersichtlichkeit können Generalumkehrbuchungen im Kontoblatt ausgeblendet werden. Die Einstellung Stornierte Buchungen ausblenden finden Sie im Zusatzbereich Eigenschaften unter Umfang und Varianten in der Auswertung Kontoblatt (nicht im Buchen) und Arbeitskonto. Dabei werden periodenübergreifend die Buchung und die zugehörige Generalumkehrbuchung ausgeblendet. 64

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Programmanpassungen in den Rechnungswesen-Programmen 65

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Festschreibung von Belegen in DATEV Unternehmen online (aktuelle Möglichkeiten) Der Verzicht auf einen physischen Originalbeleg (z. B. bei gescannten Dokumenten) darf die Nachvollziehbarkeit des Geschäftsvorfalls sowie des betreffenden Buchungsvorgangs in formeller und sachlicher Hinsicht nicht beeinträchtigen. Die Verknüpfung zwischen Geschäftsvorfall und Dokument muss daher während der gesamten Aufbewahrungsfrist bestehen bleiben. DATEV stellt in Belege online / Belegverwaltung online eine dauerhafte Verbindung zwischen Buchungssatz und digitalem Beleg sicher, indem die eindeutige Beleg-ID aus Belege online / Belegverwaltung online mit dem Buchungssatz verknüpft wird. Es ist sicherzustellen, dass eine einmal getätigte Verknüpfung nicht versehentlich oder bewusst wieder aufgelöst wird. Dies muss zum einen durch geeignete Zugriffskontrollen und -berechtigungen und zum anderen durch zeitgerechtes und aufeinander abgestimmtes Festschreiben von gebuchten Belegen in Belege online / Belegverwaltung online und Buchungssätzen in den DATEV pro-rechnungswesen-programmen erfolgen. 66

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Festschreibung von Belegen in Belege online (aktuelle Möglichkeiten) Das Festschreiben bewirkt, dass das Belegbild auch nicht mehr gelöscht werden kann und dass zusätzlich auch die ergänzenden Belegdaten (z. B. die erfassten Belegdaten oder der Bezahlt-Status) nicht mehr geändert werden können. Beachten Sie bitte, dass die Festschreibung des Belegs auch bewirkt, dass der Mandant nicht mehr vom Belegbild eine Zahlung auslösen kann. Deshalb sollten Sie sich über den Zeitpunkt der Festschreibung der Belege mit dem Mandanten abstimmen und dies so zeitnah wie möglich (d. h. wie es die Prozesse im Unternehmen ermöglichen) vornehmen. DATEV plant, die Zahlung unabhängig von einer Festschreibung zu jedem Zeitpunkt durchführen zu können und die von den GoBD verlangte dauerhafte Archivierung der Belegbilder und -daten durch weitere Mechanismen abzusichern. Eine Aussage bezüglich des Zeitpunkts der Verfügbarkeit dieser Funktion ist aktuell noch nicht möglich. 67

In der Auftragsbuchführung in der Zusammenarbeit mit den Mandanten Festschreibung von Belegen in Belegverwaltung online (aktuelle Möglichkeiten) 2 1 68

In Unternehmen, die die Buchführung selbst erstellen Überblick über die IT-Systeme, die in einem Unternehmen als GoBD-relevant angesehen werden können (Rz 20 GoBD) Kassen Rechnungseingangsbuch Reisekostenabrechnung = IT-Systeme mit steuerrelevanten Daten, die steuerliche Ergebnisse belegen oder verändern. Warenwirtschaft Faktura Rechnungsausgangsbuch Materialwirtschaft Zeiterfassung für Lohn o. Faktura Finanzbuchführung Journal, Hauptbuch, Konten, Offene Posten Fahrtenbuch Taxameter Kostenrechnung Lohnabrechnung Anlagenbuchführung Archivsysteme (u. a. DMS) 69

In Unternehmen, die die Buchführung selbst erstellen Mandant erstellt die Finanzbuchführung und steuert sein Unternehmen über die Kostenrechnung. Was sollten selbstbuchende Mandanten, die auch die UStVA übermitteln, und deren Kanzleien beachten? Tipp Informieren Sie Ihre Mandanten über die Regelungen der GoBD insbesondere im Hinblick auf 1. die Fristigkeiten für die Erfassung der Geschäftsvorfälle und deren endgültige Festschreibung (Unveränderbarkeit), 2. die eventuelle GoBD-Relevanz von Daten und Dokumenten in den verschiedenen IT-Systemen, 3. die Anforderungen an Schnittstellen zwischen den verschiedenen IT-Systemen und deren Transferdaten mit Belegcharakter, 4. die Anforderungen zur Unveränderbarkeit und Aufbewahrung von Daten und elektronischen Dokumenten. 5. Beim Einsatz von Software von anderen Anbietern sollte sich der Mandant informieren, inwieweit diese dem Regelwerk der GoBD entspricht. 70

In Unternehmen, die die Buchführung selbst erstellen Mandant erstellt die Finanzbuchführung und steuert sein Unternehmen über die Kostenrechnung. Hinweis Erstellt ihr Mandant mit dem Modul DATEV Mittelstand Faktura / Auftragswesen Rechnungen, dann sollte Info-Datenbank-Dokument 1070997 beachtet werden. Was ist beim Einsatz eines Kostenrechnungssystems zu beachten? Die Daten der Kostenrechnung sind aufbewahrungspflichtig und steuerrelevant, wenn sie Belegfunktionen erfüllen, z. B. zur Bewertung von Bilanzansätzen (halbfertige Arbeiten) oder als Grundlage für die Bemessung von Verrechnungspreisen. In diesen Fällen muss die Wertermittlung nachvollziehbar sein. Hierfür müssen (nur) die relevanten Daten bzw. Berechnungen in ein speicherbares Format überführt und entsprechend archiviert werden (GoBD Rz 5). Auswertungen der Kostenrechnung, die ausschließlich der betrieblichen Steuerung dienen, sind grundsätzlich nicht steuerrelevant. 71

In Unternehmen, die die Buchführung selbst erstellen Mandant erstellt die Finanzbuchführung und steuert sein Unternehmen über die Kostenrechnung. Hinweis Eine vordefinierte Trennung steuerrelevanter und nicht steuerrelevanter Daten in einem Kostenrechnungssystem ist praktisch nur schwer darstellbar. Aus diesem Grunde wird empfohlen, eventuelle relevante Auswertungen zu selektieren und für eine Aufbewahrung außerhalb des Kostenrechnungssystems zu exportieren. Details dazu finden Sie im Info-Datenbank-Dokument 1036140. 72

In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Datenflüsse bei der Jahresabschlusserstellung im DATEV-System mit GoBD-Relevanz bezüglich Belegfunktion, Unveränderbarkeit und Aufbewahrung. Anlagenbuchführung Abschreibungen/ Zuschreibungen Bewegungen wie Zugänge/Abgänge Umbuchungen etc. Lohnabrechnung z. B. Urlaubsrückstellung Kostenrechnung Bewertung von halbfertigen Arbeiten/ Erzeugnissen, selbst erstellten Anlagen, Verrechnungspreisen Arbeitspapiere in Office-Anwendungen mit steuerrelevanten Inhalten (= Belegfunktion) Jahresabschluss Kanzlei-Rechnungswesen pro Bilanzbericht/AP Anhang, Lagebericht Erläuterungsberichte mit Berechnungen mit Belegfunktion wie Rückstellungsberechnungen, Pauschal-Wertberichtigungen etc. Finanzanalyse Kreditbuchungen wie Aufteilung von Zins/Tilgung/Gebühren Disagio-Verteilung Restlaufzeitvermerke Zinsabgrenzung KSt/GewSt/UStE Berechnung und Buchung der Rückstellungen Schnellberechnungen der Wirtschaftsberatung mit Belegfunktion, wie z. B. Rückstellungsberechnungen für Aufbewahrung, Abzinsung von Forderungen, Verbindlichkeiten o. Rückstellungen Manuelle Buchung des Ergebnisses des Vorsystems Digitale Buchung des Ergebnisses des Vorsystems möglich 73

In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Unveränderbarkeit Beispiel von der Rückstellungsberechnung bis zur E-Bilanz 20.02. 21.02. 14.03. 14.03. Tätigkeit Berechnung Urlaubsrückstellung Erfassung der Buchung oder Übernahme aus DATEV-Lohn Festschreibung Abgabe E-Bilanz System Arbeitspapier Microsoft Excel o. Wipro-Schnellberechng. o. DATEV-Lohn Finanzbuchführungs-/Jahresabschluss-System Grundaufzeichnungen Buchungen (Journal, Hauptbuch, Konten) GoBD Zeitpunkt, zu dem die Unveränderbarkeit der Grundaufzeichnungen/Buchungen und der ihnen zu Grunde liegenden elektronischen Dokumente (z. B. Arbeitspapiere) eintritt. 74

In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Regelungen der GoBD, die in der Jahresabschlusserstellung von Bedeutung sind, da in diesem Prozess viele Buchungen durch elektronische Dokumente (Arbeitspapiere) belegt werden, die Eigenbeleg-Charakter haben. Belegfunktion Jeder Geschäftsvorfall ist urschriftlich bzw. als Kopie der Urschrift zu belegen. Ist kein Fremdbeleg vorhanden, muss ein Eigenbeleg erstellt werden. [ ] Auf die Bezeichnung als Beleg kommt es nicht an (Rz 61). Unveränderbarkeit Die Unveränderbarkeit der Daten, Datensätze, elektronischen Dokumente und elektronischen Unterlagen kann sowohl hardwaremäßig (z. B. unveränderbare und fälschungssichere Datenträger) als auch softwaremäßig (z. B. Sicherungen, Sperren, Festschreibung, Löschmerker, automatische Protokollierung, Historisierungen, Versionierungen) als auch organisatorisch (z. B. mittels Zugriffsberechtigungskonzepten) gewährleistet werden. Die Ablage von Daten und elektronischen Dokumenten in einem Dateisystem erfüllt die Anforderungen der Unveränderbarkeit regelmäßig nicht, soweit nicht zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden, die eine Unveränderbarkeit gewährleisten (GoBD Rz 110). 75

In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Regelungen der GoBD, die in der Jahresabschlusserstellung von Bedeutung sind, da in diesem Prozess viele Buchungen durch elektronische Dokumente (Arbeitspapiere) belegt werden, die Eigenbeleg-Charakter haben. Aufbewahrung von Unterlagen in elektronischer Form (GoBD Rz 119) Sind aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten, Datensätze, elektronische Dokumente und elektronische Unterlagen im Unternehmen entstanden oder dort eingegangen, sind sie auch in dieser Form aufzubewahren und dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Sie dürfen daher nicht mehr ausschließlich in ausgedruckter Form aufbewahrt werden und müssen für die Dauer der Aufbewahrungsfrist unveränderbar erhalten bleiben (z. B. per E-Mail eingegangene Rechnung im PDF- Format oder eingescannte Papierbelege). 76

In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Wie können Aufzeichnungen bzw. Dokumente in elektronischer Form GoBD-konform aufbewahrt werden? Die Anforderungen zur Aufbewahrung und Unveränderbarkeit von elektronischen Dokumenten kann über die Ablage in einem revisionssicheren Dokumenten-Management-System erfüllt werden. Erfolgt die Ablage in einem nicht revisionssicheren System, müssen zusätzliche Maßnahmen ergriffen werden. Im DATEV-System können zwei Lösungen zu Dokumentenablage Aufbewahrung genutzt werden, zum einen die Digitale Dokumentenablage (revisionssicher in Verbindung mit organisatorischen Maßnahmen) und zum anderen DATEV DMS classic pro (revisionssicher als System). 77

In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Wie können Aufzeichnungen bzw. Dokumente in elektronischer Form GoBD-konform aufbewahrt werden? (keine abschließende Aufzählung) Kanzlei-Rechnungswesen pro u. a. Vorschau für E-Bilanz/e-Bundesanzeiger Arbeitspapiere in Office- Anwendungen mit steuerrelevanten Inhalten Kostenrechnung Bewertung von halbfertigen Arbeiten/Erzeugnissen, selbst erstellten Anlagen, Verrechnungspreisen KSt/GewSt/UStE Berechnungsergebnisse, individuelle Anlagen Dokumentenablage DATEV DMS classic pro Bilanzbericht/AP Vorschau für E-Bilanz/e-Bundesanzeiger Anhang, Lagebericht Erläuterungsberichte mit Arbeitspapieren aus Vorlagen mit Belegfunktion wie Rückstellungsberechnungen, Pauschal- Wertberichtigungen etc. Finanzanalyse Kreditbuchungen wie Aufteilung von Zins/Tilgung/Gebühren Disagio-Verteilung Restlaufzeitvermerke Zinsabgrenzung Schnellberechnungen der Wirtschaftsberatung mit Belegfunktion, wie z. B. Rückstellungsberechnungen für Aufbewahrung, Abzinsung von Forderungen, Verbindlichkeiten o. Rückstellungen 78

In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Berührungspunkte der GoBD in DATEV DMS classic pro (Info-Datenbank-Dokument 1080641) DATEV DMS classic pro ist ein digitales zentrales Archiv für alle Arten von Dokumenten. Darüber hinaus stehen Workflow-unterstützende Funktionen zur Verfügung, mit welchen neben der reinen Archivierung auch Aufgaben, Genehmigungsprozesse und Wiedervorlagen abgebildet werden können. In DATEV DMS classic pro können unter anderem auch Dokumente und Belege archiviert werden, die bei einer vorangegangenen bzw. anschließenden Verarbeitung in leistungserstellenden Anwendungen (z. B. Auswertungen der Finanzbuchführung, des Jahresabschlusses, der Wirtschaftsberatung, der Steuerdeklaration) GoBD-relevant sind. Durch eine entsprechende technische Architektur (z. B. der zugriffsgeschützten und verschlüsselten Speicherung der Daten in virtuellen Speichermedien) als auch auf funktionaler Ebene wird (u. a. durch die Dokumenthistorie) in DATEV DMS classic pro sichergestellt, dass einzelne Bearbeitungsschritte, Dokumentversionen und -status jederzeit nachvollziehbar sind. Jede Änderung an einem archivierten Dokument wird in der Dokumenthistorie protokolliert, so dass jeder in DATEV DMS classic pro gespeicherte Zustand eines Dokuments wiederherstellbar ist. 79

In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Berührungspunkte der GoBD in Dokumentenablage (Info-Datenbank-Dokument 1080641) Tipp In der Dokumentenablage können ebenfalls potentiell GoBD-relevante Dokumente und Belege gespeichert werden. Die Dokumentenablage bietet keine Möglichkeit, Änderungen an Dokumenten und deren Verschlagwortung vollständig nachzuvollziehen (z. B. keine Rekonstruktion der inhaltlichen Änderungen möglich), da in der Anwendung keine Historisierung und Versionierung erfolgt. Bei Auswertungen oder Dokumenten, die aus anderen DATEV-Programmen an die Dokumentenablage übergeben und gespeichert werden, empfehlen wir das Dateiformat PDF und das Attribut Schreibschutz bei Übergabe. Werden leicht änderbare Dateiformate (Microsoft Office) für Dokumente mit Belegfunktion verwendet, sollte neben der Ablage des (auswertbaren) Originaldokuments eine Kopie in PDF abgelegt werden. Sofern potentiell GoBD-relevante Dokumente und Belege nachträglich bearbeitet werden, ist ein erneutes Ablegen zu empfehlen. 80

In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Um mit der Dokumentenablage GoBD-konform zu arbeiten, müssen ein ordnungsgemäßes Arbeiten sichergestellt und ergänzende Maßnahmen umgesetzt werden. Diese ergänzenden Maßnahmen beziehen sich auf Dokumentationsanforderungen und sicherheitssteigernde Maßnahmen am DV-System. Dokumentationsanforderungen Erstellen einer Organisationsanweisung zur Verhinderung von Dokumentänderungen an GoBDrelevanten Dokumenten bzw. zur Sicherstellung der Nachvollziehbarkeit von Änderungen Erstellen einer Organisationsanweisung für den Scanvorgang Erstellen einer Verfahrensdokumentation für die durchgeführten Maßnahmen Sicherheitssteigernde Maßnahmen am DV-System Sperre der endgültigen Löschung von Dokumenten auf DATEV-Anwendungsebene über die Nutzungskontrolle Weiteres in Info-Datenbank-Dokument 1080641 81

In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Empfehlungen zur Nutzung der Bilanzberichts-/Abschlussprüfungsprogramme zur Erfüllung der GoBD (Info-Datenbank-Dokumente 1071001/1071000) Nach der Bearbeitung eines Dokuments, wie z. B. der Übermittlung der Abschlussdaten über den Assistenten zur Offenlegung beim Bundesanzeiger bzw. nach der elektronischen Übermittlung der Abschlussdaten an das Finanzamt, möchten Sie dieses mit einem Schreibschutz versehen und für die Archivierung als PDF-Datei speichern. Zusätzlich soll der Status des Dokuments auf Fertiggestellt geändert werden. Empfehlung: Verwenden Sie dafür die Funktion Bearbeitung abschließen. So schließen Sie die Bearbeitung ab: 1. Wählen Sie im geöffneten Dokument Datei Bearbeitung abschließen. Das Fenster Bearbeitung abschließen wird geöffnet. 2. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen bei folgenden Funktionen: Dokumentstatus auf und wählen Sie den Status Fertiggestellt Schreibschutz aktivieren Dokument an Dokumentenmanagement weitergeben Dokument speichern und schließen 82

In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Empfehlungen zur Nutzung der Steuerdeklarationsprogramme zur Erfüllung der GoBD (Details in den Info-Datenbank-Dokumenten 1070999/1071026) Die GoBD gelten entsprechend Rz 183 für Veranlagungszeiträume, die nach dem 31. Dezember 2014 beginnen. Auswirkungen auf die DATEV-Steuerprogramme können erst mit den Versionen der Steuerprogramme für den Veranlagungszeitraum (VZ) 2015 entstehen, die Sie zum Jahreswechsel 2015/2016 erhalten werden. In Info-Datenbank-Dokument 1070999 werden Sie rechtzeitig über die Anpassungen informiert. Zur Vorgehensweise für die Ablage von individuellen Anlagen in DATEV DMS classic pro oder der DATEV Dokumentenablage konsultieren Sie Info-Datenbank-Dokument 1071026. 83

In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Möglichkeiten zum Schutz von Bearbeitungsständen im Jahresabschluss von Kanzlei-Rechnungswesen pro Sie können über das Menü Bestand komplette Wirtschaftsjahre vor einer weiteren Bearbeitung schützen und freigeben. In dieser Registerkarte wird die Sperrung der Bearbeitung für ein oder mehrere Wirtschaftsjahre vorgenommen. Dies bedeutet, dass Sie keine Änderungen mehr vornehmen können. Sie haben weiterhin einen lesenden Zugriff auf geschützte Wirtschaftsjahre. Sie können Bestände öffnen oder auch Auswertungen ausgeben. 84

In der Jahresabschlusserstellung und Steuerdeklaration Möglichkeiten zum Schutz von Bearbeitungsständen im Jahresabschluss von Kanzlei-Rechnungswesen pro Bitte beachten Sie, dass die Anforderungen der GoBD in Kanzlei-Rechnungswesen pro über das Festschreiben von Buchungsstapeln erfüllt werden. Diese Funktion kann nur eine zusätzliche organisatorische Maßnahme sein, um Bearbeitungsstände einzufrieren. So werden zum Beispiel die Inventare des Anlagevermögens vor Veränderungen geschützt. Der Zugriff auf den Menüpunkt kann über die Nutzungskontrolle nur insgesamt beschränkt werden. 85

In der Personalwirtschaft LODAS compact / classic / comfort Die Protokollierungen der Stamm- und Bewegungsdaten ermöglichen eine Nachvollziehbarkeit und sind somit GoBD-konform. Lohn und Gehalt compact / classic / comfort Eine Dokumentation aller Stammdaten und Stammdaten-Änderungen ist für die Nachvollziehbarkeit aller GoBD-relevanten Daten gefordert. Aktuell gibt es keine automatische Protokollierung. Diese aktivieren Sie in Lohn und Gehalt auf der Mandantenebene über Extras Einstellungen Stammdatenänderungsprotokoll in der Gruppe Einstellungen zur Protokollierung im Feld Protokollierung aktivieren. Auswertungen aus Wiederholabrechnungen ersetzen die zuvor erstellte Abrechnung. Ein durchgängiger Nachvollzug der Auswertungen ist somit erschwert. Unsere Empfehlung ist, nach jedem Monatsabschluss eine Sicherung im Rechenzentrum vorzunehmen oder vor jedem Monatsabschluss alle Auswertungen, die nicht per Datenübermittlung an Institutionen weitergegeben werden, als Sicherung in einem Dokumenten- Management-System abzulegen. 86

In der Personalwirtschaft Generelle Empfehlung bei Datenimports in alle Personalwirtschafts-Systeme, wie u. a. auch Reisekosten classic, Fahrtenbuch: Werden Daten aus Vorsystemen importiert, so sind die Schnittstelldateien in unveränderbarer Form und vor Zugriffen geschützt aufzubewahren (z. B. in einem Dokumenten-Management-System, siehe dazu Ausführungen im Kapitel zur Finanzbuchführung). Weitere Informationen, u. a. zu Personal-Managementsystem classic, können Sie laufend im Info-Datenbank-Dokument 1070995 nachlesen. Aufzeichnungen mit Belegcharakter gelten zum Zeitpunkt der Erfassung als unveränderbar. Stellen Sie sicher, dass die aufgezeichneten Fahrten des Fahrtenbuchs zeitnah fixiert werden. 87

Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen Zusammenfassung: Die GoBD konkretisieren die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der Finanzverwaltung an den Einsatz von IT bei der Buchführung und bei sonstigen Aufzeichnungen. Sie sind von allen Buchführungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen zu beachten und ersetzen ab dem Zeitpunkt ihrer Gültigkeit die bisher geltenden Grundsätze ordnungsgemäßer DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) und die Grundsätze zum Datenzugriff und Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Die Regelungen gelten sowohl für die doppelte Buchführung als auch explizit für sonstige Aufzeichnungen steuerrelevanter Daten (insbesondere auch für Einnahmenüberschussrechner). Sie umfassen auch die Vor- und Nebensysteme der Buchführung bzw. Aufzeichnungen (z. B. Material- und Warenwirtschaft, Lohnabrechnung, Zeiterfassung). Für die Einhaltung der GoBD ist der Steuerpflichtige verantwortlich. Der steuerliche Berater ist gefordert, seine Mandanten diesbezüglich aufzuklären und zu unterstützen. 89

Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen Handlungsempfehlungen zu den GoBD 1 Information und Qualifikation der Mitarbeiter der Kanzlei Wer?/Wann? 2 Überprüfen Sie, welche Prozesse in Ihrer Kanzlei durch die Änderungen der GoBD betroffen sind, z. B. Zeiterfassung, Honorarabrechnung Buchführung, Lohnabrechnung Jahresabschlusserstellung, Steuererklärung Aufbewahrung Vorbereitung von Außenprüfungen 3 Honorarabrechnung Sind die Einstellungen bezüglich der Änderbarkeit von zugeordneten Aufwandsbuchungen und Rechnungen in der EO-Rechnungsschreibung entsprechend den Empfehlungen der Info- Datenbank-Dokumente 1080638 (compact), 1080639 (classic), 1080640 (comfort) vorgenommen? 4 Belegeingang in der Auftragsbuchführung Wenn Rechnungen in elektronischer Form vom Mandanten zur Verfügung gestellt werden, wie werden diese in der Kanzlei und beim Unternehmen aufbewahrt? 90

Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen Handlungsempfehlungen zu den GoBD 5 Arbeitsteilung mit Mandanten Gibt es eine schriftliche Prozessvereinbarung (Verfahrensdokumentation) für Mandanten, die über DATEV Unternehmen online Belege digitalisieren und Kassen, Rechnungsein- oder -ausgangsbücher führen, DATEV Kassen- und Warenerfassung für Office, Rechnungswesen-Programme zur Vorerfassung nutzen? 6 Schnittstellen zu Vorsystemen Werden Buchungen oder Stammdaten (Personenkonten) in Dateiform aus Vorsystemen von Mandanten übernommen? Wie werden die Dateien in der Kanzlei bzw. im Vorsystem des Unternehmens aufbewahrt? Wie werden Verarbeitungsfehler in der Stapelverarbeitung von Kanzlei-Rechnungswesen pro behandelt (manuelle Korrektur, Protokollierung der Korrekturen, Rückmeldung an den Mandanten)? 7 Festschreibung Wann erfolgt die Festschreibung bei Mandanten mit Abgabe einer UStVA monatlich, vierteljährlich? bei USt-freien Mandaten? bei nicht monatlich erfassten Buchführungen? Wer?/Wann? 91

Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen Handlungsempfehlungen zu den GoBD 7 Festschreibung Wann sollen OPOS-EB-Werte festgeschrieben werden? Welche Informationen sollen beim Festschreiben erhalten bleiben (Einstellungen Festschreibung)? Wann sollen digitale Belege in DATEV Unternehmen online festgeschrieben werden? 8 Unveränderbarkeit, Aufbewahrung Wie wird die Unveränderbarkeit und Aufbewahrung von steuerrelevanten elektronischen Dokumenten wie Rechnungen, Rechnungsausgangsbüchern, Schnittstellendateien, Arbeitspapieren mit Belegfunktion (z. B. Rückstellungsberechnung), Berechnungsergebnisse aus DATEV-Programmen wie Steuern, Wirtschaftsberatung, Jahresabschluss, Bilanzbericht/AP in der Kanzlei sichergestellt? 9 Personalwirtschaft Beachten Sie die Hinweise insbesondere bei der Nutzung von Lohn und Gehalt in der Kanzlei in Info-Datenbank-Dokument 1070995? Werden in die Programme LODAS, Lohn und Gehalt, Reisekosten, Fahrtenbuch Daten importiert, sind die Regelungen zur Unveränderbarkeit und Aufbewahrung (Checklistenpunkt 10) zu beachten. Wer?/Wann? 92

Zusammenfassung, Checkliste mit Handlungsempfehlungen Handlungsempfehlungen zu den GoBD 10 Informieren Sie Ihre Mandanten bezüglich den Regelungen der GoBD. Neben den generellen Regelungen sollten die Themenkreise der Umfang der steuerrelevanten IT-Systeme, die zeitgerechte Erfassung von Aufzeichnungen und Buchungen, die Bedeutung von Schnittstellen zwischen IT-Systemen und deren Dokumentation und Protokollierungen, die Unveränderbarkeit der Aufzeichnungen und Buchungen in den steuerrelevanten Systemen, die Regelungen zur Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten und Daten besprochen werden. 11 Sollten Mandanten, die mit DATEV Rechnungswesen-Anwendungen arbeiten, von den Ausnahmeregelungen zur Festschreibung ab Januar 2016 begründet Gebrauch machen wollen, muss das Programm Nutzungskontrolle installiert, aktiviert und mit angelegten Nutzern und Passwörtern eingerichtet werden. Wer?/Wann? 93

Informationsquellen und weitere Fortbildungsangebote Aktuelle Informationen finden Sie unter: http://www.datev.de/gobd 95

Informationsquellen und weitere Fortbildungsangebote Info-Datenbank-Dokument zum Thema GoBD Nummer GoBD: Überblick 1080608 GoBD im Programm Eigenorganisation compact pro 1080638 GoBD im Programm Eigenorganisation classic pro 1080639 GoBD im Programm Eigenorganisation comfort pro 1080640 GoBD in den Programmen DATEV DMS classic pro und Digitale Dokumentenablage 1080641 GoBD in den Rechnungswesen-Programmen / Umsatzsteuer-Voranmeldung 1080636 / 1071073 Betriebsprüfung: Vorbereitungen im Modul Kostenrechnung classic pro / compact pro des DATEV pro-rechnungswesen-programms 1036140 GoBD in den Wirtschaftsberatungs-Programmen 1071017 GoBD in den Bilanzberichtsprogrammen 1071001 GoBD in den Abschlussprüfungs-Programmen 1071000 GoBD in den Konsolidierungsprogrammen 1071002 GoBD in den Steuerprogrammen 1070999 GoBD in den Personalwirtschafts-Programmen 1070995 GoBD in DATEV Anwalt classic pro 1080643 GoBD in Auftragswesen 1070997 96

Anhang Eigenorganisation compact / classic pro GoBD-relevanter Strukturbaum der Nutzungskontrolle 98

Anhang Eigenorganisation comfort pro Auftragseinstellung zur Zulässigkeit der Aufwandserfassung Hinweis In Eigenorganisation comfort pro kann in der Anwendung selbst (also nicht in der Nutzungskontrolle) geregelt werden, ob Aufwandsbuchungen nach der Fakturierung verändert werden können. Hintergrundinformationen finden Sie im Info-DatenbankDokument 1080640. 99

Anhang Eigenorganisation comfort pro GoBD relevanter Strukturbaum in der Nutzungskontrolle Tipp Wollen Sie die Einstellmöglichkeit in der Anwendung für bestimmte Nutzer sperren, dann regeln Sie dies entsprechend der nachfolgenden Darstellung in der Nutzungskontrolle. 100

Anhang Eigenorganisation compact / classic pro Rechnungen automatisch ablegen Tipp Mit Fakturierung eines (Teil-)Auftrags oder einer Rechnung werden die kalkulierten Gebühren sowie die zu Grunde liegenden Gegenstandswerte unveränderbar im System gespeichert. Ausschließlich das Stornieren einer Rechnung lässt die Änderung der Daten wieder zu. Das Stornieren wird dabei gleichzeitig unveränderbar im System gespeichert. In Eigenorganisation classic pro können Sie verarbeitete Rechnungen automatisch im Dokumenten-Management-System ablegen. Stornierte Rechnungen können einzeln über die Druckausgabe als PDF abgelegt werden. 101

Anhang Eigenorganisation comfort pro Rechnungen automatisch ablegen Tipp Die fakturierten und stornierten Rechnungen können in Eigenorganisation comfort pro automatisch in einem Dokumenten-Management-System abgelegt werden, was eine Nachvollziehbarkeit der gedruckten Rechnungen gewährleistet. 102

Anhang Hinweis Je nach Organisationsform der Kanzlei und je nach Strenge der Regelauslegung des GoBD-BMF-Schreibens kann es gewünscht sein, weitere Zugriffsregeln zu definieren. Zusätzlich existieren über die Nutzungskontrolle Möglichkeiten, Teilbereiche innerhalb der Fakturierung oder aber die Fakturierung in Gänze zu sperren. Hiermit kann bspw. sowohl die Nachbearbeitung einer gedruckten Rechnung als auch die Stornierung einer Rechnung unterbunden werden. Gleichzeitig kann der grundsätzliche Abrechnungsprozess auf den berechtigten Personenkreis eingeschränkt werden. Unter Berücksichtigung dieser Tatsachen kann programmseitig und organisatorisch sichergestellt werden, dass eine Unveränderbarkeit aller Rechnungsdaten gewährleistet ist. Details dazu und zur Festschreibung von Posteingängen und Postausgängen finden Sie in: Info-Datenbank-Dokument zu GoBD Nummer Eigenorganisation compact pro 1080638 Eigenorganisation classic pro 1080639 Eigenorganisation comfort pro 1080640 103

Produktinformationen und Wissensvermittlungsangebote Weiterführende Seminarangebote CHEF-Seminar Tatort Kasse (Art.-Nr. 73820) Beratung online Unterstützung bei komplexen fachlichen und technischen Themen Wählen Sie im Online-Kalender Ihr Thema und Ihren Wunschtermin www.datev.de/online-kalender 104

Serviceunterstützung Kundenbetreuung Dialogseminare online Hotline: +49 911 319-8383 E-Mail: dialogseminar-online@service.datev.de Haben Sie Fragen zum Produkt? Programmservice Hotline: +49 911 319-45855 E-Mail: Nutzen Sie den Servicekontakt pro (über Hilfe Servicekontakt direkt aus DATEV Arbeitsplatz pro oder dem DATEV pro-programm) 105

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