Heimverwaltungsprogramm HVP Version 6.0 Handbuch Dokumentenmanagement Version 1.5 des Handbuchs HeimTec GmbH Heimverwaltung HVP Internet: www.heimtec.com E-Mail: info@heimtec.com
Inhalt 1. Einleitung...3 1.1. Speicherung der Dokumente auf einem Fileserver...3 1.2. Speicherung der Dokumente in der Datenbank...4 2. Externe Dokumente verwalten...4 2.1. Bewohner- / Mitarbeiterdokumente...6 2.2. Externe Wunddokumente...7 3. Systemkonfiguration...8 4. Rechteverwaltung...9 5. Datensicherung...9 6. Scanner-Funktionen... 10 7. Dokumentenvorlagen... 12 Handbuch Dokumentenmanagement Seite 2
1. Einleitung Das HVP-Dokumentenmanagement besteht aus zwei Komponenten, dem Dokumentenarchiv und der Dokumentenerstellung, die beide im Folgenden beschrieben werden. Mit Hilfe der Dokumentenerstellung können Word-Dokumentvorlagen erstellt werden und diese aus der Anwendung aufgerufen und automatisch mit Daten aus den Stammdaten gefüllt werden. Mit dem HVP- Dokumentenarchiv können beliebige Dokumente für Bewohner, Mitarbeiter oder externe Wundbeschreibungen der Pflegedokumentation im System gespeichert werden. Die Dokumente können entweder direkt in der HVP-Datenbank oder auf einem Fileserver gespeichert werden. Abhängig von der Menge und der Größe der zu speichernden Dateien kann eine Auswahl der Speicherungsart vorgenommen werden. Hierzu sollten vorab die langfristige Anzahl und durchschnittliche Größe der Dateien ermittelt werden. Grundsätzlich wird eine Speicherung auf dem Fileserver empfohlen. Nur wenn sichergestellt werden kann, dass die zu speichernden Dateien jeweils nicht größer als 1 MB sind und langfristig ein Speichervolumen von 1 GB nicht überschritten wird, kann eine Speicherung in der Datenbank vorgesehen werden. Die Auswahl der Speicherart wird in der Systemkonfiguration vorgenommen (siehe unten). 1.1. Speicherung der Dokumente auf einem Fileserver Bei der Speicherung der Dokumente auf einem Fileserver wird in der Datenbank nur ein Eintrag mit dem Verzeichnispfad zur Datei gespeichert. Die Datei selber wird direkt auf dem Fileserver abgelegt. Die Speicherung aller Dateien auf einem Fileserver ist erheblich performanter, als eine Speicherung in der Datenbank. Insbesondere wenn viele Dokumente gespeichert werden sollen, kann die Speicherung in Datenbank langfristig die gesamte HVP-Datenbank verlangsamen. Neben der Performance hat die Speicherung auf einem Fileserver den Vorteil, dass eine einfache Datensicherung möglich ist, indem einfach das vollständige Verzeichnis des Fileservers gesichert wird. Im Gegensatz zur Speicherung in der Datenbank muss jedoch sichergestellt werden, dass auf allen Arbeitsstationen, die auf die Dateien zugreifen wollen, der gleiche Netzwerkpfad für die gespeicherten Dateien freigegeben und gemappt ist. Dies kann zum Beispiel automatisch beim Start des Computers vorgenommen werden. Sofern ein Benutzer auch Dateien speichern möchte, muss der Benutzer Schreibrechte für das angegebene Verzeichnis auf dem Fileserver besitzen. Handbuch Dokumentenmanagement Seite 3
1.2. Speicherung der Dokumente in der Datenbank Durch die Speicherung der Dokumente in der Datenbank sind keine weiteren Voraussetzungen notwendig. Die zu speichernden Dateien dürfen jeweils maximal 1 MB groß sein. Sie werden vollständig in die Datenbank geschrieben und beim Aufruf aus der Datenbank gelesen. Für eine Datensicherung der Dateien können die Dateien unabhängig von der allgemeinen Datensicherung auf die zugewiesenen Laufwerkspfade exportiert werden. Durch den Export ist es möglich eine spätere Umstellung von Datenbankspeicherung auf Fileserverspeicherung vorzunehmen. 2. Externe Dokumente verwalten Die Administrationsfunktion für externe Dokumente kann unter Allgemein -> Administration -> Externe Dokumente aufgerufen werden, wenn man als Administrator angemeldet ist. Abbildung 1: Administration externer Dokumente Im Dialog der externen Dokumente können die Speicherpfade für die jeweiligen Dokumente festgelegt werden. Abbildung 2: Verwaltung externer Dokumente Handbuch Dokumentenmanagement Seite 4
Durch einen Doppelklick auf einen Eintrag öffnet sich der Auswahldialog für den jeweiligen Laufwerkspfad, in dem die Dokumente gespeichert werden sollen. Abbildung 3: Laufwerkspfad eines externen Dokuments Über den Button Dokumententypen bearbeiten können für Bewohner- oder Mitarbeiterdokumente verschiedene Dokumenttypen angelegt werden. Dokumententypen erlauben eine Gruppierung von Dokumenten mit verschiedenen Namen und Unterverzeichnissen, Abbildung 4: Dokumententypen bearbeiten Die Dokumenttypen können beliebig erweitert werden. Es ist nur darauf zu achten, dass die angegebenen Unterverzeichnisse (Sub-Dateipfad) auch als Laufwerkspfad vorhanden sind. Für jeden Dokumententyp kann ein Datei-Präfix festgelegt werden, dass automatisch bei der Speicherung dem Dateinamen vorangestellt wird. Dabei wird der Tag <NR> durch die jeweilige Bewohner- oder Mitarbeiternummer ersetzt. Handbuch Dokumentenmanagement Seite 5
2.1. Bewohner- / Mitarbeiterdokumente Im Reiter Dokumente der Bewohner- oder Mitarbeiterstammdaten werden das Dokumentenarchiv und die Dokumentenerstellung angezeigt (hierzu siehe auch Abschnitt Systemkonfiguration). Abbildung 5: Dokumente eines Bewohners Im Dokumentenarchiv können beliebige Dokumente für den Bewohner gespeichert werden. Mit einem Doppelklick auf einen Eintrag in der Liste oder Auswahl des Eintrags und den Button Öffnen wird das Dokument automatisch mit der zugehörigen Anwendung aufgerufen. Durch den Button Hinzufügen können neue Dokumente im Archiv gespeichert werden. Es öffnet sich ein Dialog, in dem eine vorhandene Datei ausgewählt werden kann. Abbildung 6: Dokument hinzufügen Handbuch Dokumentenmanagement Seite 6
Die ausgewählte Datei kann einem Dokumententypen zugeordnet werden. Der Dateiname wird direkt aus der aufgerufenen Datei übernommen. Der neue Speicherpfad ist entweder die direkte Speicherung in der Datenbank oder ein Laufwerkspfad auf dem Fileserver. Zusätzlich lassen sich ein Datum und eine Bemerkung für das Dokument hinterlegen. 2.2. Externe Wunddokumente In der Wunddokumentation können im Reiter Externe Dokumente beliebige Dokumente zu der aktuell ausgewählten Wundbeschreibung gespeichert werden. Abbildung 7: Externe Wundbeschreibungen Die Funktion wird in der Systemkonfiguration im Reiter Pflegedoku über die Checkbox Externe Wundbeschreibungen aktiviert. Handbuch Dokumentenmanagement Seite 7
3. Systemkonfiguration In der Systemkonfiguration kann das Dokumentenarchiv und die Dokumentenerstellung für Bewohner (Reiter Bewohner) oder Mitarbeiter (Reiter Mitarbeiter) ein- oder ausgeschaltet werden. Abbildung 8: Dokumentenarchiv und Dokumentenerstellung aktivieren Außerdem werden im Reiter Dokumente allgemeine Einstellungen für die Dokumentenverwaltung festgelegt. Die Beschreibung der einzelnen Konfigurationsparameter kann im Handbuch der Systemkonfiguration nachgelesen werden. Abbildung 9: Systemkonfiguration zum Dokumentenmanagement Handbuch Dokumentenmanagement Seite 8
4. Rechteverwaltung Jeder Benutzer mit Bewohner-Leserechten kann auf die gespeicherten Dokumente im Dokumentenarchiv zugreifen (sofern der Pfad zum Fileserver vorhanden ist oder die Dokumente in der Datenbank gespeichert werden). In der Rechteverwaltung wurden zusätzliche Rechte für das Speichern von Dokumenten Dokumenten-Schreirecht und das Löschen von gespeicherten Dokumenten Dokumente- Löschrecht hinzugefügt. Diese Rechte können für die jeweiligen Rollen gespeichert werden. Abbildung 10: Rechteverwaltung 5. Datensicherung Es sei darauf hingewiesen, dass die allgemeine Datensicherung der HVP-Datenbank nicht die externen Dokumente beinhaltet. Sofern die Dokumente in der Datenbank gespeichert sind gibt es einen eigenen Menüpunkt Ext. Dokumente exportieren, über den alle Files aus der Datenbank auf die in der Konfiguration angegebenen Verzeichnisse gespeichert werden. Dies sind die gleichen Verzeichnisse, die bei Verwendung eines Fileservers verwendet werden. Die angegebenen Verzeichnisse sollten durch eine Sicherung auf einem externen Datenträger zusätzlich regelmäßig gesichert werden. Handbuch Dokumentenmanagement Seite 9
6. Scanner-Funktionen Hinweis Die derzeit im Programm vorhandene Scanner-Integration ist noch experimentell und kann möglicherweise noch nicht von allen Scannern vollständig verwendet werden. Für die Speicherung der externen Dokumente kann eine integrierte Scanner-Funktion verwendet werden. Wurde die Scanner-Funktion aktiviert wird im Dialog zum Hinzufügen von Dokumenten ein Button Datei scannen angezeigt. Drückt man auf diesen Button öffnet sich ein Fenster mit den Scanner-Funktionen. Abbildung 11: Scanner-Funktionen Handbuch Dokumentenmanagement Seite 10
Der Scanner Dialog ist in zwei Hälften aufgeteilt. Auf der linken Seite befinden sich die Funktionen zum Einscannen einer einzelnen Seite (Button Seite scannen ). Um vorab einen angeschlossenen Scanner auszuwählen, können die Einstellungen der Scanner-Schnittstelle (oben rechts) aufgerufen werden. Nach dem Scannen wird die Seite angezeigt und kann über die Buttons am oberen Rand vergrößert, verkleinert oder gedreht werden. Eine eingescannte Seite kann über den Button "Seite hinzufügen auf die rechte Seite übernommen werden. Auf der rechten Seite werden alle eingescannten Seiten in der Reihenfolge, in der sie eingescannt wurden angezeigt. Die Reihenfolge kann über das anklicken einer Seite und die Pfeil-hoch und Pfeil-runter Buttons verändert werden. Über den Löschen-Button kann eine ausgewählte Seite aus der Übersicht entfernt werden. Wenn alle gewünschten Seiten eingescannt wurden, können die Seiten über den Button Datei übernehmen in einem PDF-Dokument zusammengefasst in den Dialog zum Speichern des externen Dokuments übergeben werden. Abbildung 12: Speichern einer eingescannten Datei Es wird automatisch ein Dateiname mit Scan_xxx.pdf vergeben wird, der im Dialog noch angepasst werden kann. Außerdem kann hier auch noch der Dokumententyp verändert werden, der möglicherweise dem Dateinamen noch ein Prefix voranstellt und das Zielverzeichnis für die Speicherung festlegt. Über den Button Speichern wird das Dokument als.pdf-datei in der Datenbank oder auf dem Fileserver gespeichert. Handbuch Dokumentenmanagement Seite 11
7. Dokumentenvorlagen Ruft man den Menüpunkt Dokumentenvorlagen auf, können die Einträge der vorhandenen Dokumentenvorlagen bearbeitet werden oder neue Dokumentvorlagen hinzugefügt werden. Abbildung 13: Dokumentenvorlagen Die Dokumentenvorlagen können als sogenannte Word-Vorlagen (.dot Dateien) gespeichert werden. In den Dokumenten werden bestimmte Felder durch die Daten des Bewohners ersetzt. Alle Felder werden immer mit einem $$ begonnen und auch wieder abgeschlossen (Beispiel: $$BEWOHNER-NAME$$). Hinweis: Aktuell werden keine Tags innerhalb von Word-Textfeldern ersetzt. Handbuch Dokumentenmanagement Seite 12
Folgende Feldnamen werden bei den Bewohner- und den Mitarbeiterdokumenten ersetzt. Allgemeine Felder Bewohnerfelder Mitarbeiterfelder HEIM-NAME ID ID HEIM-ZUSATZ ANREDE ANREDE HEIM-STRASSE ANREDE2 ANREDE2 HEIM-ORT BRIEFANREDE BRIEFANREDE HEIM-TELEFON BEWOHNER-NAME MITARBEITER-NAME HEIM-TELEFAX NACHNAME NACHNAME HEIM-EMAIL VORNAME VORNAME HEIM-WEBSEITE GEBURTSNAME GEBURTSNAME HEIM-KONTO1 GEBURTSORT GEBURTSORT HEIM-BANK1 GEBURTSDATUM GEBURTSDATUM HEIM-BLZ1 FAMILIENSTAND FAMILIENSTAND HEIM-KONTONR1 ZIMMERNUMMER RELIGION HEIM-KONTO2 WOHNBEREICH STRASSE HEIM-BANK2 STATION PLZ HEIM-BLZ2 ADDRESSE ORT HEIM-KONTONR2 STRASSE TELEFON HEIM-INSTITUT PLZ-ORT MOBILTELEFON HEIM-STEUERNR VERTRAGSDATUM FAX HEIM-ANSPRECHARTNER EINZUGSDATUM EMAIL HEIM-KONTAKTTELEFON AUSZUGSDATUM KRANKENKASSE DATUM PFLEGESTUFE RENTENVERSICHERUNG NUMMER-PFLEGESTUFE EINTRITTSDATUM NAECHSTE-PFLEGESTUFE AUSTRITTSDATUM PFLEGEGRAD ARBEITSZEIT NUMMER-PFLEGEGRAD QUALIFIKATION NAECHSTER-PFLEGEGRAD PERSONENGRUPPE PFLEGETYP BERUFSBEZEICHNUNG ZUZAHLUNG-BEFREIUNG URLAUBSANSPRUCH PFLEGEVERSICHERUNG T-PFLEGEKOSTEN M-PFLEGEKOSTEN T-INVESTITIONSKOSTEN M-INVESTITIONSKOSTEN T-UNTERKUNFTSKOSTEN M-UNTERKUNFTSKOSTEN T-VERPFLEGEGUNGSKOSTEN M-VERPFLEGEGUNGSKOSTEN T-GESAMTKOSTEN M-GESAMTKOSTEN BEVOLLMAECHTIGTER BEVOLLMAECHTIGTER-ANREDE BEVOLLMAECHTIGTER-BRIEFANREDE BEVOLLMAECHTIGTER-STRASSE BEVOLLMAECHTIGTER-ORT BEVOLLMAECHTIGTER-TEL-P BEVOLLMAECHTIGTER-TEL-G BEVOLLMAECHTIGTER-TEL-M BEVOLLMAECHTIGTER-FAX BEVOLLMAECHTIGTER-EMAIL KASSENVERSICHERUNGSNUMMER SOZIALAMT-AKTENZEICHEN KASSE-NAME KASSE-ZUSATZ KASSE-STRASSE KASSE-ORT Handbuch Dokumentenmanagement Seite 13
KASSE-FAX1 KASSE-EMAIL1 KASSE-FAX2 KASSE-EMAIL2 SOZIALAMT-NAME SOZIALAMT-ZUSATZ SOZIALAMT-STRASSE SOZIALAMT-ORT SOZIALAMT-FAX1 SOZIALAMT-EMAIL1 SOZIALAMT-FAX2 SOZIALAMT-EMAIL2 KRANENKASSE-NAME KRANENKASSE -ZUSATZ KRANENKASSE -STRASSE KRANENKASSE -ORT KRANENKASSE -FAX1 KRANENKASSE -EMAIL1 KRANENKASSE -FAX2 KRANENKASSE -EMAIL2 PRIVATZAHLER-NAME PRIVATZAHLER-STRASSE PRIVATZAHLER-ORT Handbuch Dokumentenmanagement Seite 14